Лекции по делопроизводству

Подождите немного. Документ загружается.

№4 Регистрация документов

Это запись основных сведений о документе в журнале, карточке или в памяти ПК с

последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Регистрация

необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и

контроля. Существует несколько форм регистрации документов:

 централизованная

 децентрализованная

 смешанная

При централизованной системе регистрация производится в одном месте или одним

работником. Данная система позволяет создать единый справочный центр по документам

предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов на местах их

создания или исполнения.

Смешанная – часть документов регистрируются централизованно, часть в

структурных подразделениях. При регистрации документы делятся на несколько групп,

каждая из которых регистрируется отдельно: входящие, исходящие, внутренние,

контракты коммерческие, документы имеющие гриф ограничения доступа.

Для внутренней документации и коммерческих контрактов используется

порядковая нумерация.

Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с первого

с 1 января по 31 декабря каждого года.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера,

состоящие из порядкового № документа, условного обозначения структурного

подразделения или должностного лица, № дела, в которое будет подшит документ или его

копия.

№72/1-5

72 – порядковый номер документа по журналу регистрации

1 – номер структурного подразделения

5- номер дела.

В некоторых фирмах для регистрации документов применяется иная

последовательность расположения составных частей номера 1-5/72

Номер документа может содержать код должностного лица, вопросов деятельности,

вида документа, например, №72 – БМ.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов.

Журналы включают следующие графы:

 № документа

 дата документа

 автор документа

 адресат для исходящего документа

 количество листов документов

 резолюция

 подпись исполнителя

 срок исполнения

 отметка об исполнении

 № дела (папки)

 примечания

Обычно не подлежат регистрации поздравительные письма, приглашения,

рекламные письма, прайс-листы, каталоги, печатные издания, извещения, сообщения о

встречах и переговорах, письма с пометкой «Лично», программы конференций, совещаний

и т.д.

Тема №5 Хранение документов и составление

номенклатурных дел

№1 Формирование дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов

предприятия в дела. Совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку

называется делом, помещены в твердую обложку, оформленные по определенным

правилам.

Номенклатура дел – список заголовков (наименований дел), заводимых на

предприятии с указанием сроков хранения. В нее включаются все дела предприятия и

журнал регистрации. Не включается научно-технические документы и печатные издания.

Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководитель предприятия

_______ ________ И.О.Ф.

дата подпись

на ________ _______

дата

Индекс дела Заголовок дела

Количество

дел

Срок хранения

дел

Примечания

Референт _______ И.О.Ф.

подпись

Заведующий архивом _______ И.О.Ф.

подпись

В _____ г. заведено дел _________________________________________

цифрами и прописью

Референт _______ И.О.Ф.

подпись

Требования к формированию дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования.

В дело подшиваются документы, работа по которым закончена.

Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.

Документы с разными сроками хранения подшиваются в разные дела.

Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

В дело подшивается один экземпляр документа.

Каждый документ помещенный в дело должен быть правильно оформлен (иметь

дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).

Дело формируется из документов одного года.

Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

№2 Ведение архива

Для ведения архива выделяется штатная должность или возлагаются обязанности на

одного из рабочих. Архив подчиняется руководителю предприятия или его заму.

В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, а также

информационно – справочная работа по архивным документам предприятия.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки

хранения:

 год

 3 года

 5 лет

 10 лет

 15 лет

 50 лет

 75 лет

 постоянно

К документам постоянного и долговременного хранения относятся документы по

личному составу, устав, учредительный договор, протоколы заседаний, общих собраний,

бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителей по основной

деятельности.

К более коротким – бухгалтерские документы, за исключением лицевых счетов по

зарплате, годовых отчетов и балансов, хранятся 5 лет, в архивное хранение не передается.

Переписка предприятия хранится 3 года.

№3 Документы, содержащие коммерческую тайну.

Перечень сведений конфиденциального характера утвержден Указом президента

РФ от 6 03 1997 года №188. Условия, при которых информация предприятия может быть

отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части 1 ГК РФ.

Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая, организационная или

иная, используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает

реальной или потенциальной экономической ценностью, в силу того, что она не является

общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами,

которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

1. научно-техническая информация – сведения о конструкциях машин и

оборудования, чертежи, схемы; используемые материалы; рецептура; методы

и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);

новые технологии направления модернизации известных технологий,

процессов, оборудования; программное обеспечение ПК; организация

системы безопасности предприятия.

2. деловая информация – сведения о финансовой стороне деятельности

предприятия (промежуточная финансовая отчетность, первичные

бухгалтерские документы, дебиторы и кредиторы); сведения о наиболее

выгодных формах использования ценных бумаг, акций; сведения о размере

прибыли, себестоимости произведенной продукции; планы развития

предприятия; тактические и стратегические, планы и объемы реализации

продукции, планы маркетинга, данные о характере и объеме финансовых

операций, уровне цен; анализ конкурентоспособности производимой

продукции, эффективность использования импорта, предполагаемое время

выхода на рынок; планы рекламной деятельности; списки торговых и других

клиентов, а также, предприятий посредников, конкурентов, сведения о

заключенных с ними контрактах; сведения о деловой переписке, кадровый

состав и его формирование; структура и методы управления, связи внутри

фирмы и вне ее.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации.

Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в предотвращении

утечек и овладения ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита “чужих”

коммерческих интересов, которые могут быть доверены предприятию другому ими

лицами.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

 установление правил отнесения информации к конфиденциальным

сведениям

 разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для

лиц, допущенных к этим сведениям

 ограничение доступа к носителям информации

 ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность

документов, содержащих конфиденциальную информацию.

 использование организационных, технических и иных средств защиты

 осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны

конфиденциальной информации

Допуск работников к конфиденциальной информации осуществляется с их

согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать

на себя обязательства по сохранению тайны.

Работник, получив доступ к конфиденциальной информации должен подписать

индивидуальное письменное обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

Обязательство составляется в 1 экземпляре, хранится в специальном или личном

деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

Для ограничения доступа к информации руководитель издает специальный приказ о

введении перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия, и мер по

охране этих сведений, установление круга лиц, имеющих доступ к информации и правила

работы с документами, имеющими гриф КОНФИДЕНЦИАЛЬНО.

Сотрудники предприятия под расписку ознакомляются с данным приказом.

Работники предприятия, прежде чем получить доступ к коммерческой тайне

проходят инструктаж и должны ознакомится с памяткой о сохранности коммерческой

тайны.

Памятка составляется службой безопасности, подписывается заместителем

директора и утверждается директором.

Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет,

хранение и использование документов, содержащих коммерческую тайну.

Если составление документов, содержащих коммерческую тайну проводится на

компьютере, то он не должен иметь выход в локальную или глобальную сети.

Все документы подлежат учету и специальному обозначению. В правом верхнем

углу первого листа указывается № экземпляра и пишется «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО» или

«КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА».