Алешин Л.И., Максимов Н.В. Информационные технологии

Подождите немного. Документ загружается.

171

бражённое на Рис. 9-9 окно «Сноски».

Знак сноски располагают в основном тексте у того места, к кото-

рому относится примечание, и в

начале самого примечания.

Рекомендуется в текстовом

материале использовать знак сно-

ски в виде арабских цифр, а в циф-

ровом – в виде букв или знаков.

Перекрестная ссылка – ука-

зание, предлагающее читателю до-

кумента обратиться к другому

фрагменту текста или рисунку, со-

держащемуся в тексте. Например:

«Вернитесь к разделу «Базо-

вые функции редактирования тек-

ста» (страница ###)».

При изменении названия раз-

дела или смещения его на другую

страницу в результате правки документа подобный текст необходимо

изменить вручную. Наиболее мощные системы подготовки текстов по-

зволяют автоматически отслеживать процесс изменения за счёт перекре-

стных ссылок на элементы текста, отмеченные специальным образом

как закладки, заголовки, сноски, рисунки или формулы.

Колонтитулом (Running head) называют одинаковый для группы

страниц текст и (или) графическое изображение, расположенный на по-

лях печатной страницы вне основного текста документа. Различают

верхний (Header) колонтитул – над текстом документа и нижний (Footer)

– ниже основного текста. Порядковые номера страниц входят в колонти-

тул. Их называют колонцифрами.

Технология связи и внедрения объектов

Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию

составного документа – контейнера, включающего различные объекты.

Пользователь может вставлять в текст документа рисунки, таблицы,

графические изображения, подготовленные в других программных сре-

дах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embed-

ding – OLE) позволяет легко выполнять эти сложные задачи. Она разра-

батывалась отделом приложений фирмы Microsoft как способ обеспече-

ния целостной основы обмена сложными данными и взаимодействия

приложений и впервые применена в Windows 3.1.

При связывании (Linking) отслеживается положение файла – ис-

точника изображения. Любое изменение данных этого файла с помощью

OLE вызывает автоматическое обновление связанного объекта. При

встраивании объекта (Embedding) он хранится непосредственно в со-

Рис. 9-9. Вид окна «Сноски»

172

ставном документе вместе с информацией о приложении-источнике. Ре-

дактирование объекта происходит непосредственно из среды текстового

процессора, для чего автоматически запускается программа, умеющая

его редактировать.

Размещение графических фрагментов в текстовом документе про-

изводится с использованием кадров. Кадр – хранилище для размещения

объектов в области страницы, не управляемой параметрами полей пе-

чатной страницы (например, между колонками текста или в области по-

лей страницы). Кадр появляется как окно вокруг заключаемого объекта

и обладает особыми свойствами. Одно из самых важных его свойств –

возможность окружать объект текстом. Развитые системы компьютер-

ной подготовки текстов позволяют использовать кадры как прямоуголь-

ной, так и неправильной формы. Другое их важное свойство – способ-

ность изменять размер и местоположение на странице.

Вопросы для самопроверки:

1. Типы и классы текстовых редакторов.

2. Функции и возможности редакторов текстов.

3. Принципы создания текстовых документов в ПП MSWord.

4. Создание шаблонов в ПП MSWord.

5. Способы форматирования абзаца (параметры абзаца, красная

строка, межстрочный интервал).

6. Выбор параметров страницы в ПП MSWord.

7. Технология связи и внедрения объектов в ПП MSWord.

Тема 10. Работа с электронными таблицами Excel

Типы табличных редакторов. Возможности электронных таблиц

Электронная таблица – интерактивная система обработки инфор-

мации, упорядоченной в виде таблицы с поименованными строками и

столбцами. Прототипом современных электронных таблиц послужила

разработанная в 1979 году специалистами США программа Visual Calc.

Ныне наиболее часто используются электронные таблицы: Quatro Pro,

MS Exсel и Lotus 1-2-3.

Термин «таблица» (лат. «tabula» – доска, таблица) имеет следую-

щие значения:

1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном

порядке, по графам;

2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столб-

цов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от

друга линейками.

Структура таблицы включает нумерационный и тематический за-

173

головки, головку (шапку), боковик (первая графа таблицы, содержащая

заголовки строк) и прографку (собственно данные таблицы). На пересе-

чении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь

между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объе-

диняющим материал в столбец, что позволяет выявить её без мысленно-

го перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и

анализ организованных в таблицу данных.

С помощью электронных таблиц решаются задачи расчётов, под-

держки принятия решений, моделирования и представления результатов

практически во всех сферах деятельности. В большинстве случаев дос-

таточно один раз отработать форму таблицы и установить характер не-

обходимых расчётов (например, расчёт заработных плат и доплат, штат-

ное расписание, статистический расчёт и др.). В дальнейшем технологи-

ческий процесс сводится к вводу или корректировке данных и получе-

нии, в результате автоматического расчёта, окончательных (в том числе

суммарных) значений и решений.

Современные табличные процессоры обладают широкими функ-

циональными и вспомогательными возможностями, обеспечивающими

удобную и эффективную работу пользователя. Основные инструменты,

помогающие работать с единообразным интерфейсом программ, рас-

смотрены в теме 9. Приведём лишь некоторые особенности, связанные с

табличными процессорами.

1. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный

указатель (регистр), обеспечивающий доступ к рабочим листам. Пользо-

ватель может задавать названия листам в папке (вместо алфавитного

указателя), что делает наглядным содержимое регистра, облегчает поиск

и переход от документа к документу.

2. В режиме оформления и модификации экрана можно фиксиро-

вать заголовки строк, столбцов, оформлять рабочие листы и так далее.

3. Для оформления рабочих листов в табличном процессоре преду-

смотрены возможности: выравнивания данных внутри клетки, выбора

цвета фона клетки и шрифта, изменения высоты строк и ширины коло-

нок, черчения рамок различного вида, определения формата данных

внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.

д.), а также обеспечения автоматического форматирования, когда в сис-

тему уже встроены различные варианты оформления таблиц, и пользо-

ватель может выбрать наиболее подходящий формат.

4. Для вывода таблиц на печать предусмотрены функции, обеспе-

чивающие: выбор размера страницы, разбивку на страницы, установку

размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предвари-

тельный просмотр получившейся страницы.

5. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации яв-

ляются характерной чертой всех табличных процессоров. Они дают воз-

можность работать одновременно с несколькими таблицами, которые

174

могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например,

трёхмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, иду-

щими подряд; консолидация рабочих листов, с её помощью можно об-

рабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку,

используя данные разных областей одного рабочего листа, нескольких

рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолида-

ция позволяет не только получить результат вычислений по нескольким

таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изме-

нения исходных значений.

6. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах

имеются встроенные функции: математические, статистические, финан-

совые, даты и времени, логические и другие. Менеджер функций позво-

ляет выбрать нужную и, проставив значения, получить результат.

7. Деловая графика. Возможность построения различного типа

двумерных, трёхмерных и смешанных диаграмм (более 20 различных

типов и подтипов), которые пользователь может строить самостоятель-

но. Многообразны и доступны возможности оформления диаграмм, на-

пример, вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей –

возможность вставки линий сеток и другие.

8. Выполнение табличными процессорами функций баз данных –

обеспечивается заполнением таблиц аналогично заполнению БД, то есть

через экранную форму; защитой данных, сортировкой по ключу или по

нескольким ключам, обработкой запросов к БД, созданием сводных таб-

лиц. Кроме этого осуществляется обработка внешних БД, позволяющая

работать с файлами, созданными, например, в формате dBase, PARA-

DOX или других форматах.

9. Программирование. В табличном процессоре также существует

использования встроенного языка программирования макрокоманд. Раз-

деляют макрокоманды и макрофункции. При использовании макроко-

манд упрощается работа с табличным процессором и расширяется спи-

сок его собственных команд. При помощи макрофункций определяют

собственные формулы и функции, расширив, таким образом, набор

функций, предоставляемый системой. Программы обработки электрон-

ных таблиц позволяют пользователю создавать на базе табличного про-

цессора новые приложения со специализированными диалоговыми ок-

нами, что делает работу с приложением максимально удобным. Для соз-

дания приложений табличные процессоры содержат в качестве дополни-

тельной компоненты язык программирования высокого уровня (напри-

мер, компоненты языка Visual Basic для составляющих Microsoft Office).

175

Технология работы с динамическими таблицами

Создание табличных документов. Рабочие листы

При загрузке табличного процессора обычно открывается рабочее

окно, отображающее инструментальные панели, информационные поля

и собственно электронную таблицу. Отображаемая электронная таблица,

как правило, является одной из многих, объединённых в книгу или

блокнот, являющихся объектом хранения в отдельном файле. В связи с

этим отдельная таблица именуется рабочим листом.

Рабочий лист отображает электронную таблицу и разбит на

ячейки, образующие прямоугольный массив, координаты которых оп-

ределяются путём задания их позиции по вертикали (в столбцах) и по

горизонтали (в строках) Лист может содержать до 256 столбцов (от A до

IV) и до 65536 строк (от 1 до 65536).

Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (A, B, C ... Z,

AA, AB, AC ... AZ, BA, BB ...), а строки – числами натурального ряда.

Так, D14 обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и

строки 14, а CD99 – ячейку, находящуюся на пересечении столбца CD и

строки 99. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабо-

чего листа, а номера строк – на его левой границе.

Если необходимо поменять имя листа, то это можно достичь двой-

ным щелчком по корешку листа или в следующей последовательности

через меню «Формат → Лист → Переименовать». В формулах в от-

крытых книгах, ссылающихся на переименовываемый лист, имя меняет-

ся автоматически.

Добавить новый лист можно щёлкнув правой кнопкой мыши по

корешку листа и выбрав команду «Добавить». При этом появиться за-

прос типа создаваемого листа (лист с таблицей, диаграмма, диалоговое

окно, лист макросов или шаблон). Другой вариант – через меню

«Вставка → Лист», но при этом не появляются запросы, а сразу созда-

ётся лист с таблицей перед текущим

листом.

Перемещать листы (в пределах

книги) можно мышью за корешок.

При этом указатель меняется на бе-

лую стрелку с листочком. Место, ку-

да будет перемещён лист, отмечается

символом «▼» в конце листа. Если во

время движения удерживать клавишу

«Ctrl», то на листочке (на указателе)

появится знак «+», что приведёт к

появлению копии листа. Можно вы-

полнять копирование и перемещение

(в том числе между книгами) вызвав

Рис. 10-1. Окно выполнения дей-

ствий по перемещению и копи-

рованию листов таблицы

176

контекстное меню ярлыков выделенного листа или через меню «Прав-

ка». Затем выбирают команду «Переместить / Скопировать». В поя-

вившемся окне (Рис. 10-1) выбираются необходимые параметры. Если

требуется, выделенные листы, поместить в пустую таблицу, то при вы-

боре книги можно указать строку «новая книга».

Основные приемы ввода и изменения данных. Операции с ячейками

Одна из ячеек таблицы всегда является текущей или активной.

Она отображается указателем в виде утолщенной рамки или прямо-

угольника с иным цветом фона, а её адрес указывается в строке ввода и

редактирования. Именно в неё вводят информацию. Для перемещения

по ячейкам таблицы вправо по строке используется клавиша «Tab». На-

жатие её после достижения последнего столбца созданной пользовате-

лем таблица, приводит к переходу на первый столбец одной строкой

ниже.

При необходимости редактирования данных в процессе ввода (до

нажатия клавиши «Enter») используют клавиши «Del» и «Backspace».

Если возникает необходимость изменения данных, уже имеющихся в

ячейке, или после нажатия клавиши «Enter» – необходимо перейти в ре-

жим редактирования. Это осуществляется двумя способами:

1) нажатием соответствующей функциональной клавиши (обычно

«F2»),

2) установкой и активизацией указателя мыши на строке ввода.

Операции с объектами электронной таблицы

Для объектов электронной таблицы определены следующие опе-

рации: редактирования, объединённые в одну группу: удаление, очистка,

вставка, копирование. Операция перемещения фрагмента сводится к по-

следовательному выполнению операций удаления и вставки. Перед вы-

полнением конкретной операции редактирования необходимо опреде-

лить объект, над которым выполняется действие. По умолчанию таким

объектом является текущая ячейка. Остальные объекты должны быть

выбраны (выделены) с помощью мыши или клавиатуры.

Операция очистки содержимого фрагмента электронной таблицы

удаляет данные из его ячеек, оставляя на месте сами ячейки. Операция

удаления, в отличие от очистки, приводит помимо очистки содержимого

ячеек (в т.ч. строк и столбцов) фрагмента, к удалению самих ячеек

(строк и столбцов) из таблицы. При этом для заполнения освободивше-

гося места пользователь указывает направление сдвига соседних с уда-

ляемым фрагментом ячеек. Обычно указываются направления влево и

вверх.

Удаление строк и столбцов (равно как и их диапазонов) приводит

к смыканию соответствующих соседних строк и столбцов. При удалении

фрагментов таблицы по результатам сдвига удаленных фрагментов про-

177

исходит присвоение новых адресов ячейкам.

Операция вставки фрагмента предполагает указание места вставки

(ячейки, определяющей начало фрагмента) и направление сдвига ячеек

для освобождения места вставляемому компоненту электронной табли-

цы. Обычно указывают направления вправо и вниз.

Каждая ячейка таблицы характеризуется следующими параметра-

ми: адрес; содержание; значение; формат.

Обычно при выполнении операций копирования фрагментов фраг-

менту-копии передаются все свойства соответствующих ячеек фрагмен-

та-оригинала, но возможна передача только содержания, значения или

формата.

