Гаспариан М.С., Лихачева Г.Н. Информационные системы и технологии: учебно-методический комплекс

Подождите немного. Документ загружается.

Основныепроцессы

преобразованияинформации



возможных исходов выделяется подмножество осущест-

вимых альтернатив.

На втором этапе – принятие решения, можно обозна-

чить следующие действия менеджера:

 Определение множества желаемых альтернатив из мно-

жества возможных исходов, так как на первом этапе под-

готовки решения менеджер имеет определенную целе-

вую ориентацию, которая складывалась под влиянием

базовой информации. По мере актуализации появляют-

ся новые ограничения для отсечения альтернатив, т.е.

происходит сужение множества желаемых альтернатив.

Таким образом, образуется первая компонента

задачи

принятия решения (множество желаемых альтернатив);

 Выявление предпочтений или формирование критерия

выбора альтернатив, т.е. правил оценки исходов и отбо-

ра альтернатив. Итак, появляется вторая компонента

решения задачи. Альтернативы оцениваются по многим

признакам. По каждому признаку формируется свой

профиль предпочтения (функция полезности) или кри-

терий решения. Если решение принимается по одному

критерию, то принято его называть простым

, если ис-

пользуется несколько профилей, то сложным;

 Выбор наилучшей альтернативы, т.е. принятие решения.

 Заключительная стадия – реализация решения предпо-

лагает:

 Проверку и оценку принятого решения. На всех этапах

принятия решения менеджером используются формальные

и неформальные модели фильтрации данных, прогнозиро-

вания и выбора альтернатив, поэтому он должен интерпре-

тировать и оценить принятое решение проблемы;

 Формулирование директив исполнителям (исполни-

тельному блоку). Если результаты проверки удовлетво-

ряют всем требованиям менеджера, то принятое реше-

ние в виде заданий передается исполнителю для его

реализации.

Информационныесистемы



Процесс передачи сведений называется процессом комму-

никации или связи. Между функциональными блоками (элемен-

тами) системы управления имеются информационные связи: из-

менения в одной части системы вызывают изменения в другой.

Передача данных происходит по каналам связи, где какая-то

часть информации теряется из-за помех, возникающих в каналах

связи, дезинформации и неправильной

её интерпретации.

Каналы связи могут быть условно разделены на:

1) естественные и искусственные;

2) пространственные и временно передающие.

Естественные каналы связи предполагают передачу ин-

формации посредством разговорной речи или зрительного

восприятия информации. Искусственные каналы – радио, те-

левидение. Пространственные передающие каналы связи –

телефон, факс, компьютерные сети. Основное назначение

временно передающих каналов

связи – сохранение информа-

ции в течение некоторого промежутка времени.

Руководитель 50-90% рабочего времени тратит на ком-

муникации, чтобы реализовать свои роли в межличностных

отношениях, информационном обмене и процессах принятия

решений по функциям управления. Структура коммуника-

ционной сети обусловлена структурой экономического объек-

та, функциями и взаимодействием отдельных элементов сис-

темы управления, поэтому обмен

информацией представляет

одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии

управления. В этой связи возникает актуальная проблема изу-

чения информационных потоков.

Под информационным потоком понимается сложившееся

или организованное в пределах информационной системы

движение данных в определенном направлении. Поток инфор-

мации – целенаправленное движение информации от источни-

ка до потребителя. Информационный

поток характеризуется:

– адресностью – поток информации предполагает нали-

чие основных элементов: отправитель (источник данных), со-

общение, канал (средство передачи информации) и получа-

тель (приемник сообщения);

Основныепроцессы

преобразованияинформации



– режимом – передаваемая информация может подраз-

деляться на поступающую потребителю принудительно в не-

регламентируемые сроки или по запросу, или на поступаю-

щую потребителю в регламентируемые сроки;

– объемом – количественная характеристика информа-

ции, измеряемая в условных единицах.

Понятие потока следует рассматривать как совокупность

элементов: схема потока информации и элемента потока ин-

формации. Схема

потока задается указанием отношений вхож-

дения (например, функциональные отношения) относительно

каждого элемента потока (документа, элемента документа).

Информационная связь в экономических объектах реали-

зуется в процессе сбора и регистрации первичной информации,

передачи, накопления, хранения, обработки и получения ре-

зультатной информации для принятия управленческих реше-

ний. Понимание сущности и роли экономической информации

в управлении организацией дает возможность выявить и про-

анализировать недостатки существующей информационной

системы, правильно поставить проблему её совершенствования.

Для устранения недостатков в организации информа-

ционных потоков необходимо:

1. Устранить параллельные информационные потоки,

имеющие одни и те же источники.

2. Привести информацию к сопоставимой форме.

3. Устранить многократную обработку одних и тех же

сведений в разных органах управления.

4. Организовать равномерное продвижение информа-

ции по каналам связи с целью устранения запаздывания и по-

вышения её актуальности.

5. Устранить разнообразие документов, что затрудняет

поиск необходимой информации.

