Зачатейский Д.Е. Телекоммуникационные и компьютерные технологии в связях с общественностью
Подождите немного. Документ загружается.
Микрофоны, наушники, акустические системы – устройства,
необходимые для работы со звуком в мультимедийных программах. Могут
использоваться для записи и воспроизведения звуковой информации при
проведении совещаний, презентаций, просмотре видеоматериалов и пр.
Web-камеры – устройство для записи в память компьютера
видеоинформации. Может использоваться при проведении видеоконференций,
в видеотелефонии, а также при проведении массовых мероприятий. Для более
качественной видеозаписи (передача которой по компьютерным сетям
достаточно проблематична из-за больших объемов получаемых файлов)
используют цифровые видеокамеры. Получаемые с их помощью
видеоматериалы (файлы с видеоинформацией) также предполагают
дальнейшую компьютерную обработку и возможность воспроизведения с
использованием средств вычислительной техники.
Цифровые фотокамеры – автономные устройства для получения
фотоизображений на машинных носителях. Использование в цифровых
фотокамерах форматов отображения графической информации, традиционных
для компьютерной обработки, делают перспективным совместное
использование цифровых фотокамер и компьютера для создания качественных
фотоматериалов. Современные цифровые фотокамеры предполагают
возможность создания и видеоматериалов, хотя и с несколько худшим, по
сравнению с видеокамерами, качеством.
TV, ЧМ-тюнеры – устройства, позволяющие принимать и
воспроизводить на устройствах, подключенных к компьютеру, программы
радио- и телевещания.
Мультимедийные проекторы – устройства для проецирования на экран
видеоинформации, аналогичной информации, отображаемой монитором.
Находят широкое применение при проведении презентаций, конференций,
собраний коллектива организации, в выставочной деятельности и т.п.
Назначение устройств, важных для организации работы в сети: модемов,
сетевых карт, концентраторов, маршрутизаторов и мостов – уже
рассматривалось в разделе, посвященном компьютерным сетям.
Источники бесперебойного питания – устройства, позволяющие
сохранить работоспособность компьютеров при внезапных отключениях
электропитания. Необходимы для повышения надежности работы как
отдельных компьютеров, так и компьютерных сетей в целом.
Нельзя объять необъятного. MIDI клавиатуры, джойстики и ряд других
устройств остались за рамками нашего рассмотрения. Всем желающим
получить больший объем информации по данной теме можно рекомендовать
читать уже упомянутые выше журналы и страницы Интернета, отражающие
новости компьютерного рынка.
1.6.4. Программное обеспечение ЭВМ
31
Любое компьютерное «железо» мертво без программного обеспечения,
управляющего его работой. Вспомним еще несколько базовых положений, уже
известных из курса «Информатика».
Программное обеспечение (ПО) - совокупность программных средств
и сопроводительной документации для создания и эксплуатации
информационных систем обработки данных средствами вычислительной
техники [28].
ПО компьютера принято делить на прикладное, системное и
инструментальные системы.
Прикладное ПО включает в себя программы, которые позволяют
выполнять работы, необходимые пользователю. Такими работами могут быть:
создание и редактирование текстовых документов, работа с графическими
файлами, автоматизированный перевод текста, проведение математических
расчетов, статистическая обработка массивов данных и пр. Примерами
прикладного ПО могут быть программы пакета Microsoft Office, популярные
графические редакторы Adobe Photoshop и Corel Draw, программы
обозреватели (броузеры) для работы в сети Internet – Microsoft Internet
Explorer, Netscape Navigator, и многие другие.
Системное ПО включает в себя программные продукты, выполняющие
различные вспомогательные функции: копирование файлов, поиск
информации в памяти компьютера, проверку работоспособности компьютера и
подключенных к нему устройств, выдачу справочной информации и т.п.
Наиболее яркими представителями системного ПО являются операционные
системы Widows, Unix, Linux и постепенно сдающая свои позиции
операционная система MS DOS.
Инструментальные системы (или системы программирования)
предназначены для выполнения работ по созданию новых программ для
компьютера. Здесь можно вспомнить о таких системах программирования, как
Delphi, C++ Builder и др.
Существует два основных пути решения проблемы обеспечения
организации программным обеспечением: воспользоваться готовыми
программными продуктами или заказать требуемое программное обеспечение
программистам, работающим в организации или фирме, специально
занимающейся разработкой ПО.
При этом ошибкой было бы считать, что создание программного продукта
– удел гениальных программистов и работы по созданию программного
продукта заключаются только в написании кода программы. Конструирование
программного обеспечения для решения той или иной задачи – работа,
требующая участия специалистов самых разных специальностей. Рассмотрим
перечень задач, которые приходится решать при создании и эксплуатации
программного продукта.
«Жизненный цикл» программного продукта можно рассматривать как
последовательность шагов, которые следует предпринять для создания
жизнеспособной программы.
32
Анализ
На этом этапе работ ищется ответ на вопрос: «В чем компьютер должен
помочь в работе». Формулируется цель разработки новой программы.
Компьютеризация решения той или иной задачи должна помогать
справиться с проблемой, а не создавать дополнительные трудности.
Следовательно, необходимо рассмотреть целесообразность разработки
новой программы. На этом же этапе работ проводится поиск уже
существующих программ, предназначенных для решения аналогичных задач.
Анализируются их сильные и слабые стороны. Ну и, наконец, оценивается
трудоемкость разработки новой программы, определяются численность
коллектива, который должен работать над созданием программного продукта,
требования к уровню его квалификации, оценивается стоимость проведения
работ.
В результате реализации этого шага создается общая спецификация,
перечисляющая функции, которые должен выполнять новый программный
продукт.
Требования
Для каждой функции, планируемой к реализации в программном продукте,
детально формулируются требования. Таким образом, осуществляется переход
от общей спецификации информационной системы к функциональной
спецификации программного обеспечения.
Проектирование
На этом этапе выверяются все детали проекта. Какой вид должны иметь
элементы управления? Какой должна быть раскладка кнопок? Сколько окон
будет содержать создаваемое приложение? Каково содержание сообщений,
которые будет выдавать программа в «нештатных» ситуациях? Что должно
быть написано в справочной системе программы, и требуется ли ее наличие в
составе разрабатываемого программного продукта? Ответ на эти и многие
другие вопросы должен появиться в конце выполнения данного этапа работ.
Кодирование
Создается код программы и его полная спецификация, в деталях
описывающая созданный программный продукт. На ее основе потом пишутся
руководства пользователя.
Тестирование
Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Проверка соответствия
получившегося программного продукта поставленным ранее требованиям,
выявление несоответствий в практической реализации идей и начальным
замыслом, отраженным в разработанных ранее спецификациях, – вот основное
содержание данного цикла работ. Тестирование проводится в два этапа:
тестирование модулей и тестирование интеграции.
В конце данного этапа у разработчиков должна появиться уверенность в
работоспособности созданного продукта и корректности получаемых с
помощью программы результатов.
Сопровождение и обслуживание
33
На этом этапе создается документация, предназначенная для пользователей
и специалистов технических служб, которые будут использовать
разработанную программу в своей работе. Эта документация включает в себя
руководство пользователя, проектные документы, спецификацию продукта и
руководство по тестированию.
Данный этап жизненного цикла, продолжающийся до полного морального
старения программного продукта и отказа от его эксплуатации, может
сопровождаться созданием новых версий программного продукта,
продлевающих его жизнь. При этом процесс создания новой версии мало чем
отличается от процесса создания новой программы и содержит те же этапы
разработки ПО.
Приведенный перечень работ показывает, что непосредственное
кодирование, требующее глубокого знания языков программирования и
информационных технологий, навыков работы с инструментальным ПО и пр.,
это лишь один из шагов, который нужно предпринять для создания
программы. Специалисты самых разных профессий принимают участие в
рассматриваемых работах на этапах анализа, разработки требований,
проектирования и тестирования новой программы. Специалист по связям с
общественностью должен быть готов выступить заказчиком нового
прикладного программного обеспечения, грамотно обосновать цель и
целесообразность его разработки, сформулировать требования к
разрабатываемому программному продукту, создать (решить) контрольные
примеры, которые позволят провести тестирование новой программы. Это
требует навыков работы с уже существующим универсальным прикладным
программным обеспечением, и в связи с этим мы от общетеоретической части
переходим к вопросам достаточно конкретным, необходимым для выполнения
практических работ по нашему курсу.
Контрольные вопросы:
1. Что такое «телекоммуникации»?
2. В чем отличия обмена информацией на расстоянии по сравнению с обычным
информационным обменом?
3. Какие средства связи использовались до изобретения электричества?
4. Кто из российских исследователей внес существенный вклад в развитие электросвязи?
5. Дайте определения телекоммуникационных систем и служб. Какие службы существуют в
настоящее время в России?
6. Какие уровни определены в модели взаимосвязи открытых систем, применяемой для
стандартизации систем передачи информации?
7. По какому критерию производится классификация вычислительных сетей?
8. Какие топологии вычислительных сетей Вы знаете?
9. Какие технические средства используют при создании вычислительных сетей?
10. Какие задачи позволяют решать компьютерные сети?
11. Как используется компьютер при решении профессиональных задач специалиста по
связям с общественностью?
12. Что такое информационная технология?
13. Какие технические средства используют в компьютерных технологиях?
14. Какие существуют виды программного обеспечения ЭВМ?
34
15. Из каких этапов состоит «жизненный цикл» программного продукта?
35
Когда суть дела обдумана заранее, слова приходят сами собой.
Гораций
Глава 2. Использование компьютерных технологий
при подготовке презентаций
Презентация – это специальное шоу для демонстрации новых изделий и
других нововведений. Ее отличие от выставок состоит в том, что на выставках
экспонируются любые изделия, а презентация проводится с целью
ознакомления потребителей с новейшей продукцией и любыми другими
нововведениями.
При этом нужно быть готовым к тому, что нововведение может вызвать
настороженный прием со стороны общественности. Убедить общественность в
целесообразности нововведения и его полезности – вот основная задача
решаемая специалистом по связям с общественностью. Подчеркнем, что
презентация – это шоу и компьютерные технологии позволяют сделать
таковым любой, даже не очень интересный аудитории доклад.
Мы говорим о презентациях, но большинство из рассмотренных ниже
приемов использования компьютерных технологий можно применять при
подготовке к любому совещанию, собранию, конференции и пр.
Типичные вопросы, возникающие при подготовке презентации:
- На какую аудиторию ориентироваться?
- Что эта аудитория хочет услышать?
- Где будет проходить презентация?
- Когда она состоится?
Подобные вопросы возникают и при подготовке других мероприятий,
организуемых отделами по связям с общественностью. Не стоит забывать и о
том, что работа над презентацией, как и над любым другим PR проектом
неизбежно проходит характерные для проекта этапы реализации:
- Определение целей и путей их достижения, проведение маркетинговых
исследований, разработка плана мероприятий;
- Реализация проекта;
- Реклама проекта, привлечение внимания общественности;
- Подведение итогов на основе сравнения полученных результатов с
запланированными по установленным критериям.
Уделяя основное внимание вопросам реализации проекта, другим этапам
придают порой меньшее значение, что в корне неверно. Без правильно
поставленных целей и путей их реализации вряд ли можно рассчитывать на
эффективность проекта. Отсутствие «разбора полетов» делает весьма
вероятным повторение уже допущенных ошибок. На этапе реализации проекта
основное внимание необходимо уделять подготовке к мероприятию.
36
Подготовка к презентации должна включать в себя:
1) Изучение темы.
2) Подготовку выступления.
3) Подготовку иллюстративного материала.
4) Посещение места будущего выступления.
5) Проверку оборудования.
6) Практику в использовании оборудования.
7) Практику речи.
8) Подбор соответствующего типа одежды.
Основное внимание уделим третьему пункту приведенного выше перечня.
При этом под иллюстративным материалом будем понимать набор слайдов,
демонстрируемых аудитории посредством мультимедийного проектора.
Создание таких слайдов возможно с использованием различных пакетов
прикладных программ. Мы остановимся на программе информационной и
компьютерной поддержки презентаций Microsoft PowerPoint, разработанной
корпорацией Microsoft и входящей в стандартный пакет Microsoft Office.
PowerPoint создает файл презентаций, который содержит набор слайдов и
имеет расширение имени *. ppt или *.pps.
Данная программа может использоваться и как редактор слайдов, и как
программный продукт, с помощью которого происходит отображение
созданного файла презентации.
2.1. Программа Microsoft PowerPoint
2.1.1. Интерфейс программы.
Вид окна программы Microsoft PowerPoint 2003, появляющегося при ее
вызове, приведен на рис. 1. Интерфейс программы типичен для Windows XP
приложений и других программ пакета Microsoft Office 2003. Если на Вашем
компьютере установлена другая версия операционной системы Windows или
другой пакет программ Microsoft Office, внешний вид окон будет другим.
Вместе с тем основные функции программы, рассматриваемые ниже,
присутствуют и в более ранних версиях этого программного продукта.
Поэтому все, что будет описано ниже, приемлемо и для других версий
программы PowerPoint.
В верхней части окна имеется строка заголовка, в правом углу которой
расположены кнопки управления окном, позволяющие свернуть,
развернуть/восстановить и закрыть окно приложения. Ниже расположена
строка меню программы. Под ней кнопки панели инструментов. При работе
в обычном режиме левая часть окна содержит список слайдов, который
отражает содержание презентации, позволяет быстро изменять порядок показа
слайдов в презентации, добавлять в презентацию новые слайды и удалять
«лишние» слайды. На рисунке изображен только один «пустой» слайд. В ходе
создания файла презентации, миниатюр слайдов становится больше и они
37
«повторяют» внешний вид слайдов презентации. Большую часть окна
занимает
Рис. 1 Вид окна программы Microsoft PowerPoint 2003
поле для создания и редактирования слайда. Как и в любом другом
редакторе, именно здесь в полной мере отображается внешний вид слайда,
возможно редактирование текста и графических изображений слайда. В
нижней части окна программы имеется поле для заметок к слайду. Заметки
не отображаются в режиме показа слайдов, но могут быть полезны для
дальнейшей работы над презентацией. Так, например, в данном поле можно
указать источник информации, представленной на слайде, и дату, на которую
эта информация была актуальна, сделать пометки с пожеланиями о
дальнейшем редактировании слайда и пр.
Правая часть экрана занята на рисунке панелью задач. Эта панель
характерна для пакета программ Microsoft Office 2003 и отсутствует в других
версиях этого пакета. Вид панели меняется в зависимости от решаемых
пользователей задач. На рисунке отображен вид панели, демонстрируемый
программой на этапе создания новой презентации.
Под списком слайдов имеются кнопки переключения режимов.
Программа поддерживает несколько режимов работы над презентацией:
- обычный режим;
режим структуры;
38
режим слайдов;
- режим сортировщика слайдов;
- режим показа слайдов.
Кнопки переключения режимов позволяют выбрать «Обычный режим»,
«Режим сортировщика слайдов» и «Режим показа слайдов». В «Обычном
режиме» можно выбрать «Режим структуры» или «Режим слайдов». Данное
переключение производится выбором соответствующей закладки,
расположенной над панелью списка слайдов.
Первые два режима предназначены для редактирования презентации.
Последний – для демонстрации созданного файла во время презентации. При
включении того или иного из режимов, предназначенных для редактирования,
изменяются размеры перечисленных выше полей программы. Так, в режиме
структуры большую часть экрана будет занимать окно списка слайдов. В
режиме слайдов – поле для создания и редактирования. В режиме
сортировщика слайдов на экране видны несколько слайдов презентации (или
все слайды презентации, если их общее количество в презентации невелико).
Этот режим более удобен для изменения порядка следования слайдов в
презентации, чем обычный. При задании режима показа слайдов
редактирование содержания презентации становится невозможным. Этот
режим используется для демонстрации уже готовой презентации. В нем
слайды по очереди выводятся на экран. Однако если во время демонстрации
обнаруживаются какие-либо ошибки в работе, их легко исправить, вернув
программу в один из режимов редактирования.
Рекомендации по использованию в работе того или иного режима
редактирования следующие.
Режим слайдов наиболее удобен, если мы постепенно формируем каждый
слайд, выбираем для него оформление, вставляем текст или графику.
Режим структуры следует устанавливать для работы над текстом
презентации. В этом случае возможно просмотреть заголовки всех слайдов,
весь текст и структуру презентации.
Режим сортировщика слайдов наиболее удобен для добавления
переходов и установки длительности пребывания слайда на экране. Кроме
того, в этом режиме можно переставлять слайды с одного места в презентации
на другое.
Основу интерфейса программы составляет набор команд, доступ к
которым возможен через строки различных меню или кнопки вызова команд
на панели инструментов. Список меню программы Microsoft PowerPoint:
Файл;
Правка;
Вид;
Вставка;
Формат;
Сервис;
Показ слайдов;
39
Окно;
Справка,
не требует особых комментариев. Студенты старших курсов, уже освоившие
текстовый редактор Microsoft Word, вряд ли встретят в выпадающих списках
этих меню незнакомые команды. Исключение составляет лишь меню «Показ
слайдов», предназначенное для настройки режимов демонстрации слайдов,
анимационных и звуковых эффектов, сопровождающих показ слайдов и
делающих презентацию по-настоящему зрелищной. Остановимся на командах
этого меню подробнее.
Команда «Начать показ» инициализирует начало показа слайдов
презентации на экране.
Команда «Настройка презентации» позволяет установить специфические
особенности демонстрации файла непосредственно перед его показом, не
прибегая к редактированию отдельных слайдов. Например, исключить из
показа часть слайдов, отключить демонстрацию анимационных эффектов и
т.п.
Команда «Настройка времени» выводит на экран панель, с помощью
которой можно настроить время демонстрации слайдов. Поскольку разные
докладчики обладают разным темпом речи, возможность регулировки времени
демонстрации того или другого слайда представляется весьма полезной.
Команда «Звукозапись» выводит окно диалога для записи звукового
сопровождения презентации.
Команда «Прямое вещание» дает возможность показывать презентацию в
компьютерной сети.
Команда «Управляющие кнопки» вызывает дополнительное меню с
кнопками, которые можно поместить на слайд для управления показом
презентации.
Команда «Настройка действия» выводит диалоговое окно для настройки
действий мыши.
Команда «Эффекты анимации» выводит окно, позволяющее применять к
выделенному объекту предусмотренные создателями программы
анимационные эффекты.
Команда «Настройка анимации» предназначена для изменения настроек
анимационных эффектов.
Команда «Смена слайдов» вызывает диалоговое окно для задания
звуковых и анимационных эффектов, которыми сопровождается смена
слайдов.
Команда «Скрыть слайд» дает возможность отказаться от показа того или
другого слайда во время демонстрации созданной презентации. Такая
возможность позволяет быстро редактировать файл презентации при
неоднократном представлении докладов на разных презентациях, адаптируя
его к интересам аудитории и требованиям регламента.
Команда «Произвольный показ» задает режим показа слайдов,
составляющих презентацию, в произвольном порядке.
40