Мандрыкин А.В. Информационные технологии в экономике

Подождите немного. Документ загружается.

− обеспечение перевода внешних документов в стан-

дарт системы.

Под понятием внешних документов подразумеваются

бумажные и электронные документы, созданные вне рамок

СЭД. В случае бумажных документов, а также фото-, звуковых

и прочих "аналоговых" документов необходима их оцифровка,

т. е. перевод в адекватную электронную форму.

Система электронного документооборота должна под-

держивать все типы документов, обращающихся на предпри-

ятии, при этом обеспечить безболезненный переход с имею-

щихся систем, решающих локальные задачи, на единую систе-

му электронного документооборота предприятия.

При выборе системы нужно придерживаться принципа

поддержки максимально возможного количества платформ

(операционных систем). Необходима поддержка многоплат-

форменных серверов баз данных, таких как Sybase, Oracle, In-

formix. Выбираемая система должна быть открыта для экс-

плуатируемых и новых приложений.

Обычно внедрение новых систем выполняется поэтапно.

Поэтому выбираемая система должна быть модульной. Каж-

дый из модулей обеспечивает решение определенных задач.

При этом не должно составлять труда их включение в рабо-

тающую систему. Модули по возможности должны быть неза-

висимы друг от друга.

Потребительские свойства системы электронного доку-

ментооборота могут быть расширены за счет ряда дополни-

тельных функций, многие из которых являются обязательными

при организации тендеров (конкурсов) на приобретение сис-

темы:

− интеграция со средствами пакета MS Office;

− автоматизированная регистрация документа, посту-

пившего по электронной почте;

− поддержка средств электронной цифровой подписи;

− возможность задания логических связей между доку-

ментами;

− полнотекстовый поиск по электронным копиям доку-

ментов;

− разделение прав доступа пользователей различным ка-

тегориям документов;

− Web-доступ к документационной базе данных (доступ

через Интернет);

− ведение реестров рассылки;

− возможность проектирования произвольных отчетных

форм без привлечения фирмы-разработчика;

− ведение электронных архивов документов;

− поддержка средств криптографической защиты ин-

формации.

В ряде зарубежных систем обеспечивается поддержка

специальных функций, прежде всего связанных с лингвистиче-

ским анализом текстов документов:

− автоаннотирование — автоматическое составление

аннотации документа по его полному тексту;

− авторубрицирование — автоматическое отнесение до-

кумента к той или иной тематической рубрике;

− автосвязывание — автоматическая установка гипер-

ссылок между документами;

− семантический анализ, результатом которого может

быть указание пользователю о недостаточности информации

для успешного поиска документа в дальнейшем;

− формирование связных отчетов по заданной тематике

на базе архива хранимых документов (так называемое “копа-

ние данных”).

Система электронного документооборота, отвечающая

перечисленным принципам, состоит из трех частей: системы

управления документами, системы массового ввода бумажных

документов, системы автоматизации деловых процессов.

Система управления документами должна обеспечить

интеграцию с приложениями. Это сложная работа, но ее дос-

тоинство в том, что сохраняются принятые на предприятии

виды документов.

Следующей задачей является обеспечение хранения до-

кументов на разных носителях (дисках, стримерах и т.д.). К

тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к различ-

ным устройствам хранения информации.

Вторую часть электронного документооборота составля-

ет система массового ввода бумажных документов. Эта сис-

тема предназначена для массового ввода документов архива и

перевода их в электронный вид, например, путем использова-

ния сканера и распознающих программ (класса OCR - Optical

Character Recognition) типа FineReader.

После того как документ распознан, он поступает в сис-

тему управления документами, где проводится его индекса-

ция.

Третья часть электронного документооборота — систе-

ма автоматизации деловых процессов (АДП). Она предна-

значена для моделирования деятельности каждого сотрудника,

работающего с электронным документооборотом. Самой рас-

пространенной для подобного моделирования в настоящее

время является методология направленного графа.

По оценкам аналитиков при использовании электронного

документооборота рост производительности сотрудника уве-

личивается на 25-50 %, сокращается время обработки одного

документа более чем на 75 % и уменьшаются расходы на опла-

ту площади для хранения документов на 80 %.

Классификация систем

электронного документооборота

Классификация СЭД возможна в зависимости от специ-

фических задач, определенной «ниши», занимаемой в рамках

общей системы документооборота. Особенности таких про-

дуктов обусловлены специфическими концепциями и моделя-

ми бизнес-процессов предприятия, что является основой для

автоматизации различных областей делопроизводства. В этом

случае эксперты выделяют такие группы решений, как систе-

мы WorkFlow (технология автоматизации деловых процессов),

системы делопроизводства, электронные архивы документов,

системы коллективной обработки документов и комплексные

системы управления документами.

Термин WorkFlow характеризует системы, направлен-

ные на автоматизацию большого числа бизнес-процессов ком-

пании, при этом удельный вес каждого из них невелик.

WorkFlow позволяет работать с такими бизнес-процессами,

контент которых подвергается постоянным изменениям и до-

полнениям. Важной особенностью является возможность ра-

боты с неструктурированными данными.

Данные системы позволяют строго регламентировать на-

правления документопотока в зависимости от типа документа

и значений его реквизитов, автоматически направляя документ

определенному исполнителю при возникновении заранее

сформулированных условий.

Системы делопроизводства — это автоматизированные

системы построения и контроля за выполнением потоков до-

кументов в соответствии с представлением заданной логики

делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь

идет о создании документов в потоковом режиме с возможно-

стью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием

жизненного цикла каждого документа. Системы делопроиз-

водства, как правило, ориентированы на отдельные сферы

применения: финансы, производство, управление продажами,

хотя отчетность, генерируемая ими, пронизывает всю органи-

зационную структуру предприятия.

Электронные архивы представляют собой интегриро-

ванные в информационную систему предприятия системати-

зированные каталоги корпоративных документов. Перевод бу-

мажных версий в электронные осуществляется посредством

разных методов, в том числе, методов поточного сканирова-

ния. Электронные архивы состоят непосредственно из храни-

лища документов, программного обеспечения, обеспечиваю-

щего взаимодействие архива с элементами информационной

системы: серверами, приложениями (модульная система), а

также верхней надстройки — программного обеспечения,

управляющего хранилищем и модульной системой ввода-

вывода.

Системы коллективной обработки документов пред-

полагают поддержку совместной работы с документом, вклю-

чая разработку маршрутов движения документа и описание

сценария движения, определения круга лиц, причастных к ра-

боте с документом, установку уровня их прав и полномочий.

Комплексные системы синтезируют функции отдель-

ных приложений и подсистем и подразумевают комплексную

автоматизацию бизнес-процессов предприятия.

IDC, со своей стороны, предлагает расширенную класси-

фикацию СЭД, выделяя в этом секторе системы, ориентиро-

ванные на автоматизацию бизнес-процессов

(business process EDM), корпоративные СЭД (enterprise-

centric EDM), системы управления контентом

(Content Management Systems), cистемы управления информа-

цией (Information Management Systems) — или порталы, систе-

мы управления изображениями/образами (Imaging Systems) и

системы управления потоками работ

(WorkFlow Management Systems).

СЭД, ориентированные на автоматизацию бизнес-

процессов (business process EDM), используются для специ-

фических вертикальных и горизонтальных приложений.

EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл рабо-

ты с документами, включая работу с образами, управление за-

писями и потоками работ, управление содержимым.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) обеспе-

чивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем кор-

поративным пользователям) для создания документов, коллек-

тивной работы над ними и их публикации. Базовые функции

корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентиро-

ванным на бизнес-процессы. Как правило, решения этого клас-

са не ориентированы на использование только в какой-то кон-

кретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряют-

ся, как общекорпоративные технологии.

Системы управления контентом (Content Management

Systems) обеспечивают создание, доступ и управление контен-

том, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов доку-

ментов и объектов для их последующего повторного исполь-

зования и компиляции). Доступность требуемой информации

не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера об-

легчает процесс обмена информацией между реализуемыми

приложениями.

Системы управления информацией (Information

Management Systems) или порталы обеспечивают агрегиро-

вание информации, управление информацией и ее доставку

через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется воз-

можность накопления (и применения) опыта в распределенной

корпоративной среде на основе использования бизнес-правил,

контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается

доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений

электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-

системы).

Системы управления изображениями/образами

(Imaging Systems) осуществляют конвертацию отсканирован-

ной с бумажных носителей информации и микрофильмов в

электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная техно-

логия лежит в основе перевода в электронную форму инфор-

мации со всех унаследованных бумажных документов и мик-

рофильмов. В число базовых функций стандартной системы

обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд

возможностей по поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ (WorkFlow

Management Systems). Системы данного типа предназначены

для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа

(определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпо-

ративных структурированных и неструктурированных бизнес-

процессов. Они используются для повышения эффективности

и степени контролируемости корпоративных бизнес-

процессов. Системы управления потоками работ обычно при-

обретаются как часть решения (например, EDMS-системы или

PDM-системы).

Предлагаемую IDC rлассификацию СЭД можно допол-

нить также системами управления корпоративными элек-

тронными записями. Рыночному сегменту ПО управления

корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные

записи фиксированы во времени и неизменяемы, являясь сви-

детельством бизнес-транзакций, различных прав и обяза-

тельств и др. Корпоративные пользователи должны сами опре-

делить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной

записью (такое решение требует оценки перспективных по-

требностей их бизнеса). В число корпоративных решений, тре-

бующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-

системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы,

почтовые системы (например, MS Exchange), системы управ-

ления отчетами и выводом, системы электронной коммерции,

программные средства коллективной работы (системы управ-

ления проектами, онлайновой конференц-связи и др.).

Факторы выбора

систем электронного документооборота

• Требования по объему хранения. Если у вас много до-

кументов (по объему хранения), необходимо выбрать систему,

поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM

- Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наи-

более активно используемые данные на наиболее быстрых, но

и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используе-

мая информация автоматически переносится на медленные и

дешевые носители.

• Наличие формализуемых процедур, требующих под-

держки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки

документов определенного типа, выполнения стандартных

функций организации и т. д.).

• Необходимость автоматизации административного

управления организацией. Степень сложности организацион-

ной структуры.

•

Наличие территориально распределенных подразделе-

ний. Этот фактор накладывает определенные требования к

удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

• Наличие бумажного архива большого объема. Некото-

рые системы документооборота поставляются с уже интегри-

рованными подсистемами массового ввода документов.

• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям

системы документооборота.

• Необходимость в развитой маршрутизации докумен-

тов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как

продолжение этой необходимости - потребность в поддержке

произвольных бизнес-процессов, возможно работающих со-

вместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

• Требования по срокам хранения документов. При

больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно поду-

мать об организации параллельного архива на микрофильмах.

• Требования к "открытости", расширяемости системы.

Возможность интеграции с существующими информационны-

ми системами и использования имеющегося оборудования.

• Необходимость хранения изображений документов.

Использование в организации специфических форматов хра-

нения документов. Необходимость поддержки инженерных и

конструкторских задач, других особенностей деятельности

предприятия.

• Необходимость развитых средств поиска информации.

Полная поддержка системой языков имеющихся в организации

документов.

• Требования к безопасности (шифрование, организация

доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся

в информационной инфраструктуре организации механизмов

доступа в системе документооборота.

• Требования по соответствию определенным стандар-

там: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стан-

дартам по контролю качества, уровню организации хранения

информации.

Российский рынок систем

автоматизации делопроизводства

В зависимости от применяемых технологий, аналитики

РБК предлагают следующее деление представленных на рос-

сийском рынке СЭД на группы:

1. Системы западного производства, среды разработок.

2. Российские системы, в основе которых лежит

Lotus Domino/Notes.

3. Полностью российские разработки.

В первой группе на российском рынке представлено

только три западные системы: Documentum,

DOCS Open/DOCSFusion и Lotus Domino.Doc.

Ко второй группе относятся такие решения, как

CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), БОСС-Референт

(«АйТи»), «ЗОЛУШКА» (НТЦ ИРМ), «Эскадо Интерпроком»

(ЛАН). Аналитики отмечают популярность на российском

рынке продуктов на основе Lotus Domino/Notes.

Все остальные системы, представленные в России, мож-

но отнести к третьей группе, в том числе:

− 1C:Архив — 1C

− DocsVision — Digital Design

− RBC Docs — РБК СОФТ

− IIG Intravert — IIG

− IT-Inco — IncoFlow

− LanDocs — Ланит

− Optima-WorkFlow — Optima

− VisualDoc — ЦентрИнвест Софт

− Гран Док — Гранит

− Дело — ЭОС

− ДокМенеджер — СофтИнтегро

− Евфрат Cognitive — Technologies

− Эффект-Офис ИКК — «Гарант Интернэшнл»

Следует отметить, что пока именно российские системы,

к которым можно отнести и системы, основанные на

Lotus Domino/Notes, контролируют большую часть рынка.

Именно эти программные продукты отвечают особенностям

российского документооборота и делопроизводства. Западные

системы пока занимают менее 10% российского рынка.

Однако, на сегодняшний день, большинство предприятий

используют разрозненные программные средства, функцио-

нально направленные на автоматизацию только ряда строго

ограниченных задач:

− подготовка документов - Microsoft Word;

− системы машинного перевода – PROMT Translation

Office 2000: SmarTool Mail Translator, Dictionary Editor, Elec-

tronic Dictionary, WebView, QTrans, Clipboard Translator, Inte-

grator;

− технологии обработки экономической информации на

основе табличных процессоров - Microsoft Excel;

− технологии использования систем управления базами

данных (СУБД) - Microsoft Access;

− технологии обработки речи: средства речевого управ-

ления, средства диктовки, средства идентификации по образу

речи – предназначены для распознавания компьютером чело-

веческих слов и выполнения определенных действий – Open

Speech, Natural Dialogue System, Dragon Dictate;

− … .

Рассмотрим более подробно некоторые из приведенных

выше систем электронного документооборота.

Обзор основных систем документооборота,

представленных в России

Docs Fusion и Docs Open. Разработчиком этих продуктов

является компания Hummingbird. Это одна из самых популяр-

ных в мире систем, относящихся к классу "электронных архи-

вов". К сожалению, различные поколения и компоненты про-

дукта получили различные названия, и поэтому при ознаком-

лении с ним возникает определенная путаница. Изначально

существовала система Docs Open - клиент-серверное приложе-

ние с "толстым" клиентом. Затем был разработан сервер при-

ложений Docs Fusion, позволивший избавиться от необходи-