Организация делового общения

Подождите немного. Документ загружается.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Понятие делового общения

§ 1. Сущность делового общения

§ 2. Виды делового общения

§ 3. Сущность этики делового общения и её основные принципы

Глава 2. Деловая беседа как основная форма делового общения

§1. Понятие деловой беседы

§ 2. Факторы, сопутствующие проведению успешной деловой беседы

§ 3. Основные правила деловой беседы

Глава 3. Различные формы делового общения

§1. Групповые формы делового общения

§2. Этические нормы телефонного разговора

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни,

важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных

регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых

выражены наши представления о добре и зле, справедливости и

несправедливости, правильности и неправильности поступков людей. И

общаясь в деловом сотрудничестве со своими подчинёнными, начальником или

коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти

представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные

нормы, какое содержание в них вкладывает, в какой степени он их вообще

учитывает в общении, он может как облегчить себе деловое общение, сделать

его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении

целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.

Под деловым общением понимается общение, обеспечивающее успех

какого-то общего дела, создающее условия для сотрудничества людей, чтобы

осуществить значимые для них цели. Деловое общение содействует

установлению и развитию отношений сотрудничества и партнёрства между

коллегами по работе, руководителями и подчинёнными, партнёрами,

соперниками и конкурентами. Оно предполагает такие способы достижения

общих целей, которые не только не исключают, но, наоборот, предполагают

также и достижение лично значимых целей, удовлетворение личных интересов.

Причем речь идёт об интересах физических и юридических лиц.

Знания личности позволяют определить, насколько эффективными могут

быть деловые отношения с конкретным человеком.

ГЛАВА 1 . ПОНЯТИЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

§ 1 Сущность делового общения

Деловое общение – это сложный многоплановый процесс развития

контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в

официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных

задач. Специфической особенностью названного процесса является

регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые

определяются национальными и культурными традициями,

профессиональными этическими принципами.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

– нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу,

членами одного коллектива (горизонтальные);

– наставления, определяющие характер контакта руководителя и

подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное

отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных

симпатий и антипатий.

Регламентированность делового взаимодействия выражается также во

внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета – разработанных

обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул",

позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы,

благодарности и т. д. (например, "здравствуйте", "будьте добры", "разрешите

принести извинения", "счастлив, познакомиться с Вами"). Эти устойчивые

конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических

характеристик.

Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают

контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того,

чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество.

Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно

должно состоять из следующих этапов:

– Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого

человека, представление себя другому человеку;

– Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего,

выдержка паузы;

– Обсуждение интересующей проблемы;

– Решение проблемы.

– Завершение контакта (выход из него).

Служебные контакты должны строиться на партнерских началах,

исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно,

такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является

важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.

§ 2. Виды делового общения

По способу обмена информацией различают устное и письменное

деловое общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на

монологические и диалогические.

К монологическим видам относятся:

– Приветственная речь;

– Торговая речь (реклама);

– Информационная речь;

– Доклад (на заседании, собрании).

Андреева Г.М. Социальная психология. М., 1996. С. 132.

Там же, С. 135.

Диалогические виды:

– Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на

одну тему.

– Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения,

часто сопровождающийся принятием решений.

– Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому -

либо вопросу.

– Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати,

радио, телевидения.

– Дискуссия;

– Совещание (собрание);

– Пресс-конференция.

– Контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.

– Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную

коммуникацию.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение

имеют устная и невербальная коммуникации.

Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми

распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный

контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда

сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого

сообщения.

Письменные виды делового общения – это многочисленные служебные

документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и

объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение,

инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

По содержанию общение может быть разделено на:

– Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;

– Когнитивное - обмен знаниями;

– Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотива-

ми, потребностями;

– Деятельностное - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

– Непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов,

данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;

– Опосредованное - связанное с использованием специальных средств и

орудий;

– Прямое – предполагает личные контакты и непосредственное

восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;

– Косвенное – осуществляется через посредников, которыми могут

выступать другие люди.

§ 3. Сущность этики делового общения и её основные принципы

Этика делового общения – учение о проявлении морали и нравственности в

деловом общении, взаимоотношениях деловых партнеров.

В основе этики делового общения должна быть координация, а по

возможности и гармонизация интересов.

Этика деловых отношений является профессиональной этикой,

регулирующей систему отношений между людьми в сфере бизнеса.

Принципы – это абстрагированные, обобщенные представления, которые

дают возможность тем, кто на них опирается, верно формировать свое

поведение, свои действия, свое отношение к чему-либо.

Принципы этики деловых отношений, т.е. профессиональной этики, дают

конкретному сотруднику в любой организации концептуальную этическую

платформу для решений, поступков, действий, взаимодействий и т.п.

Сорокин А. М. Психология делового общения. М., 1991, С. 54-55.

Психология и этика делового общения: Учебник для вузов/ Под ред. В.Н. Лавриненко.- 3-е изд. изм. пер. и

доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. С. 319

Общепринятым является центральное положение так называемого

золотого стандарта: « В рамках служебного положения никогда не допускать

по отношению к своим подчиненным, к руководству и коллегам своего

служебного уровня, к клиентам и т.п. таких поступков, каких бы не желал

видеть по отношению к себе».

Второй принцип: необходима справедливость при наделении сотрудников

необходимыми для их служебной деятельности ресурсами (денежными,

сырьевыми, материальными и пр.)

