Шпоры по Организации Технологии Документационного обеспечения управления

Подождите немного. Документ загружается.

1. Понятие дп, ДОУ. Роль и место информ.-до в

работе аппарата управления.

Термины "делопроизводство" и "документационное

обеспечение управления" устанавливаются ГОСТом Р

51141-98 "Дп и архивное дело. Термины и

определения" как синонимы, которые определяют

отрасль деятельности, обеспечивающую

документирование и организацию работы с

официальными документами.

Термины "делопроизводство" и ДОУ синонимичны,

однако, первый из них – "дп" – возник в России, по

данным словарей русского языка, во второй половине

18 в. и образован от сочетания слов "производство

дела", а "делом" в то время обозначали судебный или

административный вопрос, решаемый органом

управления. Позже "дело" стало употребляться и в

значении "собрание документов", относящихся к

какому-либо вопросу, а в настоящее время значения

обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" –

закреплены ГОСТом Р 51141-98.

Термин "доу" вошел в употребление примерно с

середины 1970-х гг., когда в сферу работы с

документами начали внедряться средства

вычислительной техники и появились новые

информационные технологии. Целью нового термина

являлось отражение применения современной

технологии в процессах документирования

информации и работы с документами. Несмотря на то,

что был введен новый термин — "ДОУ", старый

—"делопроизводство" — не перестал использоваться.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 в настоящее

время можно использовать оба термина. Однако термин

"документационное обеспечение управления"

подчеркивает информационно-технологическую

составляющую в современной организации

делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь

идет о компьютерных технологиях работы с

документами. Термин «делопроизводство»

преимущественно используется при описании

организационной стороны и традиционных приемов

работы с документами.

Делопроизводство (ДОУ) предполагает прежде всего

создание документов или документирование, т.е. запись

информации на различных носителях по

установленным правилам, которые закрепляются в

правовых актах и нормативно-методических

документах. Результатом документирования является

документ – зафиксированная на материальном носителе

информация с реквизитами, позволяющими ее

идентифицировать.

Вторая составная часть термина — организация

работы с официальными документами — включает в

себя организацию документооборота, хранение и

использование документов в текущей деятельности

учреждения. Т.е. Под ДОУ понимается вся

совокупность работ со служебными документами в

учреждениях, организациях и на предприятиях: с

момента их создания или получения до завершения

исполнения или отправления.

Более широкий термин, применяемый сегодня -

информационно-документационное обеспечение

управления, включает помимо традиционной работы с

документами и информационное обслуживание,

создание, ведение и работу с базами данных.

Весь процесс управления пронизан информацией,

являющейся основой принятия решений и построен на

оперативной работе с документами, в которых она

фиксируется. Поэтому информационно-

документационное обеспечение управления

(делопроизводство) любой фирмы, учреждения,

организации, предприятия рассматривается сегодня как

важнейшая обслуживающая функция управления. От её

рациональной организации зависит быстрота и

оптимальность выбора решения, доведение его до

исполнителя, своевременный контроль за исполнением

и, в конечном счёте, достижение экономического

эффекта в деятельности фирмы, организации,

предприятия.

2 ДП в Древнерусском государстве 10-11 вв. и в

период феодальной раздробленности 11-15 вв

Появление документирования тесно связано с

возникновением и распространением на Руси

письменности.

Дошедшие до нас письменные документы

подтверждают, что уже в начале 10в в Древнерусском

государстве существовала своя русская письменность.

Свидетельством этого служат договоры киевских

князей с Византией, в которых упоминается о практике

составления доков: Олега – 911г письменные

завещания), Игоря – 945г (подорожные грамоты для

купеческих кораблей).

Подтверждением распространения письменности

служат такие памятники 11-15вв, как берестяные

грамоты, с помощью которых новгородцы

переписывались м/собой.

Также грамоты были найдены в Пскове, Витебске,

Смоленске.

В Древнерусском государстве начинается процесс

формирования правовой документации. В 11в. были

созданы выдающиеся письменные памятники права:

Русская правда, Правда Ярослава, Правда Ярославичей,

которые к началу 12 в. были объединены в Краткую

правду.

А также создаются доки, фиксирующие конкретные

частные правоотношения, это разновидности уставных,

купчих и жалованных грамот, заемные, закладные

кабалы, полонные и отпускные грамоты.

С увелич. числа создаваемых доков обозначились и

места д/их хранения. Это, как правило, центральные

храмы, посвященные святым, покровителям города. В

крупных городах - хранилища доков. Центрами ведения

документации и ее хранения были также гостиные

дворы и монастыри.

В период феодальной раздробленности

документирование развивается в связи с потребностями

новых государственных образований, в их отношениях

друг с другом и с иноземными государствами.

Отношения м/княжествами закреплялись в договорах

великих и удельных князей. Тогда же создаются

письменные памятники права — судные грамоты

(Псковская, Новгородская). Феодальные права

закрепляются в духовных, жалованных и уставных

грамотах.

Накопление традиций в сфере документирования вело

к формированию круга профес.специалистов в области

создания и обработки доков. Первоначально их состав

пополнялся за счет церковных псалмовщиков и дьяков.

С 15 в. термин «дьяк» закрепился за лицами, ведущими

делопроизводство.

Параллельно стали вырабатываться устойчивые

образцы оформления различных видов доков, т.е.

формуляры. Постепенно устанавливаются приемы

засвидетельствования доков – подписи, печати, скрепы,

доки начинают проходить стадии создания – черновик

и беловик.

Практически, до конца 15 в. на Руси основным

материалом для письма служил пергамент, называемый

в документах «хартией» или «телятиной».

На ранних стадиях развития древнерусского

государства и в период феодальной раздробленности

(до 15 в) госучреждений не существовало. Их функции

выполняли чаще всего отдельные должностные лица. В

данный период говорить о дп как о системе

определенных норм и требований, говорить ещё нельзя.

Этот период можно охарактеризовать как период

постепенного накопления традиций русского дп,

накопление опыта документирования и ведения

переписки.

При этом приемы документирования ещё не знали

строго установленных норм, все осуществлялось на

нормах обычного права.

О дп как системе можно говорить лишь с момента

образования и развития централизованнонго Русского

государства.

3. Приказное делопроизводство (16 – 17 вв.)

С образованием централизованного государства,

начинает складываться и аппарат его госуд управления.

Высшим гос учреждением являлась Боярская дума.

Исполнительными органами решений царя и думы

стали приказы. Приказы возникли из личных

поручений великого князя своим доверенным лицам

(боярам), которые окружали себя дьяками, подъячими и

т.о. возникал штат людей, занятых определенным

поручением, зарождалась структура, дп и создается

госуд учреждение приказ.

Госуд управление на местах находилось в руках

городовых воевод. Свои функции они выполняли

вместе с дьяками через приказную избу-

исполнительным орган местного управления.

Высшим слоем приказных служилых людей были

судьи и дьяки. Судьи (бояр) возглавляли приказы, а

дьяки – товарищами (помощниками). Многочисленный

слой служилых составляли подьячие :

Старые - заведовали структурными подразделениями

приказов – столами и повытьями. Средние – наводили

справки в архиве приказа составляли проекты

документов, Молодые - были переписчиками.

В результате расширения докум-ния и переписки при

производстве дел (решения вопросов) в приказах

складывается дп как система докум-ния деятельности

приказов и организации работы с доками.

Приказы и приказные избы представляли собой

одновременно и присутствие (где заседали судьи с

товарищами), и канцелярию, и архив. Доки

размещались на столах, скамьях, а особо ценные – в

сундуках- ларях в тех же помещениях, где велась

текущая работа и прием посетителей.

В 15 в пергамент был вытеснен бумагой.

Инструментом письма служили гусиные перья.

Характерной особенностью дп – основывалось на

нормах обычного права, традиций, предаваемых

служилыми людьми, однако на основе этих обычаев

сложилась определенная последовательность

прохождения доков в процессе их исполнения, порядок

работы и оформления доков.

При поступлении доков на них ставилась дата их

поступления. Для наведения справки дьяк делал на

доке пометку «выписать». После документ поступал в

соответствующий стол или повытье, где производилась

подготовка дела к докладу дьяку. В результате решения

вопроса выносился приговор и составлялся ответный

документ. Проекты доков по указанию судьи или дьяка

составлялись старыми подьячими, после чего дьяк

чернил (исправлял) документ. Правленые доки

(черновики) переписывались набело молодыми

подьячими, а черновик оставался в приказе в качестве

отпуска (копии ответа). Документ удостоверялся

подписью (справой) подьячего, сверявшего беловик с

черновиком. Для придания юрид силы доку ставилась

подпись или припись дьяка или судьи.

В приказах текст дока писался на узких полосках

бумаги (15-17 см) только на одной стороне, а оборотная

сторона использовалась для проставления помет,

резолюций, написания адреса. Листы склеивались в

ленту, которая скатывалась в свиток. Место склеивания

называлось ставом, по количеству которых измерялась

длина столбца. Дьяк проставлял свою подпись на

оборотной стороне по слогам по всем местам склеек

листов, что обеспечивало охрану дока.

Свитки, отдельные доки подклеивались в одну

общую ленту, которая свертывалась в столп (столбец).

Столбцы представляли из себя комплексы доков,

сгруппированных по к-либо признакам - предметно-

вопросному, корреспондентскому, номинальному.

Наряду со столбцовой системой в приказах

применялась и книжная форма дп. В книгу писали

доки, которые требовали постоянных обращении к ним.

В приказах велись указные (царские указы); писцовые,

переписные, дозорные (налоговые); приходно-

расходные книги - более 300.

В деятельности приказов употреблялась служебная

переписка, для чего использовались различные виды

доков. От верховной власти приказы и др учреждения

получали грамоты, указы царя и приказы, приговоры

Думы, м/собой приказы – памятами. С мест в приказы

присылались отписки.

Формой письменного обращения были челобитные.

За пределами правительственных учреждений были

«площадные подьячие» - д/закрепления феодальных

отношений, защита частной собственности,

документирование различных сторон хоз.

деятельности.

В делопроизводстве приказов зарождается

организация архивов. Появляются элементы учета и

описания доков.

Документирование в этот период развивается в связи

с деятельностью государства, создавшего систему

центральных и местных органов управления. В

приказах воспитываются кадры делопроизводственных

служащих, вне стен большое значение приобретает

деятельность площадных подьячих.

В этот период создаются формы документов,

отрабатываются приемы их составления и оформления.

Расширяется применение переписки, необходимой для

осуществления управленческой деятельности.

4 ДП в учреждениях 18 в (коллежское).

В н.18в. в результате деят-ти Петра I в России

сложилась новая система госучреждений. Высшим

законосовещательным, административно-

распорядительным, судебным и контрольным органом -

Правительствующий сенат, состоящий из равноправных

сенаторов (9).

ДП Сената велось в его канцелярии, кот делилась на

столы. Во главе канцелярии – обер-секретарь Сената.

Генерал прокурор Сената осуществлял надзор за

деятельностью Сената.

Во время коллежской реформы в 1718-20 создано 12

коллегий - новых центр органов управления. Были

проведены 2 губернские реформы – вся территория гос-

ва была разделена на губернии, они на провинции, кот

делились на дистрикты. Во главе каждого стоял –

Губернатор, - Воевода – Земский комиссар.

1720 Генер регламент, по кот в коллегиях и др

госучреждениях в законодательном порядке б.

определена новая организация ДП. Подробно определял

порядок работы коллегий и решения дел в них, давал

законченную организационную форму и систему норм

по докум-нию деят-ти коллегий. Определял состав

коллегий и обязанность их членов.

Аппарат коллеги делился на присутствие, из

президента, вице-президента, 4 советников и 4

асессоров. Все решения по вопросам управления

принимались коллегиально, больш-вом голосов и

канцелярию, кот состояла из секретаря, нотариуса,

регистратора, актуариуса, канцеляристов, копиистов,

переводч-ов, толмачей, вахмистра.

Центр фигурой становится секретарь – на нем лежала

ответ-сть за постановку ДП в коллегии, подготовку дел к

слушанию и доклад их на заседании присутствия,

хранение печати коллегии.

Заседание присутствия подлежала докум-нию.

Нотариус вел протокол, по установленной форме.

Генер регламентом предусматривалась общая

регистрация всех дел коллегии. Коллежский регистратор

вел журнал «Повседневная записка», в кот по алфавиту,

числу и месяцу записывалось содержание всех

получаемых и отправляемых дел. Кроме этого, в

канцелярии велись 4 книги (регистратура). В А (в

вышест учреждения) и В – регистр-ались отправляемые

в хронолог. послед-ти, в С (от императора, Сената) в

хронол порядке, с реестром к ним. в Д – остальные,

располагались по провинциям и в хронолог порядке, с

составлением реестра.

Больш внимание в Регламенте уделено порядку

удостоверения доков. Доки, составленные на основании

принятых решений, подписывались членами

присутствия. Также обязательна была скрепа – подпись

секретаря канцелярии, свидетельствующая о

правильности составления дока по форме.

Наиболее важные доки составлялись секретарем,

остальные, по указанию секретаря – канцеляристами.

Часть доков составлялись по генер формулярам –

образцам.

Установлен порядок пользования печатями, для

каждой коллегии предусматривалась своя печать, кот

ставилась в присутствии 2 свидетелей.

Возникает много новых видов доков, многие доки

получили новые наименования. Грамота – в сношениях с

иностр государствами. Внутри гос-ва - указы императ и

Сената. Появились - регламенты, уставы, инструкции.

В переписке центр и местных учреждении –

инструкции, промемории, требования, рапорты,

доношения, экзекуции, дипломы (жалованные грамоты),

патенты.

Изменилась форма написания Челобитных – титул

импер указ-ся только 1раз в нач, а сама просьба

излагалась по пункт- облегчало чтение, контроль

исполнения.

Регламентом введено понятие об архивах и

установлен порядок сдачи законченных производством

дел.

Учреждена должность – архивариус- д/заведования

архивом. Создаются 3 категории архивов: Текущий при

канцеляриях коллегий и контор (3г). Ведомственные

(архивы коллегий) – куда канцелярии сдают с роспиской

доки по истечение 3лет. Государственный (при Иностр

дел и Ревизион-коллегии) – все коллегии сдают особые

уставы, регламенты и все доки, нужные для справок.

Введение в 1722г. в действие Табели о рангах

повлияло на докум-ние, т.к. с этого времени при письм

обращении к должностному лицу стали употреблять

титулы.

В 1775г. Екатериной II осуществлена

административная реформа, в рез-те чего был издан

закон "Уч реждения для управления губерний

Всероссийской империи", в корне изменивший систему

мсу. В основу реформы было положено разделение

административных, финансовых, судебных функций

управления.

Были созданы губернские правления, казенные

палаты, нижние земские суды, уездные казначейства,

палаты уголовного и гражд суда, сословные суды. Все

коллегии (за исключ Военной, Морской и Иностр дел)

были ликвидированы, а их функции переданы местным

учр-ям. Коллег принцип принятия управленч решений

сохранился, сохранилась и структура коллегий, и состав

чиновников, и орг-ция работы с доками. Все решения

принимались в общем присутствии, а технологич

процесс обработки доков осуществлялся в канцелярии.

Рассмотрение дел на заседаниях присутствия (этапы):

1. получение и регистрация доков. 2. подготовка дел к

слушанию. 3. процесс слушания дел (протокол). 4.

исполнение дел

Для сношения «властей и мест», устанавливались

опред виды доков. От вышест органов управления

подчиненным направлялись указы; подчиненные

направляли рапорты и доношения; равные инстанции

обменивались сообщениями.

Гл особенность коллежского дп заключается - что в

этот период начинается последовательное

регулирование дп законодательством.

5. ДП в учреждениях 19 – н. 20 вв (Министерское дп)

Начало19 в. ознаменовалось новой реформой

госуправления и дп - министерской, основанной на

принципе единоначалия. Высшее законосовещательное

учреждение – Государственный совет.

Для укрепления цент аппарата управления

манифестом от 8.09.1802г были созданы первые мин-ва:

военно-морских сил, иностр и внутр дел, коммерции,

финансов, народного просвещения, юстиции и на

правах министерства – Гос казначейство.

Учрежден Комитет министров – высшее

административное учреждение на коллегиальных

началах. Одновременно реформируется Сенат, который

становится высшей судебной инстанцией, выполняя

также функцию надзора за правительственным

аппаратом.

1811 «Общее учреждение министерств» - законод.

акт, определивший организационное устройство

министерств, организацию дп в них и систему

взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие

товарищ, назначав-я императором, и нес ответ-ть

только перед ним. При министре действовал

совещательный коллег орган – Совет министра,

состоящий из директоров департаментов. Также

создавалась канцелярия.

Министерство делилось на департаменты, которые

состояли из отделений, а отделения— из столов. Во

главе их соответственно стояли: директор

департамента, начальник отделения, столоначальник.

В н. 19в. получили окончательное и единообразное

устройство канцелярии. Обязанности служащих

определялись законами и инструкциями.

Устанавливается единообразный порядок производства

дел во всех министерствах, их департаментах и

отделениях.

Весь процесс дп делился на 5 этапов: 1. порядок

вступления дел, 2. движение дел (производство), 3.

отправление, 4. ревизия дел, 5.отчеты.

1. На поступив доке секретарь отмечал дату

поступления, а директором департамента давалось

указание об исполнении к сведению, к делу, к докладу

со справкой.

Доки регистрировались на всех ступенях их

движения – в канцелярии мин-ва, в департаменте,

отделении.

Все поступающие доки записывались в журнале, где

излагалось краткое содержание, указывался №, автор,

дата. В канцелярии министра велся общий журнал,

кроме того, каждое отделение канцелярии имело свои

частные журналы. Аналогично рег-лись доки в департ-

те.

Для регистрации отправляемых в канцелярии было 2

журнала: общий – вносились доки с самым кратким

означением их содержания, в частном – записывались

во всем их пространстве (от слова до слова).

2. Порядок исполнения, движения дел был строго

регламентирован – дир канцелярии министра

распределял доки по департ-ам и докладывал о них

министру. На срочных и требующих разъяснения дир

делал отметку нужное. Такие доки записывались в

особен краткий реестр канцелярии. Ост распределялись

по отделениям и столам д/исполнения их согласно

резолюции министра.

Все в министерстве дела по срокам исполнения

делились на 3 категории: текущие – ведомости,

донесения, переписка; чрезвычайные – требовало

особенных мер; не терпящие времени – срочные

(казна).

3. Исходящие из мин-ва доки делились на 2 группы:

переписка министра, переписка департаментов.

4. Ревизия дел – проверку исполнения доков в мин-

вах проводили директора депар-тов и нач. отделений.

Директору предписывалось каждый месяц проводить

проверку исполненных и нет доков по

регистрационным журналам и настольным реестрам и

представлять об этом ведомости министру. На

основании этих ведомостей в конце года в канцелярии

составлялась общая по всем департаментам канцелярии

министра.

5. Отчеты. Законом устанавливалось 3 вида отчетов:

Отчет в суммах, в делах, в видах и предложениях, кот

являлся планом по улучшению деят-ти министерства.

Министерства от вышестоящих получали указы,

повеления, мнения, выписки из журналов заседаний.

Министры в ответ – доклады, мнения, предложения,

представления. С равными – сообщения, официальные

письма. Подведомственным - предписания министров,

от них – рапорты, донесения, представления.

В 19 в в ДП появляются бланки учреждений с

угловым расположением реквизитов. В состав

включаются – наименование министерства или

ведомства; наименование учреждения и структурой

части, от которой исходил док; дата и его номер по

журналу регистрации. Особое место занимает заголовок

к тексту, который располагался под реквизитами

бланка. Появляется и ссылка на документ-запрос.

В начале бланки писались от руки, а затем стали

изготавливаться типографским способом.

В ДП учреждений устанавливается более четкая

группировка исполненных документов в дела и

организация их хранения. К делам составляются

внутренние описи доков, доки в делах располагаются в

хронологической последовательности, листы

нумеруются, а в конце оформляется заверительная

надпись.

Также в каждом учреждении создавались архивы для

хранения дел, и делились на текущие и окончательные.

Для сдачи дел в архив составлялись 2 экз описи. Был

строгий порядок уничтожения дел с истекшим сроком.

Специально созданные комиссии рассматривали описи

дел и представляли свое решение об уничтожении дел

на утверждение.

Смена коллегиального принципа управления

принципом единоначалия, сопровождалось детальной

регламентацией процесса ДП законодательными

6. ДП в советскую эпоху.

События окт 1917 г. изменили систему госучр-ий.

Высшим орг госвласти - Всеросс съезд Советов. Исп.

органом м/съездами - ВЦИК. Высший орган упр-ния -

Совет народ комиссаров (Совнарком). Отраслевыми орг

упр-ия - народ комиссариаты (наркоматы), орг

госвласти на местах-губернские и уездные Советы, а

орг госуправления — их испол комитеты (исполкомы).

Создание новых органов потребовало новых правил

док-ния.

Изданы правовые акты, регламент-шие порядок

внесения законопроектов, их утверж-ия, подписания,

опубл-ния и вступл. в силу; оформление офиц доков;

порядок испол-ния печатей, о форме бланков госучр-ий.

Нач.20-х. - время развития движения за научную орг-

цию труда (НОТ). Создан орган ЦКК РКИ д/осущ-ния

мероприятий по рационализации техники управления,

дп, счетоводства и отчетности.

Вклад в развитие НО управленч труда внес Гос.

Институт техники упр-ния (ИТУ) в системе НК РКИ.

На кот возлагались задачи: научная разработка

вопросов техники упр-ния, её упрощения и

механизации, рациональная орг-ция управленч труда с

послед внедрением.

Деят-ть института на 2 части: теоретическая -

лекционная пропаганда, практическая - осуществлялась

через акционерное общество Оргстрой.

Рационализация проводилась по след направлениям:

совершенствование организационных форм и методов

работы дп служб, создание правил и инструкций по дп,

организация доборота, классификация доков,

унификация систем документации.

Стандартизацией в ИТУ занимался Кабинет

стандартизации – разработаны стандарты служебных

писем, телеграмм, протоколов. Стандартизировались

материалы, используемые в дп, средства труда.

Совместно с Центрархивом, ИТУ разработал новый

порядок хранения и уничтожения доков – «Правила

постановки архивной части дп в гос, професс-ных и

кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР»

Был подготовлен проект «Общих правил док-ции и

доборота»-технология выполнения дп операций, включ.

подготовку дел к сдаче в архив. Но вследствие

ликвидации ИТУ в 1932 – правила не доработаны.

Позже был ликвидирован и Наркомат РКИ.

Движение за НОТ было свернуто. Были закрыты все

периодические издания, освещавшие вопросы

управления и дп.

Конституция 1936г. существенно изменила политич

систему, иерархию и полномочия высших органов

власти. Установилась жесткая система полномочий в

издании определенных видов документов.

В годы ВОВ значит роль в исследования в обл

рационализации дп проводило ГАУ, выполнявшее

функцию метод-го контроля за постановкой дп.

ГАУ создает Перечень типовых док-ных материалов,

образующихся в деят-ти учреждений, орг-ций и

предприятии СССР. Здесь была отражена типовая док-

ция, установлены сроки их хранения.

1960 в Москве - Всесоюзное совещание по вопросам

механизации труда, б. намечена обширная программа

рационализации управл-го труда и дп. В итоге:

Началась подготовка высококвалифицированных

кадров в области гос дп – в МГИсторАрхивИнститут.

1961 Постан СМ РСФСР б. утверждена «Примерная

инструкция о ДП д/учреждений и организаций

РСФСР».

ГАУ при СМ СССР в 1963г. утвердило "Основные

правила постановки докум-ной части дп и архивов

учреждений, организаций", повлиявшие на

единообразие в организации дп и архива в учреждениях

страны.

Разработка ЕГСД началась после выхода

постановления СМ СССР в 1963 "О мерах по

улучшению арх дела в СССР". Разработка осн разделов

ЕГСД поручалась ГАУ, в рамках кот в 1966 г. был

создан ВНИИДАД.

В 1973 осн положения ЕГСД одобрил Госкомитет

СССР по науке и технике и рекомендовал их как

положения, не имеющие офиц статуса. Это свод

положений, определяющих и регламент-щих

постановку дп в госаппарате, за счет унификации всех

дп процессов (74).

Возникает необходимость создания единой

стандартизированной системы управленческой док-ции.

1972 Госкомитет стандартов утвердил. ГОСТ 6.38 -72

«Система ОРД. Осн положения», устанавл-щий общие

треб-ния к офор-ию док. ГОСТ 6.39.- 72 «Система ОРД.

Формуляр-образец» - треб-ния к порядку расположения

реквизитов на доке, их составу и треб-ия к бланкам.

Установлена и единая терминология, применяемая в

дп и арх деле. ГОСТ 16487-70 "Дп и арх дело. Термины

и определения". Он был переработан в 1983 и 1998гг.

С 1970-х гг. внедрять средства вычислит техники, и

возникает задача разработки УСД, отвечающих треб-

ниям АСУ и могущих быть обработанными машинным

методом. Были разработаны 16УСД, серия

общесоюклассиф технико-экон и соц инф-ции (ОКУД,

ОКПО).

В 1975 утвержден ГОСТ 6.151.-75 «УСД. Система

ОРД. Основные положения» (переработан в 1988 г.).

Д/установлении единой терминологии в обл

унификации - ГОСТ6.10.2-83 "УСД. Термины и

определения".

С Внедрением вычислит техники - необходимость

установления юрид. силы доков на машинном

носителе. - ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание

юридической силы докам на машинном носителе и

машинограмме, создаваемым средствами

вычислительной техники".

1980 СМ СССР утвердил «Положение о Гос

архивном фонде СССР и ГАУ при СМ», в кот

подчеркнута связь м/постановкой дп в учр-ях и работой

госархивов.

1985 ГАУ при СМ закончило работу над Основными

правилами работы ведомственных архивов.

9. Понятие «документооборот». Осн правила

организации дооборота в учреждении. Проблемы

совершенствования документооборота.

Документооборот - это прохождение док-та с

момента его создания или получения до завершения

исполнения или отправки.

Дооборот в учреждении осуществляется в виде

документопотоков, циркулирующих между пунктами

переработки информации (руководители, специалисты)

и пунктами технической обработки документов

(регистрация, прием, отправка, формирование дел и

т.д.).

Совокупность доков, движущихся по единому

маршруту, составляет документопоток. Принято

выделять три основных документопотока организации:

поступающие (входящие) документы; отправляемые

(исходящие) документы; внутренние документы.

ГСДОУ предлагается закреплять порядок

прохождения доков внутри организации в специальных

технологических схемах, в которых должны найти

отражение все этапы и пункты прохождения

документной информации, сроки обработки и

исполнения документов.

Можно выделить несколько этапов

документооборота - движения документов:

прием и первичная обработка (или экспедиционная

обработка) поступающих в организацию доков;

предварительное рассмотрение доков службой ДОУ;

регистрация документов;

организация движения доктов внутри организации

(включ информационно-справочную работу, доведение

доков до исполнителей, контроль за их исполнением, а

также прохождение согласования и подписания

проектов доков);

обработка (экспедиционная) исполненных и

отправляемых доков.

Какая бы технология обработки доков ни

использовалась, организация дооборота должна

основываться на определенных принципах, или правилах,

обеспечивающих оперативное прохождение документов

по наиболее короткому пути с минимальными

затратами времени.

- централизация операций по приему, первичной

обработке и отправке документов

- максимальное сокращение числа инстанций

прохождения и исключение возвратных движений д-та,

- маршрутизация отдельных видов документов

(разработка схем прохождения документов);

- однократность регистрации документов

- организация предварительного рассмотрения доков

- вынесение конкретных резолюций, точно

определяющих исполнителя, поручение, срок

исполнения;

- исключение необоснованных согласований,

организация параллельного согласования доков

одновременно несколькими работниками

- снижение уровня подписания документов.

- порядок прохождения и процесс обработки осн.

видов док-ов должны быть единообразными.

Проблемы совершенствования документооборота.

В последнее время большинство организаций

стараются автоматизировать документооборот или хотя

бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная

технология движения документов имеет ряд

преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

более быстрое движение доков в организации и

сокращение трудоемкости обработки доков,

позволяющие повысить оперативность и эффективность

выполнения должностных обязанностей, а также

качество принимаемых решений;

автоматическое составление сводок, отчетов, справок

и реестров;

быстрый и результативный поиск доков

автоматизированное ведение контроля исполнения

документов и как результат – повышение

исполнительской дисциплины;

автоматическая рассылка необходимого числа

электронных версий доков и регистрационных карточек

Однако для создания автоматизированной

технологии дооборота недостаточно только приобрести

систему автоматизации, важным моментом при этом

являются знания о дообороте и способности грамотно и

рационально спроектировать движение документов в

организации, которые позволять внедрить систему

автоматизации документооборота и успешно ее

эксплуатировать.

