Клейменов С.А. Администрирование в информационных системах

Подождите немного. Документ загружается.

дый социально-экономический объект (СЭО) или его часть можно

рассматривать как систему, стремящуюся в своем функциони-

ровании к достижению поставленной цели.

В условиях функционирования любая область деятельности орга-

низации может рассматриваться как сложная система, реализую-

щая комплекс мероприятий по удовлетворению спроса потреби-

телей на продукцию и услуги посредством купли-продажи или

обмена.

Важнейшая функция — управление, без которой немыслима

целенаправленная деятельность любой социально-экономической,

организационно-производственной системы (предприятия, фирмы,

организации).

Управление связано с обменом информацией между компо-

нентами системы, а также с окружающей средой. Процесс управ-

ления предполагает получение сведений о состоянии системы в

каждый момент времени, о достижении (или не достижении)

заданной цели, с тем чтобы воздействовать на систему и обеспе-

чить выполнение управленческих решений. Особенно это важно в

технологиях социального менеджмента, которые в настоящее время

наиболее эффективны при управлении СЭО. Таким образом, сис-

тема управления СЭО и соответствующая информационная сис-

тема может быть названа социально-экономической информаци-

онной системой управления.

Социально-экономическая информационная система управле-

ния (СЭИСУ) — совокупность внутренних и внешних потоков

прямой и обратной информационной связи СЭО, а также методов,

средств, специалистов, участвующих в процессе обработки

информации и выработке управленческих решений.

Управление как совокупность целенаправленных действий ре-

ализуется в соответствии с целью функционирования СЭО и прин-

ципами принятия решений в конкретных ситуациях.

Управляющие воздействия формируются на основе накоплен-

ной и функционирующей в системе управления информации, а

также сведений, поступающих по каналам прямой и обратной связи

из внешней среды.

Поскольку информация фиксируется и передается на мате-

риальных носителях, необходимы действия человека и работа

технических средств по восприятию, сбору информации, ее записи,

передаче, преобразованию, обработке, хранению, поиску и выдаче.

Эти действия обеспечивают нормальное протекание

информационного процесса и входят в технологию управления.

Применение технических средств для получения информации в

ходе наблюдения за деятельностью объекта, сбора данных, их

регистрации, передачи по каналам связи потребовало дальнейшего

углубленного изучения информационных процессов.

Для выработки в сложных экономических системах эффектив-

ных управляющих воздействий необходимо наряду с созданием

соответствующих алгоритмов управления переработать значитель-

ные объемы разнообразной информации. Именно этим вызвана

необходимость разработки автоматизированных информационных

систем (АИС) управления.

Автоматизированные информационные системы различаются

по типу основной деятельности объекта (социально-экономиче-

ские, технологические, административные и т.д.), по сферам,

функциональной направленности (финансовые, налоговые, стра-

ховые, банковские, бухгалтерские, маркетинговые и т.д.), по ме-

тодам решения задач (экспертные, имитационные, оптимизаци-

онные, информационно-соответствующие, телекоммуникацион-

ные) и т.д.

С позиции технологии и выполняемых функций типовая АИС

СЭО может состоять из нескольких элементов (рис. 2.4).

Элементы образуют автоматизированную информационную

технологию обработки данных (АИТ ОД) — системно организо-

ванную для решения задач управления совокупность методов и

средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, на-

копления, поиска, представления, обработки и защиты процессов

переработки информации на базе применения развитого про-

граммного обеспечения, используемых средств вычислительной

техники и связи.

Содержание элементов АИТ ОД в АИС СЭО позволяет выявить

подсистемы, обеспечивающие технологию функционирования

системы.

Технологическое обеспечение АИТ ОД состоит из подсистем ав-

томатизации информационного обслуживания решений задач с

применением ЭВМ и других технических средств управления в

установленных режимах работы.

По составу технологическое обеспечение АИТ ОД одинаково

для различных систем, что позволяет реализовать принцип их со-

вместимости в процессе функционирования. Обязательными эле-

ментами для АИТ ОД является правовое, организационное, ин-

формационное, лингвистическое, программное, математическое,

техническое и эргономическое обеспечение.

Правовое обеспечение представляет собой совокупность право-

вых норм, регламентирующих правоотношения при создании и

внедрении АИС СЭО.

Правовое обеспечение на этапе функционирования АИТ ОД

включает в себя:

• определение их статуса в конкретных отраслях государствен-

ного управления;

• правовое положение о компетенции звеньев АИС и СЭО и

организации их деятельности;

Рис. 2.4. Типовая структура АИС и ТСЭО

• права, обязанности и ответственность персонала, порядок

создания и использования информации в АИТ ОД, процедуры ее

регистрации, сбора, хранения, передачи и обработки;

• порядок получения и использования электронно-вычислитель-

ной техники и других технических средств;

• порядок создания и использования математического и про-

граммного обеспечения.

Организационное обеспечение представляет собой комплекс ме-

тодического и документационного обеспечения, регламентирую-

щий деятельность персонала АИТ в условиях функционирования

АИС.

Информационное обеспечение представляет собой совокупность

проектных решений по объемам, размещению, формам органи-

зации информации, циркулирующей в АИТ ОД. Оно включает в

себя совокупность показателей, справочных данных, классифи-

каторов и кодификаторов информации, унифицированные системы

документации, специально организованные для автоматического

обслуживания, массивы информации на соответствующих

носителях, а также персонал, обеспечивающий надежность

хранения, своевременность и качество технологии обработки ин-

формации.

Лингвистическое обеспечение объединяет совокупность языко-

вых средств для формализации естественного языка, построения и

сочетания информационных единиц в ходе общения персонала со

средствами вычислительной техники. С помощью лингвисти-

ческого обеспечения осуществляется общение человека с маши-

ной. Оно включает в себя информационные языки для описания

структурных единиц информационной базы АИТ ОД (документов,

показателей, реквизитов и т.д.); языки управления и мани-

пулирования данными информационной базы, языковые средства

информационно-поисковых систем; языковые средства автомати-

зации проектирования, диалоговые языки специального назначе-

ния и другие языки, а также систему терминов и определений,

используемых в процессе разработки и функционирования авто-

матизированных систем управления.

Программное обеспечение включает в себя совокупность про-

грамм, реализующих функции и задачи АИС СЭО и обеспечиваю-

щих устойчивую работу комплексов технических средств. В его со-

став входят общесистемные и специальные программы, а также

инструктивно-методические материалы по применению средств

программного обеспечения и персонал, занимающийся его раз-

работкой и сопровождением на весь период жизненного цикла

АИС.

Математическое обеспечение — это совокупность математиче-

ских методов, моделей и алгоритмов обработки информации, ис-

пользуемых при решении функциональных задач и в процессе ав-

томатизации проектировочных работ в АИС СЭО. Математическое

обеспечение включает в себя средства моделирования процессов

управления, методы и средства решения типовых задач управле-

ния, методы оптимизации управленческих процессов и принятия

решений (методы многокритериальной оптимизации, математи-

ческого программирования, математической статистики, теории

массового обслуживания и т.д.).

Техническое обеспечение представляет собой комплекс техни-

ческих средств сбора, регистрации, передачи, обработки, ото-

бражения, размножения информации, оргтехники, обеспечива-

ющих работу АИС и АИТ. Центральное место в комплексе техни-

ческих средств принадлежит персональным электронно-вычисли-

тельным машинам (ПЭВМ). Структурными элементами техниче-

ского обеспечения являются также методические и руководящие

материалы, техническая документация и обслуживающий персо-

нал.

Эргономическое обеспечение — совокупность методов и средств,

используемых на разных этапах разработки и функционирования

АИС. Оно предназначено для создания оптимальных условий вы-

сокоэффективной деятельности человека в АИС. В состав эргоно-

мического оснащения АИТ ОД входит комплекс различной доку-

ментации, содержащей эргономические требования к рабочим

местам, информационным моделям, условиям деятельности пер-

сонала.

Являясь человекомашинной системой, в рамках которой реали-

зуется информационная модель, формализующая процессы обра-

ботки данных в условиях новой технологии, АИТ ОД замыкает че-

рез себя прямые и обратные информационные связи между объек-

том управления (ОУ) и аппаратом управления (АУ), а также вво-

дит в систему потоки внешних информационных связей.

Функции АИТ ОД определяют ее структуру, которая включает

в себя следующие процедуры: сбор и регистрация данных; подго-

товка информационных массивов; накопление и хранение данных;

обработка информации с помощью технологического обеспечения;

формирование результирующей информации; передача данных от

источников возникновения к месту обработки, а результатов — к

потребителям информации для принятия управленческих решений.

