Курсовая работа - Специфика работы государственных архивов

Подождите немного. Документ загружается.

Основным объектом описания является единица хранения. Назначение

работы по описанию единицы хранения – дать правильное представление о ее

составе содержания. Основными элементами описания единиц хранения

являются: заголовок, крайние даты входящих в ее состав документов (или если

документ один, то его дата), количество листов, архивный шифр. Все эти

данные указываются и на обложке единицы хранения и описи. Заголовок

должен содержать по возможности полную обобщенную характеристику

состава и содержания единицы хранения (дело, сборник) или видов

составляющих ее документов (письма, отчет), указание автора и адресата этих

документов и, главное, вопроса, которому они посвящены.

При описании материалов личного характера, а также единиц хранения,

сформированных в архиве из разрозненных документов, архивистам

приходится составлять новые заголовки.

В большинстве государственных архивов описание единиц хранения

первоначально производится на карточках. Такой метод работы имеет много

преимуществ; в частности, он весьма облегчает поиски наилучшей системы

расположения единиц хранения в пределах фонда, кроме того, составленные

при описании карточки, если эта работа производится с соблюдением

соответствующих правил, с успехом используются в последующем – при

каталогизации документальных материалов.

4.1. Научно-справочный аппарат в государственных

архивах

Поиски архивных материалов возможны лишь при наличии специальных

пособий. Каждый архив имеет систему таких пособий. Основные принципы

построения и использования этой системы являются общими для всех архивов,

но при этом каждый из них разрабатывает для себя конкретные формы

практического осуществления данных принципов, исходя из состава,

содержания и состояния своих документальных материалов, объема, характера

и перспектив их использования.

Работу по созданию системы своих справочных пособий архивы ведут,

строго соблюдая соотношение между отдельными ее звеньями, каждое из

которых должно информировать о составе и содержании документальных

материалов с определенной точки зрения.

Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в

связи с научно-технической обработкой документальных материалов. Наряду

с этим архивы ведут и специальные работы по созданию и

усовершенствованию справочных пособий. В частности, редактированием

описей и составлением предисловий и вспомогательных указателей к описям

повышаются их справочные качества. Все большее место в работе архивов над

системой справочных пособий занимает создание каталога. Каталогизация

осуществляется и как самостоятельная работа. И попутно с другими видами

архивной работы (научно-технической обработки документальных

материалов, проверкой их наличия и состояния, экспертизой их научной и

практической ценности и др.).

Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является

специальное выявление материалов, подлежащих отражению в каталоге. И

составление на них карточек. Эта операция называется тематической

разработкой фондов. Она выполняется по инвентарным описям с просмотром

дел в натуре в тех случаях, когда заголовки в описях не содержат всех

сведений, необходимых для каталога.

Для проведения специальной каталогизации в «Основных правилах»

предлагается форма предметно-тематической карточки. Однако, во многих

архивах в процессе многолетней научно-технической обработки

документальных материалов, а также их каталогизации сложились и вошли в

практику свои формы карточки, отличающиеся от предлагаемой «Основными

правилами» лишь содержанием или расположением отдельных

второстепенных рубрик.

В настоящее время в каждом государственном архиве имеется

структурное подразделение. В котором сосредоточены научно-справочные

пособия. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию

системы этих пособий и организацию их использования, а также

теоретические исследования в области источниковедения и ряда

вспомогательных исторических дисциплин, наиболее тесно связанных с

архивным делом. Методическая деятельность архивов имеет целью выяснение

путей наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой

проводимой в архиве значительной работы. Наиболее распространенной

формой методической подготовки является составление специальных пособий:

инструкций, рабочих указаний, схем, памяток, которые нередко существенным

образом дополняют, конкретизируют общие правила.

Поиски архивных материалов неосуществимы без применения

специальных справочных пособий, часть которых одновременно является и

документами учета архивных материалов.

Архивные поиски в большинстве случаев осуществляются в

направлении от более крупных, более широких в тематическом отношении и

емких комплексов к более узким группам материалов с постепенным

приближением к искомым. Объектом поиска могут быть либо материалы,

относящиеся к той или иной теме, либо определенная единица хранения, либо

единичный документ.

В настоящее время издаются архивные справочные пособия, которые

содержат в себе научную информацию о документальных материалах

государственных архивов. Эти издания способствуют организации более

широкого и рационального использования архивных материалов, позволяют

научно-исследовательским учреждениям планировать тематику своих работ с

учетом наличия документальной базы. Опубликованные справочные пособия

дают возможность исследователю заблаговременно, еще до посещения архива,

познакомиться с общим составом материалов и правильно наметить план

своей будущей работы в архиве по месту проживания исследователя.

Таким образом, создание архивных справочных пособий занимает очень

важное место в государственных архивах, т.к. эти издания способствуют

организации более широкого и рационального использования архивных

материалов, и наиболее правильной, эффективной и экономичной организации

каждой проводимой в архиве значительной работы.

5. Доступ к архивным материалам и их использование

Рассматривая вопрос о доступе к архивным материалам и их

использованию, думаю, что целесообразно будет обратиться сначала к проекту

Фз «Об архивах». Так в ст. ст. 24 – 25

говориться, что пользователь имеет

право свободно искать и получать для изучения архивные документы в

соответствии с законодательством РФ.

Доступ пользователя к архивным документам обеспечивается предостав-

лением ему справочно-поисковых средств и информации о них, а также под-

линников и копий необходимых ему документов.

Условия доступа к архивным документам частной и иных форм

собственности за исключением архивных документов, доступ к которым

регламентируется законодательством РФ и настоящим Федеральным законом,

и устанавливаются их собственниками или владельцами самостоятельно.

Доступ пользователя к архивным документам может быть ограничен в

соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим

Федеральным законом, международными обязательствами РФ, а также в

соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных

документов частной и иных форм собственности.

Ограничения доступа к архивным документам независимо от форм

собственности на них распространяются на архивные документы, содержащие

сведения, составляющие государственную и иные охраняемые

законодательством Российской Федерации тайны, конфиденциальную

информацию, а так же на подлинники уникальных и особо ценных архивных

документов и архивные документы, находящиеся в неудовлетворительном

физическом состоянии. Отмена ограничений на доступ к архивным

документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну и

иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны,

осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Отечественные архивы// 2002. – № 6. – С. 15-16.

Ограничения доступа к архивным документам, содержащим сведения о

личной и семейной тайне гражданина, устанавливаются на срок 75 лет со

времени их создания, если иное не оговорено законодательством. С письмен-

ного разрешения гражданина, а после его смерти - его наследников, архивные

документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, мо-

гут быть открыты ранее 75 лет со времени создания таких документов. В слу-

чаях, если гражданин, собственник или владелец при передаче архивных доку-

ментов в государственный и муниципальный архив, музей, библиотеку, орга-

низацию Российской Академии наук не оговорил ограничения доступа к ука-

занным документам, доступ к ним является открытым.

Пользователь имеет право использовать, передавать, распространять ин-

формацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, их

копии для любых законных целей и любым законным способом.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации

Российской Академии наук бесплатно обеспечивают пользователю условия,

необходимые для поиска и изучения архивных документов. Собственник или

владелец архивных документов частной и иных форм собственности бесп-

латно обеспечивает пользователю условия, необходимые для поиска и изуче-

ния архивных документов, связанных с его социальной защитой.

Органы государственной власти, органы местного самоуправления, иные

юридические лица при наличии у них соответствующих архивных документов

обязаны бесплатно предоставлять пользователю оформленные в установлен-

ном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с

социальной защитой граждан.

Государственные и муниципальные (кроме структурных подразделений

органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации

Российской Академии наук, а также организации, созданные на базе имущест-

ва, находящегося в федеральной собственности, собственности субъекта Рос-

сийской Федерации или муниципальной собственности, могут на основе име-

ющихся у них справочно-поисковых средств и архивных документов оказы-

вать пользователю платные информационные услуги, заключать с пользовате-

лем договоры (соглашения) о коммерческом использовании архивных доку-

ментов и справочно-поисковых средств к ним.

Порядок использования архивных документов в государственных и муни-

ципальных архивах определяется правилами и нормами, устанавливаемыми

уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области

архивного дела. Порядок использования архивных документов в

государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях

Российской Академии наук, в органах государственной власти, органах

МСУ, созданных на базе имущества, находящегося в федеральной

собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муни-

ципальной собственности, устанавливается ими в соответствии с законода-

тельством Российской Федерации по согласованию с соответствующим

уполномоченным органом в области архивного дела.

Таким образом, мы видим, что доступ к использованию архивных

документов четко регламентируется Фз «Об архивном деле», и при

использовании архивных материалов это нужно учитывать в обязательном

порядке.

Заключение

Итак, что же такое – архивы и архивные материалы? Слова эти

употребляются в разных значениях, да к тому же значения эти менялись во

времени. В конце века под архивным материалом подразумевалось

совокупность всех тех рукописных, изобразительных и печатных

документов, которые в официальном порядке оказывались в стенах

государственного учреждения – приказы, циркуляры, отношения.

Официальная переписка – словом все бумаги, отражающие деятельность

учреждения и попавшие на государственное хранение.

Название «архив» появилось в русском законодательстве впервые при

Петре 1. в «генеральном регламенте коллегиям» предписано было иметь два

архива – один, общий для всех петровских министерств, в специальном

ведении коллегии иностранных министерств. Второй – финансовый. Было

постановлено, чтобы в канцеляриях и конторах оконченные дела хранились

не более трех лет, а затем сдавались в архив под расписку архивариуса.

В конце 1980-х годов Московское археологическое общество

подготовило проект коренной реформы всего русского архивного дела.

Предусматривалось образование центрального единого государственного

архива, под ним лежала вторая ступень архивов – центральные областные

архивы, расположенные в 12 крупных городах России. Под ними должен

находиться третий слой – губернские центральные архивы, которые

предполагалось открыть во всех главнейших провинциальных городах, где

не было областных архивов. но поступив на рассмотрение министра

внутренних дел. проект дальнейшего движения так и не получил.

Архивисты стремились, во всяком случае, задержать уничтожение

ценных документов.

После революции с государственными архивами Российской империи

произошли крупные изменения. Декретом от 1 июня 1918 года все архивы

правительственных учреждений ликвидировались и становились частью

единого Государственного архивного фонда. Было создано множество

государственных архивов – центральных, краевых, областных, городских и

т.п.

Рассматривая содержание данной работы, видим, что в трудные 20-е

начался отсчет работы архивной службы Алтайского края, и все

последующее время проходило в нелегких условиях. Прошедшие годы были

наполнены кропотливой работой архивистов по сбору документов, созданию

научно-справочного аппарата в целях широкого использования бесценного

богатства алтайских государственных архивов, большой информационной

деятельностью.

На сегодняшний день архивная служба края представляет собой

единую сложившуюся систему, способной обеспечить сохранность

документов даже в сложных экономических условиях. Документы

архивного фонда края широко используются в научно-исследовательской и

практической деятельности вузов, учреждений и организаций всех отраслей

края. Архивный фонд края, его богатое содержание, доступность хранящейся

в нем информации – главный итог работы алтайских архивистов.

Список использованных источников

1. Проект Федерального закона «Об архивном деле в РФ»

2. Основные правила работы государственных архивов РФ

3. КАФАК ф.703, оп.1, д.28, 117, 132, архивный отдел

администрации с. Павловска: ф.1, оп.1, д.83, 412, 250а, 595.