[ 82 ] Организация HR-событий— успешная российская практика
третья — «Общественная поддержка деятельности школы». К учас-
тию в конференции были привлечены ведущие российские ученые
и практики — директора школ.
Основным результатом конференции явилась не только возмож-
ность поделиться опытом работы в различных регионах России, но и
определить ряд общих для всех проблем взаимодействия общества и
школы и наметить пути их решения, что и было отражено в Резолю-
ции, принятой конференцией.
Еще один вид конференции — конференция для специалистов од
ной конкретной области. Например, для нашего клиента — фармацев
тической фирмы — была организована двухдневная научно-практиче-
ская конференция для кардиологов Санкт-Петербурга по теме: «Новое
в лечении артериальной гипертензии и ишемической болезни сердца»
Ее целью было ознакомление участников с новыми препаратами и о(>
мен опытом по заявленной проблеме.
Конференции чаще, чем иные события в бизнес-сообществе, носи i
международный характер. Об организации этих событий мы расски
жем в главе, посвященной инсентив-туризму.
Алгоритм действий по организации конференций схож с орган и
зационными усилиями в отношении любых событий. Однако з/кч и
есть и свои особенности. Например, при проведении конференции
заказчик, как правило, планирует бюджет и включает его в запрос д/Ц
компании-организатора, поскольку заказчику уже известны такие i п
ставляющие бюджета, как количество участников, формат конферщ
ции, качество площадки и т. д. Исходя из запроса подбирается мо I
проведения конференции, которое должно соответствовать форлнн
и иметь возможности для подключения и эксплуатации необходимо!
оборудования. Подбор оборудования также осуществляется с учен
функциональных требований и бюджета. При проведении между
родных конференций может быть заявлен рабочий язык, наирим
английский, но это не всегда исключает обеспечение конфсрсиц
оборудованием для синхронного перевода. Заявленный бюджет- тип
диктует и выбор меню кофе-брейка, ланча и других услуг, нсоош
мых для организации и проведения конференции.
Если предполагается обеспечение участников номерами в г< >< i иН
цах, компания-организатор проводит предварительное бром и | >< ним
и выкупает забронированные номера. Подбор гостиниц и пч„и р
Глава 2. Обучение персонала как хорошо организованное событие [ 83 ]
происходит на основании бюджета, если оплату за размещение осу-
ществляет заказчик. Иногда участники платят за свое размещение са-
мостоятельно. В этом случае подбор производится на основании их
предварительных требований. И в том, и в другом случае предлагают-
ся несколько гостиниц, расположенных вблизи от места проведения
Конференции. С заказчиком также согласуются способы доведения
до участников необходимой информации в процессе подготовки ме-
роприятия.
В случае необходимости предоставления визовой поддержки ино-
ШТранным участникам компания-организатор также согласует свои
Действия с заказчиком, так как иногда сбор необходимой информации
:Ц Пересылку соответствующих документов осуществляет компания-
|Кй,тчик.
Для встреч и проводов участников конференции, их доставки от
ТИниц до места проведения мероприятия компания-организатор
"зыпает любые виды легкового транспорта (представительский,
Нес- или эконом-класс), а также микроавтобусы и автобусы.
Пакет услуг компании-организатора, как правило, включается
едение культурной программы — экскурсии, посещение музеев,
и и другие мероприятия.
перечисленные и другие положения находят отражение в дого-
ни организацию и проведение конференции. Договор — основ-
"Кумснт, в котором зафиксированы все услуги, предоставляемые
ритслем заказчику.
Щи:1лция конференций и иных международных или межре-
"#ных событий (конгресс, симпозиум, выставка и пр.) в со-
"Цом обществе превратилась в отдельную отрасль деловых
MICK (Meetings — встречи, Incentives — мотивационные
4Conference — конференции, Events — события). Количество
Мероприятий (событий), проводимых в России за последние
-дичилось в сотни раз. В Санкт-Петербурге, например, ин-
fypn MICE представлена на уровне, соответствующем всем
.ЩИiiiм требованиям, включая конференц-залы, гостини-
риигия общепита, транспорт и т. д. Многие конференции,
||# у пас в последние время, по мнению иностранных уча-
ИЛИ организованы лучше, чем в любом другом крупном