Демчина Л.І. Документально-інформаційні комунікації

Подождите немного. Документ загружается.

Тема 1. Поняття про комунікацію та формування документальної комунікації

1.1. Комунікація — суттєва сторона спілкування

1.2. Термін "комунікація"-спілкування, передача інформації від людини до людини, специфічна форма взаємодії людей в процесах їх пізнавально-

трудової діяльності, яка реалізується головним чином за допомогою мови (рідше з допомогою інших знакових систем).

Термін ввійшов в спілкування у XIX ст. Проблема спілкування і комунікації здавна цікавила вчених, адже поняття відноситься до числа

багатозначних і багатоаспектних тем. Представники різних наук трактують його по-різному. Це пов'язано зі складністю самого феномена спілкування.

Вивченням цього явища займаються загальна і соціальна психологія, соціологія, лінгвістика, етнографія, педагогіка, філософія.

Найчастіше комунікація визначається як обмін думками, чуттями, переживаннями, як процес взаємодії індивідів, як інформаційний процес, як

процес взаємовпливу один на одного.

Елементарна схема комунікації показує, що комунікація включає наявність не менше трьох учасників: суб'єкт, що передає інформацію, об'єкт

(повідомлення), суб'єкт, що приймає інформацію. Отже, комунікація - це різновидність взаємодії між суб'єктами, опосередкованого будь-яким об'єктом.

1.1.1. Ознаки комунікації

в комунікації беруть участь два суб'єкти, котрими можуть бути: окрема людина, група людей чи суспільство в цілому, а

також тварини (зоокомунікація). Виняток становлять взаємодії неживих об'єктів; так зв'язок Сонця і Землі не є комунікаційним процесом;

- обов'язкова наявність передавального об'єкта, котрий може мати матеріальну форму (книга, мова, жест, милостиня, подарунок, тощо), або не мати її.

Наприклад, передавач може несвідомо подіяти на одержувача, викликаючи довір'я, симпатію, антипатію, любов і т. д.. Вироджена форма комунікації -

спілкування людини з самим собою (внутрішня мова, роздуми, спогади і т. д.);

- комунікації властива цілеспрямованість, або функціональність, тому марення не є комунікаційним актом.

Цілеспрямованість здійснюється в трьох формах:

- переміщення матеріального об'єкта із пункту А в пункт В - в цьому полягає мета транспортної або енергетичної

комунікації;

- мета взаємодіючих суб'єктів полягає не в обміні матеріальними предметами, а в повідомленні один одному смислів, котрі володіють ідеальною

природою (знаки, символи,тексти);

- елементарна схема комунікації придатна для генетичного зв'язку "діти - батьки" (передача образу від покоління до покоління, сама дитина не є

частинкою своїх батьків, а їх подібністю).

Виходячи з сказаного формулюють наступне визначення: комунікація є опосередкована і цілеспрямована взаємодія двох суб'єктів. Ця взаємодія може

передаватись через рух матеріальних об'єктів в трьохвимірному геометричному просторі і астрономічному часі або рух ідеальних об'єктів (смислів, образів) в

багатовимірних віртуальних просторах і часі.

1.1.2. Типізація комунікації

Розрізняють три багатовимірних хронотопи (хронотоп -просторово-часові координати):

- генетичний хронотоп, де проходить рух біологічних образів і генетичних програм в біологічному часі і просторі;

- психологічний (особистий) хронотоп, де побутують смисли, освоєні конкретною особистістю (область духовного життя);

- соціальний хронотоп, де проходить рух смислів в соціальному просторі і часі, тобто у визначеному людському суспільстві.

Таким чином, в залежності від просторово-часового середовища, виникає типізація комунікації:

- матеріальна (транспортна, енергетична, міграція населення та інше);

- смислова, яка ділиться на:

- генетичну (біологічна, видова);

- психологічну (особиста);

- соціальну (суспільна), (рис. 1)

Важливо, що всі види смислової комунікації взаємозв'язані через особистість, а в якості передаваючого повідомлення виступає не річ або речова

властивість, а розумово досягнений смисл. При цьому виконується наступний ^ закон комунікації:^, повідомлення смислових комунікацій завжди мають

ідеальний (духовний) зміст, і, як правило, не завжди - матеріальну, чуттєво сприймаючу форму.

Соціальна комунікація нерозривно зв'язана з генетичною і психологічною смисловими комунікаціями, котрі служать їй необхідними передумовами, і разом

з тим вона визначеним чином діє на ставлення і формування останніх. Дійсно, генетично наслідувані органи мислення і мови ніколи б не виникли, якщо б

вони не були^ потрібні соціально-комунікацінній практиці, а психологічний розвиток дитини залежить від знаходження її в соціальному середовищі і

спілкування з іншими людьми.

1.3. Загальне поняття соціальної комунікації

Отже, спілкування або комунікація - необхідна умова функціонування суспільства. Але в суспільстві комунікація організована у визначеному порядку.

Тому соціальна комунікація - це інституалізована, тобто організаційно оформлена форма людського спілкування.

Суттєвою ознакою соціальної комунікації є нормативність - тобто не хаотичний обмін думками, рішеннями, а упорядкований, урегульований процес,

строго регламентований документами. В першу чергу нормативність розповсюджується на сферу трудового суспільства, сферу політики, судочинства, побуту.

Ознакою соціальної комунікації є стандартизація - дотримання етикету, поведінки.

Саме в цілеспрямованій, а не в хаотичній соціальній комунікації комуніканти і реципієнти усвідомлюють три мети:

- пізнавальну - розповсюдження (комунікантом) або одержання (рецепієнтом) нових знань і вмінь;

- спонукальну - стимулювати інших людей до будь яких дій або одержувати потрібні стимули;

- експресивну - вираження або придбання визначених переживань, емоцій.

Для досягнення цієї мети зміст комунікаційних повідомлень повинен включати: знання і вміння (комунікант дещо знає та вміє і може поділитися цим

досвідом з іншими людьми); стимули (вольові дії, що спонукають до активності); емоції (комуніканту важливо емоційно "розрядитися", одержати співчуття, а

реципієнт шукає позитивних емоцій і душевного комфорту).

Отже, для нормального функціонування суспільства необхідний обмін інформацією. Канали, по яких ця інформація в суспільстві циркулює, називаються

засобами соціальної комунікації.

Комунікаційний канал - це реальна або уявна лінія зв'язку (контакт), по якій повідомлення рухаються від комуніканта до реципієнта. Наявність зв'язку -

необхідна умова будь-якої комунікаційної діяльності, в якій би формі вона не існувала (діалог, управління і т. д.). Комунікаційний канал надає комуніканту і

реципієнту засоби для створення і сприйняття повідомлень, тобто знаки, мови, коди, матеріальні носії повідомлень, технічні засоби.

Важливо те, що комунікаційні канали забезпечують рух не смислів, а тільки матеріальне перевтілення повідомлень, яке виражає смисловий зміст. Причому

рух відбувається в фізичному (геометричному) просторі і астрономічному часі. А комунікаційна діяльність відбувається за допомогою руху смислів в

соціальному просторі, і результатом цієї діяльності є розповсюдження освіти, формування суспільних поглядів, думок і т. д. Комунікаційна діяльність -

діяльність духовна, проте для її реалізації потрібні матеріально-технічні засоби, ними і виступають комунікаційні канали. Отже, комунікаційні канали -

матеріальна сторона соціальної комунікації.

Таких каналів є два: невербальний і вербальний

Невербальний канал (несловесний) виник ще до появи людини, внаслідок зоокомуиікації (тварини використовують звукові сигнали, рухи, які нагадують

жести). Невербальний канал активно використовується між людьми (танець, музика, «нив; радіо, телебачення). Вербальний канал доступний тільки людству,

яке володіє мовою.

1.2.1. Види соціальної комунікації

В залежності від матеріально-технічних засобів, тобто від використання каналів, соціальна комунікація поділяється на:

- усну комунікацію, яка використовує і вербальні і невербальні канали.

- документальну комунікацію, яка застосовує спеціально створені документи, спочатку - конічні і символічні, а пізніше - рукописи, друкування та

різні технічні засоби для передачі знань в просторі і часі.

-електронну комунікацію, засновану на космічному радіозв'язку, мікроелектронній і комп'ютерній техніці,

оптичних засобах запису.

Всі три види комунікації взаємодіють між собою, утворюючи змішані гібридні канали (рис. 2).

1.2.1-І. Усна комунікація

У зв'язку з тим, що в усній комунікації задіяні одночасно два канали: вербальний і невербальний, які працюють паралельно (мовна діяльність здійснюється

лівою на півкулею

головного мозку, а права півкуля реагує на невербальні

сигнали - жести, міміку), мова і жести доповнюють один

одного, то така комунікація вважається двохканальною. А

коли враховувати канали зворотнього зв'язку, то і

чотирьох канальною. Сучасні дослідники зробили висновок,

/ що саме невербальний канал є найбільш правдивим і чесним.

Це пояснюється тим, що імпульсами підсвідомості важко

управляти, тому вони "правдивіші", ніж усвідомлена мова/До

""невербального каналу відносяться всі види мистецтва (танець,

музика, образотворче мистецтво, театр, кіно). Невербальними

засобами збагачується, доповнюється вербальний канал, який

є базою словесного мистецтва (поезія, література).

1.2.1.2. Документальна комунікація

Однак пергамент був надто дорогим і для виготовлення одного кодексу середніх розмірів використовували десятки телячих, козлиних чи овечих шкур.

Загальновідомим фактором винаходу технології виробництва паперу є рецепт, запропонований китайським ремісником Цай Лунем у 105 р.

Перші спроби друкування було здійснено в Стародавньому Китаї - у 8 - 9 ст. тут почали застосовувати ксилографію -друк з дерев'яної форми

В 11 ст. почали використовувати набірні форми, які складалися спочатку з глиняних, потім - з металевих літер -ієрогліфів.

Друга половина 15 ст. характеризується удосконаленням технологій книгодрукування. Відкриваються типографії у Німеччині, Італії, Чехії, Швейцарії,

Франції, Польщі та ін.

У 16 ст. замість дрібних майстерень виникають великі друкарські мануфактури, зростають тиражі книг.

