Лекции по делопроизводству

Подождите немного. Документ загружается.

Тема №1 Документирование деятельности коллегиальных

органов

№ 1 Организационно-технические мероприятия по подготовке

и проведению совещаний

Деятельность учреждений работающих на основе коллегиальности

документируется постановлениями, решениями, распоряжениями, которые принимаются в

результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в

протоколах.

Собраниям и заседаниям предшествует подготовительная работа: разрабатывается

повестка дня и регламент работы. Вопросы в повестке дня располагаются в порядке их

важности, к повестке дня прилагается список приглашенных. Перед началом заседания

проводится регистрация присутствующих.

При подготовке большого совещания предусматривается следующий порядок:

1. выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников

2. ознакомление предполагаемых участников с повесткой дня

3. выработка регламента совещания

4. подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании:

 доклада организатора совещания

 доклада предполагаемых участников

 справочно-информационные материалы, которые могут потребоваться в ходе

совещания

 проекта решения

5. организационное обеспечение совещания

 регистрация участников

 размещение участников

 транспортное обеспечение участников

 питание

 культурно-массовые мероприятия

 информирование участников по интересующим их вопросам

 снабжение участников канцтоварами

6. организация работы секретариата совещания

7. техническое обеспечение проведения совещания

8. документирование работы совещания:

 составление протокола

 размножение итоговых материалов

 обеспечение этими материалами участников совещания

9. анкетирование участников совещания

 о работе совещания

 об уровне организации и проведения совещания

Для совещаний определяется регламент работы, который определяет организацию

хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов; общая продолжительность

совещания не должна превышать 3 – 4 часов в день.

Приблизительный регламент:

1. вступительное слово, оговаривающее временные ограничения по ходу совещания

и ориентировочное время его окончания не более 10 минут

2. основной доклад до 30 минут

3. вопросы к докладчику не более 2 минут

4. содоклад, сообщение не более 10 минут

5. вопросы к содокладчику не более 1 минуты

6. выступление 5 – 7 минут

7. ответы докладчика не более 5 минут

8. ответы содокладчиков не более 3 минут

9. справка по ходу совещания не более 3 минут

10. чтение проекта решения не более 5 минут

11. предложения по проекту решения не более 3 минут

12. подведение итогов совещания не более 10 минут

Если в совещании участвуют менее 50 человек, перерыв делают через каждые 50

минут, продолжительностью не более 10 минут. При большем числе участников перерыв

делают через 1,5 часа на 15 минут.

№ 2 Структура доклада

Составление служебных документов может преследовать две цели:

1. информирование

2. информирование и убеждение

При информировании материалы располагаются в простом порядке, позволяющем

доводить информацию ясно и четко. Беспорядочное перечисление фактов приводит к

ошибкам, поэтому рекомендуется излагать их в логической последовательности (в

хронологической, географической, по степени важности).

Если цель – убеждение, выбирается такой порядок, который приводит слушателей к

выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. Обычно это достигается по средством

логики и рассуждений. Существуют психологические аспекты убеждения.

Применяют следующие логические построения:

 постановка проблемы

 анализ проблемы

 возможные решения

 очевидность

 вывод

 рекомендуемые действия или план действий

 необходимость действий

 возможные проблемы

 ожидаемые выгоды

 выводы

 рекомендации

Логическая схема текущего отчета:

 констатация достижений к определенному времени

 описание работы, которую осталось сделать

 указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания

 определение пути решения проблем

 рекомендации

В докладе необходимы следующие элементы:

1. вступление, указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном

предложении

2. определение цели, отражение самого существенного в документе, что

объясняет его назначение

3. основная часть – изложение основных фактов

4. выводы, если требуются

5. рекомендации

6. резюме

№ 3 Требования к составлению и оформлению протокола

Протокол составляется при проведении важных заседаний, совещаний. Основная

его часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела составляется по схеме:

1. СЛУШАЛИ

2. ВЫСТУПИЛИ

3. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Основной частью протокола является раздел, ПОСТАНОВИЛИ, который

составляется наиболее подробно, протокол подписывается, как правило, председателем и

секретарем совещания.

