Курсовая работа - Основы документооборота, создание и работа с документами
Подождите немного. Документ загружается.
4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе
или машинограммы, находящихся у пользователя, вносят только на основании
извещения организации-создателя документа на машинном носителе или
машинограммы.
4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии
измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения
внесены с соблюдением требований настоящего стандарта.
2.3 Проблемы электронного документооборота
На сегодня в России имеется ряд проблем по вопросам создания и
придания юридической силы электронных документов. Как уже упоминалось
это касается как внутренней переписки, так и обмена документами между
организациями.
Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы,
положив начало бумажному документообороту с использованием автономных
ПК. На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации
документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа —
документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на
машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при
отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной
степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии
осуществляются в бумажном виде.
Итак, электронный документ - документ, в котором информация
представлена в электронно-цифровой форме.
В ГОСТ РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» имеется также следующее определение:
22
Документ на машинном носителе - документ, созданный с
использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его
информации электронно-вычислительной машиной.
Вопросы юридической силы электронного документа и применения
электронной цифровой подписи (ЭЦП) тесно связаны между собой.
Электронная цифровая подпись – это реквизит необходимый (но
недостаточный) для придания элктронному документу юридической силы.
В России понятие электронной цифровой подписи юридически было
зафиксировано в Законе РФ «Об информации, информатизации и защите
информации», только в 2002 году.
В сфере государственного управления и в сетях общего пользования
электронные документы могут заверяться только ЭЦП с ключами,
сгенерированными удостоверяющими центрами. Удостоверяющий центр -
юридическое лицо, выдающее сертификаты ключей для использования в
информационных системах общего пользования. Деятельность
удостоверяющего центра подлежит лицензированию в соответствии с
законодательством РФ о лицензировании отдельных видов деятельности.
Современные предприниматели в большинстве своем признают
необходимость электронного документооборота, так как тот обладает рядом
преимуществ перед бумажным документооборотом:
- документ просто изменять;
- в документе могут быть использованы не только текст и графика но и
видео, аудио материалы;
- широкие возможности использования шаблонов, заранее
заготовленных форм;
- огромная скорость передачи информации с возможностью отсылки
практически неограниченному количеству адресатов;
23
- экономия на оргматериалах (бумага, тонер, пишущие принадлежности)
- компактность документального архива;
- контроль информационных потоков простота ведения статистики;
- огромная скорость и техническая простота при поиске нужных
документов;
- возможность защиты доступа к документам от несканционированного
доступа при наличии физического доступа сотрудников.
9
Кроме того, электронный документооборот существенно снижает
количество служб необходимых для работы с документами(курьеров,
канцелярских работников и т.п.).
Огромным преимуществом является возможность оперативного
изменения документооборота как реакции на изменение внешней среды.
Существенно уменьшаются затраты на подобные изменения.
Несмотря на то что эффективность электронного документооборота
повсеместно признана, сегодня в России можно встретить все виды
документооборота. Еще остались организации, которые по-прежнему
работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в
организации документооборота компьютеры и локальные сети, и лишь
незначительный процент использует полностью автоматизированные системы
управления электронными документами.
В идеале следствием развития электронного документооборота должны
стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные
документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм
законодательства — налогового, законодательства о бухгалтерском учете и т.п.
9
Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях –М.: Инфра-
М. 2004 –С.69
24
Одно из основных назначений документа — это способность удостоверять
определенные факты. До последнего времени бумажный документ с
необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом
доказательства того или иного факта, то есть имел юридическую силу. Бумага
как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не
позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее
недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки
документа.
Принятый в январе 2002 года Федеральный закон «Об электронной
цифровой подписи» дает организациям возможность создавать системы
обмена исключительно электронными документами, при котором электронный
документ может выступать оригиналом, не нуждающимся в дублировании
твердой копией. Технология ЭЦП позволяет обеспечить идентификацию и
аутентификацию документа, однако сегодня легитимность ЭЦП абсолютна
только для внутреннего документооборота, где она активно используется,
поскольку внутренний документооборот регламентируется инструкцией по
документообороту, утвержденной генеральным директором.
Таким образом, основной причиной наличия смешанного
документооборота является то обстоятельство, что вопрос хождения ЭЦП до
сих пор не решен на государственном уровне.
Электронный документооборот может использоваться в организации на
некоторых направлениях. К примеру там где не требуется подпись, обмен
документами может быть полностью электронным.
Типичный пример — издательства, многие из которых на всех этапах
готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию
также полностью в электронном виде
25
Сегодня большинство организаций имеют необходимое программное
обеспечение, законодательная база так же уже позволяет вести полностью
электронный документооборот. Тем не менее электронный документооборот
сегодня в России чаще всего выступает в качестве двойника бумажного
документооборота.
Распространенной является практика, когда пересланный по сети
электронный документ позже дублируется бумажным дубликатом и
пересылается по каналам курьерской почты.
Реализация полностью безбумажного документооборота сдерживается и
вопросами информационной безопасности, в частности вопросом введения
новых служб обеспечивающих такую безопасность.
Кроме того, организация электронного документооборота требует
решения ряда правовых вопросов. К примеру в процессе передачи
электронного документа принимают провайдеры. А их права и обязанности,
ответственности за их невыполнение и т.п.. сфере электронного
документооборота в России на сегодняшний день четко не определены.
Отсутствуют единые стандарты (и врят ли появятся в обозримом будущем) по
уровню информационной безопасности. Важно правильно определить
необходимый уровень надежности системы электронного документооборота.
Использование криптографических средств во многих случаях требует
получения лицензий. Таким образом, полное вытеснение бумажных
документов из делопроизводства произойдет, видимо, нескоро: для этого надо
решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы
электронного документа, создать механизм электронной подписи, которая
могла бы однозначно решить вопрос идентификации и аутентификации
26
документа, а также обеспечить наличие специальных служб ИТ-безопасности
и современных методов безопасных электронных коммуникаций.
10
Выводы: Электронный документ имеет юридическую силу в случае
снабжения его электронной цифровой подписью в порядке, установленном
Законом РФ «Об электронной цифровой подписи». Вопросы собственности на
электронные документы регулируются законом РФ «Об информации,
информатизации и защите информации»
Деловая практика, как и законодательство РФ по электронным
документам находится в развитии, в обозримом будущем возможно принятие
важных нормативных актов, регулирующих данную область.
10
Прохоров А. , Куциняк Д. Документооборот и его программное обеспечение //КомпьютерПРЕСС -
2005 №1
27
Заключение
Итак, документы сегодня создаются и передаются не только с помощью
рукописи большого числа технических средств. К этим средствам относятся
пишущие машинки, телетайпы, факсы, электронные документы могут быть
распечатаны на принтере. Классификация документов подразумевает
различный набор реквизитов для каждого типа и вида документа. Тем не
менее, они обладают рядом обязательных реквизитов, без которых
юридической силы не имеют. Регистрация документов необходимая процедура
для придания документу юридической силы, метода и приемы регистрации
направлены на облегчение работы с документами придания удобства их
поиску. Сам процесс придания юридической силы документу носит название
легализации. Кроме регистрации документа легализация предусматривает
наличие в документе необходимых реквизитов. Обязательные реквизиты
позволяют установить источник документа и удостоверится в его
подлинности. Необязательные дают дополнительную информацию и зависят
главным образом от выполняемой документом функции.
Особенности внутреннего документооборота позволяют в большинстве
случаев несколько снизить требования к реквизитам документа, в частности в
ряде случаев не требуются те или иные печати, визы и т.д. Формы внутреннего
документооборота в силу их специфики могут в значительной мере
различаться на различных предприятиях. Электронный документооборот
сегодня – альтернатива бумажному. Он позволяет существенно убыстрить
составление и обработку большинства документов. Однако несовершенство
правовой базы и порядок придания им юридической силы (электронная
подпись, удостоверяющие ключи) препятствует переходу российских
организаций на полностью электронный документооборот.
28
Список источников и литературы
Источники:
1.Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» ФЗ№1 от 10.01.02
2.ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов.- М.: Госстандарт России, 19 с.
3.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения - М.: Госстандарт России, 11 с.
4.Прохоров А. , Куциняк Д. Документооборот и его программное
обеспечение //КомпьютерПРЕСС -2005 №1.
Литература:
1.500 актуальных вопросов по Трудовому кодексу РФ: Комментарии и
разъяснения //под ред. Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А. –М.:
Юристъ 2006 -716с.
2.Большой юридический словарь. Под ред. А.Я. Сухарева, В.Е.
Крутских. - М.: ИНФРА-М., 2000. – 704с.
3.Кузнецова А.Н., Валенгейм Р. Н. - Обучение по секретарскому делу
(Практическое пособие) - М: Высшая школа, 1999 -224с.
4.Лопатникова Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с
комментариятими –М.: Омега-Л -2005 – 228с.
5.Смирнова Е. Делопроизводство для секретаря-Спб.: Питер 2007 -270с.
6.Сокова А.Н. – Делопроизводство / 2004 №2
7.Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на
предприятиях –М.: Инфра-М. 2004 -220с.
8. Библиографическое описание документа. / Савина И.А. – М.: КолосС,:
9. Как придать юридическую силу внутренней переписке// Кадровый
менеджмент 2007 №10
29
30