В Україні впровадження друкарства пов'язують з іменем І.Федорова, який заснував у 1572 р. друкарню у Львові. Першою загальновизнаною українською

друкованою книгою вважається виданий І. Федоровим "Апостол" (1574 р.). Однак щодо зародження українського книгодрукування нині спостерігається

розвиток іншої версії: є інформація, що в Україні, зокрема у Львові, друкарні існували ще до І.Федорова. Так, у фонді василіанських монастирів Центрального

Державного Історичного архіву у Львові виявлено документи, що в цьому місці друкарня заснована в 1460 р.

В Європі на поч. 19 ст. у поліграфічній справі відбулася промислова революція, яка сприяла вдосконаленню засобів, способів, та технологій

документування інформації. Мануфактурні типографії, засновані на ручній праці, замінили промислові підприємства, які використовували друкарські машини.

Винахідник першої друкарської машини - німець Фрідріх Кенінг.

Паралельно відбулося технічне переобладнання виробництва паперу.

У 1799 француз Луї Робер винайшов першу машину для виробництва паперу. У середині 19 ст. навчилися виробляти якісний папір з деревини. Нині

виробляється понад 600 різновидів паперу.

Проте процес постійного збільшення обсягів документованої інформації стимулював пошук інформації з ємних носіїв, які б мали менші розміри, але

вміщували б більше інформації.

Ідея перших машиночитаних документів належить французу Жакару - винахіднику перфокарти.

У 1816 р. французький винахідник Н'єпс отримав перше фотографічне зображення.

Ідея запису звукової інформації за допомогою фонографа належить французькому поету та вченому Шарлю Кро.

Перші "рухомі картинки" зняв Луї Ле Пренс в 1885 -1887р.р.

Магнітний запис винайдено у 1898 р. Вальдемаром Пулсеном з Данії.

У 1848 р. Деніс Габор, відомий працями з електронної мікроскопії запропонував ідею голографії як методу повного запису хвильових полів, що розсіюються

від предметів.

Першим програмовим комп'ютером був 1500-ламповий „Колосе", спроектований Максом Н'юменом і сконструйований у 1943 р. у Великобританії.

У 1956 р. здійснено перший відеозапис, перша демонстрація домашнього відеомагнітофона відбулася у 1963 р. у Лондоні на студії Бі - Бі - Сі.

Перший компакт-диск створено компанією "Філіпс" у 1978 р.. Ємність одного диска становила від 10 тис . до одного млн. сторінок тексту формату А-4.

У 1985 р. в Японії здійснено перше видання на СО-КОМ. Це був словник, що містив 5 млн. науково-технічних термінів на 8-ми мовах. Останнє покоління

СБ одержало назву 0\Т) (цифровий універсальний диск). Ці диски, створені в 1997 р., мають такий же діаметр і товщину, але запис інформації може

здійснюватися з двох сторін на двох робочих поверхнях. У зв'язку з цим загальний обсяг інформації, що вміщує диск, дорівнює 26 звичайних СО-КОМ.

Розширення можливостей запам'ятовуючих пристроїв ЕОМ дозволяє організовувати електронні документні масиви - бази даних, що існують як

гіпертексти і надають можливість формувати структуру читання і перебудовувати тексти залежно від бажання користувачів.

Сучасні тенденції розвитку документальних комунікацій такі: якщо кількість паперових видань щорічно зростає в світі на 5-7%, то кількість баз даних у

режимі "он-лайн" зростає на 30-40%, а баз даних на СО - більш ніж на 100%.

Документальна комунікація - комунікація, побудована на обміні документами між двома і більше людьми. Вона є підсистемою соціальних комунікацій.

Її передавачем і одержувачем є людина, група людей або суспільство в цілому. Документальна інформація виступає засобом комунікації, яка зафіксована

на матеріальному носії. Отже, документальна комунікація - це процеси або способи розповсюдження інформації в суспільстві з допомогою документів.

В процесі комунікації беруть участь З елемента: комунікант, комунікат і реципієнт. Відношення "комунікант - реципієнт" (книга - читач, документ -

користувач) є джерелом виникнення документної інформації і комунікації.

В процесі комунікації відбувається кодування декодування інформації, яка міститься в документі.

Комунікант - передавач документного повідомлення, який починає процес комунікації (автор повідомлення).

Реципієнт - його одержувач (читач, глядач, слухач).

Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого зв'язок не відбувся б.

По каналу від комуніканта до реципієнта передається комунікат - документне повідомлення.

Документальну комунікацію можна вважати здійсненою лише в тому випадку, коли реципієнт (користувач) одержав закодовану на матеріальному носії

інформацію, відправлену комунікантом, і декодував її. В основі документальної комунікації лежать комунікаційні процеси, в яких виділяють наступні складові

частини:

- той, що передав документну інформацію, комунікант ~ особа, яка утворює повідомлення (автор документа, документної інформації, повідомленні!

я):

- той, кому призначена документа інформація - реципієнт - це особа або група осіб, які приймають повідомлення (користувач, глядач, читач, слухач);

- спосіб або канал передачі інформації - комунікат - це документ у формі книги, журналу, газети, фільму і т. д.;

- зміст інформації, яка передається, і зафіксована на матеріальному носію;

- код - правила мови, на якій зафіксоване якесь повідомлення;

- контекст - в ньому повідомлення набуває всієї повноти свого смислу.

Кодування - це подання ідеї (смислу), яку бажає донести до одержувача комунікант, в кодах або символах, тобто в знаках, які переводять ідею на мову,

зрозумілу реципієнту.

Коди використовуються у вигляді слів, звуків, кольору.

Декодування повідомлення - це переклад його на мову одержувача. Воно визначається особистим сприйняттям одержувача, його можливістю розпізнавати

та інтерпретувати коди, використані для передачі смислу.

Сприйняття повідомлень носить суб'єктивний характер і може здійснюватись від 0 до 100%.

Так, незнання іноземної мови зводить можливість декодування іншомовного повідомлення до нуля. А наявність схожого професіонального, життєвого

досвіду передавача і одержувача збільшує сприйняття інформації.

Зворотній зв'язок дозволяє оцінити результативність повідомлення і є регулюванням документальної комунікації.

Таким чином, процес комунікації характеризується питаннями:

- хто є комунікантом;

- в чому полягає суть повідомлення;

- по якому каналу воно передається;

- кому призначене повідомлення;

- яка мета комунікації і умови ЇЇ здійснення;

- чи здійснилась по суті комунікація, тобто чи одержана

користувачем інформація.

1.3.1 Електронна комунікація

Електронна комунікація якісно відрізняється від книжкової тим, що головним матеріальним носієм повідомлень (текстів) є не письмо, а екран. Вона

заснована на тимчасовому потоці електронних зображень, які вільно вміщують в себе тексти, зображення і звук. Для електронної комунікації властивий

динамічний, який змінюється кожної секунди, діалоговий характер взаємовідносин екранного тексту з партнером.

В той же час для електронної комунікації характерний ряд недоліків: дороговизна, недовговічність, необхідність записуючої і відтворюючої інформацію

апаратури.

Комунікаційні бар'єри:

Технічний бар2єр_в телевізійно-комп'ютерних системах, мабуть, не буде загрожувати якості електронної комунікації. Очевидно, будуть тривожити

комп'ютерні бандити і хулігани, на боротьбу з якими знадобиться комп'ютерна поліція.

Психологічні бар"єри формуються на:

- ослабленій увазі, оскільки телебачення не потребує тієї зосередженості, яку потребує читання;

- зниження інтелектуального сприйняття внаслідок полегшеного доступу до аудіовізуальних повідомлень, адже читання потребує розумових зусиль

для розуміння змісту тексту;

- мозаїчність індивідуальної пам'яті складається у телеглядачів через те, що у запропонованих їм повідомленнях немає зв'язку; читання може бути

систематичним і цілеспрямованим.

Соціальні бар'єри викликані тим, що:

- загальнолюдська єдина і уніфікована культура несе загрозу для вільного розвитку самобутніх національних культур, і, відповідно, - духовної

незалежності націй;

- електронна комунікація - велика і захоплююча сфера вкладання капіталу. Але капітал не безкорисний, і тому масові аудиторії, втягнені в масові

комунікаційні сітки, виявляються об'єктом експлуатації: вони повинні не тільки повернути капіталістам їх витрати, але й принести прибутки;

- масові аудиторії стають жертвами політичних махінацій зі сторони власників телекомпаній і комп'ютерних сіток. Адже електронна комунікація

завоювала титул "четвертої сили", яка впливає на соціально-політичне життя, виняток становить сітка Інтернет.

Глобальна комунікаційна сітка Інтернет. Визначення Інтернет витікає з суттєвих функцій, властивих сітці:

- глобальний комунікаційний канал, який забезпечує у всесвітньому масштабі передачу мультимедійних повідомлень (комунікаційно-просторова

функція);

- загальнодоступне сховище інформації, всесвітня бібліотека, архів, загальнодоступне сховище інформації, інформаційне агентство (комунікаційно-

часова функція);

допоміжний засіб соціалізації і самореалізації особистості і соціальної групи шляхом спілкування з зацікавленими партнерами, всепланетний клуб ділових

і дозвільних партнерів.

Отже, із вище сказаного Інтернет - це глобальна соціально-комунікаційна комп'ютерна сітка, призначена для задоволення особистих і групових

комунікаційних потреб за рахунок використання телекомунікаційних технологій. Інтернет володіє наступними ознаками:

- соціально-комунікаційна сутність сітки, обумовлена властивістю забезпечувати рух смислів в соціальному просторі і часі;

- призначеність для задоволення комунікаційних потреб не суспільства в цілому, а окремих особистостей і соціальних груп, обумовлених їх бажанням

до соціалізації і самореалізації;

- входження в систему електронної комунікації завдяки використанню комп'ютерної бази і телекомунікаційних

технологій;

- глобальні масштаби Сітки.

Інтернет - це інформаційно-пошукова система (ПТС), що складається з наступних елементів:

- інформаційних ресурсів у вигляді wеb- сторінок, сайтів;

- інформаційно-пошукових мов словникового класифікаційного типу;

- логічних операцій;

- технічних засобів реалізації;

- програмного забезпечення.

Крім цього, Інтернет формує віртуальні клуби духовно близьких користувачів сітки завдяки телеконференціям (мережеві новини), які забезпечують

централізований збір інформації за визначеною тематикою та надання ЇЇ в розпорядження користувача мережі, списків, розсилків, чатів. Головною послугою

Інтернету є електронна пошта, що забезпечує передачу текстових повідомлень у межах глобальної спільноти Інтернет, запам'ятовування її в пам'яті комп’ютера

та виведення користувачеві в електронному або паперовому вигляді.

1.2.2. Форми соціальної комунікації.

Людська діяльність неможлива без суспільних відносин. Подолання обмеженості міжособистісного спілкування призвело до створення спеціальних засобів

та інститутів спілкування Й передачі знань, інформації. Будь- яка взаємодія у популяції між індивідами може статися лише за допомогою комунікації,

необхідність якої обумовлена природним ходом еволюції. Комунікація у різних популяціях може відбуватися найрізноманітними засобами та на різних рівнях,

різними каналами інформації. Таким чином, у ході еволюції, окрім природньої (біологічної комунікативної системи) виробляється специфічна знакова система,

що виконує функцію комунікації між індивідами популяції. Знаки є однією з умов життєдіяльності популяції. Більш того, знакова система виконує життєво

важливу функцію передачі сигналів та акумулює інформацію, що дає можливість передавати накопичений досвід наступному поколінню.

Передача від тварини до людини у спадок деяких знакових систем відбулася разом із зміною якості знакових систем. Людські соціальні знаки, на відміну від

знаків тварин, стали моделювати думку. Відомі форми передачі нагромаджених людиною знань не забезпечували їх адекватної передачі у часі та просторі.

Дослідження фольклору та мови неписьменних народів підтверджує висновок, що слабка здатність усної мови до нагромадження знань, що у розпорядженні

всього суспільства, призводить до того, що в цих умовах найвищою формою знання виступають міфологія та легенди, а не історія та філософія.

Наукові дослідження свідчать, що найдавніші міфи у процесі свого усного висловлювання супроводжувалися при виконанні обряду іншими знаковими

системами - музикою, танцями, пантомімою, малюнком. Форми фіксування інформації, що передували письму, тобто різного роду зображувальні

засоби на камені, дереві, глині тощо забезпечували довготривалість та стійкість зберігання інформації.

Найважливішим комунікативним засобом реалізації спілкування, новим рівнем у розвитку знакових систем стала мова людини. Мовна діяльність

дозволила не лише реагувати на знаки, що були представлені немовними засобами (знаряддя праці, малюнки тощо), а й оперувати ними, конструювати знакові

системи, виходячи з потреб суспільного виробництва та суспільної практики. Система мови, таким чином, висловлена у матеріальних речах - знаках. На основі

розгортання різних знакових систем при переході від варварства до цивілізації виникає письмо як нова знакова система, надбудована над звуковою системою.

Писемність відкрила еру документальної комунікації. Знакова комунікація - змінилася опосередкованими формами, головною на довгі сторіччя стала книга

(документ), аж до початку XX сторіччя. Знак - це матеріальний чуттєво-сприймаючий предмет, який виступає як представник іншого предмету. Знаки вивчає

наука семіотика. Розрізняють мовні і немовні знаки. Мовні знаки -це знаки, які призначені для позначення предметів або явищ дійсності і їх відношень, а також

для позначення відношень між елементами знаку, знаку і тексту. Мовні знаки бувають природними і штучними. Природні - це національні мови: українська,

російська, англійська. Знаки природної мови - це букви. Штучні мови - які спеціально створюються для кодування нетекстової інформації (графічні знаки,

піктографічні, фонетичні, картографічні, нотографічні та інші, створені для передачі звукової, ідеографічної та іншої інформації.

В залежності від каналу передачі повідомлень соціальну комунікацію ділять на неформальну і формальну.

Неформальна комунікація виникає між відправником і користувачем інформації шляхом особистих контактів, зустрічей, розмов.

Формальна комунікація - через спеціально створені суспільством організації і установи: систему друкованих видань, бібліотеки, інформаційні служби

Вся документна інформація рухається по формальних каналах комунікації.

До основних офіційних каналів документальної комунікації відноситься: видавнича, книготоргова, бібліографічна і інформаційна діяльність, бібліотечна,

архівна і музейна справи.

Тема 2. Знання, інформація, документ в процесах комунікації

2.1. Знання, як результат пізнавальної діяльності людини.

Знання - це результат пізнавальної діяльності, продукт суспільно-трудової та розумової діяльності людей, є ідеальне відтворення у формах мови

об'єктивних, закономірних зв'язків практично перетворюваного об'єктивного світу. Звання мають інформаційну природу. Тому знання можна визначити як

особливий вид відображення реальності людиною, зміст якої складають відомості про феномени, властивості і закономірності реального світу.

Знання за визначенням притаманні людині; вони мають особистий характер, не можна "передати" іншій людині буквально. У реципієнта знання

формуються самостійно під впливом одержаної інформації. На сприйняття інформації та її розуміння впливає рівень розвитку людини, ЇЇ попередні знання, її

вміння декодувати інформацію і зрозуміти її смисл. Інформація - це спосіб, яким знання існує не лише для однієї даної людини, скільки для інших.

Отже, поняття "знання" та "інформація" дуже тісно пов'язані Знання переходить в інформацію та навпаки, в процесі соціальної комунікації. Але як

"знання" так і "інформація" - це абстрактні поняття, які набувають певного значення залежно від того, в якому контексті їх використовують. Багато авторів ці

поняття ототожнюють. Різноманітність між ними бачать всі автори, але розмежувати ці поняття дуже важко. Одні автори, називають знання особливою, вищою

категорією інформації. Інші вбачають, що категорія "знання" має досить розпливчатий характер, в той же час як категорія " інформація" претендує на деяку

чіткість кількісної і якісної характеристики знання. Але проти цього тезису можна заперечити що і слово, "інформація" має десятки синонімів: звук мови, знак,

число, відомості, повідомлення, ознайомлення та ін; включаючи і таке значення, як "знання".

Знання та інформація розмежовуються В.К.Казанцевою та А.Д.Урсулом, як процес та наслідок людського пізнання з різних боків: перше - із суто

гносеологічного, друге - переважно з комунікативного. Припущення про необхідність розмежування І та 3 в інформаційних процесах як об'єктах

діяльності, висловлював Д. Й. Блюменау.

Знання, яке артикулюється, легко піддається перетворенню на інформацію, для перетворення на інформацію знання, не артикулюється необхідні

спеціальні механізми, створення яких стало можливим лише на сучасному рівні розвитку інформаційної технології, досягнень у теорії пізнання та

інших когнітивних дисциплін.

Знання, що неартикулюється, на словах передати неможливо. Ці компоненти знання, так само як і на світанку цивілізації, трансформувалися у

суспільстві лише за допомогою механізмів соціальної пам'яті, наслідування соціальних нормативів. їх трансляція обмежена навчанням у ході

безпосереднього навчання вчителя з учнем, тобто шляхом наслідування зразка. Передача та сприйняття не артикульованого знання можливі лише

шляхом повторення або хоча б участі у реальній діяльності вчителя (експерта), наслідування йому. Однак, спеціальні зусилля по видобуванню знання з

інформації та його презентування - це, за висловом Е.Шапіро, „неминуча плата за ускладнення ноосфери (та всієї людської культури), що виявляється

у збільшенні обсягу та погіршенні структури знань". Лише в умовах нової інформаційно - знанієвої технології, систем штучного інтелекту ШІ та

експертних систем ЕС стало можливим наблизитися до механізму вирази не артикульованого знання. Перебирання варіантів на базі мета

даних ЕС і є наближенням до досвіду „вчителя" (експерта). При цьому мова залишається необхідною умовою засвоєння знань з інформації.

Дж. Шира наполягає, що знання, на відміну від інформації, є всією сумою того, що відомо, вся маса істин, фактів, принципів, переконань або інших

об'єктів пізнання, придбаних людством, незалежно від того, хто цими знаннями користується.

2.2. Сучасні концепції інформації

Термін " інформація" увійшов в термінологічний апарат майже всіх сучасних наук. Це поняття появилося в теорії журналістики. Пізніше його взяла на

озброєння теорія інформатики. Статус загальнонаукової категорій прийнято у зв'язку з формуванням кібернетики. Різні науки трактують це положення по

різному.

Існує три концепції інформації:

- інформація як наукова абстракція;

- інформація як фізичний феномен;

- інформація як системна функція.

Засновником першої концепції є американський вчений К. Шеннон, який запропонував в кінці 40-их років одиницю виміру Інформації - біт. Другим

автором став О. М. Колмогоров. За Шенноном інформація - це невизначеність, це абстрактна величина, яка не існує у фізичній реальності, як не існує

вигаданого числа, або крапка, що не має лінійних розмірів.

Теорію поняття інформація, він зв'язує з теорією очевидності. Кожному сигналу в теорії Шеннона, який передається, приписується ймовірність

його проявлення. Чим менша ймовірність появлення того чи іншого сигналу, тим більше інформації він несе для користувача

На відміну від абстрактно думаючих математиків, інженери, а також біологи, генетики, психологи та інші ототожнюють інформацію з тими сигналами,

імпульсами, кодами, які спостерігаються в технічних і біологічних системах. Вони вважають, що матеріальною основою для побудови інформаційно-технічних

пристроїв служить відображення в живій природі і самовідображення в неживій природі. Інформація - це фізичне тіло, яке можна транспортувати,

обробляти, перетворювати, як електрику в електротехніці, пару в теплотехніці. Але це фізичне тіло складається з упорядкованих сигналів, з якими і має

справу інформаційна техніка.

Термінологія „інформація" стала використовуватися в 50-60-ті роки і в фізіологи. Ці вчені відмічають, що імпульси, які ідуть від периферичних рецепторів в

головний мозок, передають інформацію так само, як імпульси, які біжать по телефонному кабелю. Дякуючи цьому підходу появилась можливість пояснити

процеси подразнення, чуття, сприйняття навколишнього середовища, як тваринами так і людиною.

Генетики з допомогою цієї концепції пояснили передачу спадкових ознак від покоління до покоління.

Представники цих наук роблять висновок, що інформація - це фундаментальна природна категорія, яка покладена поруч з такими категоріями, як

речовина, енергія, вона є невід'ємною властивістю матерії, і тому існувала і буде існувати, і все, що нас оточує і є по суті інформацією.

В рамках цієї концепції займалися і філософи. Вони для пояснення своєї позиції використовують теорію відображення, яка трактує, що вся матерія має

властивості відображення. Відображення - це об'єктивно існуючий феномен, який існує незалежно від нашої свідомості, але виникає питання про

співвідношення інформації і відображення. Філософи по різному вирішують це питання. Деякі з них вважають, що інформація - це основна грань

відображення, упорядковане відображення, інваріант відображення. Відображення завжди повторне по відношенню до оригіналу. І тому інформація

уявляється якби існування однієї системи через іншу - через відображення.

Третю концепцію підтримують і розвивають кібернетики, представники суспільних наук і психологи.

На їх думку, інформація може Існувати в самоорганізації, самоуправлінських системах, тобто в живій природі, а в неживій природі інформація відсутня. В

рамках цієї концепції потрібно виділити концепцію семіотичну, яка розглядає інформацію тільки в єдності зі знаком. Прибічниками цієї концепції є М.

Бочаров, Р. С. Гїляревський.

Проведений аналіз існуючих в науці концепцій інформації показує:

- всі концепції інформації так чи інакше зв'язані в цілому, або з різними видами відображення;

- існує два поняття взаємозв'язку відображення і інформації:

1. інформація - це наукова абстракція, яка служить для пояснення реальних відображаючих процесів;

2. інформація і відображення існують об'єктивно в одній тій же фізичній реальності;

- особливих надій на вироблення єдиного прикладу інформації, яку дають вчені немає.

Таким чином, інформація - це відомості про навколишній світ, які є об'єктом зберігання, перетворення, передачі, використання.

На думку В.Соколова інформація - це категорія інформаційного підходу, яка розкриває спосіб руху відображень в просторі і часі.

В залежності від природи відображуючих процесів, В.Соколов виділяє три види інформації:

- соціальна інформація - це інформація, яка відноситься до соціальних відображуючих процесів, таких як: пізнання, комунікація, управління;

- біологічна інформація - інформація, яка відноситься до сенсорних (чуттєвих) генетичних біокомунікативних відображуваних процесів;

- машинна або технічна інформація - інформація, яка відноситься до процесів комунікації і управління методами інформаційної техніки.

2.3. Документ як засіб комунікації

ЗгідвоДСТУЗОІ 7-95 документ - це забезпечення взаєморозуміння між головними соціальними інститутами щодо зберігання і організації користування документами ~

бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Найбільш узагальненим є визначення документа з погляду теорії комунікації як каналу передачі інформації, в якому повідомлення передається в формі фіксування його на

матеріальному носієві Функціональна сутність документа полягає в тому, що він є єдністю інформації' та матеріального носія, яка використовується в соціальному інформаційно-

комунікаційному процесі як канал передачі інформації.

Таке визначення документа є найбільш широким, воно охоплює будь-які матеріальні форми існування документів. Навіть коли в дефініції документа зазначається, що ним може

бути лише матеріальний об'єкт, спеціально призначений для передачі інформації в суспільстві, така призначеність може здійснюватися через збирання певних матеріальних об'єктів

та їх розміщення в певні зібрання із супроводжувальними матеріалами у вигляді описів (етикеток). У такому значені документами є будь-які експонати музеїв, виставок, фонди

архівів, бібліотек та інших інформаційних установ.

Спосіб фіксації інформації в таких документах - це запис інформації будь-яким винайденим людиною шляхом. До способів запису інформації відносяться: ручний або

рукописний, машинопис, друкування (поліграфічний спосіб), тиснення, механічний запис (перфорування, грамзапис), фонозапис (зокрема мікрофільмування), репрографія,

голографія, магнітний запис, оптичний запис.

Визначення документа тісно пов'язане з його ознаками; - наявність смислового семантичного змісту, який передбачається знаками;

-стабільна речева форма, яка забезпечує довготривале зберігання документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі

і часі;

- призначеність для використання в соціальній комунікації;

- завершення повідомлення.

Тема 3. Сучасна система документально-інформаційних комунікацій (Д1К)

3.1. Поняття про систему ДПС. Процеси інституалізаці.

В систему ДЖ відносяться блок соціальних інститутів, які займаються питаннями збору, зберігання, упорядкування соціальної інформації і забезпечення

її для суспільного користування.

Основними документальними каналами згідно типізації документів є:

- канали опублікованих документів, призначених для широкого суспільного користування і розмноження з цією метою поліграфічними засобами;

- канали неопублікованих документів, які являють собою рукописи, машинописи, графіку і живопис.

Призначення документально-комунікаційної системи (ДОКС) зводиться до досягнення наступної мети:

- забезпечувати творчо обдарованих членів суспільства можливістю включення своїх творів в документовану соціальну пам'ять;

- зберігати документовану соціальну пам'ять як речову частину культурного спадку суспільства;

- забезпечувати суспільне використання речової і документованої частини культурного спадку в інтересах суспільства.

Для досягнення цієї мети потрібно вирішити наступні задачі:

- узагальнення вихідних повідомлень (рукописів), які надходять від творчих особистостей, включаючи їх смислову оцінку, редакційно-видавниче

оформлення, поліграфічне тиражування, тобто перетворювати рукопис в документ суспільного користування (ДСК), який називається "первинний документ",

або направити його у фонд архівних документів

(ФАД);

- обробка ДСК для більш повного їх використання, тобто

перетворення первинних документів у вторинні;

- формування і зберігання фондів суспільного користування;

- розповсюдження первинних і вторинних документів в режимах постійного повідомлення або довідкового обслуговування.

Соціальний інститут - це інституапізована, тобто соціально впорядкована поведінка бібліотек, музеїв, архівів,

органів НТІ.

Соціальний інститут придбав слідуючі характерні особливості:

- підпорядкування суспільним потребам відносно своєї функції і своєї структури;

- регулятивний характер (регулювання нормативами, законами);

- організаційні форми закладів (виконання визначених соціальних функцій).

Відмінності між соціальними інститутами:

- характер інформації (бібліотека має справу з зафіксованою інформацією, НТТ з однією і з другою, архів із зафіксованою);

- різні носії інформації (музей з документами трьох вимірів, бібліотеки, архіви з документами);

- різні соціальні функції.

3.2. Система бібліотек України

Бібліотечний соціальний інститут (БСІ) - це бібліотеки, їх сітка, системи бібліотек, бібліотечна освіта, бібліотечна наука, інформаційне забезпечення

бібліотечної сфери, система управління, матеріально-технічна база.

Історія становлення БСІ нараховує не одне тисячоліття і зароджується з моменту появи бібліотек та набуває форми бібліотечної діяльності як соціальної

підсистеми. Поступово вона розширює сферу свого впливу. Це зумовлено потребою розвитку людського спілкування, яке стає дедалі більш функціонально

різноманітним у процесі розвитку суспільства. Проте, власне періодом формування і становлення БСІ можна вважати середину XX сторіччя.

БСІ є складною соціальною організацією, рух якої забезпечується розвитком передачі знань та інформації у суспільстві. Бібліотека живе в найбільш

просторовому і широкому часовому середовищі. Вона зберігає інформацію про явища цивілізації, які існували, існують і будуть існувати.

На території України діють бібліотеки і системи бібліотек, які відрізняються за цільовим призначенням, складом користувачів, складом фондів тощо.

Бібліотеки за видами діляться на:

- публічні бібліотеки для дорослих, дітей та юнацтва;

- наукові та спеціальні;

- спеціальні бібліотеки загального користування;

- спеціальні бібліотеки для осіб з фізичними вадами;

бібліотеки учбових закладів і навчальних установ.

Публічні бібліотеки - універсальні, які комплектують фонди по всіх галузях знань. Особливість цих бібліотек полягає в тому, що характер документів

загальнодоступний (для користування непрофесіоналів, неспеціалістів). Вони поділяються на міські, районні ЦБС, а ті в свою чергу діляться на міські і сільські

філіали. Юнацькі та дитячі бібліотеки поділяються на державні обласні і міські. Наукові і спеціальні бібліотеки:

універсальні наукові бібліотеки (Національна Парламентська бібліотека України, Національна бібліотека України ім. В.Вернадського), універсальні

наукові бібліотеки ( Харківська державна наукова бібліотека ім.. М. Королемко, Одеська державна наукова бібліотека ім.. М. Горького та Львівська державна

наукова бібліотека ім. В.Стефаника);

багатогалузеві і галузеві наукові бібліотеки ( Центральна наукова бібліотека АН, Державна науково-технічна бібліотека України, Державна наукова

медична бібліотека, Центральна наукова сільськогосподарська бібліотека, Історична бібліотека в Києві).

Спеціальні бібліотеки загального користування:

- нотно-музичні бібліотеки;

- патентні;

- музично-театральні.

Бібліотеки для осіб з фізичними вадами і для сліпих. Бібліотеки учбових закладів: шкіл, гімназій, профтехучилищ, коледжів, технікумів, ВНЗ.

Структура бібліотек України за відомчими ознаками:

- бібліотеки Міністерства культури (МК);

- відомчі бібліотеки;

- бібліотеки Академії Наук;

- бібліотеки суспільних організацій.

Найчисельніша сітка бібліотек МК ділиться за адміністративно-територіальною ознакою. Очолює цю сітку Національна Парламентська бібліотека,

25 обласних універсальних наукових бібліотек, регіональні бібліотеки (Харківська державна наукова бібліотека ім.. М. Короленко і Одеська державна

наукова бібліотека ім.. М. Горького), міські, районні ЦБС і сільські філіали.

Відомчі бібліотеки: цією сіткою керують галузеві Міністерства і відомства трьох галузей: охорони здоров'я, сільського господарства, техніки.

Охорона здоров'я

І рівень - Центральна наукова медична бібліотека (ЦНМБ).

П рівень - обласні наукові медичні бібліотеки.

Ш рівень - учбові бібліотеки при училищах, ВНЗ і бібліотеки при великих лікарнях. Сільське господарство

І рівень - Центральна наукова сільськогосподарська бібліотека (ЦНСГБ).

П рівень - учбові бібліотеки при технікумах і ВНЗ, бібліотеки при дослідних станціях.

33. Система архівів України

Архів — соціальний інститут, що забезпечує потреби суспільства у ретроспективній документній інформації через архівні документи, організовуючи їхнє

зберігання та користування ними.

Словом "архів" у Стародавній Греції називали будинки вищих урядових установ, де ухвалювалися і зберігалися важливі державні акти.

Архіви — це скарбниці документальної пам'яті нації. Водночас архіви є установами державного управління і багатьма своїми функціями тісно пов'язані зі

сферами державного життя.

Під системою архівних установ розуміють сукупність архівів, структурних підрозділів, що забезпечують формування НАФ, його зберігання, здійснюють

науково-дослідні, інформаційно-довідкові та управлінські функції в архівній справі, незалежно від форм власності.

Діяльність кожного з суб'єктів системи архівних установ регулюється законодавством, підзаконними нормативними актами, відповідними правилами та

інструкціями.

Важливе місце в системі архівних установ належить галузевим державним архівам, що забезпечують облік та зберігання спеціальних видів архівних

документів, які потребують особливих умов зберігання та використання. Статус державних галузевих архівів дістали архіви Міністерства оборони України,

Державного комітету України по гідрометеорології, Державного картографогеодезичного фонду України, документи, які мають певну специфіку.

До місцевих державних архівів відносяться державні архіви областей та їхні філіали, міські державні архіви та архівні відділи районних державних

адміністрацій. Головна функція їх — зберігання архівних документів місцевого походження та в наданні необхідної архівної інформації установам та

громадянам.

Окрему групу в системі архівних установ України становлять архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музей», бібліотек. Серед них: Архів

Національної академії Наук України, відділи рукописів окремих музеїв, Інститут рукопису НБУ ім. В. Вернадського та інші.

Систему архівних установ представляють архіви та архівні підрозділи об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та

приватній формах власності.

Чисельність архівних установ, заснованих на недержавних формах власності, неухильно зростає в міру здійснення економічних реформ, розвитку приватного

підприємництва, утворення нових громадських об'єднань, політичних партій. Важливою ланкою архівних установ є Український державний науково-дослідний

інститут архівної справи та документознавства, на який покладено завдання розроблення теорії архівною будівництва, історії та практики архівної справи.

Складовою частиною системи архівних установ є Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України. На нього покладено функції управління

архівною справою, контролю і нормативно-методичного забезпечення ведення діловодства. Головархів забезпечує реалізацію державної політики в архівній

галузі.

Винятково цінні та унікальні документи, їхні колекції зосереджені в сховищах Центральних державних історик-них архівів у Києві та^, Львові Перший

зосередив у своїх колекціях джерела з 1.969 до 1^17 рр. У Львівському архіві найдавніші документи датуються 1233р. і до 20-30 рр. XX ст.

Найдавніші документи присвячені нові гній історії України (після 1917р.) зосереджені в Центральному державному архіві вищих органів влади і управління в

Харкові. У його сховищах зберігаються документи державних органів освіти, культури, мистецтва, поліграфії, особові фонди державних і громадських діячів,

учених.

Скарбницею документів та пам'яток політичної історії України є: Центральний державний архів громадських об'єднань, створений у 19991 році на базі

Партійного архіву Інституту історії" партії при ЦК Компартії України. Основний масив колекції архіву становлять документи Комуністичної партії України,

обласних парторганізацій та інших політичних партій, документи комсомолу України.

Центральний державний кіно-фото-фоноархів України збирає, обслуговує і зберігає документи зображувального і звукового характеру, які мають форми

фотографій, кінофільмів, відеофільмів, грамофонних платівок і магнітних касет.

Центральний державний архів - музей літератури і мистецтва України збирає, зберігає і використовує документи і матеріали з історії української культури,

літератури і мистецтва.

Центральний державний науково-технічний архів України, де збирають і централізовано зберігають науково-технічну документацію, що є невід'ємною

частиною історії розвитку науки і техніки.

3.4. Система музеїв України.

Термін „музей" грецького походження і означає місце, присвячене музам, дочкам богині Мнемозіни. Вважаючи їх покровительками наук і мистецтв,

греки будували на їхню честь храми, які називали музейонами.

У наш час зміст поняття „музей" і функції музею значно змінились і розширились.

Музей - це наукова - дослідний, культурно - просвітницький заклад, який збирає, комплектує, вивчає і зберігає пам 'ятки історії, матеріальної і духовної

культури людства, природничо-етнографічні, меморіальні та інші колекції, за допомогою яких через свої експозиції, виставки, екскурсії, лекції та інші види

наукової й освітньо-виховної роботи поширюють природничо-наукові та суспільно-політичні знання.

Функції музеїв широкі і складні, а форми діяльності -різноманітні.

Найголовніша особливість музею полягає в тому, що вони збирають, вивчають, зберігають і експонують першоджерела або оригінали.

Друга особливість полягає в тому, що вони працюють над дуже різноманітними першоджерелами - використовують геологічні, ботанічні, палеонтологічні,

зоологічні та інші природничі колекції, пам'ятки матеріальної культури.

Третьою особливістю є те, що вони використовують всі фонди для популяризації першоджерел, показуючи їх в експозиційних залах.

В світі існує понад 12 тисяч музеїв. В 1948 році при ЮНЕСКО була створена Міжнародна Рада музеїв для обміну думками.

Музеї діляться за профілем:

- історичні музеї - підпорядковуються системі історичних наук і в свою чергу діляться на: археологічні, етнографічні, нумізматичні, військово-

історичні, історико-економічні, спеціально-історичні (історія спорту);

- художні музеї - Картинні галереї, музеї театрів, кіномистецтва, прикладного мистецтва;

природничо-історичні музеї - біологічні, ботанічні, зоологічні, геологічні, антропологічні, екологічні, мінералогеологічні;

- технічні музеї - політехнічні, музеї авіації, автотранспорту, зв'язку;

- літературні музеї - присвячені розвитку літератури, життю і діяльності письменників;

- комплексні музеї — об'єднюють два і більше профілі (краєзнавчі).

В залежності від суспільного призначення музеї діляться на:

- науково-дослідні і просвітницькі або масові;

- науково-дослідні або академічні, які займаються строго науково-дослідною роботою і підчиняються Академії Наук.

3.5. Система органів НТІ України

Науково-технічна інформація (НТІ) - відомості про наукові досягнення, винаходи, нагромаджені в процесі наукового пізнання, практичної діяльності,

що використовується у виробництві.

Щоб підвищити доступність інформації і оперативність її розповсюдження та використання була створена система НТІ.

Система НТІ - система збору, аналітико-синтетичної переробки, зберігання і передачі НТІ, яка забезпечує потреби суспільства в інформації.

Весь потенціал Національної системи НТІ сьогодні треба спрямувати на те, щоб якість інформаційних послуг і продуктів гарантувала споживачам усіх

рівнів можливість приймати цілеспрямовані, компетентні, своєчасні, дійові, ефективні управлінські та організаційні рішення в галузі науково-технічної

діяльності. Потенціал її сповна не використовується, хоча це одна з майже завершених інформаційних структур, яка залишилася з часів СРСР і здатна

здійснювати державну політику у сфері науково-технічної діяльності а також забезпечувати впровадження нових інформаційних технологій у регіонах, у

системі малого та середнього бізнесу.

Систему очолює Український інститут науково-технічної і економічної інформації, який виконує функції спеціалізованої головної організації по

формуванню національних інформаційних ресурсів, а також підвищенню кваліфікації працівників цієї сфери. Його головним завданням є створення єдиного

інтегрованого інформаційного ресурсу незалежно від форм подання інформації та місця її фізичного розташування. Крім цього йому необхідно розв'язати

водночас кілька проблем:

- формування та підтримка інформаційного ресурсу, який би забезпечив відповідний рівень вимог до аналітичних

матеріалів;

- створення нових інформаційних технологій та телекомунікаційних мереж зв'язку;

- організація системи підвищення кваліфікації як працівників інформаційної сфери, так і користувачів інформації.

Функціонують 17 державних ЦНТЕІ в обласних центрах. Основними напрямками їх діяльності є:

- інформаційно-аналітичне забезпечення державної науково-технічної та інноваційної політики в регіоні, регіональних програм і проектів;

- сприяння інтеграції освіти, науки, виробництва;

- сприяння трансферу науково-технічних розробок і технологій за межі регіону;

- проведення наукових, науково-практичних конференцій, симпозіумів, семінарів, виставок, аукціонів як в Україні, так і участь в зарубіжних;

- інформаційно-організаційне забезпечення розвитку малого та середнього підприємництва;

- видавничо-поліграфічна та рекламно-інформаційна діяльність;

- методичне керівництво патентно-ліцензійною, винахідницькою, раціоналізаторською роботою в регіоні;

- проведення навчальних заходів з питань науково-інформаційної діяльності, науково-технічного та соціального розвитку регіону;

- підготовка, перепідготовка та підвищення кваліфікації кадрів з видачею відповідних державних документів.

Існують галузеві ЦНТІ і низові науково-інформаційні відділи.

Отже система НТІ сьогодні стає основою для функціонування на її базі різних за тематикою і структурою інформаційних ресурсів, може відігравати роль

передавача знань, технологій, досвіду як на міжгалузевому, так і міжрегіональному рівні, сприяти реалізації державної науково-технічної політики.

Тема 4. Основні напрямки діяльності ДІК

4.1. Поняття про організацію функціонування та діяльності в ДІК.

Організація робота БСІ полягає в науковій розробці питань організації та змісту роботи бібліотек, комплектуванні, обробці та каталогізації бібліотечних

фондів, обслуговуванні читачів та рекламі книги.

Організація роботи державних архівів - це реалізація державної політики в архівній галузі, координування діяльності державних органів, підприємств,

організацій з питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку постійного зберігання, комплектування та

використання, виконання соціально-правових запитів громадян.

Організація роботи музеїв полягає у виявлені та збиранні матеріалів, що мають історичне значення, обліком та науковим описом, засобами збереження та

реставрації пам'яток культури, вироблення тематикою експозиційних планів, виготовлення виставок, підготовкою до друку і виданням документальних збірок,

окремих публікацій колекції експонатів, каталогів, путівників, довідників.

Організація роботи органів НТІ - це інформаційно -аналітичне забезпечення органів державної влади і управління з метою прискорення стратегічного

розвитку країни і оперативного управління поточною діяльністю у сфері науки і промисловості (державний сектор); створення інноваційного сектора

економіки, в якому прогнозно-аналітична інформація буде інформаційною підтримкою розвитку наукоємних галузей, забезпечення процесу прийняття науково-

технічних рішень, підготовка аналітичних матеріалів пріоритетних напрямів прикладної науки; широке використання інноваційно-інвестиційним сектором

економіки прогнозно-аналітичної інформації у сфері політичного, соціального та економічного маркетингу; повсякденне надання допомоги аналітиків,

інформаційного забезпечення малому та середньому бізнесу при впровадженні нових технологій, випуску конкурентоспроможної продукції; налагодження

активної співпраці системи освіти з аналітично-прогнозними службами; інформаційне забезпечення суб'єктів господарської діяльності; інформаційно-

методичне забезпечення з питань інтелектуальної власності.

4.2. Формування фонду

Основні напрямки діяльності ДІК: (формування, зберігання та використання документів та інформацій.)

Важливим напрямком в роботі системи ДІК (бібліотек, музеїв, архівів, органів НТІ) є формування, зберігання та використання документів та інформацій.

Сукупність документів та інформацій в системі ДЕК складає або утворює фонд. Отже фонд - це систематизоване зібрання документів, підібраних у

відповідності із задачами, завданнями ДІК і потребами користувачів.

Фонду притаманні наступні властивості: стахостичність, множинність, цілісність, відкритість, динамічність Ознаки фонду:

- наявність документів та інформації;

- упорядкованість документів;

- управління;

- об'єм фонду;

- тематика;

- мовна;

- хронологічність.

Функції фонду: кумулятивна, комунікативна, меморіальна, інформаційна, освітня, гедонічна, виховна.

Усі документні фонди (ДФ) виступають як упорядковані масиви документів. їх ріднить єдність технологічних процесів формування фондів, подібність

процесів комплектування, обробки, зберігання, використання, подібність устаткування, технічних засобів, автоматизації та комп'ютиризації науково-

виробничих процесів тощо. Однак існують істотні відмінності між ДФ. Це дає можливість взаємно збагачувати теорію і практику ДФ різного роду.

Бібліотечний фонд є в будь-якій іншій документальній системі (архіві, музеї). У той же час і в бібліотеці може бути музей книги (музейний фонд, архів,

інформаційний центр. Різниця між ними полягає в тому, що кожний ДФ відповідає завданням тієї установи, в якій він функціонує. Наприклад, книга існує

насамперед для читання, але поміщена в музейний фонд вона стає експонатом, призначеним не для читання, а для споглядання. Будучи частиною експозиції,

книга підчиняється правилам експозиційної діяльності. На відміну від бібліотечної, музейну книгу не видають за межі закладу, безпосереднє користування нею

обмежене.

Отже, виникнення кожного Д. обумовлено потребами суспільства, різноманітність яких привело до диференціації і спеціалізації фондів, необхідності

координованого формування і взаємовикористання фондів.

Головною підсистемою ДФ є бібліотечний фонд (БФ) -це систематизована сукупність документів, що відповідають задачам, типу, профілю бібліотеки, а

також документним потребам її користувачів і призначена для використання і зберігання документів протягом усього часу, поки вони представляють для

користувачів реальну чи потенційну цінність.

До основних переваг, що дозволяють вважати бібліотеку головною ланкою документальної комунікації, відносяться: повнота БФ, різноманітність типів і

видів зібраних документів, надання користувачам не тільки первинних, але й вторинних документів, загальнодоступність користування документами в

бібліотеці/На відміну від архівів і музеїв у фондах бібліотек зібрані опубліковані і неопубліковані документи, що мають широке соціальне призначення. Вони

різноманітні за змістом, знаковій системі запису і відтворення інформації, матеріальній основі і конструкції, тиражовані.

БФ різноманітні за складом і структурою. Усі документи, включені в БФ, можна розділити на групи за різними ознаками: змістом, способом

виготовлення, матеріальній конструкції, періодичності тощо.

За змістом БФ прийнято поділяти на універсальні та спеціальні. Універсальним вважається БФ, якщо він містить документи з усіх галузей знань, усіх типів

(офіційні, наукові, науково-популярні, навчальні, довідкові тощо) і видів документів (видання, кінофонофотодокументи, документи на новітніх носіях

інформації, неопубліковані документи тощо). Спеціальним є БФ, якщо в ньому переважають документи визначеного змісту (фонди науково-технічних,

сільськогосподарських, медичних і т. п. бібліотек), типу (фонди бібліотек для сліпих, навчальні, довідкові, виробничі) і виду (фонд патентних документів,

фоно-, відео- і т.п.).

Документи кожного виду групуються окремо, у під фонди. Чим більша бібліотека, тим складніша структура її БФ.

Підфонд кінофотофонодокументів - частина БФ, що складається з документів, які містять звукову й образотворчу інформацію, відтворення якої можливе

за допомогою спеціальних технічних засобів - діа- і фільмопроекторів, магнітофонів, відеоапаратури тощо.

Підфонд дисертації - частина БФ що складається з дисертацій на звання вченого ступеня кандидата чи доктора наук, а також авторефератів дисертації. Він

може бути виділений у великих бібліотеках самостійним фондом, наприклад, в УкрІНТЕІ, Національній бібліотеці України ім. В. І. Вернадського, а також у

бібліотеках наукових установ, в яких вони виконані чи захищені.

Підфонд депонованих рукописів - зібрані, відповідним чином оформлені, неопубліковані рукописи, що представляють інтерес для невеликого кола

користувачів.

Підфонд образотворчих документів - частина БФ, що складається з естампів, художніх репродукцій, образотворчих плакатів, листівок і альбомів творів

образотворчого мистецтва, гравюр тощо. Іноді він називається фондом ізовидань.

Підфонд картографічних видань - частина БФ, що складається з документів, які містять умовне узагальнене зображення поверхні Землі та інших небесних

тіл, а також просторове розміщення різних об'єктів і явищ (рукописні та друковані карти, атласи, глобуси, рельєфні карти тощо).

Підфонд нормативних і технічних документів - частина БФ, що складається з нормативних документ і стандартизації, техніко-економічних нормативів і

норм, патентних документтів, типових проектів і креслень, промислових каталогів, звітів про НДР і ДКР, неопублікованих перекладів тощо.

Підфонд нотних видань - частина БФ, що складається з нот, виданих у вигляді книжкових, журнальних чи листкових видань.

Підфонд рідкісних книг - частина БФ, що складається з особливо цінних здобутків друку.

Підфонд мікрокопій - частина БФ, що складається зі зменшених у кілька разів друкованих і рукописних текстів, ілюстрацій, креслень, нот тощо. Цей

підфонд іноді називають мікро- чи фільмотекою, страховим фондом.

Кожний з підфондів взаємозв'язаний один з одним і разом вони утворюють специфічну ієрархічну систему. Фонди бібліотек різних типів і видів складають

єдиний БФ України.

інформаційний фонд (ІФ) - це масив документів найбільших галузевих і міжгалузевих центрів та інститутів інформації, відділів НТІ різних підприємств,

організацій, фірм, комерційних служб, бірж, агентств з інформації, обчислювальних центрів тощо.

ІФ зберігають інформацію в найбільш короткій, стиснутій формі. На відміну від БФ, тут переважають воринні документи, що є результатом, аналітико-

синтетичної переробки первинних документів - реферування, анотування, складання фактографічних, концептографічних матеріалів, бібліографічних оглядів,

експрес інформації тощо. Крім цього ІФ складається з видань, в основному довідкового характеру - енциклопедії, енциклопедичні і мовні словники, довідники,

каталоги, цінники, прейскуранти, звіти про НДР і ДКР нормативно-технічна документація тощо. Значну частину фондів складають машиночитані документи:

магнітні і оптичні диски, магнітні стрічки, мікрофільми, мікрофіші, перфокарти, перфострічки тощо.

Архівний фонд (АФ) - сукупність документів, утворилися в процесі діяльності установи організації, підприємства, суспільства чи особи (родини, роду).

АФ складається в основному з текстових документів, що несуть ретроспективну інформацію, історично чи логічно зв'язаних між собою.

Документи, незалежно від їхнього виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України і відображають історію духовного,

матеріального життя народу, мають історико-культурну цінність і визнані такими відповідною експертизою з реєстрацією у встановленому порядку, складають

Національний архівний фонд України.

Склад вхідних у АФ документів різноманітний як за призначенням (нормативна й організаційно-розпорядницька документація, планова й обліково-звітна,

проектна і наукова, культурно-просвітня тощо), так і за фізичними особливостями (документи на паперовій основі, кальці, склі, плівці, валиках, магнітній

стрічці, перфокартах, навіть на бересті і шматках тканини).

АФ комплектується за принципом неподільності, відповідно до якого всі документи, що підпадають під визначення АФ, повинні збиратися і зберігатися в

одному місці.

Музейний фонд - це упорядкований масив документів, збережених у музеях - організаціях, що займаються збором, збереженням, дослідженням і

експозицією документів наукового чи культурного характеру. Усі колекції державних музеїв об'єднюють в Національний музейний фонд України.

У фондах музеїв зберігаються документи двох видів: створені природою (зразки фауни і флори) і створені людиною, тобто ті, які несуть соціальну

інформацію (картини, книги, предмети побуту тощо). Серед останніх виділяють документи трьох типів: речові, образотворчі, письмові. Письмові спеціально

створені для передачі інформації в просторі і часі. Сюди відносяться законодавчі акти, рукописи і стародруки, мемуари і приватні листи, щоденники, рукописи

вчених, плакати, гравюри, кінофотофонодокументи тощо. Поряд з ними тут зберігають вишивки, картини, предмети побуту, нумізматичні колекції тощо. Поділ

на три типи документів умовний, оскільки образотворчі і письмові документи - такі ж речі, як і археологічні знахідки. Книга й інші письмові документи

виступають у музею як елемент матеріальної культури, як речовий предмет, як частина культурної спадщини, що відображає стилістику й особливість

книжкової культури визначеної епохи.

У системі документальних комунікацій БФ, ІФ, АФ, МФ доповнюють один одного і здатні найбільш повно й оперативно задовольняти документні

потреби суспільства. В даний час особливо актуальним є створення єдиного Національного документного фонду України.

Формування фонду - сукупність процесів комплектування, організації і виключення документів із фондів.

Комплектування - планомірний, систематичний відбір і придбання документів у фонди ДІК.

Існують три види комплектування:

- поточне - виявлення нових документів, які б відповідали завданням конкретного соціального інституту та інтересам їх користувачів і придбання цих

документів у фонд;

рекомплектування - виявлення документів, що не користуються попитом, відбір таких документів з фонду для передачі іншим установам, організаціям або

їх списання;

- ретроспективне - виявлення і придбання відсутніх у фонді документів, що вийшли у світ за минулі роки.

Всі види комплектування відбуваються одночасно, в процесі поточної роботи.

При цьому фонд постійно поновлюється, функціонує і розвивається.

Поповнення складається з чотирьох етапів:

- аналіз потоку документів через каталоги книговидавництв, каталоги підписних видань(газет, журналів) та інших джерел, які інформують про видання

документів;

- первинний вибір через знайомство з документом завдяки бібліографічного запису, визначення кількості екземплярів документів, які потрібно

замовляти;

БК - замовлення документів через книговидавництва, торгівлю, єдиний екземпляр, документообмін; - одержання нових поступлень.

Базою комплектування архівного фонду є установа, організація, підприємство країни, в тому числі і не державні структури ( по домовленості).

Комплектування своїх фондів музей здійснює через постійне збирання матеріалів та музейних предметів серед населення, в першу чергу встановлюючи

зв'язки з краєзнавцями, сільськими, міськими та районними органами влади, керівниками підприємств, установ. Необхідні документи приймаються в дар або

закуповуються через закупівельну комісію.

Організація фонду - це прийом, облік, обробка, розміщування фондів.

Одержання замовлених документів свідчить про заключний етап комплектування і одночасно - початок нового етапу із організацій фонду - облік фонду.

Прибуття документу обов'язково повинно бути оформлено рахунком, квитанцією, накладною магазину чи іншого джерела, звідки надійшов документ.

Обробка документів - комплекс операцій по підготовці документів для їх зберігання і використання.

Розміщення фондів - об'єднання документів в систематизовану сукупність і розміщення в приміщені.

Розміщення фондів повинне забезпечувати зв'язок документів з бібліографічним записом в каталозі. Важливо, щоб система розміщення була стабільною,

економічною, створювала працівникам умови для роботи з фондом.

Способи розміщення фондів поділяють на два види: семантичне (змістовне), яке поділяється на: систематичне, тематичне, предметне та формальне, яке

в свою чергу поділяється на: алфавітне, хронологічне, мовне, географічне, форматне, нумераційне.

Виключення із фонду документів - виявлення, відбір і знищення зношених документів або тих, що не використовуються користувачами (застарілих).

43. Зберігання фонду

Зберігання фонду - забезпечення цілісності і фізичного стану документів, які знаходяться, у фонді зберігають в спеціально-обладнаних приміщеннях в

умовах фізико - хімічних і біологічних режимів.

Для забезпечення фонду необхідно дотримуватись наступних факторів: соціального фактору (штемпелювання, нумерація, наклейка екслібрісу, визначення

місце знаходження документу, періодична перевірка фонду по частинах чи в загальному, перевірка правильності розміщення фонду, виявлення документів, які

потребують ремонту, реставрації, матеріальна відповідальність працівників); технологічний фактор (режим зберігання) та біологічний фактор.

Передбачено три режими зберігання:

- світловий режим;

- температурний режим;

- санітарно - гігієнічний режим.

Крім цього при зберіганні фонду використовується механічний захист фонду:

- використання захисних покриттів (ламінування, лакування, обгортання в поліетиленові мішки, зберігання документів в коробках, папках, конвертах);

- ремонт документів;

- реставрація документів, і протипожежний захист.

Біологічний фактор (боротьба з мікроорганізмами: бактеріями, грибками, комахами, гризунами).

Таким чином зберігання фонду поділяється на три складові частини:

Гігієна - комплекс міроприємств, який забезпечує його захист від гризунів, комах, пилу;

Консервація - забезпечення матеріальної основи документів від природнього процесу старіння і розпаду в умовах довгого зберігання;

Реставрація - ремонт пошкоджених документів, повернення близьких або початкових властивостей або ознак документів до яких відносяться.

4.4. Використання фонду

релевантність - відповідність змісту документа інформаційному запиту.

- повнота видачіП = а* /а, + с, .

СІ - залишок не виданих релевантних документів.

отже фонд - це система, тобто множина елементів, які знаходяться у взаємозв 'язку, взаємозалежності, доповнюють один одного і утворюють в

кінцевому результаті єдине ціле.

Тема 5. Планування, облік та звітність в ДІК

5.1. Планування в ДІК

Планування - це процес формування цілей, визначення пріоритетів, засобів і методів їх досягнення.

Головна мета планування окремої бібліотеки, архіву музею, органу НТЛ - забезпечення необхідних умов їх роботи шляхом організації найбільш повного

використання ресурсів для підвищення обсягів і якості роботи, тобто планування є засобом розподілу ресурсів, які виділяються на роботу.

До кола основних завдань планування відносяться:

- підвищення ефективності роботи;

поліпшення якості інформаційних послуг;

- використання прогресивних норм при розрахунках планових завдань;

- раціональне використання трудових і фінансових ресурсів.

Найбільш поширений метод планування - аналітичний. Він полягає в перенесені (екстраполяції) на плановий період тенденції і закономірностей, які

виявлені в результаті аналізу попереднього періоду роботи. Існуюча система планування забезпечувала вирішення тільки вузьких завдань. Тому її

недосконалість вважається фахівцями однією з причин, що гальмують розвиток СІ.

Вирішення складних комплексних проблем в інформаційній діяльності забезпечує застосування у плануванні програмно-цільового підходу. > **

«**д>^*«,

Цільовий підхід у плануванні передбачає спрямованість значної кількості методів та методичних підходів на забезпечення суворої цільової орієнтації всієї

діяльності на кінцевий результат. Просте завдання утворення системи, яка спроможна шляхом координації діяльності багатьох виконавців забезпечити

досягнення поставленої мети.

Програма - це директивний і адресний документ, який містить цілеспрямований комплекс наукових, методичних, організаційних, виробничих, соціально-

економічних та інших заходів, необхідних для вирішення завдання з урахуванням існуючих ресурсів, зазначених виконавців і термінів виконання.

У реалізації програм головними функціями є організація взаємодії виконавців, розподіл та доведення до них завдань та етапів робіт.

Програмно-цільовий підхід у плануванні може застосовуватися на будь-якому рівні: державному, відомчому чи рівні окремої соціокомунікативної

структури.

Цільові програми як інструмент планування інформації діяльності в нашій країні застосувалися дуже мало. Серед прикладів, які можна навести, це

програма НБУВ України „Книжкова спадщина України: створення бібліографічного реєстру та системи зберігання і загальнодоступності".

Плани бувають ретроспективні, поточні (річні) і перспективні, квартальні, місячні.

Бібліотеки складають річні і квартальні плани роботи. Річний складається з двох частин: текстової і статистичної. В текстовій частині розкриваються задачі і зміст діяльності

бібліотеки, даються обгрунтовані зміни показників в порівнянні з минулим роком.

Статистична частина плану містить показники, згруповані по процесах роботи і виражені в одиницях обліку.

В квартальному (місячному) плані конкретизуються всі види робіт, намічені міроприємства підраховується з вказанням строків їх проведення і виконавців. Плани

складають і затверджують в кінці кожного року. Затверджений план доводять до відома кожного співробітника бібліотеки.

В архівах плани складають двох видів: перспективні і поточні. Перспективний план властивий головним архівам, державним обласним архівам і розрахований на

тривалий термін. Поточні плани складають архівні установи з постійним складом фондів. Вони складають річні плани роботи, в яких відображають: основну

діяльність, науково-дослідну та методичну роботу, науково-видавничу роботу, план впровадження наукових і методичних розробок. План основної діяльності має дві частини -

текстову і табличну.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення.

Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу наприклад приймання справ на державне

зберігання: 450 справ - 1 людино день.

Виконання запитів: за документами - 3 довідки - 1 людинодень, за довідковою картотекою - 9 довідок - 1 людинодень.

Архіви зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог державних адміністрацій. їхні плани можуть бути річними, піврічними або квартальними.

Музеї складають плани науково-дослідної діяльності, експозицій та масової роботи. При плануванні науково-дослідної діяльності музеї передбачають аспекти, які мають

значення для практичної музейної роботи. Важливим елементом правильного планування є перспективні плани досліджень на п'ять і більше років. Робота за такими планами

гарантує безперервність і логічність дослідницької діяльності. Терміни, які необхідно запланувати на виконання тих чи інших досліджень, залежать, звичайно, від ступені

складності тем, забезпечення кадрами і від фінансових можливостей музею. Для невеликих тем достатньо одного року, більш складні теми розробляються два-три роки,

а іноді і п'ять. Плани досліджень повинні координувати наукову роботу як всередині музею, так і з іншими музеями та науковими закладами; це важливо, щоб уникати

дублювання і працювати погоджено. Координація планів допомагає сконцентрувати сили наукового колективу на вирішення важливих проблем і створює умови для

співробітництва в процесі досліджень.

Експозиційно-виставкова робота один із важливих об'єктів планування музейної діяльності. В перспективних, а пізніше і в річних планах музею визначається тематика і

терміни створення експозицій та виставок. План майбутньої експозиції складають двох видів: стислий — тематична структура і розгорнутий - тематико-експозиційний

план.

Тематична структура - це перелік тем, підтем і вузлових питань майбутньої експозиції. Підсумковим документом наукового проектування експозиції є тематико ~ експози-

ційний план (ТЕП). Він складається для ескізного проекту

архітектурно - художнього вирішення експозиції і служить для нього документальною основою. В ТЕП зазначаються всі пункти тематичної структури і

особливо виділяються експозиційні комплекси, кожному із яких відповідає перелік реальних експозиційних матеріалів, розміщених в послідовності визначеній

темою. Тобто ТЕП повним описом майбутньої експозиції з викладом її мети, завдань та послідовним переліком тем, підтем, комплексів, текстів, цитат, а також

всіх експонатів, за допомогою яких ці теми будуть висвітлені в експозиції.

При плануванні масової роботи музею використовують календар знаменних і пам'ятних дат на поточний рік, виявляють фактори, які впливають на роботу

музею: кількість, вік і соціальний склад населення; кількість та особливість учбових закладів, відомості про підприємства, організації, установи, туристичні

організації, який передбачається потік туристів. Тут потрібні не тільки статистичні дані, але і зв'язки з потенційним користувачем музейної комунікації - з

суспільними організаціями, працівниками учбових закладів, з підприємствами та науковими інститутами тощо. Виходячи із зібраних відомостей і у

відповідності з можливостями музеїв планується відвідування , кількість і характер екскурсій та інших масових міроприємств. В річному плані робота

розподіляється по кварталах і місяцях, а в межах поточного місяця по тижнях і днях. Визначається екскурсійне, лекційне та інше навантаження кожного

співробітника відділу, які приймали участь в роботі. На цій основі розробляється перспективний план роботи.

В основі планування діяльності органів НТІ поєднують поточне (річне) планування з перспективним. Річний тематичний план є базою для розробки

річного і перспективного плану органів НТЇ, організацій і підприємств. В НЛО-му відображається технічна політика організацій і підприємств. В

перспективному плані подають основні теми, за якими ведуть цілеспрямований пошук інформації без детального визначення комплексу заходів, необхідних

для впровадження технічного вирішення.

Показниками планування органів НТІ є:

- номенклатура інформаційних послуг (кількість): документальні джерела (ретроспективні і тематичні покажчики літератури, збірники рефератів по

темі; огляди реферативної, аналітичної, фактографічної інформації; переклад тексту), наочні і усні джерела (виставки, конференції, семінари, школи передового

досвіду, дні інформації, дні спеціаліста тощо);

- охоплення інформаційним забезпеченням нових тем, передбачених річним планом інформаційного забезпечення НДІКР;

- задоволення інформаційних запитів в режимі вибіркового розповсюдження інформації (ВРІ), ретроспективного пошуку, „запит - відповідь";

- обертаність фонду первинних документів;

- введення в довідковий апарат (традиційних і автоматизований) вторинних документів по відношенню до загального фонду (%);

- вилучення непрофільних непотрібних документів;

- передача первинних документів в депозитарії;

- видача документів на абонементі, читальному залі, МБА;

- державна реєстрація НДР і ДКР.

5.2.0блік і звітність в ДІК

Звіт є важливими засобом контролю, дозволяє проаналізувати діяльність установи в цілому і окремих відділів, виявити досягнення і недоробки.

Звіт складається після закінчення року по тій же схемі, що і план. Всі показники звіту даються у співвідношенні з плановими завданнями.

Облік документів - комплекс заходів, що забезпечують фіксацію наявності документів та отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях

обліку.

Облік в бібліотеці ділиться на облік читачів і облік літератури.

Одиницею обліку читачів є особа, яка зареєстрована в карточці реєстрації читача або в формулярі читача. Для встановлення кількості читачів ведуть єдину

реєстраційну картотеку читачів.

Одиницею обліку відвідувачів є прихід читача в бібліотеку для ознайомлення з документами із фонду, реєстрацію в контрольному листку, формулярі читача

або іншому документу, прийнятому в бібліотеці.

Загальна кількість відвідувань підраховується і заноситься в "Журнал обліку читачів, відвідувань і видачі видань".

Облік видачі різних видань документів необхідний для співвідношення наявності і використання бібліотечного фонду і дозволяють дати обгрунтовану

оцінку якісного складу фонду, його відповідності інформаційним потребам читачів.

Облік видачі і облік фонду повинні бути ідентичні, тобто їх потрібно вести по одних і тих же видах документів.

Облік архівних документів допомагає їх збереженню, здійснювати контроль за наявністю документів і забезпечувати їх пошук.

Облік документів допомагає у визначенні їх кількості у встановлених одиницях обліку і відображення їх кількості в облікових документах.

Обліку підлягають всі документи, які зберігалися в архіві (оброблені, неописані, непрофільні для даного фонду, копії документів страхового фонду).

Крім встановлених одиниць обліку в архівах, які зберігають традиційні документи на паперовій основі, можуть облікуватися документи окремих категорій

справ (особисті, слідчі та ін.) і особливо цінні документи, обов'язковому обліку підлягають всі листки справ для постійного зберігання. Неописані документи

облікуються по кількості листків.

Головними обліковими документами в державному архіві є:

- книга обліку надходжень;

- книга обліку надходжень страхового фонду і фонду користування;

- список фондів;

- список фондів, які містять особливо цінні справи;

- ли сток фонду (для запису змін в назві фонду, облік документів, які відображають зміни в складі і об'ємі фонду);

- паспорт архіву (для відображення становлення архіву на 1 січня кожного року).

Облік документів в архівах базується на трьох основних принципах: централізації, динамічності, послідовності облікових документів на всіх етапах

роботи (справочинстві, у відомчих архівах, державних архівах).

- Централізований облік здійснюється за допомогою облікових документів в масштабах області, республіки, країни в цілому. Державні і відомчі

архіви заповнюють карточки фондів на кожний архівний фонд і відсилають їх відповідним архівним управлінням - відділам. Із цих карточок, які містять дані

про кількість і склад фондів, в місцевих архівних органах створюють фондові каталоги.

- Динамічність обліку досягається за допомогою внесення змін в облікові документи і періодичному поданні відомостей про зміни в складі і об'ємі

фондів. В облікових документах постійно відображається кожне поступлення і вибуття кожної одиниці зберігання.

- Послідовність обліку досягається шляхом запровадження системи облікових документів в справочинство. Відомчі і державні архіви. Яскравий

приклад - описання справ.

- На кожний фонд в архіві ведеться справа фонду, яка містить документи з історії фондостворювача і фонду, акти (прийом, передачу документів,

провірку їх наявності, про нестачу у фонді), методичні посібники про упорядкування

фонду.

Облік музейних колекцій - це визначення предметів, що надійшли до музею і точна фіксація відомостей про них. Складається облік х таких етапів:

- первинний облік,

- інвентаризація,

- каталогізація,

- створення науково-довідкового апарату.

Первинний облік передбачає складання актів прийняття пам'яток і запис їх у книзі надходжень, де фіксують короткі відомості про пам'ятку: час і спосіб

надходження, назву і опис предмета, матеріал і техніку його виготовлення, вартість, до якого відділу він надходить, куди записують предмети, передані музею

на певний період.

Інвентаризація - це наукове визначення і описання пам'ятки у відповідних інвентарних книгах. Інвентаризацію книги складають за відділами музею (в ній

зазначено про походження й історію пам'ятки, матеріал і техніку виготовлення її, розмір, збереженість, спосіб надходження і шифр.

Інвентаризацію проводять за предметами або за колекцією. При інвентаризації документів, а також художніх пам'яток зазначають автора а далі назву та

опис твору. Розміри зазначають у такому порядку: висота, ширина, довжина, глибина. Дорогоцінні метали і коштовне каміння зважують.

Однією з важливих форм обліку є каталогізація. Це складання описів або каталогів, найцінніших музейних предметів (де зазначають назву твору, автора,

сюжет, матеріал, розмір, рік створення.

НДА складається з картотек (топографічна, інвентарна, систематична, тематична, предметна, хронологічна, іменна, географічна тощо).

Тема 6. Особливості обслуговування в ДІК: завдання, організація, вимоги

6.1. Обслуговування в ДІК, як реалізація однієї з основних функцій їх діяльності.

Обслуговування в ДІК - діяльність інформаційних структур (соціальних інститутів) у наданні користувачам документної інформації та інших послуг з

метою задоволення інформаційних, професійних, духовних і культурних запитів.

Як кожна система - що є сукупністю елементів, які знаходяться в взаємозв'язку, система обслуговування в ДІК має мету, суб'єкт, об'єкт, предмет, результат,

ресурси та умови.

Метою обслуговування є найбільш повне задоволення і розвиток запитів користувачів. Предметом обслуговування є запити, виражені інформаційними

потребами.

Суб'єкт- працівники інформаційних служб.

Об'єкт - користувачі інформації.

Результат - надання послуг.

Ресурси - фонд, довідковий апарат, техніка.

Умови - інформаційне середовище, приміщення, матеріально-технічна база.

Принципи обслуговування - пріоритет користувачів, їх права (свобода вибору і використання документів, послуг, вибір місця обслуговування, право на

безвідказне обслуговування, право на коректне відношення обслуговування).

Бар'єри доступу до інформації: територіальний, часовий, мовний термінологічний, відомчий, психологічний, економічний.

6.2. Місце і особливості обслуговування в різних закладах ДІК.

Бібліотечне обслуговування ділиться на стаціонарне і

нестаціонарне.

Стаціонарне - це обслуговування на абонементі і

читальному залі.

Абонемент - форма бібліотечного обслуговування, яка забезпечує надання документів індивідуальним і колективним абонементам для користування

поза межами бібліотеки на

визначений термін.

Види абонементів: загальний, груповий, галузевий, функціональний. Вони залежать від кількості і складу користувачів бібліотеки, фонду, числа

працівників, площі і

приміщення.

Загальний абонемент - всі категорії користувачів

обслуговуються за однією кафедрою видачі.

Груповий абонемент - забезпечує обслуговування абонентів у відповідності з групами читачів: вікові, в залежності від освіти, професії тощо.

Галузевий абонемент - кожний бібліотекар відає визначеною частиною фонду і спеціалізується на літературі свого відділу, що дозволяє надавати

користувачу більш кваліфіковану допомогу.