Организация работы кадровой службы. Подборка статей

Подождите немного. Документ загружается.

Совершенствование кадровой службы на предприятии

27 Авг, 2003 г. -

С.Г. РАДЬКО,

канд. техн. наук, ст. преп. кафедры экономики и менеджмента, Московского

государственного университета дизайна и технологии.

А.И. АФАНАСЬЕВА,

канд. техн. наук, доц. кафедры экономики и менеджмента, Московского государственного

университета дизайна и технологии.

Формирование системы управления персоналом

Пример реорганизации кадровой службы предприятия

В условиях постоянно меняющегося положения на рынке рабочей силы

предприятиям целесообразно иметь инструмент, позволяющий грамотно управлять

кадрами и принимать управленческие решения по использованию потенциала работников

в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями. Одной из наиболее значимых

проблем для любой управленческой структуры является определение численности

управленческого персонала, т. к. последняя существенно влияет на эффективность его

функционирования.

В отечественной практике управления предприятия и организации самостоятельно

определяют численность персонала, необходимую для осуществления трудовых

обязанностей, т. к. существующие методы по расчету этого показателя не носят

обязательного характера.

Решение задачи совершенствования управления кадрами на предприятии

невозможно без формирования системы управления персоналом (СУП), позволяющей

обеспечивать предприятие кадровым составом с требуемым для эффективной

производственной деятельности качественным и количественным уровнем. При этом

само понятие “управление персоналом” подразумевает широкий спектр функциональных

обязанностей, накладываемых на кадровую службу.

Основной задачей кадровой службы на предприятии является создание системы

управления персоналом, ориентированной на выполнение всех основных функций,

присущих управлению кадрами. К ним относятся:

 формирование СУП, учитывающей кадровые особенности предприятия;

 планирование кадровой деятельности;

 оценка кадрового потенциала;

 определение потребности в кадрах;

 содействие адаптации работников;

 профессиональное обучение, переподготовка и повышение квалификации

работников;

 деловая карьера;

 набор и отбор кадров и т. д.

Выполнение перечисленных функций возможно только при наличии необходимых

специалистов, следовательно, должна быть разработана штатная структура с указанием

выполняемых сотрудниками функций.

Отдел кадров должен получить организационный статус методического,

информационного и координирующего центра кадровой работы на предприятии. При

этом должны быть выполнены следующие виды работ:

 составление перечня функций, выполняемых службой кадров;

 расчет суммарной трудоемкости функций службы;

 определение нормы численности сотрудников службы кадров;

 выработка уточненного перечня функций, выполняемых реорганизуемой кадровой

службой (РКС);

 расчет суммарной трудоемкости выполняемых трудовых функций РКС;

 формирование структуры функциональных ролей работников РКС;

 расчет трудоемкости выполнения функций каждого сотрудника РКС;

 расчет нормы численности сотрудников РКС с распределением по должностям;

 определение штатной структуры РКС.

На предприятиях легкой промышленности кадровая служба, как правило, состоит

из одного структурного подразделения – отдела кадров.

Рассмотрим пример реорганизации кадровой службы на одном из предприятий

легкой промышленности.

Штатным расписанием в отделе кадров предусмотрены две должности: начальник отдела

кадров и ведущий специалист. Фактически укомплектована одна должность – начальника

отдела кадров, при этом рабочее место специалиста не оборудовано компьютерной

техникой и все трудовые функции выполняются вручную.

На начальном этапе реорганизации кадровой службы с использованием фотографии

рабочего времени и экспертных оценок был составлен перечень основных функций,

выполняемых существующим отделом кадров, и определена трудоемкость их

выполнения в год. Фрагмент расчета трудоемкости функций, выполняемых отделом

кадров, приведен в табл. 1.

Таблица 1

Расчет норматива численности сотрудников отдела кадров на предприятии

легкой промышленности (фрагмент методики расчета)

Выделение трудовых функций осуществлялось с учетом фактора интенсивности,

являющегося характеристикой трудовой функции и основой для присвоения балльной

оценки. При проведении экспертного анализа использовалась 100-балльная шкала.

