Лапыгин Ю.Н. Теория организации

Подождите немного. Документ загружается.

Ю. Н. Лапыгин. «Теория организации: учебное пособие»

1) формируется группа из 5–7 человек, имеющих гибкое мышление, опыт, психологи-

ческую совместимость, общительность и подвижность;

2) вырабатываются навыки совместной групповой работы;

3) перебираются не только известные подобные решения, но и все возможные и невоз-

можные (фантастические) решения;

4) запрещается обсуждать достоинства и недостатки членов группы;

5) разрешается каждому прекратить работу в любой момент без объяснения причин;

6) роль ведущего периодически переходит к другим членам группы.

В отличие от метода «мозговой атаки» здесь требуется специальная и длительная под-

готовка группы.

Деловые игры представляют собой имитационное моделирование реальных ситуа-

ций, но при этом «игроки» ведут себя так, как если бы это происходило в реальной жизни.

Данная ситуация снимает барьеры, имеющие место в реальной действительности: робость

перед начальством и коллегами, запрет должностных инструкций, отсутствие необходимой

информации, возможность использовать любые фантазии (например, деловая игра «марке-

тинг»).

Окончательное решение и выбор варианта из предлагаемых альтернатив производится,

как правило, экспертным путем. Однако и здесь возникают вопросы. Даже обработанные

соответствующими методами результаты экспертных оценок не гарантируют того, что будет

принят лучший вариант решения. Кроме того, решение, принятое без участия лиц, которым

предстоит внедрять его в жизнь, обычно реализуется с трудом. Задача состоит в том, чтобы

эксперты и лица, внедряющие данное решение, стали единомышленниками.

Контрольные вопросы

1. Назовите основные методы исследования систем.

2. В чем заключается анализ систем?

3. Перечислите основные области применения системного анализа.

4. Как происходит процесс синтеза систем?

5. Что представляет собой агрегирование элементов?

6. В чем заключается декомпозиция структуры системы?

7. Каковы особенности синтетических методов исследования систем?

8. Что такое основание декомпозиции системы?

9. Как определить основание декомпозиции системы?

10. Что представляет собой алгоритм декомпозиции?

11. В чем заключается проблема полноты моделей?

12. Назовите типы ресурсов системы.

13. Опишите алгоритм декомпозиции системы.

14. Чем достигается компромисс при определении основания декомпозиции?

15. Что такое агрегат системы?

16. Прокомментируйте такое свойство систем, как эмерджентность.

17. Назовите особенности конфигуратора системы. Приведите пример.

18. Можно ли представить классификацию агрегат-оператором системы?

19. Чем объясняется многообразие типов структур?

20. Опишите общий алгоритм проведения системного анализа.

21. Перечислите достоинства системного анализа.

22. В чем заключается связь между проблемами и целями организации?

23. Что называется количественной моделью качественных целей?

24. Назовите методы генерирования альтернатив.

Ю. Н. Лапыгин. «Теория организации: учебное пособие»

25. Чем отличается метод «мозговой атаки» от метода синектики?

26. Чем отличается метод построения сценариев от метода морфологического анализа?

27. Кто определяет окончательное решение и выбор альтернатив в деловых играх?

Ю. Н. Лапыгин. «Теория организации: учебное пособие»

Глава 6

Метод SWOT-анализа

6.1. Внешняя среда и адаптация системы

Организации, как и любые системы, ограничены от внешней среды и в то же время

связаны с ней таким образом, что из внешней среды они получают необходимые им ресурсы

и передают во внешнюю среду продукты своей жизнедеятельности. То есть внешняя среда

является необходимым условием существования систем. Поэтому функционирование орга-

низации определяется уровнем знания об окружающей среде.

Внешняя среда представляет собой совокупность объектов, не являющихся элемен-

тами данной системы, взаимодействие с которыми учитывается при изучении системы. Вза-

имодействие выступает фактором, посредством которого происходит объединение частей в

целое. Без взаимодействия частей система перестает существовать. Оно обеспечивает пере-

дачу информации от одного элемента системы другому, от входа воздействия из внешней

среды до передачи во внешнюю среду соответствующей информации.

Внешняя среда воспринимается организацией одновременно и как система, содержа-

щая благоприятные для организации параметры, и как система, включающая неблагоприят-

ные факторы. Благоприятные параметры воспринимаются организацией как возможности

развития, повышения эффективности и т. д., а неблагоприятные – как угрозы.

6.2. SWOT-анализ

Вряд ли можно назвать другой метод анализа состояния организации, который мог бы

сравниться со SWOT-анализом по эффективности и простоте применения. Аббревиатура

метода происходит от английских слов: Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats, что

в переводе означает: сила – слабости – возможности – угрозы.

Под силой организации понимают совокупность умений работников организации, их

навыков, опыта, организационных ресурсов, конкурентных возможностей и т. д. Все пере-

численное – это активы организации в конкурентной борьбе.

Слабость представляет собой отсутствие чего-то важного для функционирования

организации или нечто, ставящее ее в неблагоприятное условие, – это пассивы.

Одни сильные стороны организации более важны, чем другие. Они могут быть исполь-

зованы для формирования стратегии. В то же время сильная стратегия должна быть напра-

влена на устранение слабых сторон. Главные достоинства организации заключаются в пре-

вращении ноу-хау (умений и опыта во всех сферах деятельности организации) в ее ключевые

достоинства; в разработке новой продукции, услуг и нового сервиса; в понимании нужд

потребителей и организации эффективной сбытовой системы.

Возможности организации заключаются в предоставляемых внешней средой усло-

виях деятельности и проявляются в использовании сильных сторон организации и укрепле-

нии слабых. Возможности, которые организация не может реализовать, есть иллюзии.

Угрозы проявляются:

• в наличии более дешевых технологий у конкурентов;

• во внедрении конкурентами в производство лучших продуктов и их реализации;

• в угрозах со стороны иностранных организаций;

• в новых правилах, наносящих ущерб данной организации больше, чем другим;

• в повышении процентных ставок;

Ю. Н. Лапыгин. «Теория организации: учебное пособие»

• в возможном поглощении другой организацией;

• в демографических изменениях;

• в изменении курсов иностранных валют;

• в политических переменах в стране и т. д.

Анализ силы и слабости организации дает возможность установить связь между потен-

циалом и проблемами организации, с одной стороны, а с другой – установить связи между ее

сильными и слабыми сторонами, что позволяет найти варианты успешного существования

и определить перспективы развития организации.

Принципиально слабые стороны организации могут корениться в следующем:

• в отсутствии четкого видения перспектив развития и в устаревших методах управле-

ния;

• в недостатке умений и таланта у лиц, принимающих решения, и низкой реализуемо-

сти принимаемых решений;

• в недостаточной квалификации исполнителей и значительном дефиците бюджета

организации;

• в недостаточном имидже организации среди населения, в неудовлетворительной

информационной работе.

В процессе проведения анализа эксперты прямо или косвенно (на уровне подсознания)

помнят о том, что при рассмотрении параметров внутренней среды не следует забывать о

воздействии факторов внешней среды, и наоборот.

6.3. Процедура оценки сильных и слабых сторон

П. Дженстер и Д. Хасси в своей книге «Анализ сильных и слабых сторон компании» [1]

утверждают, что информация о параметрах сильных и слабых сторон организации может

поступать как из внутренней, так и из внешней среды, чем, на наш взгляд, допускают неко-

торое отступление от системности анализа параметров организации. Дженстер и Хасси

выделяют такие параметры внутренней среды организации, как гибкость, эффективность,

ресурсы, потенциал работников организации и уязвимые места, а также динамику резуль-

тативности бизнеса организации, виды ее деятельности, функциональные стратегии (поли-

тики), проекты и программы.

Под уязвимыми местами авторы книги понимают риски деятельности организации, а

под гибкостью – способность организации быстро адаптироваться к изменениям. Несмотря

на универсальность такого показателя деятельности организации, как эффективность, сле-

дует различать эффективность текущую и стратегическую, оценка каждой из которых может

содержать как сильные, так и проблемные параметры.

Внутренние ресурсы, как правило, ограничивают возможности развития организации

(их не хватает для реализации стратегически значимых решений), и к ним, в первую очередь,

относятся финансы, люди, материалы, оборудование.

Способности, знания и квалификация, выделяемые специалистами в области анализа

параметров организации, определяют оценку потенциала работников организации.

Кроме отмеченных параметров, следует определить соответствие (или несоответ-

ствие) ожиданий потребителей той ценности, которую для них представляет продукция

организации. Следует также оценить показатели рентабельности с позиций собственников

организации и сравнить их с показателями конкурентов. Трудно рассчитывать на то, что все

элементы будут реально оцениваться, однако даже выборочное сравнение может принести

немалую пользу для анализа параметров организации.

Ю. Н. Лапыгин. «Теория организации: учебное пособие»

В качестве параметров внешней оценки можно рассматривать ситуацию на рынке това-

ров и услуг, выполнять анализ внешнего бизнес-окружения и анализ той отрасли, в которой

функционирует организация.

В ходе процесса оценки удается определить те отличительные особенности организа-

ции, которые могут лечь в основу стратегии развития организации.

Результаты анализа сильных и слабых сторон организации позволяют использовать

такой инструмент определения значимых действий, который Д. Хасси определяет как «рав-

новесный подход». Его суть заключается в том, что строится диаграмма, где изображается

положение равновесия организации по какому-либо параметру исходя из условия равнове-

сия: совокупность положительных факторов и их сила уравновешиваются совокупностью

отрицательных (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Графическая модель «равновесного подхода» к анализу параметров органи-

зации

Диаграмма используется для нахождения ответов на вопросы, связанные с формули-

рованием наиболее значимых мероприятий и определением направлений стратегического

развития организации в целом.

Разработанный алгоритм проведения SWOT-анализа основан на том предположении,

что вся реальная действительность как бы делится на две части: организацию как таковую

и все остальное (внешнюю среду), а содержание каждой из частей – на благоприятные и

неблагоприятные составляющие.

Матрица анализа параметров организации приведена на рис. 6.2. В месте пересечения

столбцов и строк получаем следующие оценки состояния организации:

Ю. Н. Лапыгин. «Теория организации: учебное пособие»

Рис. 6.2. Матрица анализа параметров организации: а, б, в, г – элементы указанных

подсистем анализа

• ближняя внешняя среда – возможности и угрозы;

• дальняя внешняя среда – возможности и угрозы;

• анализ менеджмента – сильные и слабые стороны организации;

• анализ процесса трансформации ресурсов в продукцию и услуги – сильные и слабые

стороны организации.

Таким образом, внутренняя среда представлена анализом параметров трансформации

всех видов ресурсов в готовую продукцию и анализом специфики управления организацией,

а внешняя среда – дальним и ближним окружением.

6.4. PEST-анализ

Ближнее окружение оказывает непосредственное воздействие на системы, а дальнее

– опосредованное.

Дальняя внешняя среда (или макроокружение) является частью внешней среды, но

частью универсальной – общей для всех организаций. Но реакция каждой конкретной орга-

низации на воздействие макроокружения специфическая, она отражает особенность каждой

организации и ту конкретную ситуацию, в которой та находится.

Макроокружение организации как система включает следующие подсистемы: поли-

тику, экономику, общество, технологию, институты, природно-географические подсистемы

и т. д.

Для исследования макроокружения чаще всего проводится PEST-анализ. Аббревиа-

тура PEST представляет собой сочетание первых букв четырех английских слов: Policy

– политика, Economy – экономика, Society – социум (общество), Technology – технология

(рис. 6.3).

Политическая составляющая внешней среды оказывает мощное воздействие на все

стороны жизнедеятельности организации и проявляется не только в изменении положения

государства в международном сообществе, но и в отношениях организации со всеми ветвями

власти.

Экономические аспекты воздействия внешней среды на организацию проявляются в

изменении темпов курса национальной валюты, темпов инфляции (дефляции), ставки рефи-

нансирования Центрального банка РФ (ЦБ РФ) и прочих параметров, влияющих на деловую

активность организации.

Ю. Н. Лапыгин. «Теория организации: учебное пособие»

Социальные факторы внешней среды в значительной степени связаны с изменением

базовых социокультурных параметров населения, образа его жизни и среды обитания, а

также демографической ситуации в стране и в конкретном регионе.

Рис. 6.3. Структура факторов внешней среды муниципального образования

Воздействие технологических изменений на организацию проявляется в стремлении

организации опередить своих конкурентов за счет своевременного использования результа-

тов НИОКР.

Все указанные компоненты внешней среды взаимосвязаны, поэтому анализ их воздей-

ствия на организацию должен быть скорректирован с учетом того, что изменение одного из

факторов может как создать новые возможности для организации, так и нести новые угрозы.

Приоритетность данных факторов для каждой организации имеет свою специфику.

В качестве ближней внешней среды анализируется воздействие на организацию со сто-

роны поставщиков, потребителей, конкурентов и местного сообщества (см. рис. 6.3).

Структурная схема анализа внешней среды организации приведена на рис. 6.4 и 6.5.

Ю. Н. Лапыгин. «Теория организации: учебное пособие»

Рис. 6.4. Структура параметров ближней внешней среды

Рис. 6.5. Структура параметров дальней внешней среды

6.5. ПРиМ-анализ

Внутренняя среда организации представляет собой стратегический ресурс ее развития.

Как и любая система, организация допускает описание ее содержания с помощью раз-

личных языков (экономического, технического, управленческого, социологического, эколо-

гического и т. д.) и представление ее с помощью различных подсистем: это обусловлено

постановкой конкретной задачи. Поэтому анализ внутренней среды организации всегда

Ю. Н. Лапыгин. «Теория организации: учебное пособие»

индивидуален, неповторим. Но общими для всех организаций являются полнота анализа и

его многофакторность.

Иногда анализ проводится по функциональному принципу, когда объектом анализа

выступают функциональные подразделения организации, однако такой подход не обеспечи-

вает требуемой полноты и целостности результата. Или же проводится стратегический ана-

лиз по отдельным видам бизнеса или бизнес-процессам.

Целесообразнее проводить анализ внутренней среды организации по двум направле-

ниям: анализ эффективности переработки основных видов ресурсов в организации (рис. 6.6)

и анализ уровня (параметров) менеджмента в организации (рис. 6.7).

В качестве ресурсов следует рассматривать время, энергию, финансы, материалы,

информацию и людские ресурсы. Анализ характеристик менеджмента в организации вклю-

чает анализ уровня стратегии, качества торговой марки, организационной структуры, ими-

джа, структуры затрат и инновационности организации. Подобный анализ внутренней

среды назовем ПРиМ-анализом (переработка ресурсов и менеджмент).

Приведем в качестве примера перечень угроз, содержащий результаты анализа пара-

метров внешней и внутренней среды, полученный в процессе консультационной деятельно-

сти в период разработки стратегий развития муниципальных образований (Гусевского рай-

она Владимирской области и девяти поселков, входящих в район) в 2003–2004 гг.

Перечень угроз

1. Зависимость (экономическая, политическая) от государства, перекос межбюджет-

ных отношений в сторону центра.

2. Старение населения и его уменьшение.

3. Неверие в проводимые реформы и апатия населения.

4. Конкуренция со стороны муниципальных образований.

5. Вероятность насыщения российского рынка подобной продукцией, появление

новых конкурентов.

6. Высокий удельный вес импорта.

Рис. 6.6. Структура эффективности ресурсной составляющей организации

Ю. Н. Лапыгин. «Теория организации: учебное пособие»

Рис. 6.7. Структура параметров менеджмента в организации

7. Недостаток объектов по утилизации твердых бытовых и промышленных отходов,

канализационных стоков.

8. Высокий износ инженерных коммуникаций (водопровод, канализация, теплоснаб-

жение).

9. Низкий уровень общественной безопасности. 10. Высокий риск для предпринима-

телей.

Результаты SWOT-анализа обрабатываются следующим образом. Проблемное поле

упорядочивается, и методом парных сравнений определяются наиболее значимые про-

блемы.

Возможности и угрозы, а также сильные стороны организации не имеют между собой

ярко выраженных причинно-следственных связей. Поэтому определение наиболее значи-

мых параметров из числа сильных сторон и параметров внешней среды осуществляется

методом экспертных оценок.

Выявленные из полученных перечней наиболее значимые параметры SWOT-анализа

позволяют составить матрицу решений.

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой внешняя среда организации?

2. В чем проявляется адаптация организации к внешней среде?

3. Как расшифровывается аббревиатура SWOT?

4. В чем заключается основное содержание SWOT-анализа?

5. Что представляют собой сильные стороны организации?

6. Можно ли сказать, что слабые стороны организации являются ее проблемами?

7. В чем проявляются возможности организации?

8. Могут ли одни и те же события внешней среды нести в себе как возможности, так

и угрозы?

9. Из каких подсистем состоит макроокружение организации?

10. Как влияет на организацию дальняя внешняя среда?

11. Что представляет собой _РДОТ-анализ?

12. Как влияют на организацию поставщики?

13. Какова может быть сила потребителей продукции организации?