Лекции - Информационные технологии управления

Подождите немного. Документ загружается.

Основная цель реинжиниринга – перепроектирование действующей системы

управления и создание на базе современной ИТ процессов управления бизнесом, благодаря

которым достигается коренное улучшение таких показателей деятельности организации, как

стоимость, качество продукции и услуг, темпы развития.

Реинжиниринг основывается на системном подходе в изучении потока работ и

компьютерном моделировании бизнес-процессов, проходящих во времени.

Дальнейшим развитием методов управленческой деятельности в рамках СППР стал

контроллинг.

Контроллинг – комплекс методов поиска решений – концепция системного

управления и способ мышления менеджеров, в основе которых лежит стремление обеспечить

долгосрочное эффективное функционирование организации. Это совокупность методов и

средств для реализации задач стратегического и оперативного контроля в системе управления,

а также решения стратегических и тактических задач по направлениям управленческой

деятельности (маркетинг, инвестиции и др.).

Автоматизированное рабочее место (АРМ)

АРМ – можно определить как совокупность информационно-программно-

технических ресурсов, обеспечивающих конечному пользователю обработку данных и

автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.

Характерной особенностью АРМ является использование ПК и возможность

функционально, физически и эргономически настраиваться на конкретного пользователя или

группу пользователей.

АРМ присущи следующие признаки:

 доступная пользователю совокупность технических, программных,

информационных и др.средств;

 размещение ВТ непосредственно на рабочем месте пользователя;

 осуществление обработки данных самим пользователем;

 диалоговый режим взаимодействия пользователя и ЭВМ и др.

АРМ имеют проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную

область. Классификация АРМ проводится по различным признакам:

 типам предметных областей;

 информационным системам;

 функциям и комплексам задач, реализуемых программным образом и т.д.

Например:

- АРМ бухучета

- АРМ финансовой деятельности

- АРМ управления персоналом

- АРМ управления производством и т.п.

Основные тенденции развития АРМ следующие:

 создание интегрированных систем управления предметной областью на базе

вычислительных сетей, объединяющих АРМ-ы в единый программный комплекс;

 организация данных больших ИС в виде распределенной базы данных на сети ПК;

 наличие простых языковых средств конечного пользователя для запросов к БД;

 настройка функций обработки данных силами конечных пользователей;

 защита программ и данных от несанкционированного доступа;

 высокая надежность и живучесть;

 дружественный интерфейс для конечного пользователя и др.

Тема 3. Организация создания АИС, АИТ и АРМ в управлении организацией

 Методические и организационные принципы создания ИС и ИТ

 Методы использования структурного анализа

 Роль пользователей (заказчиков) в создании АИС и АИТ

Методические и организационные принципы создания ИС и ИТ

В проектировании ИС управленческой деятельности используются следующие

системотехнические подходы:

 кибернетический подход, увязывающий цель деятельности объекта со структурой

и динамикой развития рыночных процессов, устанавливающий наличие прямых и

обратных информационных связей и т.п.

 открытость и возможность совершенствования всего комплекса со всеми его

элементами;

 внутренняя непротиворечивость системы как на уровне данных, так и на уровне

управляющих процедур;

 минимизация бумажного документооборота;

 обеспечения эффективности функционирования всей системы;

 рационализация всех технологических цепочек за счет внедрения

стандартизированных модулей.

Исходя из этих подходов и формируются основные принципы создания ИС и ИТ

управления.

1. Принцип системности означает, что процесс проектирования ИС подчиняется

общей цели, на достижение которой и направлена постановка включенных в нее задач.

2. Применение ЭММ и стандартных программ прогнозно-статистического

характера.

3. Принцип декомпозиции предполагает декомпозицию системы на ряд задач, каждая

из которых моделирует определенную сферу управленческой деятельности.

4. Принцип развития позволяет использовать новые методы и включать вновь

создаваемые программные модули в систему автоматизации, которая уже отлажена и

действует.

5. Принцип совместимости (адаптации) предполагает адаптацию всех элементов и

системы в целом. Т.е. все расчеты, представление данных и результатов должны

выполняться по единой методике (должна соблюдаться единая идеология всего роекта).

Проектирование АИТ осуществляется в рамках проектирования АИС.

Здесь также различают пять уровней при проектировании АИТ:

1. Технический – проектируется комплекс технических средств определенной

конфигурации для переработки информации.

2. Программно-математический – набор математических, статистических и др.

моделей и их реализация в виде программ.

3. Методический – перечень способов управления объектом со всеми взаимосвязями.

4. Организационный – описание документооборота и регламента деятельности

аппарата управления.

5. Пооперационный – описание всей совокупности технологических, логических и

арифметических операций, выполняемых в автоматическом режиме.

Стадии, этапы создания, внедрения и функционирования АИС, АИТ и АРМ

Как и любой продукт, ИС имеет свой цикл жизни от времени начала создания до

момента прекращения эксплуатации.

ИС является особым продуктом. Организация не может без нее существовать.

Поэтому можно говорить о прекращении эксплуатации данного поколения ИС, отдельных ее

подсистем и элементов.

Жизненный цикл заканчивается, как правило, не в результате физического износа ИС

(ИТ), а в результате морального устаревания.

Для ИС (ИТ) является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются

новыми.

При внедрении новой ИТ в организации необходимо оценить риск отставания от

конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, т.к. ИТ имеют

чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями.

Жизненный цикл – период создания и использования ИС, охватывающий ее

различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной ИС и

заканчивая моментом ее полного выхода из эксплуатации.

В жизненном цикле выделяют следующие стадии:

1. Предпроектное обследование



Сбор материалов для проектирования:

- формирование требований;

- изучение объекта автоматизации;

- выбор и разработка варианта концепции системы.



Анализ материалов и разработка документации:

- создание и утверждение технико-экономического обоснования;

- разработка и утверждение технического задания на проектирование ИС.

2. Проектирование

 Предварительное проектирование:

- выбор проектных решений по всем аспектам разработки ИС;

- описание всех компонентов ИС;

- оформление и утверждение технического проекта.

 Детальное проектирование:

- выбор и разработка математических методов и алгоритмов программ;

- корректировка структур баз данных;

- создание документации на поставку и установку программных продуктов;

- выбор комплекса технических средств ИС;

- создание документации на поставку и установку технических средств;

3. Разработка ИС

 получение и установка технических средств;

 разработка, тестирование и доводка программ;

 получение и установка программных средств;

 разработка инструкций по эксплуатации программного обеспечения, технических

средств, должностных инструкций для персонала.

4. Ввод ИС в эксплуатацию

 ввод в опытную эксплуатацию технических средств;

 ввод в опытную эксплуатацию программных средств;

 обучение и сертифицирование персонала;

 проведение опытной эксплуатации всех компонентов и системы в целом;

 сдача в эксплуатацию и подписание актов приемки-сдачи работ.

5. Эксплуатация ИС

 повседневная эксплуатация;

 сопровождение программных, технических средств и всего проекта.

Жизненный цикл носит итеративный характер: реализованные этапы ЖЦ, начиная с

самых ранних, циклически повторяются в соответствии с новыми требованиями и

изменениями внешних условий.

Наибольшее распространение получили три модели ЖЦ ИС:

1. Каскадная модель – переход на следующий этап после полного окончания работ

по предыдущему этапу.

2. Поэтапная модель с промежуточным контролем – итерационная модель

разработки ИС и ИТ с циклами обратных связей между этапами. Каждый из

этапов растягивается на весь период разработки.

3. Спиральная модель – делается упор на начальные этапы жизненного цикла. На

начальных этапах осуществляется полная проработка проекта на реальной

модели, на которой прокручиваются все идеи, решения и прочие наработки. Затем

обоснованный вариант доводится до реализации.

Методы использования структурного анализа

При проектировании ИС проектировщики сталкиваются с различными трудностями:

 Трудно получить исчерпывающую информацию

 Заказчик не имеет знаний по тем или иным инновациям и необоснованно отвергает

некоторые разработки

 Большой объем документации и технические термины также вызывают осложнения

между заказчиками и проектировщиками.

Трудности у заказчиков при работе с внедрением ИС:

 Консультанты по ИТ не понимают мыслей заказчика

 Трудно найти нужный совет

 Сложно подобрать прикладное обеспечение для деловых процессов

 Неподходящее время для установки системы

 Плохая техническая и программная поддержка.

