Мандрыкин А.В. Информационные технологии в экономике

Подождите немного. Документ загружается.

токи работ. Для организаций, использующих Lotus

Notes/Domino, выбор Domino.doc может оказаться оправдан-

ным. Продукт стоит недорого в пересчете на рабочее место,

при условии что на этих местах уже имеются клиентские ли-

цензии Lotus Notes. Продукт Staffware относится к категории

workflow-систем масштаба предприятия. Разработан одно-

именной компанией http://www.staffware.com/, распространя-

ется в России фирмой "Весть-Метатехнология". Это серверная

технология для управления потоками работ. Типичными поль-

зователями Staffware (как, впрочем, и любой другой системы

workflow) могут стать телекоммуникационные компании,

крупные и средние банки, гостиницы, другие организации, изо

дня в день выполняющие множество регламентированных ти-

повых операций.

"Эффект-Офис" - продукт петербургской компании "Га-

рант Интернешнл". При невысокой цене он достаточно функ-

ционален - содержит электронный архив, средства описания

структуры организации, ограничения доступа по ролевому

принципу и маршрутизации документов. Основная функция -

электронный архив со средствами поиска информации. Кроме

того, он включает в себя средства автоматизации делопроиз-

водства, базирующиеся на технологиях маршрутизации доку-

ментов контроля исполнения. В продукте реализована собст-

венная электронная почта с поддержкой POP3/SMTP и UUCP.

Отличительной чертой являются низкие требования к ресур-

сам оборудования и ориентация на небольшие организации (до

100-150 сотрудников). В целом "Эффект-Офис" является пол-

ноценным решением начального уровня и может быть непло-

хим выбором в случае, если организация не предъявляет по-

вышенных требований к масштабируемости или имеет огра-

ниченный бюджет на информационные технологии.

Сводная таблица

Здесь приведена сводная таблица свойств различных сис-

тем, описанных в этой статье. Такие большие и сложные сис-

темы, как системы документооборота, тяжело поддаются клас-

сификации. Из множества свойств, которые являются отличи-

тельными для таких продуктов, мы попытались выделить наи-

более существенные.

Внешний электронный документооборот

Как известно, проблема обмена корреспонденцией между

организациями, использующими различные системы элек-

тронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна.

Документооборот между двумя разными организациями и се-

годня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет

оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот

процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в

СЭД одной организаций, распечатывался на бумажный носи-

тель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую ор-

ганизацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С

учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует

своя система автоматизации документооборота, каждое изме-

нение документа, предназначенного для внешнего обращения,

подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи от-

части решило эту проблему, законодательно разрешив безбу-

мажный обмен документами между независимыми организа-

циями. Однако отсутствие единого стандарта электронного

обмена корреспонденцией являлось серьезным препятствием

для практической реализации этой возможности. Особенно

серьезно эта проблема встает при реализации федеральной це-

левой программы "Электронная Россия", одной из задач кото-

рой является объединение государственных органов власти

единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее

перспективных вариантов применения которого является пе-

реход на единую систему электронного документооборота, по-

зволит существенно повысить эффективность контактов орга-

низаций со своими партнерами, удаленными филиалами, госу-

дарственными органами и другими внешними организациями.

В середине марта 2002 года компания АйТи первой среди

компаний-производителей систем электронного документо-

оборота объявила о завершении разработки решения, которое

позволит объединять в единое информационное пространство

системы электронного документооборота, построенные на

различных платформах и использующие различные форматы

данных.

К созданию этого решения специалистов компании под-

толкнуло стремление организовать взаимодействие своего

продукта - широко используемой системы "БОСС-Референт",

построенной на платформе Lotus Domino/Notes, с другими

системами электронного документооборота. С этой целью в

системе "БОСС-Референт" реализован XML-шлюз, разрабо-

танный с учетом рекомендаций действующих ГОСТов и инст-

рукций в области документационного обеспечения управле-

ния.

Эффективность внедрения систем

электронного документооборота

Согласно общему определению, будем рассматривать

эффективность как достигаемый результат деятельности, отне-

сенный к затратам на его достижение.

Эффективность = Результат/Затраты.

Как видно из данного определения, повышать эффектив-

ность деятельности организации можно по меньшей мере дву-

мя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. Хо-

рошие системы электронного документооборота позволяют

реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких

систем дает организации возможность меньше тратить и

больше зарабатывать. Рассмотрим, в первую очередь, факторы,

способствующие снижению затрат:

Фактор 1 - Сокращение затрат на бумажные документы.

Фактор 2 - Сокращение непроизводительных затрат ра-

бочего времени сотрудников.

Фактор 3 - Ускорение информационных потоков.

Фактор 4 - Изменение корпоративной культуры.

Для оценки возможного экономического эффекта от вне-

дрения системы электронного документооборота необходимо

знать, какое время сотрудники организации тратят на выпол-

нение рутинных, непроизводительных операций над докумен-

тами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний,

доля таких операций может составлять до 20-30 % всего рабо-

чего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать ка-

кой-либо документ в российских бюрократических организа-

циях, знает, что на это может уйти и 60 и 70 % рабочего вре-

мени. Достаточно точное представление о таких затратах мож-

но получить, проведя исследование существующего докумен-

тооборота и измерив соответствующие показатели.

Электронная цифровая подпись

До сих пор достаточно актуальна проблема правового

режима электронной копии документа. Техническое решение

этой проблемы существует — любые данные, представленные

в электронной форме, могут быть зашифрованы и снабжены

электронной цифровой подписью.

В отличие от рукописной подписи, электронная цифро-

вая подпись (ЭЦП) имеет не физическую, а логическую при-

роду — это просто последовательность символов (можно ска-

зать, кодов), которая позволяет однозначно связать автора до-

кумента, содержание документа и владельца ЭЦП. Использо-

вание электронной подписи имеет характерные недостатки -

необходимо специальное техническое (средства криптографии,

передачи данных и т.п.), организационное и правовое обеспе-

чение.

Чтобы последовательность символов, представляющих

сообщение, могла однозначно идентифицировать ее автора,

необходимо, чтобы она обладала уникальными признаками,

известными только отправителю и получателю сообщения.

Это достигается применением средств шифрования (более об-

щий термин — криптография). Если обе стороны используют

один и тот же метод шифрования сообщений, известный толь-

ко им, то мы можем говорить о том, что они общаются в за-

щищенном канале.

Метод шифрования — это формальный алгоритм, опи-

сывающий порядок преобразования исходного сообщения в

результирующее.

Ключ шифрования — это набор параметров (данных), не-

обходимых для применения метода.

В состав ЭЦП можно включить специальные данные, ха-

рактеризующие само сообщение, чтобы исключить возмож-

ность внесения в него изменений в канале связи (любой вид

транспортировки). Для этого используется понятие дайдже-

ста сообщения.

Дайджест сообщения — это уникальная последователь-

ность символов, однозначно соответствующая содержанию

сообщения. Обычно дайджест имеет фиксированный размер,

например 128 или 168 бит, который не зависит от длины само-

го сообщения. Дайджест вставляется в состав ЭЦП вместе со

сведениями об авторе и шифруется вместе с ними.

Однако такой механизм нельзя считать удовлетворитель-

ным, поскольку в нем нет однозначного соответствия между

текстом сообщения и величиной контрольной суммы. Можно

предложить алгоритм, который позволит по известной кон-

трольной сумме создать новое сообщение, отличное от исход-

ного, но имеющее ту же контрольную сумму.

Современной математике известны специальные функ-

ции, не обладающие свойством обратимости. Они позволяют

из одной последовательности чисел (из одного сообщения) по-

лучить другую последовательность (другое сообщение) таким

образом, что обратное преобразование невозможно. Такие

функции, используемые в криптографии, называют хэш-

функциями.

Похожий метод используется и для аутентификации до-

кументов средствами ЭЦП. Исходное сообщение обрабатыва-

ется хэш-функцией, после чего образуется некий хэш-код. Он

так же уникален для данного сообщения, как отпечатки паль-

цев уникальны для человека. Это и есть дайджест сообщения.

Его нередко называют отпечатком, или оттиском, по анало-

гии с отпечатками пальцев. Его также иногда называют элек-

тронной печатью, или штампом. Дайджест сообщения при-

соединяется к электронной подписи и далее является ее со-

ставной частью.

Принимающая сторона расшифровывает сообщение,

проверяет электронную подпись с помощью своей половины

ключа, затем обрабатывает сообщение той же хэш-функцией,

что и отправитель, после чего сличает полученный дайджест с

тем, который содержался в подписи. Если дайджесты совпали,

значит, сообщение не подвергалось изменениям в канале свя-

зи.

2.4. Контрольные вопросы

1. Классификация информационных потоков на пред-

приятии.

2. Характеристика источников бизнес-информации.

3. Структура стандартов семейства IDEF.

4. Сети Петри. Направления использования. Возможные

расширения.

5. Применение CASE-технологий для моделирования

бизнес-процессов.

6. Основные задачи при организации работы с докумен-

тами.

7. Принципы выбора системы электронного документо-

оборота.

8. Структура систем электронного документооборота.

9. Классификация систем электронного документообо-

рота.

10. Характеристика систем класса WorkFlow.

11. Российский рынок систем электронного документо-

оборота.

12. Структура и методы применения электронной цифро-

вой подписи.

3. НАПРАВЛЕНИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ

3.1. «Лоскутная» автоматизация на основе

автоматизированных рабочих мест

В последние годы возникла концепция распределенных

систем управления, где предусматривается локальная обра-

ботка информации. Для реализации идеи распределенного

управления необходимо создание для каждого уровня управ-

ления и каждой предметной области автоматизированных ра-

бочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных

ЭВМ.

Автоматизированное рабочее место (АРМ), или в зару-

бежной терминологии, “рабочая станция”, представляет собой

место пользователя специалиста – той или иной профессии,

оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации

выполнения им определенных функций. Такими средствами,

как правило, является ПК, дополняемый по мере необходимо-

сти другими вспомогательными электронными устройствами,

а именно: печатающими устройствами, оптическими скани-

рующими устройствами или считывателями штрихового кода,

устройствами графики, средствами сопряжения с другим АРМ

и с локальными вычислительными сетями и т.д.

При этом основным назначением АРМ можно считать

децентрализованную автоматизированную обработку инфор-

мации на рабочих местах, использование соответствующих

“своих” баз данных при одновременной возможности вхожде-

ния в локальные сети АРМ и ПК, а иногда и в глобальные вы-

числительные сети, включающие мощные ЭВМ.

Классификация АРМ

Первым этапом проектирования АРМ должно быть опре-

деление конкретного типа разрабатываемого продукта.

С учетом областей применения возможна классификация

АРМ по функциональному признаку:

1. АРМ административно-управленческого персонала.

2. АРМ проектировщика аппаратуры, автоматизирован-

ных систем управления и т.д.

3. АРМ специалиста в области экономики, математики,

физики, и т. д.

4. АРМ производственно-технологического назначения.

Важным классификационным признаком АРМ является

режим его эксплуатации, по которому выделяются одиноч-

ный, групповой и сетевой режимы эксплуатации.

В первом случае АРМ реализуется на обособленной

ПЭВМ, все ресурсы которой находятся в монопольном рас-

поряжении пользователя. Такое рабочее место ориентировано

на решение нестандартных, специфических задач.

При групповом режиме эксплуатации на базе одной

ЭВМ реализуется несколько рабочих мест, объединенных по

принципу административной или функциональной общности.

Групповой режим эксплуатации обычно используется для ор-

ганизации распределенной обработки данных в пределах от-

дельного подразделения или организации для обслуживания

стабильных групп специалистов и руководителей.

Сетевой режим эксплуатации АРМ объединяет досто-

инства первого и второго. Здесь каждое АРМ строится на базе

одной ЭВМ, но в то же время имеется возможность использо-

вать некоторые общие ресурсы вычислительной сети.

Другим подходом к классификации АРМ является их

систематизация по видам решаемых задач. Возможны сле-

дующие группы АРМ:

1. Для решения информационно-вычислительных задач.

2. Задач подготовки и ввода данных.

3. Информационно-справочных задач.

4. Задач бухгалтерского учета.

5. Задач статистической обработки данных.

6. Задач аналитических расчетов.

Принципы конструирования АРМ

При конструировании АРМ необходимо учитывать сле-

дующие принципы:

1. Максимальная ориентация на конечного пользовате-

ля, достигаемая созданием инструментальных средств адапта-

ции АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей

его обучения и самообучения.

2. Формализация профессиональных знаний, т.е. возмож-

ность предоставления с помощью АРМ самостоятельно авто-

матизировать новые функции и решать новые задачи в процес-

се накопления опыта работы с системой.

3. Проблемная ориентация АРМ на решение определен-

ного класса задач, объединенных общей технологией обработ-

ки информации, единством режимов работы и эксплуатации,

что характерно для специалистов экономических служб.

4. Модульность построения, обеспечивающая сопряже-

ние АРМ с другими элементами системы обработки информа-

ции, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ

без прерывания его функционирования.

5. Эргономичность, т.е. создание для пользователя ком-

фортных условий труда и дружественного интерфейса обще-

ния с системой.

Типовая структура АРМ

Структурно АРМ включает функциональную и обеспе-

чивающую части (рис. 3).

Функциональная часть определяет содержание кон-

кретного АРМ и включает описание совокупности взаимосвя-

занных задач, отражающих особенности автоматизируемых

функций деятельности пользователя.

В основе разработки функционального обеспечения ле-

жат требования пользователя к АРМ и его функциональная

спецификация, включающая описание входной и выходной

информации, средств и методов достижения достоверности

и качества информации, применяемых носителей, интерфей-

сов связи. Обычно сюда же относятся описания средств защи-

ты от несанкционированного доступа, восстановления систе-

мы в сбойных ситуациях, управление в нестандартных случа-

ях.

Информационное

обеспечение

Организационное

обеспечение

Технологическое

обеспечение

Программное

обеспечение

Общее программное обеспечение

Функциональное

программное обеспечение

Управление ресурсами

вычислительной системы,

обеспечение работы в сети

Средство для создания

новых программных

средств

ОБЕСПЕЧИВАЮЩАЯ ЧАСТЬ

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

АРМ

Техническое обеспечение

Рис. 3. Структура АРМ

Обеспечивающая часть включает традиционные виды

обеспечения: информационное, программное, техническое,

технологическое и др.

Информационное обеспечение включает описание орга-

низации информационной базы, регламентирует информаци-

онные связи, предопределяет состав и содержание всей

системы информационного отображения. К ней также отно-

сятся массивы информации, хранящиеся в локальных базах

данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же от-

носятся и сами системы управления базами данных.

Программное обеспечение (ПО) АРМ подразделяется на

общее и функциональное. Общее программное обеспечение