Курсовая работа - Делопроизводство в кадровой работе
Подождите немного. Документ загружается.
11
лицом и содержащая принятое им решение. Текст резолюции может
содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки
вопроса. Кроме того, в резолюции должны быть указаны исполнитель,
характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.
После исполнения документа на нем проставляется соответствующая
отметка, содержащая информацию об исполнении. Этот реквизит
располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае
необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на
нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество,
номер телефона). Ниже фамилии исполнителя указывается количество
изготовленных экземпляров. Если документы имеют гриф ограничения
доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес
(отдел, дело и т.д.)
Большинство документов изготавливается на бумаге формата А4, А5,
А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если
документ оформляется на двух и более листах, то второй и последующие
листы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. [12, 4-6]
1.3 .Хранение кадровых документов.
Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат
хранению. Всю работу по определению сроков хранения документов,
подготовке их к хранению и отбору для уничтожения выполняет специальная
экспертная комиссия, назначаемая руководителем фирмы. Она состоит из
председателя (обычно сотрудник отдела кадров) и двух-трех помощников.
Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению
документов вступают в силу только после их утверждения руководителем
фирмы.
Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с
12
указанием сроков хранения (в ред. от 27.10.2003), который содержит типовые
документы, образующиеся при документировании однотипных общих для
всех управленческих функций, выполняемых организациями.
В Перечне установлены такие сроки хранения: один год, три года, пять
лет, десять лет, пятнадцать лет, пятьдесят лет, семьдесят пять лет, постоянно.
Длительность срока зависит от степени значимости документов.
В зависимости от срока хранения документов различают виды
хранения: текущее, архивное.
Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но
в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для
изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Как правило, документы
кадровой службы организации состоят на текущем хранении в течение двух
лет. По документам, для которых этот срок хранения истек, экспертная
комиссия принимает решение о порядке их дальнейшего хранения (до 10 лет)
во внутреннем архиве организации. Хранение документов, снятых с
текущего учета, называют архивным. Документы могут быть переданы также
по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.
Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о
персональных данных сотрудников организации, составляет 75 лет. После
истечения срока документы подлежат уничтожению. [9, 20]
Для обоснованного распределения документов, обеспечения их поиска
и учета составляется номенклатура дел – систематизированный перечень
заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является
классификационным справочником и используется при построении
информационно-поисковой системы.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы организации, в том числе справочные и
13
контрольные картотеки, личные дела (личные дела вносятся в номенклатуру
дел под общим заголовком и единым индексом).
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс.
Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по
классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в
пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей)
индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.
Номенклатура дел в организации составляется по установленным
нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр
передают в архив, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда
документы поступают на постоянное хранение.
Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае
коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного
раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с
соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и
вводится в действие с 1 января следующего года. В течение года в
утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о
включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые
сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись
номенклатуры дел организации составляется на основании итоговых записей
номенклатур дел структурных подразделений. [11, 412-414]
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях
централизованно и децентрализованно. Формированием дел в структурных
подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.
Контроль правильности формирования дел в организации и ее структурных
подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения
или лицом, ответственным за документацию.
14
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать
вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного
сроков хранения;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики;
- дело не должно превышать 250 листов. [11, 411-412]
Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в
специально оборудованных помещениях с постоянным температурным
режимом и достаточным количеством мест хранения (запирающихся
шкафов, сейфов). Для работы с документами в хранилище должны быть
созданы нормальные условия: помещение оборудовано письменными
столами, стульями, настольными лампами. Доступ к местам хранения
запрещено загромождать мебелью. Доступ в хранилище могут иметь только
сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов и
начальник отдела кадров. В течение рабочего дня ключи от шкафов и сейфов
находятся у сотрудника, ответственного за хранение. В конце рабочего дня
он обязан сдавать их дежурному сотруднику охраны под роспись.
Для быстрого поиска документов целесообразно располагать дела,
строго соблюдая порядок индексов, предусмотренных номенклатурой дел.
Индексы можно написать на корешках обложек дел. На дверце шкафа
(сейфа) с внутренней стороны необходимо разместить копию номенклатуры
дел.
15
Порядок работы с документами, находящимися на хранении, может
быть закреплен в специальной инструкции. В ней определяют: каким
образом, на какой срок и в какое время (дни недели, часы) могут быть
выданы документы; где работать с ними; как их копировать; как делать
выписки и др. Инструкцию разрабатывает отдел кадров, а заверяют его
начальник и руководитель фирмы.
Все кадровые документы, находящиеся на хранении, один раз в год
необходимо проверять, чтобы установить, когда истекают их сроки хранения.
Проверку проводит экспертная комиссия. В ходе проверки комиссия обязана:
полистно проверить материалы, отобранные для уничтожения; внеси в акт
учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых
истекли; поместить документы, отобранные для уничтожения, в отдельном
месте (помещении, шкафу, сейфе); после того как документы для
уничтожения отобраны, повторно сверить учетные данные.
По результатам работы комиссия составляет акт. В нем должны быть
перечислены проверенные и отобранные для уничтожения документы. Если
какой-то документ (или дело) подлежит уничтожению не полностью, об этом
делают в акте отметку.
Затем комиссия должна доложить руководителю отдела кадров о
проведенной работе и передать документы на уничтожение (методом
сжигания или промышленной переработки). Члены комиссии обязаны
присутствовать при уничтожении документов и фиксировать уничтожение
каждого из них. Уничтожению подлежит не только оригинал кадрового
документа, но и все копии, сделанные с него и состоящие на хранении.
По окончании процедуры уничтожения все члены комиссии должны
подписать акт об уничтожении, а начальник отдела кадров – утвердить его.
Если уничтожению подлежали особо важные документы, акт утверждает
руководитель фирмы. После утверждения акта об уничтожении все
16
уничтоженные документы необходимо списать с книг учета с указанием
номера и даты акта. [9, 26-27]
Таким образом, по итогам вышеизложенного можно сделать вывод о
том, что работа кадровой службы обязательно документируется.
Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение
регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами,
выполнение которых обязательно для кадровой службы любой
организационной формы. На каждом предприятии разрабатываются
локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы
данного предприятия. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура
дел, формирование которой также признается обязательным для сотрудников
кадровой службы. [12, 3]
17
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
КАДРАМИ
2.1. Классификация документов.
Документация кадровых служб включает большое количество видов и
разновидностей документов, относящихся к различным унифицированным
системам управленческой документации. Совокупность этих документов
можно разделить на две существенно отличающиеся по назначению группы:
1. Документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до
увольнения) и учитывающие личный состав организации;
2. Документы, связанные с процедурами управления персоналом
(планы потребности в кадрах; аналитические справки о кадровом составе и
причинах текучести кадров; тесты, анкеты, вопросники для отбора
персонала; документация по вопросам мотивации труда, оценке персонала,
управления карьерой, повышения квалификации и переподготовки кадров и
т.п.).
К обязательным документам кадровой службы относится документация
первой группы. В Трудовом кодексе Российской Федерации названы виды
документов, которые должны разрабатываться и оформляться организацией в
установленном порядке. К таким документам относятся:
- локальные нормативные акты;
- документы, создаваемые при осуществлении кадровой службой своих
функций. [6, 168]
Исходя из ст.8 ТК РФ, локальным нормативным актом является
принимаемый работодателем внутренний документ, содержащий нормы
трудового права, распространяющийся на всех работников или на
определенные категории работников данной организации независимо от
места выполнения ими работы и регулирующий отдельные аспекты
трудовых правоотношений работодателя и работников данной организации.
[10, 11]
18
Локальные нормативные акты, конкретизируя нормы трудового
законодательства применительно к особенностям данной организации,
создают организационно-правовую базу, необходимую для последующей
индивидуальной работы с каждым сотрудником организации. [6, 168] Их
можно разделить на две подгруппы:
- обязательные, т.е. акты, наличие которых предусмотрено трудовым
законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими
нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями;
- необязательные – акты, принимаемые по усмотрению работодателя (в
рамках его компетенции).
Независимо от «обязательности» или «необязательности» локального
нормативного акта его создание проходит в организации определенные
стадии: составление текста, оформление, согласование, утверждение и
введение в действие. В определенных случаях принятие локального
нормативного акта связано с учетом мнения представительного органа
работников. Кроме того, необходимо правильно проводить процедуру
ознакомления работников с локальным нормативным актом. Порой
возникает необходимость внесения в локальный нормативный акт
изменений. Не менее важное значение имеет правильное оформление
прекращения действия локального нормативного акта.
Источник появления текста локального нормативного акта, т.е.
авторство документа, принципиального значения не имеет. В настоящее
время существует множество различных вариантов – от «заимствования»
текстов из других организаций через Интернет до создания рабочих групп
или привлечения сторонних специалистов. Любой из этих вариантов имеет
свои слабые и сильные стороны, однако при грамотном проведении стадий
согласования и утверждения документа результат всегда будет достигнут.
Под результатом необходимо понимать создание единой целостной системы
19
взаимно дополняющих друг друга документов, способной эффективно
регулировать трудовые отношения с работниками данной организации.
До прохождения этапа подписания (утверждения), т.е. до приобретения
юридической силы, документ представляет собой проект. Юридическая сила
документа – это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
(ГОСТ 51141-98)
Под оформлением документа понимается соблюдение в ходе
составления документа установленных норм и требований. Требования к
составлению и оформлению документов закрепляются в государственных
стандартах, а также в законодательных и иных нормативных актах. [10, 12]
Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом
следующих требований:
- локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия
труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного
органа работников (ст.103, 123, 135, 144, 162, 190 ТК РФ);
- штатное расписание, положения о структурных подразделениях,
должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
- другие локальные нормативные акты (например, положение о
персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа
работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как
свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении
организацией, т.е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).
[6, 169]
Документы, создаваемые кадровой службой при осуществлении
функций учета личного состава и документирования движения кадров можно
условно разделить на несколько групп:
- документы, на основании которых возникают трудовые отношения
между работников и работодателем – трудовые договоры;
20
- распорядительные документы руководителя организации или
уполномоченных им лиц по личному составу – приказы и распоряжения;
- организационно-распорядительные документы, являющиеся
основаниями к приказам и распоряжениям – заявления, акты, докладные и
объяснительные записки, протоколы, справки и др.;
- первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и
оплаты труда – личные карточки работников, табели учета рабочего времени,
записки-расчеты, составляемые при предоставлении отпусков и увольнении
работников и др.;
- личные документы работников – трудовые книжки. [6, 179]
2.2. Документы, необходимые для организации кадровой работы.
Для правильной организации работы с кадрами на любом предприятии
или в организации изначально должны быть составлены и утверждены в
установленном порядке: коллективный договор, правила внутреннего
трудового распорядка, штатное расписание, положения об отделах и службах
предприятия (организации), должностные инструкции.
Согласно ст.9 Трудового кодекса РФ регулирование трудовых
отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может
осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и
работодателями коллективных договоров, соглашений.
Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-
трудовые отношения в организации или у индивидуального
предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их
представителей (ст.40 ТК РФ).
Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее
филиалах, представительствах и иных обособленных структурных
подразделениях.
Содержание и структура коллективного договора определяются
сторонами. В коллективный договор могут включаться обязательства