Контрольная работа. Справочно-информационное документы, их составление и оформление
Подождите немного. Документ загружается.
ОАО “ …………” Директору
Отдел рекламы И. И. Сорокину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.9.2009 Резолюция
Руководителя
О дополнительном
Финансировании
………… В связи с повышением цен просим дополнительное финансирование
Начальник отдела (подпись) И.О.Ф.
2.5 Контракт
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между
организациями являются коммерческие контракты.
Контракт (договор) – документ, представляющий собой соглашение сторон об
установлении и регулировании каких-либо отношений.
Характер сделки, условие поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка,
маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон – все это
находит отражение в контракте. Договорные отношения могут быть также
установлены путем представления одной из сторон проекта-контракта. Получив
проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает.
Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.
Составными частями контракта являются:
1) Название вида и заголовок документа.
2) Дата, место составления, номер.
3) Наименование сторон.
21
4)Предмет контракта.
5)Условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки,
рекламы и реализации.
6)Условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета.
7)Порядок сдачи-приема выполненных работ.
8)Ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых
обязательств.
9)Гарантии, страхование и форс мажорные обстоятельства.
10)Переход права собственности и риски.
11)Порядок разрешения спора.
12)Юридические адреса сторон с указанием почтовых адресов, банковских
реквизитов, номеров телефонов, факсов.
13)Подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровок подписей
и дат подписания документов.
14)Печати фирм-контрагентов.
Коммерческие контракты хранятся три года после истечения срока договора,
при условии завершения ревизии по ним. Контракты с иностранными партнерами,
с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, хранятся не менее 10
лет.
2.6 Письма. Факсы.
Деловая переписка неотъемлемое средство связи предприятия с внешними
органами.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов,
пересылаемых по почте.
По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционно ,гарантийное
,информационное ,рекламное ,коммерческое ,письмо-извещение ,письмо-запрос
,письмо-приглашение ,письмо-ответ и т.д.
22
Письма инструкционные исходят из государственных или муниципальных
органов власти и управления. Они, как правило, содержат рекомендации, указания,
разъяснения – это касается в основном вопросов отчетности, налогов, экологии и
т.п.
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки, качества
продукции и т.д.
К информационным относят письма, содержащие сообщения, просьбы,
напоминания, предложения.
Рекламные содержат рекламу, цены предлагаемых товаров и услуг.
Коммерческие составляются при заключении контрактов. Они в основном
представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать
подробную информацию о товарах и услугах, а также, ответы продавцу,
рекламацию.
В рекламационных письмах (письма претензионные)- это когда требуется
возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения контракта и
подтверждающие факты.
В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или
действие и побуждает фирму контрагента дать ответ на письмо.
В письмах-факсах название документа не указывается.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и
корректным. Факты и события должны быть представлены объективно. Стороны
излагаемого вопроса должны освещаться достаточно полно, кратко и ясно.
Варианты обращения в письмах:
Уважаемый..! Господин ….! Уважаемый господин …!Уважаемые господа!
23
В ответных письмах: Мы были рады получить Ваше письмо.
В основном все письма продолжаются:В связи с… (недопоставкой) – основная
часть письма.В соответствии с …Направляем Вам ...Напоминаем Вам, что …
Ставим Вас в известность, что…
Письма-просьбы: Пожалуйста, сообщите…Просим оплатить в течении 10 дней …
Письмо-гарантия:Оплату гарантирую…Качество продукции наша фирма
гарантирует…
Письмо-предложение:Мы рады предложить Вам…Мы можем рекомендовать…
Предлагаем Вам…Мы уверены, что вы заинтересуетесь…
Отказ: К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим
причинам…К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не
можем по причинам…К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-
за таких-то причин…….
Предупреждение: Задержка поставок может привести…Данные Вами обещания,
к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены прервать контракт…
Фирма оставляет за собой право обратиться……….(в арбитражный суд), если Вы
не………………..(в ближайшее время недопоставите то-то, то-то)
Заканчиваются письма: Надеемся, что наша просьба не будет для Вас
затруднительной…Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества…
С уважением…
Письма по финансовым вопросам подписываются главным бухгалтером фирмы
и руководителем. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и
финансовые последствия заверяются печатью фирмы.
Деловая переписка делится на две части:
1) поступающие в фирму письма или входящие
24
2) отправляемые с фирмы письма (исходящие)
Справки - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов,
событий. Руководство предприятия ОБЯЗАНО выдавать справку о работе с
указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и
заработной платы.
Необходимые реквизиты для справки:
ОАО «………….»
Юридический адрес
СПРАВКА
19.9.2009 №………….
Текст.
Директор (подпись) И.О.Ф.
Главный бухгалтер (подпись) И.О.Ф.
Печать
25
2.7 Телефонограммы
Телефонограммы - это документ по оперативным вопросам, передаваемый по
телефону и записываемый получателем.
Обязательные реквизиты телефонограммы:
1. Наименование фирмы
2. Название вида документа
3. Дата и время передачи
4. Адресат
5. Текст
6. Подпись
7. Указание должностей и Ф.И.О. лиц, принявших и передавших информацию
8. Номера телефонов фирм, передавших и получивших информацию.
Телефонограмма составляется секретарем-референтом или исполнителем по
поручению руководителя на специально разработанном бланке (A5).
ОАО “…….” Директору
ТЕЛЕФОНОГРАММА ТОО “Луч”
19.09.2009 18.00 Иванову И.И.
тел. 246-13-15
ТЕКСТ (совещание переносится)
Председатель орг. Комитета (подпись) И.О.Ф.
Передал Принял
Референт И.О.Ф. Секретарь
И.О.Ф.
5.2.2003. в 17.30
26
2.8 Доверенность
Доверенность - это документ о предоставлении права доверенному лицу на
совершение каких-либо действий от лица доверителя.
По своему назначению доверенность является документом для представительства
доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами.
Доверенности бывают двух видов:
1. официальные, выданные предприятием
2. личные, выданные физическим лицом.
Необходимые реквизиты для официальных доверенностей:
1. Наименование предприятия
2. Юридический адрес
3. Название вида документа
4. Дата
5. Номер
6. Текст
7. Подписи должностных лиц
8. Печать предприятия
Компании “……..”
109803, Москва
ул. Земляной Вал,73
расчетный счет №……
в таком-то банке
тел. 915-24-90 факс 915-54-16
27
ДОВЕРЕННОСТЬ.
19.09.2009.№
Компания “…….” в лице И.О.Ф. выдала доверенность № … (паспортные
данные того, кому доверяем) на получение …….
Образец подписи лица,
получившего доверенность №…
Доверенность действительна до 20.09.2009
Директор (подпись) И.О.Ф.
Главный бухгалтер (подпись) И.О.Ф.
Печать
Необходимые реквизиты для личных доверенностей
Личные доверенности, выданные от лица доверителя, связаны с трудовыми
отношениями, на получение пенсий, стипендий, вкладов в банки, не требует
нотариального заверения (ст. 185 п.4 Гражданского кодекса РФ).
1. Название вида документа
2. Дата
3. Текст
4. Подпись (расшифровка подписи) доверителя
5. Подпись должностного лица, заверившего доверенность.
6. Печать организации, в которой работает заверитель.
7. Проведение указанного срока
Доверенности хранятся три года.
28
Заключение
Управленческие документы составляют основу документации организации.
Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и
государственными организациями.
Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов
управленческих документов, без которых невозможно решать задачи
планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности,
оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.
Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в
протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и
распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа
ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в
договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе
информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того
или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в
арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками
предприятия в народном суде.
Таким образом, знание вопросов современного документирования
управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с
государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными)
конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-
хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной
прибыли, развития предприятия.
29
Список литературы
1.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с
образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
2.Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-
школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.
3.Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое
пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 76 с.
4.Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т.
Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: 1999
5.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).
— М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.
6.Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное
пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.
7.ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации.
Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию
стандартов.
8.ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов.