Шпоры по документированию управленческой деятельности

Подождите немного. Документ загружается.

1.Состав нормативно – методической базы

делопроизводства.

Большое значение имеет Федеральный закон «Об

информации, информатизации и защите информации» № 24-

ФЗ от 20 февраля I995 г. Этот закон закрепляет требования к

документам, передаваемым с помощью различных средств

связи (почта, телеграф, электронные сообщения и т.д.),

требования к защите информации и приданию документам

юридической силы.Все вопросы, связанные с постановкой

делопроизводства в Российской Федерации, находятся в

ведении Государственной архивной службы Российской

Федерации (Росархива). Государственная система

документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это

общегосударственный нормативно-методический документ.

Он включает в себя принципы и правила, устанавливающие

единые

требования к документированию управленческой

деятельности и организации работы с документами в органах

государственного управления и на предприятиях, в

учреждениях и организациях. ГСДОУ содержит единые для

всех организаций правила составления и оформления

документов, рациональной организации документооборота,

создания информационно-поисковых систем по документам

предприятия, организации контроля исполнения документов,

составления номенклатуры дел, хранения документов в

делопроизводстве и подготовки их для передачи на

дальнейшее хранение в архив. Утверждена Типовая

инструкция по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти.

2.Основные признаки классификации документов.

Системы документирования:

- административная;

- статистическая;

- коммерческая и др.

Административная система документирования по видам

документов делится на:1. организационно-распределительную

(ОРД)-1.1. положения,1.2. уставы,1.3. инструкции,1.4.

приказы,1.5. решения,1.6. протоколы;2. справочно-

информационную -2.1. письма,2.2. телеграммы,2.3.

телефонограммы,2.4. докладные записки,2.5. справки,

2.6. акты;3. по личному составу -3.1. приказы,3.2. личные

дела,3.3. заявления,3.4. трудовые книжки,3.5. характеристики,

3.6. договоры и т.д.

3.Унифицированные системы документации.

ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные Системы

Документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов.

Государственный стандарт закрепляет требования по

оформлению документов, входящих в систему

организационно-распорядительной документации:

постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов,

писем и др. Эти требования должны учитываться органами

государственной власти и управления, всеми учреждениями,

предприятиями и организациями на территории Российской

Федерации. ГОСТ включает перечень реквизитов документов,

правила оформления реквизитов, требования к бланкам

служебных документов и др.

4.Классификаторы технико-экономической и социальной

информации.

Общероссийский классификатор технико-экономической и

социальной информации (далее - общероссийский

классификатор) - нормативные документы, распределяющие

технико-экономическую и социальную информацию в

соответствии с ее классификацией (классами, группами,

видами и другим) и являющиеся обязательными для

применения при создании государственных информационных

систем и информационных ресурсов и межведомственном

обмене информацией.

общие принципы функционирования единой системы

классификации и кодирования технико-

экономической и социальной информации:

– учет социально-экономических изменений в стране;

– открытость и общедоступность системы кодирования для

пользователей в той части, которая не содержит сведений,

составляющих государственную тайну;

– автоматизация процесса обработки технико-

экономической и социальной информации;

– обеспечение методического и организационного единства

системы кодирования;

– комплексность системы кодирования,

предусматривающая наиболее полный охват технико-

экономической и социальной информации, используемой

при межотраслевом обмене;

– постоянная актуализация ТЭСИ;

– обязательность применения системы кодирования при

формировании государственных информационных систем и

ресурсов;

– совместимость системы кодирования и других

государственных информационных систем и ресурсов и их

взаимодействие в едином информационном пространстве

Российской Федерации на основе использования системы

кодирования;

– гармонизация системы кодирования с международными

и региональными классификациями и стандартами.

Основными задачами ЕСКК РФ являются:

– классификация и кодирование технико-экономической и

социальной информации;

– упорядочение и унификация технико-экономических и

социальных показателей;

– обеспечение однозначности и сопоставимости данных,

используемых при описании

5.Состав реквизитов документов.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято

называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа

является формуляром данного документа. В соответствии с

ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении

организационно-распорядительных документов используют

следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской

Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; "03 -

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации; 05 - основной государственный

регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 -

идентификационный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08

- наименование организации; 09 - справочные данные об

организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата

документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 -

ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 -

место составления или издания документа;

15 -адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17-резолюция;

18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст

документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;

23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования

документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении

документа и направлении сю в дело: 29 - отметка о

поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор

электронной копии документа.

6.Бланк документа.

1. Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два

стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм)

и А5 (148 х 210 мм). 2. Бланки документов следует

изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с

помощью средств оперативной полиграфии или

воспроизводить с помощью средств вычислительной техники

непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Исключение составляют бланки организаций с изображением

Государственного герба Российской Федерации или гербов

субъектов Федерации. 3. Существуют два варианта бланков -

угловой и продольный.

5. Для организации, ее структурного подразделения,

должностного лица устанавливают следующие виды бланков

документов: - бланк письма; - бланк конкретного вида

документа.6. Общий бланк используют для изготовления

любых видов документов, кроме письма.8. При изготовлении

документов на двух и более страницах вторую и

последующие страницы нумеруют. Номера страниц

проставляют посередине верхнего поля листа.

7.Правила оформления реквизитов документов.

1. «Государственный герб Российской Федерации» помещают

на бланках документов 2. « Герб субъекта Российской

Федерации» помещают на бланках документов 3. «Эмблема

организации» Эмблему организации или товарный знак (знак

обслуживания) помещают на бланках организаций 4. «Код

организации» проставляют по Общероссийскому

классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Этот

код включает 8 знаков, например: 44467890. 5. «Основной

государственный регистрационный номер» (ОГРН)

юридического лица проставляют в соответствии с

документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН

представляет собой 13-значный цифровой код, указьюается,

как правило, в составе справочных данных на бланках писем

как и реквизиты) 6. «Идентификационный номер

налогоплательщика/код причины постановки на учет» (ИНН/

КПП) проставляют в соответствии с документами,

выдаваемыми налоговыми органами. 7. «Код формы

документа» Код формы документа проставляют по

Общероссийскому классификатору управленческой

документации (ОКУД). Код унифицированной формы

документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и

контрольного числа (КЧ). 8. «Наименование организации»,

являющейся автором документа, должно соответствовать

наименованию, закрепленному в ее учредительных

документах. 9. «Справочные данные об организации»

Справочные данные включают в себя: почтовый адрес; номер

телефона и другие сведения по усмотрению организации

(номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной

почты и др.). 10. «Наименование вида документа»

Наименование вида документа, составленного или изданного

организацией, должно быть определено уставом (положением

об организации) и должно соответствовать видам документов,

предусмотренным ОКУД (класс 0200000). 11. «Датой

документа» является дата его подписания или утверждения,

для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта -

дата события. Документы, изданные двумя или более

организациями, должны иметь одну (единую) дату. 12.

«Регистрационный номер документа» состоит из его

порядкового номера, который можно дополнять по

усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел,

информацией о корреспонденте, исполнителях и др. 13.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

включает в себя регистрационный номер и дату документа, на

который должен быть дан ответ. 14. «Место составления или

издания документа» указывают в том случае, если затруднено

его определение по реквизитам «Наименование организации»

и «Справочные данные об организации». Место составления

или издания указывают с учетом принятого административно-

территориального деления, оно включает в себя только

общепринятые сокращения.

8.Официально-деловой стиль документа.

Современный официально-деловой (далее ОД) стиль - это

функциональная разновидность русского литературного

языка, применяемая в сфере общественных отношений.

Деловая речь служит средством общения государств,

государства с отдельным лицом и обществом в целом;

средством общения предприятий, учреждений, организаций;

средством официального общения людей на производстве и в

сфере обслуживания.

Официально-деловой стиль относится к книжно-письменным

стилям литературного языка. Он реализуется в текстах

законов, приказов, указов, распоряжений, договоров, актов,

справок, удостоверений, доверенностей, в деловой переписке

учреждений. Устная форма официально-деловой речи

представлена выступлением и докладом на собраниях и

конференциях, судебной речью, служебными телефонным

разговором, устным распоряжением.

