Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов
Подождите немного. Документ загружается.
11.Замените содержимое базовой таблицы содержимым своей таблицы
командой вставки содержимого из буфера обмена (Правка > Вставить).
12.Обратите внимание на то, как изменилась диаграмма — она пришла в
соответствие с содержимым таблицы.
13.На диаграмме выделите область построения. Щелкните правой
кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Тип диаграммы.
Средствами открывшегося диалогового окна проверьте, как выглядят
диаграммы других (стандартных и нестандартных) типов.
14.Закройте диалоговое окно Тип диаграммы. Сохраните документ Word
в папке \Мои документы.
В этом упражнении мы освоили один из двух основных методов создания диаграмм —
метод, основанный на использовании базовой таблицы, содержащейся в документе.
Упражнение 12.3. Изучение эффективных приемов
работы с графическими объектами
15 мин
1.Запустите текстовый процессор.
2.Создайте новый документ на базе шаблона Обычный.
3.В качестве режима представления документа включите Режим разметки
(Вид > Разметка страницы), чтобы четко видеть границы полосы набора.
4.Введите несколько строк произвольного текста.
5.Командой Вставка > Рисунок > Из файла вставьте ниже текста рисунок
из произвольного файла, например из файла C:\Windows\Леc.bmp.
6.Выделите рисунок щелчком левой кнопки мыши — откроется панель
инструментов Настройка изображения. Используя кнопку Формат рисунка,
откройте одноименное диалоговое окно.
7.На вкладке Положение выберите вариант размещения В тексте.
Передвиньте изображение методом перетаскивания, оценивая происходящее
взаимодействие с текстом.
8.На вкладке Положение диалогового окна Формат рисунка выберите
вариант размещения По контуру. Проверьте, как происходит взаимодействие с
текстом при перемещении изображения.
9.Выделите изображение, скопируйте его в буфер обмена (CTRL+C) и
создайте рядом его копию (CTRL+V).
10.Перемещая оба изображения, добейтесь их положения рядом с
выравниванием по верхнему краю.
11.Повторите перемещение изображений с выравниванием при нажатой
клавише ALT. Убедитесь в том, что перемещение изображений происходит
дискретно, с привязкой к узлам невидимой сетки, что позволяет выполнить
выравнивание абсолютно точно.
12.Выделите одно из изображений. Используя угловой маркер, измените
его размер методом перетаскивания.
13.Восстановите прежний размер изображения.
14.Повторите перетаскивание углового маркера, но при нажатой клавише
CTRL. Обратите внимание на то, что характер изменения размера изображения
481
изменился. В данном случае оно перемасштабируется «от центра».
15.Сохраните итоговый документ Word в папке \Мои документы.
Мы освоили два основных приема вставки изображения в текст: с внедрением в строку и со
свободным размещением. Мы убедились, что использование клавиш CTRL и ALT при работе
с изображениями в документе открывает дополнительные возможности оформления.
Упражнение 12.4. Создание графических заголовков
15 мин
Для создания художественных графических надписей, например
заголовков, текстовый процессор Microsoft Word 2000 имеет специальное
программное средство WordArt. Доступ к нему осуществляется двумя
способами: либо через панель инструментов WordArt (Вид > Панели
инструментов > WordArt), либо с помощью кнопки Добавить объект WordArt
на панели инструментов Рисование.
Графические объекты, вставленные в текстовый документ средством
WordArt, могут распечатываться вместе с документом на выводном
печатающем устройстве, могут отображаться в составе электронного
документа, распространяемого в формате Microsoft Word, и могут отображаться
на Web-страницах. Однако при экспорте документа в форматы других
программ, предназначенных для обработки документов, объекты WordArt не
всегда воспроизводятся правильно, то есть при создании документов, в которых
содержание играет более высокую роль, чем оформление, использовать
художественные заголовки, выполненные средствами WordArt, не
рекомендуется.
1.Запустите текстовый процессор.
2.Создайте новый документ на базе шаблона Обычный.
3.В качестве режима представления документа включите Режим разметки
(Вид > Разметка страницы), чтобы четко видеть границы полосы набора.
4.Введите несколько строк произвольного текста.
5.Командой Вид > Панели инструментов > WordArt включите
отображение панели инструментов WordArt.
6.Щелкните на кнопке Добавить объект WordArt — произойдет запуск
Мастера создания объекта WordArt.
