Завадський Й.С. Менеджмент: Підручник для студентів екон. спеціальностей вищих навчальних закладів

Подождите немного. Документ загружается.

²íôîðìàòîðè ï³äðîçä³ë³â âèõîäÿòü íà çâ’ÿçîê ç öåíòðàëüíèì

äèñïåò÷åðñüêèì ïóíêòîì ó â³äâåäåíèé äëÿ íèõ ãðàô³êîì ÷àñ.

Ãðàô³ê çàòâåðäæóºòüñÿ êåð³âíèêîì ï³äïðèºìñòâà (òàáë. 12.1).

Òàáëèöÿ 12.1

Ðåêîìåíäîâàíèé ãðàô³ê ïåðåäà÷³ ³íôîðìàö³¿

íà öåíòðàëüíèé äèñïå÷åðñüêèé ïóíêò

377

àãðåãàò³â, ïëàíè-íàðÿäè, ãðàô³êè óçãîäæåíî¿ ðîáîòè àãðåãàò³â ³

³í.), çàáåçïå÷óº îïåðàòèâíèé îáë³ê, àíàë³ç ³ êîíòðîëü çà õîäîì

ðîá³ò, íàäõîäæåííÿì ³ ðåàë³çàö³ºþ ïðîäóêö³¿.

Íà ãîëîâíîãî äèñïåò÷åðà ïîêëàäåíà â³äïîâ³äàëüí³ñòü çà îð-

ãàí³çàö³þ îïåðàòèâíî¿ ³íôîðìàö³¿ íà ï³äïðèºìñòâ³, äîâåäåííÿ

äî âèêîíàâö³â ³ êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì ðîçïîðÿäæåíü êåð³â-

íèöòâà ï³äïðèºìñòâà, çà îðãàí³çàö³þ ³ ðåãóëÿðíå ïðîâåäåííÿ

äèñïåò÷åðñüêèõ íàðàä.

Ãîëîâíèé äèñïåò÷åð ìàº ïðàâî âèìàãàòè â³ä êåð³âíèê³â âè-

ðîáíè÷èõ ï³äðîçä³ë³â, ñïåö³àë³ñò³â ãîñïîäàðñòâà ³ äèñïåò÷åð³â-

îïåðàòîð³â ïîäàííÿ îïåðàòèâíî¿ ³íôîðìàö³¿ â³äïîâ³äíî äî

âñòàíîâëåíîãî ãðàô³êà, à òàêîæ ïðèéìàòè ñàìîñò³éí³ ð³øåííÿ

ç ïèòàíü îïåðàòèâíîãî õàðàêòåðó. Òèì ÷àñîì â³í íå ìîæå

çì³íèòè áåç ñàíêö³¿ êåð³âíèêà ãîñïîäàðñòâà ÷è ãîëîâíèõ

ñïåö³àë³ñò³â çàòâåðäæåí³ âèðîáíè÷³ ïëàíè, âòðó÷àòèñÿ ó

âèð³øåííÿ òåõíîëîã³÷íèõ ïèòàíü, â ðîáîòó îðåíäíèõ êîëåê-

òèâ³â.

Ãîëîâíèé äèñïåò÷åð çîáîâ’ÿçàíèé çàáåçïå÷èòè âèñîêî-

åôåêòèâíå âèêîðèñòàííÿ ðåçåðâíèõ àâòîìàøèí, ðåçåðâíèõ ìà-

øèííî-òðàêòîðíèõ àãðåãàò³â òà ³íøî¿ òåõí³êè, ùî ìîæå áóòè â

éîãî ðîçïîðÿäæåíí³.

Ó çàâäàííÿ îïåðàòîðà âõîäèòü: ï³äòðèìàííÿ ïîñò³éíîãî

çâ’ÿçêó ç³ âñ³ìà îá’ºêòàìè äèñïåò÷åðèçàö³¿; ïðèéîì â³ä ³íôîð-

ìàòîð³â çâåäåíü ïðî õ³ä ðîá³ò, âèðîáíèöòâî (ïðîäàæ) ïðîäóêö³¿

³ âèêîðèñòàííÿ ìàøèííî-òðàêòîðíîãî ïàðêó; âåäåííÿ òåõí³÷-

íî¿ ³ âèðîáíè÷î¿ äîêóìåíòàö³¿; ñâîº÷àñíà îáðîáêà ³ ïåðåäà÷à

äèñïåò÷åðñüêî¿ ³íôîðìàö³¿; êîíòðîëü çà âèêîíàííÿì îïåðà-

òèâíèõ ïëàí³â, âêàç³âîê ³ ðîçïîðÿäæåíü; ïðèéîì çàìîâëåíü íà

÷åðãîâèé äåíü íà àâòîòðàíñïîðò, ìàòåð³àëè ³ ò. ï.

Îáîâ’ÿçêîì äèñïåò÷åð³â-³íôîðìàòîð³â º çá³ð ³ ñâîº÷àñíà ïå-

ðåäà÷à äîñòîâ³ðíî¿ ³íôîðìàö³¿ íà öåíòðàëüíèé äèñïåò÷åðñüêèé

ïóíêò (ÖÄÏ); ñâîº÷àñíå äîâåäåííÿ äî áåçïîñåðåäí³õ âèêî-

íàâö³â ðîçïîðÿäæåíü, ùî ïîñòóïàþòü ç ÖÄÏ, ³ êîíòðîëü çà ¿õ

âèêîíàííÿì.

Çà ïîëîæåííÿì ðàäèñò äèñïåò÷åðñüêîãî ïóíêòó çîáîâ’ÿçà-

íèé âèêîíóâàòè ðîáîòè ïî ìîíòàæó ³ ðåìîíòó ðàä³îñòàíö³é, à

òàêîæ ³íñòðóêòóâàòè îñ³á, ÿê³ âåäóòü ðàä³îîáì³í.

Çëàãîäæåíà ðîáîòà äèñïåò÷åðñüêî¿ ñëóæáè òà ³íøèõ ï³ä-

ðîçä³ë³â ãîñïîäàðñòâà äîñÿãàºòüñÿ çàâäÿêè ðåãëàìåíòàö³¿ ÷àñó

çâ’ÿçêó (÷åðãóâàííÿ ïðèéîìó ³íôîðìàö³¿ ç ñåàíñàìè çâ’ÿçêó çà

ðîçêëàäîì).

376

Ï³äðîçä³ëè, îá’ºêò

Çì³ñò ³íôîðìàö³¿

×àñ ïåðåäà÷³

Ïåðåäàâà÷

Ìîëî÷íî-òîâàðíà

ôåðìà

Ñòàí ïîãîë³â’ÿ,

ê³ëüê³ñòü îòðèìàíî¿

ïðîäóêö³¿ òà ¿¿

âèêîðèñòàííÿ

7.00-7.20 Îáë³êîâåöü

ôåðìè

Òðàêòîðíà,

ð³ëüíè÷à, îâî÷åâà,

êîðìîâèðîáíè÷à

áðèãàäà

Îáºì âèêîíàíèõ çà

ìèíóëèé äåíü ðîá³ò,

ê³ëüê³ñòü îòðèìàíî¿

ïðîäóêö³¿, âèðîá³òîê

íà àãðåãàò

7.20-7.50 Îáë³êîâåöü

ï³äðîçä³ë³â

Âàãîâà Ê³ëüê³ñòü îòðèìàíî¿

ïðîäóêö³¿ ïî

ï³äðîçä³ëàõ

7.50-8.00 Áðèãàäèð

Òðàêòîðíà áðèãàäà Ñòàí ìàøèííî-

òðàêòîðíîãî ïàðêó,

ðîçì³ùåííÿ àãðåãàò³â

ïî ï³äðîçä³ëàõ

8.00-8.20 Áðèãàäèð

Àâòîãàðàæ Ñòàí àâòîïàðêó,

ðîçì³ùåííÿ ìàøèí çà

îá’ºìàìè

8.20-8.40 Çàâ³äóâà÷

àâòîãàðàæà

Âñ³ ï³äðîçä³ëè

ï³äïðèºìñòâà

Çàÿâêè íà òåõí³÷í³

³ ìàòåð³àëüí³ ðåñóðñè

íà íàñòóïíèé äåíü

16.00-16.30 Êåð³âíèêè

ï³äðîçä³ë³â

Òâàðèííèöüê³

áðèãàäè

Ïîïåðåäí³ äàí³ ïðî

âèêîíàííÿ çà äåíü

ðîáîòè ³ ê³ëüê³ñòü

îòðèìàíî¿ ïðîäóêö³¿

16.30-17.00 Áðèãàäèð

Âñ³ ï³äðîçä³ëè

ï³äïðèºìñòâà

Äàí³ ïðî â³äõèëåííÿ â

ïðîöåñ³ âèðîáíèöòâà ó

ðåçóëüòàò³ ïðîñòî¿â,

àâàð³é, íåñòà÷³, òîùî

Ïðîòÿãîì

äíÿ

Êåð³âíèêè

ï³äðîçä³ë³â

îáë³êó îïåðàòèâíèõ çàâäàíü, à íà äèñïåò÷åðñüêèõ ïóíêòàõ —

êîíòðîëüí³ æóðíàëè ¿õ âèêîíàííÿ.

Êð³ì æóðíàë³â ³ â³äîìîñòåé, ïðàö³âíèêè äèñïåò÷åðñüêî¿

ñëóæáè êîðèñòóþòüñÿ ïëàíøåòàìè, îïåðàòèâíèìè ãðàô³êàìè,

ñâ³òëîâèìè òàáëî, ïóëüòàìè, ÿê³ çàáåçïå÷óþòü âåäåííÿ îáë³êó ³

êîíòðîëþ çà âèêîíàííÿì ðîá³ò ³ ò. ä. Ïëàíøåòè, ãðàô³êè ³ òàá-

ëî äàþòü íàãëÿäíó êàðòèíó ñòàíó âèðîáíèöòâà íà áóäü-ÿêèé

ìîìåíò çã³äíî ç äàíèìè äèñïåò÷åðñüêîãî îáë³êó. Ó äèñïåò÷åð³â

áàãàòî ÷àñó éäå òàêîæ íà ðîáîòó ç îïåðàòèâíîþ äîêóìåí-

òàö³ºþ, ð³çíèìè çâåäåííÿìè ïðî âèêîíàííÿ ðîáî÷èõ ïëàí³â ó

ðîñëèííèöòâ³ ³ òâàðèííèöòâ³.

Åôåêòèâí³ñòü îïåðàòèâíîãî óïðàâë³ííÿ ³ ìîæëèâ³ñòü ïîïå-

ðåäæóâàòè íåáàæàí³ â³äõèëåííÿ ïðîò³êàííÿ âèðîáíè÷èõ ïðî-

öåñ³â â³ä çàäàíèõ ïàðàìåòð³â âåëèêîþ ì³ðîþ çàëåæàòü â³ä ïî-

ñòàíîâêè óïðàâë³íñüêîãî îáë³êó ãîñïîäàðñüêî¿ ä³ÿëüíîñò³.

Ùîäåííèé îáë³ê ïîâèíåí çàáåçïå÷óâàòè îäåðæàííÿ îïåðà-

òèâíî¿ ³íôîðìàö³¿. Öüîìó ñïðèÿº: îáìåæåíà ê³ëüê³ñòü êîíòðî-

ëüîâàíèõ ïîêàçíèê³â, çàñòîñóâàííÿ ñïðîùåíèõ ðîçðàõóíê³â,

îäåðæàííÿ çâåäåíü ç ïåðâèííî¿ äîêóìåíòàö³¿, à òàêîæ îïåðà-

òèâíîãî îáë³êó, øèðîêà àâòîìàòèçàö³ÿ îäåðæàííÿ ³ îáðîáêè

âèõ³äíèõ äàíèõ.

12.4. Îö³íêà åôåêòèâíîñò³ äèñïåò÷åðèçàö³¿

Îö³íêà åôåêòèâíîñò³ äèñïåò÷åðñüêî¿ ñëóæáè ãðóíòóºòüñÿ íà

çàãàëüíèõ ìåòîäîëîã³÷íèõ ïðèíöèïàõ âèçíà÷åííÿ åôåêòèâ-

íîñò³ âïðîâàäæåííÿ îðãàí³çàö³éíî-òåõí³÷íèõ çàõîä³â ó âèðîá-

íèöòâî. Ïðàâäà, ðîçðàõóíîê åôåêòèâíîñò³ äèñïåò÷åðèçàö³¿ ìàº

ñâî¿ îñîáëèâîñò³, îáóìîâëåí³ çîêðåìà òèì, ùî âïðîâàäæåííÿ

äèñïåò÷åðñüêî¿ ñëóæáè çä³éñíþº øèðîêèé ³ áàãàòîñòîðîíí³é

âïëèâ íà ðîáîòó ï³äïðèºìñòâà ³ íå âñ³ íàñë³äêè äèñïåò÷åðè-

çàö³¿ çàâæäè ìîæíà òî÷íî ê³ëüê³ñíî âèì³ðÿòè.

Äîñâ³ä ïîêàçóº, ùî ïðè äîáðå îðãàí³çîâàí³é äèñïåò÷åðñüê³é

ñëóæá³ çàòðàòè ÷àñó êåð³âíèê³â ï³äïðèºìñòâà íà îïåðàòèâíå

óïðàâë³ííÿ ñêîðî÷óþòü ìàéæå íà ïîëîâèíó, à ãîëîâíèõ

ñïåö³àë³ñò³â íà 20–25%. Äèñïåò÷åðèçàö³ÿ ³ îñíîâàí³ íà í³é

öåíòðàë³çîâàíèé çá³ð ³ îáðîáêà îïåðàòèâíî¿ ³íôîðìàö³¿, êîí-

òðîëü ³ ðåãóëþâàííÿ äîçâîëÿþòü áàãàòî ðàç³â çá³ëüøèòè øâèä-

ê³ñòü ïðîõîäæåííÿ ³íôîðìàö³¿, ï³äâèùèòè ³íôîðìàö³éíó çà-

áåçïå÷åí³ñòü êåð³âíèê³â ³ ñïåö³àë³ñò³â, çàâäÿêè ÷îìó âîíè

îäåðæóþòü ìîæëèâ³ñòü ñâîº÷àñíî âòðó÷àòèñÿ â õ³ä âèðîá-

íèöòâà, íàäàâàòè éîãî ó÷àñíèêàì íåîáõ³äíó îðãàí³çàö³éíó ³

òåõí³÷íó äîïîìîãó.

379

Òðåáà â³äçíà÷èòè, ùî òåðì³íîâ³ çâåäåííÿ ìîæóòü ïåðåäàâà-

òèñÿ ÿê ç ðîáî÷èõ ì³ñöü, òàê ³ ç öåíòðàëüíî¿ ñàäèáè ÷åðåç ÷åð-

ãîâîãî â áóäü-ÿêèé ÷àñ. ×åðãîâ³ äîíåñåííÿ ïðèéìàþòüñÿ ³ ïå-

ðåäàþòüñÿ çà ðîçêëàäîì.

Â³ää³ëåííÿ, öåõè ³ áðèãàäè (ôåðìè) äàþòü çâåäåííÿ ïðî õ³ä

ðîá³ò ³ âèêîðèñòàííÿ âèðîáíè÷èõ ðåñóðñ³â äèñïåò÷åðó, à â³í â

ñâîþ ÷åðãó äîïîâ³äàº îáñòàíîâêó íà îïåðàòèâíèõ äèñïåò÷åðñü-

êèõ íàðàäàõ.

Äèñïåò÷åðñüêó ³íôîðìàö³þ ïðàö³âíèêè äèñïåò÷åðñüêî¿

ñëóæáè çàïèñóþòü, ñèñòåìàòèçóþòü ³ íàî÷íî â³äáèâàþòü ó êîí-

òðîëüíî-îáë³êîâîìó æóðíàë³ ³ íàî÷í³é äîêóìåíòàö³¿ (òàáëèö³,

ãðàô³êè, ä³àãðàìè, ñõåìè, ïëàíøåòè, êàðòîòåêè ³ ò. ï.).

Ó «Æóðíàë³ îïåðàòèâíî¿ ³íôîðìàö³¿» ô³êñóþòü óñ³ âêàç³âêè,

ðîçïîðÿäæåííÿ ³ çàïèòè êåð³âíèê³â ³ ãîëîâíèõ ñïåö³àë³ñò³â, çà-

ïèòè ç ³íøèõ ãîñïîäàðñòâ ³ îðãàí³çàö³é, à òàêîæ ³íøà ³íôîð-

ìàö³ÿ, ÿêà íàäõîäèòü ïî êàíàëàõ äèñïåò÷åðñüêî¿ ñëóæáè ³

ï³äëÿãàº êîíòðîëþ.

Æóðíàë ìàº òðè îñíîâí³ ðîçä³ëè: «Îäåðæàííÿ ³íôîðìàö³¿»,

«Ïåðåäà÷à äëÿ âèêîíàííÿ» ³ «Âèêîíàííÿ». Ó ïåðøîìó ðîçä³ë³

çàñòîñîâóþòü äàòó, ÷àñ îäåðæàííÿ ïîâ³äîìëåííÿ, â³ä êîãî

îäåðæàíî, êîðîòêèé çì³ñò, ó äðóãîìó — êîìó àäðåñîâàí³ äëÿ

âèêîíàííÿ, ÷àñ ³ äàòó ïåðåäà÷³. Â ðîçä³ë³ «Âèêîíàííÿ» âêàçó-

þòü, ùî çðîáëåíî, êèì, äàòó ³ ÷àñ âèêîíàííÿ.

Ó äèñïåò÷åðñüêèé «Æóðíàë îïåðàòèâíîãî êîíòðîëþ ðîáîòè

ìàøèííî-òðàêòîðíîãî ïàðêó» çàïèñóþòü ðåçóëüòàòè âèêîíàí-

íÿ ìåõàí³çîâàíèõ ðîá³ò ïî êîæíîìó òðàêòîðó ³ êîìáàéíó, ïðè-

÷èíè ³ ïðîäîâæåí³ñòü ïðîñòî¿â òåõí³êè, ïëàí-íàðÿä íà íà-

ñòóïíèé äåíü. Ïðèáëèçíî òàê³ æ ðåêâ³çèòè ìàº «Æóðíàë

îïåðàòèâíîãî êîíòðîëþ ðîáîòè àâòîòðàíñïîðòó».

Íà äèñïåò÷åðñüêîìó ïóíêò³ âåäóòü òàêîæ «Æóðíàë îáë³êó

ðåàë³çàö³¿ ïðîäóêö³¿ ãîñïîäàðñòâà», êóäè ùîäåííî çàïèñóþòü

çäà÷ó ïðîäóêö³¿ çà äåíü ³ íàðîñòàþ÷èì ï³äñóìêîì ïî êîæíîìó

ï³äðîçä³ëó (êîëåêòèâó) ï³äïðèºìñòâà; «Æóðíàë äèñïåò÷åðñüêèõ

íàðàä», â ÿêîìó çàïèñóþòü çì³ñò ïðèéíÿòèõ ð³øåíü ³ íàðÿä³â,

òåðì³íè âèêîíàííÿ, ðîáëÿòü ïîçíà÷êè ïðî âèêîíàííÿ.

Íà äåÿêèõ ï³äïðèºìñòâàõ äèñïåò÷åðè âåäóòü «Æóðíàë

âè¿çäó êåð³âíèõ ïðàö³âíèê³â ãîñïîäàðñòâà», â ÿêîìó çàïèñóþòü

ùîäåííèé ìàðøðóò êåð³âíèêà ãîñïîäàðñòâà ³ ãîëîâíèõ ñïå-

ö³àë³ñò³â, âêàçóþ÷è ÷àñ âè¿çäó ³ ÷àñ ïåðåáóâàííÿ â òîìó ÷è

³íøîìó ïóíêò³.

Äëÿ ïîêðàùåííÿ êîíòðîëþ çà âèêîíàííÿì âêàç³âîê ³ ðîç-

ïîðÿäæåíü êåð³âíèêà ³ ãîëîâíèõ ñïåö³àë³ñò³â ó âèðîáíè÷èõ

ï³äðîçä³ëàõ áàãàòüîõ ï³äïðèºìñòâ âåäóòü ñïåö³àëüí³ êíèãè

378

Àíàëîã³÷íèì ÷èíîì ìîæíà ðîçðàõóâàòè åôåêò (Åç) â³ä ñêî-

ðî÷åííÿ ñòðîê³â çáèðàííÿ çåðíîâèõ êóëüòóð:

äå Ï

— çáèðàëüíà ïëîùà çåðíîâèõ êóëüòóð, ãà;

— êîåô³ö³ºíò ñêîðî÷åííÿ òðèâàëîñò³ çáîðó âðîæàþ;

Óâ — ð³çíèöÿ ì³æ âòðàòàìè âðîæàþ çà ïåð³îä tg, tn ³ âòðàòà-

ìè ïðè òðèâàëîñò³ çáîðó óðîæàþ, ð³âí³ tn, Ö/ãà;

Ö — ñåðåäíÿ çàêóï³âåëüíà ö³íà 1 ö çåðíà, ãðí.

Âèêîðèñòîâóþ÷è ïîä³áí³ åìï³ðè÷í³ ôîðìóëè ìîæíà ðîçðà-

õóâàòè âåëè÷èíó åêîíîì³¿ êîøò³â âíàñë³äîê ñêîðî÷åííÿ ïðî-

ñòî¿â ìàøèííî-òðàêòîðíîãî ïàðêó ç îðãàí³çàö³éíèõ ïðè÷èí,

ñêîðî÷åííÿ ñòðîê³â áóä³âåëüíèõ ðîá³ò ³ ò. ï.

Íà ïðàêòèö³ åôåêòèâí³ñòü äèñïåò÷åðèçàö³¿ (Å) ³íîä³ ðîçðà-

õîâóþòü, âèêîðèñòîâóþ÷è ìåòîäîëîã³þ ïðèâåäåíèõ âèòðàò:

äå 0,09 — åìï³ðè÷íèé êîåô³ö³ºíò, ùî â³äáèâàº ì³ðó âïëèâó

äèñïåò÷åðñüêîãî óïðàâë³ííÿ íà ê³íöåâ³ ðåçóëüòàòè âèðîá-

íèöòâà;

Ñ1 — ñóìà äîäàòêîâîãî ïðèáóòêó, ãðí.;

Åê — íîðìàòèâíèé êîåô³ö³ºíò åôåêòèâíîñò³ êàï³òàëüíèõ

âêëàäåíü â ñ³ëüñüêå ãîñïîäàðñòâî (0,15–0,25);

Ê — êàï³òàëüí³ çàòðàòè íà äèñïåò÷åðñüêó ñëóæáó, ãðí.;

Ð — çàòðàòè íà åêñïëóàòàö³þ äèñïåò÷åðñüêî¿ ñëóæáè (ãðí.).

Âèçíà÷èòè ð³÷íèé åêîíîì³÷íèé åôåêò â³ä äèñïåò÷åðèçàö³¿ â

ö³ëîìó ïî ãîñïîäàðñòâó ìîæíà çà ôîðìóëîþ:

äå: U

— åêîíîì³ÿ ïîòî÷íèõ çàòðàò (äîäàòêîâèé ïðèáóòîê ïî

êîæíîìó ³-ìó ôàêòîðó ð³ëüíèöòâà ³ òâàðèííèöòâà çà 1 ð³ê, ãðí.;

— íîðìàòèâíèé êîåô³ö³ºíò åôåêòèâíîñò³ êàï³òàëüíèõ

âêëàäåíü (äëÿ ñ³ëüñüêîãî ãîñïîäàðñòâà = 0,25);

Ê — êàï³òàëüí³ çàòðàòè íà îáëàäíàííÿ äèñïåò÷åðñüêî¿

ñëóæáè íà 1 ð³ê, ãðí.;

R — åêñïëóàòàö³éí³ âèòðàòè, íåîáõ³äí³ äëÿ çàáåçïå÷åííÿ

ôóíêö³îíóâàííÿ äèñïåò÷åðñüêî¿ ñëóæáè, íà ð³ê, ãðí.;

0,3 — êîåô³ö³ºíò, ÿêèé âðàõîâóº äàí³ äèñïåò÷åðñüêî¿ ñëóæ-

áè â åêîíîì³¿ ïîòî÷íèõ çàòðàò.

Åôåêòèâí³ñòü äèñïåò÷åðèçàö³¿ ìîæå áóòè çíà÷íî âèùîþ çà

óìîâ ôóíêö³îíóâàííÿ â ñèñòåì³ ÀÑÓÏ, îñê³ëüêè ç’ÿâëÿºòüñÿ

381

Â ðåçóëüòàò³ êðàùå âèêîðèñòîâóþòüñÿ îñíîâí³ çàñîáè âè-

ðîáíèöòâà, ³íîä³ â äâà ðàçè ñêîðî÷óþòüñÿ ïðîñòî¿ òåõí³êè, ï³ä-

âèùóºòüñÿ ùîäåííèé âèðîá³òîê àãðåãàò³â, íà 15–20% ñêîðî÷ó-

þòüñÿ ñòðîêè âèêîíàííÿ ñ³ëüñüêîãîñïîäàðñüêèõ ðîá³ò. Çà

ìàòåð³àëàìè îáñòåæåíü, ùîð³÷íèé åêîíîì³÷íèé åôåêò â³ä óäî-

ñêîíàëåííÿ îïåðàòèâíîãî óïðàâë³ííÿ íà áàç³ äèñïåò÷åðèçàö³¿

â ñåðåäíüîìó ñòàíîâèòü 5–7 òèñ. ãðí. íà îäíå ãîñïîäàðñòâî.

Äîñâ³ä óäîñêîíàëåííÿ îïåðàòèâíîãî óïðàâë³ííÿ íà áàç³

äèñïåò÷åðèçàö³¿ ñâ³ä÷èòü, ùî ï³ñëÿ îñâîºííÿ íîâî¿ ñèñòåìè

óïðàâë³ííÿ ïîì³òíî ï³äâèùóºòüñÿ êîåô³ö³ºíò çì³ííîñò³ âèêî-

ðèñòàííÿ ìàøèííî-òðàêòîðíîãî ïàðêó, âèðîá³òîê íà 1 åòàëîí-

íèé òðàêòîð ³ îá’ºì ìåõàí³çîâàíèõ ðîá³ò, çíèæóºòüñÿ ¿õ ñîá³-

âàðò³ñòü.

ßêùî âðàõóâàòè, ùî íà ôîðìóâàííÿ âêàçàíèõ ïîêàçíèê³â

ïðÿìî âïëèâàº îïåðàòèâí³ñòü ïðèéíÿòòÿ ð³øåíü ³ ¿õ ÿê³ñòü, òî

óìîâíèé åêîíîì³÷íèé åôåêò (Óe) â³ä çíèæåííÿ ñîá³âàðòîñò³

ìåõàí³çîâàíèõ ðîá³ò ³ çðîñòàííÿ ¿õ îá’ºìó ìîæíà ðîçðàõîâóâà-

òè çà ôîðìóëîþ:

äå Ó

, Ó

— îá’ºìè ìåõàí³çîâàíèõ ðîá³ò äî ³ ï³ñëÿ âïðîâàäæåí-

íÿ äèñïåò÷åðñüêî¿ ñëóæáè, ãà;

, Ñ

— ñîá³âàðò³ñòü 1 ãà ìåõàí³çîâàíèõ ðîá³ò äî ³ ï³ñëÿ

âïðîâàäæåííÿ äèñïåò÷åðñüêî¿ ñëóæáè, ãðí.

²ç ââåäåííÿì äèñïåò÷åðèçàö³¿ ïîêðàùóºòüñÿ âèêîðèñòàííÿ

ðîáî÷î¿ ñèëè, ùî äîçâîëÿº ñêîðîòèòè ³ ï³äâèùèòè ÿê³ñòü âè-

êîíóâàíèõ ñ³ëüñüêîãîñïîäàðñüêèõ ðîá³ò, ñïðèÿº çðîñòàííþ

ïðîäóêòèâíîñò³ ïðàö³.

Ìîæíà ðîçðàõóâàòè åêîíîì³÷íèé åôåêò äèñïåò÷åðèçàö³¿

îïåðàòèâíîãî óïðàâë³ííÿ çà ðàõóíîê ñêîðî÷åííÿ ñòðîê³â ïðî-

âåäåííÿ ñ³ëüñüêîãîñïîäàðñüêèõ ðîá³ò ó íàéá³ëüø íàïðóæåí³

ïåð³îäè. Òàê, äîäàòêîâèé ïðèáóòîê â³ä ñêîðî÷åííÿ òðèâàëîñò³

ñ³âáè çåðíîâèõ (Å

) ðîçðàõîâóºòüñÿ çà ôîðìóëîþ:

äå Ïç — ïëîùà ï³ä çåðíîâèìè ïîñ³âàìè, ãà;

tg, tn — òðèâàë³ñòü ðîá³ò äî ³ ï³ñëÿ âïðîâàäæåííÿ äèñïåò-

÷åðñüêî¿ ñëóæáè, äí³â;

À — êîåô³ö³ºíò ñêîðî÷åííÿ ñòðîê³â ñ³âáè

— ³íòåíñèâí³ñòü çíèæåííÿ óðîæàéíîñò³ ïðè ïîäîâæåíí³

íà 1 äåíü ñòðîê³â çáèðàííÿ óðîæàþ, ö/ãà;

Ö — ñåðåäíÿ çàêóï³âåëüíà ö³íà 1 ö ïðîäóêö³¿, ãðí.;

380

),()(

0ðàçè2ðàçè2 iiii

YYCCCYY −+−=

,)( ÖÓtntgÏçÀE

⋅−=

;

tntg

−

,ÖÓâ

tntg

ÏEç

⋅

−

tntg −

,)](1[09,0 PKEkCÅ

+⋅−=

()

,. RÊEUÅ

ið

+−=

∑

ÐÐÎÎÇÇÄÄIIËË

1133

ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖ²ÉÍÅ ÇÀÁÅÇÏÅ×ÅÍÍß

ÌÅÍÅÄÆÌÅÍÒÓ

13.1. Äîêóìåíòàö³ÿ â ñèñòåì³ ìåíåäæìåíòó

Íàóêîâî-òåõí³÷íèé ïðîãðåñ òà äèâåðñèô³êàö³ÿ ï³äïðèºì-

íèöüêî¿, ìàðêåòèíãîâî¿ òà ³íøèõ âèä³â ä³ÿëüíîñò³ âåäóòü äî

ïîñò³éíîãî çðîñòàííÿ îá’ºì³â âèêîðèñòîâóâàíî¿ ³íôîðìàö³¿.

Ñêàçàíå ìîæíà ïðîäåìîíñòðóâàòè íà ìàòåð³àëàõ àìåðèêàíñü-

êèõ äîñë³äæåíü. Çà îö³íêàìè àìåðèêàíñüêèõ åêñïåðò³â ç ìå-

íåäæìåíòó â ÑØÀ ùîäåííî ãåíåðóºòüñÿ á³ëüøå 1 ìëðä. ñòî-

ð³íîê äîêóìåíò³â, à â àðõ³âàõ ¿õ âæå íàðàõîâóºòüñÿ á³ëüøå

1,3 òðëí. Ó ÑØÀ 12% ³íôîðìàö³¿ ïðåäñòàâëåíî â åëåêòðîíí³é

ôîðì³ ³ ñòðóêòóðèçîâàíî çáåð³ãàºòüñÿ ³ óïðàâëÿºòüñÿ çà äîïî-

ìîãîþ ñèñòåìè óïðàâë³ííÿ áàçàìè äàíèõ; ïðèáëèçíî 15% íå-

ñòðóêòóðèçîâàí³ äàí³ â åëåêòðîíí³é ôîðì³ (ÿê ïðàâèëî öå

òåêñòîâà ³íôîðìàö³ÿ); á³ëÿ 73% ³íôîðìàö³¿ òðàäèö³éíî çáå-

ð³ãàºòüñÿ íà ïàïåð³.

Øâèäêå çá³ëüøåííÿ ê³ëüêîñò³ âèêîðèñòîâóâàíî¿ äîêóìåí-

òîâàíî¿ ³íôîðìàö³¿ â óïðàâë³íñüê³é ä³ÿëüíîñò³ ïðèçâîäèòü äî

ï³äâèùåííÿ àêòóàëüíîñò³ ïðîáëåìè âäîñêîíàëåííÿ äîêóìåí-

òàö³¿ íà êîæíîìó ï³äïðèºìñòâ³ ³ â îá’ºäíàíí³. Çíà÷åííÿ äîêó-

ìåíòàö³¿ â óïðàâë³íí³ çóìîâëåíå âåëèêîþ ïèòîìîþ âàãîþ ä³-

ëîâèõ îïåðàö³é â óïðàâë³íñüêîìó ïðîöåñ³ (25–30%) ³ âïëèâîì

¿õ íà åôåêòèâí³ñòü ³ ïðîäóêòèâí³ñòü óïðàâë³íñüêî¿ ä³ÿëüíîñò³.

Íà ïðàêòèö³ îïåðàòèâí³ñòü óïðàâë³ííÿ áåçïîñåðåäíüî çàëå-

æèòü â³ä øâèäêîñò³ îáðîáêè ³ äîñòàâêè äîêóìåíò³â, â³ðîã³ä-

íîñò³ ³íôîðìàö³¿, âêëþ÷åíî¿ ó äîêóìåíò, ñò³éêîñò³ ñèñòåìè

ïðèéìàííÿ ³ ïåðåäà÷³ äîêóìåíòîâàíî¿ ³íôîðìàö³¿, ÷³òêîñò³ ðî-

áîòè ³íôîðìàö³éíî-äîâ³äêîâî¿ ñëóæáè, îðãàí³çàö³¿ ïîøóêó,

çáåð³ãàííÿ ³ âèêîðèñòàííÿ äîêóìåíò³â.

Çà äåðæàâíèì ñòàíäàðòîì Óêðà¿íè (ÄÑÒÓ 2732-94), äîêó-

ìåíò — öå ìàòåð³àëüíèé îá’ºêò, ùî ì³ñòèòü ó çàô³êñîâàíîìó

âèãëÿä³ ³íôîðìàö³þ, îôîðìëåíèé ó çàâåäåíîìó ïîðÿäêó ³ ìàº

çã³äíî ç ÷èííèì çàêîíîäàâñòâîì þðèäè÷íó ñèëó. Òîáòî, äîêó-

ìåíòîì íàçèâàþòü â³äïîâ³äíèì ÷èíîì ñêëàäåí³, ï³äïèñàí³ ³

çàâ³ðåí³ ä³ëîâ³ ïàïåðè, ÿêèìè îôîðìëÿþòüñÿ ð³çí³ ãîñïî-

äàðñüê³ îïåðàö³¿, ïðàâîâ³ â³äíîñèíè, ä³¿ þðèäè÷íèõ îñ³á ³ îê-

383

ìîæëèâ³ñòü ïåðåäàâàòè îá÷èñëþâàëüíîìó êîìïëåêñó ðîçðîáêó

êàëåíäàðíèõ ïëàí³â, ç ìåòîþ îïåðàòèâíîãî óïðàâë³ííÿ ³íôîð-

ìàö³ÿ ìîæå áóòè îäåðæàíà íå òðàäèö³éíèìè ìåòîäàìè, à

áåçïîñåðåäíüî â³ä îá÷èñëþâàëüíîãî êîìïëåêñó ÀÑÓÏ, ³íôîð-

ìàö³ÿ ïðè öüîìó áóäå ïîâí³øîþ, í³æ çà çâè÷àéíèõ óìîâ.

Ñë³ä â³äçíà÷èòè, ùî íà ñüîãîäí³ º ùå áàãàòî íåâèð³øåíèõ

îðãàí³çàö³éíèõ ³ òåõí³÷íèõ ïðîáëåì, ÿê³ óïîâ³ëüíþþòü ïðîöåñ

äèñïåò÷åðèçàö³¿ âèðîáíèöòâà, øèðîêå âèêîðèñòàííÿ çàñîá³â

îðãòåõí³êè ³ íåð³äêî çíèæóþ÷èõ ¿õ åôåêòèâí³ñòü. Ïîêè ùî íåìàº

îðãàí³çàö³¿, ÿêà çä³éñíþâàëà á çàãàëüíå ìåòîäè÷íå êåð³âíèöòâî

äèñïåò÷åðèçàö³ºþ â ñ³ëüñüêîìó ãîñïîäàðñòâ³, ðîçðîáëÿëà òè-

ïîâ³ ïðîåêòè äèñïåò÷åðèçàö³¿, äèñïåò÷åðñüêó äîêóìåíòàö³þ ³

ò.ä. Ïðîåêòè äèñïåò÷åðèçàö³¿ ðîçðîáëÿþòüñÿ îãàí³çàö³ÿìè, ÿê³

íàëåæàòü äî ð³çíèõ â³äîìñòâ (íàóêîâî-äîñë³äí³ ³íñòèòóòè

ð³çíèõ ïðîô³ë³â, âóçè, îáëàñí³ êîíòîðè çâ’ÿçêó òà ³í.), òîìó âî-

íè áóäóþòüñÿ íà ð³çíèõ ìåòîäîëîã³÷íèõ îñíîâàõ, ùî ³íîä³ íå

äîçâîëÿº ¿õ ñòèêóâàòèñÿ ç ³íøèìè ï³äñèñòåìàìè ÀÑÓÏ.

Ìàëî ðîçðîáëåíå ïèòàííÿ ïðî ð³âåíü öåíòðàë³çàö³¿ ôóíêö³é

îïåðàòèâíîãî óïðàâë³ííÿ ³ îêðåìèõ éîãî îïåðàö³é ïðè äèñïåò-

÷åðèçàö³¿ âèðîáíèöòâà. Íà ïðàêòèö³ íåð³äêî äîïóñêàºòüñÿ íàä-

ì³ðíà öåíòðàë³çàö³ÿ îïåðàòèâíîãî óïðàâë³ííÿ, ðîáèòüñÿ ñïðî-

áà êîîðäèíóâàòè ç öåíòðàëüíîãî äèñïåò÷åðñüêîãî ïóíêòó âñþ

ðîáîòó áðèãàä, ôåðì òà ³íøèõ òðóäîâèõ êîëåêòèâ³â.

Âñå àêòóàëüí³øèì ñòàº ðåìîíò òåõí³÷íèõ çàñîá³â, ùî âèêî-

ðèñòîâóþòüñÿ â óïðàâë³íí³, ³ ¿õ òåõí³÷íå îáñëóãîâóâàííÿ. Íà-

ðåøò³, ïðè âïðîâàäæåíí³ äèñïåò÷åðñüêî¿ ñëóæáè íå çàâæäè

îäíî÷àñíî ïðîâîäèòüñÿ íåîáõ³äíèé êîìïëåêñ çàõîä³â, ñïðÿìî-

âàíèõ íà óäîñêîíàëåííÿ àïàðàòó óïðàâë³ííÿ, óòî÷íåííÿ ³ ïå-

ðåðîçïîä³ë îáîâ’ÿçê³â ³ çàäà÷ óïðàâë³íñüêèõ ñòðóêòóð òîùî.

382

3) îáë³êîâî-ô³íàíñîâ³ äîêóìåíòè — îôîðìëåííÿ â³äêðèòòÿ

ðîçðàõóíê³â ó áàíêó, çàÿâè, çîáîâ’ÿçàííÿ, â³äìîâè â³ä àêöåïòó,

àêòè, òðóäîâ³ óãîäè, äîðó÷åííÿ;

4) äîêóìåíòè ç îñîáîâîãî ñêëàäó êàäð³â — äîêóìåíòè ïðî

ïðèéíÿòòÿ íà ðîáîòó, ï³äãîòîâêó ³ ïåðåï³äãîòîâêó ïåðñîíàëó ó

çâ’ÿçêó ç ðîçâèòêîì âèðîáíèöòâà:

çàÿâè ïðî ïðèéîì íà ðîáîòó, õàðàêòåðèñòèêè, íàêàçè ïî

îñîáîâîìó ñêëàäó, äîêóìåíòè-êîíòðàêòè;

5) äîêóìåíòè ç ãîñïîäàðñüêî-äîãîâ³ðíî¿ ä³ÿëüíîñò³ — äîãî-

âîðè íà ïîñòàâêè, ï³äðÿäè, ïðî ìàéíîâó â³äïîâ³äàëüí³ñòü ìà-

òåð³àëüíî-â³äïîâ³äàëüíèõ îñ³á, ãîñïîäàðñüê³ äîãîâîðè â íà-

óêîâ³é ä³ÿëüíîñò³, ó âçàºìîâ³äíîñèíàõ ï³äïðèºìñòâ ³ áàíêó, â

ïîïåðåäí³é ä³ÿëüíîñò³ ïî ñòâîðåííþ íîâèõ ôîðì ãîñïîäàðþ-

âàííÿ;

6) äîêóìåíòè ç ãîñïîäàðñüêî-ïðîòåêö³éíî¿ ä³ÿëüíîñò³ — ïðî-

òîêîëè ðîçá³æíîñòåé äî óãîä, êîìåðö³éí³ àêòè, ïðåòåíç³éí³

ëèñòè, ïîçîâí³ çàÿâè;

7) äîêóìåíòè ç çîâí³øíüîåêîíîì³÷íî¿ ä³ÿëüíîñò³ — äîêó-

ìåíòè ç îðãàí³çàö³¿ çîâí³øíüîåêîíîì³÷íèõ çâ’ÿçê³â, äîêóìåíòè

ùîäî ñòâîðåííÿ ñï³ëüíèõ çâ’ÿçê³â, äîêóìåíòè ïî ñòâîðåííþ

ñïåö³àëüíèõ ï³äïðèºìñòâ.

Ðîçð³çíÿþòü òàêîæ äîêóìåíòè çà ïîõîäæåííÿì — îô³ö³éí³,

îñîáèñò³; çà ì³ñöåì âèêîíàííÿ — âíóòð³øí³, çîâí³øí³; çà

çì³ñòîì — ïðîñò³, ñêëàäí³; çà âèäîì ä³ÿëüíîñò³ — àäì³í³ñòðà-

òèâí³, òðóäîâ³; ðîçðàõóíêîâ³ — ô³íàíñîâ³, ïîñòà÷àëüíèöüê³.

Óïðàâë³íñüêà äîêóìåíòàö³ÿ âêëþ÷àº òàê³ ï³äñèñòåìè: ïëà-

íîâó, áóõãàëòåðñüêó, ìàòåð³àëüíî-òåõí³÷íîãî ïîñòà÷àííÿ, îð-

ãàí³çàö³éíî-ðîçïîðÿä÷ó, ñëóæáîâó, ³íôîðìàö³éíó, ç îñîáèñòî-

ãî ñêëàäó. Êîæíà ï³äñèñòåìà âêëþ÷àº ïåâí³ âèäè äîêóìåíò³â:

à) ³ç çàãàëüíèõ ³ àäì³í³ñòðàòèâíèõ ïèòàíü: íàêàçè ³ ð³øåííÿ

âèùåñòîÿùîãî îðãàíó ïðî óòâîðåííÿ ï³äïðèºìñòâà, ëèñòè, çà-

ïèòè, òåëåãðàìè, íàêàçè ç îñîáèñòîãî ñêëàäó òà ³í.;

á) ç îôîðìëåííÿ ìàéíà ³ çàñîá³â ï³äïðèºìñòâà — ëèñòè —

ïîäàííÿ âèùîìó îðãàíó ïðî âñòàíîâëåííÿ ðîçì³ðó (íîðìàòè-

âó) âëàñíèõ îáîðîòíèõ çàñîá³â ï³äïðèºìñòâà, ëèñòè-ð³øåííÿ

âèùî¿ îðãàí³çàö³¿ ïðî âèëó÷åííÿ ó ï³äïðèºìñòâà çàéâèõ îáî-

ðîòíèõ êîøò³â òîùî;

â) ç ïèòàíü âèðîáíè÷î-ô³íàíñîâî¿ ä³ÿëüíîñò³ ï³äïðèºìñòâà —

íàêàç ïðî îðãàí³çàö³þ ðîáîòè â³ää³ëó (ñëóæáè), ïðî âèêîðèñ-

òàííÿ çàñîá³â òðàíñïîðòó, äîêóìåíò³â, ÿêèìè îôîðìëÿþòü ðî-

áîòó âèíàõ³äíèê³â ³ ðàö³îíàë³çàòîð³â ï³äïðèºìñòâà ³ ò. ³í.;

ã) ç îôîðìëåííÿ ïðàâ ï³äïðèºìñòâà â ãàëóç³ ïëàíóâàííÿ,

êàï³òàëüíîãî áóä³âíèöòâà ³ êàï³òàëüíîãî ðåìîíòó, çîâí³øíüî-

åêîíîì³÷íî¿ ä³ÿëüíîñò³, ïîñòà÷àííÿ, çáóòó ³ ò. ³í.;

385

ðåìèõ ãðîìàäÿí. Äîêóìåíò º ïîøèðåíèì íîñ³ºì ³íôîðìàö³¿,

çà äîïîìîãîþ ÿêîãî ðåàë³çóþòüñÿ óïðàâë³íñüê³ ôóíêö³¿. Â³í

óí³âåðñàëüíèé: ó íüîìó ìîæóòü áóòè çàô³êñîâàí³ áóäü-ÿê³ ïî-

â³äîìëåííÿ (áóêâåíí³, öèôðîâ³, ãðàô³÷í³), ùî ëåãêî ñïðèéìà-

þòüñÿ ëþäèíîþ: ìàº âèñîêó þðèäè÷íó çíà÷èì³ñòü, âåëèêó

³íôîðìàö³éíó ºìí³ñòü; éîãî ìîæíà òðàíñôîðìóâàòè ³ ò. ³í.

Çîâí³øí³ îçíàêè äîêóìåíòà â³äáèâàþòü ñïîñ³á ô³êñóâàííÿ

³íôîðìàö³¿, íîñ³é, ôîðìó ³ ðîçì³ð äîêóìåíòà, åëåìåíò éîãî

ïðàâîãî, ä³ëîâîäíîãî, õóäîæíüîãî ñôîðìóâàííÿ òà íàíåñåííÿ

çíàê³â ÷èñëà.

Äîêóìåíòàëüíó ³íôîðìàö³þ, ùî öèðêóëþº íà ï³äïðèºìñòâ³,

ãðóïóþòü çà îêðåìèìè îçíàêàìè îäíîð³äíîñò³. Òàê, çà ôîðìîþ

äîêóìåíòè áóâàþòü òåêñòîâ³ (ðóêîïèñè, áëàíêè, æóðíàëè,

êíèãè ³ ò. ï.), ãðàô³÷í³ (êðåñëåííÿ, ñõåìè, ãðàô³êè, êàðòè),

àóä³îâ³çóàëüí³ (çâóêîçàïèñè, ä³àïîçèòèâè òîùî), ôîòîäîêóìåí-

òè, ê³íîäîêóìåíòè òà ³í. Ó ñâîþ ÷åðãó, òåêñòîâ³ äîêóìåíòè

ïîä³ëÿþòü íà çàãàëüí³, ñòàíäàðòí³ ³ òèïîâ³. Çàãàëüíèìè º äîêó-

ìåíòè, ÿêèìè îôîðìëÿþòü ð³çí³ ä³¿ â³äíîñèíè (íàêàçè, ïðî-

õàííÿ, âèìîãè). Äîêóìåíòè, îôîðìëåííÿ ÿêèõ ïåðåäáà÷åíî â

ïåâí³é ïîñë³äîâíîñò³ ³ çà ñóâîðî îáîâ’ÿçêîâèìè ïðàâèëàìè,

íàçèâàþòüñÿ ñòàíäàðòíèìè (äîðó÷åííÿ, ñâ³äîöòâî ïðî íàðîä-

æåííÿ. áëàíêè ïëàíîâèõ äîêóìåíïâ òîùî). ßêùî äëÿ äîêó-

ìåíòà ñóâîðî âèçíà÷åí³ íå ò³ëüêè ôîðìà, à é çì³ñò, òàêèé äî-

êóìåíò íàçèâàºòüñÿ òèïîâèì (íàïðèêëàä, òèïîâèé äîãîâ³ð).

Äîêóìåíòè áóâàþòü òåðì³íîâèìè ³ íåòåðì³íîâèìè. Òåðì³-

íîâ³ äîêóìåíòè âèçíà÷àþòü äàòó âèêîíàííÿ àáî ä³é. Äî íèõ

íàëåæàòü ïîñâ³ä÷åííÿ ïðî â³äðÿäæåííÿ, äîðó÷åííÿ, äîêóìåíòè

ç â³äì³òêîþ «òåðì³íîâî», «äóæå òåðì³íîâî», à òàêîæ òåëåãðàìè

³ òåëåôîíîãðàìè.

Çà âèäàìè âèä³ëÿþòü 7 ãðóï äîêóìåíò³â:

1) ³ôîðìàö³éí³ äîêóìåíòè ³ äîêóìåíòè êîëåã³àëüíèõ îðãàí³â

óïðàâë³ííÿ:

à) ñëóæáîâ³ ëèñòè, ñëóæáîâ³ òåëåãðàìè, òåëåôîíîãðàìè, äî-

â³äêè, äîïîâ³äí³, ïîÿñíþâàëüí³ òà ñëóæáîâ³ çàïèñêè;

á) ïðîòîêîëè,ñòåíîãðàìè;

2) îðãàí³çàö³éíî-ðîçïîðÿä÷³ (àäì³í³ñòðàòèâí³ àáî ä³ëîâ³) —

çàñòîñîâóþòüñÿ â ïðîöåñ³ çä³éñíåííÿ îðãàí³çàö³éíî-ðîçïîðÿä-

÷èõ ôóíêö³é óïðàâë³ííÿ:

à) îðãàí³çàö³éí³ — ñòàòóòè, ïîëîæåííÿ, ³íñòðóêö³¿, ïðàâèëà

âíóòð³øíüîãî ðîçïîðÿäêó, çàãàëüíèé àëãîðèòì óïðàâë³ííÿ òà

³í.;

á) ðîçïîðÿä÷³ — ð³øåííÿ, ðîçïîðÿäæåííÿ, íàêàçè, ïîñòà-

íîâè, óõâàëè;

384

ïîñàäè ³ ïð³çâèùà. Â³äïóñê çàñâ³ä÷óº ïðàö³âíèê, ùî âåäå ä³ëî-

âîäñòâî.

Ôîðìóëÿð — çðàçîê äîêóìåíòà — öå ìîäåëü ïîáóäîâè ôîð-

ìè äîêóìåíòà, ÿêà âñòàíîâëþº ãàëóçü âèêîðèñòàííÿ, ôîðìàòè,

ðîçì³ðè ïîë³â, âèìîãè äî ïîáóäîâè, êîíêðåòí³ ñ³òêè òà îñíîâí³

ðåêâ³çèòè.

Òåïåð, êîëè ïåðåä ìåíåäæìåíòîì ïîñòàëî áàãàòî íîâèõ çàâ-

äàíü ³ çíà÷íî çð³ñ îáñÿã ³íôîðìàö³¿, ñòàëè á³ëüø æîðñòêèìè é

âèìîãè äî äîêóìåíòóâàííÿ óïðàâë³íñüêî¿ ä³ÿëüíîñò³, ÿêîñò³

äîêóìåíò³â, òåðì³í³â äîâåäåííÿ ¿õ äî âèêîíàâö³â òà ðåàë³çàö³¿

ð³øåíü.

13.2. Äîêóìåíòóâàííÿ óïðàâë³íñüêî¿ ä³ÿëüíîñò³

ï³äïðèºìñòâ, îðãàí³çàö³é ³ óñòàíîâ

Óïðàâë³íñüêó ä³ÿëüí³ñòü ìîæíà ïðîñòåæèòè ÷åðåç ñèñòåìó

äîêóìåíòóâàííÿ. Ñóòü äîêóìåíòóâàííÿ óïðàâë³íñüêî¿ ä³ÿëü-

íîñò³ ïîëÿãàº ó ô³êñàö³¿ çà âñòàíîâëåíèìè ïðàâèëàìè íà ïàïå-

ðîâèõ àáî ìàãí³òíèõ íîñ³ÿõ óïðàâë³íñüêèõ ä³é.

Ïðè çä³éñíåíí³ óïðàâë³íñüêèõ ïðîöåñ³â âèêîðèñòîâóþòü

ð³çí³ ðîçïîðÿä÷³ äîêóìåíòè (ð³øåííÿ, íàêàç, ðîçïîðÿäæåííÿ,

ïðîòîêîë, ïëàí-ãðàô³ê òîùî) òà äîâ³äêîâî-³íôîðìàö³éí³ äîêó-

ìåíòè (ñëóæáîâ³ çàïèñêè, àêòè, ëèñòè òà ³í.), ÿê³ íàáóâàþòü

ñèëè ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíò³â çà íàÿâíîñò³ íà íèõ ðåçîëþö³¿

êåð³âíèêà, ÿêà çîáîâ’ÿçóº ðîçïî÷àòè ïåâí³ ä³¿.

Ä³ëîâ³ äîêóìåíòè ñë³ä ãîòóâàòè ³ îôîðìëÿòè òàê, ùîá âîíè

òî÷íî â³äïîâ³äàëè ñâîºìó ïðèçíà÷åííþ, ìàëè þðèäè÷íó ñèëó,

÷³òêó ñòðóêòóðó ³ áóëè çðó÷í³ â ðîáîò³. Âèìîãè äî îôîðìëåííÿ

îðãàí³çàö³éíî-ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíò³â ³ äîêóìåíò³â, âèãîòîâ-

ëåíèõ äðóêàðñüêèì ñïîñîáîì, âèêëàäåíî â Äåðæàâíîìó ñòàí-

äàðò³ Óêðà¿íè ÄÑÒÓ 2732-94 «Ä³ëîâîäñòâî òà àðõ³âíà ñïðàâà».

Äëÿ íàäàííÿ îðãàí³çàö³éíî-ðîçïîðÿä÷èì äîêóìåíòàì þðè-

äè÷íî¿ ñèëè âîíè ïîâèíí³ ì³ñòèòè îáîâ’ÿçêîâ³ åëåìåíòè (ðåê-

â³çèòè), ïåðåäáà÷åí³ ñòàíäàðòîì. Ðîçãëÿíåìî çàãàëüí³ âèìîãè äî

çì³ñòó ³ îôîðìëåííÿ îñíîâíèõ âèä³â ä³ëîâèõ äîêóìåíò³â.

Ñëóæáîâ³ ëèñòè ãîñïîäàðñòâî íàäñèëàº ³íøèì ï³äïðè-

ºìñòâàì, îðãàí³çàö³ÿì ³ óñòàíîâàì òà îêðåìèì îñîáàì ç ìåòîþ

îäåðæàííÿ ð³çíèõ âêàç³âîê, ïîÿñíåíü àáî â³äîìîñòåé. Êîæíèé

ñëóæáîâèé ëèñò ïîâèíåí ìàòè ðåêâ³çèòè, òîáòî íàçâó ³ àäðåñó

ï³äïðèºìñòâà-â³äïðàâíèêà ëèñòà, íîìåð ëèñòà ³ äàòó éîãî

â³äïðàâëåííÿ, ïîñàäó îñîáè, ùî ï³äïèñàëà äîêóìåíò, íàéìå-

íóâàííÿ ³ àäðåñó îðãàí³çàö³¿ ÷è ñëóæáîâî¿ îñîáè — îäåðæóâà÷à

ëèñòà.

387

ä) ç ïèòàíü óïðàâë³ííÿ, îðãàí³çàö³¿ ³ ë³êâ³äàö³¿ ï³äïðèºì-

ñòâà — íàêàçè ïðî ïðèçíà÷åííÿ ³ çì³íó êåð³âíèöòâà ï³äïðè-

ºìñòâà, ïîëîæåííÿ ïðî ñòðóêòóðí³ ï³äðîçä³ëè.

Äîêóìåíòè îäíîãî âèäó ìàþòü çàãàëüíå ïðèçíà÷åííÿ ³ ºäè-

íèé (ï³ñëÿ ñòàíäàðòèçàö³¿) ôîðìóëÿð.

Ï³ä ôîðìóëÿðîì ðîçóì³þòü ñóêóïí³ñòü ðîçì³ùåíèõ ó ïåâíî-

ìó ïîðÿäêó ðåêâ³çèò³â, âëàñòèâèõ óñ³ì âèäàì äîêóìåíò³â.

Ðåêâ³çèò — ñêëàäîâà ÷àñòèíà (åëåìåíò) äîêóìåíòà. Ó ðåêâ³çèò³

çàçíà÷àþòü ñóêóïí³ñòü îáîâ’ÿçêîâèõ äàíèõ â äîêóìåíò³, áåç

ÿêèõ â³í íå ìîæå áóòè ï³äñòàâîþ äëÿ îáë³êó òà íå ìàº þðèäè÷-

íî¿ ñèëè. Ñêëàä ðåêâ³çèò³â îðãàí³çàö³éíî-ðîçïîðÿä÷èõ äîêó-

ìåíò³â: äåðæàâíèé ãåðá Óêðà¿íè; åìáëåìà ï³äïðèºìñòâà, óñòà-

íîâè, îðãàí³çàö³¿; çîáðàæåííÿ íàãîðîä; êîä ï³äïðèºìñòâà,

óñòàíîâè, îðãàí³çàö³¿ òà ôîðìè äîêóìåíòà çà Óêðà¿íñüêèì êëà-

ñèô³êàòîðîì; íàéìåíóâàííÿ ì³í³ñòåðñòâà, öåíòðàëüíîãî îðãà-

íó âèêîíàâ÷î¿ âëàäè; ³íäåêñ ï³äïðèºìñòâà çâ’ÿçêó, ïîøòîâà,

òåëåãðàôíà àäðåñà, íîìåð òåëåôîíó, ôàêñó, íîìåð ðàõóíêà â

áàíêó òà ³íø³ ðåêâ³çèòè (âñüîãî áëèçüêî30).

Çà ïðèçíà÷åííÿì ä³ëîâ³ äîêóìåíòè ìàþòü âèä îðèã³íàëó,

êîï³¿, äóáë³êàòà, âèïèñêè ³ â³äïóñêó. Îðèã³íàë — îñíîâíèé âèä

äîêóìåíòà, éîãî ïåðøèé àáî ºäèíèé ïðèì³ðíèê. Îðèã³íàë ìàº

ï³äïèñ óïîâíîâàæåíî¿ îñîáè ³ ó ðàç³ ïîòðåáè îôîðìëÿºòüñÿ

øòàìïîì ³ ïå÷àòêîþ.

Òî÷íå â³äîáðàæåííÿ îðèã³íàëó íàçèâàºòüñÿ êîï³ºþ. Íà êîï³¿

ïîâèíåí áóòè øòàìï ï³äïðèºìñòâà, à â ïðàâîìó âåðõíüîìó

êóò³ — ïîçíà÷êà «Êîï³ÿ». ¯¿ çàñâ³ä÷óþòü ïðîñòàâëåííÿì íèæ÷å

ðåêâ³çèòó «Ï³äïèñ» çàñâ³ä÷óâàëüíîãî íàäïèñó «Â³ðíî». Ïðè

öüîìó ïèøóòü íàçâó ïîñàäè ïðàö³âíèêà, ÿêèé çàñâ³ä÷èâ êîï³þ,

éîãî îñîáèñò³ ï³äïèñè ³ äàòó.

Âèòÿã (³ç îô³ö³éíîãî äîêóìåíòà) â³äîáðàæàº ò³ëüêè ÷àñòèíó

ïåâíîãî äîêóìåíòà (íàïðèêëàä, âèïèñêà ³ç ïîñòàíîâè çáîð³â

àêö³îíåð³â, ç íàêàçó äèðåêòîðà ï³äïðèºìñòâà òà ³í.). Íà

â³äì³íó â³ä îðèã³íàëó ³ êîï³¿, âèïèñêè íå ï³äïèñóþòü â³äïî-

â³äàëüí³ îñîáè. ¯õ ò³ëüêè çàñâ³ä÷óþòü.

Äóáë³êàò — ïîâòîðíèé ïðèì³ðíèê îô³ö³éíîãî äîêóìåíòà,

ÿêèé ìàº þðèäè÷íó ñèëó îðèã³íàëó. Â³í âèäàºòüñÿ ó ðàç³ âòðà-

òè îðèã³íàëó ³ ìàº îäíàêîâó þðèäè÷íó ñèëó. Â³äïóñêàìè íàçè-

âàþòü êîï³¿ ëèñò³â, ùî â³äïðàâëÿþòüñÿ ð³çíèì ï³äïðèºìñòâàì,

îðãàí³çàö³ÿì ³ óñòàíîâàì. Â³ä êîï³¿ â³äïóñê â³äð³çíÿºòüñÿ ïî-

ðÿäêîì îôîðìëåííÿ. Òàì, äå ïîâèíåí áóòè øòàìï ï³äïðèºì-

ñòâà, ó â³äïóñêó â³ä ðóêè ïðîñòàâëÿþòü äàòó ³ âèõ³äíèé íîìåð

äîêóìåíòà, à ïåðåä íàçâîþ ñëóæáîâèõ îñ³á, êîòð³ éîãî íàäïè-

ñàëè, â³ä ðóêè ïèøóòü: «Îðèã³íàë ï³äïèñàëè» àáî «ÎÏ», äàë³ ¿õ

386

ñîö³àëüíî¿ (àäðåñàò ³ àäðåñàíò ëèñòà — îñîáè êîëåêòèâí³),

ïñèõîëîã³÷íî¿ (ïîëåãøóºòüñÿ ñïðèéíÿòòÿ äîêóìåíòà) ³ òåõí³÷-

íî¿ (ïîëåãøóºòüñÿ ìàøèííà îáðîáêà äîêóìåíò³â).

Êîìïîçèö³ÿ (ñòðóêòóðà) òåêñòó ñëóæáîâîãî ëèñòà ÿâëÿº ñî-

áîþ ïîñë³äîâíå ðîçòàøóâàííÿ éîãî ñêëàäîâèõ ÷àñòèí (àñ-

ïåêò³â) ³ âåëèêîþ ì³ðîþ çàëåæèòü â³ä õàðàêòåðó ³ îá’ºìó

³íôîðìàö³¿, ÿêó ì³ñòèòü ëèñò. Ó âñòóïí³é ÷àñòèí³ çàçíà÷àþòü

ïðè÷èíó ñêëàäàííÿ ñëóæáîâîãî ëèñòà. Â îñíîâí³é ÷àñòèí³ äî-

âîäèòüñÿ ñóòü òîãî, ïðî ùî éäåòüñÿ ó ëèñò³. Ó âèñíîâêó ðîá-

ëÿòü ï³äñóìêè ³ íàçèâàþòü ìåòó íàïèñàííÿ ëèñòà.

Çàëåæíî â³ä íàÿâíîñò³ ëîã³÷íèõ åëåìåíò³â òà ¿õ ðîçì³ùåííÿ,

ñëóæáîâ³ ëèñòè áóâàþòü òðüîõ âèä³â:

1) ëèñòè ç ïðÿìèì ïîðÿäêîì ðîçòàøóâàííÿ ëîã³÷íèõ åëå-

ìåíò³â, òîáòî ñïî÷àòêó éäå âñòóï, ïîò³ì îñíîâíà ÷àñòèíà ³, íà-

ðåøò³, âèñíîâîê;

2) ëèñòè ç ïðÿìèì ïîðÿäêîì ðîçì³ùåííÿ ëîã³÷íèõ åëåìåíò³â,

ó ÿêèõ ì³ñòÿòüñÿ ò³ëüêè äâà åëåìåíòè — âñòóï ³ âèñíîâîê;

3) ëèñòè ³ç çâîðîòíèì ïîðÿäêîì ðîçì³ùåííÿ ëîã³÷íèõ åëå-

ìåíò³â, â ÿêèõ ì³ñòÿòüñÿ äâà åëåìåíòè — âèñíîâîê ³ äîâåäåííÿ.

Íèí³ ³ñíóº òåíäåíö³ÿ äî óí³ô³êàö³¿ ìîâíèõ çàñîá³â íà âñ³õ

ð³âíÿõ ìîâè: ñèíòàêñèñó, ñòèëþ, òåðì³íîëåêñèêè, ôðàçåîëîã³¿,

ìîðôîëîã³¿, ñëîâîòâîðåííÿ.

Ó ïðàêòèö³ äîêóìåíòóâàííÿ óïðàâë³íñüêî¿ ä³ÿëüíîñò³ ñë³ä

äîòðèìóâàòèñÿ çàãàëüíèõ âèìîã ùîäî òåêñòó äîêóìåíò³â, íå-

îáõ³äíîþ óìîâíîþ ÿêèõ º:

à) òî÷í³ñòü — çì³ñò äîêóìåíòà ïîâèíåí òî÷íî â³äòâîðþâàòè

îá’ºêòèâíó ä³éñí³ñòü, à âñ³ ôàêòè, âèêëàäåí³ â íüîìó, ìóñÿòü

â³äïîâ³äàòè ðåàëüíîìó ïîëîæåííþ ñïðàâ;

á) ïîâíîòà — çì³ñò òåêñòó äîêóìåíòà íàéïîâí³øå â³äáèâàº

âñ³ îáñòàâèíè, ïîâ’ÿçàí³ ç âèð³øåííÿì ïèòàííÿ;

â) ÿê³ñòü — òåêñò äîêóìåíòà ìàº áóòè íàïèñàíèé ïðîñòîþ ³

çðîçóì³ëîþ ìîâîþ, áåç çàéâîãî áàãàòîñë³â’ÿ ³ íåòî÷íèõ âè-

ðàç³â;

ã) ñòèñë³ñòü — âèêëàä òåêñòó äîêóìåíòà ìóñèòü áóòè ëàêî-

í³÷íèì, áåç ïîâòîð³â, çàéâèõ ñë³â ³ ñëîâîñïîëó÷åíü;

ä) ïåðåêîíëèâ³ñòü — òåêñò ñëóæáîâîãî äîêóìåíòà ìàº áóòè ëî-

ã³÷íèì ³ îáãðóíòîâàíèì âàãîìèìè äîêàçàìè, òî÷íèì ³ ñòðîãèì.

ßêùî äî ñëóæáîâîãî ëèñòà äîäàºòüñÿ äîêóìåíò ÷è äîêóìåí-

òè, òî ï³ñëÿ òåêñòó, âíèçó ï³ä íèì, ç íîâîãî ðÿäêà äðóêóºòüñÿ

ñëîâî «Äîäàòîê». Äàë³ ïîäàºòüñÿ ïåðåë³ê äîêóìåíò³â, ùî äîäà-

þòüñÿ, ³ç çàçíà÷åííÿì ¿õ íîìåð³â ³ äàò, à òàêîæ ê³ëüêîñò³

ñòîð³íîê.

Áóäü-ÿêèé ëèñò ï³äïèñóº êåð³âíèê àáî éîãî çàñòóïíèê.

