Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов
Подождите немного. Документ загружается.
диалоговом окне Параметры страницы выберите вкладку Колонтитулы.
7.В списке Нижний колонтитул выберите вариант: Страница 1 из ?
8.Щелкните на кнопке Создать верхний колонтитул. В открывшемся
диалоговом окне сформируйте верхний колонтитул по своему усмотрению.
9.Измените шрифт, воспользовавшись кнопкой Шрифт. Включите в
колонтитул имя рабочего листа, щелкнув на кнопке Имя листа. Щелкните на
кнопке ОК.
10.Посмотрите, как выглядит страница с настроенными колонтитулами.
11.Щелкните на кнопке Разметка страницы, чтобы вернуться к обычному
режиму просмотра рабочего листа, но с разбиением на страницы.
12.Воспользуйтесь командой Вставка > Разрыв страницы, чтобы задать
принудительное разделение рабочего листа на страницы печати.
13.Еще раз воспользуйтесь кнопкой Предварительный просмотр, чтобы
вернуться в режим предварительного просмотра.
14.Щелкните на кнопке Печать, чтобы распечатать рабочий лист.
Мы познакомились с использованием средства предварительного просмотра и произ вели печать
документа. Мы также научились формировать колонтитулы и управлять разбиением документа на
печатные страницы.
Упражнение 13.5. Форматирование ведомости
20 мин
Задача. Рабочий лист должен содержать сводную ведомость студенческих
оценок по итогам сессии. Если экзамены сданы без троек, соответствующая
строка таблицы должна подсвечиваться зеленым цветом, если у студента
остались задолженности — красным.
1.Запустите программу Excel (Пуск > Программы > Microsoft Excel) и
откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.
2.Выберите щелчком на ярлычке неиспользуемый рабочий лист или
создайте новый (Вставка > Лист). Дважды щелкните на ярлычке листа и
переименуйте его как Ведомость.
3.В первую строку рабочего листа, начиная с ячейки В1, введите названия
экзаменов.
4.В первый столбец рабочего листа, начиная с ячейки А2, введите
фамилии студентов.
5.Заполните таблицу экзаменационными оценками по своему
усмотрению. Оценки должны изменяться от 2 до 5 баллов. '
6.Выделите ячейку А2 и дайте команду Формат > Условное
форматирование.
7.В раскрывающемся списке на панели Условие 1 выберите вариант
формула.
8.В поле для формулы введите следующую формулу: =МИН($В2:$Е2)>3.
Обратите внимание на способ использования абсолютных и относительных
521
ссылок в формуле, так как ее планируется распространить на всю таблицу. Эта
формула рассчитана на четыре экзамена, при другом их числе выбранный
диапазон несколько изменится.
9.Щелкните на кнопке Формат. В открывшемся диалоговом окне Формат
ячеек выберите вкладку Вид и щелкните на светло-зеленом цвете для его
использования в качестве фона ячеек. Щелкните на кнопке ОК.
10.Щелкните на кнопке А также, чтобы задать второе условие
форматирования. Далее действуйте аналогично тому, как указано в п. 8.
Нужная формула должна иметь вид: =МИН($В2:$Е2)<3.
11.Подобно тому, как указано в п. 9, задайте светло-розовый фон для
ячеек.
12.Щелкните на кнопке ОК. Фон ячейки А2 должен измениться, если
соответствующий студент не имеет троек или, напротив, имеет задолженность.
13.Выделите весь диапазон ячеек ведомости и дайте команду Формат >
Условное форматирование. Диалоговое окно Условное форматирование
должно содержать настройки, подготовленные для ячейки А2.
14.Щелкните на кнопке ОК. Условное форматирование распространится
на всю выделенную область с автоматической коррекцией относительных
ссылок. Убедитесь, что формат ведомости соответствует тому, что требовалось.
15.Сохраните рабочую книгу book.xls.
Мы научились условно форматировать документ Excel. При условном форматирова нии оформление
ячеек зависит от их содержания. Мы также научились распространять условное форматирование одной
ячейки на целый диапазон.
Упражнение 13.6. Построение диаграммы
20 мин
1.Запустите программу Excel (Пуск > Программы > Microsoft Excel) и
откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.
2.Откройте рабочий лист Дополнительные расходы по месяцам.
3.Методом протягивания выделите диапазон ячеек А2:С25.
4.Щелкните на значке Мастер диаграмм на стандартной панели
инструментов.
5.В списке Тип выберите пункт Гистограмма (для отображения данных в
виде столбчатой диаграммы). В палитре Вид выберите нижний пункт в первом
столбце (трехмерная гистограмма). Щелкните на кнопке Далее.
6.Так как диапазон ячеек был выделен заранее, мастер диаграмм
автоматически определяет расположение рядов данных. Убедитесь, что данные
на диаграмме выбраны правильно.
7.На вкладке Ряд выберите пункт Ряд1, щелкните в поле Имя, а затем на
ячейке В1. Аналогично, выберите пункт Ряд2 и щелкните сначала в поле Имя, а
затем на ячейке С1. Щелкните на кнопке Далее.
8.Выберите вкладку Заголовки. Задайте заголовок диаграммы, введя в
поле Название диаграммы текст Диаграмма расходов. Щелкните на кнопке
Далее.
522
9.Установите переключатель Отдельном. По желанию, задайте
произвольное имя добавляемого рабочего листа. Щелкните на кнопке Готово.
10.Убедитесь, что диаграмма построена и внедрена в новый рабочий
лист. Рассмотрите ее. Попробуйте навести указатель мыши на любой из
элементов диаграммы. Убедитесь, что во всплывающем окне отображается
точное значение данного элемента диаграммы.
11.Щелкните на одном из элементов ряда Нарастающий итог. Убедитесь,
что весь ряд выделен.
12.Дайте команду Формат > Выделенный ряд. Откройте вкладку Вид.
13.Щелкните на кнопке Способы заливки. Установите переключатель
Заготовка, в раскрывающемся списке выберите пункт Океан, задайте тип
штриховки диагональная 1. Щелкните на кнопке ОК и еще раз на кнопке ОК.
Посмотрите, как изменился вид ряда данных.
14.По своему усмотрению измените оформление ряда данных Расходы и
других элементов диаграммы.
15.Сохраните рабочую книгу book.xls.
Мы научились строить графики на основе данных, содержащихся на рабочем листе,
настраивать формат диаграммы, задавать отображаемые данные и оформлять
получающуюся диаграмму. Мы также узнали, как можно изменить формат готовой
диаграммы.
Упражнение 13.7. Простейшие операции с базой данных
30 мин
1.Запустите программу Excel (Пуск > Программы > Microsoft Excel) и
откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.
2.Создайте новый рабочий лист (Вставка»Лист), дважды щелкните на его
ярлычке и присвойте ему имя Сведения о поставках.
3.Предполагается, что предприятие получает пять видов материалов:
бумагу, фанеру, картон, полиэтилен и ткань — от пяти поставщиков,
находящихся в Братске, Казани, Курске, Мурманске и Череповце. Каждый из
поставщиков может поставлять любой вид материалов. Поставки производятся
не чаще раза в месяц, единица измерения — тонна.
4.В ячейки А1-D1 введите заголовки полей базы данных, соответственно:
Месяц, Поставщик, Товар, Объем.
5.Введите несколько десятков записей, имеющих описанную выше
структуру. Реальные «объемы поставки» значения не имеют.
Примечание. Преподаватель может заранее подготовить стандартную
базу данных, содержащую «сведения о поставках». В этом случае ее можно
скопировать из заранее подготовленной рабочей книги. Чтобы скопировать
рабочий лист из одной книги в другую, надо открыть обе эти книги, щелкнуть
на ярлычке копируемого листа правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном
меню пункт Переместить/скопировать. В открывшемся диалоговом окне книга-
приемник выбирается в раскрывающемся списке, далее надо указать место
523
нового листа среди уже существующих, установить флажок Создавать копию и
щелкнуть на кнопке ОК.
6.Общая сортировка базы данных. Сделайте текущей любую ячейку базы
данных и дайте команду Данные > Сортировка. Убедитесь, что при этом
выделяется вся (кроме заголовков полей) база данных.
7.В списке Сортировать по выберите пункт Месяц и режим по
возрастанию.
8.В списке Затем по (вторичная сортировка) выберите пункт Поставщик и
режим по возрастанию.
9.В списке В последнюю очередь, по выберите пункт Товар и режим по
возрастанию. Щелкните на кнопке ОК.
10.Убедитесь, что база данных отсортирована по указанным критериям.
11.Последовательная сортировка базы данных. С помощью кнопки
Отменить на панели инструментов восстановив прежний порядок записей базы
данных. Того же порядка сортировки можно добиться другим способом.
12.Выберите любую ячейку в столбце Товар и щелкните на кнопке
Сортировка по возрастанию на панели инструментов.
13.Выберите любую ячейку в столбце Поставщик и щелкните на кнопке
Сортировка по возрастанию на панели инструментов.,
14.Выберите любую ячейку в столбце Месяц и щелкните на кнопке
Сортировка по возрастанию на панели инструментов. Убедитесь, что итоговый
порядок сортировки тот же, что и в предыдущем случае. Обратите внимание,
что в этом случае мы сначала провели третичную сортировку, затем вторичную
и на последнем этапе первичную.
15.Фильтрация данных. Чтобы включить режим фильтрации, дайте
команду Данные > Фильтр > Автофильтр. Обратите внимание на появление
раскрывающих кнопок у заголовков полей базы данных.
16.Чтобы отобрать только записи, описывающие поставки из Братска,
щелкните на раскрывающей кнопке у поля Поставщик и выберите в списке
пункт Братск. Обратите внимание на то, что раскрывающая кнопка
действующего фильтра и номера отобранных строк отображаются синим
цветом. Чтобы отменить текущий фильтр, еще раз щелкните на раскрывающей
стрелке и выберите пункт Все.
17.Чтобы отобрать наиболее крупные разовые поставки, щелкните на
раскрывающей стрелке у поля Объем и выберите в списке вариант Первые 10.
18.Выберите с помощью счетчика число 20 и далее пункт наибольших и
вариант % от количества элементов. Щелкните на кнопке ОК. В результате
будет отобрано 20% записей, содержащих наибольшие значения объема
поставок.
19.Чтобы отменить режим фильтрации записей, еще раз дайте команду
Данные > Фильтр > Автофильтр.
Мы научились использовать электронную таблицу Excel в качестве базы данных. Мы
научились выполнять операции сортировки и фильтрации по какому-либо признаку. При этом
возможен отбор как всех записей, отвечающих определенному условию, так и доли
(определенного количества) записей со значениями, экстремальными по определенному критерию.
524
Упражнение 13.8. Построение сводной таблицы
30 мин
1.Запустите программу Excel (Пуск > Программы > Microsoft Excel) и
откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.
2.Откройте рабочий лист Сведения о поставках.
3.Сделайте текущей ячейку в пределах базы данных. Дайте команду
Данные > Сводная таблица.
4.Убедитесь, что установлены переключатели в списке или базе данных
Microsoft Excel и сводная таблица. Щелкните на кнопке Далее.
5.Убедитесь, что диапазон базы данных выбран правильно. Щелкните на
кнопке Далее.
6.Убедитесь, что установлен переключатель Новый лист. Щелкните на
кнопке Макет.
7.Перетащите кнопки в соответствующие области макета сводной
таблицы: кнопку Месяц — в область Страница, кнопку Поставщик — в область
Столбец, кнопку Товар — в область Строка, кнопку Объем — в область
Данные.
8.Кнопка в области Данные будет иметь вид Сумма по полю Объем. Нас
это устраивает. Щелкните на кнопке ОК.
9.Щелкните на кнопке Параметры. В поле Имя введите текст Сводная
таблица поставок. Щелкните на кнопке ОК. Щелкните на кнопке Готово.
10.Переименуйте рабочий лист со сводной таблицей, дважды щелкнув на
его корешке. Дайте ему имя Сводная таблица поставок.
11.Посмотрите на готовую сводную таблицу. Она показывает, сколько
материалов определенного типа пришло от конкретного поставщика,
независимо от времени поставки. Дважды щелкните на любой из ячеек сводной
таблицы, чтобы увидеть на новом рабочем листе записи, на основе которых
сформированы данные в этой ячейке.
12.Раскрывающие кнопки рядом с именами полей таблицы позволяют
выполнить сортировку по соответствующему полю. Выберите конкретный
месяц в раскрывающемся списке Месяц, чтобы увидеть данные, относящиеся к
этому месяцу.
13.Перетащите кнопку Месяц в область Столбец, а кнопку Товар — в
область Страница. Сводная таблица автоматически перестроится в
соответствии с новой структурой.
14.Дважды щелкните на кнопке Сумма по полю объем. В открывшемся
диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы щелкните на кнопке
Дополнительно. В раскрывающемся списке Дополнительные вычисления
выберите пункт Доля от суммы по строке. Щелкните на кнопке ОК.
15.Посмотрите на новый вид сводной таблицы. Среди прочего, мы
определили, какую долю в общем потоке поставок имеет каждый из
поставщиков.
16.Сохраните рабочую книгу book.xls.
525
Мы научились создавать сводные таблицы для получения итоговых сведений на основе
содержимого базы данных. Мы узнали, как выяснить, исходя из каких данных получен
элемент сводной таблицы. Мы также научились фильтровать данные сводной таблицы,
динамически перестраивать сводную таблицу, а также изменять способ отображения области
данных.
Упражнение 13.9. Построение сводной диаграммы
20 мин
1.Запустите программу Excel (Пуск > Программы > Microsoft Excel) и
откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.
2.Откройте рабочий лист Сводная таблица поставок.
3.Щелкните на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов
Сводная таблица. Сводная диаграмма строится автоматически на новом
рабочем листе.
4.Переименуйте этот рабочий лист, дав ему имя Сводная диаграмма.
5.Поэкспериментируйте со сводной диаграммой, чтобы выяснить, какие
ее параметры можно изменять.
6.Выполните фильтрацию отображаемых данных.
7.Измените величину, отображаемую на диаграмме.
8.Переместите поле базы данных в другую область диаграммы.
9.Измените тип диаграммы.
10. Измените формат отображения элементов диаграммы.
Мы научились создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц. При прямом
создании сводной диаграммы соответствующая сводная таблица создается в любом случае.
Мы выяснили, что при использовании сводной диаграммы нам доступны как операции,
соответствующие сводной таблице,так и те, которые применяют при построении диаграмм. Иными
словами, сводные диаграммы объединяют средства анализа и средства графического представления
информации, имеющейся в базе данных.
Упражнение 13.10. Настройка режима проверки вводимых данных
20 мин
1.Запустите программу Excel (Пуск > Программы > Microsoft Excel) и
откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.
2.Откройте рабочий лист Сведения о поставках.
3.Предполагается, что у нас имеется фиксированный список поставщиков
и товаров, так что ручной ввод этих величин необязателен. Также будем
считать, что разовая поставка любого материала не может превосходить 10
тонн.
4.Для последующих экспериментов внесите произвольные искажения в
базу данных: задайте в одной-двух записях неверное имя поставщика, в одной-
двух записях используйте неверное наименование материала, в одной двух
записях укажите завышенный объем поставки (более 10 тонн).
5.За пределами базы данных, например в столбце F, в ячейках F2-F6
укажите имена поставщиков по одному в ячейке.
526
6.Аналогичным образом в ячейках G2-G6 укажите правильные
наименования товаров.
7.Выделите все ячейки базы данных в столбце В (Поставщик), кроме
заголовка столбца. Дайте команду Данные > Проверка.
8.В раскрывающемся списке Тип данных выберите вариант Список.
Переключитесь на поле Источник и введите (или выберите) диапазон F2:F6.
Если диапазон выбран, ссылка автоматически берется как абсолютная. После
этого щелкните на кнопке ОК.
9.Аналогичным образом выберите допустимые значения для поля Товар.
В поле Источник необходимо указать диапазон G2:G6.
10.Выберите все ячейки в столбце D. Дайте команду Данные > Проверка.
В поле Тип данных выберите вариант Действительное. В полях Минимум и
Максимум укажите, соответственно, значения 0 и 10. Щелкните на кнопке ОК.
11.Сделайте текущей любую ячейку в столбце В. Убедитесь, что ввести в
нее произвольное значение, отсутствующее в списке, теперь невозможно.
Щелкните на раскрывающей кнопке, чтобы выбрать допустимое значение из
списка.
12.Аналогичным образом, попробуйте ввести недопустимое значение
(текстовое или выходящее за пределы заданного интервала) в ячейку столбца
D. Убедитесь, что это также невозможно.
13.Так как данные вводились в базу до включения проверки, они могут
содержать ошибки. Дайте команду Сервис > Зависимости > Панель
зависимостей.
14.Щелкните на кнопке Обвести неверные данные. Убедитесь, что ячейки
с ошибками (созданные в п. 4) обнаружены и обведены красным цветом.
15.Исправьте ошибки и еще раз щелкните на кнопке Обвести неверные
данные. Убедитесь, что пометки исчезли.
16.Сохраните рабочую книгу book.xls.
Мы научились использовать средства автоматической проверки вводимых данных. Мы узнали, что при
этом гарантируется соответствие введенных данных определенному условию. Мы также познакомились
с новым способом ввода данных при наличии ограничений. Мы научились находить ошибки в том случае,
если условие на данные задано уже после того, как данные были введены.
Упражнение 13.11. Решение задачи оптимизации
расходов предприятия
30 мин
Задача. Предприятие работает по недельному графику, требующему
разного числа работников в разные дни недели. Необходимое число работников
приведено в таблице.
Понедельн
ик
Вторник Среда Четверг Пятница Суббота Воскресень
е
13 14 16 18 22 20 19
527
Можно использовать сотрудников с пятидневной рабочей неделей
(выходные — любые два дня подряд, недельная заработная плата — 500
рублей) и с шестидневной рабочей неделей (выходной — суббота или
воскресенье, недельная заработная плата — 700 рублей, то есть шестой рабочий
день оплачивается по двойной ставке). При этом требуется, чтобы
использовались все варианты расписания работы с двумя выходными (это
позволяет при болезни одного из работников привлечь на замену человека,
который только что имел свободный день).
Необходимо составить график работы, обеспечивающий минимальные
расходы предприятия на заработную плату.
1.Запустите программу Excel и откройте рабочую книгу book.xls.
2.Создайте новый рабочий лист (Вставка * Лист), дважды щелкните на
его ярлычке и присвойте ему имя Заработная плата.
3.В первую строку рабочего листа введите заголовки столбцов: в ячейку
А1 — Выходные дни, в ячейку В1 — Работники, в ячейки D1-J1 — дни недели
(Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс).
4.В столбец А введите заголовки строк. В ячейках А2-А8 введите
разрешенные пары выходных (от Понедельник, вторник до Воскресенье,
понедельник). В ячейки А9 и А10 введите одиночные выходные (Суббота и
Воскресенье). В ячейке А12 укажите заголовок Всего. Ячейка А15 должна
содержать фразу Недельная оплата работника, а ячейка А16 — текст Общий
недельный расход.
5.Введите фиксированные данные. В ячейке В13 напишите Всего
требуется и введите в ячейках D13-J13 требования к минимальному числу
работников согласно заданной таблице. В ячейку В15 введите фиксированную
недельную оплату — 500 рублей.
6.В ячейках диапазона D2: Л 0 укажите 1, если для данного расписания
день является рабочим, и 0 — если выходным.
7.В ячейки В2-В10 введите нулевые (или иные произвольные) значения.
Предполагается, что в дальнейшем эти значения будут вычислены
автоматически.
8.В ячейку D12 введите следующую формулу:
=D8*$B8+D2*$B2+D3*$B3+D4*$B4+ +
D5*$B5+D6*$B6+D7*$B7+D10*$B10+D9*$B9. По ней рассчитывается число
работников, занятых в понедельник. Элементы абсолютной адресации
использованы для того, чтобы формулу можно было копировать.
9.Методом заполнения скопируйте только что введенную формулу в
ячейки диапазона Е12- Л 2.
10.В ячейку В12 введите формулу =СУММ(В2:В8)+СУММ(В9:В10)*1,4.
Для ввода имени функции используйте строку формул или Мастер формул. По
этой формуле вычисляется «приведенное» число сотрудников с учетом
увеличенной заработной платы при шестидневной рабочей неделе.
11.В ячейку В16 введите формулу для исчисления итоговых расходов на
заработную плату за неделю: =В15*В 12. Именно это значение необходимо
свести к минимуму.
528
12.Запустите надстройку Поиск решения (Сервис > Поиск решения). Если
пункт Поиск решения в меню'отсутствует, значит, необходимо подключить эту
надстройку, дав команду Сервис > Надстройки и установив соответствующий
флажок.
13.В поле Установить целевую ячейку выберите ячейку В16.
14.Для переключателя Равной выберите вариант минимальному
значению.
15.Щелкните на поле Ограничения и затем — на кнопке Добавить.
16.Щелкните на поле Ссылка на ячейку и выберите диапазон В2:В10. В
качестве ограничения выберите вариант цел. Щелкните на кнопке Добавить.
17.В поле Ссылка на ячейку выберите диапазон В2:В8. Выберите
операцию >= и значение 1 в поле Ограничение. Аналогичным образом для
диапазона В9:В10 выберите значение >=0.
18.В поле Ссылка на ячейку выберите диапазон D12:J12. Выберите
операцию >=. В поле Ограничение выберите диапазон D13:J13. Этим задается
ограничение на минимальное число работников. Щелкните на кнопке ОК.
19.Щелкните на кнопке Выполнить, чтобы провести поиск оптимального
варианта. По окончании расчета щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить
найденное решение.
20.Сохраните рабочую книгу book.xls.
Мы научились использовать программу Excel в задачах оптимального управления. Мы
научились формулировать условия задачи табличным образом, формировать ограничения,
которым должно удовлетворять решение, выполнять поиск оптимального варианта. Мы также
поняли, что найти нужное решение подбором крайне сложно даже для самых простых задач.
529
ГЛАВА 14 ВВЕДЕНИЕ В ТЕХНОЛОГИЮ
БАЗ ДАННЫХ
14.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ БАЗ ДАННЫХ
Базы данных и системы управления базами данных
База данных — это организованная структура, предназначенная для
хранения информации. Внимательный читатель, знающий из первой главы, что
данные и информация — понятия взаимосвязанные, но не тождественные,
должен заметить несоответствие в этом определении. Его причины чисто
исторические. В те годы, когда формировалось понятие баз данных, в них
действительно хранились только данные. Однако сегодня большинство систем
управления базами данных ( СУБД) позволяют размещать в своих структурах
не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых
происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-
аппаратными комплексами. Таким образом, мы можем говорить, что в
современных базах данных хранятся отнюдь не только данные, но и
информация.
Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу
данных крупного банка. В ней есть все необходимые сведения о клиентах, об
их адресах, кредитной истории, состоянии расчетных счетов, финансовых
операциях и т. д. Доступ к этой базе имеется у достаточно большого количества
сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет
доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее
произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства,
позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными,
которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных,
содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам,
образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в
пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления
базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для
530