Контрольная работа Виды и порядок печатей и штампов
Подождите немного. Документ загружается.
Вспомогательные печати и штампы могут находятся у работников
организации, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и
вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах
(металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший
печати и штампы и отвечающий за их сохранность.
Для четкого учета печатей и штампов в организациях ведется журнал,
который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и
штампов (например секретаря канцелярии). Журнал ведется по правилам
ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется,
журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью
руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.
Поступившие печати и штампы должны быть немедленно
зарегистрированы.
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов
№ п/
п
Наименование
печати (штампа),
инициатор заказа,
дата поступления
Оттиск
печати
(штампа)
Наименование
подразделения,
должность и
фамилия
получателя
Подпись
получателя,
дата
Результаты
ежегодной проверки
наличия печатей и
штампов: их оттиски
и дата проверки
1 2 3 4 5 6
3 Если была утрачена печать, то необходимо обратиться в милицию с
соответствующим заявлением. В случае если имеет место быть факт взлома
офиса, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из
которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных
вещей, например, вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то
следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении.
При написании заявления, и впоследствии в объяснениях необходимо
как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено, и при каких
22
обстоятельства. Кражу печати лучше указать отдельно, для дополнительного
фиксирования этой ситуации.
Для эффективности работы органов милиции нелишним будет
предоставить и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо
документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт
предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом
следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно
получить подпись следователя на сопроводительном письме.
После соблюдения всех формальных процедур в дальнейшем заявление
позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и
поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати
похитителями.
Наряду с заявлением в милицию необходимо подать заявление о факте
кражи и в банк. Данная процедура должна быть осуществленная в самые
кратчайшие сроки, так у похитителей будет меньше шансов воспользоваться
украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в
задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о
случившемся.
Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно
дать объявление о краже в СМИ. 3
Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов
Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании
приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей
структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и
штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы.
Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи)
либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене,
уничтожаются.
23
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая
создается приказом руководителя.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и
штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и
формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего
использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на
мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными
линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который
утверждается руководителем. В акте должны быть указаны:
время и место уничтожения;
состав комиссии;
основание уничтожения печатей и штампов;
наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
способ уничтожения;
заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние,
исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего
использования;
подписи членов комиссии.
Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с
журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об
уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
3ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение
№
п/п
Наименование печати
(штампа), инициатор
заказа, дата поступления
Оттиск печатей (штампов),
возвращенных для
уничтожения, дата возврата
Отметка об
уничтожении, номер
акта и дата
Примечание
1 2 3 4 5
Осуществление и проведения проверок состояния учета и хранения
печатей и штампов может быть осуществлено специальной комиссией. По
результатам проверки составляется справка (акт), представляемая
24
руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и
условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении
работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов,
руководитель Rназначает комиссию для проверки фактического наличия
печатей и штампов. R
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и
штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя
ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и
штампов.
Заключение
По своей значимости изготовление печатей с древних времен
приравнивалось к чеканке монет… и находилось под «зорким оком»
государства. Именно в рамках жесткого регулирования до последнего
момента, а точнее до конца ХХ века, складывались отношения между
штемпельным делом и властью. Перестроечные настроения 1990-хRпривели к
тому, что деятельность по изготовлению печатей и штампов была передана в
частные руки. Долгожданная свобода привела не только к развитию
штемпельного бизнеса в его количественных показателях, но и к различного
рода спекуляциям на этой теме. В итоге, сегодня мы имеем дело с целым
рядом проблем, которые пока не получают разрешения ни со стороны
государства, ни со стороны заинтересованных участников рынка.
25
Значение, которое имеют печати и штампы в деятельности любых
хозяйствующих субъектов, будь то крупный международный холдинг, или
небольшое частное предприятие, тоже очень велико. Печать — это тот аспект,
который придает документу юридическую силу, делает его документом, в
полном смысле. Кроме всего этого, по качеству изготовления и солидности
печати можно судить о статусе предприятия и его весе в рыночном сегменте,
так что печать является еще и неким аспектом имиджа компании.
Штамп и печать организации получается всего однажды — сразу при
открытии и регистрации организации, а остаются символом хозяйствующего
субъекта на протяжении всего срока работы. Вот почему достаточно важно
первоначально подойти со всей ответственностью и серьезностью к вопросу,
подразумеваемому понятиями: заказ, разработка и изготовление штампов и
печатей. Кроме того, что изготовление штампа и печати подразумевает под
собой подготовку требуемого числа документов, заверенных в
соответствующих Государственных органах, это еще и создание эскиза, его
утверждение и решение вопроса, касающегося необходимости их обеспечения
дополнительной оснасткой, материала из которого они будут изготовлены, и
степени защиты, которыми должны обладать штампы и печать.
Список источников и литературы
Источники
1. Конституция Российской Федерации, ст. 70
2. Гражданский кодекс Российской Федерации, ст. 160
3. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ “О
Государственном гербе Российской Федерации”
4. Приказ ЦБ РФ от 24.01.95 № 02-11 “О порядке применения гербовой
печати Центрального Банка Российской Федерации” (по сост. на
27.10.95)
26
5. Постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 “Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты”
6. ГОСТ Р 6.30-97 “УСД. УСОРД. Основные требования к оформлению
документов”
7. НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
"ПЕЧАТИ МАСТИЧНЫЕ УДОСТОВЕРИТЕЛЬНЫЕ Форма, размеры и
технические требования." Проект разработан на основе уведомления
Госстандарта РФ от 28.11.2003 [Электронный ресурс]
http://www.gosreglament.ru/
8. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры,
технические требования.
9. ГОСТ 6.10-4-84. Унифицированные системы документации. Придание
юридической силы документам на машинном носителе и
машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Основные положения. – М.: Изд-во стандартов. 1984.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.
11. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во
стандартов, 1997.
12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти Российской Федерации. № 68 от 27.11.2000 г. –
М.: Росархив, 2000.
13. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 25.11.2009) (с изм. и доп.,
вступающими в силу с 01.01.2010)
Литература
27
14. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплате. – М.: НИПИстатформ Госкомстата России,
2001.
15. Соболева Н.А. Русские печати. - М., 1991. С.26.
16. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие
по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.:
Приор, 2000.
17. Стенюков М .В.Практическое пособие по документационному
обеспечению деятельности предприятия М.:2004
18. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: АО «Бизнес-
школа «Интел-Синтез», 1997
19. Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение
управления): Учебное пособие. – М.: Издательско-книготорговый центр
«Маркетинг», 2002.
20. Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.
21. Делопроизводство в кадровой службе /Сост. А. В. Верховцев– М.:
ИНФА-М, 1999.
22. Документы по персоналу предприятия /Сост. М. И. Басаков. – Ростов н/
Д: МарТ, 2001.
23. Общероссийский классификатор управленческой документации ОКО
11-93. – М., 1994.
24. Основы законодательства Российском Федерации об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах. -М.: Государственная архивная
служба России, 1993.
25. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ
6.30-97. – М.: Научная школа, 1998.
28
26. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.:
Росархив, 2000.
27. Санкша Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.:
МЦФЭР, 2002. 22. Тарифно-квалификационный справочник. – М.:
ПРИОР, 1999.
28. Унификация текстов управленческих документов. Методические
рекомендации. – М.: Главархив СССР, 1982.
29