Протокол заседания совета директоров подписывается всеми присутствующими на

заседании членами совета.

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ

Заголовок

17.10.2001 №

Председатель – Ф.И.О.

Секретарь – Ф.И.О.

Присутствовали: – Ф.И.О.

Приглашенные: должность – Ф.И.О.

Повестка дня:

СЛУШАЛИ:

Ф.И.О., должность … (содержание выступления)

ВЫСТУПИЛИ:

Ф.И.О., должность … (содержание выступления)

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель (подпись) И. О. Ф.

Секретарь (подпись) И. О. Ф.

В дело №

Личная подпись исполнителя (ей)

Дата

Тема №2Документирование информационно справочных

материалов

№ 1 Документирование оперативной информации

1. Справки – документы, содержащие описания или подтверждения тех или иных

фактов, событий. Справки могут быть:

 С информацией о фактах и событиях служебного характера (справки по

производственным вопросам)

 Справки - выдаваемые гражданам или учреждениям для удостоверения того

или иного фактора (справки о зарплате, месте проживания и т.д.)

Справки с места работы подтверждающие трудовой стаж и оплату труда

работников составляются на бланке предприятия формата А5. Бланк справки содержит

адрес предприятия и трафаретный текст. Текст начинается с указания в именительном

падеже ФИО работника, затем его должности и зарплату. В правом верхнем углу

указывается место предоставления справки в именительном падеже. Если в справке нет

данных о зарплате, подпись главного бухгалтера не ставится. Справка с места работы

заверяется печатью.

2. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного предприятия

или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации,

имевшем место явлении, а также выполнении работ. Докладная записка содержит

выводы и предложения составителя.

Докладная записка составляется как по предложению руководителя, так и

самостоятельно работником. Тексту докладной записки предшествует заголовок. Текст

делится на две части: в первой излагаются имевшие место факты или описывается, во

второй излагаются предложения и просьбы.

«Наименование отдела» Ген. Директор

«ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» И.О.Ф.

дата № ___

заголовок

текст

Должность подпись _____ И.О.Ф.

3. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание, отдельные

положения основного документа или объясняющий причины какого – либо

события, факта, поступка. Объяснительные записки может быть:

 сопровождающие основной документ и разъясняющие его; оформляются на бланке

организации.

 по поводу прояснения ситуации, поступков, поведения.

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, обычно пишется от

руки с соблюдением всех правил. Объяснительная записка должна иметь дату, указание

адресата, подпись составителя. Текст составляется в произвольной форме с указанием

причин, которые привели к каким – либо нарушениям.

4. Акты – документы, составляющиеся несколькими лицами и подтверждающие

установленный факт или действие. Обычно составляется комиссией по указанию

вышестоящих организаций или руководства. В зависимости от повода акты могут

быть:

 акт ликвидации

 акт приема – передачи

 акт дегустации

 акт проведения испытаний

 акт уничтожения дел

 акт несчастных случаев

 акт инвентаризации

Все акты составляются по единой схеме

1. члены комиссии знакомятся с существом вопроса подлежащего отражению в

акте

2. изучают нормативные документы по данному вопросу

3. составляют акт, в котором отражают те данные, которые достоверно

установлены. Акт оформляют на общем бланке ф. А4

4. подписывают и утверждают акт

Дата и место составления акта должны соответствовать действительности. Текст

делится на три части:

1. введение

2. констатирующую часть

3. выводы

Во второй части излагаются цели, задачи и существо работы проделанной

составителями актов, а также результаты.

В третьей части делаются выводы или даются рекомендации. После текста, перед

подписями, при необходимости указывают количество составленных экземпляров актов и

их местонахождение. Завершают акт подписи председателя и членов комиссии, должности

не указываются.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Председатель

подпись ____ И.О.Ф.