7.В окне Коллекция WordArt выберите желаемый стиль оформления
надписи.
8.В диалоговом окне Изменение текста WordArt выберите желаемый
шрифт, его размер, начертание и введите текст создаваемого заголовка
(надписи).
9.После щелчка на кнопке ОК произойдет вставка созданного объекта в
текущий документ Microsoft Word.
10.Дальнейшее управление формой и расположением созданного объекта
выполняют элементами управления панели инструментов WordArt. Проверьте,
как протекают следующие операции (после каждой команды возвращайтесь к
482
исходному состоянию комбинацией CTRL+Z):
• изменение содержания надписи (Изменить текст);
• изменение стиля оформления (Коллекция WordArt);
• изменение характера взаимодействия с основным текстом (Формат
объекта WordArt > Положение);
• изменение формы надписи (Форма WordArt);
• вращение надписи за один из угловых маркеров (Свободное вращение);
• выравнивание букв надписи по высоте (Выровнять буквы WordArt по
высоте);
• расположение текста надписи по вертикали (Вертикальный текст
WordArt);
• управление интервалом между символами (Межсимвольный интервал
WordArt).
11.Закончив эксперименты, создайте заголовок по своему вкусу и
сохраните документ Word в папке \Мои документы.
Мы научились создавать художественные заголовки, внедрять их в документы и редак
тировать «по месту». В то же время мы узнали, что для документов, передаваемых на
последующую обработку, пользоваться этим средством не рекомендуется.
483
ГЛАВА 13 ОБРАБОТКА ДАННЫХ
СРЕДСТВАМИ ЭЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ
Для представления данных в удобном виде используют таблицы.
Компьютер расширяет возможности использования таблиц за счет того, что
позволяет не только представлять их в электронной форме, но и обрабатывать
входящие в них данные. Класс программ, используемых для этой цели,
называется табличными процессорами, или, проще, электронными таблицами.
Особенность табличных процессоров заключается в том, что с их
помощью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и
форматировать их, но и применять формулы для описания связи между
значениями, хранящимися в различных ячейках. Расчет по заданным формулам
выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо одной ячейки
приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны
формульными отношениями, и, тем самым, при обновлении каких-либо
частных данных, обновление всей таблицы происходит автоматически (рис.
13.1).
484
Рис. 13.1. При изменении содержания одной из ячеек талицы все
формулы пересчитываются, и значения в ячейках, которые
прямо или косвенно зависят от измененных, автоматически
обновляются
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и
позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или
специального программирования. Электронные таблицы нашли широчайшее
применение в экономических и бухгалтерских расчетах. Их можно эффективно
использовать, например, для:
• автоматической обработки зависящих друг от друга данных;
• автоматизации итоговых вычислений;
• создания сводных таблиц;
• ведения простых баз данных;
• обработки записей баз данных;
• совместной работы с экономическими или бухгалтерскими
документами;
• подготовки табличных документов;
• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.
Одним из наиболее распространенных средств работы с документами,
имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel. Она
предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых.
При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и
форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие
средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть
выведена на печать. В этой главе мы рассмотрим основные понятия и приемы
работы с последней версией программы — Microsoft Excel 2000, входящей
наряду с другими программами в пакет Microsoft Office 2000.
485
13.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ
Рабочая книга и рабочий лист. Строки и столбцы
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет
собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и
может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе
Excel отображается только текущий рабочий лист активной рабочей книги, с
которым и ведется работа (рис. 12.2). Каждый рабочий лист имеет название,
которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С
помощью ярлычков можно переключаться между рабочими листами,
входящими в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо
дважды щелкнуть на его ярлычке.
Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов.
Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее,
двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256
столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются
числами, от 1 до 65536 (максимально допустимый номер строки).
Ячейки и их адресация
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они
являются минимальными элементами хранения данных. Обозначение
отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на
пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение
ячейки (ее номер) выполняет адресную функцию. Адреса ячеек используются
при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями,
расположенными в разных ячейках.
Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной
ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль табличного курсора.
Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке.
Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или
указателя мыши.
486
Диапазон ячеек
На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в
формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном.
Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на
пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно
идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие
номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника,
например: А1 :С15.
Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно
сделать про-тягиваниемуказателя от одной угловой ячейки до
противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется,
охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку
487
целиком, достаточно щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием
указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов
или строк.
13.2. ВВОД, РЕДАКТИРОВАНИЕ И
ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ
Три типа данных
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из
трех типов: текст, число или формула, — а также оставаться пустой. Программа
Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную
область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и
содержащую все заполненные ячейки.
Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при
вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel
так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод
формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).
Ввод текста и чисел
Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в
строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы
непосредственно под панелями инструментов (см. рис. 12.2). Содержимое
строки формул всегда соответствует содержимому текущей ячейки, так что оба
метода ввода равноправны. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если
начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки
заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды
на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется
возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае
отображаются как в ячейке, так и в строке формул.
Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку
Enter в строке формул или клавишу ENTER на клавиатуре. Чтобы отменить
внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют
кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей
ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу
DELETE.
Форматирование содержимого ячеек
Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки,
а числа — по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того,
каким способом данные отформатированы, но для человека внешний вид
данных позволяет быстро определить их назначение.
Числовые форматы. Для экономических расчетов применяют три
принципиально разных формата записи'чисел: обычный числовой, финансовый
и формат даты.
488
Обычный числовой формат используют для записи различных
отвлеченных чисел, например: количества какой-либо продукции, процентной
ставки, возраста и т. п.
Для записи денежных сумм используются финансовые форматы,
отличающиеся указанием денежной единицы (например, р.) и фиксированным
числом знаков после десятичного разделителя (обычно две цифры,
обозначающие копейки). Разумеется, можно денежные суммы записывать и
обычными числами, но при работе с финансовым форматом программа иначе
подходит к округлению чисел и контролирует, чтобы в результате
многочисленных операций с очень большими суммами не потерялось ни
единой копейки.
Для записи даты можно применять разные варианты форматирования, но
надо отдавать себе отчет в том, что, например, запись 12 Октябрь, 1938 также
означает некоторое число. Его можно представить как количество
миллисекунд, прошедших начиная с некоторой известной программе точки
отсчета. Обратите также внимание на то, что хотя даты — это тоже числа, с
ними возможны не все числовые операции. Так, например, разность дат имеет
физический смысл, а сумма дат никакого смысла не имеет.
Текстовые форматы. Текстовые форматы используют для записи
текстовых строк и цифровых нечисловых данных. К таким данным относятся,
например: почтовые индексы, номера телефонов, регистрационные номера и
другие цифровые обозначения. Несмотря на то что номера телефонов
записывают цифрами, арифметические операции с ними не имеют никакого
смысла.
Изменение формата данных в ячейке. Чтобы изменить формат
отображения данных в текущей ячейке или в выбранном диапазоне ячеек,
используют команду Формат > Ячейки. Вкладки открывающегося диалогового
окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после
запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать
направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание
символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.
13.3. ВЫЧИСЛЕНИЯ В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ
Формулы
Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи
формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и
функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки
позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка
содержит формулу, то в рабочем листе отображается только текущий результат
вычисления этой формулы. Чтобы увидеть саму формулу, а не результат ее
работы, надо выделить ячейку (сделать ее текущей) и посмотреть на запись,
которая отображается в строке формул (рис. 13.3).
489
Рис. 13.3. В ячейке отображается только результат работы
формулы, а сама формула видна в строке формул
Основное правило использования формул в программе Excel состоит в
том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы,
всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко выполнить «в
уме»! Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит
ее,целостности и правильности производимых в ней вычислений.
Ссылки на ячейки
Взгляните на формулу, представленную на рис. 13.3. В ней записана
операция над содержимым двух ячеек. Вместо чисел в формуле использованы
имена ячеек — принято говорить, ссылки на ячейки. Ссылки выполняют роль
адресов ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает,
что результат расчета зависит от того, какие числа находятся в ячейках,
участвующих в вычислении. Таким образом, ячейка, содержащая формулу,
является зависимой. Значение в зависимой ячейке подлежит пересчету всякий
раз, когда изменяются значения в ячейках, на которые указывают ссылки,
входящие в формулу.
Ссылку на ячейку можно задать разными способами:
• во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную;
• другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе
диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом
выделяются пунктирной рамкой.
Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания
номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к
соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно
сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор
нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания (рис. 13.4).
490