8. Инструкция по ДП. Формуляр-образец

инструкции по делопроизводству.

Основным нормативно-методическим доком,

определяющим и устанавливающим единый порядок

оформления доков и работы с ними в организации,

является инструкция по дп. Она должна быть в каждом

учреждении, организации, предприятии, фирме.

Цель инструкции – совершенствование работы с

доками, повышение качества подготовки доков,

упорядочение докоборота, оптимизация

управленческого труда и повышение эффективности

управленческой деятельности в целом.

Инструкция по дп должна базироваться на

действующем закон-ве в сфере документации и

информации (т.е. на нормативно-методической базе дп)

и отражать специфические особенности работы с

доками, характерные для конкретной организации.

Др словами м. сказать, что инструкция по дп

организации всегда индивидуальна и учитывает все

особенности как состава доков, так и технологии их

обработки.

Состав разделов инструкции, их последовательность,

наличие приложений определяются ее разработчиками,

но необходимо, чтобы положения инструкции отражали

все стадии работы с доками от их создания или

получения до исполнения, отправки или сдачи в архив.

Текст инструкции по ведению дп может включать

следующие разделы:

Общие положения. Правила подготовки и

оформления доков. Организация документооборота.

Информационно-поисковая система по докам. Контроль

исполнения доков. Составление номенклатур дел.

Оформление дел, подготовка дел к передаче на арх

хранение.

В инструкции многие виды работ с доками

расписаны достаточно полно:

требования к процедуре регистрации доков;

построению информационно-поисковых систем по

докам; организация и технология контроля за сроками

исполнения доков; требования к организации

оперативного хранения дел; порядок составления и

работы с номенклатурой дел; правила формирования

дел; порядок проведения ЭЦД; оформление дел;

составление описей и передачи их на архивное

хранение.

Из краткого перечисления содержания инструкции

видно, что её следует рассматривать как комплексный

док – она отражает практически все технологические

операции ДОУ.

Кроме того, инструкция регламентирует порядок

обработки доков, поступивших по каналам электронной

почты и факсимильной связи, устанавливает размеры

шрифтов и интервалов, используемых при печати доков,

дре требования к размещению реквизитов доков.

К инструкции по дп целесообразно прилагать:

образцы бланков официальных документов

организации; регистрационные формы; формы

номенклатуры дел, описей документов и дел, листа-

заверителя дела.

Инструкция по дп разрабатывается службой ДОУ с

участием представителей всех структурных

подразделений организации.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она

утверждается специальным распорядительным актом

или непосредственно руководителем.

Формуляр образец: При оформлении инструкции

применяются след реквизиты: наименование

организации», «вид дока», «дата и номер», «место

составления дока», «заголовок к тексту», «гриф

утверждения дока», «текст дока», подписи

составителей, визы согласования, печать (при

необходимости).

Инструкция по дп конкретной организации

разрабатывается на основе:

Основные правила работы архивов организаций,

одобренные решением коллегии Росархива 2002 г.

Перечень типовых управленческих доков,

образующихся в деят-ти организаций, с указанием

сроков хранения, утверж руководителем Росархива 2000

г.

ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. УСОРД. Требования к

оформлению доков.

Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. №

477 "Об утверждении Правил дп в федеральных органах

исполнительной власти"

Методические рекомендации по разработке

инструкций по делопроизводству в федеральных

органах исполнительной власти разработаны в

соответствии с пунктом 4 постановления Правительства

РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил

делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти»

нормами.

Появление в посл трети 19 в. новых средств связи –

телеграф, телефон –к появлению новых способов док-

ния и созданию новых видов доков (стенограмы).

Распространение стенографической записи,

звукозаписи, фотографии (фотодоки). Изобретение

множительных аппаратов (Типографии). Появление

пишущих машин.

Появляется обширная дп литература, в т.ч. и работы

теоретического хар-ра (Варадинов, Рихтер)

Появились письмовники – сборники образцов доков.

1989 разработана новая редакция ЕГСДОУ, а в 1991 -

ГСДОУ. Осн положения. Общие требования к докам и

службам ДОУ. Целью – упорядочение доборота,

сокращения кол-ва и повышение качества доков,

создание условий для эффект применения технич

средств и технологий сбора, обработки и анализа инф-

ции.

1994 ГАС России б создана Типовая инструкция по

дп в министерствах и ведомствах - действовала до 2000.

В 2000 ВНИИДАД издает Перечень типовых

управленч-их доков, образующихся в деят-ти

организаций, с указанием сроков хранения.

10. Задачи и функции службы делопроизводства.

Типовые структуры делопроизводственной службы

в организациях различных уровней управления.

В 5 разделе ГСДОУ закреплено след: "ДОУ в

организации осуществляется спец службой,

действующей на правах самостоят структ

подразделения, подчиненного непосредственно

руководителю орг-ции". Структура службы доу зависит

от хар-ра деят-ти организации, ее структуры , объема

документооборота орг-ции, наличие подведомственной

системы, хар-р взаимоотношений м/ними и

центральным органом управления, а также от

технологии работы с доками.

Сегодня служба ДОУ может иметь разные названия:

управление делами, отдел дп, отдел доу, общий отдел,

канцелярия, секретариат.

Например, в ГСДОУ рекомендуется использовать

следующие наименования:

в министерствах и ведомствах – управление

делами, в состав которого, как правило, включаются:

секретариат (приемная, секретариат министра,

секретариаты зам. министра, секретариат коллегии,

протокольное бюро); инспекция при министре

(руководителе ведомства); канцелярия (бюро

правительственной переписки, бюро учета и

регистрации, экспедиция, копировально-множительное

бюро и др.); отдел писем (жалоб); отдел

совершенствования работы с доками и внедрения

технических средств; центральный архив;

на гос предприятиях (объединениях), в научно-

исследовательских, проектных, конструкторских

организациях и вычислительных центрах, вузах и др

организациях – отдел доу или канцелярия, в состав

которого, как правило, включаются: подразделения по

учету и регистрации, контролю, совершенствованию

работы с документами и внедрению технических

средств, рассмотрению писем (жалоб); секретариат;

экспедиция; копировально-множительное бюро; архив.

В аппарате управления органов мсу – создается

общий отдел: серитариат, канцелярия, группа

совершенствования работы с доками, группа писем,

копировально-множительное бюро, архив.

В небольших организациях работу с документами

выполняет секретарь руководителя (инспектор) или

другое специально назначенное лицо.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести

следующие, а именно:

совершенствование форм и методов работы с

документами;

обеспечение единого порядка документирования,

организации работы с документами; построения

информационно-поисковых систем, контроля

исполнения и подготовки документов к передаче в

архив.

сокращение документооборота; унификация форм

документов;

разработка и внедрение нормативных и

методических документов по совершенствованию доу в

организации, ее структурных подразделениях;

внедрение новейших информационных технологий

в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят

разные виды работ, которые можно разделить на:

К технологическим функциям следует отнести:

осуществление первоначальной (экспедиционной)

обработки входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних

документов;

ведение информационно-справочной работы по

документам организации;

копирование, тиражирование и оперативное

размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ

выделяется:

подготовка к докладу руководству поступающих

документов;

организация своевременного рассмотрения

документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов,

прохождения и исполнения д-ов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных

подразделениях;

организация работы архива, организация рабочих

мест работников делопроизводственной службы,

организация делопроизводства по обращениям

граждан;

разработка мероприятий по совершенствованию

форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления

документов, представляемых на подпись руководству

контроль за сроками исполнения документов;

осуществление контроля за правильностью

оформления и формирования в структурных

подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в

архив;

организация контроля за работой с документами в

структурных подразделениях;

Методические функции, выполняемые службой

ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации,

инструкции по делопроизводству, табеля форм

12. Понятие входящих документов. Этапы

обработки. Порядок работы с входящими

документами.

Входящие – док-ты, поступающие в организацию.

Доки, поступающие в организацию на бумажных

носителях, проходят первичную обработку,

предварительное рассмотрение, рассмотрение

руководством, регистрацию и доставляются

исполнителям.

Прием и первичная обработка доков осуществляется

работниками службы ДОУ.

Схема работы с входящими док-ми, этапы обработки:

1. Прием конвертов, проверка правильности

адресования.

2. Вскрытие конвертов и проверка правильности

вложений

3. Предварительное рассмотрение док-тов.

4. Простановка отметки о поступлении (входящего

штампа) на документе.

5. Регистрация.

6. Передача и рассмотрение док-та руководителем

(резолюция).

7. Внесение сведений из резолюции в

регистрационный журнал.

8. Передача док-тов исполнителю.

9. Контроль исполнения док-тов.

10. Исполнение док-тов.

11. Подшивка док-тов в дела.

1. При приеме корреспонденции проверяется

правильность адресования. Корреспонденция, достав-

ленная по ошибке, возвращается в почтовое отделение

или пересылается по принадлежности.

2. После проверки целостности упаковки конверты с

доками вскрываются, за исключ конвертов с пометкой

«лично», после чего проверяется: правильность

доставки, комплектность доков и приложений к ним;

отсутствие повреждений доков и приложений к ним.

3. Доки, адресованные руководству организации, а

также доки без указания конкретного должностного

лица или структ подразделения предварительно

рассматриваются в службе доу.

Предварительное рассмотрение доков проводится с

целью распределения поступивших доков на

требующие обязательного рассмотрения руководством

и направляемые непосредственно в структ

подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительно рассмотрение осуществляется

исходя из оценки их содержания, на основании

установленного в организации распределения

обязанностей.

Доки, адресованные непосредственно в структ

подразделения или должн лицам, передаются по

назначению без предварительного рассмотрения.

Если адрес отправителя имеется только на конверте

и/или если дату отправки можно установить только по

почтовому штемпелю, конверты сохраняются и

прикрепляются к документам.

4. Полученный докт регистрируется в

регистрационно-контрольной форме

5. На поступающих доках в нижнем правом углу

первого листа дока проставляется регистрационный

штамп с указанием порядкового (входящего) номера и

даты поступления документа и передается

руководителю (исполнителю)

6. На рассмотренные доки руководство накладывает

резолюции.

7. После чего доки возвращаются в службу ДОУ для

завершения регистрации. Кот состоит во внесении в

РКФ сведений о порядке исполнения доков

(резолюции), фамилии ответст исполнителя, крат

описания поручений и действий по исполнению, срока

исполнения.

8. После завершения регистрации док передается на

исполнение.

9. Служба ДОУ контролирует сроки исполнения

доков, при необходимости запрашивая исполнителей о

ходе исполнения доков и делая отметки в

соответствующей графе журнала регистрации.

10, 11. Снятие дока с контроля оформляется

отметкой о его исполнении, после чего исполненный

док подшивается в дело.

Доки в электронном виде, поступающие в

организацию по эл почте, также проходят прием,

регистрацию, предварительное рассмотрение и

доставляются исполнителям.

Документы принимаемые по факсимильной связи

регистрируются, передаются адресатам под расписку в

день их приема.

Вопрос 13. Понятие исходящих документов.

Этапы обработки исходящих документов.

Исходящий док-т – док-т, отправляемый из орг-ции.

Схема работы с исход доками, этапы обработки:

1. Составление проекта исходящего док-та

2. Согласование проекта док-та

3. Проверка правильности офор-ния проекта док-та

4. Подписание док-та руководителем

5. Регистрация док-та

6. Простановка номера (индекса) на док-те

7. Проверка правильности адресования

8. Отправка док-та адресату

9. Подшивка второго экземпляра (копийного

экземпляра) в дело.

Ответ-сть за составление и оформление дока, а также

согласование проекта дока возлагается на структ

подразделение - исполнитель дока.

До представления на подпись исполнитель проверяет

правильность оформления доков, правильность

адресования, наличие необходимых виз, приложений.

Подписанные доки в тот же день передаются в

службу ДОУ для регистрации и отправки.

Регистрация отправляемых доков осуществляется в

день их подписания (утверждения) или на след рабочий

день в журнале регистрации исход корреспонденции.

Регистрационный номер дока и дата регистрации

проставляются в реквизитах бланка дока;

Первый экземпляр дока отправляется адресату,

второй – с визами согласования остается в деле орг-ции.

Доки, отправляемые организацией, передаются

почтовой и электрической связью.

Обработка доков для отправки почтовой связью

осуществляется в соответствии с Правилами оказания

услуг почтовой связи.

В соответ. с действующими Правилами

устанавливается след порядок написания почтового

адреса на доках, конвертах и других почтовых

отправлениях:

1. наименование адресата (наименование организации

- юр лица или ФИО для физических лиц);

2. название улицы, номер дома, номер квартиры;

3. название населенного пункта (города, поселка.);

4. название области, края, автономного округа

(области), республики;

5. страна (для м/народных почтовых отправлений);

6. почтовый индекс

Доки для отправки передаются полностью

оформленными, зарегистрированными с указанием

почтового адреса, номера телефона, элект адреса или с

указанием на рассылку.

Доки, подлежащие отправке, должны обрабатываться

и отправляться в день их подписания или не позднее

следующего рабочего дня.

14. Понятие внутренних документов. Этапы и

порядок работы с внутр документами.

Внутренний док-т - документ, не выходящий за

пределы подготовившей его организации.

К внутр докам относятся приказы, решения,

докладные, объяснительные записки, акты, справки,

заявления. Они готовятся, оформляются и исполняются

(используются) в пределах орг-ции и рассматриваются

теми должн лицами, кот они направлены.

На этапах подготовки и оформления порядок работы

с внутренними доками такой же, как и с исходящими:

1. составление проекта документа исполнителем;

2. согласование проекта документа;

3. проверка правильности оформления проекта дока;

4. подписание документа руководителем;

5. регистрация дока.

На этапах исполнения и завершения работ с

внутренними доками порядок операций такой же, как и

с входящими доками:

1. передача документа исполнителю;

2. контроль исполнения документа;

3. исполнение документа;

4. проставление отметки об исполнении;

5. подшивка исполненного документа в дело.

Проекты распоряд доков после подготовки и

согласования с заинтересованными подразделениями и

должностными лицами передаются в службу ДОУ.

Которая осуществляет контроль за правильностью

оформления.

Оформленные доки передают на подпись

руководству, после чего они регистрируются.

Размноженные экземпляры подписанных

руководителями и зарегистрированных

распорядительных доков рассылаются в структ

подразделения, в ведении которых находятся

рассматриваемые вопросы.

Передача доков между структ подразделениями

осуществляется через лиц, ответ-ных за ведение дп в

конкретном структ подразделение. При этом доки

должны передаваться с соответствующей отметкой в

регистрационной форме, которая будет содержать

информацию о местонахождении оригинала дока и его

копий.

документов и других лна, закрепляющих систему

делопроизводства организации;

проведение экспертизы ценности документов;

проведение совещаний и консультирование по

вопросам, относящимся к компетенции

делопроизводственной службы.

11. Должностной и численный состав службы дп

Условия труда работников службы дп.

Важным вопросом при постановке дп в организации

является определение структуры службы доу, ее

должностного и численного состава. Структура службы

доу зависит от характера деят-ти организации, ее

структуры, объема документооборота организации,

наличие подведомственной системы, характер

взаимоотношений м/ними и центральным органом

управления, а также от технологии работы с доками.

Для эффективной организации работы службы доу

большое значение имеет определение оптимальной

численности дп-го персонала, которая, прежде всего,

зависит от объема выполняемых этим подразделением

работ и принятой технологии (уровня автоматизации и

механизации работы с доками).

Расчет численности проводится через определение

затрат труда и времени на выполнение

делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для

проведения данного расчета в сфере делопроизводства

в настоящее время можно применять следующие

нормативные документы по труду:

Нормы времени на работы по до управленческих

структур федеральных органов исполнительной власти,

утв. постановлением Министерства труда и

социального развития РФ от 26 марта 2002 г. № 23;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на

работы по доу, утвержденные постановлением

Министерства труда Российской Федерации от 25

ноября 1994 г. № 72 и др.

Расчет численности персонала службы доу

рекомендуется проводить по категории ее сотрудников.

В соответствии с Квалификационным справочником

должностей руководителей, специалистов и других

служащих, утвержденным постановлением

Министерства труда и социального развития РФ от 21

августа 1998 г. № 37, в службе ДОУ можно выделить 3

категории сотрудников по характеру труда, а именно:

руководители; специалисты; другие служащие (или

технические исполнители).

К категории руководителей в соотв. с Квалификац.

справочником относятся след. должности:

заведующий архивом; завед. канцелярией; завед.

копировально-множительным бюро; завед.

машинописным бюро; заведующий экспедицией.

На практике в службе ДОУ используются и иные

должности руководителей: управляющий делами,

завед. общим отделом, завед. протокольным отделом,

начальник (руководитель) секретариата, завед. центром

подготовки документов, завед. отделом писем и др. Как

правило, наименование должности руководителя

зависит от структуры службы делопроизводства.

По существующим нормам количество

руководителей не должно превышать 20% от общего

количества делопроизводственного персонала.

К категории специалистов относятся: документовед;

инспектор по контролю за исполнением поручений.

На практике к категории специалистов относятся

такие должности, как: помощник (референт, секретарь-

референт) руководителя организации, секретарь

коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й

категории, специалист 2-й категории.

К категории технических исполнителей: архивариус;

делопроизводитель; машинистка; секретарь-

машинистка; секретарь незрячего специалиста;

секретарь руководителя; секретарь-стенографистка;

стенографистка; экспедитор.

Условия труда — совокупность факторов

производственной среды, оказывающих влияние на

здоровье и работоспособность человека в процессе

труда.

Важнейшим фактором обеспечения

производительной и качественной работы работников

службы ДОУ при сохранении здоровья являются

соответ. санитарно-гигиенические нормы условий

труда.

К санитарно-гигиеническим относятся: нормальное

освещение, благоприятная окраска рабочего

помещения, устранение шумов, вентиляция и

температура воздуха, установление правильного

режима труда и отдыха (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03

"Гигиенические требования к персональным

электронно-вычислительным машинам и организации

работы")

СанПин рекомендует организовывать перерывы пи

работе с компьютером на 10-15 мин через каждые 45-

60 минут. Также санпин определяет требования к

помещениям, микроклимату, к уровню шума,

освещению, устанавливает общие требования к

организации раб мест пользователей ПЭВМ.

Также большое значение имеет рациональная

организация рабочего места. Организация рабочего

места - это система мероприятий по оснащению

рабочего места средствами и предметами труда и их

функциональному размещению. Кроме того,

организация рабочего места предполагает учет

антропометрических данных исполнителя и

обеспечение соответствующих нормам условий труда.

Планировка рабочего места должна обеспечить

максимальные удобства при выполнении возложенных

15. Порядок ведения переговоров по подготовке и

заключению коллективного договора.

Согласно ч. 1 ст. 40 ТК РФ Коллективный договор -

правовой акт, регулирующий социально-трудовые

отношения в организации или у ИП и заключаемый

работниками и работодателем в лице их представителей.

Порядок проведения коллективных переговоров по

подготовке, заключению или изменению коллективного

договора, установлен в гл. 6 ТК РФ (ст. 36–39). КД

договор может заключаться в организации в целом, в ее

филиалах, представительствах и иных обособленных

структурных подразделениях.

Заключению КД предшествуют КП сторон по

разработке условий заключения и изменения КД.

Порядок разработки проекта КД и его заключения

определяется сторонами (ст. 42 ТК). Процедуру ведения

КП и заключения КД можно разделить на несколько

этапов:

1. Принятие решения о необходимости заключения КД

и направление письменного уведомления другой стороне

о начале КП (статьи 36, 37 ТК РФ);

2. Направление инициатору проведения КП ответа на

предложение о начале КП в течение 7 дней со дня

получения предложения, с указанием представителей от

своей стороны для участия в работе комиссии по

ведению КП и их полномочий.

3. Издание согласованного с соответствующим

представителем работников приказа о формировании

комиссии для ведения КП и подготовка проекта КД;

Стороны должны предоставлять друг другу не позднее

двух недель со дня получения соответствующего запроса

имеющуюся у них информацию, необходимую для

ведения коллективных переговоров.

4. Обсуждение подготовленного комиссией проекта

КД в подразделениях организации, филиала,

представительства либо работниками других

обособленных подразделений и последующая его

доработка с учетом поступивших замечаний и

предложений.

Обсуждение проекта договора осуществляется в

сроки, определенные его сторонами. При не достижении

согласия между сторонами по отдельным положениям

проекта КД в течение 3 месяцев со дня начала КП,

стороны должны подписать КД на согласованных

условиях с одновременным составлением протокола

разногласий. При этом неурегулированные разногласия

могут быть предметом дальнейших КП или разрешаться

в соответствии с ТК РФ;

5. Утверждение разработанного единого проекта КД

на общем собрании (конференции) работников и

подписание его сторонами.

Утверждение проекта производится в сроки,

утвержденные сторонами, в пределах 3 месяцев с

момента начала КП. Со стороны работников договор

подписывают все участники единого представительного

органа. Со дня подписания его сторонами или со дня,

непосредственно указанного в нем, КД вступает в силу и

действует не более 3 лет (статья 43 ТК РФ);

6. Направление (в течение 7 дней со дня подписания)

работодателем, представителем работодателя

(работодателей) подписанного КД вместе с

приложениями в соответствующий орган по труду по

месту нахождения работодателя для уведомительной

регистрации.

Сроки, место и порядок проведения КП определяются

представителями сторон, являющимися участниками

указанных переговоров.

Содержание и структура коллективного договора

также определяются сторонами.

В КД могут включаться обязательства работников и

работодателя по следующим вопросам:

формы, системы и размеры оплаты труда; выплата

пособий, компенсаций; рабочее время и время отдыха,

включая вопросы предоставления и продолжительности

отпусков; улучшение условий и охраны труда

работников. Представители сторон, участвующие в КП,

свободны в выборе вопросов регулирования социально-

трудовых отношений.

КД относится к двухсторонним актам и должен

содержать подписи обеих сторон коллективных

переговоров – от представителей работодателя и

работников. Помимо этого он должен содержать такие

реквизиты, как место и дата составления документа,

указывать наименования сторон, от имени которых он

заключен, срок его действия, порядок изменения и

продления.

16. Понятие регистрации доков, ее значение и

задачи. Формы и виды регистрации.

Регистрация дока – это запись учетных данных о

документе по установленной форме, фиксирующей факт

его создания, отправления или получения.

Основная цель регистрации – придание документу

юридической силы. А также целью является – ввод в

картотеки первичных сведений о документе для

обеспечения их учета, систематизации, информационно -

справочной работы, контроля исполнения.

Регистрации подлежат все документы, требующие

учета, исполнения и использования в справочных целях

(распорядительные, плановые, отчетные, учетно-

статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как

создаваемые и используемые внутри организации, так и

направляемые в другие организации.

Регистрируются все документы независимо от способа

их изготовления .

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к

которым можно отнести: печатные издания (книги,

журналы, бюллетени); информационные материалы,

присланные в копии для сведения; поздравительные

письма и телеграммы; прейскуранты; пригласительные

билеты; программы конференций, совещаний;

рекламные материалы (листовки, программы, проспекты,

извещения).

Основной принцип регистрации – однократность. Это

означает, что документы должны регистрироваться один

раз: входящие – в день поступления, внутренние и

исходящие – в день подписания или утверждения. Если

зарегистрированный документ передается из одного

структурного подразделения в другое, повторно его не

регистрируют.

Форма организации регистрации может быть

централизованной и децентрализованной. При

централизованной форме все документы – входящие,

исходящие и внутренние – регистрируются в одном

месте.

При децетрализованной форме регистрации,

регистрация доков проводится в местах создания и

исполнения документов.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в

зависимости от названия вида документа, автора,

содержания. Например, следует отдельно регистрировать

приказы по основной деятельности и приказы по

личному составу, служебная переписка.

Входящие и создаваемые документы регистрируются

отдельно.

Если организация получает и отправляет

факсограммы, их рекомендуется регистрировать в

журналах входящих и исходящих факсограмм

независимо от наименования вида документа.

Каждый регистрируемый документ получает свой

регистрационный номер, состоящий из порядкового

номера в пределах регистрируемого массива документов,

который, исходя из задач поиска, можно дополнять

индексами по номенклатуре дел, классификаторам

корреспондентов, исполнителей и др.

Регистрац номер дока: Цифровое или буквенно-

цифровое обозначение, присваиваемое доку при его

регистрации.

При этом порядковые номера для распорядительных и

информационно-справочных документов присваиваются

в пределах календарного года отдельно для каждого вида

документа.

Составные части индекса могут быть расположены в

следующей последовательности:

порядковый регистрационный номер; индекс по

номенклатуре дел; индекс по используемому

классификатору. При формировании индекса его

составные части отделяются друг от друга косой чертой.

В настоящее время используют существует три вида

регистрации:

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию

целесообразно применять, когда количество

обрабатываемых документов невелико. Ее

отличительной особенностью является то, что запись

сведений о документах ведется в хронологической

последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу,

каждая страница которой разделена на графы, где

содержатся сведения о зарегистрированных документах.

Количество граф определяется организацией.

Карточная регистрация. Все входящие и

создаваемые документы регистрируются на карточках.

Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как

правило, формата А5 или А6 . Карточка включает графы,

куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные

для фиксации информации о документе.

установлен обязательный состав реквизитов,

помещаемых на карточке:

автор документа; название вида документа; дата

документа; индекс документа (дата и индекс

поступления документа) – для документов,

поступающих в организацию; заголовок документа или

его краткое содержание; резолюция (исполнитель,

содержание поручения, автор, дата); срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса

по существу), дата фактического исполнения и индекс

документа-ответа; номер дела по номенклатуре дел.

17. Понятие номенклатуры дел. Виды НД. Ее

содержание и порядок составления.

В целях правильного формирования дел в текущем

дп, их учета, обеспечения сохранности и быстрого

поиска доков ежегодно составляются номенклатуры

дел. (Дело - это совокупность доков, относящихся к

определенному вопросу деят-ти учреждения и

помещенных в отдельную обложку с соответ

заголовком).

НД представляет собой систематизированный

перечень наименований дел, заводимых в дп

организации, с указанием сроков их хранения, по

установленной форме (в Основных правилах).

НД используется для группировки исполненных

доков в дела, систематизации и учета дел,

определения сроков их хранения и поиска доков. НД

является основой для составления описей дел

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

а также для учета дел временного (до 10 лет включ)

хранения.

Различаются три вида НД: типовая, примерная и

индивидуальная НД конкретной организации.

Типовая НД составляется для однородных по

характеру деятельности и структуре организаций.

Она устанавливает типовой состав дел с единой

системой индексации и является нормативным

документом.

Примерная НД устанавливает примерный состав

дел для организаций, однородных по характеру

деятельности, но разных по структуре, с указанием

их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные НД используются для

составления индивидуальной номенклатуры дел. В

НД организации из типовой или примерной НД

переносятся предусмотренные ими заголовки дел,

которые предполагается завести в делопроизводстве

организации, конкретизированные с учетом ее

специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные ими,

переносятся в индивидуальную НД без изменений.

НД составляется на основе изучения состава и

содержания доков, образующихся в деят-ти орг-ции.

НД организации (сводная) составляется по

установленной форме на основании НД структурных

подразделений, разработанных по аналогичной

форме, согласованных ими с архивом и подписанных

руководителями этих подразделений.

В НД структ подразделения должны быть

включены все дела и документы, образующиеся в

деятельности подразделения. Электронные

документы и базы данных также включаются в

номенклатуру дел.

В НД предусматриваются заголовки дел для

группировки доков, отражающие все

документируемые участки и вопросы деятельности

организации.

Основой для определения структуры НД является

структура (штатное расписание) организации.

Разделами, подразделами и другими делениями НД

являются названия структ подразделений (н/р:

канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в течение года в организации возникают

новые докум-мые участки работы, они вносятся в

НД, для этого в каждом разделе оставляются

резервные номера.

По окончании года в конце НД структ

подразделения и в сводной НД, делается итоговая

запись о категориях и количестве заведенных дел,

отдельно постоянного, долговременного (свыше 10

лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков

хранения.

НД организации визируется руководителем архива

или лицом, ответственным за архив, подписывается

руководителем службы или лицом, ответственным за

ДОУ, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации

направляется на согласование с ЭПК

соответствующего архивного учреждения, после чего

утверждается руководителем организации.

После утверждения НД организации структурные

подразделения получают выписки соответствующих

ее разделов для использования в работе.

НД организации на предстоящий календарный год

составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением НД в

конце каждого года уточняется, утверждается

руководителем организации и вводится в действие с

1 января следующего календарного года.

НД согласовывается с архивным учреждением не

реже одного раза в 5 лет. В случае коренного

изменения функций и структуры организации

разрабатывается новая НД.