В качестве содержания ячейки выступают числовые и текстовые

константы, а также выражения (формулы).

В качестве значения ячейки рассматриваются выводимые на экран

представления числовых и текстовых констант, а также результатов вы-

числения выражений (формул).

Под выражением понимается совокупность операндов, соединён-

ных знаками операций. В качестве операндов используются числовые и

текстовые константы, адреса ячеек и встроенные функции. При этом чи-

словые и текстовые константы используются непосредственно, вместо

адресов ячеек используются значения соответствующих клеток таблицы,

а вместо встроенных функций используются возвращаемые ими значе-

ния.

Адреса ячеек в роли операндов и аргументов встроенных функций

выступают в двух формах: относительной и абсолютной. Относитель-

ный адрес указывает на положение адресуемой ячейки относительно той

ячейки, в содержании которой он используется и записывается как

обычно (имя столбца и номер строки, например «F7»). Абсолютный ад-

рес указывает на точное положение адресуемой ячейки в таблице и за-

писывается со знаком «$» перед именем столбца и номером строки (на-

пример, «$F$7»). Возможна абсолютная адресация только столбца или

строки («$F7» или «F$7»). При редактировании объектов таблицы отно-

сительные адреса соответствующим образом корректируются, а абсо-

лютные адреса не изменяются.

Шаблоны таблиц

Можно, создав таблицу и выполнив в ней все необходимые проце-

дуры форматирования, построить для неё типовые диаграммы, если они

будут в дальнейшем использоваться. Для этого из меню «Файл» вызы-

вают директиву «Сохранить как…». В открывшемся диалоговом окне

указывают имя типового документа и выбирают директорию, где он бу-

дет храниться. Затем щёлкают по стрелке в поле «Тип файла»: и в от-

крывшемся списке выбирают элемент «Шаблон». Для окончания проце-

дуры закрывают окно щелчком по командной кнопке «Сохранить».

178

Документ получает присваиваемое шаблонам расширение «.XLT».

В дальнейшем его можно загружать как любой другой файл. В этом слу-

чае открывается не сам шаблон, а его копия, что позволяет многократно

использовать исходный шаблон при построении других таблиц.

Для модификации шаблона из меню «Файл» вызывают директиву

«Открыть». После выбора шаблона нажимают клавишу «Shift» и щёл-

кают по кнопке «Открыть». После редактирования шаблон сохраняют

обычным образом.

Табличные вычисления

Важным свойством программы является возможность использова-

ния формул и функций.

Чтобы процессор мог отличить формулу от текста, ввод формулы

в ячейку таблицы начинается со знака равенства (=). После этого знака в

ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргумен-

ты, арифметические операции и функции. В формуле можно использо-

вать числовые и текстовые константы (последние в двойных кавычках),

ссылки на ячейки (диапазоны), имена диапазонов и полей, функции и

простые арифметические действия.

В качества аргументов в формуле обычно используют числа и ад-

реса ячеек. Для обозначения арифметических операций применяют сим-

волы: «+» – сложение, «–» – вычитание, «*» – умножение, «/» – деление,

«^» – возведение в степень.

Формула может содержать ссылки на ячейки таблицы, располо-

женные, в том числе, на другом рабочем листе или в таблице другого

файла. Для ссылки на другие листы и книги используются так называе-

мые трёхмерные ссылки. Они отличаются от обычных наличием имени

книги (в квадратных скобках) и листа, заканчивающегося восклицатель-

ным знаком. Например, формула «=[Otdel.xls]Заказы!H7» ссылается на

ячейку H7 на листе «Заказы» в книге «Otdel». Для создания такой ссыл-

ки можно через меню «Окно» выбрать исходную (открытую) книгу, за-

тем выбрать лист и щёлкнуть по ячейке левой кнопкой мыши.

Однажды введённую формулу можно модифицировать в любое

время. Встроенный «Менеджер формул» помогает найти ошибку или

неправильную ссылку в таблице.

Изменения в исходных данных влияют на результат в конечных

данных. Табличный процессор автоматически пересчитывает результаты

формул, но можно использовать и принудительную команду с помощью

клавиши «F9».

Процессор позволяет работать со сложными формулами, содер-

жащими несколько операций. Для наглядности можно включить тексто-

вый режим, тогда в ячейку будет введён не результат вычисления фор-

мулы, а собственно формула.

179

Ввод формул

Табличный процессор интерпретирует вводимые данные как текст,

выравнивая их по левому краю, или как числовое значение с выравнива-

нием по правому краю. Напомним, что для ввода формулы формируют

алгебраическое выражение, которому предшествует знак равенства (=).

