Орехов С.А. Документационное обеспечение управления
Подождите немного. Документ загружается.
различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства
оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных
затратах физического труда, расширению возможности средств и систем электронной передачи
документов на большие расстояния, но в то же время уделяется пристальное внимание разработке
новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.
Средства оргтехники в офисных процедурах и процессах применяются для выполнения
различных операций по обработке документированной информации или же связанных с
организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств
проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем ГОСТе. Однако
переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и распространения информации к
новым способам и технологиям, основанным на современных средствах организационной техники,
требует иного подхода и классификации средств оргтехники, поскольку существовавший перечень
технических средств в настоящее время подвергается коренному изменению как в части
элементарной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.
Поэтому предлагаемая классификация средств оргтехники основана на функциональном признаке с
учетом современных тенденций развития и состояния рынка оргтехники России.
1. Носители информации: носители информации на бумажной основе
несветочувствительные; носители для репрографических процессов; микроносители визуальной
информации; звуконосители; видеоносители; магнитные носители для записи кодированной
информации; перфоносители машинные для записи кодированной информации.
2. Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие
машины; диктофонная техника; печатающие устройства персональных компьютеров и
графопостроители; специализированные программные
продукты для персональных компьютеров.
3. Средства репрографии и оперативной полиграфии: средства фотокопирования; средства
диазокопирования; средства электрографического копирования; средства термографического
копирования; машины электронно- искрового; средства микрографии; средства ризографического
копирования; машины для гектографической печати; машины для трафаретной печати;
оборудование для оперативной офсетной печати.
4. Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и
резательные машины; машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и
склеивающее оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения
защитных покрытий на документы; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;
машины для уничтожения документов, агрегатированные линии для обработки корреспонденции.
5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов: первичные средства
хранения документов, вторичные средства хранения документов; картотеки и картотечное
оборудование; тележки для транспортировки документов; лифтовое оборудование; транспортеры и
конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации.
6. Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной
связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи
информации; электронная почта.
7. Банковская оргтехника: машины для счета купюр, детекторы валют; машины для
упаковки банкнот; банкоматы.
8.Другие средства оргтехники: сканеры, компьютерные аксессуары.
9. Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная;
оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для
исследования условий труда.
Средства составления и изготовления документов
Наиболее распространенным среди средств составления текстовых документов являются
ручные пишущие средства: автоматические ручки, шариковые и перьевые. Достаточно много
текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинах. Общие требования к
пишущим машинкам сводятся к следующему: обеспечение высокой производительности труда при
минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе.
Для сокращения процесса изготовления подлинников документов применяется стенография
как способ, сокращающий разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования
ручными способами или печатанием на пишущей машинке. Однако более усовершенствованный
способ такого средства составления и изготовления документов - диктофон. Диктофоном называют
устройство для записи и воспроизведения устной речи. Они применяются для подготовки писем,
приказов, докладных записок, докладов, справок и др. документов; для записи резолюций, указаний,
запросов, заметок; хода совещаний, собраний, заседаний, выступлений, докладов, лекций и т.д.
Самое распространенное периферийное устройство ПК, позволяющее получать твердую
копию выходных данных работы - это принтер. Существует большое многообразие принтеров, в
частности: матричные, струйные, лазерные. И у каждой категории принтеров есть свои достоинства
и недостатки. Матричные принтеры очень дешевые, могут печатать сложные формы на широкой
бумаге, но у них низкое качество. Струйные принтеры работают тихо, имеют хорошее качество
печати, но у них выше стоимость. Лазерные принтеры имеют высокое качество печати, они
работают тихо, компактно, потребляют небольшую мощность, однако вывод на печать дороже, чем
в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости
печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества.
Появление устройств для вывода графической информации - плоттеров (графопостроителей) -
было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности (в
т.ч. офисной) систем автоматизированного проектирования. Результат работы практически любого
такого пакета - это комплект конструкторской и(или) технологической документации, в котором
различные графические материалы.
Средства репрографии и оперативной полиграфии
Речь идет о совокупности машин, предназначаемых для копирования и тиражирования
документов.
Светокопирование (диазокопирование) относится к широко распространенным способам,
получившим наибольшее применение для копирования технической документации - чертежей. В
последнее время этот способ применяется и для копирования офисной документации.