Ï³äïèñ ïî÷èíàºòüñÿ ç íîâîãî ðÿäêà íà â³äñòàí³ 3 ðÿäê³â ï³ñëÿ

389

ßêùî ëèñò ïèøóòü íå íà îô³ö³éíîìó (äðóêàðñüêîìó) áëàí-

êó ï³äïðèºìñòâà, à íà ÷èñòîìó àðêóø³ ïàïåðó, òî â ë³âîìó

âåðõíüîìó êóò³ ëèñòà ñòàâëÿòü øòàìï ï³äïðèºìñòâà, ï³ä ÿêèì

çâè÷àéíî ïèøóòü çàãîëîâîê ëèñòà. Çâåðõó ñïðàâà â³ä øòàìïà

çàçíà÷àþòü íàéìåíóâàííÿ îäåðæóâà÷à ³ éîãî àäðåñó. ßêùî

íàäñèëàþòü ëèñò-â³äïîâ³äü, òî â íüîìó çàçíà÷àþòü íîìåð ³ äà-

òó ëèñòà, ùî º îñíîâîþ äëÿ ñêëàäàííÿ â³äïîâ³ä³. Äîêóìåíòè,

ÿê³ âèãîòîâëÿþòü äðóêàðñüêèì (êîìï’þòåðíèì) ñïîñîáîì, ñë³ä

äðóêóâàòè ÷åðåç 1,5 ³íòåðâàëè, ïðîòå äîïóñêàºòüñÿ äðóêóâàííÿ

òåêñòó äîêóìåíòà ÷åðåç 1 ³íòåðâàë. Ïåðøèé ðÿäîê êîæíîãî àá-

çàöó òåêñòó äðóêóþòü, â³äñòóïèâøè 5 çíàê³â â³ä êðàþ ë³âîãî

ïîëÿ.

Ó äîêóìåíòàõ, îôîðìëåíèõ ìàøèííèì ñïîñîáîì, ðåêâ³çèòè

ñë³ä ðîçì³ùóâàòè â³äïîâ³äíî ôîðìóëÿðà-çðàçêà: ë³âå ïîëå —

20 ìì, ïðàâå — íå ìåíøå í³æ 8, âåðõí³ — 20, íèæí³ (äëÿ ôîð-

ìàòó À4 —297 õ 210 ìì) — íå ìåíøå 19 ìì, äëÿ ôîðìàòó À5 (146

õ 210) — íå ìåíøå 16 ìì.

²ñíóþòü ïåâí³ ïðèíöèïè, ÿêèõ ñë³ä äîòðèìóâàòèñÿ: äîñòî-

â³ðí³ñòü ³ îá’ºêòèâí³ñòü çì³ñòó äîêóìåíòà, ïîâíîòà ³íôîðìàö³¿,

ñòèñë³ñòü âèêëàäó, â³äñóòí³ñòü ðîçì³ðêîâóâàíü ³ îïîâ³äàíü,

íåéòðàëüí³ñòü òîíó âèêëàäåííÿ, ïðèì³íåííÿ çàñîá³â ëîã³÷íèõ,

à íå åìîö³éíî-åêñïðåñèâíî¿ îö³íêè ñèòóàö³é ³ ôàêò³â. Äîäåð-

æàííÿ öèõ âèìîã ïåðåäáà÷àº çàì³íó ñêëàäíèõ ðå÷åíü ïðîñòè-

ìè, âèêëþ÷åííÿ çàéâèõ ñë³â, ïðèñë³âíèêîâèõ ³ ä³ºïðèñë³âíè-

êîâèõ çâîðîò³â, âæèâàííÿ çàãàëüíîïðèéíÿòèõ ñêîðî÷åíü.

Ó ä³ëîâèõ ëèñòàõ ïîòð³áíî, ÿê ïðàâèëî, çáåð³ãàòè ïðÿìèé

ïîðÿäîê ñë³â, ï³äìåò ðîçì³ùóâàòè íà ïî÷àòêó ðå÷åííÿ, ïðèñó-

äîê — çà íèì àáî áëèæ÷å äî íüîãî, äîäàòêè — áåçïîñåðåäíüî

ï³ñëÿ êåðóþ÷îãî ñëîâà, à îçíà÷åííÿ — ïåðåä îçíà÷óâàíèì ñëî-

âîì, àáî ïîðÿä ç íèì.

Ä³ëîâà ìîâà — îäèí ³ç âèä³â ë³òåðàòóðíî¿ ìîâè, òîìó ñëóæ-

áîâ³ ëèñòè íå ñë³ä âèêëàäàòè êàíöåëÿðñüêèì ñòèëåì ç âèêîðè-

ñòàííÿì çàñòàð³ëèõ ñë³â ³ âèðàç³â, ä³àëåêòèçì³â. ßê ïðàâèëî,

ä³ëîâ³é ìîâ³ âëàñòèâèé ðîçïîâ³äíèé õàðàêòåð, ïèòàííÿ ó ñëóæ-

áîâèõ ëèñòàõ áóâàþòü ð³äêî.

Ñüîãîäí³ íå ëèøå â íàø³é êðà¿í³, à é ó áàãàòüîõ çàðóá³æíèõ

êðà¿íàõ ä³ëîâà ìîâà çâ³ëüíåíà â³ä îðíàìåíòó òðàäèö³éíèõ âèñ-

ëîâëþâàíü, ð³çíîãî ðîäó çàïåâíåíü ó âäÿ÷íîñò³, ãëèáîê³é ïî-

øàí³, â³ääàíîñò³ òîùî.

Ìîâà îô³ö³éíèõ äîêóìåíò³â äîñèòü ðåãëàìåíòîâàíà ³ ÿâëÿº

ñîáîþ íàá³ð êë³øå, øòàìï³â, ñòàíäàðò³â. Ñòàíäàðòèçàö³ÿ ³

óí³ô³êàö³ÿ äîêóìåíò³â âèïðàâäàí³ ç áàãàòüîõ òî÷îê çîðó: åêî-

íîì³÷íî¿ (ñêîðî÷óþòüñÿ òðóäîçàòðàòè íà ñêëàäàííÿ äîêó-

ìåíò³â), ïðàâîâî¿ (ìîâà ³ ñòèëü íàáëèæåí³ äî þðèäè÷íèõ íîðì),

388

ãàí³çóþòü êîíòðîëü çà ñòàíîì ìàéíà, çàáåçïå÷óþòü äîäåðæàí-

íÿ äåðæàâíî¿ äèñöèïë³íè. Çàãàëüí³ ðåêâ³çèòè äëÿ âñ³õ àêò³â

òàê³: ì³ñöå ³ äàòà ñêëàäàííÿ àêòà, ïîñàäà, ïð³çâèùå, ³ì’ÿ, ïî

áàòüêîâ³ îñ³á, ùî áðàëè ó÷àñòü ó ñêëàäàíí³ àêòà, òåêñò àêòà,

äîäàòîê òà ï³äïèñè îñ³á, ÿê³ ñêëàëè àêò ³ îçíàéîìèëèñÿ ç íèì.

Â óïðàâë³íí³ âåëèêó ðîëü â³ä³ãðàþòü ïîñòàíîâè, ð³øåííÿ,

ðîçïîðÿäæåííÿ, íàêàçè, ³íñòðóêö³¿, öèðêóëÿðè, ïðîòîêîëè.

Ïîñòàíîâè ³ ð³øåííÿ íàëåæàòü äî âèêîíàâ÷î-ðîçïîðÿä÷èõ

àêò³â.

Ïîñòàíîâè ïðèéìàþòü çàãàëüí³ çáîðè àêö³îíåð³â, çáîðè

÷ëåí³â êîîïåðàòèâó, à òàêîæ ãðîìàäñüê³ îðãàí³çàö³¿ ðàçîì ç

ïðàâë³ííÿì àáî äèðåêö³ºþ.

Ð³øåííÿ º îñíîâíèì äîêóìåíòîì ä³ÿëüíîñò³ êîëåã³àëüíîãî

îðãàíó óïðàâë³ííÿ (ðàäè äèðåêòîð³â, ïðàâë³ííÿ êîîïåðàòèâó,

àêö³îíåðíîãî òîâàðèñòâà).

Ðîçïîðÿäæåííÿ äàþòü ñëóæáîâ³ îñîáè â ìåæàõ ñâî¿õ ïîâíî-

âàæåíü ïèòàíü îðãàí³çàö³¿ îïåðàòèâíîãî êåð³âíèöòâà ³ ç ìåòîþ

ðåàë³çàö³¿ ïåâíèõ âêàç³âîê âèùèõ îðãàí³â, êåð³âíèêà ãîñïîäàð-

ñòâà, ð³øåíü çàãàëüíèõ çáîð³â (çáîð³â óïîâíîâàæåíèõ), ïðàâ-

ë³ííÿ òîùî. Ôîðìóëÿð ðîçïîðÿäæåííÿ ìàº òàê³ ðåêâ³çèòè: íà-

çâà äîêóìåíòà, íàéìåíóâàííÿ ï³äïðèºìñòâà, ì³ñöå âèäàííÿ

ðîçïîðÿäæåííÿ, äàòà ï³äïèñàííÿ, òåêñò ³ ï³äïèñ ñëóæáîâî¿

îñîáè.

Îñíîâíà âèêîíàâ÷î-ðîçïîðÿä÷à ä³ÿëüí³ñòü äåðæàâíèõ, àê-

ö³îíåðíèõ ï³äïðèºìñòâ äîêóìåíòóºòüñÿ â íàêàçàõ. Íàêàç — öå

ïðàâîâèé àêò îäíîîñîáîâîãî óïðàâë³ííÿ, ùî âèäàºòüñÿ êåð³â-

íèêîì äåðæàâíî¿ óñòàíîâè ÷è ï³äïðèºìñòâà äëÿ ðîçâ’ÿçàííÿ

ð³çíèõ ïèòàíü âèðîáíè÷î-ô³íàíñîâî¿, êîìåðö³éíî¿ òà ìàðêå-

òèíãîâî¿ ä³ÿëüíîñò³. Íåçâàæàþ÷è íà òå ùî íàêàç º àêòîì ºäè-

íîíà÷àëüíîãî óïðàâë³ííÿ, â éîãî ï³äãîòîâö³, ÿê ïðàâèëî, áå-

ðóòü ó÷àñòü êîìïåòåíòí³ ñëóæáîâ³ îñîáè. Ïðîåêò íàêàçó

â³çóþòü ñïåö³àë³ñòè ãîñïîäàðñòâà òà ïðàö³âíèêè, ÿê³ ïîâèíí³

âèêîíóâàòè éîãî.

Ôîðìóëÿð íàêàçó âêëþ÷àº òàê³ ðåêâ³çèòè: íàçâó äîêóìåíòà,

íàéìåíóâàííÿ ãîñïîäàðñòâà ³ ì³ñöå âèäàííÿ íàêàçó, íîìåð ³

äàòó ï³äïèñàííÿ íàêàçó, òåêñò ³ ï³äïèñ êåð³âíèêà. Ï³ä ÷àñ

ï³äãîòîâêè íàêàç³â ³ç çàãàëüíèõ ïèòàíü çàçíà÷àþòü, ç ÿêîãî ïè-

òàííÿ âèäàþòü íàêàç (ïðî ïðèçíà÷åííÿ ³íâåíòàðèçàö³éíî¿

êîì³ñ³¿, ïðî ï³äãîòîâêó òâàðèííèöüêèõ ïðèì³ùåíü äî çèìîâèõ

óìîâ óòðèìàííÿ òâàðèí òîùî).

Ó íàêàçàõ ç îñîáîâîãî ñêëàäó (îôîðìëåííÿ â³äðÿäæåíü,

â³äïóñòîê, ïðèçíà÷åíü, ïåðåì³ùåíü ³ ò. ³í.) ì³ñòèòüñÿ ïîñèëàííÿ

íà äîêóìåíòè, ÿê³ ñòàëè ïðèâîäîì äî ñêëàäàííÿ íàêàçó. Íàêà-

çè çàïèñóþòü ó êíèãó íàêàç³â ÷è ïåðåäðóêîâóþòü ó ê³ëüêîõ

391

çàê³í÷åííÿ òåêñòó àáî ïåðåë³÷åíèõ äîäàòê³â. Ëèñòè ç ô³íàíñî-

âî-êðåäèòíèõ ïèòàíü, ð³çí³ äîâ³äêè ïðî ðîçì³ð îïëàòè ïðàö³

ïîâèíí³ áóòè ï³äïèñàí³ òàêîæ ãîëîâíèì áóõãàëòåðîì. Ï³äïèñ

ãîëîâíîãî áóõãàëòåðà äðóêóþòü òðüîìà ðÿäêàìè íèæ÷å.

Ó ñëóæáîâèõ ëèñòàõ íå äîïóñêàºòüñÿ ñòàâèòè ïðèéìåííèê

«çà» àáî êîñó ðèñêó ïåðåä íàçâîþ ïîñàäè. Ñë³ä çàçíà÷èòè ïî-

ñàäó îñîáè, ùî ï³äïèñàëà, çàòâåðäèëà ÷è óçãîäèëà äîêóìåíò, ¿¿

³í³ö³àëè ³ ïð³çâèùå.

Âèêëàäåí³ âèùå âèìîãè ïîâíîþ ì³ðîþ ñòîñóþòüñÿ óñ³õ

ñëóæáîâî-³íôîðìàö³éíèõ äîêóìåíò³â.

Ä³ëîâ³ çàïèñêè áóâàþòü ñëóæáîâèìè, ïîÿñíþâàëüíèìè ³ äî-

ïîâ³äíèìè.

Ñëóæáîâ³ çàïèñêè âèêîðèñòîâóþòü äëÿ îïåðàòèâíîãî çâ’ÿçêó

ì³æ ñëóæáîâèìè îñîáàìè. Ó íèõ çâåðòàºòüñÿ óâàãà íà îêðåì³

ñòîðîíè ä³ÿëüíîñò³ ï³äïðèºìñòâà, âèêëàäàþòüñÿ ïðîõàííÿ, äà-

þòüñÿ ïîÿñíåííÿ àáî âêàç³âêè. Ñëóæáîâ³ çàïèñêè ìàþòü òàê³

ðåêâ³çèòè: ïîñàäó îñîáè, ùî ñêëàäàº ñëóæáîâó çàïèñêó, íàé-

ìåíóâàííÿ àäðåñàòà, äàòó â³äïðàâëåííÿ, çàãîëîâîê, òåêñò,

ï³äïèñ ñëóæáîâî¿ îñîáè.

Ïîÿñíþâàëüíà çàïèñêà çâè÷àéíî º äîïîâíåííÿì äî ÿêîãî-

íåáóäü äîêóìåíòà (äî àâàíñîâîãî çâ³òó ïðî â³äðÿäæåííÿ, äî

ð³÷íîãî çâ³òó ãîñïîäàðñòâà ³ ò. ³í.) àáî ïîÿñíþº ïåâí³ ä³¿ ³

â÷èíêè ñëóæáîâèõ îñ³á (íåâèêîíàííÿ çàâäàííÿ, çàï³çíåííÿ íà

ðîáîòó òîùî).

Äîïîâ³äíà çàïèñêà — öå ïèñüìîâå ïîâ³äîìëåííÿ êåð³âíè-

êîâ³ àáî âèù³é ³íñòàíö³¿ ïðî âèêîíàííÿ çàâäàííÿ ïðî â³äðÿä-

æåííÿ, ïðî ðåçóëüòàòè îáñòåæåííÿ îêðåìèõ âèðîáíè÷èõ

ï³äðîçä³ë³â, ïðî õ³ä âèêîíàííÿ ïåâíèõ çàõîä³â òîùî.

Äîïîâ³äí³ çàïèñêè íàé÷àñò³øå ñêëàäàþòüñÿ òîä³, êîëè ïðè

âèêëàäàíí³ ïåâíîãî ñëóæáîâîãî ïèòàííÿ ïîòð³áíî çðîáèòè

á³ëüø äîêëàäí³ îáãðóíòóâàííÿ ³ ïðîïîçèö³¿.

Àêò — öå äîêóìåíò, ùî ñêëàäàºòüñÿ ê³ëüêîìà îñîáàìè íà

ï³äòâåðäæåííÿ ïåâíèõ ôàêò³â àáî ïîä³é, âñòàíîâëåíèõ â ðå-

çóëüòàò³ ðåâ³ç³¿ (ïåðåâ³ðêè, îáñòåæåííÿ ³ ò. ³í.). Ó ïðàêòèö³ ðî-

áîòè ãîñïîäàðñòâ ³ ðàäãîñï³â íàé÷àñò³øå ñêëàäàþòü àêòè ðåâ³ç³¿

ô³íàíñîâî-âèðîáíè÷î¿ ä³ÿëüíîñò³ ï³äïðèºìñòâà, ðåâ³ç³é êàñè,

ïðî íàäõîäæåííÿ íåÿê³ñíèõ òîâàð³â àáî íåêîìïëåêòíèõ ìà-

øèí ³ îáëàäíàííÿ, êîìåðö³éí³ àêòè (ó ðàç³ íåäîñòà÷³ àáî ïñó-

âàííÿ âàíòàæó, ùî íàä³éøîâ çàë³çíè÷íèì àáî âîäíèì òðàíñ-

ïîðòîì), îïåðàòèâíî-òåõí³÷í³ àêòè ïðî ïðèéìàííÿ ìàøèí àáî

áóäèíê³â ï³ñëÿ ðåìîíòó òîùî. Àêòè ñêëàäàþòü òàêîæ ïðè ïå-

ðåäà÷³ ñïðàâ àáî òîâàðíî-ìàòåð³àëüíèõ ö³íîñòåé îäí³ºþ îñî-

áîþ ³íø³é. Çà äîïîìîãîþ àêò³â äîêóìåíòàëüíî îôîðìëÿþòü

â³äïîâ³äàëüí³ñòü çà çáåðåæåííÿ êîëåêòèâíî¿ âëàñíîñò³, îð-

390

Ó ïðîöåñ³ çä³éñíåííÿ ôóíêö³é óïðàâë³ííÿ ï³äïðèºìñòâàìè

âèêîðèñòîâóþòü é ³íø³ âèäè äîêóìåíò³â: ïëàíîâî-åêîíîì³÷í³,

çâ³òíî-ñòàòèñòè÷³, ô³íàíñîâî-ðîçðàõóíêîâ³, ç ïîñòà÷àëüíèöü-

êî-ïîáóòîâèõ îïåðàö³é òîùî. Îñîáëèâ³ñòþ çàçíà÷åíèõ äîêó-

ìåíò³â º ñóâîðà ðåãëàìåíòàö³ÿ ¿õ ôîðì ³ ïîðÿäêó îôîðìëåííÿ.

Ç ðîçâèòêîì êîîïåðàö³¿ ³ àãðàðíî-ïðîìèñëîâî¿ ³íòåãðàö³¿

ï³äïðèºìñòâà ÷àñò³øå âñòóïàþòü ó äîãîâ³ðí³ â³äíîñèíè ç ³íøè-

ìè ï³äïðèºìñòâàìè, îðãàí³çàö³ÿìè, óñòàíîâàìè, à òàêîæ ç îê-

ðåìèìè ãðîìàäÿíàìè. Á³ëüø³ñòü äîãîâîð³â (íà ïðîäàæ ñ³ëü-

ñüêîãîñïîäàðñüêî¿ ïðîäóêö³¿, íà òåõí³÷íå îáñëóãîâóâàííÿ

ìàøèííî-òðàêòîðíîãî ïàðêó òà ³í.) ìàþòü ñòàíäàðòíó ôîðìó.

²íø³ äîãîâîðè íå ìàþòü òèïîâî¿ ôîðìè ³ ðîçðîáëÿþòüñÿ ñòî-

ðîíàìè, ùî äîìîâëÿþòüñÿ (äîãîâîðè ç îêðåìèìè ãðîìàäÿíà-

ìè, íà îðåíäó òîðãîâèõ àáî ñêëàäñüêèõ ïðèì³ùåíü ³ ò. ³í.).

Ïðîòå ó âñ³õ âèïàäêàõ äîãîâ³ð çà çì³ñòîì ïîâèíåí â³äïîâ³äàòè

÷èííîìó çàêîíîäàâñòâó, ïîðóøåííÿ ÿêîãî ðîáèòü äîãîâ³ð

íåä³éñíèì, à îñîáà, ÿêà éîãî ï³äïèñàëà, íåñå â³äïîâ³äàëüí³ñòü.

Ó îêðåìèõ âèïàäêàõ äîãîâ³ð çàñâ³ä÷óºòüñÿ íîòàð³óñîì (íàïðè-

êëàä, íà êóï³âëþ-ïðîäàæ íåðóõîì³ñòü).

Êð³ì äîäåðæàííÿ ºäèíèõ âèìîã ùîäî ñêëàäàííÿ ³ îôîðì-

ëåííÿ äîêóìåíò³â, ðàö³îíàë³çàö³ÿ äîêóìåíòóâàííÿ ìàº áóòè

ñïðÿìîâàíà íà âñòàíîâëåííÿ ì³í³ìàëüíîãî îáñÿãó âèä³â ³

ð³çíîâèäíîñòåé äîêóìåíò³â, ïîòð³áíèõ äëÿ çä³éñíåííÿ óï-

ðàâë³íñüêî¿ ä³ÿëüíîñò³, ñïðîùåííÿ ³ óí³ô³êàö³¿ äîêóìåíò³â,

ïðàâèëüíî¿ îðãàí³çàö³¿ äîêóìåíòîîáîðîòó. Ðàö³îíàë³çàö³ºþ ìà-

þòü áóòè îõîïëåí³ ð³çí³ ãðóïè äîêóìåíòàö³¿: âèðîáíè÷î-

òåõí³÷íà, àäì³í³ñòðàòèâíî-ä³ëîâà ³ êàäðîâî-îôîðìëþâàëüíà.

13.3. Îðãàí³çàö³ÿ äîêóìåíòîîáîðîòó ³ çàáåçïå÷åííÿ

óïðàâë³íñüêîãî ïðîöåñó äîêóìåíòîâàíîþ ³íôîðìàö³ºþ

Äîêóìåíòîîáîðîò — öå ðóõ äîêóìåíò³â â îðãàí³çàö³¿ â³ä ÷àñó

¿õ ñòâîðåííÿ (îäåðæàííÿ) äî ïîâíîãî âèêîíàííÿ, íàäñèëàííÿ

àäðåñàòó àáî ïåðåäà÷³ â àðõ³â.

Òàêèì ÷èíîì, äîêóìåíòîîáîðîò — öå ðåãëàìåíòîâàíà òåõ-

í³÷íà ñõåìà ðóõó äîêóìåíò³â çà âñòàíîâëåíèìè ïóíêòàìè îá-

ðîáêè äëÿ âèêîíàííÿ íåîáõ³äíèõ òâîð÷èõ, ôîðìàëüíî-ëîã³÷íèõ

òà òåõí³÷íèõ îïåðàö³é ç äîêóìåíòàìè. Îáñÿã äîêóìåíòîîáîðî-

òó âèçíà÷àþòü çà ê³ëüê³ñòþ âõ³äíèõ, âèõ³äíèõ ³ âíóòð³øí³õ äî-

êóìåíò³â ï³äïðèºìñòâà çà â³äïîâ³äí³ ïåð³îäè.

Òåõíîëîã³÷íà ñõåìà îáðîáêè âõ³äíèõ äîêóìåíò³â âêëþ÷àº:

ïðèéîì ³ ðåºñòðàö³þ âõ³äíî¿ êîðåñïîíäåíö³¿, ïåðâèííó îáðîá-

êó âõ³äíî¿ êîðåñïîíäåíö³¿, ïîïåðåäí³é ðîçãëÿä äîêóìåíò³â,

393

ïðèì³ðíèêàõ, îðèã³íàë ï³äøèâàþòü ó ñïåö³àëüíó ïàïêó, à êîï³¿

ïåðåäàþòü óñ³ì çàö³êàâëåíèì ñëóæáàì ãîñïîäàðñòâà.

Ó ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíòàõ îðãàí³çàö³é, ùî ä³þòü çà ïðèíöè-

ïîì ºäèíîíà÷àëüíîñò³, à òàêîæ ó äîêóìåíòàõ, àäðåñîâàíèõ

êåð³âíèöòâó, ôîðìà âèêëàäåííÿ òåêñòó ïîâèííà áóòè â³ä ïåðøî¿

îñîáè â îäíèí³ («íàêàçóþ», «ïðîïîíóþ», «ïðîøó»), ó äîêóìåíòàõ

êîëåã³àëüíèõ îðãàí³â — â³ä òðåòüî¿ îñîáè â îäíèí³ («ïîñòàíî-

âèâ», «âèð³øèâ»), à â ñóì³ñíèõ ðîçïîðÿä÷èõ äîêóìåíòàõ — â³ä

ïåðøî¿ îñîáè â ìíîæèí³ (« íàêàçóºìî», «âèð³øèëè»).

²íñòðóêö³¿ — öå äîêóìåíòè, ùî âèçíà÷àþòü îðãàí³çàö³þ, ïî-

ðÿäîê, ìåòîäè ³ çàõîäè ðîáîòè, îáîâ’ÿçêè, ïðàâà ³ â³äïîâ³-

äàëüí³ñòü îêðåìèõ óïðàâë³íñüêèõ ïðàö³âíèê³â. Âîíè º îáîâ’ÿç-

êîâîþ íàñòàíîâîþ ñëóæáîâèì îñîáàì ùîäî çàñòîñóâàííÿ

ïîñòàíîâ, ð³øåíü, ðîçïîðÿäæåíü ³ íàêàç³â. Êð³ì êåð³âíèêà

ãîñïîäàðñòâà, ³íñòðóêö³¿ ìîæóòü âèäàâàòè ³ ï³äïèñóâàòè ó ìå-

æàõ ñâîº¿ êîìïåòåíö³¿ ãîëîâí³ ñïåö³àë³ñòè òà ³íø³ ñëóæáîâ³

îñîáè.

Ó ïðîöåñ³ êîîðäèíàö³¿ ä³ÿëüíîñò³ ï³äïðèºìñòâ ç áîêó îá’ºä-

íàíü, òðåñò³â òà ³íøèõ îðãàí³çàö³é øèðîêî âèêîðèñòîâóþòü

öèðêóëÿðè — îäíàêîâ³ çà çì³ñòîì ëèñòè, â ÿêèõ ì³ñòÿòüñÿ îáî-

â’ÿçêîâ³ äëÿ âèêîíàííÿ ï³äâ³äîì÷èìè ï³äïðèºìñòâàìè ðîçïî-

ðÿäæåííÿ, ïðèïèñè, ïîÿñíåííÿ àáî âêàç³âêè. Õ³ä îáãîâîðåííÿ

ïèòàíü ³ ð³øåííÿ,ùî ïðèéìàþòüñÿ â êîëåã³àëüíèõ îðãàíàõ, íà

çáîðàõ, çàñ³äàííÿõ, íàðàäàõ, ô³êñóþòüñÿ â ïðîòîêîëàõ.

Ïðîòîêîë — öå äîêóìåíò, ÿêèé ì³ñòèòü çàïèñ ðîáîòè ³ ð³-

øåíü êîëåã³àëüíèõ òà êîëåêòèâíèõ îðãàí³â óïðàâë³ííÿ. Ñêëà-

äàþòü éîãî ï³ä ÷àñ çáîð³â, çàñ³äàíü ³ íàðàä îñîáè, ÿê³ ìàþòü íà

öå ïðàâî.

Ó ïðîòîêîë³ çàçíà÷àþòü éîãî íîìåð, íàçâó çàõîäó, ñêëàä

ïðåçèä³¿, ïîðÿäîê äåííèé, êîðîòêèé çì³ñò ïðîöåñó îáãîâîðåí-

íÿ ³ ïðèéíÿòòÿ ð³øåíü, ï³äïèñè ãîëîâè ³ ñåêðåòàðÿ ïðåçèä³¿

êîëåã³àëüíîãî îðãàíó.

Çàëåæíî â³ä ê³ëüêîñò³ ïðèñóòí³õ íà çàñ³äàí³, çáîðàõ ÷è íà-

ðàä³, ¿õ ïð³çâèùà àáî çàïèñóþòü áåçïîñåðåäíüî ó ïðîòîêîë àáî

ïåðåë³÷óþòü â îêðåìîìó ñïèñêó, ÿêèé äîäàºòüñÿ äî ïðîòîêîëó.

Ïðè÷îìó ïð³çâèùà ÷ëåí³â êîëåã³àëüíîãî îðãàíó ïåðåë³÷óþòü

îêðåìî.

Ðîáîòó êîëåã³àëüíîãî îðãàíó ìîæíà ñòåíîãðàôóâàòè. Â òà-

êîìó ðàç³ ï³ñëÿ ðîçøèôðóâàííÿ ñãåíîãðàìó ï³äïèñóþòü ãîëîâà

çáîð³â, ñòåíîãðàô³ñò ³ äîäàþòü äî ïðîòîêîëó. ßêùî õ³ä çàñ³äàí-

íÿ (çáîð³â) ô³êñóºòüñÿ íà ìàãí³òí³é ïë³âö³ øëÿõîì çàïèñó íà

ìàãí³òîôîí³ ÷è äèêòîôîí³, ï³ñëÿ çàñ³äàííÿ (çáîð³â) çàïèñàí³

íà í³é òåêñòè âèñòóï³â ïåðåäðóêîâóþòüñÿ ³ çàíîñÿòüñÿ äî ïðî-

òîêîëó.

392

Çàñâ³ä÷åííÿ äîêóìåíòà — öå ïðîöåñ ï³äïèñàííÿ äîêóìåíòà

òà ñêð³ïëåííÿ éîãî ïå÷àòêîþ. Ïåðøèé éîãî ïðèì³ðíèê

çàñâ³ä÷óºòüñÿ áåçïîñåðåäíüî, à ïîäàëüø³ — îñîáîþ, â³äïîâ³-

äàëüíîþ çà ä³ëîâîäñòâî íà ï³äïðèºìñòâ³. Íà ïðàêòèö³ ñïîñ-

òåð³ãàºòüñÿ íàäì³ðíà öåíòðàë³çàö³ÿ â³äïîâ³äàëüíîñò³, à öå ïðè-

çâîäèòü äî òîãî, ùî ëèñòà íàâ³òü ³ç äð³á’ÿçêîâèìè ïèòàííÿìè

ï³äïèñóº ò³ëüêè ïåðøèé êåð³âíèê ï³äïðèºìñòâà, îðãàí³çàö³¿,

÷è óñòàíîâè. Öå íåð³äêî çàéìàº êîðèñíèé ÷àñ, óïîâ³ëüíþº äî-

êóìåíòàö³éíèé ïðîöåñ. Òîìó ïðè ðîçïîä³ë³ ôóíêö³îíàëüíèõ

îáîâ’ÿçê³â äîö³ëüíî â ñëóæáîâèõ ³íñòðóêö³ÿõ âèçíà÷èòè ïåðå-

ë³ê òèõ äîêóìåíò³â, ÿê³ ìîæóòü ï³äïèñóâàòèñü çàñòóïíèêàìè

êåð³âíèêà àáî êåð³âíèêàìè ñòðóêòóðíèõ ï³äðîçä³ë³â.

Ïåðåâàæíà ÷àñòèíà ñêëàäåíèõ äîêóìåíò³â ï³äëÿãàº çàòâåðä-

æåííþ êåð³âíèêîì. Öå á³ëüø³ñòü ñêëàäåíèõ àêò³â (ïåðåâ³ðîê ³

ðåâ³ç³é, ïðèéîìó çàê³í÷åíèõ îá’ºêò³â áóä³âíèöòâà; ñïèñàííÿ

ìàòåð³àë³â ³ ìàéíà; åêñïåðòèçè; ïåðåäà÷³ ñïðàâ; ë³êâ³äàö³¿ óñòà-

íîâ), ð³çí³ çàâäàííÿ; çâ³òè, êîøòîðèñè (áþäæåòè), íîðìàòèâè,

ïëàíè ³ ïðîãðàìè, ðîçö³íêè íà çä³éñíåííÿ ðîá³ò, ñòàòóòè äåð-

æàâíèõ ï³äïðèºìñòâ (îá’ºäíàíü), ñòðóêòóðà ³ øòàòíà ÷è-

ñåëüí³ñòü ïåðñîíàëó, ôîðìè óí³ô³êîâàíèõ äîêóìåíò³â.

Çàãàëüí³ ïðàâèëà îðãàí³çàö³¿ äîêóìåíòîîá³ãó, ïîðÿäîê ïðî-

õîäæåííÿ ³ îðãàí³çàö³ÿ ïåðåäáà÷åí³ ºäèíîþ äåðæàâíîþ ñèñòå-

ìîþ ä³ëîâîäñòâà.

Â îðãàí³çàö³¿ äîêóìåíòîîá³ãó âàæëèâå çíà÷åííÿ ìàº ï³äâè-

ùåííÿ îïåðàòèâíîñò³ ïðîõîäæåííÿ äîêóìåíò³â ïî ñòàä³ÿõ óï-

ðàâë³íñüêîãî ïðîöåñó ³ çìåíøåííÿ çàòðàò ïðàö³ ³ ÷àñó íà ðîáî-

òó ç äîêóìåíòàìè.

Îñòàíí³ì ÷àñîì ó íàø³é êðà¿í³ ïðîâîäèòüñÿ âåëèêà ðîáîòà,

ïîâ’ÿçàíà ³ç çìåíøåííÿì äîêóìåíòîîáîðîòó, íàñàìïåðåä öå çà

ðàõóíîê óäîñêîíàëåííÿ ³ ñïðîùåííÿ ñèñòåìè îáë³êó çâ³òíîñò³.

Äîêóìåíòàëüíèé ïðîöåñ äóæå òðóäîì³ñòêèé. Øâèäê³ñòü ðó-

êîïèñíîãî ñêëàäàííÿ ÷åðíåòêè ó 80 ðàç³â ìåíøà çà øâèäê³ñòü

ìèñëåííÿ ³ â 20–25 ðàç³â — çà íîðìàëüíó øâèäê³ñòü ìîâè.

Ñë³ä âðàõóâàòè, ùî äîïîì³æí³ îïåðàö³¿ â ðîáîò³ ç äîêóìåíòàìè

(ïðîöåñ ô³êñàö³¿ äóìêè íà ïàïåð³, çàïèñ ð³çíèõ ð³÷íèõ äàíèõ ó

äîêóìåíò, àðèôìåòè÷í³ ðîçðàõóíêè, äðóêóâàííÿ äîêóìåíò³â,

ç÷èòóâàííÿ, çáèðàííÿ ï³äïèñ³â, â³çóâàííÿ òîùî) ïåðåâàæàþòü

íàä ôîðìóâàííÿì ³íôîðìàö³¿, ÿêó ïåðåäáà÷àºòüñÿ ïåðåòâîðèòè

ó ôîðìó äîêóìåíòà. Öå ïîÿñíþºòüñÿ íåäîñêîíàë³ñòþ äîêóìåí-

òàö³¿, íåäîë³êîì òåõí³÷íèõ çàñîá³â óïðàâë³ííÿ, íåäîñêîíàë³ñòþ

ôîðì îðãàí³çàö³¿ ïðîöåñó óïðàâë³ííÿ òà ³í. Â ðåçóëüòàò³ öüîãî

30-40% ðîáî÷îãî ÷àñó ñïåö³àë³ñòà âèòðà÷àþòü íà âèêîíàííÿ

ðîá³ò, ïîâ’ÿçàíèõ ç äîêóìåíòàìè. Òîìó ñêëàäàííÿ äîêóìåíòà

395

ïåðåãëÿä äîêóìåíò³â êåð³âíèêîì ï³äïðèºìñòâà ÷è êåð³âíèêîì

ñòðóêòóðíîãî, ï³äðîçä³ëó, ðîáîòó âèêîíàâöÿ ç äîêóìåíòàìè.

Ðåºñòðàö³ÿ äîêóìåíòà — öå ô³êñóâàííÿ ôàêòó ñòâîðåííÿ àáî

íàäõîäæåííÿ äîêóìåíòà øëÿõîì ïðîñòàâëåííÿ íà íüîìó —

ðåºñòðàö³éíîãî ³íäåêñó ç ïîäàëüøèì çàïèñîì ó ðåºñòðàö³éíèõ

ôîðìàõ íåîáõ³äíèõ â³äîìîñòåé ïðî äîêóìåíò. Ðåºñòðàö³ÿ äîêó-

ìåíò³â ïðîâîäèòüñÿ ç ìåòîþ çàáåçïå÷åííÿ ¿õ îáë³êó, êîíòðîëþ

çà âèêîíàííÿì ³ îïåðàòèâíèì âèêîðèñòàííÿì íàÿâíî¿ â äîêó-

ìåíòàõ ³íôîðìàö³¿. Íå ï³äëÿãàþòü ðåºñòðàö³¿ ä³ëîâîäíîþ

ñëóæáîþ ëèñòè, çâåäåííÿ òà ³íôîðìàö³ÿ, ùî íàä³éøëè ÿê êîï³¿

äî â³äîìà; ïîâ³äîìëåííÿ ïðî çàñ³äàííÿ, íàðàäè, çáîðè ³ ïîðÿ-

äîê äåííèé; ãðàô³êè, íàðÿäè, çàÿâêè, ðîçíàðÿäêè; ðåêëàìí³

ïîâ³äîìëåííÿ, ïëàêàòè, ïðîãðàìè íàðàä, êîíôåðåíö³é òîùî;

ïðåéñêóðàíòè (êîï³¿); íîðìè âèòðàò ìàòåð³àë³â; ïîçäîðîâí³ ëè-

ñòè ³ çàïðîøåííÿ; ì³ñÿ÷í³, êâàðòàëüí³, ï³âð³÷í³ çâ³òè òà ³í.

×àñòèíà äîêóìåíò³â âèìàãàþòü çàçíà÷åííÿ ñòðîê³â ¿õ âèêî-

íàííÿ: äåïóòàòñüêèé çàïèò (15-äåííèé ñòðîê ç äíÿ éîãî îäåð-

æàííÿ); çâåðíåííÿ íàðîäíîãî äåïóòàòà Óêðà¿íè òà ì³ñöåâî¿

Ðàäè íàðîäíèõ äåïóòàò³â (10-äåííèé ñòðîê ç äíÿ îäåðæàííÿ);

ëèñòè-äîðó÷åííÿ ³ ëèñòè-çàïèòè, çâ³ò áóõãàëòåðñüêèé ³ áàëàíñ

ð³÷íèé, òåëåãðàìè òà ³í.

Òåõíîëîã³ÿ îáðîáêè âèõ³äíèõ äîêóìåíò³â ïåðåäáà÷àº: ñêëà-

äàííÿ ïðîåêòó äîêóìåíòà, âèãîòîâëåííÿ ïðîåêòó äîêóìåíòà,

ïîãîäæåííÿ (â³çóâàííÿ), ï³äïèñàííÿ (çàòâåðäæåííÿ), ðåºñò-

ðàö³¿, åêñïåäèö³éíà îáðîáêà êîðåñïîíäåíö³¿, ùî â³äïðàâ-

ëÿºòüñÿ, â³äïðàâêà.

Ñêëàäí³ äîêóìåíòè íàáóâàþòü ÷èííîñò³ ï³ñëÿ ¿õ ï³äïèñàí-

íÿ, ÿêîìó ïåðåäóþòü ä³¿ ùîäî îáðîáêè äîêóìåíò³â: ïîãîäæåí-

íÿ, â³çóâàííÿ, çàñâ³ä÷åííÿ äîêóìåíòà.

Ïîãîäæåííÿ (âíóòð³øíº àáî çîâí³øíº) — öå ïðîöåñ ïîïå-

ðåäíüîãî (äî çàòâåðäæåííÿ, ÿê ïðàâèëî, ïåðøîþ ïîñàäîâîþ

îñîáîþ) îçíàéîìëåííÿ àáî îòðèìàííÿ çãîäè íà âèäàííÿ äîêó-

ìåíòà â³ä îðãàí³â, óñòàíîâ ÷è îñ³á, ùî âèð³øóþòü ïèòàííÿ,

ÿêèõ ñòîñóºòüñÿ ï³äãîòîâëåíèé ïðîåêò.

Äîö³ëüíî ÷³òêî ðåãëàìåíòóâàòè ïîðÿäîê â³çóâàííÿ äîêó-

ìåíò³â, ùî ïîñò³éíî âèêîðèñòîâóþòüñÿ â óïðàâë³íñüêîìó

ïðîöåñ³.

Â³çóâàííÿ — öå ïðîöåñ ï³äïèñàííÿ êîìïåòåíòíîþ îñîáîþ

äîêóìåíòà, ñêëàäåíîãî ³íøèì ñòðóêòóðíèì ï³äðîçä³ëîì ÷è óñ-

òàíîâîþ, ùî ïîòðåáóº â³äïîâ³äíîãî óçãîäæåííÿ. Â³çóâàííÿ

çä³éñíþºòüñÿ íà òèòóëüíîìó àðêóø³ îðèã³íàëó äîêóìåíòà

(íèæ÷å â³ä îñíîâíîãî ï³äïèñó), ÿêùî â³í çàëèøàºòüñÿ íà ï³ä-

ïðèºìñòâ³. Òàê³ ïðîåêòè äîêóìåíò³â â³çóþòüñÿ íà îñòàíí³é

ñòîð³íö³ àáî ñïåö³àëüíîìó áëàíêó äëÿ â³çóâàííÿ.

394