6. Создать банки данных коллективного пользования.

7. Внедрить современные машинные носители инфор-

мации.

8. Минимизировать маршруты прохождения инфор-

мации.

Информационныесистемы



2.2. Информационный процесс как

преобразование «информация – данные»

Автоматизированные информационные процессы опе-

рируют машинным представлением информации – данными

и, как информационная технология в целом, могут быть

представлены тремя уровнями: концептуальным, логиче-

ским и физическим. Однако прежде чем превратиться в дан-

ные, информация должна быть сначала собрана, соответст-

вующим образом подготовлена и только после этого введена

в компьютер, представ в виде

данных на машинных носите-

лях информации.

Процесс перевода информации в данные в организаци-

онно-экономических системах управления лишь частично ав-

томатизирован, т.к. осведомляющая о состоянии объекта

управления информация семантически сложна и разнообраз-

на. Процесс преобразования информации в данные в таких

системах может быть представлен на следующей схеме:

Объект управления

Сбор информации

Подготовка и контроль

Ввод информации

Данные

Поток осведомляющей информации

Основныепроцессы

преобразованияинформации



Сбор информации состоит в том, что поток осведом-

ляющей информации, поступающей от объекта управления,

воспринимается человеком и переводится в документальную

форму (записывается на бумажный носитель информации).

Составляющими этого потока могут быть показания приборов

технических систем, накладные, акты, ордера, ведомости,

журналы, описи и т.п. Для перевода потока осведомляющей

информации в автоматизированный

контур информацион-

ной технологии необходимо собранную информацию пере-

дать в места её ввода в компьютер, так как часто пункты полу-

чения первичной информации от них пространственно уда-

лены. Передача осуществляется, как правило, традиционно, с

помощью курьера, телефона.

Собранная информация для ввода должна быть предва-

рительно подготовлена, поскольку модель предметной облас-

ти, заложенная в компьютер, накладывает свои ограничения

на состав и организацию вводимой информации. В современ-

ных информационных системах ввод информации осуществ-

ляется по запросам программы, отображаемым на экране дис-

плея, и часто дальнейший ввод приостанавливается, если опе-

ратором проигнорирован какой-либо важный запрос. Очень

важными на этапах подготовки информации и ввода

являют-

ся процедуры контроля.

Контроль подготовленной и вводимой информации на-

правлен на предупреждение, выявление и устранение оши-

бок, которые неизбежны в первую очередь из-за так называе-

мого «человеческого фактора». Человек устает, его внимание

может ослабнуть, кто-то может его отвлечь – в результате воз-

никают ошибки. Ошибки при сборе и

подготовке информа-

ции могут быть и преднамеренными. Любые ошибки приво-

дят к искажению вводимой информации, к её недостоверно-

сти, а значит, к неверным результатам обработки и в

конечном итоге к ошибкам в управлении системой. При кон-

троле собранной и подготовленной информации применяют

совокупность приемов, как ручных, так и формализованных,

направленных на

обнаружение ошибок. Вообще процедуры

контроля полноты и достоверности информации и данных

Информационныесистемы



используются при реализации информационных процессов

повсеместно и могут быть подразделены на визуальные, логи-

ческие и арифметические. Визуальный метод широко исполь-

зуется на этапе сбора и подготовки информации и является

ручным. Логический и арифметический, являясь автоматизи-

рованными методами, применяются на последующих этапах

преобразования данных.

При визуальном методе производится зрительный про-

смотр документа

в целях проверки полноты, актуальности,

подписей ответственных лиц, юридической законности и т.д.

Логический метод контроля предполагает сопоставление

фактических данных с нормативными, или с данными пре-

дыдущих периодов обработки, проверку логической непро-

тиворечивости функционально-зависимых показателей и их

групп и т.д.

Арифметический метод контроля включает подсчет кон-

трольных сумм

по строкам и столбцам документов, имеющих

табличную форму, контроль по формулам, признакам делимо-

сти или четности, балансовые методы, повторный ввод и т.п. Для

предотвращения случайного или намеренного искажения ин-

формации служат организационные и специальные мероприя-

тия. Это четкое распределение прав и обязанностей лиц, ответ-

ственных за сбор, подготовку, передачу и

ввод информации. Это

и автоматическое протоколирование ввода, и обеспечение санк-

ционированного доступа в компьютерную систему.

В настоящее время компьютеры всё шире применяются

на рабочих местах служащих, ответственных за сбор, подго-

товку и предварительный контроль первичной информации.

В этом случае используются автоматизированные подготовка

и контроль собранной информации, и, таким образом, фазы

подготовки и ввода объединяются.

Ввод информации при создании информационной тех-

нологии в организационно-экономической системе в конеч-

ном итоге всё ещё остается ручным – пользователь в подав-

ляющем большинстве случаев «набирает» информацию на

клавиатуре, визуально контролируя правильность вводимых

символов по отображению на экране дисплея. Каждое нажа-

Основныепроцессы

преобразованияинформации



тие клавиши – это преобразование символа, изображенного

на ней, в электрический двоичный код, т.е. в данное. Этап

ввода – заключительный этап процесса преобразования ис-

ходной информации в данные. Конечно, сейчас есть, помимо

клавиатуры, и другие устройства ввода, позволяющие убыст-

рить и упростить этот трудоёмкий и изобилующий ошибками

этап, например, сканеры или устройства

речевого ввода. Од-

нако указанные устройства ещё далеки от совершенства и

достаточно дороги.

Для решения задач с использованием информационных

технологий, помимо ввода осведомляющей информации об

объекте управления, необходимо также подготавливать и вво-

дить информацию о структуре и содержании предметной об-

ласти (т.е. модель объекта управления), а также информацию о

последовательности и содержании процедур технологических

преобразований для решения поставленных задач, т.е. алгорит-

мическую модель. Суть подготовки информации такого рода

состоит в написании программ и описании структур данных на

специальных языках программирования. Этап разработки и

ввода программ в настоящее время преимущественно автомати-

зирован благодаря использованию современных систем про-

граммирования. С их

помощью существенно облегчается про-

цесс создания программ, их отладка и ввод. Тем не менее сам

процесс моделирования, т.е. разработки моделей предметной

области решаемых задач и их алгоритмической реализации, ос-

тается творческим и на этапе разработки информационных тех-

нологий в своей основе практически неавтоматизируем.

Таким образом, после сбора, подготовки, контроля

и ввода

исходная информация (документы, модели, программы) пре-

вращаются в данные, представленные машинными кодами, ко-

торые хранятся на машинных носителях и обрабатываются тех-

ническими средствами информационной технологии.

Как отмечалось выше, информационный процесс может

быть представлен тремя уровнями: концептуальным, логиче-

ским и физическим. Концептуальный уровень определяет со-

держательный аспект информационной технологии или

про-

Информационныесистемы



цесса, логический – отображается формализованным (мо-

дельным) описанием, а физический уровень раскрывает про-

граммно-аппаратную реализацию информационных процес-

сов и технологии.

2.3. Уровни представления информационных

процессов

При производстве информационного продукта исходный

информационный ресурс в соответствии с поставленной зада-

чей подвергается в определенной последовательности различ-

ным преобразованиям. Динамика этих преобразований отобра-

жается в протекающих при этом информационных процессах. В

результате информация может ихменить и содержание, и фор-

му представления, причем как в пространстве, так и во времени.

Фазы преобразования информации в информационной

технологии достаточно многочисленны, и простое их пере-

числение может привести к потере ощущения целостности

технологической системы. Однако если провести структури-

зацию технологии, выделив такие крупные структуры, как

процессы и процедуры, то концептуальная модель базового

информационного процесса может быть представлена на сле-

дующей схеме (рис. 2.3.1).

На этой

схеме в левой части даны блоки информацион-

ных процессов, в правой – блоки процедур. Блок в виде пря-

моугольника изображает процесс или процедуру, в которых

преобладают ручные или традиционные операции. Овальная

форма блоков соответствует автоматическим операциям, про-

изводимым с помощью технических средств (компьютеров и

средств передачи данных). В верхней части схемы

информа-

ционные процессы и процедуры осуществляют преобразова-

ние информации, имеющей ярко выраженное смысловое со-

держание. Синтаксический аспект информации находится

здесь на втором плане. В этом случае говорят о преобразова-

нии собственно информации. В нижней части схемы произ-

Основныепроцессы

преобразованияинформации



водится преобразование данных, т.е. информации, представ-

ленной в компьютерном виде. И на этом уровне представле-

ния преобладает синтаксический аспект информации.

Рис. 2.3.1. Концептуальная модель базового

информационного процесса

Логический уровень информационного процесса пред-

ставляется комплексом взаимосвязанных моделей, формали-

зующих информационные процессы при технологических

преобразованиях информации и данных. Формализованное

(в виде моделей) представление информационного процесса

позволяет связать все его параметры, а это означает возмож-

ность реализации управления информационными процесса-

ми и процедурами.

На рис. 2.3.2. приведены состав и взаимосвязи моделей

базового информационного процесса. В зависимости от об-

ласти применения и назначения модели информационных

процессов конкретизируются, а некоторые могут и отсутство-

вать. Например, в настоящее время из-за того, что на потреби-

Информационныесистемы



тельском рынке информационных технологий нет относи-

тельно недорогих, надежных и простых в эксплуатации ин-

теллектуальных информационных систем, процесс представ-

ления знаний в структуре организуемой информационной

технологии может отсутствовать. Если, к примеру, информа-

ционная технология проектируется на не объединенных в

сеть АРМ, процесс обмена данными и соответственно его мо-

дели будут отсутствовать

. Однако наибольший эффект ин-

формационная технология дает тогда, когда в её составе ис-

пользуется весь набор информационных процессов.

Рис. 2.3.2. Состав и взаимосвязи моделей базового

информационного процесса