Орехов С.А. Документационное обеспечение управления
Подождите немного. Документ загружается.
распространяются на все виды работ (комплексы задач), включенные в Государственную систему
документационного обеспечения управления. Они разделены на два блока: нормы времени на
работы по документационному обеспечению управления и нормы времени на работы, выполняемые
в процессе автоматизированной архивной технологии.
РАЗДЕЛ 3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов
управления, которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ Р 6.30-97.
Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов.) Выполнение единых правил оформления
документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- более активное использование ПЭВМ при составлении документов.
Для того, чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен
быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа.
Формуляр имеет обязательный набор составных частей документа (реквизитов), расположенных в
определенной последовательности.
Как правило, документы оформляются на бланках. Установлены три вида бланков
документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма. В
некоторых организациях существуют бланки для документов структурного подразделения,
должностных лиц.
Гербовые бланки изготавливают полиграфические предприятия, имеющие специальное
разрешение на их изготовление. Эти бланки подлежат учету. При их выдаче учитываются
следующие сведения: наименование вида гербового бланка; количество; серия и номер гербовых
бланков; получатель бланка; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т. д.).
Остальные бланки изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной
полиграфии, с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении
документа.
Общий бланк включает в себя следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации;
- герб субъекта Российской Федерации;
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации.
Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов:
- Государственный герб Российской Федерации;
- герб субъекта Российской Федерации;
- эмблема организации или ее товарный знак;
- код организации;
- наименование организации;
- справочные данные об организации.
Бланки конкретного вида документа, кроме письма, включают реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации;
- герб субъекта Российской Федерации;
- эмблема организации или товарный знак;
- код формы документа;
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа.
Реквизиты служебных документов. Правила их составления государственный стандарт Р 6.30-
97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает состав
реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми
фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления
органов государственной власти, предприятий, организаций и объединений независимо от
организационно-правовой формы и вида деятельности. ГОСТ предусматривает следующий состав
реквизитов документов:
1. Государственный герб Российской Федерации.
2. герб субъекта Российской Федерации.
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
4. Код организации.
5. Код формы документа.
6. Наименование организации.
7. Справочные данные об организации.
8. Наименование вида документа.
9. Дата документа.
10. Регистрационный номер документа.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
12. Место составления или издания документа.
13. Гриф ограничения доступа к документу.
14. Адресат.
15. Гриф утверждения документа.
16. Резолюция.
17. Заголовок к тексту.
18. Отметка о контроле.
19. Текст документа.
20. Отметка о наличии приложения.
21. Подпись.
22. Гриф согласования документа.
23. Визы согласования документа.
24. Печать.
25. Отметка о завершении копии.
26. Отметка об исполнителе.
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
28. Отметка о поступлении документа в организацию.
29. Отметка автоматического поиска документа.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата подпись,
печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на 3 основные части:
- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
- основную часть (реквизиты "текст" и "приложения");
- оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
Реквизит "эмблема организации" - условное (символическое) графическое изображение,
зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть
использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое
изображение и т.п.
Реквизиты "код организации" и "код формы документа", "код организации" проставляют по
общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код формы документа
проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизит "наименование организации". Наименование организации пишется в строгом
соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе
предприятия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.
Реквизит "Справочные данные об организации". Он указывается на бланках для служебных
писем, включает в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению
организации (номера факсов, телексов, счета в банке, адрес электронной почты и др.).
Реквизит "Наименование вида документа". Он является одним из важнейших и проставляется
на всех документах, кроме писем и факсов. Название вида документа дает общее представление о
назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности
выполнения его требований.
Реквизит "Дата документа". Он является обязательным реквизитом всех видов документов и
обеспечивает юридическую силу документа.
Реквизит "Регистрационной номер документа" проставляется при регистрации внутренних и
исходящих документов.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя
регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На бланках для служебных
писем этот реквизит указывается вслед за датой и регистрационным номером документа.
Реквизит "Место составления или издания документа". Этот реквизит указывают в том
случае, если невозможно по реквизиту "Наименование организации" определить место составления
или издания документа.
Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу". Этот гриф проставляется на документах,
содержащих секретную информацию, информацию ограниченного распространения.
Реквизит "Адресат". Реквизит присутствует в справочно-информационных документах:
письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др. Существует несколько вариантов
оформления реквизита "адресат":
- документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения;
- документ можно адресовать должностному лицу;
- иногда документ адресуют в несколько однородных организаций. В этом случае их названия
указывают обобщенно;
- реквизит " адресат" может иметь в своем составе и почтовый адрес.
Реквизит "Гриф утверждения документа" - особый способ введения документа в действие.
Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов: планы, отчеты,
инструкции, правила, некоторые акты.
Реквизит "Резолюция". Резолюция - это надпись на документе, выполненная должностным
лицом и содержащая указания к действию. Резолюция проставляется при рассмотрении входящих и
внутренних документов соответствующим должностным лицом. Она должна быть конкретной по
содержанию и краткой по форме.
Реквизит "Заголовок к тексту". Заголовок - краткое изложение основного смысла текста
составляемого документа. Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа
полностью при его регистрации.
реквизит "Отметка о контроле" проставляется на документах, взятых на контроль исполнения.
Ее делают от руки или специальным штампом " контроль".
Реквизит "текст документа". Содержание управленческих действий в документах передается
через текст, который является основной содержательной частью документа. Текст служебного
документа может быть посвящен одному вопросу или нескольким. Информация, изложенная в
тексте, должна быть достоверной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убедительной и
корректной форме.
Тексты служебных документов могут оформляться в виде анкеты, в виде таблицы, в виде
связного текста, в виде соединения этих структур.
Анкета - унифицированный текст, в котором представлена характеристика одного объекта, по
определенным признакам. В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и
переменной информации. В анкете постоянной информацией являются обобщенные наименования
признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Анкетные тексты часто применяются в
организационно-распорядительных, финансовых и других видах документов.
Таблица - унифицированный текст, содержащий словесную или цифровую информацию,
которая характеризует несколько объектов по ряду признаков. Табличный способ организации текста
используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным
вопросам. Часто таблицы используются в соединении со связным текстом (в акте - в заключительной
части текста, в приказах - в распорядительной части, в служебных письмах и др.).
Связный текст - это последовательная, грамматически и логически согласованная, хорошо
изложенная информация. Тон связного текста служебных документов должен быть нейтральным.
Таким образом оформляются тексты приказов, служебных писем, инструкций, других
организационно-распорядительных документов.
Управленческие ситуации часто повторяются, и это дало возможность унифицировать тексты
для некоторых видов организационно-распорядительной документации. Трафаретные, типовые
тексты - это информационно емкие, ясные и убедительные тексты, которые получают широкое
распространение в современном делопроизводстве. Типовые тексты могут быть сформированы в
виде сборника унифицированных текстов.
Реквизит "отметка о наличии приложения". В документе, имеющем приложение, оформляется
отметка о его наличии.
Реквизит "Подпись" - обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его
юридическую силу. Подписывают управленческие документы руководители организации или
замещающие их должностные лица. Несколько подписей ставят на документах в том случае, когда за
содержание документа ответственны несколько должностных лиц. При отсутствии руководителя
документ подписывается его заместителем (в этом случае необходимо указать фактическую
должность и фамилию лица, подписавшего документ).
Реквизит "Гриф согласования документа". Этим грифом оформляется внешнее согласование
документа. Внешнее согласование может осуществляться с подчиненными и неподчиненными
организациями; с организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет
отношение содержание документа; с общественными организациями; с органами госконтроля и
надзора, с вышестоящими органами.
Реквизит "Визы согласования документа". Данный реквизит используют для внутреннего
согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное
подтверждение факта ознакомления.
Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с исполнителями,
работниками, ответственными за исполнение документа, финансовыми подразделениями
организации, с юридической службой и т. д.
Реквизит "Печать". На некоторых видах документов ставится печать организации, которая
удостоверяет их подлинность. Печать проставляется на документах, фиксирующих факты, связанные
с финансовыми средствами, на документах, удостоверяющих права лиц, на документах,
предусмотренных специальными нормативными актами. Печати бывают гербовые и простые.
Реквизит "Отметка о завершении копии". Правильность соответствия копии документа
подлиннику оформляется специальной отметкой о завершении копии. Эта отметка включает в себя
заверительную надпись "Верно", должность лица, завершившего копию, личную подпись,
расшифровку подписи и дату завершения.
Реквизит "Отметка об исполнении". В левом нижнем углу последнего листа документа
располагают сведения об исполнителе. Эта отметка дает возможность адресату быстро связаться с
непосредственным исполнителем документа, что ускоряет подготовку управленческого решения.
Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Документы,
подписываемые для хранения в дело, должны обязательно иметь данную отметку, которая включает
в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении
или краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться
документ; подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в
котором исполнен документ, дату проставления отметки.
Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию". Данный реквизит содержит
название организации, порядковый номер входящего документа и дату его поступления.
Реквизит "Отметка для автоматического поиска документа". Эта отметка содержит имя файла,
код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Стиль и содержание текста служебных документов во многом определяется видом документа.
Однако в практике современного делопроизводства сложились общие требования, которые
применимы к текстам большинства документов управления.
Одно из главных требований к тексту - краткость изложения. Тексты писем, фактов и др.
документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и
договоры, объем которых не ограничивается.
Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом
отношении, не допускающих двояких толкований.
Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и
доброжелательным.
Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому
следует смысловые части текста разделять абзацами.
Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух частей: - вводной,
содержащей основания или мотивы составления документа;
- основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.
Однако психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому
предлагают начинать его с основной части, т.е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы
и т. п., а затем указать, что явилось основанием составления документа.
В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте
создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и
номера.
Написание текста наиболее трудоемкий процесс при составлении документа. Текст документа
может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм.
В распорядительных документах используются следующие формы изложения
текста:
- от первого лица единственного числа: приказываю, предлагаю, обязываю, прошу (в приказах,
распоряжениях, заявлениях, докладах и объяснительных записках);
- от третьего лица единственного числа: решил (в решениях);
- от первого лица множественного числа: решили, предлагаем (в совместном решении).
Основные документы управления. Среди большого разнообразия видов деловых документов,
обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация
(ОРД) занимает центральное место. Можно утверждать, что организационная и управленческая
деятельность, главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в
ОРД. ОРД является наиболее многочисленным видом документации. ОРД классифицируется на
четыре группы:
- организационная документация (уставы, положения, правила инструкции, штатные расписания);
- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
- справочно-информационная документация (служебные письма, телеграммы, справки, докладные
записки, акты и др. документы);
- документация по личному составу (заявления, анкеты, справки, характеристики, удостоверения,
личные карточки, учетные формы).
Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты,
бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы,
счета, кассовые книги).
Классификация ОРД позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает
условия для унификации документов.
Организационные документы. В уставе, который относится к организационным документам
изложены правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими
организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности.
Учредительный договор содержит характеристику предмета, целей и принципов деятельности
организации, права и обязанности учредителей, состав и компетенцию органов управления, срок
действия и порядок прекращения договора и др.
На основании устава организации разрабатывается ее структура и определяется штатная
численность.
В штабном расписании закрепляется должностной, численный состав организации и
указывается фонд заработной платы.
В правилах внутреннего трудового распорядка организации указываются следующие разделы:
общее положение; порядок приема, перевода и увольнения служащих; основные обязанности
служащих; основные обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрение за
успехи в работе; взыскания за нарушения трудовой дисциплины; внутриобъектный режим;
организация работы.
Должностные инструкции четко очерчивают круг вопросов и указывают должностных лиц, на
которых распространяются эти инструкции.
Внесение изменений в организационные документы производятся приказом руководителя
организации.
Распорядительная документация - одна из наиболее многочисленных групп документов. В
организациях распорядительными документами являются приказы по основной деятельности и по
личному составу, инструкции, указания. В приказах по основной деятельности решаются вопросы
производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования и т.п. В
приказах по личному составу рассматриваются вопросы, связанные с прохождением службы
сотрудниками организации. Указания администрации в основном рассматривают и решают
оперативные административно-хозяйственные вопросы.
В инструкциях - нормативных актах, утверждаемых руководителем организации, излагаются
различные правила или регламентирующие правовые отношения между организацией и работником.
Информационно-справочные документы содержат информацию, которая может побуждать к
каким-либо действиям, иногда они подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь
принять к сведению.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой
тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении
длительного срока.
Трудовой контракт (договор) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении
трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются
предприятия (работодатель) и работник (контрактант).
Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников
предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по
личному составу о его зачислении на работу.
Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от
формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих
общий, непрерывный и специальный стаж работы.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2,
которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную
работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о
работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего на
руководителей и ведущих специалистов.
В случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и
т. п. к руководству предприятия или в государственные учреждения составляются документы
личного характера, когда автором документа является его составитель. К таким документам
относятся: заявление, резюме, автобиография, расписка, доверенность и т. д.
РАЗДЕЛ 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ С ДОКУМЕНТАМИ
Организация работы с документами в организации включает в себя национальный
документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения
документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив. Под документооборотом
понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до
завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного
структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются
определенные делопроизводственные операции.
Основные принципы организации документооборота следующие:
- прохождение документов должно быть оперативным;
- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или
ограничить возвратные перемещения документов;
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть
единообразными.
Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении
документов и однократность их обработки.
Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются
рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов
документов.
В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие
документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила
обработки и направления движения. Входящий документопоток составляют:
- документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма
и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;
- документы подведомственных организаций (фирм, присылающих первичную отчетно-учетную
документацию и различного рода запросы);
- документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов,
требующих совместных действий;
- жалобы и заявления граждан.
Входящие документы проходят следующие этапы движения внутри организации:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение;
- регистрация;
- рассмотрение документов руководителем организации;
- доставка документов исполнителям;
- контроль исполнения;
- подшивка исполненного документа в дело.
Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними
складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования,
подписания, регистрации и обработки для отправки.
Каждая организация в процессе своей деятельности создает массу различных документов для
решения своих внутренних проблем и потребностей. К таким внутренним документам можно
отнести инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, другие документы. Порядок
прохождения внутренних документов следующий: составление проекта документа; его
изготовление; визирование проекта документа; подписание; регистрация; размножение и доставка
приказа исполнителям; контроль исполнения; подшивка исполненного документа в дело. Маршруты
прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе
исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. Однако некоторые виды внутренних
документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения)
проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки,
справки поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.
Для совершенствования документооборота необходимо производить учет количества
документов: входящих, исходящих, внутренних. Такой учет позволяет по возможности сократить
количество документов и выбрать наиболее целесообразные технические средства для механизации
работ с документами.
Регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в
учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.
Регистрация необходима для учета и контроля, а также при поиске документов.
Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций,
заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других организаций, материалы постоянного
срока хранения; приказы, протоколы, докладные; ценная и заказная корреспонденция.
Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов
ведения учетных форм, фиксации учетных данных и индексации документов.
Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных
подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие исходящие номера.
В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации
документов - карточная и журнальная. При журнальном способе регистрации многократно
учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям, что приводит к потерям
времени. Достоинством карточной формы служит принцип однократности регистрации, а также
возможность механизации работы с картами, начиная от их заполнения и заканчивая сортировкой.
Контроль исполнения документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения,
т. е. наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Технология контроля состоит
из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до
исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения
результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя. Контроль
осуществляется как по существу вопроса, поставленного в документе, так и за сроками исполнения.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения поставленных в нем задач.
Номенклатура дел. В деятельности любой организации возникает огромное количество
различных служебных документов. Чтобы правильно распределить исполненные документы в дела, а
при необходимости быстро их найти, необходим классификатор, которым является номенклатура
дел организации.
Номенклатурой дел называют систематизированный перечень наименований дел, которые
ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Существует три вида номенклатурных дел: типовая, примерная и индивидуальная
номенклатура дел организации.
Типовая номенклатура дел составляется для определенных категорий организаций и является
нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций,
однородных по характеру деятельности, но различных по структуре. Она носит рекомендательный
характер.
Индивидуальная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных
заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном
календарном году. Она составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в
организации, намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел,
индексацию и сроки хранения дел, является основным учетным документом в делопроизводстве.
Реквизиты номенклатуры дел следующие: - наименование организации; - наименование вида
документа; дата; регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись;
грифы согласования и утверждения.
Номенклатура дел организации на предстоящий год составляется и оформляется в последнем
квартале текущего года. Она разрабатывается службой документационного обеспечения организации
или лицами, ответственными за документацию на основе типовых и примерных номенклатур дел,
типовых и ведомственных Перечней со сроками хранения документов, основных правил работы
архива и других документов. Номенклатура дел согласовывается с экспертными комиссиями
организации и государственного архива и утверждается руководителем организации. В конкретную
номенклатуру дел включаются все документы, которые образуются в деятельности организации в
текущем году (в номенклатуру дел не включаются печатные издания и техническая документация).