9.Требования к текстам документов.

Тексты конкретных документов составляются по устойчивым,

выработанным практикой документирования

композиционным схемам, определяющим состав смысловых

частей текста документа, индивидуальным для каждого вида

документа или его разновидностей. Например, тексты

приказов по основной деятельности составляются по схеме:

1) вводная, или констатирующая, часть (обоснование);

2) распорядительная часть.

Тексты приказов по личному составу состоят из тех же

композиционных частей, расположенных в обратном порядке:

1) распорядительная часть;

2) обоснование.

Тексты протоколов строятся по схеме:

- вводная часть (повестка дня);

- основная (слушали - выступили - решили).

Тексты писем обычно состоят из 3-х частей: введения, в

котором излагаются цели, задачи, причины составления

документа или дается ссылка на какой-либо другой документ;

изложения, где приводятся цифры, факты и доводы;

заключения, содержащего суть вопроса, т.е. предложения,

распоряжения или просьбы.

Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но

заключение - обязательная часть любого текста документа.

Особенности содержания документа, цели его издания могут в

определенной степени влиять на композиционную структуру

текста, вызывая необходимость отступления от заданных схем.

10.Назначение и состав распорядительной документации.

Основное назначение распорядительных документов -

регулирование деятельности, с помощью которой

осуществляется реализация функций и задач, поставленных

перед организацией, независимо от характера и содержания

деятельности организации, ее организационно-правовой

формы и других факторов. С помощью распорядительных

документов совершенствуются организационная структура

организации, содержание, способы и средства осуществления

основной деятельности, обеспечение

организации всеми видами ресурсов, т.е. разрешаются все

возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся: постановление,

решение; приказ; распоряжение; указание.

11.Составление и оформление распорядительной

документации.

Любой распорядительный документ, за исключением

совместного, оформляется на общем бланке с указанием

конкретного вида (постановление, приказ и т.д.).

Особенностью оформления распорядительных документов

является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух

частей - вводной (констатирующей) и распорядительной.

Вводная часть может отсутствовать, если распорядительная

часть не нуждается в обосновании. В распорядительных

документах, издаваемых на основе единоналичия (приказ,

указание, распоряжение), используется форма изложения

текста от первого лица единственного числа и вводная часть

отделяется от распорядительной глаголами

«ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ». В

распорядительных документах, издаваемых на основе

коллегиальности, используется форма изложения текста от

третьего лица единственного числа и вводная часть отделяется

от распорядительной глаголами «ПОСТАНОВЛЯЕТ»,

«РЕШИЛ».

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты,

нумеруемые арабскими цифрами, если документом

предписывается выполнение различных по характеру

действий. В последнем пункте распорядительной власти

указывается, кто осуществляет контроль за исполнением

аспорядительного документа. Распорядительный документ,

изданный на основе единоналичия, имеет одну подпись,

изданный на основе коллегиальности, как правило, две

подписи - председателя коллегиального органа и

ответственного секретаря (или руководителя службы

документационного обеспечения управления.

12. Назначение и состав справочно-информационной и

справочно-аналитической документации.

Справочно-информационные документы содержат, как

правило, текущую или справочно-аналитичсскую

информацию о состоянии дел. Они не содержат властных

предписаний, как распорядительные документы, выступая

только в качестве основания для принятия управленческих

решений, которые затем фиксируются в определенных видах

распорядительных, а иногда и организационных документов.

К информационно-справочным документам относятся

справки,

докладные и объяснительные записки, акты, письма,

телеграммы и др. Они носят служебный характер по

отношению к организационно- распорядительным документам

и в отличие от последних не являются обязательными к

исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-

справочных материалах, может побуждать к действию или

может быть лишь принята к сведению.

13.Составление и оформление справочно-

информационных документов.

Справки бывают внутренние и внешние. Если справка для

отправки за пределы организации, то она является внешней и

оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида

документа. Такие справки, как правило, заверяются печатью

организации. Докладная записка готовится как по инициативе

самого работника, так и по указанию руководства. Цель

инициативной докладной

записки - побудить руководителя принять определенное

решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В

первой - констатирующей - излагаются имевшие место факты

или описывается

ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.

Докладными записками информируют руководителя о ходе

работ. Такие записки представляются регулярно. Тексту

докладной записки обязательно предшествует заголовок,

начинающийся с предлога «о» («об»). Оформление этого вида

документа зависит от адресата. Докладные записки,

подаваемые руководителю учреждения, оформляются на

простом листе бумаги, указывают вид документа, дату, номер,

место составления, заголовок к тексту, адресата, подпись

составителя. Внешняя докладная записка оформляется на

общем бланке с указанием конкретного вида документа. Акт

оформляется на общем бланке с указанием вида документа.

Дата и место составления, проставляемые в бланке акта,

должны

соответствовать дате и месту актируемого события. Для

значительного количества повторяющихся ситуаций имеются

унифицированные трафаретные формы. В телеграмме дается

точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения,

улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной

стороне через два интервала прописными буквами. Между

словами в телеграмме делается пропуск в два удара.

14.Деловое письмо как документ.

Письмо - самый распространенный вид документа,

используемый в управлении, поэтому для данного вида

применяют специальный бланк. Бланк официального письма

представляет собой лист бумаги формата А4 и формата А5 с

воспроизведенными типографским способом постоянными

элементами. Бланки могут быть как с угловым, так и с

продольным расположением реквизитов.

Установление стандарта на формуляр-образец, который

определяет требования к бланку официального письма,

вызвано необходимостью унифицировать процесс его

оформления. Текст служебного письма должен быть ясным и

логичным, кратким. Он строится, как правило, по следующей

схеме: • введение, в котором объясняются причины

составления письма; • основная часть, в которой излагается

существо вопроса; • заключение, в котором формулируется

основная цель письма.

15.Работа с информацией.

Сбор информации

 работа с литературным материалом и составление обзоров;

 запросы в организации-держатели информации

(государственные и общественные организации, предприятия);

 привлечение к работе консультантов или экспертов;

 поиск информации в Интернете;

 собственные наблюдения или измерения.

Оценка источника информации

Достоверность и полнота

Ссылки и обоснования. Культура работы с информацией

целостность логического вывода, отсутствие пропущенных

звеньев в обосновании.

современность источника информации

Принцип избыточности и принцип разумной достаточности

Обработка и систематизация

Интерпретация

Информационный отчет

Представление и распространение информации

16.Реквизиты делового письма.

Письма, используемые в международной практике, должны

включать следующие реквизиты:

• сведения об отправителе: наименование организации,

почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т.д.; •

ссылка на индексы отправителя; • дата; • внутренний адрес

(включает наименование получателя письма и его почтовый

адрес); • указание на конкретное лицо «К сведению»; •

вступительное обращение; • заголовок; • основной текст; •

заключительная формула вежливости; • подпись; . • указание

на приложение; • указание на рассылку копий данного письма.

17.Классификация переписки.

Внутренняя переписка: докладные, служебные,

объяснительные записки и т.д.; характеристика, особенности

текста.

Использование стандартных формул (клише) для внутренней

переписки.

Внешняя переписка: разновидности писем, характеристика,

особенности текста, использование стандартных языковых

формул (клише).

Коммерческие письма (письмо-запрос, оферта, письмо-

претензия, ответы).

Деловые письма (сопроводительное, гарантийное письмо,

напоминание, подтверждение, просьба, требование, отказ и

т.п.).

Нерегламентированные письма. Рекламное обращение

(письмо). Создание рекламного обращения. Технологии

распространения рекламных сообщений. Внутренний и

внешний PR. Взаимодействие со СМИ.

Имиджевые письма, письма-презентации, поздравительные

письма.

Международная переписка.

Особенности оформления сообщений, отправляемых по

электронным средствам связи: телеграммы, телефонограммы,

факсы, переписка по электронной почте.

18.Виды деловых писем.

По тематическому признаку деловые письма разделяют

на:

1. Коммерческие – используются при подготовке к

заключению коммерческой сделки, а также при выполнении

условий договоров. К ним относятся следующие деловые

письма:

оферта (письмо-предложение) письмо-запрос; рекламация

(письмо-претензия)

2. Некоммерческие (собственно деловые письма) –

используются при решении различных организационных,

правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним

относятся:благодарственное письмо ,гарантийное письмо, –

информационное письмо (письмо-извещение, письмо-

сообщение, письмо-уведомление) ,письмо-напоминание -

письмо-подтверждение ,письмо-поздравление ,письмо-

приглашение ,письмо-просьба ,письмо-соболезнование

–,сопроводительное письмо

По функциональному признаку деловые письма делятся

на:

Письма-ответы Инициативные письма Письма, требующие

ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-

рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-

предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное

письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким

получателям одновременно.

Обычные письма - адресованные одному конкретному

получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

Одноаспектные – рассматривают один вопрос.

Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов

одновременно.

19.Нормативные документы по труду и охране труда.

России государственный контроль и надзор за соблюдением

требований охраны труда осуществляется федеральной

инспекцией труда при Министерстве здравоохранения и

социального развития Российской Федерации и федеральными

органами исполнительной власти (в пределах своих

полномочий).

Федеральная инспекция труда контролирует выполнение

законодательства, всех норм и правил по охране труда.

Государственный санитарно-эпидемиологический надзор,

осуществляемый органами Министерства здравоохранения

Российской Федерации, проверяет выполнение предприятиями

санитарно-гигиенических и санитарно -

противоэпидемических норм и правил. Государственный

энергетический надзор при Министерстве топлива и

энергетики Российской Федерации контролирует

правильность устройства и эксплуатации электроустановок.

Государственный пожарный надзор контролирует выполнение

требований пожарной безопасности при проектировании и

эксплуатации зданий и помещений.

Другими надзирающими органами являются: федеральный

горный и промышленный надзор, федеральный надзор

Российской Федерации по ядерной и радиационной

безопасности, государственная инспекция безопасности

дорожного движения, органы юстиции и т. д.

20.Документирование трудовых правоотношений.

Распорядительная деятельность органов управления включает

гакже решение вопросов подбора и расстановки кадров,

приема граждан на работу, перевода на другую работу и

увольнения. Документы, создаваемые при оформлении

приема, увольнения и перемещения сотрудников,

предоставления отпуска, поощрения, составляют группу

документов по личному составу. Это - приказы по личному

составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные

карточки, а

также все документы, входящие в личное дело. Заявление о

приеме на работу составляется в произвольной форме,

пишется от руки. Приказами по личному составу оформляется

прием на работу, перемещение по службе, увольнение,

предоставление отпусков, объявление поощрений,

применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и

т.п. 6 апреля 2001 года Госкомстат России постановлением

№26 утвердил унифицированные формы первичной учетной

документации

по учету кадров, в том числе: - приказ (распоряжение) о

приеме на работу (форма №Т-1,

индивидуальная); - личная карточка работника (форма №Т-2);

- приказ о переводе работника на другую работу (форма №Т-

5); - приказ о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-

6);

- приказ о прекращении действия трудового договора

(контракта) с работником (форма №Т-8) и т.д.

23.Корреспонденция по заключению и исполнению

хозяйственных договоров.

24. Корреспонденция по отпуску, отгрузке и приемке

товаров.

Такие письма отправляются при необходимости сообщения

(извещения, уведомления, информирования) о каких -либо

событиях или фактах, представляющих взаимный интерес

(например сообщение о прибытии делегации, назначении

деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении

переговоров, об отгрузке товаров и т.п. Такие письма наиболее

ярко представляют жанровую разновидность

информационного письма.

Объем информационного письма может варьировать от

размеров обычной справки, состоящей из одного

предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.

25.Оформление претензий по товарным операциям и

перевозкам.

Форма претензии. Требования, предъявляемые в претензии,

должны быть четко сформулированы и обоснованы.

