Лившиц Я.З. История делопроизводства в СССР

Подождите немного. Документ загружается.

7. Личный состав 8

Эксплуатация дорог 9.

Ответственность

Каждый класс делился на отделы. Так, 4 класс — «Подвижной

состав»—делился на отделы: 4. Подвижной состав

40. Общие вопросы

41. Общие устройства для паровозов и вагонов

42. Паровозы

43. Вагоны

44. Подвижной состав специального назначения

и т. д.

Путем деления отделов на подотделы достигалась дальнейшая

детализация понятий в соответствии с более узкими на-

правлениями деятельности. Например, 42 отдел — «Паровозы»—

делился:

42. Паровозы

420. Общие вопросы

421. Паровой котел паровоза

421.1. Парообразование и сгорание топлива

421.7. Приборы для нагрева пара

421.71. Различные системы перегревателей

и т. д.

Индексы в таблицах И. И. Рихтера получались довольно

сложные. Классификационные номера должны были обозначаться в

правом верхнем углу каждого документа. Если документ

касался двух или более подразделений схемы, то на нем вы-

ставлялись все номера. Группировка документов должна была

производиться по одному высшему номеру. По мнению Рихтера,

рациональные методы классификации должны были устранить

затруднения в справочной работе с документами и организации их

хранения.

Частичный опыт применения десятичной классификации до-

кументов И. И. Рихтера был проведен в некоторых службах

Северо-Западной и Николаевской железных дорог. Полному и

повсеместному внедрению этой классификации помешала первая

империалистическая война.

В 1915 г. выходит книга Рихтера «Правила деловодства и

делохранения казенных железных дорог», в которой рассматри-

ваются меры по улучшению делопроизводства

И. И. Рихтер. Правила деловодства и делохранения казенных железных

дорог. Пгр., 1915.

В свою очередь, каждый класс делится на десять отделов,

каждый отдел на десять подотделов, обозначаемых также циф-

рами от 0 до 9.

Сочетание цифр на каждой ступени деления давало общий

индекс (условное обозначение), под которым значилась книга в

библиотеке.

Так, третий класс — «Социальные науки» — делился на такие

отделы:

3. Социальные науки. 30.

Общий -31. Статистика

32. Экономика

33. Право.

34. Управление

35. Страхование

36. Образование

37. Торговля

38. Быт

Третий отдел третьего класса — «Право», — например, делился

на подотделы: 33. Право

330. Общие вопросы и философия права

331. Международное право

332. Государственное право

333. Уголовное право

334. Военное и морское право

335. Источники права

и т. д.

В результате книга, например, по источникам права имела

индекс 335, где цифра 3 означает класс («Социальные науки»),

следующая цифра 3 — отдел класса («Право»), цифра 5 — под-

отдел отдела («Источники права»).

Используя принцип десятичной классификации, И. И. Рихтер

первоначально разделил всю документацию управлений железных

дорог на следующие десять классов в соответствии с отраслями

их деятельности: 0. Общие вопросы

1. Администрация

2. Финансы, счетоводство и статистика

3. Путь и сооружения, здания и станции

4. Подвижной состав

5. Средства сношений

6. Инвентарное имущество, запасные части

гались две цели: прямое направление документа к исполнителю

и краткость адресования документа.

В Положении говорилось о необходимости механического

воспроизведения текста циркуляров, полевых книжек и т. п. Для

этого предписывалось снабжать все штабы, управления и кан-

целярии «в достаточном количестве пишущими машинками, при-

борами для регистрации по карточной системе, гектографами и

другими множительными аппаратами...».

Все секретные документы для ускорения работы с ними были

разделены на две категории: «секретные» и «не подлежащие

оглашению». С той же целью ускорения исполнения документов

вместо одной категории определения срочности исполнения —

«спешно» — стало употребляться две: «спешно» означала не-

медленное исполнение; на документах, исполняемых к опреде-

ленному сроку, ставилась надпись «срочно».

