Лекции - Современное делопроизводство
Подождите немного. Документ загружается.
Наиболее распространен в документах сплошной связный текст. Текст
документов печатается через 1,5 межстрочного интервала на бланках формата А4 и
через 1 межстрочный интервал на бланках формата А5. Если связный текст
содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы,
пункты и подпункты:
1. раздел; 1.1. подраздел; 1.1.1. пункт; 1.1.1.1. подпункт.
21. Отметка о наличии приложений.
Оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к
распорядительным документам. Если документ приложение назван в тексте:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если не назван:
Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству на 40 л. в 1 экз.
На приложениях к распорядительным документам отметка о приложении
располагается на первом листе в правом верхнем углу приложения:
Приложение № 2
к приказу ректора университета
от 18.03.2009 №35
22. Подпись.
Обеспечивает удостоверение документа и придает ему юридическую силу.
Подписывается, как правило, первый экземпляр компетентным лицом. В состав
подписи входят: должность, подпись, расшифровка (инициалы и фамилия). В вузах,
научных учреждениях и т. п. в должностях указывается научная степень, звание. При
ответственности за документ нескольких лиц подписи располагаются одна под
одной в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если
документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагаются на
одном уровне:
Директор ЗАО «Росвест» Директор АО «Форум»
подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин
При подписании коллегиальными органами – председатель комиссии, ниже
секретарь, ниже члены комиссии в алфавитном порядке.
23. Гриф согласования.
Согласование – это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта
документа, может быть внешним и внутренним. Внешнее оформляется грифом
согласования, который проставляют ниже подписи или на отдельном листе, в случае,
когда их более 4, выражает согласие другой организации с содержанием документа:
СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО
Председатель Письмо Президиума РАН
Госстандарта России от 15.05.2009 № 08-324
Подпись Г.П. Воронин
23.09.2009
24. Визы согласования документа.
Внутреннее согласование оформляется визой:
Главный бухгалтер
Подпись И.Л. Луконина
12.08.2009
21
Если должностное лицо не согласно или имеет замечания, об этом делается
отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе.
Замечания прилагаются.
Главный бухгалтер
Подпись И.Л. Луконина
12.08.2009
Проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на копии
отправляемого документа, в особо важных многостраничных документах – на
каждой странице.
25. Оттиск печати организации.
Печать ставится на наиболее важных документах организации, подтверждая
подлинность подписей, она не должна накладываться на должность или подпись.
Место для печати может быть обозначено «МП» или «место для печати». Печати
бывают гербовыми и простыми. Гербовые проставляются на документах в
соответствии с (1).
26. Отметка о заверении копии.
Производится для придания юридической силы копии документа,
располагается под подписью:
Верно
Инспектор подпись О.В. Белова
03.06.2009
При пересылке копии (ксерокопии) документа в другие организации или
выдаче ее на руки отметка заверяется печатью.
27. Отметка об исполнителе.
Необходима для оперативной связи с составителем документа, располагается
на лицевой стороне первого листа ближе к нижнему полю или на обратной стороне
листа:
А.П. Соколов
342-38-76 или
Соколов Александр Петрович
342-38-76
В данном реквизите целесообразно указывать имя и отчество исполнителя
полностью, это повышает культуру общения и облегчает решение возникших
вопросов с исполнителем.
28. Отметка об исполнителе документа и направлении его в дело.
Проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело
для последующего хранения:
Отправлен факс от 14.04.2008 № 123
В дело № 12-25 за 2008 г.
Личная подпись
24.04.2008
29. Отметка о поступлении документа в организацию.
Проставляется в нижнем правом углу от руки или специальным штампом с
наименованием организации:
Канцелярия Орел ГАУ 23.04.2009 № 476
22
30. Идентификатор электронной копии документа.
Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы, содержит
наименование файла на машинном носителе, при необходимости дату и другие
поисковые данные:
С:\Приказы\Иванов 23.07.2009 16 стр
Расстояние между отдельными реквизитами 2 – 4 межстрочных интервала.
Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через
1 интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения
документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг
от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Наименование вида документа
печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись»
печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если
заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку продлевают до границы
правого поля, точку в конце заголовка не ставят.
При печати документов рекомендуется соблюдать отступ в печатных знаках
от левой границы текстового поля:
0 – для реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о
наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах
«Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а
также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
5 – для начала абзаца в тексте;
32 – для реквизита «Адресат»;
40- для реквизита «Гриф утверждения документа»;
16, 24, 56 – для составления таблиц и трафаретных текстов;
48 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».
Если в тексте документа имеются примечания или ссылка на документ
послужившим основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание»
печатаются от левой границы текстового поля.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их
располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от
левой границы, второй не должен заходить за правую границу [17].
Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны
листа.
Если документ имеет более одного листа, то начиная со второго, листы
нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера листов проставляются в
центре верхнего поля.
Использовать реквизиты при оформлении документов следует избирательно,
исходя из целесообразности и вида документа.
Лекция 5. Документооборот. Классификация служебных документов.
Порядок составления документов. Язык и стиль деловой документации.
23
5.1. Документооборот.
Документооборот – движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления [16].
Для перемещения документов сегодня используются как традиционные
средства: почта (обычная, авиа, DHL, UPS и т. п.), курьерская доставка, телеграф,
телефон, телефакс; так и электронные: E-mail, сотовая связь, системы электронного
документооборота.
Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий
традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с
теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной
деятельности различных организаций при ведении бумажного делопроизводства,
как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые
проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой [11]:
- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
- накопление множества документов, назначение и источник появления которых
неясны;
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как
следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на
новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку
входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на
ознакомление с документами;
- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить
быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам,
принимающим решения;
- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие
сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
- невозможность установления истории работы с документами;
- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого
документа, формирование тематической подборки документов;
- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких
копий одного документа.
24
Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных
документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко
дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к
фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что
руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности
подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и
рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области
делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных
технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально
соответствуют уровню задач компании. Например, создание и поддержание
разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы,
использование электронной почты как средства передачи документов и контроля
исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до
определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются,
увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится
недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому
хаосу.
Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация
делопроизводства и документооборота компании путем внедрения систем
электронного документооборота. При переходе на систему электронного
документооборота также возможен ряд проблем:
- несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;
- вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за
технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть
вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;
- как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ,
способов доставки документации, препятствующая стабильности
делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся
документальных массивов.
Возникают также проблемы нормативного характера:
- не установлен порядок признания юридической силы электронных
документов государственными органами и судами;
- отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с
электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;
- отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов,
передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными
электронными документами и другие [12].
Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют
свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем
информации.
25
Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои
преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с
бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения
информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны,
необходимо использовать преимущества электронных документов при работе
с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных
носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность,
своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для
оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информа-
ции и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют
неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации
документационного обеспечения управленческой деятельности
предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при
необходимости - и на других носителях информации применительно к
конкретным задачам.
Современный документооборот организации формируется в результате
слияния трех самостоятельных информационных потоков: внутренние документы,
входящие и исходящие.
Внутренние документы – образуются в результате внутренней деятельности
предприятия. Организация работы с ними:
- Получение указания на разработку, уточнение документа.
- Разработка проекта документа.
- Согласование содержания проекта.
- Корректировка по результатам согласования документа, его оформление.
- Проверка правильности оформления документа, его подписание,
утверждение.
- Тиражирование и регистрация документа.
- Доведение документа до сведения исполнителей.
- Исполнение и контроль исполнения документа.
- Прием исполненного документа, снятие с контроля.
- Помещение в дело, архивное хранение, списание (уничтожение).
Исходящие документы – разработанные внутри организации и
отправленные за его пределы для исполнения. Организация работы с ними:
- Получение указания на разработку, уточнение документа.
- Разработка проекта документа.
- Согласование содержания проекта.
- Корректировка по результатам согласования документа, его оформление.
- Проверка правильности оформления документа, его подписание,
утверждение.
- Тиражирование и регистрация документа.
- Упаковка и рассылка документа.
- Помещение второго экземпляра в дело, последующая работа с ним.
Входящие документы – поступающие в организацию из вне. Организация
работы с ними:
- Сопровождение и доставка с почтового узла.
26
- Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).
- Регистрация.
- Подготовка на доклад (разметка, укладка).
- Рассмотрение, оформление резолюций.
- Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.
- Отправка на исполнение ответственным лицам.
- Исполнение и контроль исполнения документа.
- Прием исполненного документа, снятие с контроля.
- Помещение в дело [16].
5.2. Классификация служебных документов.
Классификация документов – это распределение документов по группам
(видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для
организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация
документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой
документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в
делопроизводстве.
1. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на
две большие группы.
- Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам
общего руководства предприятием (организацией) и его производственной
деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений
предприятия.
- Документы по функциям управления. Такие документы составляют
работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и
сбыта, других функциональных подразделений.
2. По сфере использования:
– организационно-распорядительные;
– финансово-бухгалтерские;
– научно-технические;
– по труду;
– отчетно-статистические.
3. По способу фиксации информации:
– письменные (рукописные и печатные);
– фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается
посредством звукозаписи (звуковые файлы);
– кинодокументы;
– фотодокументы;
– электронные документы, в которых информация представлена в
электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их
действительности.
4. По месту составления:
– внутренние документы, составленные и используемые в самой
организации;
27
– входящие документы, поступившие в организации;
– исходящие документы, отправляемые из организации.
5. По содержанию:
– простые документы, в которых рассматривается один вопрос;
– сложные документы, охватывающие несколько вопросов.
6. По степени гласности:
– обычные (открытые, несекретные);
– секретные документы с грифом ограничения доступа;
Секретные документы могут иметь следующие грифы:
– для служебного пользования (ДСП) – служебная информация,
предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;
– конфиденциально – информация, доступ к которой ограничен
законодательством РФ;
– коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для достижения
коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.
7. По форме изложения:
– индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;
– трафаретные – структура, часть документа, стандартные фразы заранее
подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с
места работы);
– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций,
(например, командирования), используемые во всех организациях).
8. По стадиям создания:
– черновик – предварительная редакция документа;
– беловик – чистовик;
– отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
– автограф – документ, написанный рукой автора.
9. По юридической значимости:
– подлинник или оригинал – документ в окончательной редакции,
оформленный с учетом требований государственных стандартов;
– копия документа – точное воспроизведение подлинника (копии бывают
факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты
документа и отражает особенности их изготовления – ксерокс, факс, фотокопия);
– дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника или
оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.
10. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол,
договор и другие виды документов;
11. По срокам хранения:
– документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес
для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);
– документы, имеющие длительные сроки хранения – свыше 10 лет (личные
дела, истории болезни, техническая документация и др.);
– документы временного хранения – до 10 лет;
12. По происхождению:
– служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);
28
– личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются
именными).
13. По срокам исполнения:
– срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;
– несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.
5.3. Порядок составления документов.
Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего
времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий.
Приступая к составлению документа, руководствуются следующими
правилами.
Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов,
подлежащих разрешению.
Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения
правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения
вопросов такого типа.
Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в
документе конкретного вопроса.
Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются
подобные вопросы и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект
документа. Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап
окончательное оформление и подписание [15].
5.4. Язык и стиль деловой документации.
Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и
организации языковых средств в связи с задачами общения.
Официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка,
которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в
письменной форме.
При подготовке документа должны соблюдаться следующие принципы:
достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость
изложения, отсутствие рассуждений и повествований, нейтральность тона
изложения, средства логической, а не эмоциональной оценки ситуаций и фактов,
неличный характер изложения, типизация речевых средств, высокая повторяемость
отдельных языковых форм, отбор лексики, отсутствие архаизмов, разговорной
лексики и т. п [13].
Следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо
действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью
приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть
безупречны в юридическом отношении.
29
При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям
(приказы по личному составу, гарантийные письма и т. д.) рекомендуется
использовать унифицированные формы, содержащие постоянные данные и пробелы
– для заполнения переменных
Широкое распространение в служебных документах получило применение
сокращенных слов и словосочетаний.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В
официальных документах используется отраслевая или корпоративная
терминология, отражающая содержание предметной области документа. В
документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из
употребления и канцеляризмы. Следует писать не «сего года», а «этого года»; не
«будьте любезны», а «прошу Вас».
Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых
(шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, например: «Установлено,
что в период с … по …»; «В соответствии с»; «Направляем (представляем) Вам» и т.
п.
Лекция 6. Организационно-распорядительные документы, составление и
оформление. Организационная документация. Распорядительная
документация.
6.1. Организационная документация.
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные
объединения действуют на основе устава.
Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций,
учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и
гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или
хозяйственной деятельности.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и
управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их
съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их
вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных
предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных —
соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных,
краевых, городских и районных администрациях.
30