Арляпова Е.В. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме

Подождите немного. Документ загружается.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Томский политехнический университет»

Е. В. Арляпова

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

В СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОМ СЕРВИСЕ И ТУРИЗМЕ

Учебное пособие

Издательство ТПУ

Томск 2005

УДК 338.46+338.48(075.8)

ББК У9(2)433я73

А 82

Арляпова Е. В.

Документационное обеспечение управления в социально-

культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. – Томск:

Изд-во ТПУ, 2005. – 130 с.

В пособии в краткой форме изложены основы документа-

ционного обеспечения в социально-культурном сервисе и ту-

ризме. По каждой теме представлены вопросы для контроля

знаний, а также даны исторические справки. При составлении

пособия использован широкий круг современной литературы.

Учебное пособие подготовлено на кафедре культурологии

и социальной коммуникации Томского политехнического уни-

верситета, соответствует программе дисциплины и предназна-

чено для студентов Института дистанционного образования,

обучающихся по специальности 230500 «Социально-

культурный сервис и туризм».

УДК 338.46+338.48(075.8)

ББК У9(2)433я73

Рекомендовано к печати Редакционно-издательским

советом Томского политехнического университета

Рецензенты

О. Т. Лойко – доцент кафедры культурологи и социальной

коммуникации Томского политехнического

университета, доктор философских наук;

И. Ю. Константинова – главный менеджер отдела зарубежного

туризма ООО «ТЭП “Томсктурист”».

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................... 5

Раздел 1

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

КАК ОТРАСЛЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ........................................................................... 6

Тема 1. Создание службы делопроизводства ........................................... 6

1.1. Основные понятия и положения по делопроизводству ............ 6

1.2. Организационное построение службы делопроизводства...... 12

1.3. Задачи и функции службы делопроизводства ......................... 17

1.4. Законодательное регулирование делопроизводства ............... 18

Контрольные вопросы и задания .................................................... 21

Практикум........................................................................................ 21

Тема 2. Ведение делопроизводства в организации ................................ 22

2.1. Организация документооборота .............................................. 22

2.2. Прием, обработка и распределение

поступающих документов ........................................................ 27

2.3. Правила обработки исходящих документов ........................... 31

2.4. Прохождение внутренних документов .................................... 31

Контрольные вопросы и задания .................................................... 32

Практикум........................................................................................ 32

Раздел 2

ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОЙ

СФЕРЕ.......................................................................................................................... 33

Тема 3. Основные требования к оформлению документов ................ 34

3.1. Виды документов и их функции .............................................. 34

3.2. Общие требования к оформлению документов ...................... 37

3.3. Реквизиты документа ............................................................... 40

3.4. Особенности официально-делового стиля документов .......... 48

3.5. Структура и композиция документа ........................................ 53

Контрольные вопросы и задания .................................................... 55

Практикум........................................................................................ 55

Тема 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов

документов ..................................................................................... 56

4.1. Организационные документы .................................................. 56

4.2. Распорядительные документы ................................................. 59

4.3. Информационно-справочные документы................................ 60

4.4. Деловое письмо ........................................................................ 63

Контрольные вопросы и задания .................................................... 66

Практикум........................................................................................ 67

Раздел 3

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В ТУРИЗМЕ ..... 68

Тема 5. Специфика делопроизводства в туристской деятельности ... 68

5.1. Документы по организации туристского путешествия .......... 68

5.2. Договор на туристское путешествие ....................................... 72

5.3. Паспортные и визовые формальности ..................................... 81

Контрольные вопросы и задания .................................................... 84

Практикум........................................................................................ 84

ЛИТЕРАТУРА ............................................................................................................ 85

ПРИЛОЖЕНИЯ .......................................................................................................... 87

Приложение 1. Краткий словарь терминов,

применяемых в делопроизводстве ................................ 87

Приложение 2. Примерное положение о структурном

подразделении по делопроизводству ............................ 91

Приложение 3. Выдержки из закона РФ «Об информации,

информатизации и защите информации»

от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ....................................... 94

Приложение 4. Выдержки из закона РФ «Об архивном деле в РФ»

№ 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. ..................................... 97

Приложение 5. Примерная инструкция по делопроизводству .......... 103

Приложение 6. Словарь для составления текстов служебных

документов и писем ...................................................... 107

Приложение 7. Приказ ............................................................................ 109

Приложение 8. Докладная записка ........................................................ 111

Приложение 9. Письмо-приглашение ................................................... 112

Приложение 10. Письмо-благодарность ............................................... 113

Приложение 11. Заявка на бронирование туристских услуг ............. 114

Приложение 12. Лист бронирования ..................................................... 115

Приложение 13. Путевка-ваучер (Voucher) .......................................... 116

Приложение 14. Туристская путевка № ............................................... 117

Приложение 15. Договор №___ о сотрудничестве

в области туризма ........................................................ 121

Приложение 16. Договор на туристское обслуживание ...................... 126

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любой организации немыслима без организационно-

управленческих решений. Все формы деятельности находят свое отра-

жение в соответствующей документации.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль

деятельности, обеспечивающая документирование и организацию рабо-

ты с официальными документами. Учитывая возросшую самостоятель-

ность предприятий в новых экономических условиях, компетентность

в области делопроизводства приобретает особую значимость.

В настоящем учебном пособии излагаются основы документацион-

ного обеспечения управления в социально-культурном сервисе и туриз-

ме. Пособие сопровождается историческими справками, приложениями

образцов документов из различных отраслей деятельности, практиче-

скими заданиями по каждой теме.

В первом разделе «Документационное обеспечение управления как

отрасль деятельности» представлен терминологический аппарат в об-

ласти делопроизводства; дается организация построения, задачи

и функции службы делопроизводства; показан процесс организации до-

кументооборота.

Второй раздел раскрывает технологии документационного обеспе-

чения управления в социально-культурной сфере. Здесь изложены ос-

новные требования к оформлению документов и особенности подготов-

ки отдельных видов документов.

Специфика документационного обеспечения управления в туризме

представлена в третьем разделе.

При написании учебного пособия был использован широкий круг

современной литературы, представлен материал специалистов-

практиков в области делопроизводства, в частности М. И. Басакова,

В. Г. Гуляева, М. В. Кирсановой, Т. В. Кузнецовой. На основе данного

материала показана специфика документационного обеспечения управ-

ления в области социально-культурной сферы и туризма.

Раздел 1

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ КАК ОТРАСЛЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Тема 1. СОЗДАНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Прочитав и обдумав эту тему, Вы сможете:

· оперировать терминологическим аппаратом в области делопро-

изводства;

· обсудить достоинства и недостатки основных организационных

форм работы с документами;

· сравнить должностные полномочия и обязанности работников

службы делопроизводства;

· понять основные задачи и функции службы делопроизводства;

· рассказать о наиболее важных нормативно-методических доку-

ментах в области делопроизводства.

1.1. Основные понятия и положения по делопроизводству

Как и в любой профессиональной сфере в делопроизводстве сущест-

вуют термины и определения, постоянно встречающиеся в работе с до-

кументами. Далее представлены основные понятия и положения по де-

лопроизводству.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая до-

кументирование и организацию работы с официальными докумен-

тами

Современное делопроизводство включает следующие направления

деятельности:

· обеспечение своевременного и правильного создания документов

(документирование);

· организацию работы с документами (получение, передача, обра-

ботка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подго-

товка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятиле-

тия используется термин документационное обеспечение управления

(ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютер-

ных систем и их организационным, программным и информационным

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе-

ния. М.: Госстандарт России, 1998. С. 1.

обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в ком-

пьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «де-

лопроизводство» и «документационное обеспечение управления» явля-

ются синонимами и применяются для обозначения одной и той же дея-

тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в назва-

ниях документов, регламентирующих организацию документационных

процессов: «Государственная система документационного обеспечения

управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министер-

ствах и ведомствах Российской Федерации».

Рассмотрим более подробно два главных направления деятельности

делопроизводства. Согласно государственному стандарту, документи-

рование – это «запись информации на различных носителях по ус-

тановленным правилам»

Документирование в организациях и фирмах может осуществляться на

естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограм-

ма, факсограмма) или на искусственных языках с использованием соот-

ветствующих носителей информации (магнитные ленты, диски, лазерные

диски, дискеты и т. д.). На сегодняшний день в управленческой практике

преобладающим способом документирования является компьютерная пе-

чать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объясни-

тельные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях законами и актами государственного управления

предписывается обязательное документирование. В частности, Феде-

ральный закон «Об информации, информатизации и защите информа-

ции» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обя-

зательным условием включения информации в информационные ресур-

сы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанав-

ливаемом органами государственной власти, ответственными за органи-

зацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов,

безопасность Российской Федерации»

Организация работы с документами – это обеспечение движения

документов в аппарате управления, их использования в справоч-

ных целях и хранения.

В технологию работы с документами входят следующие операции:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение;

· регистрация документов;

ГОСТ Р. 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе-

ния. М.: Госстандарт России, 1998. С. 2.

Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информа-

ции» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, ст. 609.

· исполнение документов;

· информационно-справочная работа;

· отправка документов;

· систематизация (формирование дел) и текущее хранение ;

· контроль исполнения документов.

Рассмотрим более подробно некоторые из перечисленных понятий.

Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной

форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

формирование дела – группирование исполненных документов в дело

в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем

наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их

хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация

документов внутри дела; контроль исполнения документов – совокуп-

ность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.

В основе любого документа лежит информация. В каждой области че-

ловеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому

она подразделяется на научную, технологическую, социальную и т. д. В ор-

ганизациях, фирмах и на предприятиях (независимо от направления дея-

тельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая

информация, которая используется для целей управления каким-либо объ-

ектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд

требований: достоверность, оперативность, полнота, точность, адресность,

доступность для восприятия. Наиболее существенны два требования

к управленческой информации:

– во-первых, она должна быть своевременной;

– во-вторых, достаточной для принятия решения в управлении пред-

приятием.

Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные

сведения о проблеме, так как за время, потраченное на передачу и обра-

ботку информации, состояние проблемы может измениться. Полнота

информации выражается её объемом, который должен быть достаточ-

ным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная

информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообос-

нованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.

Создание законодательной основы использования информации яв-

ляется фактом существенного изменения отношения общества к органи-

зации информационных ресурсов, осознания того, что информация

и документ как её носитель, пронизывая все аспекты управления, влия-

ют на функционирование различных структур и в конечном итоге при-

водят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности и яв-

ляются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому

содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой

отрасли и для каких целей он используется. Так, для историка документ

является историческим источником, для юриста документ, прежде все-

го, способ доказательства или свидетельства чего-либо, а специалисты

в области управления считают его средством фиксации и передачи

управленческих решений. В Федеральном законе «Об информации, ин-

форматизации и защите информации» документ – это зафиксирован-

ная на материальном носителе информация с реквизитами, позво-

ляющими её идентифицировать.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, ко-

торые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст,

дата, подпись и т. д.). Различные документы состоят из разного набора

реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания докумен-

та, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до-

кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено,

для других – число и состав реквизитов установлены законодательными

и нормативными актами.

Для управленческой деятельности чрезвычайно важна юридическая

сила документа, которая предполагает его обязательность для тех, кому

он адресован, или для круга участников управленческих действий (ор-

ганов управления, их структурных подразделений, общественных орга-

низаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются доку-

ментом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от

неё. Для подтверждения юридической силы документа необходимо со-

блюдать правила составления и оформления документов. Важную роль

в этом играют реквизиты, такие как наименование организации, дата

и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласо-

вания и утверждения.

Помимо этого документ, в котором содержатся сведения, подтвер-

ждающие его достоверность (об авторе, времени и месте его создания),

считается подлинным – его называют первый экземпляр. Копия доку-

мента полностью воспроизводит информацию подлинного документа

и все его внешние признаки, однако не имеет юридической силы, если

она не получила специального удостоверения (нотариально заверена,

подписана уполномоченным на то лицом и т. д.).

С XIV в. устанавливаются приемы засвидетельствования докумен-

тов и их составления. Появляются такие элементы, как скрепы, печати,

мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанк-

ционированного доступа на стадии его хранения и использования. За-

фиксированы случаи подделки документов в политических и лично-

корыстных целях.

Существующее в управлении разделение труда приводит к тому, что

различные специалисты управленческого аппарата или его структурных

подразделений выполняют разные функции. К таким функциям отно-

сятся, например, прогнозирование, работа с клиентами, организацион-

но-распорядительная деятельность, финансирование и т. д. Все формы

управленческой деятельности находят отражение в соответствующих

документах, которые выступают способом и средством реализации воз-

ложенных на аппарат управления функций. Данные документы состав-

ляют системы документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимо-

связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы

деятельности, единых требований к их оформлению. Независимо от

масштабности организации, фирмы и других причин, в любой органи-

зации используются документы, отражающие организационную, распо-

рядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность со-

ставляет систему организационно-распорядительной документации.

Помимо общих для всех организаций и фирм функциональных сис-

тем документации выделяют также отраслевые системы, которые ис-

пользуются при документировании соответствующих видов деятельно-

сти и отражают их специфику. Это, например, системы документации

по образованию, здравоохранению, отдыху и туризму и др. Организа-

ционно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевы-

ми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она пред-

ставляет для других систем правовую основу, а с другой – в ней находят

отражение вопросы руководства, контроля, планирования и т. д.

На современной стадии развития общества, в период становления

информационной эры произошло резкое увеличение объемов информа-

ции, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа орга-

низаций, фирм, расширением экономического и культурного сотрудни-

чества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков

информации, установления необходимого и достаточного количества

видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения

функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качест-

венно переработать растущие потоки информации. Появилась потреб-

ность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной

информации. Однако практическое внедрение и применение средств ав-

томатизации, эффективность их использования находятся в прямой за-

висимости от степени упорядоченности документации. Основным на-

правлением совершенствования документации является стандартизация

и унификация.

Стандартизация – это процесс установления и применения стан-

дартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, при-