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о
количестве заведенных дел (томов, частей), постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.
Формирование дел. Исполнительные документы группируются в дела. Формированием дела
занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел
возлагается на службу документационного обеспечения организации. Документы организации
группируются в дела по определенным признакам, а внутри дела располагаются в определенной
последовательности. Признаки заведения дел следующие: номинальный (по названию
разновидности документа); авторский (по названию автора документов дела); корреспондентский
(по названию корреспондента); предметно-вопросный (в дело группируются разные документы,
относящиеся к решению одного вопроса); географический (документы разных корреспондентов
группируются в дело по территориальной расположенности авторов).
С целью ускорения поиска документы в деле располагаются в определенной
последовательности:
- в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов);
- в порядке алфавита по фамилиям;
- по номерам;
- в вопросно-логической последовательности.
При формировании дел необходимо соблюдать основные правила:
1. В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно
оформлены.
2. Формируют дело из документов одного календарного года (в виде исключений могут быть
переходящие дела и личные дела).
3. Отдельно в дела группируются документы постоянного и временного сроков хранения.
4. В дело подшиваются документы-подлинники в одном экземпляре (исключения - черновики особо
ценных документов).
5. документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело.
6. В дело помещают основные документы и приложения к ним.
7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от
остальных документов организации.
В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются
в дела по видам и хронологии.
Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится
на тома, которые имеют тот же заголовок.
Подготовка и передача дел в архив. Дела с исполненными документами хранятся в
структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента
их передачи в архив организации.
Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности. Экспертиза ценности
документов организации проводится постоянно действующей экспертной комиссией, которая
создается приказом руководителя организации.
Экспертная комиссия организации изучает документы с целью отбора для хранения в архиве
или уничтожения, если срок хранения документов истек.
Дела при сдаче в архив должны быть правильно оформлены.
Оформление дел. Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по
личному составу подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями ГСДОУ и
Основными правилами работы ведомственных архивов.
Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ:
- документы в деле располагают в хронологической последовательности;
- документы в деле нумеруются;
- составляется заверительная надпись дела;
- составляется внутренняя опись документов дела;
- дело пришивается или переплетается в твердую обложку;
- оформляется обложка дела.
На дела, завершенные делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел.
Опись дел - это систематизированный перечень заголовков дел. Описи составляются на: дела
постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела,
состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т.п.); служебные
ведомственные издания. Описи составляются на дела каждого структурного подразделения
организации. При этом в описательную статью описи должны быть занесены: порядковый номер
дела по описи; регистрационный номер дела; заголовок дела, который должен полностью
соответствовать заголовку на обложке дела; дата дела; количество листов в деле, срок хранения
дела.
В конце описи делается итоговая запись, подписывается составителем и утверждается
руководителем структурного подразделения. По описям дел производится их передача в
ведомственный архив.
Дела хранятся в структурных подразделениях или централизованно службой
делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Служба ДОУ. Документационное обеспечение управления в крупных организациях
осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного
подразделения, которое подчиняется руководителю организации, а в небольших -
делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.
Основными задачами службы ДОУ являются внедрение единого порядка работы с
документами в организации и совершенствование форм и методов работы с документами с учетом
механизации и автоматизации документационных процессов.
Деятельность службы документационного обеспечения управления отражается в Положении
о службе документационного обеспечения управлений и в инструкции по делопроизводству
организации. Эти документы утверждаются руководителем организации.
Работники службы ДОУ должны иметь соответствующее (высшее, среднее специальное)
образование. Наименование должностей работников службы документационного обеспечения
управления должны соответствовать "Общесоюзному классификатору рабочих профессий,
должностей служащих и тарифных разрядов.".
РАЗДЕЛ 5. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА.
Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем
делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление
документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием
больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими
процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными
путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение в практику делопроизводственной
деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств
организационной техники (оргтехники), к которой относятся достаточно большой перечень
технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными
системами и средствами передачи информации.
В настоящее время состав групп средств оргтехники претерпел существенные изменения, что
связано с проникновением на российский рынок ведущих мировых фирм-производителей