Третий принцип требует обязательного исправления этического

нарушения независимо от того, когда и кем оно было допущено.

Согласно четвертому принципу, называемому принципом максимума

прогресса, служебное поведение и действия сотрудника признаются

этичными, если они способствуют развитию организации (или ее

подразделений) с моральной точки зрения.

Логическим продолжением четвертого принципа является пятый принцип

– принцип минимума прогресса, в соответствии с которым действия

сотрудника или организации в целом этичны, если они хотя бы не нарушают

этических норм.

Сущность шестого принципа в следующем: этичным является терпимое

отношение сотрудников организации к моральным устоям, традициям и

прочим, имеющим место в других организациях, регионах, странах.

Седьмой принцип рекомендует различное сочетание индивидуального

релятивизма и этического релятивизма с требованиями общечеловеческой

этики.

Согласно восьмому принципу индивидуальное и коллективное начало

равно признаваемы за основу при разработке и принятии решений в

деловых отношениях.

Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: Уч. пособие.- М.: Финансы и статистика, 2002. С. 5

Девятый принцип напоминает, что не следует бояться иметь собственное

мнение при решении любых служебных вопросов. Однако нонкоформизм как

черта личности должен проявляться в разумных пределах.

Десятый принцип - никакого насилия, т.е. «нажима» на подчиненных,

выражающегося в различных формах, например, в приказной, командной

манере ведения служебного разговора.

Одиннадцатый принцип – постоянство воздействия, выражающееся в том,

что этические стандарты могут быть внедрены в жизнь организации не

единовременным приказом, а лишь с помощью непрекращающихся усилий

со стороны и менеджера, и рядовых сотрудников.

Двенадцатый принцип – при воздействии (на коллектив, на отдельных

сотрудников, на потребителя и пр.) учитывать силу возможного

противодействия.

Тринадцатый принцип состоит в целесообразности авансирования

доверием к чувству ответственности сотрудника, к его компетенции, к

чувству долга и пр.

Четырнадцатый принцип настоятельно рекомендует стремиться к

бесконфликтности.

Пятнадцатый принцип – свобода, не ограничивающая свободы других.

Шестнадцатый принцип можно назвать принципом способствования:

сотрудник должен не только сам поступать этично, но и способствовать

такому же поведению своих коллег.

Семнадцатый принцип гласит: не критикуй конкурента.

Имеется в виду не только конкурирующая организация, но и «внутренний

конкурент» - коллектив другого отдела, коллега, в котором можно

«усмотреть» конкурента.

Принципы этики деловых отношений должны служить основанием для

выработки каждым сотрудником любой фирмы собственной личной

этической системы.

Перечень принципов может быть продолжен с учетом специфики

деятельности той или иной организации. Существует принципы

профессиональной этики. Общим для всех профессий является требование

максимально высокого качества работы в пределах оговоренных

возможностей. Недопустимо противопоставление корпоративных интересов

интересам клиента.

Общеупотребительно требование отношения к клиенту, посетителю,

покупателю и т.д., как к субъекту, а не объекту профессиональной

деятельности, недопустимость манипулирования, введения людей в

заблуждение, во многих профессиях понимается как принцип

«информированного согласия».

Общим для всех профессий является принцип сохранения

профессиональной тайны, конфиденциальности сведений о клиентах,

информационных запросах, услугах, технологиях, рецептах.

Уважение прав собственности - важный принцип профессиональной этики.

Во многих профессиях сегодня принципом является коллегиальность.

Важным принципом профессиональной деятельности в условиях

демократии является право на критику.

Экологический принцип обязывает специалистов заботиться о чистоте

помещений и воздуха, профилактических мерах в периоды эпидемий,

сбережении тепла, воды, электроэнергии как условий охраны природы и

человека.

Гедонизм – принцип этики, согласно которому, стремление к

наслаждению и избеганию страданий является естественным правом

человека.

Культура устной и письменной речи часто бывает сердцевиной

профессиональной этики. Важными показателями ее является стиль

общения, функциональная грамотность.

Протанская Е.С. Профессиональная этика. Моральная пропевдевтика делового поведения.: Уч. пособие.-СПб.:

Алетейя, 2003. С. 84

ГЛАВА 2. ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА КАК ОСНОВНАЯ ФОРМА ДЕЛОВОГО

ОБЩЕНИЯ

§1. Понятие деловой беседы

Деловые беседы (деловые встречи, совещания, беседы) – это одна из

важнейших форм управленческой деятельности.

Деловые беседы – это форма межличностного общения обмен взглядами,

точками зрения, информацией, мнениями, направленными на решение

проблемы.

Функции бесед:

– Взаимное общение работников из одной сферы;

– Совместный поиск, выдвижение, оперативная разработка рабочих идей и

замыслов;

– Поддержание деловых контактов;

– Стимулирование деловой активности;

– Контроль и координация уже начатых операций.

Деловые индивидуальные беседы делятся на две группы:

– Беседы свободные и целенаправленные с двусторонним обменом

информацией, проходящие без специальной подготовки (с учетом или без учета

времени).

– Беседы, специально подготовленные и строго регламентированные.

Структура беседы:

1. Начало беседы;

2. Создание благоприятного климата (приветствия, представления);

3. Изложение своей позиции ее обоснования;

4. Выяснение позиций собеседника;

5. Совместный анализ проблемы;

6. Принятие решения, выяснение позиций собеседника.

Типичные ошибки, совершаемые руководителем при проведении бесед: