Курсовая работа - Основы документооборота, создание и работа с документами

Подождите немного. Документ загружается.

Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные

программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных

карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.

Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее

заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть,

регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается

автоматически.

Прохоров А. , Куциняк Д. Документооборот и его программное обеспечение //КомпьютерПРЕСС -2005 №1.

2.Легализация документов

2.1 Общие вопросы легализации документов

Легализация документов – это придание им юридической силы.

Легализация производится путем придания документу ряда реквизитов.

Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым

документам юридическую силу:

1. Автор документа (наименование организации, учреждения,

предприятия с указанием ведомственной принадлежности или

организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать

документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно

указывается город, в котором данный документ был издан.

2. Название документа (приказ, положение и т.д.).

3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.

4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с

принятой в компании системой регистрации.

5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию.

6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им

ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в

нескольких видах, в частности:

6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с

указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).

6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или

уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф

утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с

правой стороны.

6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через

утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на

верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в

унифицированной форме Т-3 – Штатном расписании).

6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника.

Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя

резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись

руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как

правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней

его части.

7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз

не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с

первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа,

согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие

согласования, определяются требованиями текущего законодательства,

унифицированными формами и внутренними локальными нормативными

актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или

положениями по отделам и т.д (в случае их наличия). Виза согласования может

быть в следующих видах:

7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование

(унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило,

в нижней оформляющей части с левой стороны.

7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность

лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись / подписи, их

расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как

правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном

месте.

8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и

другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до

определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также

собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под

подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней

оформляющей части документа по центру или с левой стороны.

Список же всех возможных реквизитов документа регламентируется

ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов»

- Государственный герб Российской Федерации;

- Герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер документа;

- место составления или издания документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов.- М.: Госстандарт России, 19 с.

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка о заверении копии документа;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- отметка для автоматического поиска документа.

2.2.Придание юридической силы документам внутренней переписки

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение

одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер

информирования другой стороны.

2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового

договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых

процедур.

3. Служит необходимым документальным доказательством при

рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все

вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех

необходимых для него реквизитов.

2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета

входящей и исходящей документации.

3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-

получателя. Например, в виде резолюции.

4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных

требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью

заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель – в виде

уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если

нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и

также между начальниками подразделений и работниками, начальниками

одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в

электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С

такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный

документ был создан именно данным работником (даже при установке

паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника,

не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае

конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в

бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через

официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию

документа.

Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник

распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует.

Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными

нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма

общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность

проверки сообщений.

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были

оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки,

в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника

и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется

при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным

путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом,

которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры

придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа – «Заявление».

2. Адресат – кому направляется заявление, с указанием должности в

конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

3. Составитель – от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О.

работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного

подразделения – при необходимости). Этот реквизит не является

обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с

такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу

согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в

зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с

указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица

(например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов,

проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который

уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать

собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу

заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или

просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при

необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции

распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены

кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении

распоряжения руководителя. Они проставляются, как правило, в нижней

оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное

заявление.

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то

проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о

предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем

очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123

Лопатникова Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариятими –М.: Омега-Л -2005 – 228с.

ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ),

о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК

РФ) и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры,

предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять

только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться

подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник

подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же

документе.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на

любом кадровом документе.

Часто документы внутренней переписки передаются должностным

лицам в виде копий или дубликатов, в частности, если оригинал документа

направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела,

но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.

Копия документа может быть факсимильной или свободной.

Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все

его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая

подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная

копия создается на пишущих машинах (принтере), содержит все реквизиты

документа, но не обязательно повторяет его форму.

Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий

оформляется проставлением слова «Верно» или «Копия верна» и указанием

подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись

Как придать юридическую силу внутренней переписке// Кадровый менеджмент 2007 №10

проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом

свободном месте.

Если документ представляется в другие организации, на копиях -

документов (выписках из них) обязательно проставлять печать.

Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий

юридическую силу подлинника.

Изменение подлинника документа на машинном носителе может

производить только организация-создатель документа с обязательной

регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за

произведенные изменения.

Регистрацию изменений осуществляет организация-создатель записи

документа.

Если в подлинник вносят изменения, то должны быть указаны основания

изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица,

сделавшего изменения, и ее расшифровка.

Организация-создатель подлинника документа на электронном носителе

или обязана известить организации-пользователи документа о всех изменениях

направлением сопроводительного письма, включающего информацию об

изменениях и содержащего наряду с указанием обязательных реквизитов

согласно п.2.1 следующие сведения:

- содержание изменений;

- указание на основание изменений;

- время внесения изменений;

- подпись должностного лица.

При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен

штамп или печать организации, создавшей подлинник документа на машинном

носителе или машинограмму.