Титоренко Г.А. Информационные технологии управления

Подождите немного. Документ загружается.

объектами недвижимости, обеспечивающие учет распределения жи-

лой площади, учет квартиросъемщиков и др.

Управленческая часть системы развивается по мере автоматиза-

ции рутинных процедур реализации функциональных задач и приня-

тия рещений, составной частью которых являются расчеты. В отли-

чие от задач справочно-аналитического характера управленческие

задачи обычно имеют четкую периодичность и жесткие сроки ис-

полнения. Примерами автоматизированного рещения наиболее

крупных задач являются расчет и вьщача пенсий или расчет и распе-

чатка платежных документов по сбору квартирной платы с использо-

ванием новых информационных технологий. Выделение справочно-

аналитической и управленческой частей, как показывает практика,

ускоряет поэтапный ввод в действие ИС муниципалитета, но при

этом следует не допускать необоснованного создания дублирующих

баз данных в АРМ специалистов. Последнее может привести к на-

рушению принципа системного подхода в создании информацион-

ного обеспечения служб муниципалитета, отрицательно сказаться на

обновлении информации в справочно-аналитической части, привес-

ти к распаду системы на функционирование отдельных автоматизи-

рованных рабочих мест.

Функциональные задачи, решаемые в условиях ИС муниципаль-

ного управления, связаны со стратегическим, перспективным и те-

кущим планированием развития, учетом и контролем, регулировани-

ем муниципальной собственности. Для этого в структурных подраз-

делениях органов управления создаются АРМ специалистов и базы

данных, обеспечивающие решение задач по управлению средствами

местного бюджета, ценными бумагами, муниципальными внебюд-

жетными и валютными фондами, имуществом органов самоуправле-

ния, а также землей и другими природными ресурсами, находящи-

мися в муниципальной собственности, унитарными предприятиями,

учреждениями, организациями, муниципальными банками и други-

ми финансово-кредитными организациями, муниципальным жилым

фондом, нежилыми помещениями и т.п.

Рассмотрим важнейшие направления информатизации работ, ко-

торые реализуют административный аппарат мэра города и сотруд-

ники подчиненных ему департаментов и комитетов городского само-

управления.

Административное управление мэрии

основывается на широком

использовании распространенных общепользовательских и специа-

лизированных программных продуктов. Информатизация этого вида

деятельности должна обеспечивать:

• работу должностных лиц с нормативно-справочной информацией;

• ведение учета и отчетности технических, материальных, фи-

нансовых и других ресурсов;

• осуществление планирования и контроля выполнения планов;

401

• применение в процессе деятельности должностных лиц рас-

четных задач и моделирования ситуаций;

• осуществление проектирования и макетирования документации;

• статистическую обработку данных;

• ведение служебной переписки, оформление нормативно-

распорядительной и финансовой документации.

Для реализации административных функций аппарат управления ос-

нащается специализированными рабочими местами, его сотрудникам

обеспечен доступ к постоянно актуализируемым базам данных, охваты-

вающим практически все направления решаемых функциональных задач.

Это позволяет осуществлять информационное обеспечение деятельности

мэра города и органа законодательной власти, вести подготовку законо-

проектов для внесения их мэром

города

в органы

государственной

власти

области,

готовить

проекты решений законодательной власти города.

Информатизация административной деятельности руководящих

работников мэрии предусматривает внедрение и использование

справочно-правовых систем, безбумажных технологий делопроизвод-

ства, электронного документооборота, а также ряда других реализо-

ванных фирмами-разработчиками офисных и административных

программных средств и имеющегося на рынке программного обеспе-

чения. В их числе широко применяемые программные средства об-

щепользовательских приложений, систем обработки документов,

электронной почты. В качестве примеров можно привести про-

граммные средства для ведения делопроизводства, позволяющие

осуществлять регистрацию и контроль исполнения выпускаемых мэ-

рией нормативно-распорядительных документов, проверку исполне-

ния постановлений и распоряжений как мэра города, так и норма-

тивно-правовых актов вышестоящих органов власти; осуществлять

информационно-аналитическое и программное сопровождение дея-

тельности мэра, вице-мэра; обеспечивать информационное взаимо-

действие со структурными органами мэрии, аппаратами органов го-

сударственной власти области, общественными объединениями, дей-

ствующими на территории города; вести сбор и обработку информа-

ции о социально-экономических, политических и правовых процес-

сах, происходящих в городе и области.

Автоматизирюванные рабочие места (АРМ) юристов, экономистов,

бухгалтеров, руководителей и специалистов органов власти и управле-

ния оснащаются справочной правовой системой (СПС) «Консультант

плюс*, которая содержит документы органов государственной власти и

при условии, если она создана в ходе сотрудничества регионального

представительства сети «Консультант Плюс» с местными органами вла-

сти и управления, включает и документы местного самоуправления

конкретного субъекта Российской Федерации. Система позволяет опе-

ративно осуществлять поиск необходимых документов по разным кри-

402

териям: тематике, виду документа, принявшему его органу, названию

документа, его номеру, дате принятия, тексту и ключевым словам.

В структурных подразделениях города могут использоваться как

локальные версии СПС «Консультант Плюс», так и сетевая версия

на необходимое количество пользователей. В целях создания дейст-

венной системы правовой информированности предприятий города,

обеспечения открытости и общедоступности нормативных актов ме-

стного самоуправления между мэрией города и редакцией электрон-

ного средства массовой информации, каким является региональное

представительство системы «Консультант Плюс», заключается дого-

вор о систематическом пополнении системы новыми сведениями.

В администрации для организации электронного документооборо-

та, ведения электронных копий журналов регистрации, передачи до-

кументов по сети, контроля за выполнением распоряжений и поста-

новлений создается подсистема «Документооборот», а для регистра-

ции входящих писем, контроля за их прохождением, учета и контро-

ля исходящей корреспонденции создаются автоматизированные под-

системы «Входящие письма» и «Исходящие письма». Создаются ло-

кальные базы данных с полными текстами распоряжений и поста-

новлений главы администрации. Для записи населения на прием к

руководству администрации АРМ инспектора общественной прием-

ной оснащается не только подсистемами для регистрации входящей

и исходящей корреспонденции, но и базой данных «Прием» и т.п.

И Департамент

муниципального

имущества является одним из

важнейших структурных подразделений мэрии. Информатизация

деятельности этого департамента должна охватывать функции управ-

ления, пользования, распоряжения муниципальной собственностью,

а также отражать в БД факты государственной регистрации юриди-

ческих лиц и физических лиц, осуществляющих предприниматель-

скую деятельность без образования юридического лица.

Для специалистов департамента создаются АРМ, где с использо-

ванием ПК формируется реестр муниципальной собственности, ав-

томатизируются процедуры регистрации с занесением в базы дан-

ных, осуществляется учет арендной платы. Все АРМ оснащаются

справочно-поисковыми системами. В частности, ППП «Имущество»

осуществляет поиск и выборку информации в различных разрезах,

позволяет производить учет муниципального имущества, муници-

пальных предприятий, учреждений, организаций. Обеспечивается

автоматизация таких наиболее трудоемких процедур, как ввод и кор-

ректировка информации по муниципальным зданиям и помещени-

ям,

муниципальным предприятиям, учреждениям и административ-

ным органам, поиск зданий по адресу, а также формирование и пе-

чать различных отчетов и выборок. Значительное удобство пользова-

телю создает наличие в ППП специальной программы по приему

403

информации на магнитных носителях из муниципального учрежде-

ния технической инвентаризации и учета операций с недвижимо-

стью о муниципальных зданиях. Эта информация используется для

внесения изменений в БД и выполнения контрольных операций.

Специалисту, ведущему учет арендной платы за имущество,

программно-технологическое обеспечение АРМ автоматизирует та-

кие функции, как формирование договоров на аренду помещений и

создание необходимых БД, отражающих содержание договорных до-

кументов, списки арендаторов и поступающих платежей. Создавае-

мые базы данных позволяют осуществлять необходимые корректи-

ровки, поиск договоров по их номеру и арендатору, выдавать всю

необходимую информацию по запросам, а также использовать ее для

составления отчетности о состоянии договоров аренды и поступив-

ших платежах. Программное и информационное обеспечение АРМ

позволяет автоматизировать составление оборотно-сальдовых ведо-

мостей, квитанций по оплате, ведомостей должников с различными

сроками задолженности, списки заканчивающихся договоров и т.п.

Необходимая для работы специалиста информация может поступать

на обработку не только на бумажных носителях, но и по каналам

связи с отражением на мониторе, что особенно удобно специалисту-

пользователю при непосредственной работе с арендаторами.

На рабочих местах специалистов, занимающихся регистрацией

юридических лиц или предпринимателей, устанавливается информа-

ционно-справочная программная система, которая позволяет не толь-

ко вводить и корректировать данные, вести поиск нужной записи по

ключевому выражению, формировать выборки по различным призна-

кам, осуществлять печать нужных отчетов, но и пополнять локальную

базу данных информацией, хранящейся на файл-сервере в качестве

общесистемных сведений для всех программных разработок. Такими

сведениями могут быть справочник улиц города, сведения о юридиче-

ских лицах, их ИНН, коды ОКНО, ОКОНХ и другая информация.

Автоматизированные рабочие места специалистов департамента

муниципального имущества для ведения документации, формирова-

ния документов в электронном виде, регистрации входящей и исхо-

дящей корреспонденции могут оснащаться дополнительными про-

граммными средствами, автоматизирующими названные и другие

трудоемкие процедуры.

Департамент городского

хозяйства, являясь структурным ор-

ганом управления, несет полную ответственность за состояние дел в

отрасли. Поэтому информатизация управленческих процессов имеет

целью реализовать информационное обеспечение рещения функцио-

нальных задач в областях энергетического, дорожно-транспортного,

жилищно-коммунального хозяйства, средств связи и бытового обслу-

живания населения для нормальной жизнедеятельности горожан,

содержания объектов внешнего благоустройства и надлежащего са-

нитарного состояния города. Применительно к каждому из перечис-

404

ленных направлений органами управления соответствующих органи-

заций создаются на базе локальных, открытых вычислительных се-

тей,

информационные технологии, которые позволяют специалистам

этих организаций, используя АРМ и информационное взаимодейст-

вие с общесистемными базами данных муниципальной ИС, решать

все необходимые функциональные задачи.

Одним из таких наиболее трудоемких комплексов задач является

организация учета расчетов с квартиросъемщиками. Охарактеризуем

кратко возможности ППП «Учет расчетов с квартиросъемщиками».

Пакет предназначен для выполнения начислений, учета поступлений

сумм и вывода рабочих итоговых документов по расчетам с населе-

нием за жилье и коммунальные услуги. Такой пакет, как правило,

используется в финансово-экономическом управлении департамента

городского хозяйства, а также работниками учетно-контрольных

групп. Пакет позволяет выполнять весь перечень работ

—

от коррек-

тировки данных по каждому лицевому счету квартиросъемщика и

благоустройству каждого жилого дома до закрытия отчетного перио-

да и распечатки всех необходимых документов. Пакет позволяет хра-

нить и изменять все параметры лицевого счета квартиросъемщика,

включая льготы и субсидии, необходимые для производства начисле-

ний, выяснять текущий долг, текущее начисление, начисление за любой

предыдущий период с учетом действующих в тот период тарифов и вы-

полнять прочие расчеты, ускоряющие обслуживание квартиросъемщи-

ка. При вводе данных о поступлениях денежных средств автоматически

производятся контроль за правильностью ввода сумм по квитанции,

подсчет количества документов и сумм по пачкам квитанций, а также

проверяется номер вводимого лицевого счета. Пакет позволяет распеча-

тывать ведомости поступлений, оборотные ведомости за отчетный пе-

риод, своды и описи бандеролей для сберегательного и других банков,

осуществляющих прием платежей, сводные отчетные документы, ин-

формационные квитанции для квартиросъемщиков и многие другие

необходимые в работе документы.

