Контрольная работа - Особенность заполнения документов по личному составу

Подождите немного. Документ загружается.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1. Особенности оформления документов по личному составу

1.1 Особенности оформления заявления 6

1.2 Особенности оформления приказа по личному составу 8

1.3 Особенности оформления характеристики

1.4 Особенности оформления автобиографии

1.5 Особенности оформления доверенности

1.6 Особенности оформления расписки

Заключение 16

Список литературы 18

Приложение 20

ВВЕДЕНИЕ

В жизни каждого человека огромное значение имеют документы,

которые отражают его трудовую деятельность и подтверждают трудовой

стаж, необходимый для начисления пенсии.

В современных условиях рыночных отношений, с появлением

немалого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала

проблема правильного документирования трудовых правоотношений,

организации работы и сохранения кадровой документации. Часто в малых

коммерческих предприятиях из-за малочисленности и некомпетентности

персонала руководство не придает значения оформлению, ведению и

сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих

документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается

руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную

ответственность за документальный фонд предприятия). В результате чего

кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих

требований общегосударственных законодательных и нормативных актов

Кодекса законов о труде Российской Федерации - КЗОТ РФ, Инструкции о

порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и

организациях и многие другие.

Итогом вышесказанного, являются ошибки при ведении кадровой

документации, которые не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и

являются нарушением требований трудового законодательства.

Важно знать, что при работе с документами по личному составу

необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые

предусматривают составление документов по определенным правилам,

ведение номенклатуры (списка) дел.

Цель контрольной работы – выявить особенности оформления таких

документов по личному составу как заявление, приказы по личному составу,

характеристика, автобиография, доверенность и расписка.

При написании контрольной работы были использованы такие

источника, как Кодекс законов о труде Российской Федерации

, который

регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На

основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый

порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. А так же

теоретическую базу работы составили труды

Кодекс законов о труде Российской Федерации (с измен. и доп. на 01.12.94), - М., 1994. – 94 с.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ

СОСТАВУ

Трудовые правоотношения регулируются Трудовым кодексом

Российской Федерации. Совокупность документов, в которых

зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называются

документами по личному составу.

Документы по личному составу – это документы, создаваемые при

оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников,

предоставления отпуска, поощрения.

Документы по личному составу являются наиболее важными

документами и требуют особой тщательности и аккуратности при

оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Документы по личному составу, относятся к категории

конфиденциальной информации.

При работе с документами по личному составу следует учитывать, что

персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах

трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории

конфиденциальной информации.

К документам по личному составу относятся:

• заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

• трудовые книжки;

• личные дела;

• личные карточки формы Т-2;

• лицевые счета по заработной плате и др.

Особенности оформления заявления

Заявление – это документ, адресованный организации или

должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе,

предоставлении отпуска. Заявление – это просьба о разрешении того или

иного вопроса, касающегося осуществления предоставленных прав. Работник

пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или же на

трафаретном бланке, разработанном в данной организации. На заявление о

приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или

ведущего специалиста о согласии с указанием оклада или иного способа

оплаты труда.

Заявление пишется по следующей форме (см. Приложение №1):

1. Наименование адресата (кому); пишется вверху, справа.

2. Имя, отчество и фамилия подавшего заявление (чье, кого).

3. Должность или адрес автора. Если заявление пишется на имя

сотрудника той же организации, в которой работает автор заявления, то

последний должен указать свою должность. Если заявление адресовано в

чужую организацию, то подающий заявление указывает свой домашний

адрес.

4. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа большими

(заглавными) буквами, но не с заглавной буквы (не: Заявление). После слова

ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится.

Вся заголовочная часть: кому–кого–что (ЗАЯВЛЕНИЕ) – представляет

собой единую конструкцию, поэтому ни точка, ни запятая после

наименования адресата и сведений об авторе не ставятся.

5. Текст заявления содержит точное изложение просьбы, предложения

или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть

необходимость.

6. Подпись заявителя ставится внизу справа. Она должна быть

разборчивой, а не сложной и витиеватой.

7. Дата подачи заявления должна быть проставлена ниже подписи и

слева. Число и год пишутся цифрами, а месяц обозначается словами (10

октября 2006 г.).

В заявлении недопустимы слова «с уважением», «уважаемому» и

подобные.

Руководитель организации, наделенный правом найма работников,

накладывает свою резолюцию о принятии работника. После этого заявление

поступает в отдел кадров или к менеджеру по персоналу, ведущему кадровые

документы, затем издается приказ. В случае отказа о приеме заявителю могут

сообщить об этом в письменной форме, устно или по телефону.

Заявления по способу оформления можно разделить на две группы. К

первой относятся те, когда заявитель еще не приобрел статуса (например,

заявление о приеме на работу), ко второй – когда он уже имеет статус (все

остальные виды заявлений).

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление

первой группы, в котором излагают просьбу об участии в конкурсе, о

зачислении в организацию, указывая свою профессию, специальность,

должность.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме,

пишется от руки на бумаге формата А4. Для него характерны следующие

реквизиты: адресат; заявитель; место проживания заявителя; наименование

документа; текст; подпись; дата составления. Адресатом является

руководитель органа муниципального управления. В заявлении о приеме

полностью указываются имя и отчество заявителя, а также его домашний

адрес. Заявление после его рассмотрения, а также ознакомления с

остальными документами является основанием для издания приказа о приеме

на работу.

Все остальные заявления пишутся по-иному. УСОРД установила

следующий формуляр заявления о переводе: реквизиты общего бланка

(наименование структурного подразделения, вид документа, дата, место для

регистрационного номера), адресат, текст, подпись (с указанием должности,

личной подписи и расшифровки подписи). Текст содержит просьбу о

переводе на конкретную должность с указанием причины.

Заявление о предоставлении отпуска составляется аналогично, в тексте

указывается дата предоставления очередного отпуска. Такие виды

документов, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по

беременности и родам, отпуска без сохранения содержания и т.п., должны

содержать в тексте указание на наличие необходимых документов

(больничного листа, справки с места учебы и т. п.), без которых решение

вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях

соответствующие документы предоставляются на рассмотрение вместе с

заявлением.

Заявление об освобождении от занимаемой должности по составу

реквизитов и их оформлению сходно с заявлением о переводе на другую

работу.

Особенности оформления приказа по личному составу

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление

отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к

нарушителям дисциплины и т.п. оформляются приказами по личному

составу. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда

регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными

записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и

увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала

оформляются приказами, а рабочих массовых профессий — записками.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В

заголовке к тексту такого приказа пишут: “О приеме на работу”, “О переводе

на другую работу”, “Об увольнении”, “О предоставлении отпуска”, “О

поощрении”, “О нарушении”, “О наложении административного взыскания”

и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может

отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. (См. приложение

№ 2):

Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом,

обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ; ПЕРЕВЕСТИ; ПРЕДОСТАВИТЬ;

ОБЬЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ; ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают

прописными буквами от левого поля документа. С абзаца начинают печатать

содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью

прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают

должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении

лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении

на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким

окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска

указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты

начала и окончания отпуска. В приказе об освобождении от занимаемой

должности указывают статью ТК РФ, на основании которой производится

увольнение. Кроме того, приказы по личному составу должны в каждом

пункте содержать основание, в котором указывают документы, послужившие

причиной для издания приказа.

Приказ по личному составу фиксирует такие сведения о кадрах как:

прием на работу, перемещение по службе, увольнение с работы, отпуск,

награждения, взыскания, установление должностных окладов, командировки,

смена фамилии.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения

соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные

карточки, финансовые документы).

В номере приказа (индексе) проставляется буква «к», означающая, что

это приказ по кадрам. Каждый приказ или пункт приказа обосновывается

наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки,

распоряжения и т.д.).

В приказе при увольнении работника с работы указывают причину

увольнения, со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ. В

основании дается ссылка на личное заявление работника или докладную

записку руководителя подразделения (при увольнении по инициативе

администрации).

Фамилии, имена и отчества работников пишут полностью.

Составляются приказы на бланках формата А4, оформление

производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 - 2003.

На приказах должны быть визы согласования заинтересованных

должностных лиц, ознакомительная роспись.

Приказ составляется в одном экземпляре, визируется юрисконсультом,

другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с

персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия.

Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и

содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на

работу объявляется работнику под подписку в трехдневный срок со дня

подписания трудового договора.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке

формы Т-8. В графе “основание” указываются документы, послужившие

причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка)

или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.

При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении

могут быть составлены на обычном листе бумаги.

По письменному заявлению работника предприятие обязано не позднее

трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов,

связанных с работой (копии приказов по личному составу, выписки из

трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы на данном

предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть

заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно

(статья 62 ТК РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют

самостоятельную нумерацию с добавлением индекса “л/с”. Приказы по

личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б “Перечня документов с

указанием сроков хранения”).

В процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие

приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, командировке,

дежурстве, обучении, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 5

лет. Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к…) и формируются в

отдельное дело.

Особенности оформления характеристики

Характеристика – это официальный документ, который выдает

администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в

целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной,

общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных

качеств.

Оформляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4.

Имеет реквизиты: наименование вида документа (характеристика); заголовок

(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, которому выдается

документ, в родительном падеже); текст; подпись; печать (в случае, если