В целях ускорения исполнения документов предлагалось все

запросы и жалобы направлять непосредственно тем лицам, от

которых зависит разрешение вопроса. Точно так же ответ должен

был посылаться тому должностному лицу или учреждению, от

которого документ получен.

С целью сокращения переписки Положение предлагало:

отменить сопроводительные письма к спискам, ведомостям,

справкам и т. п.;

отправлять в качестве ответа подлинник полученного доку-

мента с резолюцией того лица, кому он был адресован;

не входить в высшие инстанции с документами, решение ко-

торых входит в компетенцию данного учреждения или которые

разрешаются существующими постановлениями и распоряжениями;

не требовать от подчиненных сведений или справок, «которые

могут быть извлечены из установленных штатов, положен-ний

или срочных донесений»;

«во всех случаях, где без ущерба для дела это возможно»,

письменные сношения заменять «словесными личными или потел

ефону».

Для лучшего контроля за исполнением документов предла-

галось неисполненные документы, «выполнение которых задер-

живается ожиданием ответа», хранить отдельно от документов,

по которым не требуются предварительные запросы. Было дано

определение термину «исполненная бумага». Исполненным доку-

мент считался тогда, когда затронутый в нем вопрос «разрешен

окончательно». Особое внимание в положении обращалось на

составление и оформление документов. Определялось, какие

Задачами рациональной постановки делопроизводства Рихтер

считал сокращение количества документов путем определения

числа их видов (например, для управления казенных железных

дорог он предлагал оставить рапорт, предписание, отношение), а

также сокращение числа делопроизводственных, операций'путем

строгого разграничения «важных и маловажных сношений» с

изъятием последних из сферы регистрации и классификации.

Существенной проблемой в организации делопроизводства И.

И. Рихтер справедливо считал централизацию регистрации,

классификации и архива для целого управления. Как известно,

эта идея противоречила «Общему учреждению министерств» 1811

г., создававшему множество регистрационных центров кг архивов.

Каждый документ, предлагал И. И. Рихтер, должен прохо-

дить через две инстанции: центр (регистрация) и отдел (испол-

нение). Случаи, когда один и тот же документ требует испол-

нения в двух или более отделах, должны составлять исключения

при условии «(рационального распределения предметов ведения

между службами, частями, отделами, отделениями и де-

лопроизводствами»

Наконец, Рихтер подчеркивая, что усовершенствование де-

лопроизводства находится в прямой зависимости от технического

оборудования делопроизводственных служб (пишущие, счетные,

диктовальные и множительные аппараты).

Интересная работа по рационализации делопроизводства про-

водилась военным ведомством. Здесь в 1911 г. была пересмотрена

существующая система делопроизводства. Новая организация

его была закреплена «Положением о письмоводстве и

делопроизводстве в военном ведомстве».

Положением упрощалась техника переписки. Прежде всего

сокращалось количество служебных документов — для переписки

чиновников военного ведомства устанавливалось три основных

вида документов: рапорт, предписание, отношение. Для

определенных случаев оставалось прошение, допускались офи-

циальные письма, вводилась одна форма записки (вместо до-

кладной, памятной, пригласительной, известительной и пр.)

Были определены новые правила адресования документа —

«всегда по назначению штатной должности вне зависимости от

того, кто в данное время эту должность исполняет». Этим дости-

И. И. Рихтер. Правила деловодства и делохранения казенных железных

дорог. Пгр. 1915, стр. 7.

«*к

Глава пятая

СИСТЕМЫ СПЕЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В

УЧРЕЖДЕНИЯХ РОССИИ XVI-НАЧАЛА XX В,

I. Документация бухгалтерского учета

Возникновение документации бухгалтерского учета относится к

XVI—XVII вв., когда в результате развития хозяйственной

деятельности приказов появляется необходимость учета состояния

денежных и материальных ценностей.

