Шпаргалка по дисциплине Информационные ресурсы

Подождите немного. Документ загружается.

25. Инвентарный учет библиотечного фонда, понятие, реализация процесса,

документационное обеспечение.

Индивидуальный (или дифференцированный) учет (так же его называют инвентарный) – это учет

каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд

библиотеки или выбывающего из него.

При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий

инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а

также непосредственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за документом на все время

его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная

(карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на

определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа). Наиболее

распространенной формой индивидуального учета является инвентарная книга.

Инвентарная книга представляет собой исчерпывающую опись всех произведений печати,

поступивших в библиотеку. Записи в этой книге расположены в хронологическом порядке, поэтому она

дает точную картину истории развития фонда библиотеки с момента его создания. По инвентарной

книге можно установить наличие в фонде той или иной книги, навести справку о времени ее при-

обретения, о стоимости. При помощи инвентарной книги проверяют фонд библиотеки, принимают и

сдают его при смене заведующего библиотекой.

Инвентарная книга - важнейший документ библиотеки, обеспечивающий сохранность ее фондов.

Переписка этой книги разрешается только в порядке редкого исключения с разрешения вышестоящих

организаций. Инвентарная книга должна быть переплетена, прошнурована, страницы ее

пронумерованы. На обороте последней страницы делается заверительная запись: «В данной

инвентарной книге имеется столько-то пронумерованных и прошнурованных страниц, что подписью и

печатью удостоверяется». Запись подписывает ответственное лицо учреждения, в ведении которого

находится библиотека.

Каждая страница инвентарной книги предназначена для записи 25 экземпляров произведений печати,

по одной строке на каждый экземпляр. В левом верхнем углу каждой страницы указывают год записей.

26. Суммарный учет библиотечного фонда, понятие, реализация процесса,

документационное обеспечение.

Чтобы иметь точные данные о составе и размерах фонда и о происходящих в нем изменениях,

необходимо вести учет, называемый суммарным. Суммарный (или интегрированный) учет – это учет

библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному

сопроводительному документу (счету, накладной). В случае отсутствия сопроводительного документа

составляется акт приема.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда». В «Книге

суммарного учета библиотечного фонда» объединены учет изменений в составе фонда и учет его

стоимости, дается картина движения фонда библиотеки в количественном и ценностном выражениях.

Сведения о движении фонда фиксируются в трех частях «Книги суммарного учета библиотечного

фонда»:

Часть 1. «Поступление в фонд» - Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах

Часть 2. «Выбытие из фонда» - Сведения о выбывших из библиотеки документах. Выбытие

документов из фонда оформляется актом об исключении, отражается в «Книге суммарного учета» и в

формах индивидуального учета.

Часть 3. «Итоги движения фонда» - движения фонда в обязательном порядке подводятся за год.

Графы всех частей почти полностью соответствуют друг другу. Соответствие граф дает возможность

подводить итоги и получать в любой момент сведения о составе фонда в целом и о количестве

поступивших и выбывших изданий.

В книге суммарного учета можно различить три основные раздела:

1. Регистрационные сведения (дата и порядковый номер записи, источник комплектования, номер и

дата сопроводительного документа).

2. Количественная характеристика партии книг.

3. Характеристика состава учитываемой партии книг по содержанию. Этот раздел показывает

распределение книг и других изданий по отраслям знания, языкам, по видам литературы.

Правила ведения суммарного учета. Поступившие в библиотеку книги записывают в первую часть

книги суммарного учета - «Поступление книг и журналов». Записывают их партиями, под которыми

подразумевают любое число книг, поступивших по одному документу. Каждую партию произведений

печати записывают на отдельной строке под одним регистрационным номером. Этот номер указывают

затем в инвентарной книге при записи в нее произведений печати из данной партии; тем самым

осуществляется связь между инвентарным и суммарным учетом. В книге суммарного учета нумерацию

поступающих партий книг каждый год начинают с № 1. Внизу каждой страницы после ее заполнения

подводят постраничные итоги, где суммируют поступления, записанные на странице; итоги переносят

на первую верхнюю строку следующей страницы. В конце каждого квартала и года подводят

квартальные и годовые итоги, отдельно по первой и второй частям книги, и затем переносят их в третью

часть книги суммарного учета, где данные о выбытии вычитают из данных о поступлении. Полученная

разность показывает фактическое наличие книг в библиотеке к концу каждого квартала или года.