В претензии следует указать:

• наименование организации, которой адресована претензия;

• наименование своей организации с указанием точного

почтового адреса, других средств связи (телефон, факс и т.п.),

и платежных реквизитов;

• номер претензии и ее дату;

• документы (с реквизитами), на которых основаны отношения

сторон договора (адресатов претензии): например, договор

поставки, товарные и транспортные накладные, иные

обязательства;

• ссылки на конкретные условия обязательств (здесь следует

указать пункты договора), нарушение которых вызвало

направление претензионного требования;

• требования заявителя (они должны быть изложены четко в

достаточно жесткой, но при этом вежливой форме). В

претензии также можно предупредить о последующем

обращении в суд в случае неудовлетворения претензии или

нерассмотрения ее в установленном порядке или в срок;

• нормы законодательства, в соответствии с которыми

заявитель претензии обосновывает свои требования;

• сумма требований с расчетом (большой по объему расчет

претензионных требований может быть оформлен в качестве

приложения к претензии);

• перечень прилагающихся документов, обосновывающих

претензионные требования (либо должна быть сделана ссылка,

что все документы для рассмотрения претензии у адресата

имеются, в этом случае указываемые документы следует

перечислить).

Текст самой претензии рекомендуется ограничить объемом

1,5-2 стр. четкого машинописного текста

Подписывает претензию руководитель организации,

предъявляющей претензию, (индивидуальный

предприниматель) или уполномоченное им лицом. Нередко

претензию направляют факсом.

26.Оформление исковых заявлений по товарным

операциям и перевозкам.

Рекомендации по оформлению искового заявления

При подаче искового заявления необходимо:

наличие документального подтверждения направления копии

искового заявления и необходимых документов ответчику

(почтовая квитанция, отметка ответчика о получении);

точное обоснование предмета (существа) иска, т.к. судьи

рассматривают, как правило, иски по определенным видам

споров и это ускорит прохождение дела от его регистрации до

рассматривающего дела судьи арбитражного суда;

предоставление обоснованного и подробного расчета исковых

требований как в целом, так и по отдельным составляющим

иска;

Желательно в тексте искового заявления указать конкретные

нормы законодательства, ссылаясь на которые истец в

правовом аспекте обосновывает свои требования. Текст

искового заявления должен содержать конкретные

обстоятельства, на которые ссылается истец. Они должны

быть выражены четко, логично, последовательно, с указанием

оснований и выводов. Текст самого искового заявления

рекомендуется ограничивать объемом до 2-х машинописных

страниц. Практика показывает, что внимание не воспринимает

более длинные тексты.

27.Понятие документооборота и его основные этапы.

Движение документов с момента их получения или создания;

до завершения исполнения решений по ним, отправки или

сдачи, в дело образует документооборот организации.

Порядок движения

документов в организации закрепляется в схемах прохождения

документов, которые разрабатываются службой

документационного обеспечения и утверждаются

руководством организации. Различают входящие документы

(поступающие из других организаций), исходящие

документы (отправляемые в другие организации) и

внутренние документы (издаваемые и используемые в одной

организации).

28.Анализ структуры документооборота.

Порядок обработки входящих документов. Документы,

поступающие в организацию проходят первичную обработку,

предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение

руководством и

доставляются исполнителям. На полученном документе

проставляется регистрационный штамп. Обработка и передача

документов исполнителям должны осуществляться в день

поступления документов в службу документационного

обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в

нерабочее время. Порядок обработки отправляемых

документов. Работа с

исходящими документами строится по следующей схеме.

Ответственное лицо готовит проект документа. Этот проект

согласовывается с заинтересованными должностными

лицами, юридической службой и затем дорабатывается с

учетом их замечаний. После чего документ

подписывается руководителем, регистрируется и отправляется

по назначению. Документы, отправляемые организацией,

сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое

отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и

отправка документов осуществляются централизованно

сотрудниками службы документационного обеспечения в

соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации. Передача

документов между структурными подразделениями

производится через секретарей структурных подразделений

или лиц, ответственных за документационное обеспечение.

Документы передаются с соответствующей отметкой в

регистрационной форме.

29.Методы учета и сокращения документооборота.

Сокращение объема документооборота связываются с

регламентацией документирования, уменьшением количества

внутренних документов, рационализацией документации,

созданием унифицированных систем документации,

разработкой унифицированных требований к текстам, а также

использованием бездокументных связей.