В тот период в бухгалтерском учете применялась простая

система учета хозяйственной деятельности. В начальной стадии

развития такой системы учета в учреждении обычно велась одна

книга, в которой записывались операции по всем направлениям

хозяйственной деятельности. Учетные книги были просты по

своему оформлению. В них не было графления и выделения

подлежащих подсчету цифр в столбец. Особенностью ведения

учетных книг было также то, что записи в них были различной

подробности и носили описательный, повествовательный характер.

Но уже в XVI в. для отдельных видов операций заводятся

самостоятельные книги. Так, денежные операции стали записы-

ваться в приходно-расходных книгах денежной казны; для учета

сбора пошлин на внутренних таможнях заводились тамо-

женные книги; для учета урожая — умолотные, для учета сбора

урожая — приходно-расходные книги хлебных запасов и т.д.

Постепенно в книгах для удобства подсчета цифры выписы-

ваются столбцом, появляется графление, левые страницы книги

отводятся под приходные операции, а правые — под расходные.

В силу расширения торговых связей, когда операции совер-

шались на стороне, а не в самом хозяйстве, когда нужно было

иметь доказательства их совершения, появляются оправдательные

документы (расписки, росписи и др.) в получении денежных и

материальных ценностей и служащих основанием для записи

операций в учетные книги.

Простая система бухгалтерского учета не сложна по своему

построению. Но она в то же время имеет ряд существенных

неудобств. Вследствие того, что при простой системе учета

учитываются отдельные стороны хозяйственной деятельности, об

общих результатах этой деятельности судить трудно. Чтобы

установить состояние всех денежных и материальных средств на

определенный промежуток времени, нужно произвести под-

5 Заказ 66

документы пишутся на бумаге без бланка («всеподданейшие»

рапорты и прошения), какие (все остальные) на бланках. Бланки

были двух видов: а) со штатным названием должности лица, от

которого документ исходит, и б) с названием управления.

Было отменено составление заголовка к кратким и неслож-

ным документам, так как это сводилось к повторению содер-

жания. И, наоборот, к большим и сложным текстам следовало

давать такой заголовок, который'бы мог «служить готовой за-

писью во входящий журнал».

Положение предписывало «для часто повторяющихся бумаг с

однообразным текстом «заготовлять печатные или литогра-

фированные бланки» с неизменяемой частью текста.

Содержание текста предписывалось излагать «ясно, кратко и

точно, без неидущих к делу фраз учтивости (господин, имею

честь...), титулов, без заключительных фраз (о вышеизложенном

доношу), без ссылки в тексте на то, что вызвало переписку».

И, наконец, в целях более тщательного исполнения документов

и сохранения их как исторических источников, предлагалось

выполнять приложенные к Положению специально разра-

ботанные «Правила порядка сдачи законченных дел и книг в

архивы в войсковых канцеляриях, штабах, управлениях, учреж-

дениях и заведениях, распределения переписки по предметам и

установления сроков хранения дел в архивах»

Таким образом, в канцелярии попечителя Московского учеб-

ного округа, управлениях железных дорог, военном ведомстве

предлагались довольно эффективные меры по рационализации

делопроизводства: четкое разграничение функций управления,

различные способы сокращения числа документов и путей их

движения в учреждении, организация фактического контроля за

исполнением документов, последовательность обработки и

исполнения документов, централизация регистрации, применение

трафаретных текстов, техническое оборудование делопро-

изводственных служб.

Однако меры по рационализации делопроизводства носили

локальный характер, так как они ограничивались пределами

отдельных ведомств и не были возведены в ранг общегосудар-

ственных норм.

«Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомствен

СПб., 1911.

двум бухгалтерским счетам. Для этого при двойной системе

учета на каждую хозяйственную операцию заводится самостоя-

тельный счет со своим названием (например, счет кассы — для

учета движения наличных денег, счет товаров — для учета

движения товаров, счет имущества — для учета движения иму-

щества и т. д.).

