Демчина Л.І. Документально-інформаційні комунікації
Подождите немного. Документ загружается.
Функціональний абонемент - за кожним бібліотекарем закріплена визначена частина роботи.
Читальний зал - структурний підрозділ бібліотеки, який надає послуги на місці, в стінах бібліотеки.
Читальний зал ділиться на загальний і спеціалізований (за галузями знань, за типами і видами л-ри.).
Нестаціонарне обслуговування - обслуговування за місцем проживання, роботи, навчання, відпочинку, лікування користувачів.
Міжбібліотечний абонемент (МБА) - заснований на використанню документів із фондів інших бібліотек при їх відсутності в даному фонді.
В залежності від кількості читачів обслуговування ділиться на індивідуальне і масове.
Читач - це особа, яка користується бібліотекою на основі офіційного запису у визначених документах (формулярі читача, картотеці реєстрації читача).
Абонент - читач або установа, яка користується бібліотечним обслуговування.
Індивідуальне обслуговування - діяльність бібліотеки по задоволення запитів читачів, надання їм допомоги у виборі і використанні видань.
В процесі індивідуального обслуговування бібліотека інформує читачів про літературу, рекомендують їм книги, виконує їх запити, проводить
рекомендаційні бесіди, а також
бесіди про прочитане.
Масове групове обслуговування - сукупність форм і методів, які дозволяють охоплювати значну кількість або
групи читачів.
Методи діляться на усні (бесіди, огляди літератури, диспути, коментовані читання), наочні (виставки, перегляди літератури, бібліотечні плакати) і
комплексні (прем'єри книги, тематичні і літературні вечори, конференції, усні журнали, дні інформації, дні спеціаліста).
В основі організації інформаційного обслуговування (сукупність операцій з підготовки та надання НП, необхідної для вирішення управлінських, науково-
дослідних, методичних та практичних завдань) органів НТ1 лежать принципи оптимального регулювання системи обслуговування з формуванням і
підтриманням стійких зворотних зв'язків між інформаційним органом і споживачами інформації. Ці зв'язки до початку процесу обслуговування здійснюються
трьома послідовними етапами.
На першому етапі служба технічної інформації виявляє запити і інтереси споживачів з різних видів інформації і форм інформаційного обслуговування.
Запити споживачів визначаються або за спеціальною заявкою, або за допомогою анкети, яку служба технічної інформації розповсюджує серед інженерно-
технічних працівників, раціоналізаторів і винахідників.
В заяві конкретизовано запити споживачів на різні види інформації залежно від теми, за якою здійснюють ін форма ційне забезпечення, вказано, які види і
джерела НЛ (технічні звіти, статті, реферати, описи, які цікавлять споживача).
На другому етапі служба інформації проводить підготовчу роботу для розповсюдження інформації, до якої належать бібліографічні переліки нових
надходжень, анотовані покажчики документів. На цьому матеріалі формуються певні запити користувачів, які він, відповідно оформивши, надсилає до служби
інформації.
Є дві найбільш ефективні форми вивчення інформаційних потреб спеціалістів: анкетний запит, систематизація і аналіз даних запиту, інтерв'ювання
користувачів інформації.
Інформаційні потреби можуть бути постійними, періодичними або одноразовими, можуть мінятися в ході досліджень. Про такі потреби необхідно
оперативно повідомляти органи НТІ для здійснення пошуку і забезпечення спеціалістів допоміжною інформацією.
При інформаційному забезпеченні об'єктом інформування стають науково-технічні проблеми, які вирішують колективами учених і спеціалістів, а не
приватні (особисті) запити окремих користувачів інформації.
У процесі забезпечення суспільства ретроспективною документальною інформацією виділяють три етапи:
- організація користування документами, коли архівісти використовують різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи;
- користування документами — їх перегляд, читання, прослуховування;
- використання архівної інформації - споживач у потрібній йому формі реалізує отриману з архівних документів інформацію. Потреби в
ретроспективній інформації архівознавство поділяє на очевидні та приховані.
Очевидні потреби - це чітко усвідомлені, достатньо повно сформовані, спрямовані на ознайомлення з конкретною архівною інформацією.
Приховані потреби виявляються поступово або раптово, під час ознайомлення з певною інформацією. Перехід прихованих потреб в очевидні відбувається
під впливом ознайомлення із загальними відомостями про склад і зміст архівних фондів, зокрема, вивчення архівних довідників, аналізу інформації веб-сайтів
архівних установ, документальних експозицій, радіо і телепередач, екскурсії до архівів.
Оскільки потреба в архівній інформації може виявлятися через її споживачів, тому виділяють два види користувачів:
- в залежності від професійної ознаки: сфера управління, наукове дослідження і проектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підготовка
та перепідготовка кадрів, творча діяльність;
- поділ за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науковим ступенем.
Формами використання документальної інформації є: ініціативне інформування; виконання соціально-правових, снеалогічних і тематичних запитів
громадян; експозиційна робота архіву; використання через засоби масової інформації; користування документами у читальному залі; публікація документів.
Ініціативне інформування полягає у випереджальному задоволені попиту великих суспільних груп; владних структур, установ, організацій, окремих
громадян через спеціальні інформаційні документи: інформаційні листи і довідки-орієнтувальними (короткі повідомлення про архівні документи будь- якому
адресату про архівні документи, що можуть викликати його інтерес); тематичні інформаційні переліки (конкретні переліки заголовків справ, окремих
документів за певною темою, на прохання зацікавлених споживачів, які вже отримали інформаційний лист); списки -довідники (відомості лише про корисні
копалини, які надсилаються геологічним організаціям).
Соціально - правові, генеалогічні і тематичні запити громадян виконується через надання архівних довідок (інформаційний документ, який має юридичну
силу і містить повідомлення про наявність у фонді відомостей, що відповідають зміст запиту, із посиланням на пошукові дані документів); архівних копій
(письмове відтворення всього тексту документа, офіційно завіреного архівом); архівних витягів (дослівне відтворення частин тексту документа, що належить
до певного питання, факту, особи, офіційно завіреного архівом) про трудовий стаж, заробітню платню, освіту, громадянський стан, майнові права тощо.
Експозиційна робота архіву - організація документальних виставок, які надають можливість відвідувачам наочно знайомитися з унікальними документами
архівів.
В залежності від строку проведення виставки поділяють на постійно діючі і тимчасові.
Відповідно від місця розташування виставки бувають стаціонарними (у спеціальних приміщеннях, обладнаних стендами, вітринами) і пересувними
(розміщених на пересувних стендах, щитах і експонуються у кінотеатрах, фойє установ, парках).
Документи НАФ широко використовують через засоби масової інформації (пресу, радіо, телебачення), де інформують про склад і зміст НАФ в цілому,
групи архівів окремої установи, роботи державної архівної служби та послуги, яку вона надає. Для преси готують | добірку документів, документний нарис,
тематичну шпальту.
Добірка документів - відтворення повністю або фрагментарно декілька документів однієї тематики.
Документний нарис - відтворення на підставі архівних документів конкретних історичних подій або діяльність історичних постатей.
Тематична шпальта - газетна сторінка, відведена для висвітлення певної теми із використання архівних документів.
Використання архівних документів через радіо і телебачення організовують у вигляді тематичних бесід, бесід-інтер'ю, репортажів, прес - конференцій.
Найефективніші засоби використання архівної інформації є публікація документів через різні форми: корпусні видання -(публікація всіх документів
певного фонду або колекції чи усіх документів певної тематики з різних архівів), серійні публікації (комплекс документів за однією темою) і видання окремої
пам'ятки (документ або група документів близьких за значенням).
Основними формами обслуговування музеїв є:
- проведення екскурсій по експозиції, виставках, фондах, музею, консультації, надання шкільних уроків у музеї;
- організація бесід згідно тематики музею, гурткової роботи.
Використовуючи ці форми, музей організовує:
- зустріч відвідувачів з видатними людьми, гостями;
- народні університети краєзнавства або цикли лекцій при народних університетах культури;
- пересувні виставки пов'язані з пам'ятними даними;
- систему різних заходів з навчальними закладами;
- з метою популяризації своєї діяльності музей розповсюджує афіші, плакати, листівки про зміст і час роботи музею, тематику лекцій, запрошення на
різноманітні масові заходи, видає каталоги і буклети, виступає в періодичній пресі, по радіо і телебаченню.
Екскурсійна робота основна форма обслуговування музеїв, яка полягає у роботі з організованою групою відвідувачів, і грунтується на зоровому
сприйнятті експозиції, поєднаному з розповіддю про неї, і пояснює, доповнює експозицію. Добре проведена екскурсія сприяє глибокому розкриттю теми.
Екскурсовод зосереджує увагу на всіх важливих пам'ятках, розкриває внутрішній зміст їх, розповідає не лише про самі виставлені матеріали, а й про те, що їх
об'єднює, - про причини тих чи інших подій, їхній початок, розвиток і завершення.
Екскурсії розрізняють за змістом, за складом відвідувачів, за цільовим призначенням, за місцем проведення, за способом пересування, за методами роботи
(за наперед поставленим завданням або аналізом окремих експонатів).
Екскурсійна робота складається з кількох етапів:
- вивчення відповідної літератури;
- вивчення матеріалів експозиції і фондів;
- написання тексту екскурсії;
- проведення екскурсії.
6.3. Автоматизація обслуговування як чинник інтенсифікації в ДЇК
Існуюча сьогодні система задоволення інформаційних запитів користувачів ще довго буде служити одним із головних джерел інформації. Але вона не
встигає оперативно адаптуватися до потреб вчених, спеціалістів, які постійно змінюються і удосконалюються. Прискорити процес відбору і видачі інформації
дозволяють сучасні технічні засоби, з допомогою яких можна одноразово обробляти інформацію, при вході в систему, і багаторазово її використовувати, при
підготовці відповідей на поступаючі запити абонентів системи. Такими засобами, що скорочують строки збору, накопичення, переробки і видачі інформації,
розширюють номенклатуру інформаційних послуг, на сучасному етапі стали автоматизовані інформаційні системи (ЛІС).
АІС, є великими складними людино-машинними системами, що складають основу автоматизованих систем управління (АСУ) які створюються і
впроваджуються в народному господарстві з метою управління об'єктами у великих масштабах.
Отже АІС - це сукупність організаційних і математичних методів машинної переробки інформації і засобів вичислю— вальної техніки, зв'язку, які
дозволяють автоматизувати функції центрів інформації всіх рівнів з метою удосконалення і підвищення ефективності інформаційного забезпечення
користувачів. Кожна АІС повинна забезпечити збір, обробку, зберігання, пошук і видачу документальної і фактографічної інформації, яка відповідає запитам
користувачів і завданням службової інформації.
Основними проблемами автоматизації інформаційних центрів є забезпечення напрямів функціонування автоматизованих інформаційних систем (АІС).
1.НОРМАТИВНЕ ТА МЕТОДИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ. Для забезпечення функціонування інформаційних центрів у світовому інформаційному просторі
необхідно використовувати єдину систему інформаційно-бібліотечних стандартів.
2.ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ - це сукупність інформації, яка обробляється АІС, засобів кодування, методів організації, зберігання та контролю.
З.ЛІНГВІСТИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ. Бази даних не можуть ефективно функціонувати без розвиненої системи лінгвістичного забезпечення, тобто
комплексу мовних засобів, а також засобів використовування та ведення (підтримки) інформаційно-пошукових мов. Ці складові частини комплексу мовних
засобів однозначно зумовлюють визначне значення інформаційного забезпечення.
4.ТЕХНОЛОПЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ. Технологія - це чітка послідовність операцій, виконання котрої зумовлює досягнення поставленої мети. Стосовно
формування електронного каталогу та бібліографічних баз даних під технологією розуміють послідовний процес виконання операцій, які пов'язані зі складання
бібліографічного опису та організацією доступу до нього.
5.МАТЕРІАЛБНО-ТЕХН1ЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ - це комплекс засобів обробки, зберігання й видачі інформації (інформаційних повідомлень). Цей вид
забезпечення складається з наповнення інформаційно-обчислювального ком Олексу. Архітектуру та параметри матеріально-технічного забезпечення слід
визначати відповідно до вимог, які зумовлені програмним забезпеченням.
6.ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ (ПЗ) складається з комплексу програмних продуктів, які призначені для реалізації на ЕОМ математичних методів
обробки інформації та керування ЕОМ. ПЗ поділяється на системне та прикладне. До системного ПЗ належить Операційна Система (ОС) та різні
іструментальні програми; до прикладного - програмні продукти розроблені для рішень завдань користувачів. Ці продукти бувають універсальні, які
розробляються для різноманітних завдань, та спеціалізовані. Програмне забезпечення документальних систем (зокрема бібліотек), призначене для автоматиза-
ції, поділяється на універсальне, але з обмеженими можливостями, Інформаційно-Пошукові Системи (ШС) та інтегровані Автоматизовані Інформаційні
Бібліотечні Системи (АІБС).
7.КАДРОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ. Автоматизація інформаційних процесів поставила установи перед необхідністю навчання інформаційних працівників
роботі в середовищі автоматизованих інформаційних технологій.
Проблеми навчання поділяється на дві основні:
- необхідність підвищення фахової кваліфікації;
- необхідність навчання роботі з пакетами прикладних програм.
8.0РГАШЗАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ передбачає вирішення проблем, пов'язаним із впровадженням нових ін. формаційних технологій . Цей вид
забезпечення поділяється на централізоване і місцеве. Централізоване, тобто організаційне забезпечення з боку держави: вирішення проблем , пов'язаних із
забезпеченням інформаційного простору необхідними національними стандартами; єдине лінгвістичне забезпечення - це словники ключових слів, словники
понять ключових слів тезауруси, рубрикатори, таблиці бібліотечних класифікацій тощо; забезпечення установ новим штатним розписом; повною актуальною
та оперативною інформацією з питань автоматизації.
Основними режимами роботи АІС є введення інформації і видача ї по запитах користувачів.
В режимі введення порядок роботи наступний: введення повідомлень на природній мові (ПМ), переведення з ПР на ін. інформаційно-пошукову мову (ІПМ);
редагування повідомлень.
В режимі видачі: введення запитів на ПМ переведення з ПМ на ІПМ (кодування); пошук інформації в масивах ; її узагальнення; переведення узагальненої
інформації з ІПМ на ПМ (декодування); редагування; видача на пристрій відображення.
АІС видають оригінали документів, їх копій або мікрокопій, тематичні підбірки повідомлень за поточними надходженнями в режимі вибіркового
розповсюдження інформації (ВРІ), довідки, інформаційні видання.