Курсовая работа - Деятельность Национального архива Республики Коми. Общая характеристика
Подождите немного. Документ загружается.
33
Информированное обеспечение пользователей происходит путем
оформления ответа на их запрос.
Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в
запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и
отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы
(вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Запрос пользователя рассматривается руководством архива или
уполномоченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение в
соответствующие подразделения или непосредственно исполнителю и исполняется
по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету
запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных
документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой
архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с
уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая
рекомендация.
Архив осуществляет прием граждан в приемной или столе справок и ведет
их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную
ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.
Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические,
генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос
*
государственного органа или органа местного
самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив
рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо
в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на
безвозмездной основе.
Генеалогический запрос
*
пользователя архив исполняет в порядке оказания
платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может
исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в
отношении других лиц.
Информация пользователю представляется в форме родословного древа,
генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок,
34
архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные
связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов
архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск
интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале
архива.
Запрос социально-правового характера
*
исполняется архивом безвозмездно.
Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не
должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения
руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен с
обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по
НСА архива - не более 15 дней с момента его регистрации.
Ответы на запросы оформляются на государственном языке Российской
Федерации в виде архивных справок, архивных выписок или архивных копий.
Архивная справка
*
и архивная выписка
*
составляются с обозначением
названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности
событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке
допускается цитирование архивных документов. В тексте архивной справки не
допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы
исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых
составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов
единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для
составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается
проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных
документов сразу после изложения каждого факта или события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны
быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных
документов
*
или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в
архивной справке.
35
При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для
исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий
неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости
ответ может быть заверен гербовой печатью.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата
воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов
должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец
каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных
слов обозначаются многоточием.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры
и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии
скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его
руководителя или уполномоченного должностного лица.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы
высылаются по почте простыми письмами.
Также ответы на запросы могут быть выданы гражданину под расписку, в
случае его личного обращения или его доверенного лица в архив, при
предъявлении им паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному
лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях
или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
Для обслуживания пользователей в архивах действуют читальный зал,
просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов со специальным
оборудованием для работ с микрокопиями архивных документов,
аудиовизуальными и электронными документами. При отсутствии специально
выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей
комнате архива под контролем сотрудника архива.
Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале
архива, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в
читальных залах архивов Российской Федерации, утверждаемыми специально
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного
дела. Архив обязан ознакомить пользователей с этими правилами. Исходя из
36
конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может
устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.
По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива,
изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, микрокопии,
фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на
электронных носителях.
Не производится копирование документов Архивного фонда Российской
Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Инициативное информирование государственных органов, органов местного
самоуправления, организаций и граждан осуществляется путем направления им
информационных писем
*
или других информационных документов.
Также архив организует подготовку и проведение выставок архивных
документов самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.
Для подготовки выставки архивных документов разрабатываются
тематический план (концепция) и тематико-экспозиционный план. На основе
тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов,
иллюстративных и иных материалов. В тематико-экспозиционный план включается
аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов,
иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с
разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или
в витринах. Все отобранные для экспонирования архивные документы и другие
материалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости дается
перевод или развернутая аннотация содержания.
Делая вывод, можно сказать, что использование документов – одна из
важнейших функций архива. Все формы использования документов в
совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение
архивными документами государственной и негосударственной части Архивного
фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих
несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих
государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую
законом тайну.
37
Заключение
Архивоведение в XXI веке стало самостоятельной, касающейся всех и
каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей
принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в
общественной жизни.
Центральное место в архивоведении занимает Государственный архив.
Государственный архив – это специализированное государственное
учреждение, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы
России.
Государственные архивы России являются основными хранителями и
распорядителями Архивного фонда Российской Федерации – исторически
сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов,
отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.
Государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в
России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в
формирование демократического облика страны на международной арене.
Наряду с государственными архивами Российской Федерации существуют
государственные архивы субъектов РФ, в частности Государственное учреждение
Республики Коми «Национальный архив Республики Коми».
Деятельность ГУРК «Национальный архив Республики Коми» направлена на
осуществление учета, комплектования, обеспечения сохранности архивных
документов, создание и совершенствование научно-справочного аппарата и
информационных технологий, а также на осуществление информационного
обслуживания органов государственной власти и граждан в интересах укрепления
российской государственности.
Одной из актуальных проблем деятельности архива является разработка
вопросов архивного законодательства. Главной задачей архивного
законодательства является создание законодательной базы, которая позволила бы,
решая проблему правового регулирования отношений граждан, общества и
государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное
пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного
38
фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и
культурного достояния.
Хранение документов в архиве организуется по исторически или логически
связанным совокупностям – архивным фондам и заключается в определении,
уточнении фондовой принадлежности архивных документов и хронологических
границ архивных фондов, а также в обеспечении оптимальных условий и
нормативных режимов их хранения.
Учет документов заключается в определении их количества в учетный
единицах и отражения этого количества, состава и состояния в учетных
документах. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность,
идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их
наличием и состоянием.
Комплектование архива заключается в систематическом пополнении архива
новыми документами, на основе комплексного применения критериев
происхождения, содержания и внешних особенностей документов, а также на
основе экспертизы ценности документов.
Использование документов – одна из важнейших функций архива. Все
формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права
граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и
негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать
комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование
носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни,
коммерческую и иную охраняемую законом тайну.
39
Список используемых терминов
Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение
архивных документов с целью использования.
Архивная выписка – официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста
документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных
документа.
Архивная коллекция - совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных
фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.
Архивная копия – официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным,
фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим
информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц
хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их
содержания.
Архивная справка – официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий
документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на
основании которых она составлена.
Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования
архивных документов.
Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его
значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.
Архивный каталог – архивный справочник, в котором информация об архивных документах
расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.
Архивный справочник – справочник, предназначенный для поиска информации об архивных
фондах и/или архивных документах.
Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных
между собой.
Архивный фонд личного происхождения – архивный фонд, состоящий из архивных документов,
образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
Архивный фонд Российской Федерации – совокупность документов, имеющих историческое,
научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих
материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-
культурного наследия народов Российской Федерации.
Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее
учета и идентификации.
Архивохранилище – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую
информацию.
40
Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела
с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Генеалогический запрос – запрос, выражающий потребность в документной информации,
устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.
Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации - архивные фонды и
архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.
Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку
деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении
которого он подлежит уничтожению.
Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной
деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными
документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение
Документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического
или физического лица.
Доступ к архивным документам – предусмотренные нормативными документами условия
использования архивных документов.
Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую
силу.
Единица учета архивных документов – единица измерения количества документов в архиве.
Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица,
представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов,
имеющая самостоятельное значение.
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным
порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Запрос социально-правового характера – запрос конкретного лица или организации, связанный
с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Информационное письмо – письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу
пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной
проблеме, теме.
Использование архивных документов – применение информации архивных документов в
культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и
интересов граждан.
41
Историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории
фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его
документов и научно-справочного аппарата.
Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или
могут поступить на хранение в архив.
Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный
кинематографическим способом.
Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с
его профилем и действующим законодательством.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа
и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и
архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц,
собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации
на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.
Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для
закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в
преобразованном виде.
Обеспечение сохранности документов – комплекс мероприятий по созданию оптимальных
условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов,
исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.
Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные
сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных
документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом.
Объединенный архивный фонд – архивный фонд, сформированный из документов двух или
более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом,
оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Переработка описи дел, документов – составление новой описи взамен старой, не отвечающей
требованиям поиска и учета архивных документов.
Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий
документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального
документа.
Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого,
содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его
происхождения.
42
Постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении,
государственном музее, библиотеке.
Профиль архива – установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению.
Публикация архивных документов – подготовка документов к изданию в соответствии с
установленными правилами.
Путеводитель по (архивным) фондам архива – архивный справочник, содержащий в
систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и
предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием.
Режим хранения архивных документов – совокупность температурно-влажностных и
санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения
сохранности документов, и контроль за их выполнением.
Реставрация архивного документа – восстановление первоначальных или близких к
первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося
повреждению или разрушению.
Рубрикатор – систематические и тематические схемы понятий с индексами для структурирования
и поиска документной информации в автоматизированном НСА.
Система научно-справочного аппарата к документам архива – комплекс взаимосвязанных
архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и
содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска
архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования
Справочно-поисковые средства – совокупность описаний архивных документов,
представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и
содержащейся в них документной информации.
Страховой фонд документов – совокупность страховых копий особо ценных и уникальных
документов.
Текстовой документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым
типом письма или любой системой звукозаписи.
Тематическая подборка копий документов – систематизированный комплект копий документов
или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу
пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист,
перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.
Тематический запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме,
событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по
которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица,
уточняются факты его биографии.
Тематический перечень документов – систематизированный краткий или аннотированный
перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу)