Курсовая работа-Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

Подождите немного. Документ загружается.

Использование документов в управленческих целях предполагает

информационное обеспечение работы данного ведомства или организации,

решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его

деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях

осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в

политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды

официальной идеологии и политики правительства, для укрепления

государственности, для укрепления государственной безопасности, при

проведении национально-территориального размежевания и изменения

административно-территориального деления, для заключения международных

договоров и пр.

Использование документов в экономических целях применяется при

прогнозировании и планировании экономического развития, при

осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при

осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации

производственных и технологических процессов.

Использование документов в научных целях предполагает проведение

научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах.

Использование архивных документов в культурно-просветительских

целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций,

докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов

с СМИ, публикацию документов и обзоров.

Использование документов в социально-правовых целях предполагает

исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан,

для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и

подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр.

Глава IV. Задачи архивов

Основными задачами архива являются:

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов

Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве.

2. Комплектование Архива документами Архивного фонда Российской

Федерации, относящимися к профилю Архива.

3. Оказание научно-методической помощи в работе с документами

профиля Архива учреждениям Федеральной архивной службы России,

ведомственным архивам организаций-источников комплектования Архива,

федеральным органам исполнительной власти и организациям,

осуществляющим временное и депозитарное хранение документов Архивного

фонда Российской Федерации на основе соглашений с Росархивом, а также

архивам организаций, осуществляющих хранение документов

негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.

4. Информационное обеспечение органов государственной власти,

организация научной информации о составе и содержании документов Архива,

их использование и публикация; обеспечение потребностей граждан, общества

и государства в ретроспективной документной информации профиля Архива.

5. Ведение научно-исследовательской и методической работы в области

архивоведения, документоведения, археографии и других специальных

исторических дисциплин, применительно к профилю деятельности Архива

[http://www.rusarchives.ru/index.shtml].

4.1. Функции Архива

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

1. Осуществляет хранение и государственный учет поступивших в Архив

документов, представляет в Росархив сведения для централизованного

государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

2. Осуществляет комплекс мер по созданию оптимальных условий

хранения документов Архива, организует их реставрацию, консервацию,

копирование в целях создания страхового фонда и фонда пользования,

проводит выявление и учет особо ценных архивных документов и обеспечивает

надлежащий режим их хранения.

3. В установленном порядке разрабатывает, согласовывает с Центральной

экспертно-проверочной комиссией при Росархиве и ведет списки юридических

и физических лиц - источников комплектования Архива, документы которых

подлежат передаче на постоянное хранение в Архив.

4. Организует и осуществляет отбор и прием на постоянное хранение в

Архив документов Архивного фонда Российской Федерации профиля Архива.

5. Принимает в установленном порядке меры к пополнению фондов

Архива документами профиля Архива, находящимися в собственности

негосударственных организаций, объединений, обществ, фондов, граждан на

основе соглашений (договоров), а также меры к выявлению и получению из-за

рубежа подлинников или копий архивных документов по истории экономики

России.

6. Проводит экспертизу научной и практической ценности документов,

хранящихся в Архиве.

7. Осуществляет в пределах делегированных Росархивом прав и

полномочий:

8. Контроль, за соблюдением учреждениями, организациями, иными

собственниками документов законодательства Российской Федерации об

Архивном фонде Российской Федерации и архивах;

9. Государственный учет документов Архивного фонда Российской

Федерации, хранящихся в ведомственных архивах профиля Архива.

10. Совместно с организациями-источниками комплектования Архива, а

также (на договорной основе) с собственниками документов негосударственной

части Архивного фонда Российской Федерации участвует в мероприятиях по

совершенствованию работы ведомственных архивов и улучшению организации

документов в делопроизводстве.

11. Организует в соответствии с законодательными и нормативными

правовыми актами и полномочиями, переданными Архиву организациями-

фондообразователями или их правопреемниками, работу по рассекречиванию

документов, принятых на хранение в Архив; оказывает содействие

организациям в проведении рассекречивания документов, созданных в

результате их деятельности или деятельности их правопредшественников,

информирует общественность о рассекреченных документах.

12. Осуществляет в необходимых случаях научное описание

поступивших на хранение в Архив документов, создает с учетом потребностей

использования автоматизированные информационно-поисковые системы,

банки и базы данных, архивные справочники различных видов о составе и

содержании документов Архива, принимает участие в создании

информационных систем и межархивных справочников.

13. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной

информации профиля Архива.

14. Осуществляет информационное обеспечение деятельности

федеральных органов государственной власти, других заинтересованных

организаций, в том числе на договорной основе.

15. В установленном порядке исполняет запросы российских и

зарубежных юридических и физических лиц по документам Архива.

16. Организует документальные выставки, экскурсии по Архиву;

информирует общественность о документах Архива через средства массовой

информации и иными способами.

17. Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных

организаций подготовку документальных публикаций, а также справочно-

информационных и научно-популярных изданий по документам Архива.

18. В установленном порядке сотрудничает с российскими и

зарубежными архивными, научными и информационными организациями,

участвует в разработке и реализации межгосударственных, федеральных,

межрегиональных и иных научных и культурных программ, взаимодействует, в

соответствии с концепцией международного сотрудничества Федеральной

архивной службы России, с соответствующими специализированными

международными организациями.

19. На основе государственных программ развития архивного дела,

отраслевых программ и планов, с учетом анализа состояния и деятельности

Архив разрабатывает и по согласованию с Росархивом утверждает планы

работы, представляет в Росархив отчеты о своей деятельности.

20. Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы архивной работы на

базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и

обобщения передового отечественного и зарубежного опыта, использует на

договорных началах объекты интеллектуальной собственности.

21. Разрабатывает (на основе типовых) и утверждает нормы времени и

выработки на основные виды работ, выполняемые в Архиве.

22. Принимает меры по повышению квалификации кадров Архива,

решает вопросы улучшения условий труда, содействует решению вопросов

социальной защиты и быта работников Архива.

23. Своевременно рассматривает поступившие от организаций и граждан

предложения, заявления и жалобы, принимает по ним решения, устраняет

недостатки в работе Архива и его подразделений.

24. В установленном порядке делегирует Росархиву соответствующие

полномочия для заключения отраслевого тарифного соглашения с ЦК

профсоюза работников государственных учреждений и общественного

обслуживания Российской Федерации с целью решения вопросов улучшения

условий труда и социальной защиты работников Архива

[http://www.rusarchives.ru/index.shtml].

Заключение

Использование документов – одна из важнейших функций архивов всех

уровней.

Все формы использования документов в совокупности позволяют

обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами

государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской

Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный

доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную

тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.

Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие

системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций

документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории,

использование архивных документов в культурно-просветительских целях;

создание системы непрерывного повышения квалификации работников

архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом

между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и

культуры.

ВНИИДАД в настоящее время завершает разработку нормативного акта

"Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных

и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования

ими".

В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать следующие

вопросы:

1. Обязанности государственных и муниципальных архивов при

организации доступа пользователей к архивным документам и пользования

ими;

2. Ответственность государственных архивов при организации доступа к

архивным документам;

3. Права государственных архивов при организации доступа

пользователей к архивным документам;

4. Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных

архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые

документы, документы, содержащие государственную тайну или

конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на

особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых,

передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия

доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов,

поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования;

документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и

смежных правах);

5. Права и ответственность пользователя при работе архивными

документами;

6. Организацию копирования архивных документов и поисковых

архивных средств.

В целях оптимизации использования архивных документов ВНИИДАД с

участием Рекомендаций Министров стран – членов Совета Европы по

европейской политике в области доступа к архивам (одобрены Комитетом

Министров 13.07.2000 г.) разработал проект нормативного документа, а также

вариант методических рекомендаций по их внедрению. После принятия этих

документов должен появиться инструментарий, который поможет как

архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих

вопросов, прежде всего в части доступа к документам, содержащим

персонифицированную информацию.

Список источников

1. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-

ФЗ;

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и

защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;

3. Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе

«Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955;

4. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986;

5. Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002;

6. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002;

7. Правила публикации исторических документов в СССР. М., 1990;

8. Правила работы исследователей в читальных залах государственных

архивов РФ. М., 1998;

9. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие

для сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова;

Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский

центр «Академия», 2005;

10. Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных

архивных технологий при исполнении тематических запросов в

РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6;

11. Дубровина Е.А. Архивоведение (учебное пособие); Сахалинское

книжное издательство, 2009;

12. Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в

1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1;

13. Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области:

использование документов//Отечественные архивы.1999.№ 2;

14. Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования

документов РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 1996. № 2;

15. Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для

архивистов. М., 1990;

16. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов:

проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник

архивиста.2007. № 1;

17. http://www.rusarchives.ru/index.shtml.