Численность сотрудников отдела кадров рассчитывается как отношение суммарной

трудоемкости выполняемых трудовых функций к величине полезного годового фонда

рабочего времени:

о.к.

= Te

общ

/Ф

год.1 раб.

где, Ч

о.к.

– численность сотрудников отдела кадров;

Те

общ.

– суммарная трудоемкость выполняемых трудовых функций;

год.1 раб.

– величина полезного годового фонда рабочего времени.

В соответствии с полученными данными количество штатных должностей

соответствует рассчитанной норме численности, хотя фактически отдел кадров не

укомплектован. Таким образом, установлен переизбыток трудовых функций,

выполняемых начальником отдела кадров.

Построение качественно новой системы управления персоналом проводится по

результатам анализа существующей системы управления. Совершенствование методов

оценки качества трудовой деятельности работников обусловлено необходимостью

повышения качества управления. Оценка деловых качеств работников в значительной

мере субъективна, что затрудняет установление норм труда, в полной мере

соответствующих знаниям и навыкам работников. В связи с этим повышение

квалификации сотрудников структурных подразделений, занимающихся кадровым

обеспечением, предполагает непрерывное ознакомление с работами в сфере управления

персоналом.

При реорганизации существующей системы управления персоналом

целесообразно составить перечень функций всех или ограниченного круга сотрудников

существующей системы управления. Имеющийся перечень функций дополняется,

строится структура функциональных ролей, трудовые функции представляются в

штатных должностях, рассчитываются нормативы численности по каждой должности.

Если выделение функций существующей системы управления признается

нецелесообразным, составляется только перечень функций РКС.

Отсутствие системы управления персоналом на предприятии является причиной

ряда проблем:



низкая производительность труда (т. к. не выполняются в полном объеме функции

обучения, переподготовки, повышения квалификации) и соответственно неэффективное

использование рабочего времени (т. к. плохо поставлена функция планирования и

оптимизации использования рабочего времени);



большая текучесть кадров (вследствие отсутствия должного материального

стимулирования);



низкая инициативность персонала (т. к. не ведется моральное стимулирование

сотрудников).

Система управления персоналом наделена гораздо более значительным объемом

функций, чем традиционный отдел кадров. Это обусловливает существенное увеличение

необходимых для выполнения всей номенклатуры функций затрат времени и требует

расширения штата кадровой службы.

На основе проведенного анализа работы по управлению персоналом на

предприятии были определены виды функций и установлены их трудоемкости.

Перспективная структура кадровой службы на предприятии представлена на рисунке.

Перспективная структура кадровой службы на предприятии

Фрагмент расчета нормативов численности и содержание функциональных

обязанностей сотрудников РКС представлены в табл. 2.

Таблица 2

Расчет норматива численности сотрудников реорганизуемой кадровой

службы

Структура функциональных ролей реорганизованной кадровой службы показывает,

что в отделе кадров должна быть заполнена недостающая вакансия ведущего

специалиста.

Суммарная трудоемкость выполняемых трудовых функций РКС составляет

5578,1 ч. В этом случае численность сотрудников отдела кадров равна:

о.к.

= 5578,1/1920 = 2,9,

где 1920 ч – полезный годовой фонд рабочего времени.

Кадровая служба реорганизуется таким образом, чтобы перечень существующих

должностей действующей системы управления персоналом сокращался путем

перегруппировки функциональных ролей ее сотрудников. Реорганизация кадровой

службы повышает качество управления персоналом за счет:

 сокращения должностей, дублирующих функции друг друга;

 определения трудовых функций, не предусмотренных существующей

системой управления кадрами, но необходимых для осуществления

эффективного функционирования СУП;

 определения трудовых функций, существующих в функционирующей

системе управления, но не в полной мере выполняемых вследствие

неудачной организации управления (например, из-за отсутствия

предусмотренных штатным расписанием работников, недостаточной

квалификации сотрудников, дублирования функций сотрудников и т. д.).

Руководство предприятия должно оценить сложность решения проблемы

совершенствования кадровой службы с учетом существующих материальных и

организационных возможностей. Выполнение данной задачи осуществляется в

следующих направлениях:

 разработка рекомендаций по подбору и оценке менеджеров для работы в

кадровой службе;

 разработка проектов организационно-распорядительных документов по

вводу в действие системы управления персоналом;

 анализ функциональной структуры СУП и внесение в нее изменений и

дополнений.