Бухгалтерский счет представляет собой двухстороннюю таб-

лицу для записи однородных операций. Левая сторона счета

называется «дебетом», а правая — «кредитом». В дебет счета

записывается увеличение сумм, а в кредит — уменьшение сумм.

Бухгалтерский счет имеет следующий вид:

Дата

Название

операция

Дебет Дата Название

операции

Кредит

Руб.

Коп.

Руб. Коп.

Между счетами устанавливается корреспондирующая связь, т.

е. определяется какой счет с каким счетом должен иметь

взаимосвязь, чтобы можно было произвести запись по этим сче-

там. Так, например, счет кассы обычно связан со счетом товаров,

счетом имущества и т. д.

Как же производится запись операций по двойной системе

бухгалтерского учета? Приведем пример.

За наличные деньги куплено товаров на сумму 20 руб. 70 коп.

Тогда эта операция оформляется так: 20 руб. 70 коп.

записывают в «дебет» счета товаров, и ту же сумму — в «кре-

дит» счета кассы, так как в этом случае счет товаров увели-

чивается, а счет кассы уменьшается на одну и ту же сумму.

При двойной системе бухгалтерского учета записи операций

ведутся в соответствующих бухгалтерских книгах. По характеру

записей эти книги делятся на два вида: «журнал» и «главная».

Журнал — это основная книга, в которой регистрируются

все виды операций в хронологической последовательности, по

времени их свершения с указанием дат и суммы оборота. На-

значение журнала заключается в том, чтобы обеспечить конт-

роль за правильностью записей операций в другой основной книге

— главной.

счеты по «приходу» и «расходу» всех отдельных учетных книг и,

ссумировав их," вывести общий итог. Причем, если таких учетных

книг будет много, то подведение общего итога окажется еще более

затруднительным.

Простая система бухгалтерского учета могла удовлетворять-

потребностям учета хозяйственной деятельности учреждений и

частных предприятий лишь до определенного момента. Неуклонное

расширение и усложнение их хозяйственной деятельности в

XVIII в. все решительнее требовали применения более опе-

ративной постановки учета. Тогда на смену простой сисгеме учета

пришла двойная система бухгалтерского учета.

Возникновение двойной системы бухгалтерского учета отно-

сится еще к XI в. и связано с деятельностью итальянских банков.

В последующем эта система постепенно совершенствовалась. Во

второй половине XV в. она получила описание в трудах

итальянцев Бенедикто Котрульи и Луки Пачиолло

К началу XVIII в. двойная система бухгалтерского учета

получила теоретическую разработку и широкое применение во-

многих западно-европейских странах. В России первые упоми-

нания о применении двойной системы учета имеются в законо-

дательстве первой четверти XVIII в., когда в русском языке по-

являются такие термины, как «баланс», «дебет», «кредит», «бух-

галтер», связанные с этой системой учета

Особенностью двойной системы бухгалтерского учета и ее

преимуществом перед простой является то, что эта система дает

возможность иметь представление не только об отдельных

сторонах хозяйственной деятельности учреждения или предприятия,

но и об общих результатах этой деятельности на тот или иной

промежуток времени. Это достигается путем составления

баланса — особой таблицы, показывающей состояние всех

хозяйственных средств на определенную хронологическую дату.

Система двойного бухгалтерского учета предполагает систе-

матическую регистрацию всех хозяйственных операций путем:

двойной записи. Каждая операция, выраженная в денежной

сумме, записывается не один раз в какой-либо учетной книге,

как это делается при простой системе учета, а дважды, по

А. И. Лозинский. Курс теории бухгалтерского учета. М, 1939, стр. 436—440; Я.

А. Кипарисов. Курс теории бухгалтерского учета, М, 1950, стр. 8—11.

См. В. Ф. Широкий. Вопросы торгового учета в законодательных актах и

экономической литературе России XVIII в. Труды Ленинградского института

советской торговли им. Ф. Энгельса, вып. III, Л., 1940, стр. 51—87.

Итоги сумм актива и пассива в балансе должны быть обя-

зательно равны между собой. Это одно из обязательных условий

составления баланса Равенство итогов основано на том, что в

активе может быть показано столько средств, сколько их

имеется в пассиве Каждая выраженная в деньгах величина в

активе должна иметь источник покрытия, показанный в пассиве

Сведения для составления баланса берутся из главной кни-

ток («сальдо») на день составления баланса (например, остаток

наличных денег, товаров, задолженности и т. д) Выведенные по

всем счетам остатки группируются на активные и пассивные,

суммируются и записываются в соответствующие части баланса

Балансы являются не только важным средством учета, но и

ценными историческими источниками для изучения хозяйственной

деятельности учреждений и предприятий. Анализ балансов дает

возможность определить степень рентабельности их работы за

определенный промежуток времени.

В XIX в в России продолжала развиваться двойная система

бухгалтерского учета Она постепенно занимала доминирующее

место, поскольку удовлетворяла интересам развивающейся

промышленности и торговли Особенно интенсивно разрабаты-

ваются вопросы торгового учета. Появляется ряд специальных

работ по постановке бухгалтерского учета по двойной системе в

помещичьих имениях, на фабриках и заводах.

Вопросы бухгалтерского учета находят отражение в законо-

дательстве В 1848 г. был издан «Общий счетный устав»

, который

излагал общие правила учета в государственных учреждениях и

счетные уставы по отдельным министерствам.

Устав определил задачи учета В нем указывалось, что учет-

ные документы «должны представлять верные сведения о со-

стоянии, движении и всех вообще оборотах капиталов...». Он

определил систему учетных и счетных книг и требования, предъ-

являемые к ним.

Учетные книги делились на два вида: а) приходо-расходные

для учета денежных средств и «материальных капиталов» и б)

расчетные или «бухгалтерские». Все книги имели графление по

установленной форме.

Правила ведения книг предусматривали запись каждой статьи

за отдельным номером, постраничные итоги и «транспорт»

(перенос постраничного итога на следующую страницу).

Свод законов Российской империи СПб, 1848, т IX, кн. I, разд I—II

Главная книга отличается от журнала тем, что в ней запи-

сываются все виды операций не в хронологическом порядке, как

это делается в журнале, а в систематической последова-

тельности, по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Эта

книга представляет собой не что иное, как сброшюрованные

вместе все бухгалтерские счета, по которым и разносятся суммы

оборота по соответствующим операциям. Сведения эти берутся

из журнала

На основании записей в главной книге впоследствии состав-

ляется «баланс»

Баланс — это принятый при двойной системе бухгалтерского

учета способ отражения всех средств на определенный проме-

жуток времени в обобщенных показателях Отличительной чертой

баланса является то, что в нем показывается состояние средств в

двух органически связанных между собою направлениях С

одной стороны, в нем показывается состав и размещение

средств, или куда вложены эти средства на момент составления

баланса, а с другой — показываются источники образования

средств, откуда они получены

Та часть баланса, в которой отражается состав и размещение

средств, носит название «актива», а та часть, где показываются

источники образования средств, называется «пассивом».

Баланс составляется в виде двухсторонней таблицы, в ко-

торой слева расположены статьи актива, а справа — пассива. По

форме баланс выглядит так:

Баланс

на 1 января———————————————

года

Актив Пассив

Сумма Сумма

Статьи Статьи

Руб Коп. Руб Коп.

Оборудование 3000 — Первоначальный капитал 5000 —

Материалы 2000 — Прибыль 3000 —

Товары 8000 — Кредиторы 1000 —

Дебиторы_______ 2000 — Наличный капитал 6000 —

И т о г о 15000 — И т о г о 15000 —