Сокирник І.В. Діловодство
Подождите немного. Документ загружается.
2. Лист-відповідь (відмова)
Логічна схема
1) повтор, прохання, на яке складається відповідь;
2) обгрунтування причини відмови;
3) конотація відмови.
Приклад тексту:
Ваше прохання про зміни строку постачання копіювального
обладнання виконати не можемо, через відсутність його у теперішній час
на наших складах. Тому копіювальне обладнання буде поставлено У
строки, що вказані в угоді. 3. Супроводжувальні листи. Приклад тексту.
У відповідності з домовленістю (Вашим проханням)
направляємо підписаний з нашої сторони договір №__від___.
Довідка про фінансування буде виспана.......
Даний лист слід рахувати невід'ємною частішою дійсного
договору.
Додаток договір про .......№....... за 3 ар. в 3 ек.
6. Акт
Акт - документ, складений декількома особами, що
підтверджує встановлені факти та події. Можливе складання акта
одним, але спеціально уповноваженою особою - ревізор або інспектор.
Акти складають по результатам ревізії при прийомні - передачі справ,
прийомні об'єктів на випробуваннях, по результатам перевірок
(податкова інспекція, санепідемстанція). Затверджується (при
необхідності) вищестоящою організацією або керівником
підприємства. (Наприклад, акт про ліквідацію установи, затверджений
керівником віщої установи).
Кількість екземплярів акту визначається нормативами або
діловою ситуацією. Акт являється основою для видання
адміністрацією відповідних розпорядчих документів.
Після складання акту комісія повинна ознайомити з його
змістом осіб, які зазначені в акті, під розписку. Дата акту відповідає
дню події або факту.
Особи, які мають зауваження по змісту акта, підписують його з
вказанням про свою незгоду і викладають свою думку на окремому
додатку.
Основні реквізити акту:
1. Реквізити штампа загального бланку.
2. Код підприємства по 2КПО.
3. Код форми документу по 2КУД
4. Назва виду документа.
5. Дата, індекс.
6. Заголовок до тексту.
7. Гриф затвердження. 8.
Текст.
9. Відмітка про наявність додатків.
10. Підпис голови та членів комісії.
11. Відмітка про візування.
12. Відмітка про контроль.
13. Відмітка про виконання документу та направлення його до справи.
Текст акту має наступну структуру: вступна та констатуюча
частини, висновки (не обов'язково).
У вступній частині вказують підставу, перераховують членів
комісії та її задачі. Прізвища членів комісії - в алфавітному порядку.
В констатуючій частині - описують сутність та характер
проведеної роботи, встановлені факти, дають пропозиції.
Акт має уніфіковану форму:
Найменування ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністерства, відомства ______ (розшифровка підпису)
Дата
Акт
18.05.99 №12 м.
Хмельницький
(місце видання)
Підстава: наказ директора заводу від ________№_____ «Про
проведення інвентаризації» Складений комісією:
Голова____________________________________
(посада, П. І. Б.)
Члени комісії: 1. _____________________________
(посада, П. І. Б.)
2._____________________________
3._____________________________
(текст)
Складений у 3-х екземплярах
1-й екземпляр____________________
2-й екземпляр ___________________
3-й екземпляр _____________________
До справи 05-24
Голова комісії Підпис Розшифровка підпису
Члени комісії Підпис Розшифровка підпису
Текст акту має форму:
1. При перевірці:
У період (число) була проведена
перевірка. діяльності
підприємства, відділу та ін.
Перевіркою виявлено (по пунктах,
всі
аспекти,
що проявилися у
процесі роботи комісії).
2. При передачі: лице, що передає (П. І. Б.), лице, що приймає (П. І. Б.,
посада), у присутності третього лиця (П. І. Б., посада). Склали цей акт,
про те, що ..................... перший здав, а другий прийняв (перелік по
пунктах матеріальних цінностей, що підлягають передачі).
3. При списанні:
«__»
_____
р. була проведена експертиза цінностей (офісних меблів,
техніки та ін.).
Списанню підлягають (дані про матеріали, що підлягають списанню,
розміщують у таблицю.
Назва (кількість).
Примітка.
7.Телефонограми і
телеграми
Телефонограми.
Це термінові повідомлення , які передаються по телефону.
Використовуються для документального оформлення усних телефонних
переговорів і являються одним з видів ділової кореспонденції.
Реквізити телефонограми:
1. Назва документа - заголовок.
2. Номер і дата телефонограми.
3. Назва організації і службової особи - відправника (від кого).
4. Назва організації і службової особи - отримувача телефонограми
(кому).
5. Текст (слова пишуть без скорочень, не більше 50 слів).
6. Підпис службової особи - керівника організації або замісника.
В графах «передано» і «прийнято» вказують посаду, ініціали та
прізвище того, хто приймає і хто передає, їх телефони.
Приклад:
Телефонограма №___від «_»_____ 20__р.
56
Від кого______ Телефон________Передав________
Кому________Прийняв_______Телефон_________
годин_______хв._______
текст
Підпис
Обпік телефонограм
ведуть у спеціальному журналі
Телеграми.
Пишуть великими буквами з інтервалом 2 між стрічками.
Перенос слів не дозволяється. Текст від адреса - 3 -ма інтервалами.
Текст без нових строк і абзаців. Підпис - окремою строкою,
відступивши від тексту.
Складають в 2-х екземплярах - один підшивається у справу.
ТЕМА 4. ДІЛОВІ ЛИСТИ У ЗОВНІШНЬОЕКОНОМІЧНІЙ
ДІЯЛЬНОСТІ
1. Значення ділових листів у зовнішньоекономічній діяльності. Види
листів.
2. Вимоги до оформлення бланків.
3. Вимоги до складання текстів зовнішньоекономічних листів.
1. Значення ділових листів у зовнішньоекономічній діяльності.
Види листів
Ділові листи є важливим елементом зовнішньоекономічної
діяльності.
Від ділового листа залежить:
1. Пошук потенційних партнерів.
2. Можливість встановлення чітких ділових контактів.
3. Пошук і освоєння нових ринків збуту продукції та надання послуг.
В країнах з розвиненою ринковою економікою, ділові папери є
невід'ємною частиною соціально-економічних відносин.
Особливості стилю листа, його структура та зміст
вдосконалювались і видозмінювались протягом десятиліть.
Змінювались технічні засоби підготовки, написання листа та його
носії. Наприклад, комп'ютерна техніка, факс.
В умовах вітчизняної дійсності, в силу відомих причин, ділове
листування носить переважно бюрократичний характер і практично
повністю не відповідає вимогам розвинених капіталістичних країн в
цій області.
Не залежно від того чи направляються ділові листи звичайною поштою,
чи по факсимільному зв'язку, його основні параметри, вимоги до
підготовки та оформлення тексту залишаються незмінними.
Мета
написання листа.
Діловий лист - це джерело інформації і одночасно, документ,
складений звичайно на паперовій основі, покликаний слугувати
досягненню певної поставленої мети.
Цілі написання ділового листа можуть бути різноманітні: Від -
заяви про існування організації та переліку їх продукції та послуг.
До - розв'язання конкретних проблем, пов'язаннях з ціноутворенням,
строками платежу, поставками продукції і різноманітними іншими
питаннями.
В загальному вигляді ділові листи у зовнішньоекономічній
діяльності можуть бути присвячені наступним питанням:
• співробітництво з іноземними фірмами;
• участь в торговій і комерційній діяльності;
• співробітництво у рамках консорціуму;
• питання, пов'язані з підготовкою та реалізацією контракту,
ціні
контракту, формам розрахунку і умовам
платежу,
• командирування спеціалістів;
• підготовка іноземних і національних кадрів;
• рекламації і врегулювання претензій;
• медичному обслуговуванню та іншим питанням.
За функціональним призначенням виділяють три типи
комерційного листування:
1. Запит - відповідь на запит,
2. Пропозиція (оферта) - відповідь на пропозицію, 3. Рекламація
(претензія) - відповідь на рекламацію.
2. Вимоги до оформлення бланків
Бланк листа має велике значення в діловому листуванні. По бланку,
його дизайну, поліграфічному виконанню, характеристикам бумаги
будуть судити про престиж відправника та серйозність його намірів.
Практика показує, що для ведення зовнішньоекономічного
листування необхідно:
- Виготовити спеціальний бланк, який би не використовувався в
серединні країни;
- Він повинен бути віддрукований на англійській мові (або на
національній та англійській) і відповідати загальному рівню дизайну
бланків ділових листів;
- Бумага повинна бути високоякісних гатунків (за кордоном для
виготовлення бланків ділової кореспонденції використовується
папір з водяними знаками);
- Поліграфічне бланк виготовляється за допомогою одного - двох
кольорів.
Реквізити бланку
Головним реквізитом бланку є назва підприємства,
організаційної форми - відправника листа.
Вона повинна легко читатися, поряд з емблемою фірми -
повинно бути їх трактування.
Вказується повна адреса підприємства, номера телефонів,
телекс, факс.
Номер р/р, інші банківські реквізити не наводяться.
Відсутність факсу - незрозумілі питання в отримувача.
Розміщення реквізитів на бланку не має жорсткої
регламентації.
Назва фірми - у лівому або у правому куті. Адреса, телефон,
факс - у протилежному куті (або у нижній частині бланку).
Реєстраційні номера на 1-му екземплярі можуть ставитись, або
лише на 2-му екземплярі. Ручкою не проставляються.
Підпис - чорнильною ручкою.
Печатки на листі не ставляться.
3. Вимоги до складання текстів зовнішньоекономічних листів
В сучасній діловій кореспонденції практично не
використовуються друкувальні машинки.
Тексти готуються на комп'ютері редагуються й
роздруковуються на принтері.
Це дозволяє: