Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

553

необхідність переміщати паперові документи. Документи виготовляють

самі автори за допомогою персональних комп’ютерів, а натиснення

декількох клавіш на тому ж комп’ютері достатньо для відправлення

документа в сусідню кімнату або на інший континент. Автори і

виконавці документів, таким чином, безпосередньо задіяні в технологіях

документообігу, починаючи з моменту створення документів і аж до

контролю виконання

та роботи з документальним архівом. Тепер систе-

ма автоматизації документообігу – це ключовий інструмент підвищення

ефективності праці осіб, що беруть участь у прийнятті рішень, і відпо-

відно діяльності всієї організації загалом.

Важливо підкреслити, що в умовах активного переходу до

електронного документообігу паперовий документообіг залишається

і в осяжному майбутньому залишатиметься значущою складовою

документообігу. Отже,

в цих умовах завжди виникатиме проблема

одночасного управління паперовим і електронним документообігом.

Переважно внаслідок розподілу паперового і електронного доку-

ментообігу та їх роздільного контролю значно зменшується продук-

тивність документообігу.

У загальному випадку один і той же документ може протягом

свого життєвого циклу існувати в електронному і паперовому вигляді,

причому іноді водночас співіснують

паперові й електронні примірники

одного і того ж документа. Розподіл контролю за обігом паперових та

електронних документів автоматично спричиняє втрату контролю за

документообігом підприємства загалом. І тому головне завдання тут –

природним чином, у рамках єдиної системи управління, забезпечити

контроль за всіма “іпостасями” документа.

4.5.2. Складові та вимоги ефективності АІС

діловодства та документообігу

Найважливішим питанням у випадку прийняття рішення про

створення або придбання автоматизованої інформаційної системи

діловодства та документообігу (АІСДД) є питання їхньої реальної

ефективності. Нижче перераховані основні складові ефекту,

отримуваного під час введення в дію АІСДД у масштабі певного

об’єкта управління:

554

1. У всіх підрозділах об’єкта управління вводять уніфіковану,

формалізовану і суворо регламентовану технологію діловодства.

2. Об’єкт управління стає повністю керованим. З’являється мож-

ливість відповісти на будь-яке питання, відображеного в документах

чи заданого виконавцями, здійснювати аналіз і управління діяльністю

документоведення.

3. Оскільки комп’ютерна мережа може охоплювати не лише

центральний офіс

об’єкта управління, а й його територіально віддалені

підрозділи, то керованість може розповсюджуватися на всю

територіально розподілену структуру об’єкта управління.

4. Система автоматизації діловодства, по-суті, є носієм суворо

формалізованої і суворо документованої технологічної інформації про

правила і порядок роботи з документами. В результаті зменшується

залежність об’єкта управління від персоналу як

фізичного носія

технологічних знань і правил роботи з документами.

5. Створюються умови для різкого прискорення проходження

документів в об’єкті управління, особливо під час організації електрон-

ного документообігу. У державних структурах –це одна з проблем

ефективності функціонування держапарату. У комерційних структурах

це дає змогу підвищити конкурентоздатність об’єкта управління,

отримати матеріальний виграш за

рахунок швидшої реакції на зміну

кон’юнктури.

6. Мінімізується працемісткість діловодних операцій. Водночас

потрібно мати на увазі, що необхідність уведення повної і точної

інформації про документ, скажімо, при його первинній реєстрації, може

потребувати додаткових зусиль на деяких робочих місцях, тоді як

працемісткість роботи на інших робочих місцях, що використовують

цю інформацію, може скоротитися, як

показує досвід, у декілька разів.

7. Якісний виграш досягають під час організації взаємо-

пов’язаного електронного документообігу між об’єктами управління,

оскільки повністю зникають проблеми, пов’язані з виготовленням і

пересиланням паперових документів, а потім – у повторному введенні

реквізитів і текстів отриманих документів.

Основним завданням впровадження систем управління докумен-

тами є усунення

інформаційного і функціонального хаосу на об’єктах

555

управління. Крім цього, боротьбу з інформаційним хаосом дають змогу

вести інструменти системи управління документами, зокрема,

розвинуті засоби атрибутного і повнотекстового пошуку. Засоби

управління маршрутами документів дають можливість подолати функ-

ціональний хаос, даючи інформацію про те, в якому стані перебуває

оброблюваний документ, хто відповідальний за його підготовку, узгод-

ження і затвердження. Найбільший ефект

від використовування цих

систем можна досягти, інтегруючи їх з іншими підсистемами корпо-

ративної інформаційної системи (КІС), такими як: ERP-системи,

системи управління проектами, CRM-системи тощо.

Система управління документами закриває саме нішу управління

потоками робіт, управління бізнес-процесами. Це і є основна роль

системи автоматизації документального забезпечення управління, що

використовується в КІС у зв’язці

з ERP-системою.

