Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство

Подождите немного. Документ загружается.

1. Організація сучасного діловодства

У господарсько-комерційній діяльності підприємства використову-

ють різні норми, нормативи, встановлені правила тощо. Документи,

що вміщують таку інформацію, відносять до групи довідково-інфор-

маційних. Наприклад, норми списання пального, норми виробітку

тощо.

Питання для самоконтролю

1. Розкрийте значення терміна „діловодство".

2. Дайте визначення терміна „документ".

3. Яке значення мають документи для сучасної людини?

4. Що таке реквізит документа?

5. Які вам відомі основні види реквізитів документа?

6. Сформулюйте основні ознаки класифікації документів.

7. Як класифікують документи за ознакою їх найменування?

8. Як класифікують документи за їх призначенням?

9. Які види документів широко використовують в управлінні підпри-

ємствами?

10. Наведіть перелік організаційних документів.

11. Наведіть перелік розпорядчих документів.

Розділ 2.

КАДРОВА СЛУЖБА В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ

ПЕРСОНАЛОМ ПІДПРИЄМСТВА

2.1. Управління персоналом підприємства: завдання, технологія

та управління кар'єрою

2.2. Суб'єкти і об'єкти управління персоналом

2.3. Кадрова служба і її функції

2.4. Завдання кадрового діловодства

2.5. Номенклатура справ підприємства

2.1. Управління персоналом підприємства:

завдання, технологія та управління кар'єрою

Управління спільною діяльністю людей

Управління слід розглядати як цілеспрямований вплив, необхідний

для узгодження спільної діяльності людей. Управління виникло й

розвивалося спочатку як потреба в узгодженні дій для отримання за-

планованого результату діяльності людини. В індивідуальній діяльності

за допомогою управління людина узгоджує свої власні дії: впливає на

себе, свою діяльність. Це вимагає певних вольових зусиль задля досяг-

нення бажаного результату. Таке узгодження передбачає вибір необ-

хідних дій, їхнє комбінування, визначення послідовності, коригування

за проміжними результатами та ін.

Проте всю значимість управління можна зрозуміти найкраще не

стільки аналізуючи управління індивідуальною діяльністю індивіда,

скільки управління спільною діяльністю людей.

З часом людина зрозуміла, що спільною діяльністю можна досягти

значно кращих результатів, ніж працюючи індивідуально. Проте спіль-

на діяльність людей ускладнює процеси узгодження. Тут вступає в дію

конфлікт інтересів і потреб, натур і характерів, цінностей і установок.

Виникає необхідність в управлінні людьми, задіяних в спільній діяль-

ності. Звідси виникає система управління, яка передбачає керуючу під-

систему (суб'єкт управління) і керовану підсистему (об'єкт управлін-

ня). Функції суб'єкта управління виконує управлінський персонал.

2. Кадрова служба в системі управління персоналом підприємства 43

Управлінська праця розглядається як свідома діяльність людини з

цілеспрямованого узгодження спільної діяльності інших людей.

До функцій управління відносяться: прогнозування й планування,

організація й контроль, координація й регулювання, активізація й мо-

тивування, дослідження. Названі функції дають відповідь на запитан-

ня: що треба робити, щоб управляти. Склад їх отриманий на підставі

аналізу практичної діяльності менеджера. Ці функції реалізуються як

в індивідуальній діяльності менеджера, так і в колективній роботі його

команди або керуючої системи. Функції управління поєднують персо-

нал управління із загальним змістом його діяльності.

Специфіка управління полягає в цілеспрямованому впливі на про-

цеси спільної діяльності людей. При цьому вплив не слід розуміти лише

як адміністративне розпорядження. Це свідомий вплив, призначений

для узгодження й активізації праці. Він може бути не тільки формаль-

ним, але й неформальним. Менеджер впливає на підлеглих і своєю

поведінкою, і ставленням до справи, до людей. І в багатьох випадках

такий вплив буває більш ефективним, ніж формальна вказівка або роз-

порядження.

В будь-якій господарській діяльності у виробничому процесі задія-

ні засоби підприємства (засоби праці і предмети праці) та праця лю-

дей (персоналу).

Раціональне використання людської праці неможливе без вмілого

управління персоналом.

Управління персоналом

Під управлінням персоналом слід розуміти цілеспрямовану діяль-

ність керівників і працівників підрозділів системи управління пер-

соналом підприємства, що включає розробку стратегії кадрової по-

літики, концепцію, принципи й методи керування персоналом на під-

приємстві.

Завдання управління персоналом полягає у:

1) формуванні системи управління підприємством в цілому й систе-

ми керування персоналом;

2) плануванні кадрової роботи, розробці оперативного плану кадро-

вої роботи на підприємстві;

3) проведенні маркетингу персоналу, визначенні кадрового потенціа-

лу й потреби підприємства в персоналі;

4) обліку й нормуванні чисельності персоналу підприємства.

44 Кадрове діловодство

Технологія управління персоналом

Технологія управління персоналом підприємства передбачає ши-

рокий спектр функцій від прийому до звільнення кадрів: найм, відбір

і прийом персоналу; ділову оцінку персоналу при прийманні, атеста-

ції, підборі; профорієнтацію й трудову адаптацію; мотивацію трудо-

вої діяльності персоналу і його використання; організацію праці й до-

тримання етики ділових відносин; керування конфліктами й стресами;

забезпечення безпеки персоналу; навчання, підвищення кваліфікації

й перепідготовку кадрів; керування діловою кар'єрою й службово-

професійним просуванням; керування поведінкою персоналу на під-

приємстві; керування соціальним розвитком кадрів; вивільнення пер-

соналу.

Керівники й працівники підрозділів системи управління персона-

лом підприємства вирішують питання оцінки результативності праці

керівників і фахівців управління, оцінки діяльності підрозділів систе-

ми управління підприємством, оцінки економічної й соціальної ефек-

тивності вдосконалювання управління персоналом.

Управління діловою кар'єрою

На сучасному етапі економічного розвитку країни серед функцій

управління персоналом значне місце відводиться управлінню діловою

кар'єрою. Управління діловою кар'єрою полягає в тому, що з моменту

прийняття працівника на підприємство й до передбачуваного звіль-

нення з роботи передбачають організацію його планомірного горизон-

тального й вертикального просування у системі посад або робочих

місць. Працівник повинен знати не тільки свої перспективи на корот-

костроковий і довгостроковий період, але й те, яких показників він

повинен досягнути, щоб розраховувати на просування по службі.

Кар'єра - це суб'єктивно усвідомлені власні судження працівника

про своє трудове майбутнє, очікувані шляхи самовираження й задово-

лення працею. Це поступове просування службовими сходинками, змі-

на навичок, здатностей, кваліфікаційних можливостей і розмірів ви-

нагороди, пов'язаних з діяльністю працівника. Але кар'єра - це не тіль-

ки просування по службі. Можна говорити про кар'єру домогосподарок,

матерів, учнів тощо. Поняття кар'єри не означає безперервного й по-

стійного руху нагору в організаційній ієрархії. Інакше кажучи, кар'єра

- це індивідуально усвідомлена позиція й поведінка, пов'язані із тру-

довим досвідом і діяльністю протягом робочого життя людини.

2. Кадрова служба в системі управління персоналом підприємства 45

Розрізняють два види кар'єри: професійну й внутрішньоорганіза-

ційну.

Професійна кар'єра характеризується тим, що конкретний співро-

бітник у процесі своєї професійної діяльності проходить різні стадії

розвитку: навчання, прийом на роботу, професійний ріст, підтримка

індивідуальних професійних здібностей, вихід на пенсію. Ці стадії

конкретний працівник може пройти послідовно в різних організаціях.

Внутрішньоорганізаційна кар'єра охоплює послідовну зміну стадій

розвитку працівника в рамках одного підприємства. Внутрішньоорга-

нізаційна кар'єра реалізується в трьох основних напрямах:

• вертикальний - саме з цим напрямком часто пов'язують саме по-

няття кар'єри, тобто в цьому випадку просування найбільш поміт-

не. Під вертикальним напрямом кар'єри розуміється підйом на ви-

щий щабель структурної ієрархії;

• горизонтальний - мається на увазі переміщення в іншу функціо-

нальну сферу діяльності або виконання певної службової ролі на

щаблі, що не має твердого формального закріплення в організацій-

ній структурі (наприклад, виконання ролі керівника тимчасової ці-

льової групи, програми й т.п.). До горизонтальної кар'єри можна

віднести також розширення або ускладнення завдань на колишньо-

му щаблі (як правило, з адекватною зміною винагороди);

• доцентровий - даний напрямок найменш очевидний, хоча в бага-

тьох випадках є досить привабливим для співробітників. Під до-

центровою кар'єрою розуміється рух до ядра, керівництва підпри-

ємства. Наприклад, запрошення працівника на недоступні йому

раніше зустрічі, наради як формального, так і неформального ха-

рактеру, отримання співробітником доступу до неформальних дже-

рел інформації, довірчі звернення, окремі важливі доручення ке-

рівництва.

Головним завданням управління й реалізації кар'єри є забезпечення

взаємодії професійної й внутрішньоорганізаційної кар'єр. Ця взаємо-

дія припускає виконання ряду завдань, а саме:

/ досягнення взаємозв'язку цілей підприємства й окремого праців-

ника;

/ забезпечення спрямованості керування кар'єрою на конкретного

співробітника з метою обліку його специфічних потреб і ситуацій;

/ забезпечення відкритості процесу керування кар'єрою;

46 Кадрове діловодство

/ усунення «кар'єрних тупиків», у яких практично немає можливос-

тей для розвитку співробітника;

/ підвищення якості процесу планування кар'єри;

/ формування критеріїв службового росту, що використовуються у

конкретних кар'єрних рішеннях;

/ вивчення кар'єрного потенціалу співробітників;

/ забезпечення обґрунтованої оцінки кар'єрного потенціалу праців-

ників з метою скорочення нереалістичних очікувань;

/ визначення шляхів службового росту, використання яких задоволь-

нить кількісну і якісну потребу в персоналі в потрібний момент

часу й у потрібному місці.

Практика показала, що часто працівники не знають своїх перспек-

тив у конкретному колективі, що говорить про погану постановку ро-

боти з персоналом, відсутність керування й контролю кар'єри на під-

приємстві.

2.2. Суб'єкти і об'єкти управління персоналом

Процес управління персоналом передбачає наявність об'єкта і суб'єк-

та управління. Суб'єктом управління персоналом виступають посадові

особи, а також відповідні органи підприємства, до обов'язків яких вхо-

дять функції управління персоналом (об'єктом).

Управлінський персонал має ті ж головні ознаки, що й весь персо-

нал підприємства - наявність трудових взаємовідносин з роботодав-

цем (робота за наймом) і володіння певними якісними характеристи-

ками (здібностями, мотиваціями, властивостями).

У сформованій теорії й практиці прийнято відносити до управлін-

ського персоналу тих працівників підприємства, які не займаються без-

посередньо виробництвом продукції або послуг. Таке формулювання

може вносити деякі неточності при віднесенні співробітників підпри-

ємства до категорії управлінського персоналу. У цьому випадку необ-

хідно уточнити, чи виконує конкретний співробітник або група спів-

робітників загальні функції управління.

Згідно «Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців і

службовців», весь управлінський персонал поділяється на категорії:

керівники, спеціалісти (фахівці), інші службовці.

До посад керівників належать:

2. Кадрова служба в системі управління персоналом підприємства 47

- директор (генеральний директор, управляючий і т.п.) підприємства;

- заступники директора (головні фахівці);

- на%льники (завідувачі) структурних підрозділів (відділів, бюро й

т.п.) підприємства, а також їхні заступники.

Однією з характерних загальних вимог до посад керівників є наяв-

ність вищої освіти й стажу роботи у відповідній галузі 3-5 років.

До посад спеціалістів (фахівців) належать:

- посади, що передбачають виконання економічних функцій (на-

приклад, бухгалтер, інженер з організації праці, інженер з органі-

зації виробництва, інженер з підготовки кадрів, інспектор з кадрів,

технік з планування, інженер з охорони праці та ін.);

- посади, що передбачають виконання функцій з інженерно-техніч-

ного забезпечення виробництва (інженер з якості, інженер з нала-

годження й випробувань, інженер-технолог, технік з налагодження

й випробувань, технік-технолог і т.п.).

До посад фахівців залежно від рівня складності робіт висуваються

вимоги про наявність вищої або середньої фахової освіти й у ряді ви-

падків стажу роботи.

До посад службовців належать: агент із постачання, секретар-дру-

карка, експедитор, касир, оператор диспетчерської служби й т.п.

До службовців, як правило, висуваються вимоги про наявність за-

гальної середньої освіти й спеціальної короткострокової підготовки.

Необхідно зазначити, що зазначений Кваліфікаційний довідник має

потребу в коригуванні до нових умов ринкової економіки.

Суб'єкти управління персоналом

Вищезгаданий довідник не виділяє посади управлінців в роботі з пер-

соналом. Хоча в умовах ринкової економіки для досягнення місії будь-

якого підприємства виникає необхідність в розробці концепції довго-

термінової, орієнтованої на майбутнє кадрової політики, якою мають

займатися працівники спеціальної служби управління персоналом.

Для виконання своїх функціональних завдань суб'єкти господарю-

вання використовують працю найманих працівників. З метою відповід-

ного підбору кадрів, прийому на роботу працівників, обліку їх пересу-

вання по службі на підприємствах функціонують кадрові служби.

Структура такої служби, її штатна чисельність залежать від обсягу

кадрової роботи. Останній залежить від виду підприємства або організа-

ції, чисельності працюючих і окремих параметрів, які характеризують

Кадрове діловодство

кадровий потенціал, наприклад, вік і стать співробітників, що дов'я-

зано з оформленням пенсійних справ, декретних відпусток, листків

непрацездатності, навчальних відпусток тощо.

На практиці виділяють такі організаційні форми служб з управлін-

ня персоналом на підприємствах, в установах, організаціях незалежно

від форм власності:

1) наявність самостійного структурного підрозділу - відділу або

управління кадрів. Кадрова служба, як правило, становить самостій-

ний структурний підрозділ, підпорядкований керівникові або його за-

ступникові з кадрових питань;

2) виконання функцій кадрової служби окремою посадовою осо-

бою - інспектором по кадрах;

3) поєднання функцій роботи з персоналом з іншими функціональ-

ними обов'язками, наприклад, бухгалтера по розрахунках з робітни-

ками і службовцями й інспектора по кадрах;

4) в організаціях з невеликою штатною чисельністю наказом керів-

ника призначається особа, відповідальна за ведення кадрового діло-

водства.

Об'єкти управління персоналом

Об'єктами управління персоналом є

працівники підприємства, на яких спря-

мовано вплив функцій керування пер-

соналом.

Кадрові служби працюють з праців-

никами підприємства, як наявними, так

і потенційними.

Всі працівники підприємства, вклю-

чаючи тимчасових і сезонних, сумісни-

ків, позаштатних працівників та тих, що

працюють за короткостроковими угода-

ми, належать до категорії персоналу.

Персонал підприємства є одним із

об'єктів управління. На рис. 2.1 пока-

зані складові категорії персоналу та

його орієнтовна структура.