Главное условие сокращения объемов документов –

упорядочение их возникновения. Основным методом

упорядочения процесса документирования является

унификация как отдельных групп документов, так и всей

системы делопроизводства. На практике это выражается в

создании различных систем документации, строго

устанавливающих состав применяемых документальных форм

и регламент пользования ими. При унификации из

документальных цепочек изымаются лишние звенья,

документы, не соответствующие требованиям. Однотипные

формы заменяются единой. Состав унифицированных форм

закрепляется в табеле документов, который утверждается

руководителем и имеет нормированный характер. В табеле

может указываться: вид формы документа; наименование

законодательного или нормированного акта является

основанием для применения или издания документ; период

составления; согласование (внутреннее и внешнее), где

указывается организации или структурные подразделения,

должностные лица участвовавшие в создании, подписании;

утверждение (должностного руководителя или наименование

организатора который утверждает документ); проставление

печати; адресат организации (структурное подразделение

которое представляет документ). Ежегодно табель

пересматривается, в него вносятся соответствующие

коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах

учреждения.

Другое направление сокращения документооборота –

повышение качества самого документа как носителя

управленческой информации. Реальные возможности

повышения качества документов и сокращения объемов

тексов заключается в следующем:

- уменьшение различных преамбул, не несущих полезной

информации (особенно это положение можно отнести к

распорядительным документам приказам, решениям, где

констатирующая часть в ряде случаев является либо

дословным воспроизведением документов вышестоящей

организации, либо кратким отчетом или перечислением

фактов);

- исключение из служебной переписки персональных

обращений и заключительных фраз, выражающих

благодарность или уважение адресатам.

30.Конфиденциальность документов.

Конфиденциальное делопроизводство следует определять как

деятельность, обеспечивающую документирование

конфиденциальной информации, организацию работы с

конфиденциальными документами и защиту содержащейся в

них информации.

31.Понятие и структура защищенного документооборота.

К конфиденциальным документам относятся документы с

ограниченным доступом, т. е. такие документы, работа с

которыми допускается по специальному разрешению

уполномоченных на то лиц. Документы, содержащие

коммерческую тайну, являются конфиденциальными и

относятся к сфере конфиденциального делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на

тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но в то

же время имеет отличия, обусловленные

конфиденциальностью документированной информации. Эти

отличия касаются сферы конфиденциального

делопроизводства и охватываемых им видов работ с

документами.

По сфере деятельности открытое делопроизводство

распространяется на управленческие действия и включает в

основном управленческие документы.

32.Назначение и типы технологических систем обработки

и хранения конфиденциальных документов.

В отличие от открытых документов к обработке

конфиденциальных документов предъявляются следующие

серьезные требования, которые в определенной степени

гарантируют решение задач защиты документов от различных

угроз:

1. централизация всех стадий, этапов, процедур и операций по

обработке и хранению конфиденциальных документов;

2. учет всех без исключения конфиденциальных документов;

3. операционный учет технологических действий,

производимых с традиционным (бумажным) или электронным

носителем (в т.ч. чистым) и документом, учет каждого факта

“жизненного цикла” документа;

4. обязательный контроль за вторым работником службы КД

правильности выполнения учетных операций;

5. учет и обеспечение сохранности не только документов, но и

учетных форм;

6. ознакомление или работа с документом только на основании

письменной санкции (разрешения) полномочного

руководителя, письменного фиксирования всех обращений

персонала к документу;

7. обязательная роспись руководителей, исполнителей и

технического персонала при выполнении любых действий с

документом в целях обеспечения персональной

ответственности сотрудников учреждения, фирмы за

сохранность носителя и конфиденциальность информации;

8. строгий контроль за выполнением персоналом введенных в

учреждении, фирме правил работы с конфиденциальными

документами, делами и базами данных, обязательных для всех

категорий персонала;

9. систематическая (периодическая и разовая) проверка

наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на

машинных носителях, ежедневный контроль за сохранностью,

комплектностью, целостностью и местонахождением каждого

конфиденциального документа;

10.коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел

и баз данных;

11.письменное санкционирование полномочным

руководителем процедур копирования и размножения

бумажных и электронных конфиденциальных документов,

контроль за технологией выполнения этих процедур.

33.Архивный фонд РФ, архивный фонд организации,

архив коммерческой фирмы.

Архивный фонд РФ - по законодательству РФ - совокупность

документов:

- отражающих материальную и духовную жизнь народов

России;

- имеющих историческое, научное, социальное,

экономическое, политическое или культурное значение; и

- являющихся неотъемлемой частью историко-культурного

наследия народов России.

Архивный фонд организации – фонд, состоящий из принятых

на государственное хранение документов одной организации,

учреждения, предприятия.

Архив коммерческой фирмы- низшее звено архивного фонда

РФ.

34.Оформление дел длительных сроков хранения.

Отбор документов на хранение или уничтожение является

результатом проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного

сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор

документов постоянного срока хранения проводится на

основании номенклатуры дел фирмы с обязательным

полистным просмотром дел. Предархивная подготовка дел

включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел производится лицом, ответственным за

работу с документами. Полное или частичное оформление дел

производится в зависимости от сроков хранения документов.

Дела постоянного

хранения подлежат полному оформлению, дела временного

хранения - частичному. Полное оформление предусматривает:

• перегруппировку документов дела в прямой

хронологической

последовательности с января по декабрь (взамен обратной

хронологической последовательности с декабря по январь,

возникающей при формировании дел в течение года); •

нумерацию листов в деле черным графитовым карандашом в

верхнем правом углу арабскими цифрами; • составление для

наиболее ценных дел внутренней описи документов дела; •

составление заверитель ной надписи дела; • подшивку дела в

твердую темную обложку из картона на четыре прокола без

металлических зажимов (с веревочными завязками) или

переплет документов дела; • внесение необходимых уточнений

в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного

подразделения, если оно менялось, делопроизводственного

индекса, заголовка дела, даты и др.

35.Оборудование архивохранилищ.

Архивохранилище - база данных (для документов в

электронном формате) или локальное место (для бумажных

документов) хранения архивов, технически обеспечивающее

удобство хранения и поиска документов.

1 Хранилища должны быть оборудованы стационарными

металлическими односторонними и двухсторонними

стеллажами и шкафами. 5.10.2 В

хранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы

устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными

проемами, чтобы документы меньше подвергались

вредному для них воздействию света. В

хранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с

учетом особенностей помещения, конструкции

оборудования и норм его размещения.

5.10.3 Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются

в хранилищах с соблюдением следующих норм

размещения оборудования: - высота стеллажей,

шкафов не должна превышать 2,2 м; - расстояние

между рядами стеллажей и шкафов (главный проход) -

120 см; - расстояние (проход) между стеллажами

и шкафами - 75 см; - расстояние между

наружной стеной здания и стеллажами,

шкафами, параллельными стене - 75 см; -

расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) - 45 см;

- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или

шкафа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не

менее 30 см; - расстояние между полками по

высоте - переменное, устанавливается в

зависимости от конкретных размеров дел, для

которых эти стеллажи предназначаются. Не

допускается размещение стеллажей, шкафов для хранения

документов вплотную к наружным стенам здания и к

источникам тепла. 5.10.4 теллажи должны быть

устойчивыми и надежно закреплены. 5.10.5 Для

перемещения дел в хранилище и работы у стеллажей

должны быть библиотечные тележки (ТБ-1) и легкие

устойчивые лестницы-стремянки.

36.Современные технологии документационного

обеспечения управленческой деятельности.

При создании документов используются средства

документирования. Ими могут быть:

простые орудия (ручки, карандаши и др.);механические и

электромеханические средства (пишущие машины,

магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и

др.);компьютерная техника.

Результатом документирования является документ —

зафиксированная на материальном носителе информация с

реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель

— это материальный объект, используемый для закрепления и

хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной

информации, в том числе в преобразованном виде.

В течение многих веков наиболее распространенным

носителем документной информации является бумага. Наряду

с ней сейчас широко используются и новые носители —

магнитные, позволяющие использовать для документирования

вычислительную технику.