Курсовая работа-Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах
Подождите немного. Документ загружается.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ (РОСОБРАЗОВАНИЕ)
ФГОУ СПО «»
ЗАДАЧИ, НАПРАВЛЕНИЯ И ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В
ГОСУДАРСТВЕННЫХ И ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВАХ
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Архивоведение»
Исполнитель:
ФИО
студентка очной формы обучения,
гр.
Руководитель:
ФИО,
преподаватель
Оценка:______________________
Нормоконтроль:______________
Южно-Сахалинск, 2010
2
Содержание
Введение.....................................................................................................................3
Глава 1. Архивы.........................................................................................................5
1.1.Государственный архив......................................................................................5
1.2.Ведомственный архив.........................................................................................5
1.3.Общие черты и различия между государственными и ведомственными
архивами.....................................................................................................................7
Глава 2. Формы использования архивных документов.........................................9
2.1. Информирование руководства и структурных подразделений организации
о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании........................9
2.2.Исполнение запросов социально-правового характера.................................10
2.3.Использование документов в средствах массовой информации..................13
2.4.Организация информационных мероприятий................................................14
2.5.Предоставление документов пользователям в читальный зал......................15
2.6.Выдача подлинных документов и дел во временное пользование...............17
2.7.Публикация документов...................................................................................18
Глава 3. Направления использования архивных документов.............................20
3.1. Цели использования архивных документов..................................................20
Глава 4. Задачи архивов..........................................................................................22
4.1. Функции архивов..............................................................................................22
Заключение...............................................................................................................26
Список источников..................................................................................................28
3
Введение
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора,
обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При
этом информация все чаще принимает фиксированный документальный
характер.
Каждому человеку хотя бы один раз в течении своей жизни приходится
составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно
имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают,
хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно
будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом
зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента
рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее
учебное заведение, затем устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и
развод, уход человека из жизни.
Использование документов – сложная и ответственная работа, которая
требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-
справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной
эвристики. Поэтому в архивах использование документов считают
разновидностью научной работы.
Использование архивных документов в нашей стране основывается на
принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в
предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста
одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и
отдельной личности.
Исходя из этого целью курсовой работы, является изучение вопроса
использования документов государственного и ведомственного архива.
В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи:
1. Изучение понятия государственный архив и ведомственный архив;
4
2. Изучение основных задач государственного и ведомственного архива;
3. Изучение направления использования документов государственного и
ведомственного архива;
4. Изучение форм использования документов государственного и
ведомственного архива.
Актуальность данной работы заключается в том, что один из важнейших
резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших
времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные
архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при
регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве
государства.
Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка
использованной при написании работы литературы и приложений к работе.
5
Глава I. Архивы
1.1.Государственные архивы
Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения,
организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных
документов в интересах пользователей.
Государственный архив - это учреждения, которые осуществляют сбор,
хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего
использования[11, c.36].
В государственные архивы документы поступают на постоянное,
«вечное» хранение. Главная задача государственных архивов - служение науке.
Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.
Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и
специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.
Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной
территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники
закрепления информации.
Специализированные архивы хранят документы, ограниченные
историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой
закрепления информации.
Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся
(исторические) в зависимости от того, пополняются они или нет. Пример
некомлектующегося архива - Российский государственный архив древних
актов.
1.2.Ведомственные архивы
Помимо архивных учреждений, т.е. государственных учреждений,
специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой
организации существует свой архив. ГОСТ дает определение видового понятия
"ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную
6
часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы,
но являются источниками пополнения АФ РФ. Они выполняют сходные с
госархивами функции, работают в соответствии с правилами, разработанными
ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности
госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.
Ведомственный архив - структурные подразделения учреждений или
ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их
использование для информационного обеспечения их работы[11, c.37].
Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и
учет документов, приведение их в порядок, организацию использования,
создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также
своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем
архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в
ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил,
устанавливаемых Росархивом.
Существуют такие разновидности ведомственных архивов как:
отраслевой государственный фонд;
центральный отраслевой архив министерства, ведомства;
центральный архив министерства, ведомства;
объединенный ведомственный архив;
объединенный межведомственный архив;
архив учреждения, организации, предприятия.
В городах и районах, где много небольших организаций, экономически
целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных
началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование
документов, имеющих справочное значение, которые поступают от
учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы.
7
1.3.Общие черты и различия между государственными и
ведомственными архивами
Общими чертами, присущими государственным и ведомственным
архивам, являются:
их целевое назначение (хранение документов и использование для
нужд общества);
единство методики архивной работы (все виды научно-технической
обработки документов, описание дел, порядок нумерации листов и составление
заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи
одинаковы);
осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и
экспертизой ценности документов.
Преемственность в работе архивов заключается в том, что госархив по-
лучает дела, обработанные под контролем ведомственного архива с
соблюдением правил. Ведомственный архив представляет госархиву паспорт со
сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых госархив
определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу
документов за счет учреждений - источников комплектования.
Государственные и ведомственные архивы имеют различный правовой
статус: государственные архивы являются самостоятельными учреждениями,
ведомственные (за небольшим исключением) - структурными
подразделениями, не всегда организационно оформленными[11, c.37].
Различен и порядок комплектования: ведомственный архив принимает
документы от структурных подразделений и подведомственных учреждений
всех сроков хранения; госархив отбирает документы постоянного хранения в
ведомственных архивах. По-разному организуется работа по экспертизе
ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех
этапах, от составления номенклатуры дел до выделения из архива документов с
истекшими сроками хранения. Госархив контролирует проведение экспертизы
8
ценности на всех этапах, а заключительный этап - утверждение описи дел
постоянного хранения - выполняет экспертно-проверочная комиссия, в состав
которой входят работники госархива. Работа по составлению и
усовершенствованию научно-справочного аппарата в ведомственных архивах
ограничена (в основном описями и указателями, реже - каталогами). В
госархивах широко развернута работа по составлению различных видов
архивных справочников. Госархив контролирует работу ведомственных
архивов, а через них - работу архивов подведомственных учреждений и
организацию документов в делопроизводстве.
9
Глава II. Формы использования архивных документов
Формы использования архивных документов - это определенные
информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению
использования.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций
использование архивных документов - применение информации архивных
документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для
обеспечения законных прав и интересов граждан[6].
Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют
свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы
России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем
информационных услуг шире и разнообразнее. Однако технологии, например
методика исполнения запросов, не отличаются от других архивов.
2.1. Информирование руководства и структурных подразделений
организаций, а также других организаций о наличии в архивах тех или
иных документов и их содержание
Эта форма использования осуществляется либо по инициативе
пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива
(инициативное информирование).
Информирование руководителей организации может производиться в
форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или
по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых
случаях даются аннотации.
Информирование руководителей может производиться также в форме
тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической
последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также
при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.
10
2.2. Исполнение запросов социально-правового характера
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором
сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой
заявителю информации.
Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации,
содержащейся в архивной информации.
Существуют следующие виды запросов:
Тематические (выявление информации по конкретной теме или
документальное подтверждение какого-либо факта);
Персональные, в том числе биографические и генеалогические;
Социально-правовые. Наиболее часто запрашиваются сведения о
трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской
Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-
трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в
партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими
знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о
государственной и общественной деятельности[15, c. 48];
Консульские (направлены на защиту законных прав и интересов
граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских
граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти
запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но
отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел
РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации и др.[9,
c.181].
Исполнение запросов осуществляется в три этапа:
1. Прием запроса и работа с заявителем.
2. Поиск запрашиваемой информации.
3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.
11