Варакута С.А., Егоров Ю.Н. Связи с общественностью

Подождите немного. Документ загружается.

'!!

по технике безопасности. По

завершении всей программы

посещения объекта

руководители компании и

ведущие специалисты

отвечают на вопросы,

возникшие у представителей

СМИ в ходе экскурсии.

3.7. Специальные

мероприятия

и их

освещение в

средствах

массовой

информации

Многие предприятия и

организации (особенно

крупные) регулярно проводят

различные мероприятия,

специально не предназначен-

ные для представителей

СМИ:

«деловые встречи;

« круглые столы;

« приемы;

« дни открытых дверей;

« экскурсии по своей

территории;

« званые обеды и ужины;

« юбилеи и др.

Однако присутствие

журналистов и репортеров на

подобных мероприятиях

может принести ощутимую

пользу компании, если со-

бранная ими информация

используется для расширения

позитивных связей

организации с различными

категориями ее

общественности,

способствует укреплению

делового имиджа фирмы или

активно используется в

рекламных целях.

Приняв решение при

гласить представителей СМИ

на одно из названных

мероприятий, руководство

компании должно обеспечить

им все необходимые условия

для эффективной работы.

Прежде всего следует

назначить ответственного за

работу с приглашенными жур-

налистами и репортерами —

как правило, это достаточно

квалифицированный и

опытный сотрудник

собственной службы по связям

с общественностью.

Если событие, которое

должно быть освещено в СМИ,

представляет собой сложную

техническую, научную или

производственную проблему,

то целесообразно и даже

необходимо провести

предварительный брифинг

для журналистов и

репортеров с обязательным

разъяснением

основополагающих вопросов

поданной проблеме.

Ответственный за работу с

представителями СМИ должен

обеспечить их

информационно-рекламными

материалами, помогающими

им в работе (программа

мероприятия, пресс-релизы,

фотографии, рекламные

буклеты, каталоги и др.).

Многие крупные и

известные компании

организуют экскурсии по

своей территории для

привлечения внимания

потенциальных деловых

партнеров, будущих

возможных инвесторов и

(особенно) по-

Купателей своей продукции. В

этих случаях для освещения

данного '•' события также

привлекаются представители

различных СМИ. В за-

висимости от особенностей

предприятия или

организации, прини-I,

мающей посетителей, состава

делегации, желающей увидеть

тот или "' иной объект, целей

экскурсии, ее маршруга и

продолжительности вы-

страивается система

обеспечения безопасности и

зашиты коммерчес--,,кой

тайны предприятия или

организации.

При подготовке посещения

каких-либо объектов на

территории ^'предприятия или

организации представителями

деловых партнеров И СМИ

необходимо тщательно

разрабатывать маршрут

передвиже-' ния групп

экскурсантов, стремясь к тому,

чтобы в поле зрения посе->

тителей не попадали по

возможности объекты,

которые:

• могут вызвать

повышенный интерес

конкурирующих фирм и

соответствующую утечку

конфиденциальной

информации, относя

щейся к категории

коммерческой тайны

предприятия;

• являются уязвимыми с

точки зрения безопасности

предприя

тия или организации

(технической, пожарной,

экологической и др.);

• находятся в стадии

незавершенного строительства

и могут пред

ставлять опасность для

посещающих;

• имеют неприглядный и

заброшенный вид (свалки

промышлен-

,-Ных отходов, объекты,

предназначенные под снос, и

др.);

• не имеют

непосредственного отношения

к цели посещения ком-

, Панин деловыми партнерами

и представителями СМИ,

В ходе самого

мероприятия и особенно

после его окончания

Организаторы должны

обеспечить представителей

СМИ специально

оборудованным местом для

работы, необходимой

оргтехникой и средствами

оперативной связи.

Для оценки

целесообразности

приглашения представителей

тех

Или иных СМИ на подобные

мероприятия в будущем

специалистам

Внутрифирменной службы по

связям с общественностью

весьма по-

•Лезно отслеживать

появляющиеся публикации,

репортажи и сюжеты

мер

опр

ият

ии,

про

вед

енн

ом

ком

пан

ией

, 3.8. Пресс-релизы, их

назначение

и особенности

распространения

В совокупности

разнообразных

информационных

материалов, Передаваемых

внутрифирменной службой по

связям с общественностью

представителям различных

СМИ, особое место занимают

пресс-изы.

Основными целями

написания пресс-релиза

могут быть: t передача

информации о

произошедших или

предстоящих собы-х в

жизни компании,

представляющих

определенный обществен-

ный интерес (освоение

новой продукции или

технологии, изменения

в руководстве компании,

торжественная дата

или юбилей и др.);

» разъяснение

необходимости и

Пресс-релизы могут

направляться в различные

СМ И: газеты, журналы,

радиостанции,

телевизионные

компании и др. Крупные

предприятия и

организации направляют

пресс-релизы в десятки

адресов. Для этого им

приходится составлять и

периодически обновлять

списки адресатов —

получателей пресс-

релизов. Названные

списки для удобства

работы с ними могут

быть систематизированы

по видам получающих

пресс-релизы СМИ,

регионам

распространения

сведений и типам пресс-

релизов.

В промышленно

развитых странах

высокий уровень

информационного

обмена между

компаниями и

различными

категориями об-

щественности

способствовал

возникновению

посреднических фирм,

занимающихся

распространением

пресс-релизов. В

отдельных случаях

отечественные

предприятия и

организации при

подготовке и рас-

пространении

пресс-релизов

также пользуются

услугами специали-

зированных

посреднических

фирм и

независимых

информационных

агентств. Пресс-

релиз,

распространенный

подобным

способом, должен

иметь

соответствующую

пометку для того,

чтобы его

получатель точно

знал, к кому он

может обратиться

за дополнительной

информацией и

разъяснением.

Подготовленны

й к отправке пресс-

релиз обычно

подписывается

руководителем

пресс-центра

компании или

специально

назначенным

ответственным за

связь с прессой. В

некоторых случаях

на пресс-релизе

могут

дополнительно

стоять подписи

ведущих

специалистов и

I соответствующую

отметку на самом

документе. Это особенно

важно Сделать в том

случае, если публикация

пресс-релиза должна

быть при-;, урочена к

какому-либо крупному,

знаменательному

событию в жизни

компании или

отдельных категорий ее

общественности.

Специалисты

внутрифирменных

служб по связям с

обществен-

ностью

должны передавать для

распространения полный

текст подготовленного

ими пресс-релиза,

учитывая при этом

возможность пуб-*'

ликации лишь его части

или варианта,

сокращенного

редакторами I СМИ. В

подобных случаях

необходимо

контролировать

обязатель-< Ное

сохранение в

сокращенном варианте

пресс-релиза его

основного , смысла, а

также соблюдение

точности комментариев

и пояснений к

опубликованной

информации.

; В некоторых случаях

специалисты службы по

связям с обществен-

ностью

предприятия или

организации

готовят

специальные

пресс-•'релизы,

предназначенные

для

распространения

внутри компании.

Ориентация на

собственных

рабочих и

служащих как

главных потре-

бителей

информации,

содержащейся в

таком пресс-релизе,

позволяет его

авторам делать

некоторые

отступления от

общепринятых

правил Написания

и распространения

подобных

документов.

Общие правила

подготовки

пресс-релизов

Многие

редакции,

издательства и

информационные

агентства

ежедневно

получают большое

количество пресс-

релизов,

конкуриру-,ЮЩих

между собой и

. .У руководителей

различных СМИ

существует возможность

выбора тех .Пресс-

релизов, которые

вызывают наибольший

общественный интерес,

актуальны и

соответствуют профилю

издания. При этом

большое 'Значение при

выборе пресс-релиза

для публикации имеет

не только ,его

содержание, но и

правильность

написания.

Пресс-релиз

рекомендуется

печатать на плотной

белой бумаге. -В

отдельных случаях для

размещения текста

пресс-релиза может

быть 'Использован

официальный бланк

предприятия или

организации.

Над заголовком пресс-

релиза целесообразно

размещать

специаль-;^ую шапку,

содержащую все

необходимые реквизиты

для быстрой и

'^Однозначной

идентификации

отправителя

данного документа:

официальное

название

предприятия или

организации, его

организаци-§0нно-

правовая форма,

юридический

адрес, телефон,

телефакс, дата

•правки пресс-

релиза и др. В

отдельных случаях

могут быть указаны

Юмера

государственной

регистрации

предприятия или

организации

имеющейся

лицензии на

занятие

определенным

видом деятельно-

ги. Полезно также

указывать

контактные

телефоны

сотрудников

компаний,

уполномоченных в случае

необходимости

предоставить до-

полнительную

информацию получателям

пресс-релиза.

Сам пресс-релиз

должен обязательно

содержать какую-либо

новость или полезную

информацию для

потенциального

читателя. В противном

случае он может быть

не опубликован в СМИ.

оторые особенности

написания и

распространения пресс-

релизов существуют

также в тех случаях, когда

они предназначены

посетителям какого-либо

специального

мероприятия,

организованного

компанией (выставки,

презентации,

конференции и др.), или

представителям местной

общественности,

пришедшим на встречу с

руководством фирмы.

Кроме указанных

общих правил написания

и распространения пресс-

релизов существуют также

общепринятые в деловой

практике

^специальные

правила и

особенности,

связанные с

использованием |

сокращений,

аббревиатур,

числительных, имен

собственных, дат, ка-

Цвычек, заглавных

букв и т. п.

|: Строгое соблюдение

технологии

написания пресс-

релиза может |,быть

обеспечено только в

том случае, если

сотрудники пресс-

центра * компании

или лицо,

ответственное за связь

с прессой, прошли

соответствующее

обучение, овладели

необходимыми

навыками и имеют

'••'.достаточный опыт

подготовки подобных

информационных

материалов.

3.9. Роль и

возмо

жност

элект

ронн

ых

средс

тв

массо

вой

енность

Печатные СМИ

давно и весьма активно

используются

предприятиями и

организациями при

установлении и

поддержании информа-

ционных взаимосвязей с

различными

категориями своей

общественности. В то

же время в последние

десятилетия на

информационном

рынке все большее

распространение

получают электронные

СМИ (прежде всего

радио- и телевидение),

что обусловлено

значительными

достижениями в

области радио- и

телевещания, атакже

успехами В развитии

спутниковой связи и

компьютерной техники.

Стремление

руководителей и

специалистов многих

предприятий И

организаций к

оптимизации

информационных связей с

общественностью

приводит их к

необходимости сочетать

использование печатных и

электронных СМИ.

Подобное сочетание и

взаимодополнение

различных средств

передачи информации

наблюдается также в

деятельности многих

редакций, издательств,

радиостанций и

телеканалов. Например,

большинство печатных

СМИ публикует на

своих страни-' цах

анонсы и комментарии

к предстоящим

телепередачам, а

многие

телеканалы и

радиостанции часть

своего эфирного

времени посвящают

детальному обзору

публикаций в прессе по

тем или иным пробле-

мам, вызывающим

определенный

общественный интерес.

Для повышения

эффективности работы

по установлению и

поддержанию связей с

общественностью

специалисты

соответствующих

служб предприятий и

организаций должны

хорошо разбираться в

долгосрочных и

сиюминутных

интересах той или иной

категории обще-

ственности, уметь

выделять свою

аудиторию и работать с

ней. Для Основных

групп общественности

компании необходимо

грамм, их продолжительность,

время выхода в эфир и

периодичность повторения.

Происходящая в настоящее

время специализация элек-

тронных СМИ позволяет

специалистам

внутрифирменных служб по

связям с общественностью

достаточно эффективно

решать указанные задачи.

Электронные СМИ могут

использоваться для

освещения таких

событий в деятельности

компании, как:

• выставки;

• ярмарки;

• торговые показы;

• церемонии открытия;

• презентации;

• деловые встречи;

• приемы;

• конференции (в том

числе пресс-конференции);

• круглые столы;

• дни открытых дверей и т.

д.

Если на предприятии или

в организации применяется

система внутреннего

телевидения или

радиовещания, она, кроме того,

может

быть использована для:

» обучения сотрудников

способам и приемам

эффективной работы;

« трансляции

выступлений руководителей и

специалистов по актуальным

вопросам функционирования

компании;

« передачи тематических

лекций для определенных

категорий работников;

« трансляции новостей и

текущей информации о жизни

предприятия или

организации;

» поздравлений

работников фирмы с каким-

либо событием в их личной

жизни или жизни коллектива

и др.

Использование

электронных средств

передачи информации при

организации

внутрифирменных связей с

общественностью целесо-

образно в тех случаях, когда

помещение, где проводится то

или иное мероприятие, не

вмещает всех желающих

присутствовать на нем, а

также если нежелательно

перемещение сотрудников

компании по ее территории и

оставление ими своих

рабочих мест на время

проведения того или иного

ПР-мероприятия.

Основными формами

передачи с помощью радио

или телевидения какой-либо

информации о деятельности

компании различным

категориям ее

общественности могут быть:

• периодические

репортажи о текущих

событиях в жизни компании;

• специальные выпуски

новостей;

• радиожурналы,

тележурналы, альманахи и т. п.;

' • документально-

исторические фильмы;

• интервью с

руководителями и

специалистами компании по по-

• воду наиболее актуальных

проблем ее функционирования;

• репортажи о

проводимых компанией ПР-

мероприятиях;

• ответы на критические

замечания, запросы и жалобы

в адрес

компании со стороны

отдельных представителей ее

общественности

,идр.

Для сокращения расходов

на использование

электронных СМИ

организации могут

использовать кабельное

телевидение и местное

радиовещание. Во многих

случаях это обеспечивает

надежный информационный

контакт с местной

общественностью,

потребителями продукции

предприятия и партнерами по

бизнесу в данном регионе.

Использование

возможностей электронных

СМИ позволяет в отдельных

случаях обеспечивать весьма

ощутимую экономию затрат

предприятия по поддержанию

связей с общественностью за

счет исключения расходов по

личному участию

представителей компании в том