Форма НД – состоит из граф: 1 – индекс дела

(состоит из установленного в организации цифрового

обозначения структ подразделения и порядкового

номера заголовка дела по НД в пределах структ

подразделения., 2- заголовок дела, 3- количество дел

(томов, частей), 4 - срок хранения дела, номера

статей по перечню, 5 – примечание - в течение всего

срока действия номенклатуры проставляются

отметки о заведении дел, о переходящих делах, о

на него обязанностей и в то же время отвечать

требованиям экономии площади помещения, а также

сэкономить значительную часть времени.

Организациям предоставлено право при

необходимости увеличить состав реквизитов карточки.

Количество экземпляров карточек, заполняемых для

регистрации одного документа, определяется

организацией. В организации может быть две картотеки:

контрольная и справочная.

Электронная регистрация. Организации,

использующие компьютерные программы по

делопроизводству, регистрируют документы на

электронных карточках, т.е. карточках, которые

выводятся на экран компьютера. Форма электронной

карточки аналогична традиционной РКК.

выделении дел к уничтожению, о передаче дел в др

организацию для продолжения и др.

Основные правила работы архивов организаций,

одобренные решением коллегии Росархива от 6

февраля 2002 г. Перечень типовых управленческих

документов, образующихся в деятельности

организаций, с указанием сроков хранения,

утвержденный руководителем Росархива 6 октября

2000 г.

18. Формирования дел (Основные правила работы

архивов организаций, одобренные решением коллегии

Росархива от 6 февраля 2002 г., метод рекомендации по

разработке И. по дп)

Это группировка исполненных доков в дела в

соответствии с НД и систематизация доков внутри дела.

(дело- совокупность доков или док, относящихся к

одному вопросу или участку деят-ти, помещенных в

отдельную обложку

Дела формируются в организациях при

централизованном ведении дп - службой ДОУ

организации, при децентрализованном - как структ

подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ),

так и службой ДОУ организации.

Доки формируются в дела по след признакам: 1.

Номинальный. 2. Тематический. 3. Авторский. 4.

Корреспондентский. 5. Географический. 6.

Хронологический.

При формировании дел необходимо соблюдать

следующие основные требования:



помещать в дело исполненные доки,

соответствующие по своему содержанию заголовку

дела по номенклатуре;



помещать вместе все доки, относящиеся к

разрешению одного вопроса;



помещать приложения вместе с основными

доками;

 группировать в дело доки одного календарного

года, за исключением переходящих дел;



раздельно группировать в дела доки

постоянного и временных сроков хранения;



включать в дело по одному экземпляру каждого

документа;



помещать в дела факсограммы, телеграммы,

телефонограммы на общих основаниях;



помещать в дело документ, правильно и

полностью оформленный (документ должен иметь дату,

подпись и др. реквизиты);



не помещать в дело документы, подлежащие

возврату, лишние экземпляры и черновики (за

исключением особо ценных);

По объему дело не должно превышать 250 листов.

При превышении данного объема заводится второй том.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и

заголовок дела проставляются на каждом томе с

добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Доки внутри дела располагаются сверху вниз в

хронологической, вопросно-логической

последовательности или их сочетании.

Распоряд доки группируются в дела по видам и

хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы в деле располагаются в

хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное

дело, так же, как и приложения к протоколам, если они

содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы

в отдельные дела, систематизируются внутри дела по

номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные

распорядительными доками, являются приложениями к

ним и группируются вместе с указанными

документами.

Приказы по основной деятельности группируются

отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу

формируются в отдельные дела приказы по личному

составу по различным вопросам, в соответствии со

сроками хранения. Например, приказы о приеме,

перемещении, увольнении работников формируются

отдельно от приказов по другим вопросам

(командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие

документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере

их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы)

граждан и все документы по их рассмотрению и

исполнению группируются отдельно от заявлений

граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период

календарного года и систематизируется в

хронологической последовательности: документ-ответ

помещается за документом-запросом. При

возобновлении переписки по определенному вопросу,

начавшейся в предыдущем году, документы

включаются в дело текущего года с указанием индекса

дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные

документы формируются в дела (папки, директории) в

соответствии с номенклатурой дел, отдельно от

документов на бумажных носителях, на жестком диске

специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив или

на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения

в них первого исполненного документа. После

19 . Оформление дел

Оформление дела (подготовка дела к хранению в

соотв с установленными правилами) включает в себя

комплекс работ по описанию дела на обложке,

брошюровке, нумерации листов и составлении

заверительной надписи.

Оформление дел проводится работниками службы

доу организации или другими структ подразделениями,

в обязанности которых входит заведение и

формирование дел, при методической помощи и под

контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится

полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного,

временного (свыше 10 лет) хранения и по лич составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

2. нумерацию листов дела;

3. составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях,

внутренней описи доков.

внесение необходимых уточнений в реквизиты

обложки дела (уточнение названия организации,

регистрац индекса дела, крайних дат дела, заголовка

дела).

Дела временного (до 10 лет включительно)

хранения подлежат частичному оформлению:

допускается не проводить систематизацию доков в

деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи

не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4

прокола в твердую обложку из картона или

переплетаются с учетом возможности свободного

чтения текста, дат, виз и резолюций на них.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк

листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо

ценных доктов) - бланк внутренней описи документов

дела.

Все листы доков, включенных в дело, кроме чистых,

листа-заверителя и внутр описи, нумеруются в

развернутом виде арабскими цифрами, валовой

нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом

сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная

с первого.

Документы с собственной нумерацией листов, в т.ч.

печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном

листе по установленной форме, в которой указываются

цифрами и прописью количество пронумерованных

листов дела, количество листов внутренней описи,

оговариваются особенности нумерации номеров дела

(наличие литерных номеров дела, пропущенных

номеров). Лист-заверитель дела подписывается его

составителем.

Внутренняя опись доков дела составляется для

учета доков постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения, учет которых вызывается спецификой данной

документации (особо ценные, личные, судебные,

следственные дела и т.д.), а также для учета дел

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

сформированных по разновидностям документов,

заголовки которых не раскрывают конкретное

содержание дока.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе

по установленной, в которой содержатся сведения о

порядковых номерах документов дела, их индексах,

датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней

описи составляется итоговая запись, в которой

указываются цифрами и прописью количество

включенных в нее документов и количество листов

внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Изменения состава доков дела (изъятия, включения

доков, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе

"Примечания" со ссылками на соответствующие акты.

Обложка (титульный лист) дела постоянного,

временного (свыше 10 лет) хранения и по личному

составу оформляется по установленной форме. На

обложке дела указываются реквизиты:

Наименование организации и структурного

подразделения.

Делопроизводственный номер (индекс) дела по

номенклатуре дел.

Заголовок (наименование) дела - переносится из

номенклатуры дел.

Дата дела (тома, части) - указываются год(ы)

заведения и окончания дела в делопроизводстве

Количество пронумерованных в деле листов

проставляется с листа - заверителя дела.

Срок хранения дела и номер статьи перечня

переносится на обложку дела из соответ номенклатуры

дел после сверки его со сроком хранения. На делах

постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложке дел постоянного хранения

предусматривается место для наименования

государственного архива, в который дела организации

будут приняты, обозначения кодов государственного

20. Организация оперативного хранения дел.

Порядок выдачи дел во временное пользование.

Данный вид хранения называют оперативным (или

текущим), при этом оперативное хранение можно

подразделить на два подвида:

хранение документов в процессе их исполнения;

хранение исполненных документов.

Под оперативным хранением понимается процесс,

осуществляемый в течение практического

использования документов до проведения экспертизы

ценности и передачи документов на архивное хранение.

Документы во время их исполнения должны

храниться у исполнителя в специальных папках с

надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и

т.д. Папки в течение дня хранятся на столе

исполнителя, а после окончания работы должны

убираться в ящик стола, шкаф или сейф.

Исполненные документы должны формироваться в

дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом

дела с момента их заведения и до передачи в архив

организации должны храниться по месту их

формирования. т.е. хранятся в структурных

подразделениях.

В каждом структурном подразделении выделяются

сотрудники, ответственные за сохранность документов

и формирование их в дела.

Дела считаются заведенными с момента включения

в них первого исполненного документа. После

исполнения документов и окончания работы с ними они

помещаются для обеспечения физической сохранности

в папки-регистраторы. Оперативное хранение дел в

подразделении ведет ответственный за ведение

делопроизводства.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, размещают

в шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и

защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска

располагаются вертикально, корешками наружу и в

соответствии с номенклатурой дел. На корешках

обложек дел указываются индексы по номенклатуре

дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается

на внутренней стороне шкафа.

Выдача документов, включенных в дело,

производится с разрешения руководителя структурного

подразделения, в котором хранится дело, на срок, не

превышающий трех рабочих дней. Выдача дел

осуществляется под расписку в журнале учета выдачи

дел во временное пользование. В нем указываются

индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата

его возвращения, предусматриваются графы для

расписок в получении и приеме дела. На выданное дело

заводится лист-заменитель, который хранится у

сотрудника, ответственного за делопроизводство в

данном структурном подразделении. После возврата

документа лист-заменитель уничтожается.

Выдача документов и их копий в другие

организации может осуществляться только с

письменного разрешения руководителя организации.

Изъятие документов из дел постоянного

хранения допускается в исключительных случаях и

производится с разрешения руководителя с

оставлением в деле заверенной копии документа и акта

о причинах выдачи подлинника.

21. Хранение документов в электронной форме

Электронный документооборот в России становится

все более распространенным.

Нормы российского законодательства,

регламентирующие использование электронного

документа:

• ФЗ «Об информации -устанавливат возможность

использования электронного дока и цифровой подписи;

• ФЗ «Об ЭЦП» 2002г., определяет условия

признания равнозначности цифровой подписи и

собственноручной подписи, а также регламентирует

применение при совершении сделок циф подписи, и

сертификатов ключей ЦП, выпускаемых

удостоверяющими центрами;

С переходом дп на компьютеризированные

технологии встает вопрос об упорядочении и

организации хранения доков, созданных в электронной

форме.

Во избежание потерь информации и рабочего

времени необходимо с самого начала работы

организовать правильное хранение документов.

Доки в эл виде могут создаваться сотрудниками

организации на компьютерах, быть получены по элект

почте, в виде факса. Кроме того, сегодня все большее

число организаций переводит в элект форму (путем

сканирования) доки, поступающие в фирму в

традиционном бумажном виде. Это еще более обостряет

проблему упорядоченного хранения и обеспечения

сохранности доков в электронной форме.

Созданный или полученный док необходимо

сохранить в памяти компьют - записать в виде файла на

жестком диске. Порядок в хранении файлов не менее

важен, чем порядок в хранении традиц бумажных

доков.

Доки могут храниться на жестком диске

компьютера, на диске др компьютера, на специально

выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных

носителях.

Прежде всего необходимо создать на жестком диске

папки (директории), в кот будут помещаться рабочие

документы. Принципы упорядочения хранения файлов

на компьютере во многом напоминают обычное дп.

Как бумажные доки раскладываются в дела, так и

файлы расклад-ся по папкам (употребляются термины

«каталог» или «директория»), с учетом номенклатуры.

Кажд папка м. иметь вложенные в нее папки, кот в

свою очередь тоже м. иметь свои вложенные папки.

Образуется многоуровневая иерархическая стр-ра

папок.

В основе классификации используется номинальный

признак, т.е. группировка доков по их видам.

Начинаться название папки должно с вида доков

(приказы, акты, протоколы, доклад записки). Затем

содержание доков уточняется сведен об авторстве,

вопросе, корреспонденте, периоде, за кот группируются

доки (файлы), и т.п.

В более крупных фирмах для хранения доков

выделяется спец компьютер (файл-сервер), на кот

каждый пользователь имеет собственные разделы для

хранения личных доков и совместно используемые

разделы типа: «договоры», «переписка с фирмой N »,

«типовые соглашения» и т.п. Такой сервер, м.

предусматривать разграничение прав доступа сотр-ков к

тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы

данных, н/р, сведения по организациям-партнерам,

данные о номенклатуре продукции на складе,

полученных заказах и т.п.

Хранение файлов текущего дп осуществляется на

жестком диске компьютера. При работе в сети

пользователю м.б. доступны диски или директории на

др компьютерах. Для этого на компьютере, содержащем

необходимые ресурсы (файлы и папки),

устанавливается разрешение на совместный доступ к

тому или иному ресурсу. Доступ м.б. ограничен либо

использованием пароля для полного доступа и доступа

только для чтения, либо ограничением доступа только

для определенных пользователей или групп

пользователей.

Доки в процессе создания и редактирования,

черновики и варианты должны находиться лишь в

личной папке сотрудника. Все доки, поступившие в дп

оборот, должны храниться в общих папках,

создаваемых в соответ с номенклатурой дел

подразделения (организации в целом) на основе

стандартных классификаторов.

Сохранность элект доков, как правило,

обеспечивают несколько служб. ИТ-отдел обычно

организовывает хранение и оперативный доступ к

информации, решает технич проблемы хранения.

Департамент ИБ - в обеспечении конфиденциальности,

т.е. в ограничении доступа к информации.

Одной из основных проблем, кот необходимо

решить при организации долговременного хранения

электронных доков, является обеспечение их

читаемости на протяжении всего жизненного цикла.

Среди форматов для длительного и постоянного

хранения пока что доминируют (среди текстовых) PDF,

исполнения документов и окончания работы с ними они

помещаются (подшиваются) для обеспечения

физической сохранности в твердые обложки или папки-

регистраторы.

архива и организации.

Основные правила работы архивов организаций,

одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля

2002 г.

SGML, XML и TXT. Для хранения веб-страниц

используется HTML.

Срок хранения эл доков на электр носителях

информации должен быть не меньше срока,

установленного зак-вом для соответствующих доков на

бумаге.

При хранении элект доков обязательно соблюдение

след требований:

информация, содержащаяся в эл доках, должна быть

доступной для ее дальнейшего использования;

д.б. обеспечена возможность восстановления дока в

том формате, в кот он был создан или получен;

в случае наличия должна сохраняться информация,

дающая возможность установить происхождение и

назначение электр дока, а также дату и время его

отправки и получения.

Электронный архив — интегрированный комплекс

программных и технич средств, предназначенный для

хранения архивных доков в электронном виде.

22. Контроль за исполнением доков. Формы

контроля. Сроковая картотека. Автом. системы

контроля за исполн доков. Сроки исполнения доков.

