Никитина Т.П. Базы данных и знаний. Учебное пособие
Подождите немного. Документ загружается.
41
При создании таблицы «Движение» вторичные ключи задаются с помощью
«Мастера подстановки». Для поля КодКатегории тип данных выбираем «Мастер
подстановок». Мастер подстановок работает в несколько шагов.
На первом шаге выбирается тип объекта подстановки.
На втором шаге выбирается источник данных для подстановки, то есть
таблица, с которой устанавливается связь. В данном случае связь устанавливается с
таблицей «Категория».
42
На третьем шаге выбирается поле подстановки и поле, значение которого
отображается на экране при заполнении поля подстановки.
На четвертом шаге определяется вид списка при заполнении поля подстановки.
При указании полей код жанра и код автора выбираем тип поля подстановка.
На последнем шаге задается имя поля подстановки (КодКатегории).
43
После щелчка по кнопке «Готово» завершается работа «Мастера подстановок».
При этом может поступить запрос на сохранение создаваемой таблицы и присвоение
имени.
Аналогичным образом с помощью «Мастера подстановок» определяется поле
Шифр.
Вид структуры таблицы «Движение»:
Далее выполняется заполнение таблицы «Движение».
Создание исходных таблиц завершено. Использование подстановок
обеспечивает связи между таблицами, которые отображаются в окне «Схема
данных». Вызов режима «Схема данных» осуществляется щелчком по кнопке
.
Тип связей можно изменить, для этого необходимо выделить связь левым щелчком по
ней, а затем выполнить правый щелчок и из открывшегося контекстного меню
выбрать соответствующий пункт.
44
Выводы.
Создание базы данных с помощью Access выполняется в следующем порядке:
1. Создание исходных таблиц. Сначала создаются таблицы – справочники, не
содержащие вторичных ключей, а затем – все остальные таблицы.
Создание таблицы состоит из двух этапов:
Первый этап. Описание структуры таблицы. Чаще всего выполняется с
помощью «Конструктора таблиц». На этом этапе задаются имена полей, типы данных
и их свойства. Устанавливаются первичные ключи. При указании свойств полей
данных особо следует отметить возможность задания обязательности заполнения
полей, значения по умолчанию и ограничения на значения полей. Ограничения на
значения обычно составляются с
использованием знаков логических операций и
операций отношения, например, в строке свойств «Условие на значение» числового
поля можно записать следующее выражение: >0.
Второй этап. Заполнение таблицы.
2. Формируется схема данных, в которой проверяются и, в случае
необходимости, модифицируются связи между таблицами. Формирование схемы
связей между таблицами можно выполнить после первого этапа, то есть сначала
создать базу данных, не содержащую конкретных значений, а представленную
структурами таблиц. И только затем окончательно сформировать связи. В
дальнейшем при работе с базой данных в любой требуемый момент связи можно
изменить.
11.4. Создание запросов
Для создания запроса выбираем объекты «Запросы». Построение запроса чаще
всего выполняется с помощью конструктора.
11.4.1. Создание запроса «Журнал поступления товара»
Администрации фирмы иногда требуется информация о поступлении товаров в
следующем виде:
Название товара Категория Дата Количество Цена
Менеджер склада обязан предоставить ее. После создания базы данных эта
информация выдается автоматически по соответствующему запросу «Журнал
поступления товара». В этом запросе реализованы две операции:
• проекции – выбраны поля Название, Категория, Дата, Количество, Цена;
• селекции – выбираются строки, у которых в поле Количество задано
положительное значение (именно этот признак определяет поступление товара
на склад).
Порядок создания запроса.
Выполняется двойной щелчок по значку «Создание запроса в режиме
конструктора». Открывается окно конструктора запросов и окно «Добавление
таблицы». На этом этапе выбираются таблицы и запросы, информация из которых
требуется для построения нового запроса. Для включения таблицы в запрос
необходимо установить курсор на имя первой таблицы и выполнить щелчок по
кнопке "Добавить", далее установить курсор на имя второй таблицы и выполнить
щелчок по кнопке "Добавить" и так до тех пор, пока не будут выбраны все
необходимые таблицы. Закрыть окно "Добавление таблицы". Добавляем все таблицы.
45
В верхней части окна конструктора запросов отображается схема связей
таблиц, участвующих в запросе, а в нижней части в форме таблицы, формируется сам
запрос. Каждый столбец этой таблицы соответствует полю, включаемому в запрос
(проекция), каждая строка определяет порядок отбора кортежей. В строке «Поле»
первого столбца щелкнем по кнопке раскрытия списка и выберем строку «Товар,
Название», что приведет к заполнению строк «Поле» и «Имя таблицы». Следует
обратить внимание, что по умолчанию в строке «Вывод на экран» установлено
значение «Истина», то есть значение данного поля отображается на экране при
открытии запроса. Аналогичным образом в запрос включаются поля: Категория из
таблицы «Категория», Дата, Количество, Цена из таблицы «Движение». Если бы
построение запроса было ограничено только этими действиями, то при открытии
запроса на экране отображалась бы информация не только о поступивших на склад
товарах, но и об отпущенных товарах, что не соответствует поставленной задаче.
Поэтому необходимо заполнить ячейку «Условие отбора» (селекция) для поля
Количество, введя выражение: >0. Окончательный вид окна конструктора запроса:
Закрываем окно конструктора, при этом в режиме диалога задаем имя запроса
«Журнал поступления товаров». Для просмотра запроса его необходимо открыть. Для
46
этого устанавливаем курсор на значок запроса и выполняем двойной щелчок. Вид
открытого запроса:
11.4.2. Создание запроса с вычисляемым полем
Администрацию фирмы интересует информация о поступлении товаров не
только в количественном выражении, но и в денежном. Поэтому требуется для
автоматизации процесса формирования и выдачи такой информации построить
запрос, содержащий виртуальное (вычисляемое) поле Сумма. Значение поля Сумма
определяется следующим выражением: Количество * Цена.
Порядок создания запроса «Сумма поступления».
В режиме конструктора добавляем таблицы: «Товар», «Категория»,
«Движение». Заполняем столбцы для представления в запросе реальных полей:
Название из таблицы «Товар» и Категория из таблицы «Категория». Устанавливаем
курсор в пустую ячейку «Поле» третьего столбца и выполняем правый щелчок. Из
открывшегося контекстного меню выбираем пункт «Построить». Открывается окно
построителя. В поле ввода этого окна вводим слово сумма (название вычисляемого
поля). Далее наберем := (присваивание). Обратимся к нижней части окна построителя.
Выполним щелчок по значку «Таблицы», затем – по значку таблицы «Движение».
Далее перейдем ко второй панели этой части окна и выполним двойной щелчок по
названию поля Количество. В строке ввода построителя получим: сумма :=
[Движение]![Количество]. Выполним щелчок по кнопке
и вновь обратимся к
содержимому средней панели нижней части окна. Выполним двойной щелчок по
названию поля Цена. Окончательно получим:
Закроем окно построителя. Выполним двойной щелчок по значку поля «Вывод
на экран» для перевода этого свойства к значению «Истина». Введем выражение >0 в
ячейку «Условие отбора» этого поля.
47
Сохраним запрос под именем «Сумма поступления». После открытия запроса
на экран выводится представление:
11.4.3. Создание запроса с группировкой
Директора фирмы часто интересует общая сумма товаров на складе. Получить
такую информацию автоматически можно, построив запрос с группировкой и
выполнением агрегатной функции суммирования по полю сумма.
Порядок построения запроса.
В режиме конструктора добавим только таблицу «Движение». С помощью
построителя создадим вычисляемое поле ОбщаяСумма в предыдущем запросе. Далее
выполним правый щелчок в области столбца ОбщаяСумма. Из открывшегося
контекстного меню выберем пункт «Групповые операции». В столбце ОбщаяСумма
появляется ячейка «Групповая операция». Открыв список групповых операций,
выбираем Sum - суммирование.
Сохраняем запрос, не меняя стандартного имени Запрос1.
48
После открытия запроса имеем:
11.4.4. Создание параметрического запроса
Параметрическим называется запрос, для которого значения констант в
условии отбора данных для полей таблицы заранее не установлены.
Допустим, администрации фирмы потребовалась информация о товарах по
определенной категории, причем заранее неизвестно по какой, отпущенной со склада.
Автоматически получить эту информацию можно, построив параметрический запрос
по категории товара.
Порядок построения запроса.
В режиме конструктора добавляем таблицы: «Товар», «Категория»,
«Движение». Заполняем столбцы для представления в запросе полей: Название из
таблицы «Товар», Категория из таблицы «Категория» и Количество из таблицы
«Движение». В ячейке «Условие отбора» столбца Категория введем: [Категория:] для
обеспечения параметрического запроса. В ячейке «Условие отбора» столбца
Количество введем выражение: <0 (признак товара, отпущенного со склада).
Окончательно имеем:
49
Сохраняем запрос под именем «Запрос по категории». После открытия запроса
на экране появляется диалоговое окно «Введите значение параметра», в котором
необходимо указать категорию. Например, вводится значение мужская:
После открытия запроса на экране видим:
11.4.5. Создание запроса со сложным условием отбора данных
Рассмотрим порядок создания запроса для автоматического получения
информации о товарах «мужской» или «женской» категорий, название которых
начинается с буквы «П». Для построения такого запроса необходимо задать сложное
условие отбора по двум поля Категория и Название. Поле Название является
тестовым. Некоторые особенности работы с текстовыми полями заключаются в
следующем.
Конструктор запросов Access позволяет в качестве критериев отбора для
текстовых полей использовать следующие типы условий:
1. Точное соответствие. Например, Категория =’’мужская”.
2. Частичное соответствие. Для формирования условия данного типа
используются комбинации символов:
* - любое количество любых символов;
? – любой символ;
# - любая цифра;
[] – любое значение из диапазона.
Учитывая вышеизложенное, условие отбора информации для данного запроса
имеет вид: Категория=”мужская” or Категория=”женская” and Название=”П*”
Вид реализации структуры данного запроса в режиме конструктора:
50
После открытия запроса на экране видим:
Выводы
Запрос является основным средством автоматического получения требуемой
информации из базы данных.
Построение запроса включает следующие шаги:
1. Добавление таблиц или других запросов, являющихся источниками
информации.
2. Выполнение операции проекции для включения требуемых полей в
результирующее представление.
3. Выполнение операции селекции для отбора кортежей, что иногда
сопровождается дополнительными действиями типа сортировки и группировки
данных.
4. Сохранение запроса с указанием имени.
5. Открытие запроса для просмотра информации.
11.5. Создание экранных форм
Формы являются важным элементов любой базы данных. Они помогают
представить информацию на экране в привычном для пользователя виде. Табличное
представление данных, используемое по умолчанию, не всегда является наглядным,
поэтому ввод данных в базу и представление результатов запросов на экране
выполняется, как правило, с помощью форм.
Рассмотрим создание формы для ввода данных в таблицу «Движение».
Создавать формы можно, используя режим мастера форм и режим
конструктора. Используем мастер форм.
Порядок работы по созданию формы с помощью мастера.
Переключаемся на объекты «Формы». Запускаем мастер форм. На первом шаге
выбираются таблица и ее поля, которые войдут в структуру формы. Как правило,
форма создается для одного объекта (таблицы, запроса). Выбираем таблицу
«Движение». Включаем в форму все поля кроме поля Номер, которое имеет тип
«Счетчик» и формируется автоматически. Перевод имен полей из раздела
«Доступные» в раздел «Выбранные» осуществляется щелчком по кнопке
.