Выделение и сведение воедино частных подходов и методик по вопросам

управления персоналом и определения его численности является одним из приоритетов

в сфере управления кадрами. Изложенный подход к построению эффективной системы

управления персоналом позволяет сформировать концепцию кадровой службы как

организационно-функциональной единицы, отвечающей всем основным требованиям,

предъявляемым к ней.

28.01.2009 Расчет численности персонала (вDвопросах иDответах)

Распределение обязанностей между работниками и разработка должностных

инструкций — разные стороны одной медали. Часто возникают вопросы о

количестве работников на предприятии. Ведь нет однозначного ответа на вопрос,

что лучше: чтобы один работник выполнял обязанности нескольких, сочетая

разные должности, или несколько работников отвечали только за выполнение

своих обязанностей, не выходя за рамки должности. В любом случае на практике

мы сталкиваемся с разными ситуациями…

Сколько человек должно быть в штате, чтобы работу кадровика мог выполнять

секретарь? Сколько кадровиков должно быть в организации со штатом 100, 500 и больше

1000 человек? Регулируются ли законодательством эти вопросы?

На основании пунктаD3 статьиD64 Хозяйственного кодекса Украины (далее — ХК)

предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру,

устанавливает численность работников и штатное расписание.

При определении предприятием, учреждением, организацией (далее —

предприятие) численности необходимых работников или соответствующих специалистов

учитываются производственный и технологический циклы (где имеется производство),

выполняемые работы или предоставляемые услуги с учетом перспектив развития

предприятия, численность наемных работников, а также цели и задачи, стоящие перед

предприятием. Исходя из этого, собственник или уполномоченный им орган

самостоятельно или совместно с отделом труда и заработной платы (ОТиЗ), если такой

имеется в организационной структуре управления предприятием, рассчитывает

необходимое количество специалистов для эффективного и качественного выполнения

поставленных задач. Многие предприятия, где нет ОТиЗ, достигают эффективной

численности наемных работников путем проб и ошибок.

В Украине действуют Межотраслевые нормативы численности работников, занятых

подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров

(далее — нормативы), утвержденные приказом Министерства труда и социальной

политики Украины от 18Dдекабря 2003 года №D341 (далее — ПриказD№D341). Данные

нормативы предусмотрены для специалистов кадровой службы, которые выполняют

работы не только по учету кадров, но и заняты подбором кадров, расстановкой и

повышением их квалификации (переподготовкой) работников. Межотраслевые

нормативы предусмотрены для определения численности работников отдела кадров или

другой кадровой службы, поэтому их рекомендуется учитывать при составлении штатного

расписания предприятия.

Указанные нормативы расчета численности содержат подготовительно-

заключительное время, время на обслуживание рабочего места, время отдыха и личные

потребности, включая физические паузы, в объеме 10% от оперативного времени.

Приведенные нормы установлены на выполнение работ одним работником в человеко-

часах для выполнения единицы объема работ (один отчет, одна заявка, одна ведомость,

одна вакансия иDт.Dд.). Если на предприятии необходимо произвести расчет количества

работников отдела кадров, занятых только учетом кадров, по мнению автора,

работодатель может самостоятельно определить численность работников кадровой

службы. Такое право ему дано пунктомD3 статьиD64DХК.

При определении количества специалистов отдела кадров (кадровой службы),

следует также учитывать общую численность работников предприятия, количество

структурных подразделений на предприятии, объем работ, выполняемых на

персональных компьютерах (ПЭВМ), численность военнообязанных и лиц допризывной

молодежи, а также интенсивность движения кадров.

Функции, права и обязанности структурных подразделений в соответствии с

пунктомD2 статьиD64 ХК предприятия определяются положениями о них, которые

утверждаются в порядке, определенном уставом предприятия или другими

учредительными документами. Кроме структурных подразделений, предприятие согласно

пунктуD4 статьиD64 ХК имеет право создавать филиалы, представительства, отделения и

другие обособленные подразделения. Такие обособленные подразделения не имеют

статуса юридического лица и действуют на основании положения о них, утвержденного

предприятием. Однако кадровый документооборот этих обособленных подразделений

может осуществляться через головное подразделение, что оговаривается в положениях о

подразделениях.

При незначительной численности наемных работников (аDиногда и при их

значительной численности) собственник или уполномоченный им орган может возложить

на секретаря с его согласия исполнение обязанностей по кадровому учету и

делопроизводству. При этом учитывается фактор целесообразности и эффективности

выполнения такой работы.

Секретарю, выполняющему работу кадровой службы, необходимо знать

следующее.

Основными обязанностями работников (приложение01), занятых подбором,

расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, являются:

 обеспечение предприятия количественным и качественным составом

руководителей, специалистов, технических служащих и работников соответствующих

специальностей и квалификаций, их эффективного использования;

 обеспечение переподготовки и повышения квалификации руководителей,

специалистов, технических служащих и работников;

 составление резерва кадров;

 организация периодической аттестации работников;

 оформление приема, перевода и увольнения работников;

 ведение учета личного состава предприятия;

 предоставление справок о трудовой деятельности, составление графика и

оформление отпусков;

 оформление листов временной нетрудоспособности;

 сохранение и заполнение трудовых книжек работников;

 подготовка документов для назначения пенсии работникам;

 составление отчетности по вопросам труда;

 разработка режима труда и отдыха;

 осуществление контроля за выполнением работниками подразделений

приказов, распоряжений по вопросам работы с кадрами;

 организация контроля за состоянием трудовой дисциплины, разработка мер по

снижению потерь рабочего времени и%т.%д.

Приложение 1

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАЗВАНИЯ РАБОТНИКОВ,

занятых отбором, расстановкой, повышением

квалификации (переподготовкой) иAучетом кадров,

согласно Национальному классификатору Украины

«КлассификаторAпрофессий»AДКA003:2005

Код

КлассификатораAпрофессий

ДКA003:2005

Профессиональное

названиеAработы

1232

Начальник отдела

кадров

1237.2 Начальник бюро

3423 Инспектор по кадрам

3439

Инспектор поDучету

иDбронированию

военнообязанных

3443

Инспектор

поDназначению пенсий

2412.2 Экономист поDтруду

2445.2 Психолог

1477.1

Менеджер

(управляющий) поDперсоналу

Ответственность за организацию подбора, расстановки, повышения квалификации

(переподготовки) и учета кадров на предприятии возложена на собственника предприятия

или уполномоченный орган, который осуществляет руководство предприятием.

Нормативы численности работников кадровых служб согласно Приказу №D341

разработаны в зависимости от трудоемкости типового состава выполняемых работ и

рассчитаны в зависимости от факторов, имеющих наибольшее влияние на их величину.

Нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением

квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, рассчитывается в следующей

последовательности:

 определяются величины факторов, влияющих на численность работников,

занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом

кадров;

 определяются величины поправочных коэффициентов, которые

применяются в расчете общей нормативной численности;

 рассчитывается общая нормативная численность работников, занятых

подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров.

На основании Норматива (приложение02) при общей численности наемных работников

предприятия 100%человек и при количестве 20%структурных подразделений численность кадровых

работников составляет 0,9%чел., если наемных работников 200%чел. — кадровых работников —

1,3%чел., при 500 — соответственно — 2,3. При численности наемных работников 1000%человек и

при количестве 20%структурных подразделений предприятию необходимо 3,4%единицы кадровых

работников.

Приложение 2

Выдержка из Общей части Межотраслевых

нормативов численности работников, занятых подбором,

расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой)

и0учетом0кадров

ПРИМЕРЫ РАСЧЕТА

нормативной численности работников, занятых подбором,

расстановкой, повышением квалификации

(переподготовкой) иAучетомAкадров

Пример

Рассчитать нормативную численность работников,

занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации

(переподготовкой) и учетом кадров по следующим исходным

данным:

1. Общая численность работников на предприятии,

D=D1500Dчел.

2. Количество структурных подразделений на

предприятии, ND=D19Dед.

3. Удельный вес работ, выполняемых на ПЭВМ, —

25%

4. Удельный вес численности военнообязанных к