Контроль исполнения доков – это совокупность

действий, обеспечивающих своевременное исполнение

доков. Это одна из важнейших функций управления.

В контроле исполнения доков можно выделить:

1. контроль по существу решения вопроса, выполнения

поручения (осуществляет руководитель (организации

или структ подразд).Контроль по существу – это

оценка, насколько правильно, удачно, полно решен

вопрос)

2. контроль за сроками исполнения доктов

осуществляется службой ДОУ (секретарем).

Контроль (за сроками) исполнения доков включает в

себя несколько последовательных этапов:

постановку доков на контроль;

проверку своевременности доведения доков до

конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода

исполнения;

снятие доков с контроля;

учет и обобщение результатов контроля исполнения

доков,

информирование о результатах руководство

организации

Существует две формы (т.е. способа ведения)

контроля за исполнением документов:

ручная сроковая картотека (или контрольно-

справочная картотека);

автоматизированная система контроля исполнения

доков.

При ведении контроля за исполнением доков с

помощью сроковой картотеки, используются

регистрац карточки и картотечный ящик с 32

подвижными разделителями. 31 разделитель

обозначают числа месяца. В них расставляют

регистрационно-контрольные карточки в соответ со

срокам исполнения, т.е. каждую карточку кладут в

разделитель с обозначением числа, на которое док

должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят

карточки на доки, срок исполнения которых падает на

след месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти

карточки будут расставлены по числам нового месяца.

Перед первым разделителем помещают карточки с

просроченным сроком исполнения.

При осуществлении контроля за исполнением доков

сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает

из картотеки карточки на задания текущего дня

(текущий контроль) и карточки на задания, срок

исполнения кот истекает через 5 дней, а также 10 и 20

дней текущего месяца (предупредительный контроль), и

проверяет ход исполнения.

После снятия дока с контроля РКК вынимается из

сроковой картотеки и переставляется в справочную, так

как она содержит более полные сведения о документе.

В настоящее время наиболее рациональным является

автоматизированный контроль за исполнением доков,

который ведется с помощью персональных

компьютеров и специализированного ПО,

позволяющего автоматически получать всевозможные

сводки и отчеты.

Срок исполнения дока – это срок, установленный

нпа, организационно-распорядительным доком или

резолюцией.

Сроки исполнения м.б. типовыми и индивид-ми.

Типовые - устанавливаются законод-ми или иными

нпа. Перечень типовых сроков исполнения доков

должен быть помещен в инструкцию по ДОУ

организации. Типовой срок исполнения дока не может

быть изменен.

Индивид сроки исполнения доков это срок

исполнения дока, установленный ОРД организации или

резолюцией, либо срок указываются в тексте дока.

Изменить индивид срок исполнения дока может только

руководитель, установивший его.

Сроки исполнения доков исчисляются в календ днях:

● внутренних – с даты подписания (утверждения) дока;

● поступивших из других организаций – с даты их

поступления;

23. Информационно-справочная работа по

документам в организации.

Основой построения поисковых систем является

регистрация доков — запись учетных данных о доке по

установленной форме, фиксирующая факт его создания,

отправления или получения. Одна из гл целей

регистрации - создание банка данных о документах

организации.

Служба ДОУ на основе этого банка данных обязана

ответить на вопросы двух типов:

у кого, где, в какой стадии работы находится любой

док;

в каких доках можно найти информацию по

конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-

документационных ресурсов - гл задача секретаря

(службы ДОУ). И прежде всего для выполнения именно

этой задачи записываются в регистрационные формы

все данные о доках.

Для создания поисковых систем устанавливается

след. состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или

корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения,

автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении дока и направлен его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в

зависимости от характера дока и задач использования

информации может дополняться др реквизитами: гриф

(отметка) ограничения доступа к доку; наличие

приложений; статус дока (проект, версия); вид передачи

дока (почтой, факсом и т.д.) и др.

Информационно-справочная работа, как и сама

система регистрации может вестись как в традиционной

форме (в основном с помощью картотеки), так и в

автоматизированном режиме (в основном с помощью

применения автоматизированных систем доу (АСДОУ).

При карточной форме регистрации доков создаются

регистрационно-контрольные карточки на доки,

которые формируются в картотеки в зависимости от

задач.

Разделителями в справочной картотеке будут

названия структ подразделений или направления

деятельности в учреждении. Внутри этих разделов

удобнее всего размещать карточки по алфавиту

корреспондентов или вопросов деятельности.

К.правило, составляются след самостоятельные

картотеки: справочные, контрольно-справочные;

картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам

граждан.

Количество экземпляров карточек, заполняемых для

регистрации одного документа, определяется

организацией. Обычно их число определяется

количеством справочных и контрольных картотек.

В операт работе находятся картотеки за текущий и

прошедший год. Общий срок хранения карточек-3 года.

Автоматизированная (электронная) форма

регистрации документов ведется с помощью

специального программного обеспечения, которое

устанавливается на персональный компьютеры (или на

сервер и персональные компьютеры, объединенные в

сеть).

При использовании автоматизир формы регистрации

сведения о доке вводятся в электр регистрационно-

контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Имеет ряд существенных преимуществ: ведение

справочно-аналитической работы по докам; быстрый

поиск доков по любому реквизиту или реквизитам

регистрационно-контрольной карточки; автоматическое

формирование отчетов, сводок, автоматический

контроль за исполнением дока; возможность

одновременно регистрировать доки на нескольких

рабочих местах.

Поиск дока может осуществляться по любому

признаку (полю), заполненному в регистрац карточке.

Поисковые системы по докам создаются для

обеспечения эффективного использования информации

при принятии решений в организации.

24. Особенности работы с обращениями граждан.

Под обращениями понимаются изложенные в устной

или письменной форме предложения, заявления,

жалобы, ходатайства, в том числе коллективные

обращения и петиции граждан.

Работа регулируется ФЗ РФ от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ

О порядке рассмотрения обращений граждан РФ

Дп по обращениям граждан ведется отдельно от

других видов дп в соответствии с утвержденной на

каждый календарный год НД и возлагается на

специально назначенных для этого должностных лиц.

Порядок ведения ДП по обращениям граждан

закрепляется в Инструкциях по работе с обращениями

граждан, разрабатываемых министерствами,

ведомствами и организациями.

Регистрация обращений граждан осуществляется,

как правило, в день обращения гражданина или в день

поступления его письм обращения в порядке общей

очередности поступления обращений, но не позднее 3

дней после поступления. На каждое обращение

оформляется регистрационная карточка.

Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают

письменные обращения, сохраняются и передаются

адресатам или исполнителям вместе с текстом

обращения.

Регистрац индекс состоит из начальной буквы

фамилии автора и порядкового номера поступившего

обращения, который указывается в регистрационном

штампе, и проставляется в правом нижнем углу

документа.

При подаче по тому же вопросу новой жалобы,

заявления (повторная) ей присваивается очередной

регистрационный индекс, но в РКК указывается индекс

первого обращения. В правом верхнем углу повторных

доков и на КК делается отметка «Повторно».

Зарегистрированные письма в течение 3 дней после

поступления передаются на рассмотрение по существу

руководителям организации.

Резолюция руководства переносится в РКК. Передача

писем исполнителям производится без расписки, но в

РКК обязательно проставляется фамилия исполнителя.

Контроль за движением и рассмотрением писем

возлагается на должностных лиц. Все письма, в кот

заявитель просит сообщить результаты рассмотрения

обращения, берутся на особый контроль. В этом случае

на всех экземплярах РКК и на письмах проставляется

штамп «Контроль» или «К».

Письм обращение, рассматривается в течение 30 дней

со дня регистрации. Письм запросы гос. и органов мсу,

связанные с рассмотрением поступивших к ним

обращений граждан, рассматриваются в течение 15

дней со дня поступления запроса.

Решение о снятии с контроля принимают

должностные лица или руководители

Контрольные карточки формируют по срокам

исполнения, по исполнителям.

Ответ на письм обращение может быть дан в устной

форме, однако во всех случаях в РКК об этом должна

быть сделана отметка. Индекс ответа состоит из

регистрац индекса и номера дела по номенклатуре, в

кот подшивается переписка по данному вопросу.

Раз в год составляется обзор писем, для обобщения и

анализа. Помимо этого, в обязательном порядке по

письм обращениям граждан подготавливаются

аналитические справки на имя руководителя

организации, которые предоставляются ежегодно к 15

января.

Все материалы после их разрешения возвращаются

лицу, ответственному за дп, для централизованного

формирования дела и картотеки.

На каждом письме должна быть надпись «В дело»

или личная подпись должн лица, принявшего это

решение.

Доки в делах располагаются в хронологическом или

алфавитном порядке. Каждое заявление со всеми

материалами составляет в деле самостоятельную

группу.

Ответ-ть за сохранность возлагается на руководителя

организации и на лиц, работающих с этой докум-ей.

Дела по письм обращениям, сформированные,

хранятся в течение 5 лет, после чего передаются на

хранение в Архив или уничтожаются в установленном

порядке. В случае необходимости ЭК может продлить

или принять решение о постоянном хранение.

Дела, подлежащие постоянному и временному

(свыше 10 лет) хранению, передают в архив

25 Работа с конфиденциальными документами

Согласно ФЗ «Об информации, инф технологиях и

защиты информации» конфиденциальность

информации - обязательное для выполнения лицом,

получившим доступ к определенной информации,

требование не передавать такую информацию третьим

лицам без согласия ее обладателя.

Конфиденциальными называются доки, содержащие

сведения, доступ к которым ограничен.

Ограничение доступа к информации устанавливается

ФЗ. Защита информации, составляющей гос тайну,

осуществляется в соответствии с зак-вом РФ о гостайне.

ФЗ устанавливаются условия отнесения информации к

сведениям, составляющим коммерческую тайну,

служебную тайну и иную тайну, обязательность

соблюдения конфиденциальности такой информации, а

также ответственность за ее разглашение.

К конфиденциальным относятся доки, имеющие гриф

ограничения доступа: «конфиденциально»,

«коммерческая тайна», «для служебного пользования».

Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения

доступа к доку, представляет собой реквизит (элемент,

служебную отметку, помету) формуляра дока,

свидетельствующий о конфиденциальности

содержащихся в доке сведений и проставляемый на

самом доке в правом верхнем углу первой страницы и

(или) сопроводительном письме к нему.

Для защиты КИ на предприятии, д.б разработаны:

Перечень сведений, составляющих КИ предприятия;

Договорное обязательство о неразглашении КИ;

Инструкция по работе с КИ.

Также необходимо определить круг лиц, имеющих

право пользования, составления КИ. Сотрудники,

допущенные к КД, должны пройти инструктаж и

ознакомиться с инструкцией по работе с КД, в которой

устанавливается порядок приема, учета, обработки и

хранения доков, содержащих сведения, отнесенные

соответствующим перечнем к КИ.

Организация дп, обеспечивающего сохранность и

учет КД, предусматривает:

- назначение должностного лица, ответственного за

их учет, хранение и использование;

- порядок подготовки и размножения документов;

- отдельную регистрацию документов;

- формирование дел;

- организацию выдачи и хранения документов;

- проверку наличия документов;

- архивное хранение и порядок уничтожения.

Отпечатанные и подписанные доки передаются для

регистрации должностному лицу, ответственному за их

учет. Черновики, варианты документа, файлы

уничтожаются с подтверждением факта уничтожения

записью на копии документа.

Размножение КД производится:

- с разрешения руководства предприятия; с

ограниченным количеством копий; в специально

выделенном помещении; в присутствии должностного

лица, ответственного за документ.

КД должны регистрироваться отдельно от остальной

документации в «Журнале регистрации КД».

Листы журналов регистрации нумеруются,

прошиваются, опечатываются, указывается их общее

количество (цифрами и прописью) в заверительном

листе.

Все поступающие КД принимаются и вскрываются

специально назначенным должностным лицом.

При поступлении проверяется: кол-во листов; кол-во

экземпляров; наличие приложений к документу.

КД формируются в отдельное дело, кот д. иметь:

гриф ограничения доступа; список сотрудников,

имеющих право пользоваться этим делом; нумерацию

листов; внутреннюю опись доков; заверительный лист.

Хранение дел с КД производится в опечатываемом

сейфе, в специально отведенном помещении,

оснащенном средствами охраны.

Выдача и возврат КД должны отражаться в «Журнале

учета выдачи конфиденциальных документов».

Запрещается: изъятие КД из дел; перемещение их

одного дела в другое без разрешения руководства и

отметок в «Журнале учета выдачи КД»;

несанкционированный вынос конфиденциальных

документов из офиса.

Архивное хранение КД производится в опечатанных

коробках, в помещениях, исключающих

несанкционированный доступ.

Уничтожение КД производится с составлением акта,

организации через год после завершения дп.

Руководители организации ведут личный прием

граждан. На личном приеме ведется централизованная

регистрацию предложений на РКК.

Вся работа по личным обращениям ведется в том же

порядке, что и с письмами граждан.

утверждаемого руководителем предприятия; в

присутствии комиссии; с помощью специальной

машины (шредера) или иным способом, исключающим

возможность восстановления имеющейся в них

информации.

26. Организация и проведение ЭЦД, уничтожение

доков. Подготовка доков к передаче на хранение.

ЭЦД - это изучение состава и содержания д-тов

учреждения на основании критериев ценности

документов в целях определения сроков их хранения и

отбора документов на их дальнейшее хранение.

Для организации и проведения ЭЦД в организации

создается постоянно действующая ЦЭК и, при

необходимости, ЭК в структурных подразделениях,

действующие на основании положений, утверждаемых,

соответственно, руководителем организации или

руководителем структурного подразделения.

В своей работе ЭК руководствуется Основами

законодательства РФ об АФ РФ, Положением об АФ

РФ, нормативно-методическими документами

Росархива, положением об ЭК.

Персональный состав ЭК назначается приказом

руководителя учреждения из числа наиболее

квалифицированных сотрудников ведущих структ

подразделений,

Основными задачами ЭК являются:

1. Организация и проведение ЭЦД на стадии дп при

составлении НД и формировании дел.

2. Организация и проведение ЭЦД на стадии

подготовки их к архивному хранению.

3. Организация и проведение отбора и подготовки

документов к передаче на гос хранение.

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК

выполняет следующие функции:

1. Организует и проводит совместно с

делопроизводственной и архивной службами

ежегодный отбор доков для дальнейшего хранения и к

уничтожению.