Сбор и регистрация информации для различных СЭО значи-

тельно отличаются. Наиболее сложной эта процедура является в

автоматизированных управленческих процессах промышленных

предприятий, фирм, где производятся сбор и регистрация пер-

вичной учетной информации, отражающие в основном произ-

водственно-хозяйственную деятельность объекта.

В процессе сбора фактической информации производятся из-

мерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, подсчет

денежных купюр, получение временных и количественных харак-

теристик работы отдельных исполнителей.

Сбор и регистрация данных производятся с помощью машин-

ного кодирования. Процедура машинного представления (записи)

информации осуществляется на машинных носителях с помощью

кодов, принятых в ПЭВМ.

Обработка экономической информации в АИТ ОД произво-

дится централизованно и децентрализованно. В местах возникно-

вения первичной информации организуются автоматизированные

рабочие места специалистов той или иной управленческой службы

(отдела материально-технического снабжения и сбыта, отдела

главного технолога, конструкторского отдела, бухгалтерии и т.д.).

В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной про-

граммой формируются результатные сводки, которые печатаются

машиной или отображаются на экране. Печать сводок может со-

провождаться процедурой тиражирования, если документ с ре-

зультатной информацией необходимо предоставить нескольким

пользователям.

Хранение и накопление экономической информации вызвано

многократным ее использованием, применением условно-посто-

янной, справочной и других видов информации, необходимостью

комплектации первичных данных до их обработки.

С хранением и накоплением непосредственно связан поиск

данных, т.е. выборка нужных данных из хранимой информации,

включая поиск информации, подлежащей корректировке либо

замене. Процедура поиска выполняется автоматически на основе

составленного пользователем или ПЭВМ запроса на нужную ин-

формацию.

Передача информации осуществляется различными способами:

с помощью курьера, пересылкой по почте, доставкой

транспортными средствами, дистанционной передачей по каналам

связи (электронная почта, Интернет, мобильные средства связи и

т.д.).

Принятие решения в автоматизированной системе организа-

ционного управления, как правило, осуществляется специалистом

с применением или без применения технических средств, но в

последнем случае — на основе тщательного анализа результатной

информации, полученной на ПЭВМ. Задача принятия решений

осложняется тем, что специалисту приходится выбирать из

множества допустимых решений наиболее приемлемое, сводящее

к минимуму потери ресурсов (временных, трудовых, материаль-

ных и т.д.).

Автоматизированная информационная система СЭО реализует

решение функциональных задач управления, совокупность кото-

рых составляет так называемую функциональную часть деятель-

ности СЭО как системы. Состав, порядок и принципы взаимо-

действия функциональных подсистем, задач и их комплексов ус-

танавливаются с учетом достижения цели, стоящей перед СЭО.

Основными факторами выделения самостоятельных подсистем

(декомпозиции) комплексов задач являются:

• относительная самостоятельность каждой из них;

• наличие соответствующего набора функций и функциональ-

ных задач с четко выраженной локальной целью;

• минимизация числа включенных в подсистему элементов;

• наличие одного или нескольких локальных критериев, спо-

собствующих оптимизации режима работы подсистемы и согласу-

ющихся с глобальным критерием оптимизации действия АИС СЭО

и системы в целом.

2.2.2. Структуры информационных систем и технологий в сферах

деятельности предприятий

Многообразие деятельности современных предприятий и фирм

для информационных систем и технологий ставит на повестку дня

применение комплексного подхода к вопросам формирования их

инфраструктур и содержания по объектово-процессорному назна-

чению.

Опираясь на методологию информатизации и структурирования

ИС и учитывая, что в данной книге невозможно привести и

описать множество структурных схем и технологий в различных

видах деятельности для предприятий, целесообразно рассмотреть

некоторые примеры построения информационных систем и

технологий с точки зрения формализации задач администриро-

вания.

В структурах информационных систем и технологий управле-

ния можно условно выделить три категории управленческой дея-

тельности:

1) стратегическое планирование — процесс принятия решений

по целям организации, изменению этих целей и использованию

ресурсов для достижения этих целей, а также по стратегиям,

обусловливающим получение, использование и размещение этих

ресурсов;

2) управленческий контроль — процесс, посредством которого

обеспечивается получение ресурсов и их эффективное исполь-

зование для достижения общих целей организации;

3) оперативное управление и контроль — процессы обеспече-

ния эффективного и квалифицированного выполнения конкретных

задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязан-

ностям управляющих высшего, среднего и низового звена, а ин-

формационная управляющая система (ИУС) должна представлять

информацию, соответствующую различным требованиям, предъяв-

ляемым к каждой из категорий.

Информация для управленческого контроля необходима уп-

равляющим и высшего, и среднего звена. Естественно, она должна

поступать как из внутренних, так и из внешних источников.

Информация для целей оперативного управления, которая ка-

сается повседневной деятельности, должна быть очень точной,

узкой и самой конкретной. Она должна поступать почти исключи-

тельно из внутренних источников.

Кроме того, руководителям нужна специфическая информация,

относящаяся к области их конкретной профессиональной

деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация

о торговых сделках, вкусах потребителя, конкурентоспособности

новых товаров и т.д. Детальная информация о технических

условиях на новое изделие, которая принципиально важна для

управляющего производством, не является существенной для

принятия решений, касающихся сбыта. Действительно, если ИУС

будет регулярно выдавать такую информацию управляющему по

сбыту, то это будет мешать ему в работе и отнимать время.

Содержание и реализация управленческой информации в ИУС

по категориям и уровням управления приведены в табл. 2.1.

На работу ИУС оказывают влияние изменения внутренних и

внешних обстоятельств. Любое изменение в структуре организа-

ции обычно означает, что какую-то конкретную информацию

нужно будет направлять по другому адресу.

Руководящие работники не могут предвидеть, какая именно

информация им может понадобиться. Изменения банковского

процента, возможное слияние компаний, объявление конкурентов

о выпуске нового изделия может заставить управляющего ра-

зыскивать соответствующие данные и собирать «по крохам» необ-

ходимую ему для принятия решения информацию. Даже рутинный

анализ оперативных данных может породить самые неожиданные

вопросы.

Внешняя среда представляет собой метасистему, состоящую из

множества организационных систем. Одной из таких организа-

ционных систем является предприятие. Системы, осуществляю-

щие в отношении предприятия явное или неявное управление,

являются управляющими.

В метасистеме существует глобальное информационное поле

России (рис. 2.5), создаваемое продуктами деятельности физиче-

ских и юридических субъектов, а также результатами отражения

одних материальных объектов и явлений в других, которые можно

рассматривать как ведомственные информационные накопители

(ВИН), независимые информационные накопители (НИН) и

точечные источники информации (ТИИ).

Т а б л и ц а 2.1

Содержание и реализация управленческой информации в ИУС по категориям и уровням управления

Уровень

управления

Категории управленческой

деятельности

Содержание информации в ИУС

Реализация информации в ИУС

Высшее звено

управления

(стратегическое

планирование)

Увеличение производи-

тельности, рост, накоп-

ление и использование

ресурсов; выживание всей

организации

Данные о среде и тенденции,

прогнозы, сводные отчеты об

операциях, уведомления об

исключительных проблемах

Установление организационных

целей, политики, ограничений,

принятие решений, касающихся

стратегических планов и управления

всей организацией

Среднее звено

управления

(управлен-

ческий

контроль)

Размещение ресурсов в

соответствии с распре-

деленными заданиями,

установление оперативных

планов, контроль операций

Сводки о результатах операций

и уведомления об исключи-

тельных ситуациях, относя-

щихся к делу действиях и ре-

шениях других руководителей

среднего звена

Установление оперативных планов и

политики, контроль процедур, сос-

тавление уведомлений об исключи-

тельных ситуациях, составление

оперативных сводок по распределе-

нию ресурсов, о действиях и решениях

для других управляющих среднего

звена

Нижнее звено

управления

(оперативное

управление и

контроль)

Производство товаров или

услуг в пределах бюджетов,

установление потребности в

ресурсах, перевозке и

хранении материалов

Свободные отчеты о взаимо-

действиях, подробные отчеты

по проблемам, оперативные

планы и политики, процедуры

контроля, действия и решения

связанных между собой управ-

ляющих

Составление уведомлений об исклю-

чительных ситуациях и сообщений о

состоянии работы, определение пот-

ребности в ресурсах, составление

рабочих календарных планов

Рис. 2.5. Структура глобального информационного поля России в метасистеме (И — информация)