Якщо слідувати букві стандарту на складання технічного завдан-

ня, то вимоги, які будь-який користувач може висунути до типової систе-

ми електронного документообігу, можна описати так:

— забезпечувати надійне зберігання документів та їхній опис;

— забезпечувати життєвий цикл документа (його створення,

зберігання версій, публікація, блокування доступу до вилученого доку-

мента, передання документа для зберігання в архіві);

— допускати задання користувачем різних типів документів,

створення і редагування карток для них;

— підтримувати ієрархію категорій для ефективного пошуку

документа;

— здійснювати пошук документів на основі інформації з картки,

а також повного тексту;

— забезпечувати розділення доступу до документів на рівні

окремих користувачів за принципом величини

їхньої ролі в системі

управління об’єктом і на основі ієрархічної структури організації;

— підтримувати технологію зберігання даних;

— протоколювати всі події, пов’язані з роботою користувачів і

самої системи, для чого необхідна наявність розвинутих засобів

адміністрування;

— підтримувати віддалений доступ до інформації.

556

Системи електронного документообігу мають підтримувати:

— кластерні технології для забезпечення безперебійної роботи;

— територіально розподілені організації;

— алгоритми шифрування під час зберігання і передання даних;

— цифровий підпис.

Вимоги до архітектури таких систем:

— наявність виділеного серверу програм;

— наявність тонкого клієнта; підтримка доступу до документів з

використанням браузера;

— багатоплатформність для забезпечення масштабованості.

Вимоги

до відкритості та інтеграції з іншими системами:

— інтеграція зі засобами потокового введення документів;

— інтеграція з офісними програмами;

— інтеграція з електронною поштою;

— наявність розвинутого програмного інтерфейсу (API);

— інтеграція зі стандартними службами каталогів (наприклад,

LDAP) для ведення і синхронізації списку користувачів системи;

— можливість адаптації призначеного для користувача інтер-

фейсу під конкретні

завдання;

— можливість доповнення системи власними спеціалізованими

компонентами.

У разі використовування зовнішньої бази даних для зберігання

атрибутів документів необхідна наявність детального опису структури

даних і засобів роботи з різними СУБД.

4.5.3. Експлуатаційні характеристики АІС діловодства

та документообігу

Експлуатаційні характеристики АІСДД є одним із найважливіших

критеріїв її вибору, Тому, оцінюючи їх, доцільно звернути увагу на такі

якості системи:

— простоту введення в дію;

— масштабованість;

— розмежування доступу користувачів і забезпечення захисту

від несанкціонованого звернення до документів і функцій системи;

557

— важливість протоколювання роботи;

— адаптованість;

— наявність механізмів адміністрування і забезпечення надійності.

Розглянемо ці якості докладніше.

Уведення системи в дію. Під час вибору системи треба враху-

вати статистичні дані термінів її введення в експлуатацію в інших

споживачів й уточнити склад необхідних заходів щодо її освоєння.

Одним з таких заходів є навчання

користувачів, яке здебільшого

поєднується ними з виконанням поточних службових обов’язків. Тому

вкрай бажано, щоб АІСДД, крім роботи з оперативною базою доку-

ментів об’єкта управління, допускала б і роботу з їх навчальною базою,

що використовується для тренування всіх зацікавлених співпрацівників.

Зрозуміло, сучасна АІСДД має мати зручний, призначений для

користувача, інтерфейс, який

максимально наближений до інтерфейсів

найпопулярніших засобів створення і редагування документів (зокрема,

Microsoft Office).

Слід звернути увагу на правила номероутворення різних груп

документів під час їх реєстрації. Оскільки в період уведення системи

в дію окремі ділянки оброблення документів можуть не бути охоплені

автоматизацією, бажано, щоб система, хоча б на перших порах,

зберігала, поряд із новим,

і колишній порядок нумерації документів.

Оскільки в багатьох випадках впроваджувана АІСДД замінює

наявну систему обліку документів, актуальним завданням стає й імпорт

у неї ретроспективних даних.

Масштабованість. З часом кількість робочих місць у системі

поступово збільшується. Звичайно їх встановлюють спочатку в місцях

реєстрації документів, а потім поетапно автоматизують різні підрозділи.

Тому вибрана АІСДД

має враховувати можливість нарощування в

широких межах кількості робочих місць.

Розмежування доступу користувачів і забезпечення захис-

ту від несанкціонованого звернення до документів і функцій

системи. АІСДД має забезпечувати розмежування доступу праців-

ників окремих підрозділів як безпосередньо до текстів документів або

їх карток, так і до всіх етапів документообігу, вводячи накладення

резолюцій керівниками

і підготовку звітів виконавцями. Крім

558

аутентифікації користувачів, потрібна підтримка декількох рівнів

доступу (що дають змогу, наприклад, перегляд, редагування, створення,

знищення, друк тощо), що визначаються відносно кожного документа

(і навіть полів у реєстраційній картці), а також груп з різними

повноваженнями (наприклад, групи начальників відділів).

