Шпаргалка по тсу

Подождите немного. Документ загружается.

Роль технических средств в совершенствовании управленческого труда.

Классификация средств оргтехники.

Достоинства в ведении оргтехники в работе секретаря

1 Уменьшение физ.затрат

2 Повышение оперативности работы

3 Повышение качества выполненной работы

К средствам оргтехники относится очень широкий перечень устройств и оборудований.

Пример:обычный карандаш-оргтехника.В настоящее время существует понятие малой

оргтехники-канцелярская мелочь(клей,стирательная резинка,скрепки)

Выбор оргтехники

1.носители информации:бумажные,носители для репрографических процессов

(термобумага,диазобумага,фотопленка,калька)магнитные носители для записи

кодированной информации.

2.Средства составления и изготовления документов:

Ручные пишущие средства,пишущие машинки,диктофонная

техника,компьютер,графопостроители(плоттер)

3.Средства обработки документов:фальцевальное

оборудование(сгиб),биговальное(нанесение канавок),перфорирующие

устройство(нанесение отверстий),резательное

оборудование(дырокол,фольдер),скрепляющие и склеивающие ,лакокрасящие

станки,конверто-вскрывающие оборудования,средства уничтожения

документов(шредеры)

4.Средства репрографии(копирование)и оперативной полиграфии(тиражирование)

Репрография:фотокопирование,диазокопирование,электрографическое

копирование,термографическое копирование.

Полиграфия:машины гектографической (спиртовой)печати,обобрудование для

трафаретной печати,для оперативной,офсетной печати

Резография-вид печати ,который занимает среднее место между полиграфией и

оперативной печати.

5.Средства хранения,поиска и транспортировки:первичные средства

хранения(конверты,папки,скоросшиватели,регистр);

Вторичные средства хранения(стеллажи,картотеки)

Картотеки и картотечное оборудование,тележки,лифтовое оборудование,пневматическая

почта,оборудование для хранения носителей информации(-аудио;-видео)

6.Средства электросвязи:

Средства и системы стационарной имобильной телефонной связи

Средства и системы факсимильной передачи

Телеграфной связи

Электронная почта

7.Банковская оргтехника:

Детектор купюр

Машина для упаковки банкнот

Банкомат

8.Другие средства оргтехники:

Сканеры(считывающая аппаратура)

Компютерные аксессуары(мышь,коврик)

9.Мебель,офисное оборудование:

Специализированная мебель(офисная)

Специальное оборудование для служебных помещений

Оборудование и приборы для исследования труда ,а также условий хранения документов.

Методы создания документов

Существует три способа создания документов

1 ручной

2 машинописный(механический)

3 акустический

1 Ручной. До сих пор существуют некоторые документы,которые составяются

вручную(заявление,расписки,разолнение различного рода анкет).Рукописные

средства:ручки перьевые,шариковые,маркеры,фломастеры,карандаши.Первую

автоматическую ручку изобрел Паркер.

2 Машинописный. Существует 3 поколения пишущих машин:

Стандартные механические

Стандартные электрические

Стандартные электронные

3 Акустический. Используется диктофонная аппаратура.

Диктофон-это аппарат для записи устной речи,с целью воспроизведения ее в форме

диктовки.

Диктофоны делятся по способу использования:

1 Центролизованный- диктофонные установки,которые используют линии связи .либо

линии АТС

2 Децентролизованный- использование диктофонной техники в одном помещении

3 Смешанный

Виды носителей информации

Информация-это сведения о лицах,событиях,предметах,фактах,независимо от формы ее

представения.

Носители информации:

Бумажные(не светочувствительные)

Носители для репрографических процессов(копирование)-

термобумага,фотобумага.калька.бумага для электроискрового копирования

Дискеты,диски,кассеты

Магнитные носители для записи кодированной информации

Перфоносители

Флешкарты

Сравнительные характеристики трех видов пишущих машин. Достоинтсва и недостатки

1 Механические ПМ

Печатающий блок включает в себя красящую ленту и рычажный механизм. Без

электрического привода.

ДОСТОИНСТВА:простота,дешевизна

НЕДОСТАТКИ:шум.большие физические затраты,малое количество копий,малая

производительность труда

2 Электрические ПМ

ДОСТОИНСТВА:большее количество копий,меньше усилий при нажатии клавиш,выше

производительность труда

3 Электронные ПМ

ДОСТОИНСТВА: большее количество копий,меньше усилий при нажатии клавиш,выше

производительность труда

Специализированные ПМ

Предназначены специально для слепых

Диктофонная техника,ее назначение и сервисные возможности

ДОСТОИНСТВА:повышает производительность труда,используется как голосовой

ящик.возможность транспортировки носителя,передается интонация приказа,удобство

ранения,многократное использование.

НЕДОСТАТКИ:запись посторонних шумов,невозможность редактирования

Панель управления

REC-кнопка записи

PLAY-воспроизведение записи

STOP-остановка как воспроизведения,так и записи

REW-перемотка вперед ,назад ускоренная

СOUNTER-счетчик перемотки с кнопкой обнуления

TAPE SPEED- тип скорости FAST TAPE SPEED SLOW-переключатель диск используется

только при воспроизведении ,для того чтобы лучше разобрать слово

VASвключение записи по уровню звука

OFF-выключение

PAUSE-временная остановка записи

VOLUME-VAS-LEVEL-дисковый регулятор громкости звука при воспроизведении, либо

уровень громкости звука .на котором будет реагировать диктофон при работе в голосовом

режиме

РЕЖИМЫ:

1-3 если хотим записать только громкие звуки

4-7 запись нормального уровня громкости речи

8-10 расчитаны на шепот

0 запись не будет производиться

МИКРОФОНЫ:

SPEAKER-микрофон для надиктовывания ,для себя

MIC SELECTOR-переключатель для записи звука в двух ситуациях:

1 DIRECTIONAL-для записи в конкретном направлении(интервью)

2 GENERAL- микрофон не направленного действия ,запись со всех сторон (совещание)

BUILT-IN-MICROPHONE-встроенный микрофон

MIC-гнездо для подключения внешнего микрофона

MONITOR-гнездо для подключения мониторов . наушников

BATTERY COMPARTMENT-блок питания для батарей

REC\BATT-индикатор –состояние батарей

DC IN 3V-гнездо для адаптора от сети

Общая характеристика электрографии

80%аппаратов копирования используют этот метод.

Скорость копирования-количество копий в минуту. Производительность аппарата зависит

не только от скорости копирования.но и от автоматизации его функций.Рекомендуемый

объем копирования-это оптимальное количество копий ,на изготовление которых

рассчитан данный аппарат при данной эксплуатации.Формат оригинала и копии –это

размер листа бумаги, с которого и на который переносится изображение.

Репрография и оперативная полиграфия.Общие понятия и сравнительная

характеристика.Область применения.

Репрография-это копирование документов различными способами.

Оперативная полиграфия-это размножение документов.

Критерии:если в офисе делается в основном не более 30 копий,то используется средства

репрографии,более 30-ти-оперативной полиграфии. оСновные способы

репрографии:электрографическое

копирование(ксерокопирование),диазокопирование(светокопирование),термографическое

копирование,фотографическое копирование.Основным отличием от способов

репрографии –это необходимость создания промежуточного

элемента(трафарет,матрица,пленка)

Оригинал -промежуточный элемент -копия

Лазерный принтер.Принцип действия, достоинства и недостатки

ДОСТОИНСТВА:Большое количество копий в минуту.высокая скорость вывода печати

НЕДОСТАТКИ:дорогой кардридж-резервуар ,в котором хранится

тонер(порошок),высокая стоимость бумаги

ПРИНЦИП ДЕЙСТВИЯ:изображение «записывается» на бумаге с помощью лазера ,с

которым соприкасается бумажный лист. При насыпании тонера к засвеченным участкам

тонер прилипает,т.е. изображение становится видимым на листе бумаги.

Струйный принтер. Принцип действия,достоинства и недостатки

ДОСТОИНСТВА:компактен,работает тихо,хорошее качество печати,большинство имеет

цветную печать.

НЕДОСТАТКИ:стоимость высокая,высокая стоимость расходных материалов,требование

к бумаге

ПРИНЦИП ДЕЙСТВИЯ:символы составляются также из точек,но эти точки –это следы

от капелек чернил.Печатающая головка состоит из сопел(тоненькие трубочки),через

которые под давлением разбрасываются чернила.

Сервисные возможности факсимильного аппарата

ДОСТОИНСТВА:простота операций,быстрота передачи документов,не дорогая связь.

Факсимильная связь-это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и

текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя.

Каналы связи:телефонные каналы,радиоканалы,цифровые каналы.Телефакс рассчитан на

передачу изображений,выполненных на стандартном листе бумаги. Любое изображение

для него это набор черных и белых точек.

Существует 4 вида режима разрешающей способности факсимильной связи:

1 стандарт обычный предназначен для передачи печатных текстов с шрифтом не ниже12

2 качественный - текст оригинала с шрифтом ниже12

3 высококачественный –шрифт и сложные элементы

4 полутон-для передачи рисунков..

Дистанционное управление автоответчиком

нужно знать код дистанционного управления.

Операция прослушивания всех сообщений.

1 вызвать устройство,набрать номер телефона

2 во время исходящего сообщения нажать номер кода на 1-2 секунды

3 после этого устройство произведет все сообщения и после этого они сохранятся

Операция:подготовка кассеты для будущих сообщений:

После прослушивания всех сообщений можно установить кассету в исходное

положение(стерев при этом все записанные раннее)

После того как я прослушала все сообщения услышу 3 длинных сигнала набрать №кода не

позднее 10 секи аппарат будет готов записать новые сообщения

Запись своего сообщения

1 прослушала все сообщения входящие

2 услышала 3 сигнала,жду примерно 10 сек.

3 услышу 2 сигнала

4 говорю

Дистанционное включения режима автоответчика:

1 набрать номер телефона подождать

2 устройство ответит и вы услышите ваше исходящее

Средства обработки документов,назначение и применение.

-фальцевальноеоборудование(сгиб)

-биговальное оборудование(нанесение канавок)

-перфорирующее средство(нанесение отверстий)

-резательное оборудование(дырокол,фольдеры)

-скрепляющие и склеивающие(степлеры)

-ламинатовый(покрытые пленкой)

- лакокрасящие станки(нанесение защитных покрытий)

-конверто-вскрывающие оборудования,

-франкировальное оборудование

-средства уничтожения документов(шредеры)

Модем,его определение и назначение. Примеры применения в различных аппаратах.

Модем-устройство прямого и обратного преобразования сигнала к виду,принятому для

использования в данном канале связи.Образован от двух слов:

Модуляция-изменение какого-либо параметра сигнала в зависимости от текущих

значений передаваемых данных.

Демодуляция- обратное преобразование модулированного сигнала.

Существует два вида модемов:внутренний и внешний.

ДОСТОИНСТВО:низкая цена.

НЕДОСТАТОК внутреннего модема:низкая стабильность работы по сравнению с

полноценным модемом.

Внешний модем-это самостоятельный блок,занимающий место на столе,требует

отдельную розетку,которая позволяет оператору контролировать его работу по

индикации.

ДОСТОИНСТВА:работа более стабильна,его можно выключить не включая

компьютер,корректировку ошибок производит сам без помощи процессора.

Классификация принтеров.Принцип действия различных принтеров,их достоинства и

недостатки.

Лазерный принтер.Принцип действия, достоинства и недостатки

ДОСТОИНСТВА:Большое количество копий в минуту.высокая скорость вывода печати

НЕДОСТАТКИ:дорогой кардридж-резервуар ,в котором хранится

тонер(порошок),высокая стоимость бумаги

ПРИНЦИП ДЕЙСТВИЯ:изображение «записывается» на бумаге с помощью лазера ,с

которым соприкасается бумажный лист. При насыпании тонера к засвеченным участкам

тонер прилипает,т.е. изображение становится видимым на листе бумаги.

Струйный принтер. Принцип действия,достоинства и недостатки

ДОСТОИНСТВА:компактен,работает тихо,хорошее качество печати,большинство имеет

цветную печать.

НЕДОСТАТКИ:стоимость высокая,высокая стоимость расходных материалов,требование

к бумаге

ПРИНЦИП ДЕЙСТВИЯ:символы составляются также из точек,но эти точки –это следы

от капелек чернил.Печатающая головка состоит из сопел(тоненькие трубочки),через

которые под давлением разбрасываются чернила.

Матричный принтер.Принцип действия, достоинства и недостатки.

ДОСТОИНСТВА:дешевый,малая низкая стоимость печати,расходных материалов и

копий.,многие могут печатать на большом формате.

НЕДОСТАТКИ:самое низкое качество печати,скорость вывода документа на

печать,шумный,у большинства нет цветной печати.

ПРИНЦИП ДЕЙСТВИЯ:Печатающая головка покрыта иглами,которые управляются

электромагнитами.Прижимаясь к ленте, оставляет след на бумаге.