Как правило проект ИТ всегда занимает больше времени, чем предполагалось (даже с

учетом знания этого положения). Проект считается завершенным только тогда, когда

достигаются ожидаемые преимущества для бизнеса, а не по завершению установки

технических и программных средств.

Специфические затруднения в малом бизнесе

 Ограниченность ресурсов

 Способности персонала

 Внешние факторы

 Неформальная административная деятельность

 Трудности с долгосрочным планированием

Современные структурные методы помогают решить указанные проблемы. Основной

метод – структурный анализ.

Структурный анализ – это метод исследования системы, который начинается с ее

общего обзора и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим

числом уровней.

В основе анализа лежат два базовых принципа:

 Принцип декомпозиции – разбиение задачи на несколько легких для понимания

и решения задач

 Принцип иерархического упорядочивания – задачи представляются в виде

древовидных иерархических структур для лучшего понимания всей проблемы во

взаимосвязи с отдельными задачами.

Структурный анализ предлагает методы:

 изучения фактического состояния объекта;

 получения желаемого состояния;

 графического представления реального и желаемого состояния.

Методы изучения и анализа фактического состояния экономического

объекта (ИТ):

— устный или письменный опрос (выполняет специалист на рабочих местах по

специальному опросному листу);

— письменное анкетирование предполагает ответы типа «да – нет» на четко

поставленные вопросы. Анкеты хорошо обрабатываются на ЭВМ.

— наблюдение, измерение и оценка. Производится точная оценка с помощью

измерений, фиксируется в карточках и т.п. Часто обрабатывается на ЭВМ.

— групповое обсуждение. Заказчик и проектировщики совместно обсуждают

появляющиеся проблемы.

— анализ задач. Задачи разбиваются на конкретные задачи по исполнителям с

полномочиями, выделением входной и выходной информации и должностными

инструкциями.

— анализ процесса. Изучается существующая технология управления, т.е.

последовательность выполнения операций, сроки выполнения, потоки информации и т.п.

Методы формирования желаемого состояния:

— моделирование процесса управления. Строятся различные виды моделей,

отражающие хозяйственные и управленческие отношения и связанные с ними

информационные потоки.

— структурное (модульное) проектирование. Весь комплекс задач разбивается на

обозримые и поддающиеся анализу модули с указанием иерархических связей.

— декомпозиция. Осуществляется дальнейшее разделение модулей по

принципиальным отдельным решениям.

— анализ информационного процесса. Описывается вся входная и выходная

информация к каждому рабочему месту в их взаимосвязи.

Методы графического представления фактического и заданного состояний

используют блок-схемы, графики, сетевые графики, диаграммы и другие графические

изображения, наглядно отражающие процесс внедрения АИТ.

Поиск рациональных путей проектирования идет, в основном, по двум направлениям:

разработка типовых проектных решений и разработка автоматизированных систем

проектирования.

Большинство организаций решает типовые задачи в бухгалтерском учете, финансах,

организации управленческого труда, автоматизации документооборота и т.п. В рамках таких

задач использование типовых решений является оправданным и эффективным. Особенно это

касается малого бизнеса.

Наибольшее число ППП создано для бухгалтерского учета – это «1С:Tбухгалтерия»,

«Турбо-Бухгалтер», «Бэмби+», «Парус» и др.

ППП для ИПС: «Консультант +», «Гарант» (налоги, бухучет, аудит,

предпринимательство, банковское дело и т.п.) и др.

Экономическая и финансовая деятельность: «ИНЕК» - «Экономический анализ и

прогноз деятельности фирмы, организации» (кредитование, прогноз баланса и т.п.).

Многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации корпорации «Галактика»

(АО «Новый атлант»), который включает в себя планирование, оперативное управление, учет

и контроль и др. Позволяет в рамках СППР обеспечивать решение задач бизнес-планирования

с использованием ППП Project – Expert.

Автоматизированные системы проектирования – второй, быстроразвивающийся

путь ведения проектировочных работ. Широкое распространение в этой области получил

подход CASE ( Computer-Aided Software/System Engineering - CASE –технология).

CASE –технология – совокупность методов структурного анализа, проектирования,

разработки и сопровождения ИС, поддерживаемых комплексом взаимосвязанных средств

автоматизации. Это технология создания ИС и ИТ, позволяющая отделить и

автоматизировать процесс проектирования ИС от последующих этапов разработки.

Достоинства CASE –технологий:

 улучшают качество создаваемых ИС и ИТ за счет средств автоматического контроля;

 позволяют за короткое время создать прототип будущей ИС, что дает возможность заранее

оценить ожидаемый результат;

 ускоряют процесс проектирования и разработки систем;

 освобождают разработчиков от рутинной работы, позволяя сосредоточиться на творческой

части разработки;

 поддерживают развитие и сопровождение разработки ИС;

 поддерживают технологии повторного использования компонентов разработки.

Применяемые в CASE –технологиях методы успешно используются при создании

моделей систем для решения задач стратегического управления, планирования,

прогнозирования и т.п.

Роль пользователей (заказчиков) в создании АИС и АИТ

Заказчик появляется на этапе разработки системы, а затем превращается в ее

пользователя.

Основные положения при работе заказчика с проектами ИС:

 лично уделять время персональным контактам с людьми, участвующими в проекте;

 использовать, если необходимо, внешних консультантов;

 советоваться с консультантом, знающим ИТ, а не с консультантом по ИТ;

 выбрать поставщика, который обеспечивает хорошее обслуживание;

 развивать длительные отношения с поставщиками;

 тренировать пользователей – понемногу, но часто;

 оценить потенциальные выгоды проекта – поддержка сложных операций, скорость

ответов, точность.

Пользователь – специалист в своей области, он знает, чего он хочет. Но кроме

профессиональных знаний в предметной области, пользователь должен иметь знания ИТ для

правильной постановки задачи. Именно пользователь должен определить и выделить

подлежащие автоматизированной обработке задачи, функции и квалифицированно сделать

постановку задачи. Это справедливо как для разработки ИС, так и для использования готовых

решений.

Постановка задачи – описание задачи по определенным правилам, которое дает

исчерпывающее представление о сущности, логике преобразования информации для

получения результата.

План постановки задачи заказчиком ИС

 Организационно-экономическая сущность задачи



наименование



место решения



цель решения



потребители решения и способ его доставки



периодичность решения



источники информации



связь с другими задачами

 Описание входной информации

 перечень входной информации

 формы представления

 примеры документов

 частота поступления информации

 формы контроля информации и др.



Описание выходной информации



перечень результативной информации

 формы представления



периодичность и сроки представления



перечень пользователей результатной информации



перечень запросной информации



способы контроля результатной информации и др.



Описание алгоритма решения задачи



описание способов формирования результатной информации



описание последовательности действий с переменной и условно-постоянной

информацией и т.п.



Описание условно-постоянной информации



перечень классификаторов, справочников, таблиц



описание формы их представления



способы использования условно-постоянной информации

От плана постановки задачи следует отличать технологию постановки задачи.

Под технологией постановки задачи понимается последовательность выполнения

операций, определяемая логикой их внутренней взаимосвязи.

Выделяют 4-е стадии в технологии постановки задачи.

1. Описание организационно-экономической сущности:

 Назначение задачи

 Цель задачи

 Периодичность решения

 Сроки решения задачи

 Информационная взаимосвязь подразделений объекта

 Внешние и внутренние взаимосвязи подразделения, в котором решается

задача

 Информационная взаимосвязь входной и выходной информации

 Специфика входной информации (может быть отражена на 3-й стадии)

 Специфика выходной информации (может быть отражена на 2-й стадии)

2. Описание выходной информации:

 Состав реквизитов

 Последовательность расположения реквизитов

 Эскиз выходного документа

 Структура выходного документа

3. Описание входной информации:

 Состав реквизитов

 Последовательность расположения реквизитов

 Эскиз входного документа

 Структура входного документа

4. Алгоритмы решения задачи:

 Неформализованная модель (может быть отражена на 1-й стадии)

 Инфологическая модель

Неформализованная модель может быть представлена как схема взаимодействия

различных показателей по их наименованиям или идентификаторам.

Формализованная модель строится по следующим правилам. По каждому

экономическому показателю выявляются реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Им

присваиваются условные обозначения: реквизитам-основаниям заглавные буквы, реквизитам-

признакам строчные буквы. Совокупность этих обозначений определяют экономический

показатель. Взаимосвязи показателей представляются в виде формул. Совокупность формул

отражает инфологическую модель решения задачи.

Тема 4. Информационное обеспечение АИС, АИТ и АРМ при решении задач управления

организаций



Структура и содержание информационного обеспечения

 Системы классификации и кодирования

 Внутримашинное информационное обеспечение

 Экспертные системы (базы знаний)

 Нейросетевые технологии

 Другие современные технологии

Структура и содержание информационного обеспечения

Информационное обеспечение (ИО) – важнейший элемент АИС.

Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях,

происходящих в системе и окружающей среде.

Структурные элементы информации:



Реквизит – элементарная единица, дальнейшее расчленение которой ведет к потере

смыслового содержания. Он отражает отдельные свойства объекта, включает в себя

сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание. Подразделяются на:



Реквизиты-признаки, характеризующие качественную сторону объекта;



Реквизиты-основания, характеризующие количественную сторону объекта,

полученную в результате измерения или вычисления;



Показатель – совокупность логически связанных реквизитов-признаков и одного

реквизита-основания, имеющих экономический смысл.



Информационное сообщение – составная единица, включающая несколько

реквизитов и дающая определенную количественную и качественную, либо только

качественную, характеристику описываемого объекта, процесса, явления. Документ,

представленный в виде установленной формы, с регламентированным содержанием

и периодичностью составления, является информационным сообщением.



Информационные массивы (файлы) – группа однородных документов,

объединенных по определенному признаку. Является основной структурной

единицей при автоматизированной обработке данных.



Информационный поток – совокупность различных информационных файлов,

используемая при автоматизированной обработке комплекса экономических задач.



Информационная подсистема – совокупность информационных потоков,

реализующих определенную функцию управления (напр., функциональная

подсистема бухгалтерского учета и т.п.).



Экономическая информационная система – совокупность информационных

подсистем, реализующих управление всем экономическим объектом.

Требования, предъявляемые к информации.

 Репрезентативность (правильность отбора)

 Содержательность

 Достаточность (полнота)

 Доступность

 Актуальность

 Своевременность

 Точность

 Достоверность

 Устойчивость

Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и

кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных

потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Структура ИО

Внемашинное  Системы показателей предметной области

 Системы классификаций и кодирования

 Документация

 Документооборот

Внутримашинное Информационные массивы (файлы),

хранящиеся на машинных носителях

Системы классификации и кодирования

Автоматизированная обработка на ЭВМ позволяет составлять различные сводки,

таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам.

Для выполнения таких группировок необходимо кодировать реквизиты-признаки условными

обозначениями, для чего используется система классификаций и кодирования.

Классификация – это упорядочивание и объединение информации по определенным

признакам.

Код – условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным

правилам, установленными системами кодирования.

Номенклатура – полный перечень однородных наименований, данный построчно.

Кодирование – процесс присвоения условного обозначения различным позициям

номенклатуры.

Классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их

кодовых обозначений.

Существуют разные группы классификаторов, входящие в единую систему

классификации и кодирования (ЕСКК):

 Общегосударственные классификаторы (ОК), единые для всей страны

 Отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности

 Региональные, единые для данной территории

 Локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного

предприятия, организации, фирмы.

Общегосударственные классификаторы условно делятся на 4 – е группы:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов. Напр., ОК профессий рабочих,

должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)

2. Классификаторы информации о структуре экономике(СООГУ) и

административно-территориальном делении страны (СОАТО)

3. Классификаторы информации о продукции и услугах (ОК промышленной и

сельскохозяйственной продукции – ОКП, ОК строительной продукции)

4. Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой

документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.

При проектировании изучается возможность и необходимость использования ОК и

отраслевых классификаторов, а затем составляются локальные классификаторы. Их

составление выполняется в два условных этапа: классификации информации и кодирования.

Кодирование информации производится по определенной системе (правилам, по

которым строится код).

Применяют несколько систем кодирования.

Порядковая – все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку, без

учета старших (журнал группы).