Фионова Л.Р., Катышева М.А. Делопроизводство в кадровой службе: методические указания к лабораторным работам
Подождите немного. Документ загружается.
31
Лабораторная работа 5
Оформление документов о командировании сотрудника
Цель работы: научиться создавать и оформлять документы о
командировании сотрудника.
Общие сведения
Понятие служебной командировки включено в Трудовой Кодекс
Российской Федерации. Служебной командировкой называется поездка
работника по распоряжению работодателя на определенный срок для
выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Командирование сотрудника осуществляет администрация
.
Инициативным документом и основанием приказа о командировании
является служебное задание (форма Т-10а), подписанное руководителем
структурного подразделения.
Командирование сотрудников предприятия, как правило,
предварительно обосновывается в докладной записке руководителя
структурного подразделения (ведущего специалиста), затем оформляется
служебное задание и издается приказ по личному составу.
Приказ (распоряжение) о направлении работника в
командировку (форма
№ Т-9). Приказ (распоряжение) о направлении
работников в командировку (форма № Т-9а). Применяются для
оформления и учета направлений(я) работников(а) в командировку(и).
Заполняются работником кадровой службы, подписываются
руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о
направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы,
структурное подразделение, профессия (должность
) командируемого(ых),
а также цель, время и место(а) командировки.
При необходимости указываются источники оплаты сумм
командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
32
Командировочное удостоверение (форма № Т-10). Является
документом. Удостоверяющим время пребывания в служебной
командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из
него(них).
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия
и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного
лица и печатью.
Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы
на
основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).
После возвращения из командировки в организацию работником
(подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением
документов, подтверждающих произведенные расходы.
Служебное задние для направления в командировку и отчет о
его выполнении (форма № Т-10а). Применяется для оформления и учета
служебного
задания для направления в командировку, а также отчета о его
выполнении.
Служебное задание подписывается руководителем структурного
подразделения, в котором работает командируемый работник.
Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом
и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о
направлении в командировку (форма № Т-9 или Т-9а).
Лицом, прибывшим
из командировки, составляется краткий отчет о
выполненной работе, который согласовывается с руководителем
структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с
командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.
Порядок выполнения работы
1 Изучить теоретическую часть работы.
2 Подготовить служебное задание на командировку,
командировочное удостоверение и унифицированную форму приказа о
командировании сотрудника
. Заполнить все поля форм. Рекомендации по
созданию форм представлены в приложении Б.
33
3 Составить отчет (Приложение В).
Контрольные вопросы
1 Что понимается под служебной командировкой?
2 Какие документы сопровождают оформление командировки?
3 Какие сведения в командировочных документах важны для
бухгалтерии?
4 Кто подписывает служебное задание?
5 Какие документы прикладываются к авансовому отчету?
6 Каков порядок простановки отметок о прибытии или убытии из
места
назначения?
7 Какие сведения обязательно должны быть указаны в приказе о
командировании?
Лабораторная работа 6
Оформление документов при поощрении сотрудника
Цель работы: ознакомиться с порядком составления документов при
поощрении сотрудника; научиться создавать и оформлять документы,
сопровождающие поощрение.
Общие сведения
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации
(ст.119) работодатель имеет право применять
несколько видов поощрений
одного или нескольких работников. Трудовой кодекс Российской
Федерации предусматривает поощрения за добросовестное выполнение
трудовых обязанностей. Наиболее распространенными являются
следующие виды поощрений:
− объявление благодарности;
− выплата премии;
− награждение ценным подарком;
− награждение почетной грамотой;
− представление к званию лучшего по профессии.
34
Коллективным договором или правилами внутреннего трудового
распорядка, уставами и положениями о дисциплине могут быть
предусмотрены также и другие виды поощрений.
За особые трудовые заслуги перед обществом и государством
работники могут быть представлены к государственным наградам.
Основаниями для издания подобных приказов служат представления
руководителя структурного подразделения, докладные записки, акты,
решения профсоюзных органов
, совета трудового коллектива.
Представление о поощрении оформляется в структурном
подразделении и подписывается его руководителем. Документ адресуется
руководителю организации, в тексте указываются: фамилия, имя, отчество,
наименование должности, наименование структурного подразделения,
оценка производственной деятельности, профессиональный уровень
работника и мотив поощрения.
Кадровая служба визирует представление в бухгалтерии, у других
заинтересованных должностных лиц и
передает представление
руководителю организации для получения его резолюции.
Инспектор отдела кадров на основании представления и резолюции
руководителя готовит приказ о поощрении.
Сведения о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в
учреждении, организации вносятся в трудовые книжки рабочих и
служащих в раздел «Сведения о поощрениях».
В трудовые книжки не записываются премии
, предусмотренные
системой заработной платы или выплата которых носит регулярный
характер.
Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях
следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки
пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе 2
указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение
всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 ставится дата
награждения или поощрения, в графе 3 записывается, кем награжден или
поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или
35
поощрением, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со
ссылкой на дату, номер и наименование документа).
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11).
Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а).
Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
Составляются на основании представления руководителя структурного
подразделения
организации, в котором работает работник.
Подписываются руководителем организации или уполномоченным
им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании
приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую
книжку работника.
При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных
вознаграждений (премий) допускается исключение из формы № Т-11
«Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита «в
сумме
_____руб.___коп.».
Порядок выполнения работы
1 Изучить теоретическую часть работы.
2 Подготовить представление на поощрение сотрудника(ов).
Проставить все визы согласования.
3 Подготовить унифицированную форму приказа о поощрении и
заполнить все поля формы. Рекомендации по созданию форм
представлены в приложении Б.
4 Составить отчет (Приложение В).
Контрольные вопросы
1
Перечислите виды поощрений.
2 Какие документы сопровождают поощрение сотрудника?
3 Кто готовит представление и как оно оформляется?
4 Существуют ли унифицированные формы для представления на
поощрение?
36
5 Какой организационный документ предприятия (организации)
определяет виды поощрений, которые может применять руководитель
организации?
6 Назовите основные реквизиты приказа о поощрении.
7 Кто выступает инициатором поощрения того или иного
сотрудника?
8 Записываются ли поощрения в трудовую книжку сотрудника?
Лабораторная работа 7
Оформление документов об увольнении сотрудника
Цель работы: ознакомиться с порядком составления
документов при
увольнении сотрудника; научиться создавать и оформлять документы,
сопровождающие увольнение.
Общие сведения
Увольнение работника производится по схеме, указанной на
рисунке 1.
Глава 13 Трудового Кодекса Российской Федерации целиком
посвящена прекращению трудового договора.
В соответствии со ст. 77 основанием для прекращения трудового
договора могут быть:
− соглашение сторон;
− истечение срока трудового договора;
− расторжение трудового договора по инициативе работника;
− расторжение трудового договора по инициативе работодателя;
− перевод работника по его просьбе к другому работодателю или на
выборную работу;
− нарушение установленных Трудовым Кодексом правил заключения
трудового договора и др.
37
Рисунок 1 – Схема документирования увольнения работника
Во всех случаях днем увольнения работника является последний
день его работы.
Увольнение работников предприятия, таким образом, производится
по причинам, указанным в статьях Трудового Кодекса, на основании
поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока
действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии
акта о нарушении трудовой дисциплины и
т.д.
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив
об этом работодателя в письменной форме за две недели. По соглашению
сторон между работником и работодателем трудовой договор может быть
расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет
право прекратить работу. В последний
день работы работодатель обязан
выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с
работой, и произвести с ним окончательный расчет.
Заявление об увольнении работник, как уже отмечалось, пишет за
две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и
предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель
предприятия издает приказ по личному составу об увольнении
, в
соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной
карточке форме Т-2. Копии приказа поступают в личное дело работника и
Заявление работника об
увольнении (по
собственному желанию)
Докладная записка (если
произошла какая – то
сит
у
а
ц
ия
)
Запись в личной карточке
ф. Т- 2 и / или личном
д
еле
Закрытие лицевого счета
по заработной плате
Запись в трудовой
книжке
Приказ об увольнении
или
38
в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с
работником.
Если произошло чрезвычайное событие, после которого
руководитель структурного подразделения не считает возможным
продолжать трудовые отношения с работником, то он готовит докладную
записку на имя руководителя организации и прикладывает к ней
объяснительную сотрудника.
Докладная записка – является документом, содержащим
обстоятельное изложение вопроса
, отражающего производственную
ситуацию в подразделении. Она может оформляться рукописным способом
на стандартном листе бумаги. Докладная записка содержит следующие
реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида
документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию,
отметку об исполнении.
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового
Договора (контракта) с работником (форма № Т-8). Приказ
(распоряжение) о прекращении действия трудового Договора
(контракта) с работниками (форма № Т-8а). Применяются для
оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются работником
кадровой службы, подписываются руководителем организации или
уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На
основании приказа о прекращении действия трудового договора
(контракта) делается запись в
личной карточке (форма № Т-2 или № Т-
2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке,
производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при
прекращении действия трудового договора (контракта) с работником.
Порядок выполнения работы
1 Изучить теоретическую часть работы.
2 Подготовить заявление об
увольнении сотрудника по
собственному желанию. Проставить все визы согласования.
39
3 Подготовить унифицированную форму приказа об увольнении и
заполнить все поля формы. Рекомендации по созданию форм
представлены в приложении Б.
4 Составить отчет (Приложение В).
Контрольные вопросы
1 Какая статья Трудового Кодекса Российской Федерации
определяет основания для прекращения трудового договора?
2 Какой день является днем увольнения работника?
3 С какого документа
начинается оформление процедуры
увольнения?
4 Когда работник обязан предупредить работодателя о желании
прекратить трудовые отношения?
5 Что является основанием для подготовки проекта приказа об
увольнении?
6 Когда выдается трудовая книжка при увольнении?
7 Когда должен быть произведен окончательный расчет с
увольняющимся сотрудником?
8 Какие обязательные реквизиты на приказе об увольнении?
Лабораторная работа 8
Создание панели инструментов для работы с кадровой
документацией средствами VBA
Цель работы: ознакомиться с порядком создания панели
инструментов средствами Visual Basic for Applications (VBA) и научиться
создавать ее для работы с кадровой документацией.
Общие сведения
С кадровой документацией, представленную в электронном виде,
удобно работать, если использовать панель инструментов, созданную
средствами VBA.
40
Для унификации макроязыков в своих приложениях Windows и для
интеграции приложений на этих макроязыках с DDE и OLE Microsoft
создала специальную версию языка Visual Basic, названную Visual Basic
for Applications сокращенно VBA..
Макропрограммы VBA сохраняются в файловом формате,
используемом приложением, в котором написан макрос Visual Basic for
Applications, а не в отдельных текстовых файлах. Например, программы
VBA в Word сохраняются в файле документа. Для выполнения
макропрограммы VBA сначала
нужно запустить ее, используя
приложение, в котором написали этот макрос. Например, Word содержит
команды, относящиеся только к операциям над текстом в документе.
На языке VBA вы можете написать макрос, который проверяет
соответствие различным предопределенным условиям и выбирает
соответствующую последовательность на основе этих условий. Кроме
улучшения определенных макросов, можно использовать VBA для
соединения, организации и
управления несколькими записанными
макросами, с помощью которых можно выполнять сложную общую
задачу, состоящую из нескольких меньших задач.
Visual Basic for Application (VBA) позволяет создавать приложения
(проекты), содержащие макросы и процедуры, которые сохраняются в
файлах документов Word (книгах Excel, презентациях Power Point и т.д.) в
виде отдельных модулей. Модуль VBA содержит исходный код макроса
или программы, создаваемой пользователем.
Каждый
документ Word (или шаблон документа) может содержать
один или несколько модулей, одну или несколько пользовательских форм,
а может и не содержать никаких модулей и форм. Модули и формы,
сохраняемые в документе Word (или книге Excel), имеют название Project
(проект).
Интегрированная среда разработки представляет собой
многооконную систему, вид которой может различаться в зависимости от
настроек
и состоит из окна редактора VB, содержащего строку меню,
панелей инструментов и нескольких окон.