2. Осуществляет методическое руководство работой

по ЭЦД организации и по подготовке их к арх

хранению, по разработке НД, дает экспертную оценку

проектам нормативно-методических доков по

названным вопросам.

3. Рассматривает и согласовывает сводную НД.

4. В результате ежегодного отбора, рассматривает и

проводит согласование описей на дела постоянного

хранения, по личному составу и долговременного

(свыше 10 лет) хранения;

5. Рассматривает и утверждает акты о выделении к

уничтож.дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

6. Рассматривает предложения об изменении сроков

хранения отдельных категорий доков, установленных

действующими перечнями документальных материалов

со сроками хранения и выносит решения о

представлении этих предложений на рассмотрение

архивного учреждения;

Совместно со службами дп и кадров проводит для

сотрудников консультации по вопросам работы с

документами, участвует в проведении мероприятий по

повышению их квалификации.

При проведении ЭЦД осуществляется отбор дел

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для

передачи в архив организации; отбор дел с временными

сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До

минования надобности», подлежащих дальнейшему

хранению в структ подразделениях, а также выделение

к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки

хранения которых истекли.

По завершении дп года и по результатам ЭЦД дела

подлежат оформлению в соответ с правилами

оформления дел и подготовки дел к передаче на арх

хранение.

По результатам ЭЦД составляются описи дел

постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел

по личному составу, а также акты о выделении дел к

уничтожению.

Т.О. Передача на архивное хранение и на

уничтожение проводится только после

ЭЦД; оформление дел; составление описей дел по

результатам экспертизы их ценности; составление актов

на уничтожение доков и дел с истекшими сроками

хранения.

Передача документов в архив производится по

утвержденным описям дел.

Отбор доков к уничтожению и составление акта о

выделении доков к уничтожению производится после

составления сводных описей дел постоянного хранения

27. Оформление документов, сдаваемых в архив.

Формы описи и акта. Передача дел в архив.

Подготовка доков и дел к передаче на архивное

хранение и на уничтожение предусматривает: ЭЦД;

оформление дел; составление описей дел по

результатам ЭЦД; составление актов на уничтожение

доков и дел с истекшими сроками хранения.

1. ЭЦД - изучение доков на основании критериев их

ценности в целях определения сроков хранения

документов. При проведении ЭЦД осуществляется

отбор дел постоянного и временного хранения для

передачи в архив; отбор дел с временными сроками

хранения и с пометкой «До минования надобности»,

подлежащих дальнейшему хранению в струк.

подразделениях, а также выделение к уничтожению дел

за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

2. Оформление дела включает в себя комплекс работ

по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации

листов и составлении заверительной надписи.

3. По окончании делопроизводственного года на дела

постоянного и временного срока хранения и дела по

личному составу, прошедшие экспертизу ценности,

сформированные и оформленные в соответствии с

установленным порядком, составля ются описи дел .

Опись - это архивный справочник, содержащий

систематизированный перечень единиц хранения и

предназначенный для их учета и раскрытия

содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного

хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу; дела, состоящие из доков,

характерных только для данной организации (судебные,

следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с

самостоят. валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении

описи составляются ежегодно под непосредственным

методическим руководством архива. По этим описям

документы передаются в архив.

Описи дел структурных подразделений составляются

по установленной форме в 3 экземплярах и

представляются в архив организации через год после

завершения дел в дп.

Описательная статья описи дел структ

подразделения включает: порядковый номер дела по

описи; индекс дела; заголовок дела, полностью соответ

его заголовку на обложке дела; даты дела; кол-во

листов в деле; срок хранения дела.

В конце описи заполняется итоговая запись, в кот

указываются (цифрами/ прописью) кол-во дел, первый и

последний номера дел по описи, а также оговариваются

особенности нумерации дел в описи (наличие литерных

и пропущенных номеров).

Опись дел структ подразделения подписывается

составителем с указанием его должности и

утверждается руководителем структ подразделения.

На основе описей дел структ подразделений

составляется годовой раздел сводной описи дел

организации, подготовка которого возлагается на архив

организации под непосредственным методическим

руководством соответ архивного учреждения.

Годовой раздел сводной составляется по устан форме

в 4-х экземплярах. Заголовки дел, включенные в

годовой раздел нумеруются в валовом порядке.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел м.б.

внесены под литерными номерами. После внесения в

опись записей о поступлении или выбытии дел

составляется окончательная итоговая запись. Годовой

раздел сводной постоянного хранения подлежит

рассмотрению ЭК организации, после согласования в

конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указ

номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он

был рассмотрен.

4. Отбор доков на уничтожение и составление на них

акта производится после подготовки описей дел

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за

этот период. Акты о выделении доков и дел к

уничтожению рассматриваются на заседании ЭК

одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих дела на постоянное

хранение, акты утверждаются рук-лем после

утверждения описей дел постоянного хранения за этот

28. Перечень документов, на которых

проставляется печать.

Оттиск печати (реквизит 25) в соответствии с ГОСТ

заверяет подлинность подписи на документах,

удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,

связанные с финансовыми средствами, а также на иных

документах, предусматривающих заверение

подлинности подписи.

Каждая организация для заверения подлинности

подписи должностных лиц имеет круглую печать с

собственным наименованием.

Оттиск печати проставляется на документах,

оформленных с соблюдением действующих правил,

подписанных и согласованных в установленном

порядке.

Перечень может изменяться в соответствии с

приказом руководителя.

Акты (приема законченных строительством объектов,

выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных

ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности,

поставках, подрядах, о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, капитальное

строительство; технические и т.д.).

Заявки на получение билетов для проезда на

транспорте.

Исполнительные листы.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и

т.д.).

Поручения (банковские; пенсионные; платежные;

перевод валюты; на импорт и т.д.).

Положения об организациях. Соглашения. Уставы

организаций. Штатные расписания

Справки, Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Перечень документов, подлежащих утверждению.

Утверждение доков проводится должностным лицом

(руководителем) соответствующего подразделения или

руководителем предприятия или специально

издаваемым доком для придания доку юридической

силы.

В утвержденных доках присутствует гриф

утверждения документа (реквизит 16), содержащий

слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование

должности, подпись инициалы и фамилию лица,

утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень доков организации, подлежащих

утверждению, определяется в Инструкции по дп

организации.

Акты (проверок и ревизий; экспертизы; передачи дел;

ликвидации организаций и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, капитальное

строительство; технические и т.д.).

Инструкции (правила) (должностные; по дп; технике

безопасности; внутреннего трудового распорядка).

Нормативы (расхода материалов, электроэнергии;

численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности,

командировках).

Перечни, Планы, Программы (проведения работ и

мероприятий; командировок и т.д.).

Положения (об организации; о структурном

подразделении; о премировании и т.д.).

Сметы, Стандарты (государственные, национальные,

организации, отраслевые).

Структура и штатная численность. Уставы

организаций. Штатные расписания и изменения.

Формы унифицированных документов.

Перечень доков, не подлежащих регистрации.

В инструкции по дп организации приводится

примерный перечень документов, не подлежащих

регистрации в службе делопроизводства. Этот перечень

может быть конкретизирован с учетом рода

деятельности предприятия и доведен до секретарей, или

лиц, ведущих журналы регистрации..

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках

дня.

Графики, наряды, заявки.

Сводки и информация, присланные для сведения.

Учебные планы, программы.

Рекламные извещения, плакаты, программы

совещаний, конференций, пребывания и т. д.

29. Порядок направления документа на

исполнение и работы с ними исполнителя.

Документы, поступающие в организацию, в том

числе созданные с помощью средств вычислительной

техники, проходят первичную обработку,

предварительное рассмотрение, регистрацию,

рассмотрение руководством и передаются на

исполнение.

Доки, поступившие в структ подразделение с

резолюцией руководства, передаются исполнителям

только после их рассмотрения руководителем

подразделения.

Руководители структ подразделений обеспечивают

оперативное рассмотрение доков, доведение их до

исполнителей в день поступления, контроль за

качественным исполнением документов по существу

вопросов.

При рассмотрении документов руководитель

подразделения выделяет документы, требующие

срочного исполнения. Документы, присланные для

согласования, рассматриваются в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их

регистрации или на следующий день в соответствии с

указанием руководителя структурного подразделения.

Срочные документы передаются немедленно.

Доки, решения по которым исполняются

несколькими структ подразделениями, передаются им

поочередно или одновременно в копиях. Подлинник

передается ответств исполнителю, названному в

резолюции первым.

При наличии ответственного исполнителя все

остальные исполнители ответственны за своевременный

и качественный анализ информации и представление

ответств исполнителю в установл им сроки

необходимых материалов (проектов доков, справок,

сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную

ответственность за полноту и достоверность

информации, использованной при подготовке

документа.

Специалисты структурных подразделений в процессе

исполнения дока осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых

приложений с соблюдением правил документирования,

согласование проекта с заинтересованными

должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям,

полученным в ходе согласования;

в необходимых случаях - подготовку списка

(указателя) рассылки документа);

представление проекта дока на подпись

(утверждение) руководству;

определение места хранения дока (копии дока)

проставлением отметки с указанием номера дела по

номенклатуре дел, в которое должен быть помещен док.

При оперативном решении вопросов без составления

дополнительных доков исполнитель делает отметки на

доке: о дате поступления, о датах промежуточного

исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и

т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста

местах.

Исполнитель не должен разглашать содержание

поступивших к нему доков и подготовленных проектов

служебных документов, с ними могут быть

ознакомлены только лица, имеющие отношение к их

исполнению.

В организации должен быть предусмотрен порядок

передачи доков в случае отсутствия исполнителя

(командировка, отпуск, болезнь) др исполнителю,

который закрепляется Инструкцией по

делопроизводству.

за этот же период (описи и акты рассматриваются на

заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно);

Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются

руководителем организации и только после этого дела

передаются на переработку (утилизацию) по приемо-

сдаточной накладной, в которой указываются дата

передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной

макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре

дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от...

N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица,

ответственного за передачу дел на уничтожение, и

даты.

период архивным учреждением.

Порядок передачи доков в архив организации.

Дела постоянного и долговременного хранения,

включая доки по личному составу, передаются в архив

организации не позднее чем через 3 года после их

завершения в дп. Передача доктов в архив производится

по утвержденным описям дел.

Передача дел в архив организации осуществляется по

графику, составленному архивом, согласованному с

руководителями структ подразделений, передающих

доки в архив, и утвержденному рук-ем организации.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в

архив, как правило, не подлежат (они хранятся в структ.

подразд-ях и по истечении сроков хранения подлежат

уничтожению в установленном порядке).

Прием кажд дела производится лицом,

ответственным за архив, в присутствии работника

структ подразд. При этом на обоих экземплярах описи

против каждого дела, включенного в нее, делается

отметка о наличии дела. В конце кажд экземпляра

описи указываются цифрами и прописью кол-во

фактически принятых в архив дел, номера

отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также

подписи ответ-ого за архив и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество

листов в делах.

Прейскуранты, прайс-листы.

Технические условия.

Нормы и нормативы расходов материалов.

Поздравительные письма.

Пригласительные билеты.

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени,

каталоги).

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам

предприятия с пометкой "лично".

Объяснительные записки.

. Современное нормативно-метод регулирование дп.

Нормативно-метод база дп – это совокупность законов,

нпа и методич доков, регламентирующих технологию

создания доков, их обработки, хранения и использования в

текущей деят-ти учреждения, а также деят-ть службы ДОУ.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. Законодат акты; указы и распоряжения Презид РФ,

постановления Прав-ва РФ; нпа фед органов исполн власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.),

регламентирующие вопросы доу; национальные стандарты в

области доу; общероссийские классификаторы ТЭСИ; УСД,

нпа, издаваемые руководством учреждений, орг-ций..

Федеральные законы

1. "Об инф-ции, информац технологиях и о защите инф-

ции" 2006 г. регулирует отношения, возникающие при: 1)

осуществлении права на поиск, получение, передачу,

производство и распространение инф-ции; 2) применении

информац. технологий; 3) обеспечении защиты инф-ции.

2. "Об электр цифровой подписи" 2002 г. (2007), Целью -

обеспечение правовых условий использования ЭЦП в эл.

доках, при соблюдении которых ЭЦП признается

равнозначной собственноручной подписи в доке на бум

носителе.

3. "Об арх деле в РФ" 2004 (2008) регулирует отношения в

сфере организации хранения, комплектования, учета и

использования доков АФ РФ и др. арх доков независимо от

их форм собств-ти, а также отношения в сфере управления

арх делом в РФ в интересах граждан, общества и гос-ва.

4. "О госуд. тайне" регулирует отношения, возникающие в

связи с отнесением сведений к гос. тайне, их

засекречиванием или рассекречиванием и защитой в

интересах обеспечения безопасности РФ.

5. "О коммер. тайне" регулирует отношения, связанные с

отнесением информации к коммерческой тайне, передачей

такой информации, охраной ее конфиденциальности.

6. "О гос.языке РФ" Гос. язык является обязательным и

при опубликовании фз и иных правит. актов, но в

республиках РФ они наряду с офиц опубликованием на гос

русском языке мб опубликованы на гос языках республик.

7. "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ" ,

"Об обязательном экземпляре документов"

8. «О техническом регулировании », "Об акционерных

обществах" Об «ООО» .

Нормы права, регламентирующие различные аспекты

работы с доками, содержаться в след кодексах:

ГК - устанавливает обязательность докум-ния, а также виды

и разновидности доков, создаваемых при совершении актов

гражд взаимоотношений (их возникновении, прекращении).

УК предусматривает ответственность за контрабанду,

утрату доков, содержащих гос тайну, похищение или

повреждение доков. за хищение предметов или доков,

имеющих особую историческую, научную, художественную

ценность.

В КоАП (ст. 13, 20) к правонарушениям относится

несоблюдение правил хранения, комплектования, учета,

использования архивных доков.

ТК устанавливает обязательность применения каждой

организацией ряда лпа- коллективный договор, соглашение,

правила внутреннего тр распорядка, положение об

использовании и защите персональных данных и др. В ТК

названы доки, кот документируется прием, перевод,

увольнение, командирование, отпуска, поощрения и

взыскания работников. Кодекс и определяет структуру

текста, порядок оформления некоторых из них.

Доки федеральных органов исполнительной власти

1. Положении "Об АФ РФ", утв Указом Президента 1994 -

четко закреплен состав АФ РФ, указан порядок и сроки

временного и депозитар хранения доков в учр-ях, оргциях.

2. Правила оказания услуг почтовой связи, утверж.

Постановлением Правительства

3 Основные правила работы архивов орг-ций, одобренные

реш коллегии Росархива 2002 - распространяются на архивы

гос. организаций, а также обязательны для всех негосуд.

орг-ций в части обеспечения сохранности, описания, учета и

использования доков АФ РФ, отнесенных к гос. собств-ти.

4. "Об утвержение примерного положения о постоянно

действующей ЭК учреждения, организации " Приказ

Росархива 95

5"Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов

времени на работы по доу". Постан Минтруда 1994

6. Перечень типовых управленческих доков, образующихся в

деят-ти организаций, с указанием сроков хранения, утверж.

Росархива 2000 - для использования в качестве основного

норматдока при составлении НД организации, определении

сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение доков и

распространяется на все организации, независимо от того,

поступают их документы на хранение в гос архивы.

7. "Об утверждении Правил дп в фед органах исполн власти"

Постановление Прав-ва РФ от 15.06.2009.

+ Методические рекомендации по разработке инструкций

по дп в .. утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г.

8. ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к докам

и службам доу, разработ. Росархивом в 1991г.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил,

устанавливающих единые требования к документированию

управленч деят-ти и организации работы с доками в органах

Реквизиты - обязательный элемент оформления

официального документа

01 - Государственный герб РФ

02 - герб субъекта РФ

03 - эмблема организации или товарный знак (знак

обслуживания);

04 - код организации - по Общероссийскому

классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 - ОГРН юр лица - проставляют в соотв с доками,

выдаваемыми налоговыми органами.

06 - ИНН/КПП – то же

07 - код формы дока –по ОКУД

08 - наименование организации – автор дока

09 - справочные данные об организации - почтовый

адрес; номер телефона и др сведения по усмотрению

организации (номера факсов, телексов, счетов в банке,

адрес эл почты

10 - наименование вида дока - соответствовать видам

доков, предусмотренными ОКУД

11 - дата документа; содержащий указанное на

документе время его создания и/или подписания,

утверждения, принятия, согласования, опубликования

12 - регистрационный номер дока - цифровое или

буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое доку

при его регистрации

13 - ссылка на регистрационный номер и дату дока, на

который должен быть дан ответ

14 - место составления или издания дока - с учетом

принятого административно-территориального деления

15 – адресат – получатель дока

16 - гриф утверждения документов; придающий

нормативный или правовой характер его содержанию

17 - резолюция; состоящий из надписи на документе,

сделанной должностным лицом и содержащей принятое

им решение

18 - заголовок к тексту; кратко излагающий его

содержание

19 - отметка о контроле – за исполнением дока

проставляется «К», Контроль

20 - текст документа; Информация, зафиксированная

любым типом письма или любой системой звукозаписи,

заключающая в себе всю или основную часть речевой

информации документа

21 - отметка о наличии приложения

22 - подпись; собственноручную роспись

полномочного должностного лица

23 - гриф согласования дока - выражающий согласие

учреждения или его органа, не являющегося автором

документа, с его содержанием

24 - визы согласования дока - выражающий согласие

или несогласие должн лица с содержанием дока

25 - оттиск печати - заверяет подлинность подписи

должностного лица на доках

26 - отметка о заверении копии – заверительная

надпись «Верно»

27 - отметка об исполнителе – Фамилия, имя, тел

исполнитля

28 - отметка об исполнении дока и направлении его в

дело - ссылка на дату и номер дока,

свидетельствующего о его исполнении или слово "В

дело"

29 - отметка о поступлении дока в организацию -

порядковый номер и дату поступления дока

30 - идентификатор электронной копии дока - отметка

(колонтитул), содержащая наименование файла на

машинном носителе, дату и другие поисковые данные,

устанавливаемые в организации.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения

ДП, ДОУ: Отрасль деят-ти, обеспечивающая док-ние и

организацию работы с официальными доками

Док; докум-ная инф-ция: Зафиксированная на мат

носителе инф-ция с реквизитами, позволяющ ее

идентифицировать

Документооборот: Движение доков в орг-ции с момента их

создания/получения до завершения исполнения/ отправления

Документирование: Запись информации на различных

носителях по установленным правилам

Организация работы с доками: Организация доборота,

хранения и использования доков в текущей деят-ти учр-ния.

Реквизит дока: Обязательный элемент оформления

официального дока

Формуляр дока: Набор реквизитов офицо письм дока,

расположенных в опред последовательности

Формуляр-образец дока: Модель построения дока, устан-

щая область применения, форматы, размеры полей, требования

к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

Бланк дока: набор реквизитов, идентифицирующих автора

официального письменного дока

10.

Система док-ции: Совокупность доков,

взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения,

вида, сферы деятельности, единых требований к их

оформлению

11.

УСД: Система док-ции, созданная по единым

правилам и требованиям, содержащая информацию,

необходимую для управления в определенной сфере

деятельности

12.

Дело: Сов-сть доков или док, относящихся к 1 вопросу

или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

13.

Носитель докум инф-ции: Матер объект,

используемый для закрепления и хранения на нем речевой,

звуковой или изобразительной информации, в т.ч. в

преобразованном виде

14.

Юрид. сила дока: Свойство официального

дока, сообщаемое ему действующим зак-вом, компетенцией

издавшего его органа и установленным порядком оформления.

15.

УФД: Совокупность реквизитов,

установленных в соотв с решаемыми в данной сфере деят-ти

задачами и расположенных в определенном порядке на

носителе информации

16.

Регистрация дока: Запись учетных данных о

доке по установленной форме, фиксирующей факт его

создания, отправления или получения

17.

Регистрац индекс дока; регистрац №:

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение,

присваиваемое доку при его регистрации

18.

контроль исполнения доков: Совок-ть

действий, обеспечивающих своевременное исполнение доктов

19.

Формирование дела: Группирование

исполненных доков в дело в соотв с НД и систематизация

доков внутри дела

20.

Оформление дела: Подготовка дела к

хранению в соответствии с установленными правилами

21.

Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о

составе и содержании документов в деле

22.

НД: Систематизированный перечень

наименований дел, заводимых в организации, с указанием

сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

23.

Индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-

цифровое обозначение дела в НД организации, наносимое на

его обложку

24.

Докум фонд - совокупность доков, образующихся в

деятельности юр или физ лица

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов".

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национ стандарт РФ. Система

стандартов по информации, библиотечному и издательскому

делу. Управление доками. Общие требования. Утв приказом

Фед агентства по техническому регулированию и метрологии

от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

"Об информации, информац технологиях и о защите

информации" 2006 г.

"Об утверждении Правил дп в фед органах исполн власти"

Постановление Прав-ва РФ от 15.06.2009.

Архивное дело: ФЗ об АД

Архивоведение — это комплексная научная дисц, разра-

батывающая теоретич, правовые и методе основы арх. дела

Архивное дело в РФ - деятельность гос органов, органов

мсу, организаций и граждан в сфере орг-ции хранения,

комплектования, учета и использования доков АФ РФ и др АД.

АД - матер носитель с зафиксированной на нем

информацией, кот имеет реквизиты, позволяющие его

идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости

указанных носителя и информации д/граждан, общества и гос-

ва;

Доки по л/с - АД, отражающие трудовые отношения

работника с работодателем;

Док АФ РФ - АД, прошедший ЭЦД, поставленный на гос

учет и подлежащий постоянному хранению;

АФ - совокупность АД, исторически или логически

связанных между собой;

АФ РФ - исторически сложившаяся и постоянно

пополняющаяся сов-ть АД, отражающих матер и духовную

жизнь общества, имеющих историч, научное, социал, эконом,

политич и культур значение, являющихся неотъемлемой

частью историко-культ наследия народов РФ, относящихся к

информ-ым ресурсам и подлежащих постоянн хранению.

Архив – учреждение/ структ подразд орг-ции, осуществ-

щие хранение, комплектование, учет и использование АД.

Гос архив - фед гос учреждение, создаваемое Прав-вом или

госучреждение субъекта РФ, создаваемое органом гос власти

субъекта, которые осуществляют хранение, комплектование,

учет и использование доков АФ РФ и др АД.

10.

Муниц архив - структ подразделение органа

мсу муниц района, городского округа или муниц учреждение,

создаваемое этим органом, кот осуществляют хранение,

комплектование, учет и использование доков АФ РФ, а также

др АД.

11.

Ведомственный архив — архив,

находящийся в непосредственном подчинении ведомства,

хранящий до передачи в гос архив ведомственные арх. доки.

12.

Постоянное хранение доков АФ РФ -

хранение доков АФ РФ без определения срока (бессрочное)

13.

Временное хранение АД – хранение АД до

их уничтожения в течение сроков, устан нпа.

14.

Времен хранение доков АФ РФ - хранение

доков АФ РФ до их передачи на постоян хранение.

15.

Депозитарное хранение доков АФ РФ -

хранение доков АФ РФ фед органами исполн власти и орг-

циями в течение сроков и на условиях, определенных соответ

договорами м/ними и специально уполномоченным фед орг

исп власти.

16.

ЭЦД - изучение доков на основании

критериев их ценности в целях определения сроков хранения

доков и отбора их для включения в состав АФ РФ.

17.

Упорядочение АД - комплекс работ по

формированию АД в единицы хранения (дела), описанию и

оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с

правилами.

18.

Объединенный АФ - аф, сформированный из

доков двух или более фондообразователей, имеющих между

собой исторически обусловленные связи

19.

АФ личн происхождения – аф, состоящий из

АД, образ-ся в жизни и деят-ти физ лица, семьи, рода

20.

Архивная коллекция: Совокупность доков,

образовавшаяся в деят-ти различных фондообразователей и

объединенных по одному или нескольким признакам

21.

Комплектование архива: Систематическое

пополнение архива доками в соот с его профилем и

действующим зак-вом

22.

профиль архива: Установленный для архива

состав для доков, подлежащих хранению

23.

Источник комплектования: Юр/ физ лицо,

чьи доки поступают или могут поступить на хранение в архив

24.

Фондообразователь: Юр или физ лицо, в

деятельности которого образуется док-ный фонд

25.

фондирование доков: Распределение доков

по АФ и архивным коллекциям

26.

Обеспечение сохранности доков:

Обеспечение физико-химической сохранности документов и их

учет.

27.

Обеспечение физико-химич сохранности:

Разработка, создание и практич применение научно-технич

средств и методов хранения, реставрации, консервации,

гос управления, на предпр, в учреж и обществ организациях.

Цель ГСДОУ - упорядочение доборота орг-ций, сокращение

кол-ва и повышение качества доков, создание

благоприятных условий для применения техн. средств и

соврем. технологий сбора, обработки, использования и

хранения инф-ции, совершенствование работы аппарата

управления.

9. "Квалификационный справочник должностей

руководителей, специалистов и других служащих" (утв

Постановлением Минтруда 1998) является нормат доком и

рекомендуется для наименования должностей и

предъявляемых к ним квалификационных требований.

При работе с кадровой док-цией необходимы "Правила

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков

трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" (утвер

Постановлением Прав-ва РФ 2004) и "Инструкция по

заполнению трудовых книжек" (утвер Постан Минтруда

России 2003).

В " Унифиц-ных форм первичной учетной док-ции по учету

труда и его оплаты», утв.. Постан Госкомстата РФ от 2004.

приведен перечень форм первичной учетной документации.

Классификаторы - ОКУД (содержит коды УФД) и ОКПО

(коды предприятий и орг-ций)

ГОСТы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к

оформлению доков". Стандарт распространяется на орд-

устанавливает состав реквизитов доков, требования к их

оформлению и требования к содержанию информации

бланка.

2. ГОСТ Р 51141-98. Дп и арх дело. Термины и опред-ния

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Нац стандарт РФ. Система

стандартов по информации, библиотеч и издательскому

делу. Управление доками. Общие треб-ния. Утв приказом

Фед агентства по технич регулированию и метрологии

2007.

Стандарт регулирует процессы управления доками гос,

коммерч и общест организаций, предназначаемыми для

внутр или внешнего пользования. Положения стандарта

являются рекомендациями по созданию систем управления

доками, включению в нее доков, а также обеспечению

соответствия доков установленным в стандарте

характеристикам(аутентичность, достоверность,

целостность, пригодность для использоваия)

+ Методические рекомендации по разработке инструкций по

дп в .. утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г.

1. ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" (ред.

от 13.05.2008)

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и

использования доков АФ РФ и др арх доков в гос и

муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях

Российской академии наук (утв приказом Министерства

культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19.

3. Постановление Правительства «Об утверждение

Положение о ФАА»

4. "Основные Правила работы архивов организаций"

(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

5. "Перечень типовых управленческих доков, образующихся в

деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (утв.

Росархивом 06.10.2000)

биохимич защиты и воспроизведения доков

28.

страховая копия АД - Копия особо ценного

или уникального АД, изготовленная в целях хранения

содержащейся в нем инф-ции на случай утраты или

повреждения оригинала

29.

страховой фонд доков: Совокупность

страховых копий особо ценных и уникальных документов

30.

фонд пользования: Сов-ть копий АД,

предназначенных для пользования вместо оригиналов

31.

Учет АД: Установление кол-ва и состава АД

в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы

учета к опред комплексу и общему их кол-ву в учетных доках

32.

Центр-ный гос учет доков АФ РФ - система

учета доков АФ РФ в масштабе области, края, республики, гос

-ва в целом, основанная на сосредоточении в орг управления

арх делом сведений о кол-ве, составе АФ и кол-ве ед хранения

33.

Единица хранения АД - учетная и

классификационная единица, представляющая собой

физически обособленный док или совокупность доков,

имеющая самостоятельное значение

34.

Единица учетаАД: Единица измерения кол-

ва док в архиве

35.

Учетные доки архива - Комплекс доков

установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие,

количество, состав и состояние АД в единицах учета

36.

Использование АД: Применение

информации АД в культурных, научных, политических,

экономических целях и для обеспечения законных прав и

интересов граждан

37.

Система научно-справочного аппарата к

докам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных

справочников и автоматизированных информационно-

поисковых систем о составе и содержании доков, создаваемых

на единых научно-метод основах для поиска АД и архивной

информации в целях их эффективного использования.

38.

Архивная эвристика – направление архив-

ния, изучающее методику поиска ретроспективной

документной информации в целях эффективного

использования богатств архива в интересах общества и

исторической науки.

39.

Информатизация архивного дела - это

процесс усовершен-ния технологий обработки АД путем

внедрения в арх дело теоретич. и прикладных разработок

информатики, а также использование в работе архивов

компьютерной техники и ПО.