Контрольная работа - Возможности использования специализированных программ для осуществления документооборота в современных организациях
Подождите немного. Документ загружается.
С внедрением специализированных программ для осуществления
документооборота современные организации приобретают ряд преимуществ.
Рассмотрим подробнее преимущества использования СЭД для различных
служб современных компаний.
Электронный документооборот для руководителя компании, например,
позволяет собрать необходимую информацию гораздо быстрее. Для этого
предусматриваются различные системы ее классификации и поиска. СЭД
также упрощает процедуру контроля исполнения документов и поручений по
ним, автоматизируя данный процесс, формируя напоминания о приближении
срока исполнения или извещения, если срок исполнения просрочен. Система
позволяет оперативно составлять отчеты о состоянии исполнительской
дисциплины.
Иногда важнее не срок исполнения, а качество сделанного. Обеспечить
его можно, используя заранее сформированные в СЭД подборки документов
(так называемые базы знаний) по определенному вопросу.
Выигрыш для руководителя: возможность оперативного получения
информации, необходимой для принятия решения, оперативного контроля
исполнительской дисциплины. При этом специально для руководителей в
современных системах электронного документооборота разработано
«автоматизированное рабочее место руководителя» (АРМ), интерфейс и
функционал которого соответствуют задачам и потребностям управленца, а
также могут настраиваться под конкретные задачи данного пользователя
системы
6
.
Электронный документооборот для секретаря. Организация работы с
документами занимает большую часть рабочего времени секретаря. Именно
на секретарей, как правило, ложится нелегкая работа по оформлению
документов, их регистрации, контролю исполнения. Все эти операции
трудоемки, поиск документов сложен, неоднозначен и занимает много
времени.
6
Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. – М., 2001
12
Что дает секретарям внедрение системы электронного документооборота
(СЭД)? Главное преимущество – возможность легко и быстро найти любой
документ и получить ответы на вопросы «Исполнен ли он?», «Отправлен ли
ответ по документу?», «Когда ответ был отправлен?», «Приходил ли ответ?»,
«Кому был отправлен на рассмотрение?» и пр.
При бумажном документообороте нужно переворошить кучу папок,
проверить не одну страницу журналов регистрации.
Первый выигрыш секретаря: снижается трудоемкость поиска
необходимых документов с одновременным повышением качества подборки
необходимых материалов. Второй выигрыш секретаря: облегчается контроль
исполнительской дисциплины и подготовка различных мероприятий. Третий
выигрыш секретаря: снижается время подготовки, согласования и
утверждения итоговых документов, контроля исполнения решений.
Электронный документооборот для конструкторских и технологических
служб. Разработка конструкторской документации все чаще ведется с
использованием специализированных программ. Чертежи – не просто листы
ватмана, это файлы. Когда наработан большой архив проектной
документации, гораздо легче дорабатывать уже имеющееся документы,
нежели делать все заново. Но для этого необходима четкая структура
хранения информации, чтобы нужные документы можно было легко найти.
Для реализации этих задач в СЭД может быть реализован архив
конструкторско-технологической документации.
Выигрыш для инженеров, конструкторов и организации в целом:
необходимые документы легко найти, а также сделать нужные копии.
Трудоемкость разработки измененных документов снижается в десятки раз,
как следствие – у специалистов появляется больше возможностей повысить
качество разрабатываемых документов.
Электронный документооборот для юристов. Задачи юриста организации
многообразны и многоплановы. Ему нужно следить за законодательством,
изучать все изменения и вносить соответствующие предложения о
13
необходимых изменениях в деятельности компании. Юрист готовит и
согласовывает договоры, занимается получением лицензий и разрешений,
отслеживает сроки окончания лицензий, чтобы вовремя получить новые. На
юридическую службу может возлагаться задача подготовки комплектов
документов для участия в конкурсах и тендерах. Все это – работа с
документами.
Чтобы выполнять ее еще более четко и качественно, электронный
документооборот предлагает различные инструменты для ускорения работы
и возможности выполнять ее быстрее и качественнее. СЭД позволяет:
• создать шаблоны договоров, которые будут храниться в месте общего
доступа и гарантированно обновляться;
• согласовать документы в электронном виде, исключив долгое
«блуждание» документов;
• наладить автоматический контроль срока действия лицензий и
разрешений;
• обеспечить хранение электронных образов подборок документов для
облегчения формирования комплектов документов.
Кроме работы с договорами на юридические службы часто возлагают
обязанности по получению лицензий и разрешений. При проведении этой
работы необходимо отслеживать сроки действия лицензий и разрешений,
вести большую переписку.
Претензионная работа тоже связана с большим количеством документов,
контролем за соблюдением сроков их исполнения.
Еще одно направление работы юридических служб – ведение библиотек
нормативно-правовых актов и внутренних регламентных документов.
Гораздо проще ориентироваться среди этих документов, искать нужные,
когда они организованы в электронную библиотеку.
Выигрыш для юридической службы при внедрении СЭД: юристы могут
снизить трудоемкость работы по подготовке договоров, контролю сроков,
поиску необходимых нормативных документов.
14
Подводя итог вышесказанному, следует отметить, что от внедрения СЭД
получают выигрыш не только отдельные службы, но вся организация в
целом. Если СЭД внедрена и используется, это приводит к переходу работы
на качественно иной уровень.
Анализ процесса внедрения и использования СЭД показал и экономическую
эффективность и окупаемость стоимости внедрения программных продуктов в
современных организациях
7
. Приведем основные достигнутые экономические
эффекты от внедрения СЭД:
- Автоматизация большого количества функций и отчетов позволила
значительно снизить нагрузку на сопровождение процессов документооборота
со стороны отдела делопроизводства.
- Хранение и передача документов в электронном виде позволяют отказаться
от массового копирования документов во всех отделах организации, что
экономит средства на расходе бумаги и картриджей.
К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые
связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с
ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах,
или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь
идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе
эти преимущества труднее измерить.
Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие
группы.
1. Средний уровень:
улучшения в доступе к информации.
улучшения в качестве обслуживания заказчиков, скорости реагирования.
улучшения в контролируемости процессов.
улучшения в результатах аудиторских проверок.
улучшения в процессе гарантийного обслуживания.
7
Береснева Е.А. Автоматизация работы с документами. – М., 2004.
15
улучшение качества продуктов/услуг.
увеличение финансовых оборотов.
2. Высокий уровень:
более быстрое и качественное принятие решений.
усиление степени контроля со стороны руководства.
обеспечение соответствия существующим правилам и законам.
более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг.
улучшение морального климата и степени удовлетворенности
сотрудников своим трудом.
более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых
услуг.
Заключение.
Развитие человеческой цивилизации сопровождается увеличением
объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Следует
отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны
16
по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно
классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные
документы. В настоящее время только около 30% всей корпоративной
информации хранится в электронном. Но, тем не менее, для любого
предприятия или организации вопросы организации или оптимизации
документооборота и контроля за оборотом информации имеет ключевое
значение.
Именно поэтому эффективность управления предприятиями и
организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения
задач оперативного и качественного формирования электронных документов,
контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения,
поиска и использования. Потребность в эффективном управлении
электронными документами и привела к созданию специализированных
программ и систем для осуществления документооборота (СЭД).
Приобретение современной СЭД для современных организаций является
критически важным для успешного ведения их бизнеса, так как при
использовании СЭД:
1. Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
2. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в
сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.
3. Появление возможности коллективной работы над документами (что
невозможно при бумажном делопроизводстве);
4. Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным
атрибутам);
5. Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с
незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю
СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
6. Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как
они хранятся в электронном виде на сервере;
7. Улучшение контроля за исполнением документов.
17
Удобство использования специализированных продуктов для
осуществления документооборота очевидно. Но главное преимущество СЭД
все же не в экономии времени и расходных материалов, а в новой более
четкой организации бизнес-процессов современной компании.
В настоящее время наличие успешно действующей системы
автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о
благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную
управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность,
солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально
успешном выполнении порученного дела.
Литература.
1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп.
– М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2002.
2. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота
// Открытые системы – 1997. №1
18
3. Береснева Е.А. Автоматизация работы с документами. – М., 2004.
4. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительных
документов. Требования к оформлению документов. – ИПК Изд-во
стандартов, 2003.
5. ГОСТ Р 51141–98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.
6. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах
государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн.
7. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности:
Монография / ГУУ. – М., 2001.
8. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного
архива // Секретарское дело – 2001. №3
9. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.:
ИНФРА-М, 2002.
10. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор
информационной службы. – 2001. №2
11. http://www.IT.ru/ Электронный документооборот – Системы
документационного обеспечения управления.
12. http://www.cmdsoft.ru/ - Автоматизированные системы управления
предприятием.
13. http.//www.eos.ru/ - Электронные офисные системы – Системы
документационного обеспечения.
14.
В мировой суд г. Ельца Липецкой обл.
Истец: Петрова Мария Ивановна
Адрес: г. Елец, ул. Советская, д. 115
Ответчик: ООО «Елецкая автобаза»
19
Адрес: г. Елец, ул. Промышленная, д. 25
ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ
о взыскании заработной платы в связи с задержкой выдачи трудовой книжки.
Я, Петрова Мария Ивановна, работала в организации ООО «Елецкая
автобаза» с 15 апреля 2001 года по 30 сентября 2010 года в должности
делопроизводителя. Приказом № 176 от 30 сентября 2010 года я уволена с
занимаемой должности по ст. 77 п. 3 Трудового кодекса РФ с 30 сентября
2010 года.
В соответствии со статьей 62 ТК РФ при прекращении трудового
договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения
(последний день работы) трудовую книжку и произвести с ним расчет.
Однако до настоящего времени трудовая книжка мне не выдана, несмотря на
мои неоднократные обращения.
Согласно статье 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику
не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его
возможности трудиться, в том числе при задержке работодателем выдачи
работнику трудовой книжки.
В связи с изложенным и на основании статей 62, 234 ТК РФ, ст. 131 -
133 ГПК РФ,
ПРОШУ:
1. Обязать ООО «Елецкая автобаза» вернуть мою трудовую книжку.
20
2. Взыскать с ООО «Елецкая автобаза» заработную плату за время
задержки выдачи трудовой книжки с 30 сентября 2010 года по день ее
фактической выдачи.
3. Взыскать с ООО «Елецкая автобаза» моральный ущерб в размере 3000
(три тысячи) рублей.
Приложения:
1. Копия искового заявления ответчику.
2. Копия трудового договора.
3. Справка о тарифной ставке (окладе) и среднем заработке
истца.
10 ноября 2010 г. Петрова М.И.
21