Бездатко В.В. Класифікація документів: здобутки і нагальні завдання сьогодення
Подождите немного. Документ загружается.
Класифікація документів: здобутки і нагальні завдання
сьогодення
Бездрабко В. В. (Київ)
Документознавство як наука про документ, його історію, теорію і практику, від моменту
становлення визнало важливість для дисципліни розроблення класифікації документів.
Перші відповідної тематики документознавчі праці належать фундатору науки&–
К.Г.&Мітяєву[4]. Від того часу популярність теми не зменшувалася, а, навпаки, зростала,
що призвело до зарахування класифікації документів до найголовніших тем загального
документознавства [15, 45]. Тому й не дивно, що 1990–2000-і рр. пройшли під знаком
невпинних пошуків оптимальних класифікаційних схем. Класифікація здобула нові
позиції у документознавстві як метод пізнання документів, що робить можливим
зображення непростого, суперечливого досвіду розкриття їх ознак і властивостей.
Практичних пропозицій виявилося багато. Одні із них провадяться у руслі загального
документознавства і претендують на всеохопність, інші – спеціального, упривілейовуючи
увагою певний вид документів і варіативну ознаковість їх градуювання.
Яскравими зразками класифікації документів у межах документології стали розробки
Г.М.&Швецової-Водки та Н.М.&Кушнаренко. Передовсім зупинимося на появі перших у
часі примітних спеціальних навчальних видань Г.М.&Швецової-Водки&– «Типологія
документа» (1998) і «Типологія книги» (1999) [42, 43]. Незважаючи на однозначність
звучання теми, заявлену у назві видань, Г.М.&Швецова-Водка виходить за їх межі,
вдаючись у першому випадку до розлогих коментарів загального документознавчого
характеру, наприклад, щодо походження терміна «документ», історії емпіричних уявлень
про документ, сучасних термінологічних роз’яснень центрального поняття наук
документально-комунікаційного циклу, теорії інформаційної комунікації, структури
соціальної комунікації, функційного визначення документа у різних галузях знань і
сферах практичної діяльності. Відзначаючи поліфункційність документа і множинність
значень, особливу увагу науковець приділила термінологічному визначенню документа,
вживаному в діловодстві, архівній справі, бібліотекознавстві та інформатиці – будь-який
запис інформації [42, 15].
Ставлячись до класифікації, як процедури розподілу певних об’єктів на класи (види, роди,
типи, жанри) відповідно до найсуттєвіших ознак, властивих документові, дослідниця
слушно вказує на основну її вимогу: необхідність виділення класів у процесі
диференціації за однією обставиною [42, 38]. Процес поділу документів Г.М.&Швецова-
Водка називає «класифікуванням», а найзагальнішими назвами підрозділів одного рівня –
поняття «клас», «тип», «вид», «група», «жанр». Розмежування змісту «типологічна
класифікація» та «типологія документів» відбувається завдяки посиланню на їх
призначення. Якщо типологічна класифікація призначається для визначення видів
документів, то типологія є розділом наукового знання («наука про типи»), який визначає
типи, види й інші його типологічні підрозділи [42, 39].
Класифікація документів здійснюється за окремими ознаками, що характеризують
матеріальний носій документа та знакову систему запису інформації. Розуміючи під
«матеріальним носієм документа» єдність матеріальної основи та конструкції, форми,
способи запису й вилучення інформації, шляхи її сприйняття й споживання, а під
«знаковими засобами фіксації та передачі інформації»&– систему знаків як складову
мовної, знакової системи загалом, було запропоновано відповідні ознаки класифікування
документів і фасети, утворені внаслідок цієї процедури. У першому випадку ознаками
класифікації слугують матеріал носія (паперовий, прозоро-плівковий, магнітострічковий,
пластинковий[1]), форма запису (одномірний (лінійний), двомірний (площинний),
тривимірний (об’ємний)), матеріальна конструкція (стрічковий, картковий, аркушевий,
блочний, дисковий), способи запису (ручний (рукописний), механічний, автоматичний),
декодування (призначений для читання, призначений для роздивляння, призначений для
слухання, призначений для комплексного відтворення інформації) інформації,
призначення для сприйняття (людиносприйманий (безпосередньо сприйманий,
опосередковано сприйманий), машиносприйманий, людино-машиносприйманий), каналом
сприйняття людиною (візуальний, аудіальний, відчутний на дотик, аудіовізуальний,
комбінований, недоступний для сприйняття людиною), а в другому – характер знакових
засобів передачі інформації (символічний, іконічний, записаний шляхом зміни структури
носія), мовної системи, в якій утілено інформацію (вербальний (словесний) (вербально-
писемний, літературний; вербально-усний, звуковідтворювальний), образотворчий
(образотворчий статичний, образотворчий динамічний), музичний (музичний
звуковідтворювальний, нотний), комплексний, матричний, іншомовний), належність
знаків запису до певних знакових систем (писемний (текстовий, літературний),
ізографічний, картографічний, нотний, технічно-кодований) [42, 41–42, 46].
«Фасетний набір» видів документів викликає неоднозначну оцінку, що зумовлено до
певної міри запропонованою термінологією, а також супроводжувальними поясненнями
лексем. Наприклад, перелік документів за матеріалом носія інформації містить такі види:
паперовий, прозоро-плівковий, магнітострічковий, пластинковий. Якщо паперовий
документ визначається згідно з матеріалом носія інформації, то прозоро-плівковий,
магнітострічковий – фізичними властивостями плівки (стрічки), а «пластинковий»
одержав назву за формою матеріального носія. Об’єднання їх у межах одного фасету
виглядає неправомірним, оскільки увага акцентується на ознаках і властивостях різної
природи досліджуваного об’єкта. В іншому випадку маємо некоректні пояснення видів
документів. Так, не виглядає безперечним термінологічне визначення більшості сучасних
документів лінійними (одномірними) тому, що «запис у них здійснюється в лінію» [42,
43]. На нашу думку, більшість існуючих документів справедливо вважати двомірними чи
площинними, а з огляду на складні теорії тривимірності світу, скоріше за все, тримірними,
аніж будь-якими іншими. Відзначимо також неадекватне віддзеркалення семантики
визначень видів документів у лексемах, як-от «ручний документ», «автоматичний
документ» або «призначений для роздивляння документ» [42, 41–42]. Оцінюючи власну
класифікацію документів за матеріальною формою, Г.М.&Швецова-Водка називає її
«теоретичним засобом пізнання документа як явища», вказуючи на малу значущість для
практичних цілей і доцільність апробації на рівні обговорення такого переліку видів
документів за формою носія інформації: рукописні, друковані, машинозчитувані
документи, відеокінофотофонодокументи, а оптимістична пропозиція автора щодо
ігнорування відмінностей між ознаками класифікації і перспективу можливої
домовленості фахівців про те, «які саме документи належать до тієї чи іншої групи» [42,
45], демонструє усвідомлення недосконалості пропонованого варіанту.
Так само залишається багато відкритих питань у випадку визначення видів документів за
особливостями знакових засобів фіксації й передачі інформації. Обмежуючи видовий
перелік документів, наприклад, за характером знакових засобів передачі інформації,
називаються такі види документів: символічний, іконічний, записаний шляхом зміни
структури носія. Змістова нерівнозначність пропонованих видів проглядає на позірному
рівні. Якщо у випадку символічного, іконічного документів автор апелює до особливостей
знаку як символу, зображення, образу, то «документ, записаний шляхом зміни структури
носія» відбиває інший підхід до виокремлення класифікаційної ознаки, а саме – наслідки
фіксації інформації для матеріального носія. Неправомірним виглядає видовий ряд
документів, визначених на підставі характеру мовної системи, у якій втілено інформацію,
– вербальний, образотворчий, музичний, комплексний, матричний і іншомовний. Справді,
«іншомовний документ» може бути вербальним, а «звуковідтворювальний документ» у
контексті вербального складно розмежувати з «музичним звуковідтворювальним», який
так само може визначатися як різновид «вербального». Таким чином, пропонована
Г.М.&Швецовою-Водкою класифікація документів за знаковими засобами фіксації та
передачі інформації, як і попередньому випадку, відзначається деяким порушенням
структурної і формальної логіки. Супутні уточнення, зроблені науковцем у формі
коментарів, як-от із фасетом за належністю знаків запису до певних знакових систем
стосовно найприйнятнішого варіанту їх визначень – «документи писемні, ізографічні,
картографічні, нотні, технічно-кодовані» [42, 48], так само не позбавлено недоліків.
Навряд чи можна резонно заперечити існування нотного письма, або ж однозначно
розмежувати ізографічні й картографічні документи, що й породжує питання
рівнозначності виокремлення названих вище видів документів.
Окрім цього, для документа у значенні «записаної інформації, що використовується як
одиниця в документаційному процесі», Г.М.&Швецова-Водка запропонувала поділ на такі
дихотомні види: первинний і вторинний, опублікований і неопублікований, оригінал і
копія [42, 48]. Визначення й окреслення змісту вказаних видів документів не є
новаторськими, відповідають традиції, народженій у 1970–1980-х рр. Посилаючись на
праці К.В.&Панкової, С.Г.&Кулешова, Г.Г.&Меркулова, О.С.&Вассермана та ін. відомих
дослідників типології документів, автор розгорнула критику умовності визнання
документа первинним /&вторинним без урахування характеру і завдань інформаційної
системи, а проблема визнання документа опублікованим / неопублікованим порушила
дискусійне питання щодо змісту наукової документації, її малих тиражів (до 100
примірників), наприклад, автореферату дисертації, статусу депонованих документів тощо.
Коментуючи документи-оригінали та копії, Г.М.&Швецова-Водка дотримується відомих
пояснень документів&– «документ, що створюється і призначається для того, щоб із нього
можна було зняти копії» (оригінал) і продублюваний чи відтворений за змістом та
формою оригіналу документ (копія) [42, 55]. Не вступаючи у дискусію зі знаним
документознавцем, зауважимо на недоцільності обмеження функційності документа лише
послугуванням для зняття з нього копії. Так само вимагають коригування й інші
твердження науковця. Позитивним моментом стала актуалізація питання оригіналу / копії
електронних документів, спроба визначитися із їх змістом і формальними
ідентифікаційними ознаками. Незважаючи на відсутність однозначної відповіді на
порушене питання, початково важливим є розгляд його у постановочному плані.
Важливо й те, що застосування поділу документів на первинні /&вторинні,
опубліковані /&неопубліковані, оригінали /&копії не тільки у межах текстових, але й у
стосунку до носіїв інформації іншої знакової, матеріальної природи чи каналу сприйняття
людиною, що привертає увагу раціональністю і перспективністю розвитку класифікації
документів у цьому напрямі.
Досвід класифікації документів Г.М.&Швецовою-Водкою – це досвід диференціації носіїв
інформації, активно студіюваний передусім у бібліотекознавстві та книгознавстві. Не
зовсім вдала його адаптація до документознавства демонструє конститутивну нестачу:
тобто викриває відмінності між науками, залежність класифікації від радикальної
неоднозначності визначення документа, що підтримує і водночас підриває пошук
найоптимальніших схем систематизації документів між різними видами і всередині нього.
Усвідомлення важливості обмеження кількості фасетів для практичної роботи з
документами, а не задля теоретичних конструктів пізнання феномену, призвело, за
визначенням Г.М.&Швецової-Водки до «скороченої, підсумкової, типологічної
класифікації» [42, 56]. Підсумкову типологічну класифікацію документа Г.М.&Швецова-
Водка пропонує із посиланням на такі ознаки: особливості носія інформації (рукописний
(у т.ч. машинописний і принтерний), друкований, відеокінофотофонодокумент,
машинозчитувальний документ), знакова природа інформації (текстовий (писемний,
літературний), образотворчий, картографічний, нотний, технічно-кодований), відношення
до відображення документів (первинний, вторинний), характер аудиторії, на яку
розрахований документ (опублікований (видання, депонований), неопублікований) [42,
57]. У цьому випадку яскраво проступає відсутність єдиної ознаки виокремлення видів
документів, що утруднює судження про логічність побудови схеми.
Коло наукових інтересів спонукало Г.М.&Швецову-Водку до позначення термінологічних
кордонів між поняттями «книга» і «документ», встановлення місця книги серед інших
видів документів, провадження її класифікації. Короткі зауваження у межах розділу
«Книга як вид документа», поданого у виданні «Типологія документа» [42, 59–68], були
розвинуті в окремому навчальному посібнику «Типологія книги» [43]. Задекларовані
висновки про багатозначність книги, її місце в системі документальних комунікацій,
взаємозамінність понять «документ», «книга», «видання», «твір друку», «література»,
«публікація» стосовно тих явищ, які вони позначають, були докладно репрезентовані у
згаданому виданні, а згодом&– монографії «Документ і книга в системі соціальної
комунікації» (Рівне, 2001).
Основними категоріями типологічного пізнання книги проголошуються «вид», «клас»,
«тип», «жанр» документа, які Г.М.&Швецова-Водка цілком очікувано називає категоріями
певного способу типологічного групування [43, 10–11]. Додамо також, що зміст категорій
прямо пропорційно залежний від рівня класифікаційного поділу чи групування
документів. Вказавши на непросте сутнісне розмежування понять, вчена спробувала,
заручившись підтримкою колег, окреслити їх зміст. Відтак, «видами» або «класами»
називається «будь-який підрозділ класифікації», «типом»&– основа типологізації, що
вказує не на одну ознаку, а їх сукупність, тоді, як «жанром» – сукупність документів, яких
об’єднує «внутрішня форма», тобто комплекс ознак, найпомітнішими з яких є обсяг
документа, ступінь складності його структури, стиль викладу матеріалу тощо. Наслідуючи
І.Г.&Моргенштерна, основними категоріями книги Г.М.&Швецова-Водка вважає твір (у т.ч.
літературний твір), література, твір писемності, друк, поліграфічний виріб, поліграфічна
продукція, видання ( у т.ч. друковані видання), а за тим виокремлює співвідносні з ними
типи (класи) книги. Не вдаючись у докладний аналіз запропонованих схем, відмітимо їх
загальну рису – оперування сукупністю ознак із метою розгорнутого системного аналізу
різновидів книги у межах певних категорій. Більшість термінологічних визначень
відповідає усталеним, або ж узгоджується із ДСТУ 3017–95 «Видання. Основні види.
Терміни та визначення».
«Типологія книги», за визначенням Г.М.&Швецової-Водки, стала логічним продовженням
навчального посібника «Типологія документа», які разом охоплюють увесь зміст
авторського курсу «Документознавство» [41]. Згодом основні положення класифікації
документа й книги як виду документа були повторені у відомому навчальному посібнику
«Документознавство», який сконцентрував апробований досвід і уточнення визначень
окремих видів документів, їх супідрядності, «вписаності» у дедуктивні схеми [40]. Подана
у посібнику схема класифікації документа базується на ознаках, що характеризують
способи захисту інформації і матеріальну форму документа, тобто особливості носія
інформації. Спектр ознак і варіацій класифікації Г.М.&Швецовою-Водкою було
розширено, що призвело до чіткішого структурування класів документів, вказування їх
видів і обсягу того поняття, що диференціюється. Додатковим фасетом увійшло в схему
класифікації документів їх поділ за інформаційною складовою: сферою виникнення
інформації та об’єктом відображення (управлінський, політичний, науковий, художній,
релігійний, економічний, побутовий, розважальний (ігровий), спортивний, особовий),
рівнем узагальнення інформації (первинний, вторинний). Деякі фасети було доповнено
додатковими ознаками, наприклад, фасет видів документів за обставинами побутування у
зовнішньому середовищі, продовжений класами, визначеними на підставі ступеня
достовірності та юридичної сили – автентичний (справжній), фальшивий (підроблений)
[40, 174]. І хоча зведена типологічна класифікація документа укладається у той самий
перелік, запропонований 1998&р., проте термінолексеми зазнали коригування. Замість
рукописного документа запропоновано більш вдалий термін&– рукотворний, а
машинозчитувального&– машиночитаний [40, 178]. Проте головний недолік&– виділення
класів за різними ознаками «типологічної класифікації» не було усунено.
Відзначимо вагомий внесок у розвиток класифікації Г.М.&Швецової-Водки. Основними
властивостями класифікації документів науковця є багатоаспектна, фасетна конструкція,
слабкість внутрішніх логічних зв’язків між видовими блоками, базисний принцип про
двоєдність природи документа (форми і змісту). Попри суперечливі термінологічні
визначення, значення видів документів та неоднозначні, дискусійні пояснення їх змісту,
почасти порушення законів логіки класифікації, неврахування перспективи розвитку
окремих видів документів і трансформацій їх форми і змісту, розпорошення в широкому
діапазоні документів, статус яких залишається нерозв’язаним тощо, укажемо на її
прогресивність у значенні підсумування існуючого досвіду, відкриття нових можливостей
для гносеологічних сюжетів у документознавстві, пов’язаних із центральним об’єктом
дослідження.
Примітним репрезентантом теми у документознавстві виступила Н.М.&Кушнаренко, яка
так само запропонувала фасетну модель побудови класифікації документів [23, 98–99].
Відзначимо, що більш-менш сталою у науці виступає найзагальніша схема групування
документів, що й підтверджує порівняння набору критеріїв поділу у Г.М.&Швецової-Водки
та Н.М.&Кушнаренко. Інформаційна, матеріальна (фізична) складові документа та
обставини його побутування у зовнішньому середовищі виступають головними
критеріями класифікування, які кумулюють фасети за такими ознаками: 1)&характер
знакових засобів (текстовий, іконографічний, ідеографічний, той, що звучить, матричний,
комплексний), мірність запису інформації (одно-, дво-, тримірний), призначення для
сприйняття (людиночитаний, машиночитаний), канал сприйняття (візуальний,
тактильний, аудіальний, аудівізуальний), ступінь його розповсюдження (опублікований,
неопублікований, той, ще не публікується), спосіб документування (рукописний,
друкований, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний, електронний),
рівень узагальнення інформації (первинний, вторинний); 2)&матеріальний носій
(паперовий, плівковий, пластмасовий) та матеріальна конструкція (аркушевий,
кодексовий, картковий, стрічковий, дисковий, комбінований) документа; 3)&регулярність
виходу у світ (періодичний, неперіодичний), час появи у світі (оригінал, копія), місце
походження (місцевий, регіональний, загальнодержавний (національний), зарубіжний
(іноземний)) відповідно[2]. Основні принципи типологізації документів здебільшого
запозичені з теорії книги І.Г.&Моргенштерна, сутність яких полягає у визнанні соціальної
детермінованості типологічних схем, логічної обґрунтованості, відповідності потребам
документознавства, відображення в схемах найсуттєвіших елементів документів [25].
Н.М.&Кушнаренко сформулювала ряд вимог до їх класифікації – співмірність (дотримання
при поділі документів однієї ознаки), безперервність (повнота переліку видів),
неперемежування, інваріантність пропонованих видів документів тощо [23, 96–97].
Оцінюючи класифікаційні схеми Г.М.&Швецової-Водки та Н.М.&Кушнаренко, попри
можливі зауваги, С.Г.&Кулешов називає їх «ідеальними схемами», які «можуть бути
використані (або братися) за основу в практичній діяльності чи при виконанні конкретних
теоретичних завдань» [15, 53]. Цілком справедливим є продовження міркувань колег
відомим документознавцем, який підкреслив відносність найідеальніших схем
класифікації. Відтак, ті ознаки, що вважаються другорядними і несуттєвими для поділу
документів в одному випадку реалізації конкретних практичних завдань, в іншому можуть
набути вагомості і стати головними.
Проголошені Н.М.&Кушнаренко положення з класифікації документів є добре відомими і
стосуються багатоступеневого ієрархічного й дихотомічного поділу документів на роди,
види, підвиди, різновиди, що декларує різні рівні градації [23, 95]. Класифікацію
документів подають як їх диференціацію за одною із найбільш суттєвих ознак, а
типологізацію&– частковим випадком класифікації документів, пов’язаних із групуванням
документів на основі їх подібності до деякої узагальнюючої моделі – «типу» [23, 96].
Найістотнішими типологічними ознаками називаються функційно-цільове призначення,
читацька адреса документа та характер інформації, інколи – жанровий критерій,
прокоментований як «масштаб охоплення об’єкта відображення, особливості внутрішньої
структури видання, особливості (стиль) викладу матеріалу» [23, 96–97]. Через судження
чітко проглядає націленість на об’єкт дослідження&– книгу, що видає почасти механічне
перенесення досягнень теорії книгознавства у документознавство, яке є типовим
випадком розвитку сучасної науки про документ. Приклади пояснень класифікаційних
рядів підтверджують думку. Розмірковуючи про теоретичні міркування колеги,
С.Г.&Кулешов справедливо зауважив щодо недостатності коментарів про типологізацію як
зарахування носія інформації до певного типу за сукупністю ознак, і їх відсутності у
випадку об’єднання документів за єдиною «самодостатньою типоутворюючою» ознакою
[15, 57]. Функційні відмінності між документами є найсуттєвішою ознакою класифікації
та типології документів. Саме це положення і стало визначальним для побудови схем
класифікацій документів, запропонованих у 1990–2000-х рр. відомими українськими
документознавцями у межах документології, здобувши підтримку й інтерпретовані
продовження колег [13, 29].
Багатоаспектні блочні фасетні класифікації документів представлено в низці сучасних
навчальних видань, що відповідає повністю читацькому призначенню, необхідності
«ознайомити майбутніх спеціалістів з усім спектром пропозицій щодо поділу документів»
[14, 40]. Відтак у навчальних посібниках, підручниках із документознавства М.В.&Комової,
Н.М.&Кушнаренко, Ю.І.&Палехи значна частина друкованої площі видання відводиться під
висвітлення загальних типологічних схем документа, виконаних у дусі Г.М.&Швецової-
Водки, Н.М.&Кушнаренко.
Неабияку увагу документознавцями було приділено класифікації управлінських
документів, яка стала на часі у зв’язку із розробленням і впровадженням ДК 010–98
«Державного класифікатора управлінської документації» та «Переліку типових
документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого
самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів
зберігання документів» (1997). Основоположним моментом класифікації управлінської
документації давно визнано функції управління.
Класичний набір функцій управління розробили в 1970-х&рр. Інститутом держави і права
АН СРСР. Згідно з предметом діяльності було виокремлено десять груп функцій:
організація системи і процесів управління; прогнозування і планування, управління
науково-технічним розвитком, трудовими ресурсами, матеріально-технічним постачанням
і збутом, фінансовими ресурсами, допоміжними процесами і обслуговуванням
виробництва, основним виробництвом, капітальним будівництвом, соціальним розвитком
[39, 28]. Не коментуючи склад функцій управління, зазначимо лише те, що вони склали
основу «Общесоюзного классификатора. Управленческая документация». Затверджений у
1975&р. Держстандартом Союзу РСР «Классификатор» побудовано згідно з функціями
управління, ув’язаних із міністерствами та відомствами, які виступають розробниками
відповідних систем документації [12, 174]. Відтак класифікація управлінської
документації виглядала наступним чином: планова, звітно-статистична і первинно-
облікова, бухгалтерська, фінансова і первинна облікова, організаційно-розпорядча,
розрахунково-грошова документація та документація з матеріально-технічного оснащення
і збуту, ціноутворення, зовнішньої торгівлі, торгівлі [26].
Класифікація систем документації, які фіксують діяльність установ, за визначенням
Г.В.&Вараєвої, В.Ф.&Янкової, має методологічне значення для виявлення закономірностей
їх формування, розвитку й удосконалення документації, яка є інформаційною основою
управління [6, 57]. Головним підсумком вивчення проблеми класифікації систем
документації у другій половині ХХ&ст. став висновок про необхідність побудови
класифікації згідно з функціями установи. Про це зауважували В.Д.&Банасюкевич,
А.М.&Сокова, О.В.&Єлпатьєвський та ін. [2, 3, 9, 37, 38]. Посилаючись на генетичну
зумовленість формування систем документації, узалежнену від суспільної функції,
А.М.&Сокова вважає такий підхід найпродуктивнішим для побудови раціональних систем
групування управлінської документації [38, 11]. Запропонована А.М.&Соковою теорія
документної систематики, базована на функційному підході, володіє суттєвим недоліком,
оскільки дослідниця хоча й визначає коло функцій управління, проте не розкриває
залежності між ними, а отже й не забезпечує цілісного підходу до класифікації систем
документів [6, 58]. Окреслення змісту управлінських функцій наражається на певні
труднощі, пов’язані із різними методологічними підходами до вивчення суспільних
процесів, а також відмінним тлумаченням управління. Так, В.Д.&Банасюкевич виокремлює
такі функції управління – планувальна, організаційно-розпорядча, облікова [2, 13],
В.В.&Бездрабко – комунікативна, регулююча, контролююча, розпорядча [5, 39–42],
К.Г.&Мітяєв – типові (керування, організаційна робота, планування, фінансування, облік,
звітність, кадри, питання праці) та специфічні, пов’язані зі специфікою діяльності
установи [24, 221], М.П.&Ілюшенко, Т.В.&Кузнєцова, Я.З.&Лівшиц – організаційна,
планувальна, регулювальна, контролююча [11, 73], О.В.&Вараєва, В.Ф.&Янкова –
прогнозування, планування, регулювання, контроль [6, 61] тощо. Проте ще у 1980-х рр.,
коментуючи такий підхід до виокремлення систем документації, справедливо було
вказано на поліфункційність документа, а отже неможливість однозначного визначення
його функції та належності до одного класу документів. Так само відзначалась
необхідність при провадженні класифікації систем документації враховувати двоїсту
природу функцій управління, що передбачає розрізнення в поняттях «етапи управлінських
дій» і «зміст управлінської діяльності» (Ю.О.&Тихомиров, І.Л.&Бачило), «самостійних видів
діяльності, що потребують управління» і «окремих стадій циклу управління» (І.&Галушка)
і т.д. [7]. Відтак, в історіографії проблеми було зафіксовано появу пропозицій системного,
комплексного оцінювання функцій управлінських документів конкретної управлінської
ланки.
Зі здобуттям Україною незалежності, в умовах реорганізації системи державного
управління, одним із першочергових питань раціонального документообігу стало
формування систем документації, у тому числі – управлінської. Відтак, потребував заміни
«Общесоюзный классификатор управленческой документации» (1980). 1997&р.
Держстандарт України опублікував «Державний класифікатор управлінської
документації» (ДК 010–96) (далі – ДКУД), розроблений госпрозрахунковим науково-
дослідним центром «Економіст» та Державним науково-дослідним інститутом
інформатизації і моделювання економіки (ДНДІІМЕ) при Президентові України за участю
відповідних міністерств і відомств України. Пізніше він зазнав доопрацювання ДКУД і
перевидання його Держстандартом України вже у 1999&р. Цей захід було зумовлено
істотними змінами у складі та змісті ряду класів управлінської документації, пов’язаних із
суттєвими суспільно-політичними й економічними зрушеннями.
ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) із
унікальним кодовим позначенням. Його використовують під час складання документів всі
органи державного і господарського управління та підвідомчі підприємства й організації у
процесі виконання управлінських функцій відповідно до чинного законодавства.
Об’єктами класифікації у ньому слугують державні (міжвідомчі, міжгалузеві) УФД, що
затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами –
розробниками уніфікованих систем управлінської документації.
Згідно з призначенням класифікатор сприяє однозначному визначенню назв УФД, їх
реєстрації, обліку, систематизації, контролю складу, змісту у кожному класі документації,
організації ведення її класів, забезпеченню автоматизованого пошуку документів. ДКУД
орієнтовано на оброблення інформації із застосуванням засобів комп’ютерної техніки та
прогресивних інформаційних технологій. Кожному класу документації відповідає певна
уніфікована система документації. Класифікатор містить кодові позначення та назви
класів документів, підкласів та уніфікованої форми документа, призначені для
систематизації документів та їх електронного документообігу. Відповідно до ДКУД,
основними класами уніфікованої системи документації є: організаційно-розпорядча
(кодове позначення – 02), первинно-облікова (03), банківська (04), фінансова (05), звітно-
статистична (06), планова (07), ресурсна (08), торговельна (09), зовнішньоторговельна
(10), цінова (13), бухгалтерсько-облікова (18), словниково-довідкова (21) документація та
документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (15), побутового
обслуговування населення (17), з Пенсійного фонду (20). Це зумовлено рівнем їх
сформованості, усталеності уніфікованих форм документів.
ДКУД має три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) – підклас УСД (підклас
документації) – УФД (вид номіналу документа). Схема розгортання класифікації
управлінської документації у межах ДКУД – ієрархічна, а системи документації –
семантична. ДКУД містить лише затверджені і зареєстровані УФД, тому у ньому
зафіксовані не всі види номіналів управлінських документів. ДКУД можуть доповнювати
галузеві класифікатори документації, які, на відміну від нього, затверджуються не
Держспоживстандартом України, а відповідними міністерствами, державними
комітетами, іншими уповноваженими відомствами, які виступили розробниками систем
документації. Змістове наповнення ДКУД не є константною (незмінною) одиницею.
Процес формування пропозицій щодо внесення змін і доповнень до ДКУД
регламентується розробниками. Зміни і доповнення ДКУД зумовлені реорганізацією
державного управління, впровадженням чи скасуванням підкласів УСД, окремих УФД за
ініціативою їх розробників. Розробниками УСД, представлених у ДКУД, виступили
компетентні органи різних ланок управлінської діяльності відповідно.
Наразі ДКУД вимагає внесення змін і доповнень, належної уваги від розробників систем
документації. Їх теоретичне освоєння та практичне удосконалення є однією з
найактуальніших завдань управлінського документознавства. Проте, як зазначає
О.М.&Загорецька, через відсутність останніми роками фінансування, ДНДІІМЕ припинив
ведення ДКУД [10, 29]. Незважаючи на існуючі невідповідності, розроблення на
впровадження ДКУД стало важливим досягненням у сфері класифікації управлінської
документації.
Іншим нормативним документом, що закріплює класифікаційні схеми документів, є
«Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та
місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням
термінів зберігання документів» (далі – Перелік) [30]. Примітно, що в 2000-х&рр. із-під
пера відомого науковця С.В.&Сельченкової з’явилася низка наукових розвідок,
присвячених історії, класифікації, концепційним і методичним засадам підготовки
переліків у діловодстві [31–35], що склали основу відповідного дисертаційного
дослідження [36]. Висновок автора про переліки типових і відомчих документів як основу
формування системи документації, класифікації документів та експертизи їх цінності
привертають увагу актуальністю сформульованих положень.
Отже, «Перелік» містить види документів, які виникають під час документування
однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого
самоврядування, підприємствами, установами, організаціями в процесі діяльності, а також
документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності
підприємств, установ, організацій. Це основний нормативний документ при визначенні
термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу НАФ України або
для знищення документів [30, 2]. В основу «Переліку» покладено функційний принцип
обігу документів, котрий відображає основні напрями діяльності установи незалежно від
рівня в системі управління і галузевої належності. Розділи поділяються на підрозділи з
вужчим колом питань. Документи в розділах «Переліку» розміщено за ступенем
значущості їх видів і питань, що в них висвітлюються, у логічній послідовності. «Перелік»
дає узагальнене найменування кожного виду документа.
Документи, що утворюються в управлінській діяльності, згруповано за напрямами: 1)
організація системи управління; 2)&прогнозування, планування, ціноутворення;
3)&фінансування, кредитування, податкова політика; 4)&облік та звітність; 5)&організація
використання трудових ресурсів; 6)&робота з кадрами; 7)&соціально-культурний розвиток
населення; 8)&науково-інформаційна діяльність; 9)&економічне, науково-технічне і
культурне співробітництво із зарубіжними країнами; 10)&матеріально-технічне
постачання; 11)&адміністративно-господарське обслуговування; 12)&діяльність
громадських організацій. При докладнішому розгляді розділів очевидним є їх внутрішній
поділ на види документів за напрямами діяльності. Наприклад, підрозділ «Організація
системи управління» охоплює такі позиції: 1)&розпорядча діяльність; 2)&контроль;
3)&організаційні основи управління; 4)&правове забезпечення управління; 5)&організація
документаційного забезпечення управління та відомчого зберігання документів, що
відповідає сучасним тлумаченням змісту теорії управління. Кожна позиція з наведеного
вище переліку включає відповідні види документів та їх номінали [30, 151–217].
Вагомим конструктом «Переліку» є організація експертизи цінності документів і їх
відбору на зберігання та знищення. Тому окрема позиція в документі відводиться під
визначення мінімальних термінів зберігання документів, коригування яких залежить від
потреб спричинених специфічними особливостями роботи конкретної установи [30, 4].
Враховано також винятковість конкретизації термінів зберігання бухгалтерської
документації, документів вищих органів законодавчої, виконавчої, судової влади,
місцевого самоврядування, з особового складу, записів актів громадянського стану,
нотаріальних дій і судових справ, науково-технічної документації [30, 4–5].
Після набуття чинності «Переліку» поступово почалося розроблення відомчих (галузевих)
переліків документів зі строками зберігання. З метою методичного забезпечення цієї
роботи УНДІАСД підготував «Методичні рекомендації щодо складання відомчих
(галузевих) переліків документів із зазначенням строків їх зберігання» (1997). Упродовж
1990–2000-х&рр. було затверджено відомчі переліки документів, зорганізованими за
подібними критеріями, які унормували питання зберігання документів та їх відбору для
включення до Національного архівного фонду України, що утворюються в інших сферах
управлінської діяльності. Документи у виданих переліках класифіковано за функційно-
виробничим принципом, тобто виокремлено конкретні функції – завдання, основні
напрями діяльності установ, що відповідають цільовому призначенню певної галузі чи
сфери діяльності. Таким чином, поява ДКУД, «Переліку» і галузевих відомчих переліків
ознаменувала новий етап класифікації управлінської документації в Україні. Критичні
зауваження і відгуки, що з’явилися останнім часом упродовж їх активної практичної
апробації, порушили проблему удосконалення нормативних документів, яка залишається
відкритою, потребуючої додаткових студій і прикладних результатів. Наразі підготовлено
проект нової редакції «Переліку», а також декількох відомчих переліків, зміст яких
урізноманітнився за рахунок введення нових видів документів та змін строків зберігання.
Актуальним залишається удосконалення структури побудови та постійне поповнення
типового переліку новими видами документів, розроблення відомчих (галузевих)
переліків зі строками зберігання, що охоплюють документацію певної галузі чи сфери
діяльності, наприклад, науково-технічної, геодезичної, картографічної і т.д., а також для
однотипних установ, які у системній сукупності складуть цілісну державну систему із
перспективою автоматизованого режиму її функціонування.
Відзначимо також численні пропозиції класифікації управлінської документації,
пропоновані у навчальних посібниках із діловодства, управлінського документування,
управлінського документознавства [5, 21]. Класифікуючи документи на рівні установи,
автори чітко дотримуються принципу практичної націленості пропонованих ознак із
метою реалізації організацією функційного призначення. Зауваги про це знаходимо у
В.В.&Бездрабко, С.Г.&Кулешова та ін. [5, 68–69; 21, 12]. Набір ознак є типовим для традиції
класифікації документів у межах установи, тобто тих, які циркулюють в установі. Залежно
від її цільового призначення, потреб практичної роботи з документами можливі всякі
будови класифікацій (класифікаційних схем) управлінських документів.
Напрацьовано різні схеми поділу управлінської документації, зумовлені вибором ознаки
класифікації, які носять фасетний характер: за видом матеріальної основи та форми носія:
традиційні (з паперовою основою), аудіовізуальні, електронні документи; кількістю
порушуваних питань: односкладні документи, що містять інформацію щодо одного
певного питання; та складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань;
особливістю організації обігу: внутрішні документи, що стосуються внутрішніх питань
установи і не виходять за її межі; вхідні документи, що підлягають реєстрації та не
підлягають реєстрації; вихідні документи; строками виконання: термінові документи, що
виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а
також документи із позначкою «терміново»; дуже термінові документи; безстрокові
документи, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації,
установи, фірми); рівнем доступу: загальнодоступні документи; документи для
службового користування (ДСК), що містять конфіденційну інформацію; секретні
документи, тобто такі, які містять таємну інформацію; юридичною силою: документи, що
мають юридичну силу; документи, що не мають юридичної сили (ще не набули, не