01.10.2001 г.

АКТ

20. 09. 2001 г. №___

Заголовок

Составлен комиссией в составе:

Председатель должность И.О.Ф.

Члены комиссии:

1. должность И.О.Ф.

3. …

Составлен в 2-х экземплярах

1-ый – в дело № 814

2-ой – в областной архив

Председатель комиссии подпись ___ И.О.Ф.

Члены комиссии

5. Претензия – документ о нарушении контракта, обязательств и требований, о

возмещении убытков стороной нарушившей эти обязательства

Претензии предъявляются в отношении качества, транспорта, объемов и сроков

поставки, упаковки, маркировки, платежа и др. условий контракта, и содержит основания

для предъявления претензий, доказательства (ссылки на документы), конкретные

требования о возмещении убытков. Документы – доказательства оформляются, как

приложения к претензии; она подписывается руководителем предприятия, главным

бухгалтером и заверяется печатью.

6. Ответ на претензию может содержать следующие варианты:

 о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

 об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и №

платежного поручения при оплате;

 об отклонении претензии полностью или частично.

При составлении ответа на претензию должны быть предоставлены необходимые

документы, оформляемые в виде приложения, подписываются руководителем предприятия

и заверяются печатью.

7. Типовой договор о полной или индивидуальной материальной

ответственности – может заключаться предприятиями или организациями с рабочими,

достигшими восемнадцатилетнего возраста, занимающими должности или выполняющими

работы непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или

применением в процессе производства переданных им ценностей. Перечень таких

должностей и работ, а также договор о полной и индивидуальной материальной

ответственности утверждается в порядке определенным законом.

Тема №3 Требования к оформлению документов

по личному составу

В компетенцию органов управления входит решение вопросов по подбору кадров,

которые оформляются соответствующими документами.

Заявление о приеме на работу (стандартное, но на предприятиях разрабатываются

свои).

Директору организации

И.О.Ф.

И.О.Ф. (работника)

проживающего по адресу:

паспорт … №…

заявление

Прошу принять …

Дата подпись

Кроме заявления о приеме пишут заявление о переводе на другую должность, об

увольнении, о предоставлении очередного отпуска (отгула) и т.д.

Приказ о приеме на работу может иметь только распорядительную часть. Каждый

пункт приказа начинается с заголовка: НАЗАНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ,

ОБЪЯВИТЬ, ОСВОБОДИТЬ. Приказы можно составлять на нескольких сотрудников:

каждый пункт этого приказа касается одного работника. В приказе указывается его дата и

номер с серией. Проект приказа визируется руководителем кадровой службы или

работником ответственным за работу с персоналом. Подписывается руководителем

предприятия, доводится до сведения работника под расписку с проставлением его подписи

и даты ознакомления.

В Приказах по увольнению обязательно указывается причина и соответствующая

статья Трудового Кодекса РФ. Визируется теми же лицами.

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

дата № «л/с» 215

г. Рязань

О приеме на работу …

О переводе на другую должность …

О предоставлении отпуска …

Основание:

С приказом ознакомлен: подпись, дата

Директор предприятия подпись И.О.Ф.

Визы

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках в которую

заносятся общие сведения о работнике с начала трудовой деятельности, поощрения и

награждения. Формулировки должны соответствовать формулировкам в Трудовом Кодексе

РФ.

Одним из основных документов по учету личного состава является личная

карточка рабочих и служащих. Имеет типовую утвержденную форму № Т – 2.

Заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Все записи в личной

карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записи являются

соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка и т.д.). Все последующие

изменения анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно

отражаться в личной карточке.

Характеристика – официальный документ, который выдает администрация

учреждения или организации своему сотруднику в определенных случаях. В

характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности, оценка

деловых и моральных качеств, оформляется на бланке А4 и содержит следующие

реквизиты:

 название документа: ХАРАКТЕРИСТИКА

 указание должности лица которому выдается характеристика

 наименование организации выдающей характеристику

 И.О.Ф. сотрудника

 текст

 подписи

 печать.

Текст разделяется на четыре части:

1. анкетные данные

2. данные о трудовой деятельности

3. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника

4. вывод в котором указывается назначение характеристики.

Характеристика пишется от третьего лица, подписывается руководителем.

Автобиография – документ составленный автором самостоятельно, пишется в

произвольной форме на ф. А4, от руки. Форма изложения от первого лица, все записи

делаются в хронологическом порядке. Основные реквизиты:

 название документа: АВТОБИОГРАФИЯ

 И.О.Ф. автора

 дата и место рождения

 сведения о родителях (И.О.Ф., гражданство и место работы)

 состав семьи

 образование и специальность (когда поступил и закончил) по диплому

 вид трудовой деятельности

 последнее место работы и должность

 награды и поощрения

 участие в общественной работе

 домашний адрес и телефон

 паспортные данные

 наличие судимости

 бывали ли заграницей, и есть ли там родственники

 дата, подпись.

Резюме – своеобразная визитная карточка, предоставляется работником при

трудоустройстве в коммерческие организации и иностранные фирмы.

РЕЗЮМЕ

дата

И.О.Ф.

профессия, специальность, квалификация

домашний адрес и телефон

текст …

Текст отражает биографические сведения, образование (указываются учебные

заведения, сроки обучения, название полученной специальность); опыт работы (название

организаций, занимаемые должности, выполненные должностные обязательства);

дополнительная информация (дополнительные навыки, знание языков, машинописи, ПК,

водительские права и т.д.).

В заключении в резюме указывают свои пожелания относительно нового места

работы. Подпись.

Трудовой контракт – фиксирует договор об установлении трудовых

правоотношений и регулирующих их. Рекомендуется фиксировать место работы, вид

деятельности в соответствии с квалификацией, дату начала и окончания работ, если

контракт срочный, ОТ, обязанности предприятия по охране труда и ряд других

дополнительных условий.

При заключении контракта не могут устанавливаться следующие условия:

основания увольнения работника, дисциплинарные взыскания, не предусмотренные

законодательством, введение для работников полной материальной ответственности,

кроме случаев предусмотренных статьей 121 КЗОТ РФ.

Хранится 75 лет.

Телеграммы

Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по

телефону или записанный получателем; оформляется секретарем на бланках форма А5.

Факс, факсимильные сообщения составляются на бланках письма. Название

документа «Факс» не ставится, за исключение адресованных иностранным партнерам.

Составляются в одном экземпляре, после передачи подшивается в дело. Текст должен быть

лаконичным и простым.

Тема №4 Организация работы с документами

№1 Обработка поступивших документов

В документообороте предприятия выделяют три вида документов:

1. поступающие (входящие)

2. отправленные (исходящие)

3. внутренние.

Обработка поступивших документов

Блок-схема работы с входящими документами.

Прием документов, проверка правильности адрес сования и

приложений

Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)

Постановка отметки о поступлении (№) на документах

Регистрация

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации

Передача документов исполнителю

Контроль исполнения документов

Исполнение документов

Подшивка документов в дело

Передача документов

заместителю

директора, в

структурные

подразделения или

исполнителям

Передача (доклад) документов руководителю

№2 Обработка отправляемых документов

Блок-схема работы с исходящими документами.

Составление проекта исходящего документа

Проверка правильности оформления проекта документа

Согласование проекта документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

Простановка исходящего номера на документе

Проверка правильности адресования

Отправка документа адресату

Подшивка второго экземпляра в дело

Для регистрации исходящих документов необходимы данные:

 номер документа, включающий номер дела

 дата документа

 адресат

 краткое содержание или заголовок

 отметка об исполнении

 исполнитель

 примечание.

№3 Порядок работы с внутренними документами

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в

рамках предприятия. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой

же, как с исходящими документами. На этапах исполнения такой же, как и с входящими

документами.