Контрольная работа - Особенность заполнения документов по личному составу

Подождите немного. Документ загружается.

характеристика направляется в другое учреждение); дата создания

документа.

Текст характеристики обычно включает в себя четыре части. Первая –

основные анкетные данные о сотруднике. Вторая – данные о трудовой

деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы в

данной организации, продвижении по службе, уровне профессионального

мастерства и т.д.). Третья – собственно характеристика, т.е. оценка морально-

психологических и деловых качеств сотрудника: его отношение к работе,

повышению профессионального уровня, поведение в быту, отношение с

коллегами и т.д. Четвертая, заключительная часть содержит вывод, в котором

указывается назначение характеристики, цель ее создания. Текст излагается

от третьего лица. Характеристика выдается на руки или с ведома сотрудника

пересылается в ту организацию, которая запросила характеристику.

См. Приложение № 3

Особенности оформления автобиографии

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой

деятельности работника.

Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в одном

экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической

последовательности.

Автобиография как деловая бумага оставляется по следующей форме

(см. Приложение №4)

1. Наименование документа размещается в середине строки и пишется

заглавными буквами: АВТОБИОГРАФИЯ. После слова "автобиография"

точка не ставится.

2. Текст автобиографии пишется от руки.

В тексте автобиографии последовательно указываются следующие

данные (сведения) об авторе документа :

1) фамилия, имя, отчество;

2) гражданство;

3) дата (число, месяц, год) рождения;

4) место рождения;

5) состав семьи: фамилии, имена и отчества отца и матери, годы их

рождения, где и кем работают; такие же сведения о родных братьях и

сестрах;

6) образование (где и когда учился);

7) трудовая деятельность (где, когда и кем работал, занимаемая

должность);

8) собственная семья (муж, жена, дети, как в п.4).

3. Подпись составителя (справа).

4. Дата написания автобиографии (также справа). Число, месяц и год

пишутся цифрами.

В автобиографии как деловой бумаге неуместны эпитеты, лирические

отступления, разговорная лексика. Автобиография должна быть выдержана

строго в официально-деловом стиле.

Особенности оформления доверенности

Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному

лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия

или гражданина). Доверенность по характеру и назначению бывают двух

разновидностей:

-официальные – выдаются представителям предприятия;

-личные – выдаваемые гражданам.

Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на

совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ, или других

действий от имени предприятия. В тексте доверенности указывают

следующие данные - должность, паспортные данные, предприятие, в котором

производятся действия по доверенности, вид деятельности, образец подписи

лица, получившего доверенность, срок ее действия. Она должна быть

зарегистрирована, иметь номер, дату, подписывается руководителем

предприятия, главным бухгалтером. Бухгалтер ведет учет доверенностей по

журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии.

Доверенности выдаются либо для совершения однократных действий, либо

на определенный срок.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение

зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на

получение пенсий, пособий, стипендий. Имеет следующие реквизиты:

наименование документа, дату, текст (с указанием доверителя, доверяемого

лица, его паспортных данных и вида действий по доверенности, подписи, их

расшифровку, подпись должностного лица, заверившего расписку, печать

предприятия, на котором доверитель работает, на срок проведения действий,

указанных в ней).

Весьма распространенным документом является доверенность на

получение денег. Она удостоверяется организацией, в которой работает или

учится доверитель, или администрацией лечебного учреждения, в котором

лицо, доверяющее получить деньги, находится на лечении.

Подпись доверителя должна быть обязательно заверена по следующей

форме: 1) фраза «подпись такого-то удостоверяется»; 2) данные о

должностном лице, заверяющем подпись; 3)дата и печать организации;

4)Xподпись заверителя. Без этого доверенность не является документом. (см.

Приложение № 5)

Особенности оформления расписки

Расписка – документ, подтверждающий получение каких-либо товарно-

материальных ценностей, денег, документов. В расписке содержаться

обязательства, которые указывают с указанием срока возврата. Реквизиты

расписки: наименование вида документа, текст, подпись лица, давшего

расписку. Текст расписки включает в себя должности, фамилии, имена и

отчества лиц, выдавших и получивших что-либо, паспортные данные,

перечень получаемого с указанием количества и стоимости и в скобках

прописью с большой буквы, срок возврата. Иногда делается оговорка:

“составлена в присутствии свидетелей”. Свидетели своими подписями

заверяют расписку. Свободные места между подписью и текстом должны

быть прочеркнуты.

Расписка составляется по следующей форме (См. приложение № 6):

1. Наименование документа.

2. Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.

3. Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого

получено что-либо.

4. Точное наименование полученного с указанием количества или

суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках

прописью).

5. Подпись получателя (справа).

6. Дата составления расписки (слева).

Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего

расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документы по личному составу являются наиболее важными

документами и требуют особой тщательности и аккуратности при

оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Документы по личному составу – это документы, создаваемые при

оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников,

предоставления отпуска, поощрения.

Документы по личному составу, относятся к категории

конфиденциальной информации.

К документам по личному составу относятся:

• заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

• трудовые книжки;

• личные дела;

• личные карточки формы Т-2;

• лицевые счета по заработной плате и др.

Заявление – это документ, адресованный организации или

должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе,

предоставлении отпуска. Руководитель организации, наделенный правом

найма работников, накладывает свою резолюцию о принятии работника.

После этого заявление поступает в отдел кадров или к менеджеру по

персоналу, ведущему кадровые документы, затем издается приказ. В случае

отказа о приеме заявителю сообщают об этом.

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление

отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к

нарушителям дисциплины и т.п. оформляются приказами по личному

составу.

Приказ по личному составу фиксирует такие сведения о кадрах как:

прием на работу, перемещение по службе, увольнение с работы, отпуск,

награждения, взыскания, установление должностных окладов, командировки,

смена фамилии.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения

соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные

карточки, финансовые документы).

На приказах должны быть визы согласования заинтересованных

должностных лиц, ознакомительная роспись.

Характеристика – это официальный документ, который выдает

администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в

целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной,

общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных

качеств.

Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в одном

экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической

последовательности.

Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному

лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия

или гражданина).

Расписка – документ, подтверждающий получение каких-либо товарно-

материальных ценностей, денег, документов. В расписке содержаться

обязательства, которые указывают с указанием срока возврата.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). – М.:

Гросс-Медиа, 2007. – 192 с.

2. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05 января

2004 г. № 01 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной

документации по учету труда и его оплаты».

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины

и определения. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе / А.В. Верховцев. –

М.: ИНФРА – М, 2003. – 224 с.

4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и

технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.

Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби,

Изд-во Проспект, 2005. – 456 с. Кузнецова, Т.В., Кузнецов, С.Л. Кадровое

делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. – М.: ООО «Интел-синтез

АПР», 2005. – 400 с.

5. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное

обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал

"Управление персоналом", 2003. – 408 с.

6. Панфилова, Т.А., Кондратьева, Т.Н. Документоведение и

делопроизводство: Учебно-методический комплекс. – Тюмень: Издательство

ТюмГУ, 2005. - 272 с.

7. Печникова, А.В. Документация отдела кадров предприятия. – М.:

Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2000, -

256 с.

8. Санкина, Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В.

Санкина. – М.: МЦФР, 2003. – 368 с.

9. Чуковенков, А.Ю., Янковая, В.Ф. Правила оформления

документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы

документации. Унифицированная система организационно-

распорядительной документации. Требования к оформлению документов» /

А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. –

216 с.

10. Красавин, А.С. Приказы по кадрам в организации / А.С. Красавин

// Секретарь-референт. - 2004. - № 3. - С. 34-42.

Приложение №1

Директору Тихоокеанского Государственного

Экономического Университета

Лазареву Г.И.

Ляпишева Г. Г.,

проживающего по адресу:

г.Фокино, ул.Белашева, д.7, кв.14

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вас принять меня на работу в должности: преподаватель

римского права. Зарплату назначить согласно штатному расписанию.

Ляпишев Г.Г.

(подпись)

02 сентября 2009года

Приложение №2

Тихоокеанский Государственный

Экономический Университет

ПРИКАЗ

02 сентября 2009 г. № 6-К

г. Владивосток

О назначении на должность

ПРИКАЗЫВАЮ:

Принять на постоянную работу в должности преподавателя римского права

Ляпишева Геннадия Григорьевича с 03 сентября 2009 г.

Назначить оклад в соответствие с разрядом, назначенным педагогической

квалификационной комиссией.

Основание: заявление Ляпишева Г.Г.

Ректор ВГУЭС (подпись) Г.И.Лазарев