Керівники - це працівники, що за-

ймають посади керівників підприємств

Рис. 2.1. Категорії та орієнтовна

структура персоналу підприємств

промисловості України

2. Кадрова служба в системі управління персоналом підприємства

та їхніх структурних підрозділів. До них належать директори (генераль-

ні директори), начальники, завідувачі, керуючі, виконроби, майстри

на підприємствах, у структурних одиницях та підрозділах, головні спе-

ціалісти (головний бухгалтер, головний інженер, головний механік

тощо), а також заступники цих керівників.

Спеціалістами вважаються працівники, що виконують спеціальні

інженерно-технічні, економічні та інші роботи: інженери, економісти,

бухгалтери, нормувальники, адміністратори, юрисконсульти, соціологи

тощо.

До службовців належать працівники, що здійснюють підготовку та

оформлення документації, облік та контроль, господарське обслуговування

(тобто виконують суто технічну роботу), зокрема - діловоди-обліковці,

архіваріуси, агенти, креслярі, секретарі-друкарки, стенографісти тощо.

Робітники - це персонал, безпосередньо зайнятий у процесі ство-

рення матеріальних цінностей, а також зайнятий ремонтом, перемі-

щенням вантажів, перевезенням пасажирів, наданням матеріальних

послуг та ін. Окрім того, до складу робітників включають двірників,

прибиральниць, охоронців, кур'єрів, гардеробників.

Таблиця 2.1.

Групування робітників за рівнем кваліфікації, роботою,

яку вони виконують, термінами їхньої підготовки

Кваліфікаційні

групи робітників

Високо-

кваліфіковані

Кваліфіковані

Мало-

кваліфіковані

Некваліфіковані

Основні виконувані роботи

Особливо складні та

відповідальні роботи

(ремонт і наладка

складного обладнання,

виготовленні меблів тощо)

Складні роботи (метало- та

деревообробні, ремонтні,

слюсарні, будівельні тощо)

Нескладні роботи (апара-

турні, деякі складальні,

технічний нагляд тощо)

Допоміжні та обслуговуючі

(вантажники, гардеробники,

прибиральники тощо)

Термін підготовки,

стажування, досвід

Понад 2-3 роки,

періодичне стажу-

вання, великий

практичний досвід

роботи

1-2 роки, чималий

досвід роботи

Кілька тижнів,

певний досвід

роботи

Не потребують

спеціальної

підготовки

Кадрове діловодство

До об'єктів управління персоналом необхідно віднести також кан-

дидатів або потенційних претендентів та звільнених працівників.

Кандидати або потенційні претенденти - це особи, що претенду-

ють на заняття конкретного робочого місця або посади підприємства,

складають резерв персоналу.

Звільнені - це колишні працівники підприємства, що звільнені від-

повідно до трудового законодавства. Звільнені працівники можуть стати

кандидатами (претендентами), якщо через деякий час вони вирішать

знову влаштуватися на роботу на підприємство. Будучи звільненими,

вони мають право звертатися з питань видачі різного роду довідок, що

стосуються їх праці та оплати на підприємстві.

Від категорії персоналу необхідно відрізняти поняття „кадри".

До кадрів (від фр. cadres) належить склад кваліфікованих праців-

ників підприємств, установ і організацій згідно зі штатним розкладом.

Кадри характеризуються чисельністю, складом, професійною, квалі-

фікаційною і посадовою структурою, статтю і віком. До кадрів не від-

носять працівників, посади яких не передбачені у штатному розкладі.

Отже, поняття „персонал" більш ємнісне, ніж „кадри", і кадри висту-

пають складовою частиною персоналу.

На рис. 2.2 показана класифікація об'єктів управління персоналом.

Робітники

Службовці

Спеціалісти

Керівники

Кадри

Позаштатні працівники

Сумісники

Тимчасові працівники

Сезонні працівники

Працівники за договорами ЦПХ

Стосовно штатного розкладу

За функціональними направленнями

Об'єкти управління персоналом

Стосовно підприємства

За тривалістю роботи

Кандидати (претенденти)

Працюючі

Звільнені працівники

Постійні

Тимчасово зайняті

Тимчасові

Рис. 2.2 Класифікація об'єктів управління персоналом