Контрольная работа - Возможности использования специализированных программ для осуществления документооборота в современных организациях
Подождите немного. Документ загружается.
Содержание.
Вопрос №1
Введение…………………………………………………………………..........3
1. Сравнительный анализ программных систем документооборота для
автоматизации организаций…………………………………………….....5
2. Преимущества использования специализированных программ и
систем документационного оборота в современных
организациях………………………………………………………………12
Заключение……………………………………………………………………17
Литература…………………………………………………………………….19
Вопрос №2
Исковое заявление о взыскании заработной платы в связи с задержкой
выдачи трудовой книжки……………………………………………………..20
2
Введение.
Документы являются информационной основой деятельности
организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее
информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по
существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и
подразделениями. Термин «документооборот» относится к числу ключевых
понятий документационного обеспечения управления. ГОСТ Р51141–98
определяет документооборот как «движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправления»
1
. Иными словами, документооборот характеризует процесс
работы с документами в динамике, т.=е. является связующим звеном всей
деятельности организации. От правильности его построения зависят:
оперативность получения доступа к требуемым документам;
сохранность и доступность информации о деятельности фирмы;
эффективность обработки большого количества документов,
проходящих через организацию;
защита деловой информации от несанкционированного доступа.
Перечисленные факторы влияют на улучшение качества обслуживания
клиентов, дают возможность руководителю представить целостную картину
состояния бизнес-процессов, повышают результативность управленческих
решений, увеличивают эффективность использования человеческих
коммуникационных, инвестиционных и других ресурсов.
Устойчивая тенденция значительного роста объемов информации
приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить
документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы
работы с документами становятся при этом малоэффективными. Можно
выделить ряд проблем, общих для тех организаций, где работа с
документами ведется традиционным способом:
документы теряются;
1
ГОСТ Р51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
3
накапливается множество документов, назначение и источник которых
неясны;
тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и
формирование тематической подборки документов;
вместо того чтобы использовать уже имеющиеся документы,
затрачивается время на их повторное создание;
много времени тратится на согласование, утверждение документов и их
рассылку;
отсутствует контроль исполнительской дисциплины и мониторинг
местонахождения документов.
Практика доказывает, что внедрение специализированных программных
продуктов документооборота позволяет решить все эти проблемы. Сегодня
интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с
документами неуклонно растет. В разнообразии предложений на рынке
специализированных программ возникают проблемы выбора системы
потребителем, отличия данных программных средств друг от друга, их
систематизация. Эти и другие вопросы подтолкнули меня к выбору
указанной темы.
Целью настоящей работы является изучение и анализ возможностей
использования специализированных программ для осуществления
документационного оборота в современных организациях.
Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:
- произвести анализ специализированных программ и систем
электронного документооборота популярных российских разработчиков;
- определить возможности использования систем электронного
документооборота (СЭД) в деятельности современных организаций.
3. Сравнительный анализ программных систем документооборота
для автоматизации организаций.
4
Деятельность современных предприятий невозможно представить без
применения технических средств. С их появлением изменилась технология
создания и обработки документов.
В настоящее время для рационализации управленческих процессов на
предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные
программные средства, предназначенные для полной или частичной
автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). Все чаще
для решения различных управленческих и производственных задач
используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное
обеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация сама
приобретает офисные программные продукты, предназначенные для
автоматизации документационного обеспечения управления исходя из своих
материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей.
Выбор программного продукта – сложный и трудный процесс, так как
для конкретной организации может быть важна не вся совокупность
потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из них.
Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует производить её
оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопроизводства и
документооборота в конкретной фирме
2
. При этом целесообразно
сопоставлять возможности программного продукта с основными задачами и
использующимися технологиями делопроизводства фирмы. Требуется также
оценка функциональных характеристик систем по их программной
реализации и стоимостным показателям.
В настоящее время на рынке программных продуктов выделяются ряд
наиболее интересных систем. Рассмотрим преимущества и достоинства
некоторых из них.
2
http.//www.eos.ru/ - Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения.
5
Система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, – комплексное
решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства
компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение
полностью электронного документооборота в организации.
Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших
коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и
ведомственных структурах. Система призвана обеспечить электронный
документооборот любого предприятия, в организации любого типа и
повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это
в свою очередь оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля
и масштаба.
На сегодняшний день программа электронного документооборота
предприятия «ДЕЛО» – самая распространенная в России, она фактически
является отраслевым стандартом.
В настоящее время «ДЕЛО» используют 3000 компаний, учреждений и
организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих
мест составляет более 280 000. Семнадцать субъектов РФ приняли
программы автоматизации органов власти различных уровней на базе
системы «ДЕЛО».
Возможности и преимущества СЭД «ДЕЛО»:
- Поддерживает все основные функции в области документооборота
предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные
отчеты, полноценный поиск, списание в дело.
- Делегирование полномочий на работу с документами позволяет легко
передавать дела, когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется.
- Интерфейс прост в работе и интуитивно понятен.
- Быстрый ввод информации, которым отличается программа
документооборота, позволяет работать с большим количеством документов,
затрачивая на это минимум времени.
6
- Эффективные механизмы разграничения доступа различных
пользователей к документам и функциям системы дают возможность
определить, как и с какими документами будут работать сотрудники.
- СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства
позволяет плавно и без риска перейти от привычного «бумажного»
делопроизводства к современным технологиям управления виртуальными
документами.
- Масштабируемость – система обладает практически неограниченной
возможностью «увеличения охвата». В СЭД «ДЕЛО» одновременно
работают от единиц до тысяч пользователей.
«ЗОЛУШКА» - данная электронная канцелярия создана ЗАО "Научно-
Технологическим Центром Института Развития Москвы" (НТЦ ИРМ)
(www.mdi.ru). «ЗОЛУШКА» осуществляет поддержку управленческой
деятельности за счет автоматизации классического делопроизводства. К
сожалению, в системе присутствует ограничение: система работает в
промышленном режиме при объеме до 20000 зарегистрированных
документов в год
3
.
Программно-технологический комплекс «ЗОЛУШКА» обеспечивает:
- регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой
карточке;
- регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов);
- контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и
по исполнителям;
- выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;
3
Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3
7
- поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому
известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск
по содержанию (названию) документа;
- формирование истории движения документов;
- организацию доступа к электронным копиям документов;
- разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при
регистрации и контроле исполнения документов.
Система электронного документооборота «ЗОЛУШКА» создает единое
информационное пространство, предоставляющее пользователям средства
совместной работы со всеми документами организации: поступающей и
исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-
распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской –
в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни»
документов система должна поддерживать их архивное хранение или
фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на
государственное хранение.
Разработкой российской компании - Cognitive Technologies Ltd
(www.cognitive.ru) является система электронного документооборота и
автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ», которая предназначена для
построения полноценной системы управления бизнес-процессами и
документами организации
4
.
Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ»,
позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой
компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система
рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например,
канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и
в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой
информационных потоков.
4
http://www.cmdsoft.ru/ - Автоматизированные системы управления предприятием.
8
Система управления документами «ЕВФРАТ» позволяет
автоматизировать основные функции ДОУ на предприятиях и в
организациях. Среди них можно выделить:
– регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным в
соответствии с действующими нормативными материалами;
– контроль исполнения документов;
– передачу документов в приложения для редактирования, печати, отправки
по электронной почте и др.;
– архивное хранение документов и их графических образов, полученных
путем сканирования;
– поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;
– пересылку документов адресатам или исполнителям через факс или вывод
на печатающее устройство для передачи бумажного документа.
ОАО «Центр компьютерных разработок», первые продукты которого
появились на рынке в 1991 году, является создателем единой лини
информационных и программных продуктов «Кодекс». В настоящее время в
компании накоплен богатый опыт разработки и внедрения систем
электронного делопроизводства и систем информационной поддержки
принятия решений. Разработанная данной компанией система электронного
делопроизводства «Кодекс: Документооборот» рассчитана на применение в
реальных условиях функционирования бумажного документооборота,
поэтому первая ее задача – поддержка и обслуживание бумажного
документооборота.
Вторая задача, которую она позволяет решить – постепенный переход от
бумажного к электронному документообороту, внедрение технологии
применения штрих-кодов при регистрации входящей документации с
последующим потоковым сканированием документов и автоматической
привязкой к соответствующим регистрационным карточкам, использование
электронной цифровой подписи при работе с электронными документами
5
.
5
http://www.IT.ru/ Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления
9
Принципы функционального построения системы «Кодекс:
Документооборот» основываются на нормативно-правовых актах Российской
Федерации, нормативах и стандартах, устанавливающих правила
делопроизводства для организаций и органов государственной власти.
Функции системы:
- регистрация документов;
- поддержка разработки документов;
- подготовка версий проектов;
- направление на рассмотрение, ознакомление, выполнение;
- поддержка исполнения документов;
- назначение документу индивидуального маршрута движения;
- поиск документов по атрибутам;
- контроль прохождения документов;
- выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и
др.;
- поддержка экспедиции исходящих документов (печать конвертов и
реестров почтовых отправлений).
Система «БОСС-Референт» разработана на базе продукта Lotus Notes
компанией «Ланк Системс». Пользователями системы электронного
документооборота «БОСС-Референт» являются органы федеральной и
региональной власти, государственные унитарные предприятия,
коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной
структурой, так и небольшие организации.
Автоматизация управления документами с помощью «БОСС-Референт»
приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа
к информации для принятия управленческих решений, улучшению
исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению
качества управления.
Использование «БОСС-Референт» позволяет решать различные
делопроизводственные задачи, в частности, следующие:
10
- учетная обработка всех видов документов. Обеспечивает хранение
различной информации, проектирование форм для регистрации документов,
учет и контроль за прохождением документов. При необходимости
обеспечивает сохранение содержания документа и сканированных бумажных
документов в отдельной базе данных.
- уникальность номера. Имеется возможность присвоения документам
уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.
- поддержка работы с текстом документа. В систему встроен собственный
текстовый редактор, возможно включение в документы файлов,
подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro,
Excel и др.), а также в электронных таблицах и графических пакетах.
- связность документов. Документ может содержать неограниченное число
ссылок на другие документы, в том числе и хранящиеся в других базах
данных.
- распределенный документооборот. Обеспечивается в широких пределах: от
отдельно взятого компьютера до систем с десятками серверов, с
подключением нескольких сотен пользователей. При этом информация,
необходимая для работы, распределяется между этими базами и
периодически синхронизируется.
- ограничение доступа. Защита данных на всех уровнях сервера.
К сожалению, объем данной работы не позволяет нам произвести анализ
всех программных продуктов для обеспечения документооборота в
организациях, существующих на данный момент на российском рынке, но
наиболее перспективные мы рассмотрели в данной главе.
2. Преимущества использования специализированных программ и
систем документационного оборота в современных организациях.
11