Приведём пример вычислений. В ячейке «B2» таблицы находится

число 75, а в ячейке «D7» – число 25. Нужно, чтобы результат деления

значения первой ячейки на значение второй отобразился в ячейке «F3».

Для этого в ячейку «F3» вводят формулу (=B2/D7) и нажимают клавишу

«Enter». В результате в ячейке «F3» появится число «3».

Можно существенно упростить ввод формул. После ввода знака

равенства щёлкают мышью по первой ячейке, затем вводят операцию

деления и щёлкают по второй ячейке.

Ввод сложных формул

Рассмотрим использование сложных формул в таблицах редактора

Excel на примере. Пример применения сложных формул демонстрирует-

ся в табл. 10-1.

Таблица 10-1

Пример применения сложных формул в Excel

B C D E

РАБОТА ВРЕМЯ ЦЕНА СУММА

Настройка

клавиатуры

2 $

17.80

$ 35.60

Обслужива-

ние машин

4 $

3.80

$ 15.20

Подготовка

формуляров

8 $

1.56

$ 12.48

Сумма $ 63.28

НДС 15% $ 9.49

В десятую строку приведённой в примере таблицы внесены заго-

ловки столбцов: «В» – наименование видов работ; «С» – время в часах,

затраченное на выполнение одного вида работы; «D» – стоимость одно-

го часа работы; «Е» – суммарная стоимость каждого вида работ, выпол-

ненных за определённый период времени, указанный в столбце «D». В

ячейке «Е16» формируется результат вычисления общей стоимости всех

работ без учёта налога на добавленную стоимость (НДС). Для этого в

неё вводят следующую формулу: «=Е11+Е12+Е13». Суммарное значе-

ние НДС рассчитывается в ячейке «Е17», для чего полученный в ячейке

«Е16» результат умножают на коэффициент «0,15». В ячейку «Е17» вво-

180

дят следующую формулу: «Е16*0,15».

Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например,

в ячейке «Е87») сначала складывают все промежуточные суммы, и по-

лученный результат умножают на коэффициент «0,15». В ячейке «Е87»

должна быть следующая формула: «=(Е11+Е12+Е13)*0,15».

Эту же процедуру можно осуществить другим способом – в ячей-

ку «Е87» включить формулу, представляющую сумму значений ячеек

«Е16» и «Е17»: «=(Е16+Е17).

Для сложения чисел используют функцию суммы SUM(). Её удоб-

но применять при сложении значений последовательно расположенных

в одной стоке или одном столбце. В данном примере, формула в ячейке

«Е87» примет вид: «=Sum(E11:E13)*0,15».

Для вычисления суммы маркирую ячейку, где она должна распо-

лагаться, и щёлкают мышью по кнопке панели инструментов с изобра-

жением пиктограммы сложения («Σ»). В наборной строке появляется

знак равенства и слово «SUM». За ним в скобках обычно следует адрес

области таблицы, предлагаемой программой в качестве области сумми-

рования после анализа близлежащих ячеек. Если Excel правильно опре-

делил нужную для суммирования область таблицы, щёлкают по этой же

кнопке «Σ».

В противном случае маркируют группу ячеек подлежащих сложе-

нию и щёлкают по кнопке «Σ». Используя клавишу «Ctrl» можно про-

маркировать несколько несмежных групп ячеек. Эту клавишу удержи-

вают в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут промар-

кированы.

Адреса групп можно вводить с клавиатуры. В этом случае нужно

помнить, что адреса начальной и конечной ячеек группы разделяются

двоеточием, а адреса различных групп – запятой (или точкой с запятой,

в зависимости от установки опций). В ОС WindowsXP эти опции визуа-

лизируются после открытия пункта «Язык и региональные стандарты» в

меню «Панели управления». Напомним, что «Панели управления» появ-

ляется в открывающемся меню после нажатия на кнопку «Пуск» (Старт)

в левом нижнем углу экрана.

В формулу можно добавлять другие числовые слагаемые. По

окончании её формирования щёлкают мышью по кнопке «Σ» или нажи-

мают на клавишу «Enter». При этом в ячейке, куда вводилась формула (в

данном случае в ячейке «Е87»), производится автоматическое вычисле-

ние и отображается полученный результат.

Порой используемые для табличных вычислений формулы и их

комбинации повторяются. Excel предлагает более 200 запрограммиро-

ванных формул, называемых функциями. Для удобства ориентирования

в них, функции разделены по категориям. Встроенный «Мастер функ-

ций» помогает правильно применять их на всех этапах работы. Он по-

зволяет за два шага строить и вычислять большинство функций.