Фионова Л.Р., Катышева М.А. Делопроизводство в кадровой службе: методические указания к лабораторным работам
Подождите немного. Документ загружается.
21
Рисунок 1 – Схема документирования приема работника
Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о
приеме. Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении
пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном
бланке, разработанном в организации. В заявлении указываются:
наименование структурного подразделения, наименование вида документа,
дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия),
текст, личная
подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении
проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении
документа и направлении его в дело.
На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную
или сезонную работу, заводятся личные карточки, необходимые для
анализа состава и учета движения кадров.
Личные карточки заполняются после подписания руководителем
организации
приказа о приеме на работу. Личная карточка имеет типовую
Запись в трудовой
книжке
Лицевой счет по
заработной плате
Запись в личной карточке
ф. Т- 2и /или личном деле
Заявление
Резюме
Приказ о приеме
Анкета
Трудовой контракт с
работником
22
межотраслевую форму № Т-2 (Т-2ГС, Т-4), утвержденную органами
статистики.
Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном
экземпляре. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без
сокращений. Основанием для записей являются соответствующие
документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об
образовании и др.).
При увольнении работника в личной карточке указывается
дата и
причина увольнения. Личные карточки уволенных хранятся в течение года
в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и
сдаются в архив. Личные карточки Т-2 (Т-2ГС) запрещается присоединять
к личным делам, они хранятся в архиве отдельно.
Если на предприятии есть научно-исследовательская лаборатория, то
на каждого
научного работника помимо личной карточки Т-2 ведется
учетная карточка научного работника Т-4.
Копии приказа о приеме на работу поступают в личное дело и в
бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный
номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма
№ Т-1). Приказ (распоряжение
) о приеме работников на работу
(форма № Т-1а). Применяются для оформления и учета, принимаемых на
работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом,
ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в
организацию.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу
указываются наименование структурного подразделения, профессия
(должность), испытательный
срок, если работнику устанавливается
испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и
характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из
другой организации, для замещения временно отсутствующего работника,
для выполнения определенной работы и др.).
23
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на
это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку.
На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на
работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в
бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а
).
Порядок выполнения работы
1. Изучить теоретическую часть работы.
2. Подготовить заявление о приеме на работу в вашу
организацию (штатное расписание, для которой Вы разрабатывали в 1-й
работе) в определенный отдел на освободившуюся должность, связанную с
материальной ответственностью (уточнить у преподавателя). Проставить
все визы согласования.
3. Разработать проект Трудового договора (можно
пользоваться
Трудовым кодексом Российской Федерации, Квалификационным
справочником должностей руководителей, специалистов и других
служащих и любыми другими нормативными документами).
4. Создать унифицированную форму приказа о приеме на работу
(приложение А), используя средство MS Word – форму. Рекомендации по
созданию форм представлены в приложении Б.
5. Заполнить все поля формы приказа.
6. Подготовить все необходимые
документы при оформлении
приема на работу.
7. Оформить отчет (Приложение В).
Контрольные вопросы
1 Какие документы оформляются при приеме на работу, и какие из
них имеют унифицированные формы?
2 Анкета и резюме, что это за документы и как оформляются?
3 Предоставление каких документов при оформлении на работу
предусматривает в обязательном порядке
Трудовой кодекс?
24
4 Что обеспечивает применение унифицированной формы для
приказа о приеме?
5 Чем отличаются формы Т-1 и Т-1а?
6 На основании какого документа (или документов) готовится
проект приказа о приеме?
7 Кто готовит проект приказа о приеме?
8 Как доводится приказ о приеме до сведения самого работника?
Лабораторная работа 3
Оформление документов
при переводе сотрудника на другую
работу
Цель работы: ознакомиться с порядком составления документов при
переводе на другую работу; научиться создавать и оформлять документы,
сопровождающие перевод работника.
Общие сведения
При переводе работника на другую должность внутри конкретного
предприятия оформление документов производится по схеме, указанной на
рисунке 2.
Руководитель предприятия издает приказ по
личному составу о
переводе сотрудника на другую должность. Представление о переводе
готовится руководителем структурного подразделения, адресуется
руководителю организации, согласовывается с заинтересованными
лицами. Руководитель организации после рассмотрения представления
проставляет резолюцию, на основании которой в дальнейшем готовится
приказ по личному составу о переводе.
25
Рисунок 2 – Схема документирования при переводе работника
На основании приказа делается запись в трудовой книжке и в личной
карточке форме Т–2. Копии приказа поступают в личное дело работника и
в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится
соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
Представление о переводе имеет унифицированную форму и
включает реквизиты: наименование структурного подразделения,
наименование
вида документа, дату, номер, место составления, адресат,
резолюцию, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
(форма № Т-5). Приказ (распоряжение) о переводе работников на
другую работу (форма № Т-5а). Применяются для оформления и учета
перевода работника(ов) на другую работу в организации
. Заполняются
работником кадровой службы, подписываются руководителем
организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам)
под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую
работу делаются отметки в личной карточке (формы № Т-2 или Т-«ГС),
лицевом счете (формы № Т-54 или Т-54а), вносится запись в трудовую книжку.
Заявление или
докладная записка
Запись в трудовой
книжке
Трудовой контракт
Приказ о переводе на
другую должность
Запись в лицевом счете
по заработной плате
Запись в личной карточке
ф. Т- 2 и /или личном
деле
26
Порядок выполнения работы
1 Изучить теоретическую часть работы.
2 Подготовить заявление о переводе на освободившуюся должность
в конкретный отдел вашей организации. Проставить все визы
согласования.
3 Определить, нужно ли вносить изменения в трудовой договор. При
необходимости эти изменения подготовить.
4 Подготовить унифицированную форму приказа о переводе и
заполнить все поля
. Рекомендации по созданию форм представлены в
приложении Б.
5 Оформить отчет (Приложение В).
Контрольные вопросы
1 Нужно ли согласие самого работника, если у работодателя
возникла необходимость перевести его на другую должность?
2 С какого документа, и в каких случаях начинается
документирование процедуры перевода на другую должность?
3 Обязательно ли составление
нового трудового контракта при
переводе на другую должность?
4 Может ли возникнуть необходимость составления
дополнительного документа (по сравнению с документами, показанными
на рисунке 2) при переводе на новую должность?
5 Сколько экземпляров приказа о переводе необходимо подготовить
и зачем?
Лабораторная работа 4
Оформление документов о предоставлении отпуска сотруднику
Цель работы: научиться создавать и
оформлять документы при
предоставлении отпуска сотрудника.
27
Общие сведения
В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации
работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с
сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней
(Трудовой Кодекс Российской Федерации, ст. 114, 115). Право на
использование отпуска за первый год работы возникает у работника по
истечении 6 месяцев его непрерывной работы
в данной организации. По
соглашению сторон (работодатель и работник) оплачиваемый отпуск
может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.
Отпуск за второй и последующий годы работы может
предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с
очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков,
установленной в данной организации.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется
ежегодно работодателем
с учетом мнения профсоюзного органа данной
организации.
В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации
(ст. 128) работники имеют право на отпуск без сохранения зарплаты.
Работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных
учреждениях высшего профессионального образования, имеющих
государственную аккредитацию, работодатель предоставляет
дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка (ст. 173).
Предоставление отпусков работникам предприятия
должно
осуществляться в соответствии с предварительно утвержденным графиком
отпусков. График отпусков является документом, обязательным как для
работодателя, так и для работника (Трудовой Кодекс Российской
Федерации, ст. 123). В крупных организациях графики отпусков
составляются в каждом структурном подразделении, а затем кадровой
службой готовится сводный график отпусков для всех сотрудников
организации (не позднее,
чем за две недели до наступления календарного года).
28
Форма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты:
наименование организации, наименование вида документа, дата, номер,
место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись,
визы согласования, гриф согласования с профсоюзной организацией.
Содержательная часть графика отпусков (реквизит «Текст»)
представляет собой таблицу с графами: табельный номер работника;
фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска (его
продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу
(по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу.
При необходимости переноса срока отпуска на другое время
руководителем кадровой службы с согласия работника и руководителя
структурного подразделения, где он работает, вносятся изменения в
график отпусков
График отпусков (форма № Т-7). Применяется для отражения
сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков
всех структурных подразделений организации на календарный год по
месяцам. График отпусков – свободный график. При его составлении
учитываются действующее законодательство, специфика деятельности
организации и пожелания работников.
График отпусков визируется руководителем кадровой службы,
руководителями структурных подразделений, согласовывается
с
выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается
руководителем организации или уполномоченным им лицом.
Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая
работников о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели
(Трудовой Кодекс Российской Федерации, ст. 123).
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
(Форма № Т-6). Приказ (распоряжение) о
представлении отпуска
работникам (Форма № Т-6а). Применяются для оформления и учета
отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с
законодательством, коллективным договором, локальными нормативными
актами, трудовым договором (контрактом).
29
Составляются работником кадровой службы или уполномоченным
лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным
им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа
(распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной
карточке (форма № Т-2 или № Т-ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или Т-
54а) и производится расчет заработной платы
, причитающейся за отпуск,
по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Порядок выполнения работы
1 Изучить теоретическую часть работы.
2 Составить график отпусков сотрудников вашей организации.
3 Подготовить о предоставлении отпуска конкретному работнику без
сохранения зарплаты и о предоставлении ученического отпуска этому же
работнику. Проставьте визы согласования.
4
Подготовить унифицированную форму приказа о предоставлении
отпуска сотрудникам и заполнить все поля. Рекомендации по созданию
форм представлены в приложении Б.
5 Оформить отчет (Приложение В).
Контрольные вопросы
1 Кем и когда разрабатывается график отпусков?
2 Кто визирует график отпусков?
3 Зачем на графике отпусков оформляется гриф согласования с
профсоюзной организацией?
4 Кто имеет право на очередной оплачиваемый отпуск?
5 На какие отпуска имеет право работник любой организации?
6 Когда предоставляется ученический отпуск?
7 Кто извещает работника о предстоящем отпуске и когда?
8 Как работника знакомят с приказом о предоставлении отпуска?
30
9 Для оформления каких документов нужен приказ о предоставлении
отпуска?