Фотокопирование (техническая фотография) - процесс получения копий на чувствительных к
воздействию света материалах, использующих галоидные соединения серебра, позволяет работать с
оригиналами со штриховым и тоновым изображением и применяется для копирования текстовых и
графических документов.
Термографическое копирование - процесс получения копий, основанный на применении
термочувствительных слоев, меняющих свои физические свойства под действием инфракрасных
лучей, проходящих или отраженных от поверхности оригинала.
Электрофотографическое (электрографическое) копирование - процесс получения копий,
основанный на использовании эффекта фотопроводимости высокоомных полупроводниковых
материалов, нанесенных на материал копии или посредника, и их способности удерживать с
помощью электростатических сил краситель. Электрографические способы копирования и
аппаратура получили наибольшее распространение в мире и нашей стране (продукция компании
XEROX).
Метод электронно-искрового копирования основан на прожигании с помощью искрового
разряда поверхности специального многослойного или иного формного материала в местах,
соответствующих печатным элементам изображения. Основное назначение этого способа
репрографии - изготовление трафаретных форм для процессов оперативной полиграфии
(ротационной печати).
Микрография - это процесс изготовления фотографическим путем с оригиналов документов
сильно уменьшенных их копий - микроформ, получаемых на носителях информации, содержащих
одно или несколько изображений с кратностью уменьшения оригинала от 7 до 150.
Ризография - метод получения изображений, который объединяет в себе преимущества
трафаретной печати (экономичность, производительность, надежность) с современной цифровой
обработкой (высокое качество представления данных). Ризограф является "золотой серединой"
между типографской печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу
электрофотографии.
К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малые офсетные
машины, работающие по упрощенной полиграфической технологии. Сущность полиграфического
процесса состоит в многократном переносе красочного слоя с печатной формы на воспринимающую
поверхность, в результате чего формируется изображение, которое с определенной степенью
точности дублирует оригинал. Различные методы многократного получения одинаковых
изображений полиграфическими средствами объединяются под общим названием - печатные
процессы.
Группа средств обработки документов включает в себя машины и приспособления для
физической обработки носителя.
Средства электросвязи.
Начало телефонной связи положено в 1876 г. изобретением телефонного аппарата А. Беллом
(США) и созданием первой телефонной станции. Настоящее же время характеризуется
значительным количеством и качеством телефонных аппаратов, аппаратов с использованием
новейших достижений электронной и вычислительной техники.
Телефонные аппараты классифицируют по различным принципам. По способу питания схемы
они подразделяются на аппараты системы местной батареи (МБ), центральной батареи АТС (ЦБ
АТС) и безбатарейные. По типу станций они делятся на аппараты АТС и аппараты телефонных
станций с ручным обслуживанием (РТС). По способу набора номера аппараты могут быть с
передачей информации набора номера импульсами постоянного тока посредством дискового или
кнопочного номеронабирателя и с передачей информации набора многочастотным кодом
посредством кнопочного номеронабирателя. По выполняемым функциям различают телефонные
аппараты с обычными функциональными возможностями, с дополнительными возможностями и
многофункциональные аппараты. В зависимости от конструктивного оформления аппараты
подразделяются на настольные, стенные, унифицированные и переносные. Особое место занимают
радиотелефонные аппараты и т. д.
Сейчас на российском рынке представлено большое количество разнообразных телефонных
аппаратов различных классов сложности. С начала 80-х гг. во многих странах стали пользоваться
сотовым (мобильным) радиотелефоном. Новое поколение мобильных телефонов является цифровым.
В последнее время стала достаточно популярной система персонального оповещения -
пейджинг. В принципе, пейджер - это компактный радиоприемник, который работает в диапазоне
УКВ и принимает закодированные в определенном формате текстовые и цифровые сообщения.
Наряду с телефонной сетью существуют и успешно эксплуатируются телеграфные сети, к
числу которых относятся: внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм
между отделениями телеграфной связи (ОП); внутригосударственная сеть, предназначенная для
телеграфной связи между различными предприятиями и организациями (450); международная сеть
телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей страны и зарубежных
стран; международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и
организациями во всем мире (TELEX).
Достижения современных технологий способствуют активному внедрению в повседневную
практику различных видов связи: телефонной, телеграфной, компьютерной и др. Особенно
интенсивно в последние годы в России стала развиваться факсимильная связь. Передача по факсу
различных документов становиться повседневной реальностью.
Во многих офисах большая часть деловой документации подготавливается с помощью
персонального компьютера. Большинство современных факсов позволяет организовать связь не
только между факсимильными аппаратами, но и между компьютером и телефаксом. При работе с
факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ. Использование
факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений мощные
вычислительные ресурсы и память персонального компьютера.
Наиболее простое средство организации взаимодействия между удаленными абонентами -
электронная почта. Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой
стоимости услуг) позволяют электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации.
Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети,
которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность
объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный
документооборот.
Банковская оргтехника. На всех участках банковского производства (прием, учет, обработка
наличности, упаковка денег, обмен, выдача денег клиентам) возникают однотипные задачи:
снижение трудозатрат, уменьшение риска ошибок или злоупотреблений со стороны персонала,
облегчение контроля за движением средств, систематизация сведений о поступлении и расходе
наличности и т.п.
Решение этих задач невозможно без высококлассной организационной техники. Помимо
специализированных машин и устройств, предназначенных для обработки купюр, монет, различного
рода пластиковых кредитных и прочих карт, существуют технические средства, помещенные в
группу "Другие средства оргтехники", а именно: сканеры, компьютерные аксессуары, в т. ч. средства
защиты при работе на ПК и средствах оргтехники и пр.
Сканерами называются устройства для оптического считывания и ввода в компьютер
документов, выполненных на бумажных (или "твердых") носителях, т. е. создание в компьютере
электронной копии изображения. Изображение может быть текстом, рисунком, фотографией,
диаграммой и пр. Существует множество моделей сканеров, однако в основу классификации можно
положить всего несколько основных критериев: конструкцию, типы обрабатываемых изображений,
особенности аппаратного и программного интерфейса с компьютером.
Использование компьютерных аксессуаров - необходимое средство удовлетворения жестких
требований современной эргономики и охраны здоровья.
Группа офисной мебели и оборудования включает в себя наборы специализированной мебели
для организации профессионально ориентированных рабочих мест персонала офиса, а также
оборудование, создающее комфортные условия труда.
Концепция электронного офиса. Ключом к решению проблемы повышения уровня
эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного
(автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических
средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование,
хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы,
информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и
принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений
офиса, охраны труда персонала.
Несмотря на сравнительно небольшой срок концепция электронного офиса уже прошла в
своем развитии два этапа, и в настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была
характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций,
осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. На втором этапе
развития отдельные устройства объединились с помощью внутренних линий связи в единую сеть,
что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций, таких, как автоматизированная связь
между различными рабочими местами, совместная работа над документами, автоматизированный
контроль исполнения документов. Третий же этап развития связан с широким применением ПК и
созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством
коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ по всем вычислительным
ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации.
Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению
стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению
производительности труда, при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.
ЛИТЕРАТУРА
1. Закон РСФСР от 25 октября 1991г. "О языках народов РСФСР". Закон Российской федерации от
23 сентября 1992г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест
происхождения товаров".
2. Закон Российской Федерации от 21 июля 1998г. №5485-1 "О государственной тайне".
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: Одобрены коллегией
Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88. 1Р 33 / ВНИИДАД - М., 1991.
4. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента
Российской Федерации от 17 марта 1994г. №552.-М.: Государственная архивная служба России,
1994.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации
(Росархив. - М.,1994.)
6. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1998.
7. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).
8. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
9. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
10. ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
11. Альбов А.С. Письмо зарубежному партнеру. - Л.: Судостроение, 1991.
12. Андреева В.И. Правила работы с кадровыми документами /Кадровая служба рыночной
экономики. Сборник документов и рекомендаций в девяти выпусках. Вып. 4.- М.: Московский
кадровый центр. 1991.
13. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами
документов. - М.: АО "Бизнес-школа" "ИНТЕЛ-СИНТЕЗ". 1997.
14. Болдырева Т.Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 1989.
15. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу. - М.: Высшая школа, 1989.
16. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство:
Справочное пособие. - М.: Экономика, 1991.
17. Лазарев В.К., Полонов О.Г. Трудовые книжки рабочих и служащих. - М.: Крит. лит.,1989.
18. Ожегов С.И. Словарь русского языка . - М.: Русский язык. 1980.
19. Организация работы с документами. Учебник. (В.А.Кудрявцев и др.). - М.: ИНФРА-М. 1998
20. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации.
Учебное пособие. -М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд-во ЭКМОС. 1998 .
21. Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов . - М.: Высш.
шк. 1988.
22. Розенталь Д.Э. Прописная или строчная? (опыт словаря справочника). - 2-е изд., стереотип. - М.:
Рус. Яз. 1985.
23. Словарь делового человека (под ред. О.В. Амуржуева - М. Экономика, 1992.
24. Словарь сокращений русского языка (под ред. Д.И. Алексеева. - 4-е изд. Стереотип. - М. : Рус. яз.
1984.
25. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному
обеспечению деятельности предприятия. - М. «ПРИОР». 1997.
26. Фельзер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. - Киев.
1989.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ ПО КУРСУ "ДОУ".
1. Цель и задачи организации работы с документами.
2. Задачи и функции Государственной системы документационного обеспечения управления
(ГСДОУ).
3. Определить понятие и дать характеристику реквизиту: «Эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания).
4. —//— "Код организации" и "Код формы документа"
5. —//— "Наименование организации"
6. ---//--- "Справочные данные об организации"
7. ---//--- "Наименование вида документа"
8. ---//--- " Дата документа"
9. —//— "Регистрационный номер документа" "Ссылка на регистрационный номер и дату
документа"
10. ---//--- "Место составления или издания документа"
11. ---//--- "Гриф ограничения доступа к документу"
12. —//— "Адресат"
13. ---//--- "Гриф утверждения документа"
14. ---//--- "Резомация"
15. ---//--- "Заголовок к тексту"
16. ---//--- "Отметка о контроле"
17. ---//--- "Текст документа"
18. Понятие анкеты. Пример составления анкеты.
19. Понятие таблицы. Пример составления таблицы.
20. —//— реквизит. "Отметка о наличии приложения"
21. ---//--- "Подпись"
22. —//— "Гриф согласования документа"
23. —//— Реквизит " Виды согласования документа".
24. —//— Реквизит "Печать"
25. —//— Отметка о заверении
26. —//— Отметка об исполнителе.
27. —//— "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".
28. —//— "Отметка о поступлении документа организации"
29. ---//--- "Отметка для автоматического поиска документа"
30. ---//--- Способы оформления управленческих документов.
31. Классификация документов по назначению порядку использования.
32. Виды организационных документов. Дать характеристику устава.
33. ---//--- структуры и численности аппарата управления
34. ---//--- штатного расписания.
35. ---//--- правил внутреннего распорядка.
36. ---//--- положения о структурных подразделениях организации.
37. ---//--- должностных инструкций.
38. Группа распорядительной документации.
39. Составить и оформить служебное письмо.
40. Составить и оформить письмо международного образца.
41. Телексы. Составить и оформить.
42. Телеграммы. Составить и оформить.
43. —//— факс и телефонограмму.
44. —//— справку.
45. —//— докладную записку.
46. —//— объяснительную записку.
47. ---//--- акт.
48. —//— протокол.
49. ---//--- договор.
50. ---//--- приказ по основной деятельности.
51. ---//--- инструкцию.
52. Понятие и содержание кадровой документации.
53. Рассмотреть правила приема на работу. Оформить документы.
54. Составить и оформить приказ по личному составу.
55. Составить и оформить заявление.
56. ---//--- трудовой контракт.
57. Оформление и ведение трудовой книжки.
58. Оформление личной карточки.
59. Оформление личного дела.
60. Что в себя включает организация работы с документами? Классификация документов
организации.
61. Характеристика этапов движения внутри организации входящих документов.
62. Порядок прохождения исходящих документов.
63. Порядок прохождения внутренних документов.
64. Понятие и формы регистрации документов в организации.
65. Контроль исполнения документов.
66. Понятие номенклатуры дел. Виды номенклатурных дел.
67. Составление текста и систематизация заголовков в номенклатуре дел.
68. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации.
69. Формирование дел. Признаки заведения дел. Последовательность расположения документов в
формируемом деле.
70. Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации. Оформление дел.
Составление и оформление описей дел и передача дел в архив.
71. Характеристика службы документарного обеспечения управления.
72. Направления использования ПЭВМ. Дать характеристику документирования.
73. Организация работы с документами. Использование прикладных программ.