27. Организация библиотечного фонда, понятие, теория и практика процесса .

Организация библиотечных фондов - это ряд последовательных процессов и операций, с помощью

которых фонды приводятся в готовность к использованию читателями и постоянно содержатся в

рабочем состоянии. Организация фондов призвана также обеспечить их длительную сохранность.

Оптимизируя организацию фонда, исходят из сути технологических процессов библиотечной

работы. Одним из наиболее важных в библиотеке является поток изданий. Задача библиотекаря,

работающего с фондом, состоит в том, чтобы оптимизировать длину, направление, скорость и

плотность этого потока, обеспечить равномерную насыщенность в течение рабочего дня. Кроме того,

чтобы не мешать друг другу, потоки книг не должны пересекаться с другими потоками (читателей, их

заявок). Но соединяться в необходимых точках потоки должны. Так, поток книг должен встречаться с

потоком читательских требований в фондохранилище, а с потоком читателей - в пунктах выдачи книг.

Организация библиотечных фондов включает: прием и начальную обработку новых поступлений,

учет, научную и техническую обработку, передачу изданий в структурные подразделения библиотеки,

хранение.

Прием новой партии изданий осуществляют немедленно после поступления ее в библиотеку.

Начальная обработка состоит в том, что на каждой принятой в фонд книге ставится библиотечный

штемпель, на котором указывается наименование библиотеки. Партию книг и брошюр, поступившую

по одному документу, раскладывают по отраслям знания и учитывают в книге суммарного учета. Об

этом делают запись на сопроводительном документе. Затем из партии исключают издания, не

подлежащие индивидуальному учету, а остальные учитывают каждое отдельно. Издание получает

присущий только ему инвентарный номер, который регистрируют в соответствующей учетной форме и

непосредственно на книге. Вслед за этим партия книг направляется на выставку новых поступлений.

Начально обработанную в отделе комплектования литературу передают в отдел обработки.

Исключение составляют периодические издания, которые оперативно направляют в отделы

обслуживания, так как они не нуждаются в длительной научной обработке. Научная обработка

начинается с того, что поступившие книги проверяют на дублетность. Остальные издания

обеспечиваются карточками с каталожным описанием. Каждое описание снабжается авторским знаком

и классификационным индексом, а при систематическо-алфавитной расстановке еще и шифром,

указывающим место книги на библиотечной полке.

На следующем этапе книга вместе с карточкой передается редактору, который проверяет

правильность описания и классифицирования и определяет, в каком количестве надо размножить

каталожную карточку на эту книгу. Затем карточку размножают и включают в каталоги библиотеки.

После каталогизации и систематизации партию новых поступлений передают для окончательной

технической обработки, которая состоит в том, что книги переплетают, каждое издание снабжают

ярлыком (или на нем проставляется штемпель) с шифром книги, листком срока возврата, книжным

формуляром, расстановочным шифром.

Затем издания сдаются либо в отдел хранения библиотеки, либо непосредственно в ее структурные

подразделения. Под хранением понимается содержание фонда в специально оборудованных

помещениях в условиях оптимального физико-химического и биологического режима.

28. Сохранность библиотечного фонда, теория и практика, нормативно-правовое

обеспечение.

Сохранность фондов достигается их охраной, правильным хранением и устранением факторов

повреждения. Под охраной понимается система мероприятий по обеспечению профилактики и защиты

библиотечного фонда от посягательств на его целостность. Правильное хранение - это содержание

фонда в специально оборудованном помещении в условиях оптимального физико-химического и

биологического режима.

Процесс управления сохранностью библиотечного фонда включает в себя:

- размещение - чем грамотнее распланировано месторасположение фонда, тем больше гарантия, что

он не будет поврежден или утрачен. Правильно разместить библиотечный фонд – значит целесообразно

использовать помещение с учетом нормативов и требований: расположение стеллажей, расстояние от

стен до стеллажей, ширина проходов и т. п.

- расстановку - это завершающий этап их размещения. Под расстановкой библиотечного фонда

понимают: 1) порядок расположения документов на полках фондохранилища, определяемый методикой

обслуживания абонентов, типом, составом и величиной фонда; 2) библиотечную операцию,

заключающуюся в размещении документов на полках в соответствии с шифрами их хранения.

- создание оптимального режима хранения. Предусмотрено три режима хранения документов:

световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический. ГОСТ 7.56-90 «Консервация

документов» устанавливает единые для всех библиотек научно обоснованные нормы для режима

хранения фондов.

- комплекс мер по реставрации и консервации фонда. Реставрация – это восстановление

первоначальных свойств материальной основы документа путем воспроизведения утраченной формы и

содержания. Процесс реставрации качественно выше ремонта, это самый сложный способ технического

обеспечения сохранности, поэтому ею занимаются специалисты в лабораториях. Консервация – это

обеспечение сохранности документа посредством режима хранения, стабилизации и реставрации.

- защиту (безопасность фонда). Библиотечный фонд нуждается в социальных мерах защиты на всех

этапах формирования и использования. На стадии комплектования – это штемпелевание, простановка

инвентарного номера или штрихового кода. В процессе обработки – это ведение документов

позволяющих установить местонахождение любого документа в любой момент времени.

Основными видами ущерба наносимого абонентами являются: несвоевременный возврат,

повреждение, утеря, присвоение (не возврат в библиотеку), кража.

Нормативно-правовое обеспечение:

- Межправительственная конференция, созванная по инициативе ЮНЕСКО в 1954 г. в Гааге, приняла

Конвенцию по защите культурных ценностей.

- 20 мая 1998 г. состоялось заседание Коллегии Министерства культуры Российской Федерации, на

котором рассматривался вопрос “О государственной политике сохранения библиотечных фондов как

части культурного наследия и информационного ресурса страны”.

- Федеральных законов “О библиотечном деле” (1994 г.),

- “Об информации, информатизации и защите информации” (1995 г.),

- “Директив международных действий по сохранению библиотечных материалов” (ЮНЕСКО, 1986

г.)

- Программы ИФЛА “Preservation and Conservation” (1986 г.)

- Программы ЮНЕСКО “Память мира” (1992 г.)

- А также утвержденной Коллегией Концепцией был разработан проект Национальной программы

сохранения библиотечных фондов Российской Федерации.

В 1962 г. была принята обязательная для всех библиотек «Инструкция о сохранности книжных

фондов».

29. Паспортизация библиотечного фонда, значение, структура паспорта.

Паспортизация библиотечного фонда или отдельных его частей позволяет исследовать

существующую систему фондов и процесс фондохранения. Благодаря паспортизации анализируются

характеристики фонда, выясняется соответствие его параметров современным стандартам и нормам,

интересам пользователя. Паспорт фонда способствует определению реальных плановых задач и

принятию управленческих решений в области формирования документных фондов. Паспорта хранятся

в библиотеках постоянно.

Паспорт библиотечного фонда (БФ) - вид модели БФ, основной регистрационный и технологический

документ, содержащий сведения о фонде:

 вехи истории;

 задачи, профиль и политика (приоритеты) формирования;

 структура, состав;

 типовая и видовая характеристики документов;

 темпы обновления;

 справочно-поисковый аппарат (СПА) к фонду;

 система размещения, условия и режим хранения;

 условия использования;

 перспективы развития.

Паспорт БФ обновляется 1 раз в 5 лет или по мере необходимости. Динамика движения фонда

помимо таблиц может быть отражена в графиках, схемах, диаграммах. Главное требование - паспорт не

должен дублировать другие документы (законы, уставы).

Все сведения для заполнения паспорта разбиваются на разделы:

1) Общие сведения о фонде. В него целесообразно включить: 1) наименование фонда и отдела; 2)

местонахождение фонда, его адрес, при наличии - телефон, электронная почта; 3) год основания фонда;

4) хронология фонда; 5) объем фонда.

2) Структура фонда и его содержание.

3) Дополнительные сведения о фонде.

4) Каталоги и картотеки, в которых получают отражение документы фонда.

5) Основные инструкции и методические материалы, на основе которых ведется работа с БФ.

6) Возможно включение и других разделов.

В отдельных случаях, при расширенной структуре фонда, наряду с этими сведениями целесообразно

дать приложения. Основная цель данной структуры - свести к минимуму возможные вопросы,

связанные с фондом библиотеки/организации.

30. Изучение библиотечного фонда, показатели, их суть и значение.

В ходе изучения выявляют документы, которые требуют усилить их пропаганду среди абонентов,

увеличить или сократить их экземплярность, исключить из фонда, передать на другой уровень

хранения. Чем меньше объем фонда, тем чаще он должен изучаться.

Отдел комплектования - составляет план изучения состава и использования фонда, рассчитанный на

определенный срок, длительность которого зависит от величины фонда, количества библиотекарей и

времени, которое они могут уделять этому процессу.

Технологически изучение фонда делится на этапы. На подготовительном этапе определяют

очередность, сроки, исполнителей. Составляют и утверждают календарный график выполнения

операций, подготавливают учетно-отчетные материалы о составе, величине, движении фонда и его

использовании, отказах абонентам, готовят бланки учетной документации, таблицы анализа фонда,

подбирают соответствующие библиографические пособия, инструктируют и обеспечивают нужными

материалами исполнителей.

На втором этапе приступают непосредственно к изучению намеченного раздела фонда - его состава,

величины, характера использования

Третий этап - обработка и анализ данных, полученных в ходе изучения. С ними на производственных

совещаниях знакомят всех библиотекарей, которым эти сведения необходимы в их производственной

деятельности. На этом этапе принимают решения по вторичному отбору в изученной части фонда.

Заключительный этап - про ведение принятых решений в жизнь.

Очередность изучения подфондов (разделов фонда) определяется актуальностью тематики,

подлежащей изучению, активностью спроса, состоянием сохранности, сменой сотрудников и тому

подобными факторами. При этом может оказаться правомерным, что одни части фонда изучаются чаще,

основательнее, разностороннее, чем другие.

Показатели: Показателем надежности фонда является коэффициент удовлетворения запросов за

анализируемый период (месяц, квартал, год), определяемый отношением числа удовлетворенных

запросов к общему числу поступивших запросов. Надежность фонда проявляется в его полноте,

готовности к эксплуатации, безотказности функционирования, долговечности, пригодности ремонту.

Расчет экземплярности: число читателей умножить на средний срок пребывания учебника на руках и

все это разделить на количество дней жизни документа.

Библиотечный фонд равен книговыдаче умноженной на количество читателей.

Обращаемость библиотечного фонда. Показатель определяется по формуле количество выданных

читателям в течение года документов из БФ разделив на общий объем этого фонда. Обращаемость

может быть общая (по всему фонду) или частная (по подфондам), она равна количество выдач делить на

время пребывания в фонде документов. Чем выше обращаемость, тем лучше скомплектован фонд.

Читаемость определяют числом документов, выданных одному читателю за определенный отрезок

времени. Показатель получают путем деления количества книговыдач на число читателей. Если этот

показатель невелик, возможно, в библиотеке мало интересных и нужных читателям книг. Так же можно

рассчитать формулу читательской емкости, которая равна время на чтение всего фонда делить на время

на чтение одного документа.

Разделив количество документов, которыми располагает библиотека, на количество читателей,

получим показатель общей книгообеспеченности. Показатель говорит о достаточности (или наоборот)

фонда для обслуживания читателей. Так же существует и другая функция, которая равна читаемость на

обращаемость.

Обновляемость БФ показывает качественные изменения в структуре фонда, придает ему

динамичность развития. Зная темп обновляемости БФ, можно вычислить период, в течение которого он

обновится практически полностью. Под показателем обновляемости фонда понимается средняя

величина, рассчитанная путем деления объема поступлений за исследуемый период на объем фонда на

конец исследуемого периода и умноженная на 100 процентов.

Макулатур-фактор - показатель, определяющий в процентах, сколько не нужных библиотеке

документов (макулатуры) было приобретено в фонд за конкретный период. На основе читательского

спроса он рассчитывается по формуле L=[(S - Sn)/S] -100%, где S - количество документов, введенных в

конкретный период в фонд; Sn - количество использованных из них читателями в течение этого

периода.

Любой показатель позволяет библиотекарю контролировать качество фонда, находить причины

отклонения от оптимальных данных и либо пополнять, либо очищать его. Все показатели взаимо-

связаны - их сопоставление позволяет определить, в какой части фонда произошло рассогласование

комплектования, какие процессы, тенденции в развитии фонда проявляются, какие из них

прогрессивны, какие нет.

31. Управление библиотечным фондом как реализация процессного подхода.

Управление библиотечным фондом - это постоянное, объективно целесообразное упорядочение,

изменение (при сохранении качественной специфики) состава, величины и структуры библиотечного

фонда, его приведение в соответствие с задачами библиотеки и - информационными потребностями ее

абонентов. Необходимость управления вызывается постоянным изменением внешней по отношению к

библиотечному фонду среды - развитием информационных потребностей абонентов библиотеки,

изменением количества и уровня квалификации библиотечного персонала, улучшением (а подчас и

ухудшением) материально-технической базы библиотеки, непрерывными изменениями в самом

библиотечном фонде.

По сути дела, управление включает в себя непрерывный сбор и передачу информации о состоянии и

использовании библиотечного фонда; логическую переработку этой информации: принятие решения и

выдачу управляющих воздействий. Цель этих действий - приведение фонда в желаемое, заранее

смоделированное состояние, а также контроль за тем, как выполняется принятое решение.

Как и всякая система, УБФ имеет структуру и выполняет управленческие функции. Структура УБФ

включает в себя две подсистемы - управляемую, или объект управления, и управляющую, или субъект

управления, - и информационные связи между подсистемами и внешней средой.

Библиотечный фонд как объект управления имеет четыре рода связей. На входе он получает, во-

первых, информацию от внешней среды - о цели формирования фонда данной библиотеки, о стоящих

перед нею в настоящее время задачах, характере и тенденциях развития информационных потребностей

и запросов обслуживаемых абонентов, о профиле фондов библиотек. Во-вторых, он получает

управляющие воздействия от субъекта управления. В-третьих, фонд, в свою очередь, передает

библиотечному персоналу информацию о своем состоянии. В-четвертых, фонд имеет связь на выходе -

с внешней средой. Эта связь предстает в виде результатов использования фонда.

Библиотечный персонал как субъект управления также имеет прямые и обратные связи. Он получает

информацию непосредственно от внешней среды - о финансовых возможностях библиотеки,

состоянии рынка документов, наличии в нем источников информации по профилю фонда и вероятности

их приобретения.

Информация, поступающая от субъекта управления к объекту управления и в обратном направлении,

должна быть обобщена и конкретизирована в той мере, в какой это необходимо для принятия и

исполнения решения.

Функции:

1) прогнозирование

2) планирование

3) организация

4) регулирование

5) учет

6) анализ

32. Библиотечные ресурсы собственной генерации, структура, значение в информационном

обеспечении пользователей.

33. Библиотечные каталоги, функции, виды, значение. Каталоги как справочно-поисковый

аппарат библиотеки. Каталоги как модель библиотечного фонда.

Библиотечный каталог - совокупность расположенных по определенным правилам

библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки или

информационного центра. Библиотечный каталог может функционировать в карточной или

машиночитаемой форме, на микроносителях, а также в форме книжного издания.

По охвату фондов в библиотеке каталоги делятся на центральные каталоги, отражающие единый

фонд системы, и каталоги отдельных фондов - подразделений библиотеки, библиотек-филиалов.

В библиотечных каталогах отражаются имеющиеся в фондах библиотек произведения печати

(издания), кинофотофонодокументы и неопубликованные материалы, составляющие в совокупности

документы - материальные объекты с информацией, закрепленной созданным человеком способом для

ее передачи во времени и пространстве.

По назначению каталоги можно разделить на читательские и служебные. Служебные каталоги

размещаются в служебных помещениях, доступ к ним читателей ограничивается, они используются в

основном сотрудниками библиотеки.

По способу группировки описаний библиотечные каталоги разделяются на три основных вида:

алфавитный, систематический и предметный. В алфавитном каталоге описания произведений печати

располагаются по алфавиту фамилий их авторов или заглавий. Запросы читателей на литературу по

определенным проблемам или более узким конкретным вопросам удовлетворяются при помощи

систематического и предметного каталогов. В этих каталогах описания произведений печати

группируются по признаку их содержания. Однако эти каталоги существенно отличаются друг от

друга. В систематическом каталоге описания произведений печати объединяются по признаку отрасли

знания, с которой связано их содержание, а в предметном каталоге - по признаку предмета, о котором

идет речь в данном произведении.

Велико значение алфавитного каталога в справочно-библиографической работе при составлении

всякого рода рекомендательных списков и указателей литературы. Так, например, с помощью

добавочных описаний представляется возможность выявить среди произведений того или иного автора

и другие его работы, в которых он участвовал в качестве соавтора, редактора или составителя.

В алфавитно-предметном указателе к СК приводят в общем алфавите наименования основных,

ведущих отраслей знания, частных дисциплин и отдельных вопросов этих отраслей, важнейших

научных проблем, отдельных понятий и предметов. Основное назначение указателя - служить

справочным пособием читателю при пользовании систематическим каталогом, помогать находить

нужный отдел.