Департамент

образования,

культуры

спорта

является структур-

ным органом мэрии и в процессе своей деятельности имеет информа-

ционные связи с другими структурными подразделениями мэрии, обла-

стной администрации, а также с коммерческими и некоммерческими

организациями, общественными объединениями и гражданами.

Наиболее важным аспектом деятельности специалистов этого де-

партамента является слежение совместно с финансовым управлени-

ем за движением финансовых потоков и, в частности, потоками

бюджетных средств. Поэтому для автоматизации работ бухгалтера и

экономистов в учреждениях, занимающихся распределением финан-

совых средств, кредитованием подотчетных учреждений и составле-

нием сводной отчетности создаются АРМ со специализированным

программным обеспечением, позволяющим генерировать платежные

поручения после ввода сумм финансирования по учреждениям, фор-

405

мировать уведомления для учреждений после ввода векселей, взаи-

мозачетов и выделенных кредитов. Эксплуатация АРМ основывается

на постоянном обновлении БД, содержащих списки банков и учреж-

дений, реквизиты плательщика и других, что позволяет формировать

с использованием ПК все основные отчеты, связанные с отражением

финансирования, кредитования, формирования остатков с нарас-

тающими поквартальными итогами, расщифровкой финансирования

по датам, по параграфам и т.п.

Н Основной задачей информатизации в деятельности департа-

мента

здравоохранения

социальной

защиты является организация

информационного сопровождения движения бюджетных и других

финансовых средств, которые предназначены для охраны здоровья и

гарантированной доступной медицинской помощи населению горо-

да, выделяются бюджетом на гарантированную поддержку семьи,

пожилых граждан, инвалидов, а также на развитие системы социаль-

ных служб, пенсионного обеспечения.

В формировании информационного обеспечения решения функ-

циональных задач в области здравоохранения и пенсионного обеспе-

чения больщое значение отводится созданию и актуализации обще-

системных и локальных баз данных. Они содержат справочные и

статистические данные о проживающем в городе населении, состоя-

нии эпидемиологической обстановки, проводимых медицинских ос-

мотрах, прививках, а также позволяют выявлять финансовые затра-

ты,

которые связаны с проведением профилактических мер и лече-

нием заболеваний. Большое значение уделяется анализу прохожде-

ния денежных средств между городским управлением здравоохране-

ния и медицинскими страховыми компаниями.

Подсистема «Социальная защита» кроме общесистемных баз данных

предусматривает использование большого разнообразия специализиро-

ванных БД, необходимьгх для ведения в электронном виде документации

по денежному содержанию пенсионеров различньгх групп. Так, создают-

ся БД «Ветераны», «Инвалиды», «Слепые», «Многодетные», «Матери-

одиночки», «Блокадники», «Репрессированные», «Военные узники»,

«Военные пенсионеры» и др. Создаются АРМ, которые оснащаются

программным обеспечением для комплексного решения задач по начис-

лению и вьшлате пенсий. Такое программное обеспечение устанавлива-

ется на рабочих местах специалистов не только в департаменте муници-

палитета города, но и в территориальных отделах соцзащиты населения.

Программный комплекс «Расчет пенсий» позволяет производить начис-

ление пенсий, просчитывать более выгодный вариант расчета, оператив-

но формировать выплатные документы для почтовых отделений связи

или банков, создавать сводные и статистические отчеты для Пенсион-

ного фонда. Информация из баз данных этого комплекса предоставляет-

ся в городскую налоговую инспекцию, используется при корректировке

данных медицинских страховых компаний. Пополнение баз данных про-

406

изводится ежедневно в территориальных отделах социальной защиты

населения города.

Для начисления и выплаты социальных пособий для различных ка-

тегорий граждан используются специальное программное обеспечение и

информация БД справочного характера, содержащие как нормативную,

так и общую информацию по конкретному получателю пособия. В де-

партаменте

здравоохранения

и социальной защиты населения мэрии и в

отделах соцзащиты населения территориальных округов АРМ оснаща-

ются одинаковыми профаммными комплексами, а информация в БД

ежедневно пополняется сведениями, которые формируются в отделах

соцзащиты населения в территориальных округах. Ежемесячно на осно-

ве этой информации формируются статистические отчеты и своды о

выплаченных суммах социальных пособий.

Рассмотренные методические и практические стороны опыта ин-

форматизации управленческой деятельности по ряду департаментов

муниципального управления позволяют сделать некоторые обобщения

по применению информационных технологий для автоматизации ре-

щения функциональных задач в этой проблемной области.

О Информационно-технологическую основу ИС муниципального

управления составляют АРМ специалистов, рещающих задачи по кон-

кретным направлениям деятельности отдельных департаментов, коми-

тетов, реализующих узкоориентированные оперативно-тактические

цели функционирования на уровне административных округов.

а Центральным звеном создаваемой и функционирующей ИС,

объединяющей основные сегменты муниципальных информацион-

ных ресурсов, на основе которой построен информационный взаи-

мообмен, является локальная вычислительная сеть мэрии, образо-

ванная из локальных сетей отдельных департаментов и подразделе-

ний мэрии, где за каждым из файл-серверов изначально закрепляют-

ся узкопрофессиональные задачи

(рис.

13.2).

О Объединенные каналами связи многоуровневые открытые

инфopмaциoннo-вычиcлиteльныe сети не только обеспечивают необ-

ходимое информационное взаимодействие между уровнями управле-

ния, но и позволяют организовать для каждого пользователя удоб-

ный интерфейс как со справочно-аналитический частью ИС муни-

ципального управления, так и с корпоративной сетью, составляющей

программно-технологическую базу решения функциональных задач.

Такой подход является предпочтительным, так как позволяет

реализовать принцип одноразового ввода информации в систему и ее

многократное использование разными подразделениями. Примене-

ние открытых систем в ИС муниципального управления, которые

состоят из компонентов, взаимодействующих друг с другом через

стандартные интерфейсы, предопределено современными подходами

в развитии информационных технологий, стандартов открытых сис-

тем, средств вычислительной техники.

407

Рис.

13.2.

Схема,

корпоративной

вычислительной сети мэрии

города

Как показывает практика создания ИС муниципального управле-

ния, с ростом потоков информационного взаимообмена и унификации

отдельных технологических цепочек территориально расположенные в

мэрии сети отдельных подразделений (например, департамента финан-

сов,

департамента муниципального имущества, аппарата мэра и др.)

легко объединяются в единую корпоративную сеть (см. рис. 13.2).

Корпоративность интересов, принцип первого руководителя по-

зволяют сконцентрировать административные сети в одном подраз-

делении, сэкономив трудовые ресурсы, значительно облегчив кон-

фигурирование сети и снизив транзакции.

Сетевые информационные ресурсы в таких случаях размещаются на

нескольких файловых серверах, один из которых является коммуника-

ционным. Это позволяет осуществлять удаленный доступ к сетевым

ресурсам мэрии пользователям, находящимся вне стен здания мэрии.

В корпоративных сетях наиболее эффективным оказывается ис-

пользование сетевых операционных систем (ОС), изначально пред-

назначенных для работы в сети. Сетевые функции у этих ОС глубоко

встроены в основные функциональные модули, что обеспечивает их

логическую стройность, простоту эксплуатации и модификации, а

также высокую производительность. Примером такой ОС является

система Windows NT фирмы Microsoft, которая за счет встроенных

сетевых средств обеспечивает более высокие показатели производи-

тельности и защищенности информации. Сервер NT обладает свой-

ствами сервера приложений, имеет средства поддержки симметрич-

ного мультипроцессирования, а также хорошо поддерживает при-

кладные среды DOS, WINDOWS, OS/2. Служба безопасности, орга-

низованная по новым принципам, хотя и требует увеличения ресур-

сов памяти и роста производительности, наиболее оптимально соче-

тает реализацию открытости с корпоративностью интересов.

Организация информационного обмена между корпоративной и

локальной вычислительной сетью мэрии и внешними абонентами

требует внедрения широкого спектра телекоммуникационных

средств, из которых наиболее перспективным является глобальная

сеть Интернет, базирующаяся на использовании протокола TCP/IP

(Transmission Control Protocol/Internet Protocol).

ИС муниципального управления в рамках корпоративной среды

позволяет активно осваивать Интернет, использовать его чрезвычай-

но широкие возможности доступа специалистов со своих АРМ к

различным информационным ресурсам, в частности, и к Государст-

венным информационным ресурсам России. Открываются возмож-

ности для формирования тематических Web-страниц, составляющих

основу Web-сервера мэрии, разработки Web-броузеров, способных

охватывать все имеющиеся муниципальные ресурсы. Безусловно,

любое дальнейшее развитие сети связано с резким увеличением объ-

409

емов изучаемой и анализируемой специалистами и руководителями

информации, что требует дальнейшего развития сети на основе

принципиально новой программной и технологической среды, на-

пример Oracle и OLAP-технологий. OLAP-технолопш для муниципаль-

ного управления

—

новый класс информационных систем, обеспечи-

вающий ведение процесса анализа в режиме реального времени.

Создание и ввод в действие таких технологий являются перспектив-

ной задачей, которая создаст для руководства качественно новые

возможности в управлении социально-экономическими процессами.

Формирование баз данных и постоянное обновление в них све-

дений по таким важнейшим направлениям, как состав, численность,

возраст населения, сведения о миграции, состав и характеристики

рабочих мест с учетом их отраслевой ориентации, количество и на-

правления использования земли (под промышленное освоение,

строительство жилья, размещение объектов соцкультбыта и т.п.),

динамика изменений доходной и расходной частей бюджета, соби-

раемость налогов, отток и прилив капиталов, инвестиции и ряд

других направлений, представляют собой информационное отобра-

жение происходящих в городе (как в большой и сложной системе)

процессов, явлений, фактов. Однако система муниципального

управления очень динамична, все процессы в ней имеют изменяю-

щиеся во времени характеристики, а задача управления ее структур-

ными составляющими решается в условиях динамичной среды. По-

этому ИС муниципалитета должна предоставлять специалистам и

руководителям не менее динамичное информационное сопровожде-

ние для проведения анализа складывающихся ситуаций, моделиро-

вания прогнозируемых процессов для принятая обоснованных как

оперативных, так и тактических решений на среднесрочную и долго-

срочную перспективу. Для этого необходимо создание баз знаний,

специально организованных хранилищ данных, которые позволят

перейти от накапливания фактов к автоматизации анализа и иссле-

дованию складывающихся тенденций развития городского хозяйства

во всех его аспектах. Такой подход положит начало взаимодействию

информационной и экспертной систем, которые смогут обрабаты-

вать и анализировать сведения о тенденциях (положительных и от-

рицательных) в демографических показателях, численности пред-

принимателей, квалификации полностью и не полностью занятых в

производственной сфере работников, в том числе за счет миграции,

изменениях в составе городских земель, размерах инвестиций и т.п.

Сопутствующий такому анализу неизбежный рост объемов накапли-

ваемой и хранимой в системе информации может быть преодолен

OLAP-технологией, что обеспечит повышение эффективности

управления, положительно скажется на развитии города благодаря

принятию его администрацией объективных, научно обоснованных

решений.

410