Контрольная работа. Справочно-информационное документы, их составление и оформление
Подождите немного. Документ загружается.
наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие
ее на время .
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие,
изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их
действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические
последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти
(законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и
арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта,
пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы
(накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту
функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия
и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть
доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует
две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с
момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой
функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком
лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает
доминировать в документе, если он выступает как источник информации для
историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику
информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными
социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета -
статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и
финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.
Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией,
объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени
удельный вес той или иной функции изменяется.
11
Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного
характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета)
и функции постоянно действующие (информационная, социальная,
исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит
информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического
источника, др. примеры.
1.3 Материальные носители информации.
Для создания документов используются различные материальные объекты
(бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для
закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной
информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может
быть представлена следующим образом: 1) бумажные носители (носители
информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических
процессов - термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.), 2)
микроносители визуальной информации, 3) звуконосители, 4) видеоносители,
5)магнитные носители, 6) перфоносители магнитные для записи кодированной
информации.
Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной
техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили
появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е. небумажных носителях
информации.
Понятие "новейший" и "нетрадиционный" документ во многом условны и служат
для названия группы документов, которые в отличии от традиционных, т.е.
бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование
технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов,
микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для
компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п.
12
Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-
кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с
помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной
аппаратуры или компьютера.
Документы на новейших носителях информации делят на:
1. Документы на перфорированных носителях информации (перфоленты,
перфокарты и др.)
2. Документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и
жесткие диски, видеодиски)
3. Документы на оптических носителях информации (оптические документы) -
микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и
оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча
(CD-ROM, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски).
4. Документы на галографических носителях информации (галограммы).
2.Основные документы управления.
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов
документов. Можно выделить следующие основные группы документов:
1) - организационные документы предприятия (устав, учредительный договор,
структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции,
правила внутреннего трудового распорядка);
2)- распорядительные документы (приказы по основной деятельности,
распоряжения, решения);
3) - документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые
контракты, договора, личные дела, личные карточки формата Т-2, лицевые счета
по заработной плате, трудовые книжки);
4) - финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые
13
отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий,
инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги);
5) - информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки\
, телефонограммы, докладные записки, протоколы).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на
предприятие документы, регулирующие вопросы его деятельности (это налоги,
охрана окружающей среды). Эти документы составляют отдельную группу
нормативных документов вышестоящих организаций.
2.1 Приказы по основной деятельности.
Приказ является одним из наиболее важных документов предприятия. Это
нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-
либо задач.
Приказы по организационной работе предприятия, финансированию,
планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другие
производственные вопросы относятся к приказам по основной деятельности.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
1.изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
2.подготовка проекта приказа:
3.согласование проекта;
4.подписание руководителем.
Проект приказа готовится специалистами предприятия по поручению
руководителя. Приказы оформляются на бланках предприятия для внутренних
документов. Приказ должен иметь название вида документа, дату и №.
Датой приказа является дата его подписания руководителем.
14
Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в
пределах года.
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов
по личному составу.
ОАО «………….»
ПРИКАЗ
17.9.9 №3
ОБ ИЗМЕНЕНИИ ГРАФИКА РАБОТЫ
В связи с производственной необходимостью на основании докладной
начальника Смирнова Е.В. от 17.09.09г……………………
ПРИКАЗЫВАЮ
1.Начальнику технического отдела подготовить материал.
2.Главному бухгалтеру представить предложение по рассматриваемому вопросу.
3.Главному инженеру Королёву М.Н. организовать контроль.
Генеральный директор (подпись)
И.О.Ф.
15
2.2 Акты
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты,
события.
Акт имеет несколько разновидностей:
1) Акт приема работы по контракту.
2) Акт приемки-передачи документов.
3) Акт списания.
4) Коммерческий акт и т.д.
Акт составляется комиссией, постоянно действующей или назначенной по
указанию руководителя. Акт оформляется на общем бланке, если является
внутренним документом. Если акт является внешним документом, он должен
содержать юридический адрес.
В вводной части указывается основание его составления, далее указывается
состав комиссии, инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов
комиссии в алфавитном порядке, иногда могут быть указаны должности.
АКТ может иметь просто заголовок или может быть продолжением, например,
Акт о недостаче.
В основной части акта указываются цели, задачи и существо проведенной
работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста может
быть указано количество экземпляров и место их нахождения. Акт подписывается
председателем и членами комиссии. Для рядов актов необходимо заверение
печатью, после чего они обретают юридическую силу.
16
Образец акта
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Руководитель
АКТ организации
______№_____ Личная Расшифровка
Москва подпись подписи
Дата
Основание
Составлен комиссией:
Председатель: ________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии:
1. ___________________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
ТЕКСТ
_______________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Составлен в _____________ экземплярах:
1-й экз. — куда, кому
2-й экз. — . . .
3-й экз. — . . .
Председатель комиссии подпись расшифровка подписи
Члены комиссии подписи расшифровки подписей
С актом ознакомлены:
должности подписи даты расшифровки подписей
В дело 00-00
Подпись Дата
17
2.3 Протоколы
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия
решения на совещании, заседании.
Протокол ведется во время заседания секретарем, который стенографирует,
констатирует выступление участника заседания. По полноте освещения хода
заседания протоколы могут быть полными и краткими. Оформление полного
протокола имеет ряд особенностей.
Он составляется на бланке или на чистом листе, на котором указывается
наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты:
- вид документа
- дата
- номер
- заголовок.
Датой протокола является день проведения заседания, а номером –
порядковый номер заседания.
ОАО «………………»
ПРОТОКОЛ
19.09.2009. №5
ЗАСЕДАНИЕ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: И.О.Ф.
СЕКРЕТАРЬ: И.О.Ф.
18
ПРИСУТСТВОВАЛИ: Кудрявцев Р.И.
Серебров П.А.
Фокин Н.С.
ПОВЕСТКА ДНЯ
…..1.
…..2.
….3. Разное
СЛУШАЛИ:
Фокин Н.С.
ВЫСТУПАЛИ:
1. Серебров П.А.. (краткое содержание им рассказанного)
2. Кудрявцев Р.И. …………..
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Принять к сведению то-то.
1.2. Доработать то-то, то-то.
Председатель: (подпись) И.О.Ф.
Секретарь: (подпись) И.О.Ф.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
19
Вводная часть – это председатель И.О.Ф., секретарь И.О.Ф., присутствовали
И.О.Ф. (в некоторых случаях можно указать количество, когда более 10 человек).
Повестка дня содержит вопросы.
Основная часть – слушали, выступали, постановили.
Постановление в протоколе указывается полностью.
В кратком протоколе указываются только рассматриваемые вопросы и
фамилии тех, кто участвовал в обсуждении.
Протоколы подписываются председателем и секретарем. К протоколу
подшиваются представленные материалы (справки, акты экспертиз, докладные
записки)
2.4 Докладная записка
Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия,
содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его
содержание, например, докладная записка по поводу не прихода преподавателя.
В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом
написания.
Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях,
которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными
фактами.
Внутренние докладные записки подписываются составителем.
Внешние докладные записки подписываются руководителем предприятия.
Датой считается дата ее подписания.
20