У випадку, якщо АІСДД є територіально розподіленою системою,

то бажано, щоб для обміну документами

відкритими каналами зв’язку

вона мала вбудовані та сертифіковані засоби цифрового підпису і

шифрування.

Протоколювання роботи користувачів. Протоколювання дає

змогу відстежити всю історію документа (хто і коли його створив,

редагував, переглядав, друкував тощо) і дає можливість вирішувати

конфліктні ситуації при спільній роботі над ним декількох користувачів.

Адаптованість. Через різні причини на

об’єкті управління раз у

раз змінюють номенклатуру справ, структуру і склад підрозділів.

Система має бути здатна підтримувати ці зміни, зберігаючи в недо-

торканності інформацію про документи, оброблені раніше.

Адміністрування і забезпечення надійності. Засоби адмініс-

трування АІСДД, що дають змогу призначати і модифікувати роль

повноваження користувачів відносно до документів і функцій

системи,

повинні вміти налагоджувати її відповідно до постійно змінної

організаційної структури. Бажано, щоб дія таких налагоджень

розповсюджувалася не лише на окремі документи, а й на їхні групи, що

мають іноді складну ієрархічну структуру. Для аналітичної роботи з

документами не обійтися без інструментів, що дають можливість

відносити документи до різних тем і класифікувати за

різними ознаками.

Найважливішими характеристиками стійкості АІСДД до

неминучих збоїв і відмов є: незалежність функціонування робочих місць

один від одного, час відновлення сеансу після його аварійного завер-

шення, наявність засобів забезпечення цілісності даних та їх резервного

копіювання.

Застосування нових інформаційних технологій у галузі управління

документацією дає змогу належати до діловодства не як до жорсткого

і консервативного механізму, а як до ефективного і гнучкого інструменту

реалізації різного роду інновацій у цій галузі, серед яких варто виділити:

559

1. Мережні системи автоматизації діловодства і документообігу

дають змогу вирішити ключове питання діловодства: реалізувати будь-

який ступінь децентралізації управління під час одночасного

забезпечення централізованого обліку і контролю, аж до того, що кожний

фахівець може самостійно реєструвати документи й управляти їх

подальшим проходженням (у межах своєї компетенції, звичайно),

перебуваючи водночас під повним контролем відповідних

керівників.

Отже, на об’єкті управління можна динамічно перебудовувати управ-

лінську структуру без втрати керованості. Для вітчизняних підприємств

це найреальніший шлях переходу від централізованої системи

управління до ефективнішої децентралізації управління.

2. Створюються передумови до реалізації ефективніших схем

управління документацією. Наприклад, у традиційній вітчизняній

практиці документи до підрозділів об’єкта управління, чи то локальні,

чи віддалені, скеровують за ланцюжком від керівника до керівника,

“доходячи” потім аж до конкретних виконавців (і назад). Це дає змогу

кожному керівнику контролювати діяльність своїх співпрацівників,

проте довгі і надмірні ланцюжки різко знижують ефективність управ-

ління. Правильно побудована автоматизована система дає можливість

скеровувати документи безпосередньо особам, які мають виконувати

доручення, керівники ж

при цьому зберігають повний контроль як за

проходженням самого доручення, так і за його виконанням.

3. З’являються передумови для організації електронного

документообігу в тому обсязі, до якого готовий сам об’єкт управ-

ління. Правильно побудована автоматизована система має працювати

як із даними про проходження і виконання документів (незалежно від

того, паперові вони

, чи електронні), так і самими електронними доку-

ментами, до яких ці дані належать. Включення електронних доку-

ментів у діловодний цикл дає змогу досягти якісно нового рівня

ефективності роботи з документами, оскільки технології роботи з

електронними документами (редагування, переміщення, тиражування

тощо) принципово ефективніші.

4. Знімається частина проблем, пов’язаних з територіальною

віддаленістю підрозділів об

’єкта управління або індивідуальних робочих

місць (у тому числі мобільних) її співпрацівників. АІСДД дає змогу

організувати нормальну роботу з документами всіх співпрацівників,

560

незалежно від місцезнаходження їх офісів і навіть окремих робочих місць,

аж до мобільних (звичайно, за наявності ліній зв’язку).

5. АІСДД дає змогу забезпечити впровадження сучасних систем

управління ресурсами підприємства (т. зв. ERP-системи). Системи

управління ресурсами зазвичай містять лише дані про бізнес-процеси

і не зберігають документів як таких, тоді як діловодна система

бере

на себе функції контуру документації управління, у тому числі пов’я-

заного з бізнес-процесами.

6. АІСДД створює основу для інтеграції всіх технологій документації

в єдиний комплекс, включаючи засоби сканування документів і розпізнавання

текстів, засоби оброблення і пересилання електронних документів, прийняття

і передання інформації факсиміле, друку й тиражування документів тощо.

4.5.4. Процес впровадження АІС діловодства

та документообігу

Процес впровадження АІСДД можна поділити на такі основні

компоненти: етапи, терміни, вартість впровадження. Розглянемо їх

докладніше.

Етапи. Наведемо основні етапи процесу впровадження:

— обстеження організаційної структури об’єкта управління,

виявлення основних бізнес-процесів, робіт, і формальний опис схеми

руху документів;

— складання номенклатури документів, формування довідників

і класифікаторів, складання інструкцій;

— адаптація системи на

основі інформації, отриманої на етапі

обстеження;

— встановлення і налагоджування програмного забезпечення,

дослідна експлуатація;

— остаточне налагоджування системи відповідно до недоліків,

виявлених під час дослідної експлуатації;

— навчання персоналу організації.

Етапи можуть слідувати паралельно, деякі етапи можуть бути

відсутні або виконуватися в “полегшеному” вигляді. Все визначають

у кожному конкретному випадку впровадження ІСДД.

561

Терміни. Основні чинники, від яких залежить термін впровад-

ження системи:

— клас системи. Впровадження системи автоматизації діло-

водства рівня “набивка для секретаря” вимагає стільки часу, скільки

потрібно для навчання секретарів роботі в системі. Впровадження

комплексної системи з великою кількістю можливостей може вимагати

значно більше часу;

— масштаб впроваджуваної системи. Кількість серверів, робо-

чих

місць, на яких будуть експлуатувати систему, прямо впливає на

терміни впровадження, оскільки на всіх серверах, робочих місцях

необхідно встановити і налагодити програмне забезпечення, навчити

користувачів, розробити регламенти роботи в системі;

— можливості адаптації системи. Система повинна мати можли-

вість адаптації відповідно до вимог замовника. Це можливо у два спо-

соби — через налагодження

системи, або через зміну програмного

коду. Очевидно, що адаптація системи проходить швидше у разі зміни

налагоджень системи.

Вартість. Вартість системи залежить від декількох чинників:

класу системи, функціональних і технологічних можливостей систе-

ми — представника певного класу, масштабу впроваджуваної системи.

Треба зазначити, що системи одного класу коштують приблизно

однаково. При цьому вартість складається не

лише з вартості ліцензій

програмного забезпечення, а й із вартості робіт, що проводяться на

різних етапах процесу впровадження, що може значно перевищувати

сумарну вартість ліцензій необхідного програмного забезпечення.

Також на кінцеву вартість системи впливає величина витрат на

експлуатацію, супровід і технічну підтримку.

4.5.5. Рекомендації з вибору АІС діловодства та

документообігу

Наведемо загальні рекомендації з вибору АІСДД, які дають змогу

уникнути типових помилок:

— необхідно визначити рівень завдань, які необхідно розв’язувати

майбутньою інформаційною системою;

562

— визначивши клас інформаційної системи, необхідно вивчити,

за можливістю, всі пропозиції, зупинивши вибір на системі з необхідним

функціоналом, але з можливістю розширення надалі новими функціями;

— необхідний аналіз програмно-апаратної платформи, на якій буде

експлуатуватися інформаційна система;

— майбутня інформаційна система повинна мати можливості

легкого налагодження, розширення і масштабування, має бути зручною

у використовуванні

та володіти ергономічним інтерфейсом;

— необхідно уважно аналізувати пропозиції з організації проекту

впровадження, рівень і якість послуг, що надаються під час навчання

персоналу, якість і обсяг консалтингового і технічного супроводів

системи на етапах її промислової експлуатації;

— бажано перевірити систему у дії шляхом встановлення та

експлуатації демоверсій, передбачуваних для впровадження інфор-

маційних систем;

—

не варто відразу купувати потужну дорогу інформаційну

систему. Краще проводити процес впровадження поетапно, прямуючи

від простішої системи до її подальшого розвитку за рахунок масштабу-

вання і додавання нових можливостей;

— під час впровадження інформаційної системи особливу увагу

доцільно зосередити на процесі навчання персоналу, не економлячи на

ньому кошти, оскільки у разі непідготовленості персоналу

навіть

найдосконаліша система, ідеально придатна для об’єкта управління,

буде малоефективною.

Правильний вибір автоматизованої інформаційної системи надзви-

чайно важливий, оскільки цей вибір, а також коректність проведення

процесу впровадження, повністю визначають ефективність майбут-

нього функціонування АІС діловодства та документообігу.